مقدمه : نقطه آغاز بودجه ریزی در هر مؤسسه برآورد مقدار فروش است.
در واقع ضرورت تعیین حدود فروش آتی آنقدر مهم است که حتی درمؤسساتی که از سیستم کنترل بودجه‌ای استفاده نمی‌شود کوشش هائی برای تخمین درآمد حاصل از فروش به عمل می آید.
زیرا مدیریت مؤسسات به خوبی آگاهند که خون حیاتی مؤسسه همان درآمد است.
1- موارد استفاده از پیش بینی فروش علاوه بر تخمین و برآور مقدار درآمدهای آتی، از پیشبینی فروش استفاده‌های متعدد دیگری نیز به عمل می آید.
فی‌المثل پیشبینی مذکور، هسته مرکزی هم‌آهنگی فالیت های مؤسسه را تشکیل می‌دهد و برنامه‌ریزی تولید، براساس پیشبینی فروش انجام میگیرد.
مضافاَ پیش بینی فروش به کنترل موجودی‌ها یاری می‌دهد.
ولی در اینجا یادآور میگردد که برای حفظ موجودی انباردر حد معقول، باید نوسانات فروشدر ماه‌های مختلف برآورد شود.
اطلاع از نقاط اوج واقل تقاضا، این امکان را برای مدیریت فراهم می‌سازد که با توجه به آن، موجودی‌ها را نگهداری و کنترل نماید.
بسیاری از شرکت ها و مؤسسات از پیش‌بین فروش، به عنوان پایه برنامه‌ریزی فعالیتهای تبلیغاتی استفاده می‌کنند.
در واقع در بعضی شرکتها بودجه تبلیغات برحسب درصدی از برآورد مقدار فروش تهیه و تنظیم میگردد.
پیشبینی فروشهر یکاز محصولات، امکان آنرا ایجاد میکند که برای افزایش تقاضای محصولاتی که فروش کمتری ( پیشبینی فروش نشان می‌دهد که احتمال تغییرات تقاضا بابت محصولات شرکت چه زمانی خواهد بود و این مسئله ، برای برنامه‌ریزی پژوش و گسترش در زمینه محصولات مؤسسه حائزاهمیت بسیار است.) ( به عبارت بسیارساده، عملاَ کلیه فعالیتهای مؤسسه به پیشبینی فروش مرتبط است) 2- مراحل پیشبینی فروش ( روش خاصی وجود ندارد که به موجب آن نتایج حاصله کاملاَ صحیح ودرست باشد ولی برخورد سنجیده ومنظم با مساله، خود شیوه‌ای برای کاهش حاشیه اشتباه محسوب میشود.
مراحل کلی پیشبینی فروش به شرح زیر است: - محصولات مؤسسه به دسته‌های مختلف طبقه‌بندی میگردد.
- عوامل موثر بر فروش هر یک از طبقات محصول مورد ارزیابی ارزیابی قرار میگیرد.
- روش یا روشهای پیش بینی مناسب برای برآورد فروش هر یک از طبقات محصول انتخاب میشود.
- آمار واطلاعات مربوط جمع‌آوری ، طبقه‌بندی ، تعدیل وارزیابی میگردد.
- مفروضاتی درباره عواملی که قابل اندازه‌گیری یا پیشبینی نیست اتخاذ میگردد.
- پیشبینی ها برحسب طبقات معین محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت میگیرد.
- هر چند گاه یکبار عملیات وارسی شده و در صورت لزوم پیش‌بینی‌ها مورد تجدید نظر قرار می گیرد.
3- روشهای پیش بینی فروش علیرغم تعدد روشهای پیشبینی، نمی‌توان ازروشی به عنوان بهترین روش پیشبینی فروش نام برد.
طبقات مختلف محصول ایجاب میکند که از روشهای مختلفه برای پیشبینی فروش استفاده شود.
عوامل مهم متعددی در گزینش روش موثر است که مهمترین آن به شرح زیر می‌باشد: - کوچکی یابزرگی مؤسسه - نوع وتنوع محصولات - روشهای تولید - ویژگیهای بازار - مجاری وروش‌های توزیع - هزینه نسبی روشهای مورد استفاده - وجود کارکنان ورزیده - مدت دوره مورد پیشبینی شش روش برای پیشبینی فروش وجود دارد که در پیش‌بینی‌ها معمولاَ از یک یا چند روش به شرح ذیل استفاده می شود: - نظرات کمیته مدیران - نظرات فروشندگان - تحلیل همبستگی - تحلیل روند - تحلیل صنعت - ترکیب روشهای مختلف باید توجه به امتیازها و محدودیت‌های هر روش توه خاص مبذول گردد.
مدیریت مؤسسه میبایست با مطالعه وبررسی عوامل داخلی وخارجی موثر بر فالیت‌های مؤسسه ، همچنین امتیازها ومحدودیت‌های هر روش، انتخاب خود را درباره روش‌پیش‌بینی به عمل آورد.
3-1 - روش نظرات کمیته مدیران در این روش ، چندتن از مدیران مؤسسه در کمیته‌ای گرد هم جمع شده و نظرات خود را درباره میزان فروشآتی ابراز می‌دارند و در مجموع به یک نظر خاص می‌رسند.
در این روش به جای شیوه فردی، ازشیوه گروهی استفاده میگردد.
معمولاَ مدیران عضو کمیته مورد بحث،بر حسب تخصص در فعالیتهای مختلف مؤسسه انتخاب می‌شوند.
انجام این کار در مواقعی که از بودجه‌ریزی متوالی استفاده شده وارقام بودجه هر ماه مورد تجدید نظر قرار میگیرد ضروری است.
در این روش ماهی که تازه خاتمه یافته از بودجه حذف و ارقام مربوط به ماه جدیدی به بودجه اضافه میشود.
باین ترتیب بودجه مؤسسه همواره ارقام مربوط به یکسال آتی را در بر میگیرد.
مهمترین امتیازی روش پیشبینی فروش برحسب نظرات کمیته مدیران، آنستکه در این روش گروهی از افراد که در موقعیتی ممتاز قرار گرفته و از عوامل مهم موثر بر فعالیتهای مؤسسه مطلع هستند گرد هم جمع می‌شوند.
فی‌المثل مدیر فروش نظر تخصصی خود را درباره امکان بالقوه بازار فروش محصولات مؤسسه، و مدیر تولید اطلاعات لازم را درباره ظرفیت و امکانات تولید و مدیر مالی آمار واطلاعات مربوط به وضعیت مالی مؤسسه را ارائه می‌دهند.
مدیر خرید نیز می‌تواند عضو موثری درکمیته مدیران مورد بحث باشد.
او اطلاعات لازم را درباره قیمت‌ها، منابع خرید و وجود مواد اولیه در اختیار دارد.
البته چنانچه مؤسسه دارای مدیر امور بودجه باشد .
او اطلاعات لازم را درباره قیمت‌ها، منابع خرید و وجود مواد اولیه در اختیاردارد.
البته چنانچه مؤسسه دارای مدیر امور بودجه باشد می توان او را عضو کمیته مذکور کرده ویا اینکهن او را به صورت مشاور در اختیار این کمیته قرار داد.
در روش نظرات کمیته مدیران،مطالعات دقیق آماری و جداول و نمودارهای مربوطه حذف میشود.
به اعتقاد بعضی افراد، این خود امتیاز روش مذکور محسوب میگردد.
در واقع بعضی شرکتها و مؤسسات، فاقد افراد ورزیده و متخصص جهت تهیه مطالعات آماری مفصل بوده و تنها راه پیشبینی و برآورد فروش،اتکاء به نظرات مدیران است.
بهرحال عده‌ای معتقدند که توانائی پیشبینی منطقی و قابل قبول فروش بدون استفاده از اطلاعات مفصل آماری خود امتیازی محسوب میگردد.
به نظرعده‌ای دیگر اتکاء به نظرات افراد، از محدودیت‌های روش پیشبینی است.
به اعتقاد اینان در پیشبینی و برآورد فروش استفاده از تحلیل‌های آماری، به مراتب بر نظرات شخصی رجحان دارد زیرا نظرات مذکور صرفاَ متکی به حدس و گمان نبوده ومتکی به منبع آماری از قبیل پیش‌بینی‌های اقتصدی ، تحلیل همبستگی و گرازش‌های مربوط به بازار می‌باشد.
انتقادهای فوق درباره پیش‌بینی‌ها ونظرات سردستی مدیران صادق است.
ولی همانطور که قبلاَ اشاره شد نظرات مدیران فروش، تولید مالی و سایر مقامات شرکت، تنها بر مبنای تجربیات واطلاعات شخصی اتخاذ نمی گردد.
مدیران فوق در بسیاری از موارد پیش از هرگونه نتیجه‌گیری، آمار و اطلاعات مربوط به عوامل داخل و خارج از مؤسسه را به مقیاس وسیع، مورد مطالعه و بررسی قرار می‌دهند.
پس میتوان گفت گرچه ارقام آماری هنگام بیان نظرات مدیران، احتمالاَ مستقیماَ بیان و ارائه نمی‌شود ولی در واقع امر،نقش بسیارمهمی در شکل گیری نظرات آنان دارد.
بهر تقدیر استفاده مطلق از نظرات کمیته مدیران در پیشبینی فروش در یک موسسه بزرگ با خطوط تولید مختلف، قابل تامل است.
پیش بینیو برآورد فروش جداگانه هر یک از محصولات، مستلزم صرف ساعات بسیاری از اوقات گرانبهای مدیران است.
اگر کمیته فقط کل فروش را برآورد کند در آن صورت باز باید رقم فروش کلی بر حسب محصول، فصول مختلف و مناطق متفاوت تفکیک گردد تا بتوان براساس آن مقدار فروش خرید، تولید، فعالیتهای تبلیغاتی و امور مالی را برنامه‌ریزی و کنترل کرد.
مؤسسات و شرکت‌های بزرگ می‌توانند از مزایای پیشبینی طبق نظرات کمیتته مدیران استفاده نمایند مشروط بر آنکه تعدیلاتی در این روش انجام گیرد.
فی‌المثل میتوان از این روش برای بررسی برآوردهائی که طبق روشهای دیگر انجام گرفته، استفاده کرد.
در حقیقت روش مذکور ابزار فوق‌العاده مطلوبی برای صیقل پییش‌بینی های دیگر است.
5- روش نظرات فروشندگان این روش از قدیمی‌ترین روشهای موجود است.
مؤسسات به صور گوناگون از آن استفاده می‌کنند.
در یک حالت ، مؤسسه از فروشنگان محوصل خود تقاضا میکند که مقدار فروش را در منطقه خود طی دوره آتی برآورد نمایند.
به این منظور فرم‌هائی برای فروشندگان ارسال میشود.
در منطقه منعکس میگردد، به موازات اطلاعات مذکور، محلی برای درج برآورد فروشندگان در نظر گرفته میشود.
آمار و رقم مربوط به گذشته، پایه‌ای برای فروشنده محسوب شده و با توجه به اطلاعاتی که درباره بازار دارد امکان افزایش یا کاهش آنرا طی دوره آتی تعیین میکند.
در مؤسسات و شرکت‌هائی که در مناطق شعبی دارند معمولاَ مدیران فروش شعب در مناطق، پس از دریافت فرمهای مذکور ازفروشندگان، برآوردهای انجام شده را بطور انتقادی مورد بررسی قرار می‌دهند.
در فرمهای مورد گفتگو، ستون اضافی برای برآورد مدیران فروش مناطق در نظر نظر گرفته میشود.
مدیران مناطق می‌توانند برآوردها را افزایش یا کاهش دهند.
مدیران فروش مناطق علاوه بر توجه به مقدار کلی فروش کلی فروش محتمل در منطقه ، شخصیت فروشنده، قابلیت و گرایش‌های بدبینانه یا خوش‌بینانه او را در ارزیابی برآوردهای انجام شده، مورد ملاحظه قرار می‌دهند.
مدیران فروش منطقه سپس برآوردهای فروشندگان را برحسب نوع محصول و شهرها خلاصه کرده و آنرا به دفترمرکزی مؤسسه ارسال می‌دارند.
در دفترمرکزی مدیر فروش مؤسسه وکارکنانش ارقام مربوطه را بررسی نموده و باتوجه به اطلاعات وتجارب خود، اصلاحات وتعدیلات لازم را در آن به عمل می‌آورند.
حال اگر در مؤسسه واحد بررسیهای بازاریا واحد بررسیهای اقتصادی موجود باشد می توان برای کنترل بیشتر،ارقام فوق را با برآورد‌هائیکه این واحد به عمل آورده مقایسه وتطبیق کرد.
پس از رفع اختلافات و مغایرت برآوردهای مختلف، مجموع ارقام فوق، در واقع پیشبینی وبرآورد کل فروش مؤسسه را طی دوره آتی برحسب نوع محصول ، منطقه و قسمت نشان می دهد.
استفاده از روش نظرات فروشندگان برای برآورد فروش دو امتیازدارد.
اول اینکه در این برآورد از کسانی آغاز میشود که بیش از همه به مشتریان نزدیک بوده و در نتیجه بیشترین آشنائی را با آنان دارند.
دوم آنکه برآوردهای مذکور از سوی کسانی که بوضع کلی اقتصادی واثرات آن بر تقاضا اطلاع دارند مورد جرح وتعدیل قرار میگیرد، باین ترتیب روند مهم تحلیل و رفع اختلافات و مغایرت در برآوردها انجام میگیرد.
مضافاَ در این روش کسانیکه بنحوی از انحا با فروش محصول سرو کار دارند، در روش پیش‌بین و برآورد نقش داشته و کوشش زیادتری جهت تحقق آن به عمل می آورند.
در مواردی با حذف برآورد انفرادی فروشندگان، نوع دیگری از این روش بکار گرفته می شود.
در اینح حالت مدیر فروش شعبه یا منطقه ، بدون مدد گرفتن از فروشندگان ، برآورد فروش مربوط به منطقه را در خود راساَ انجام داده وآنرا به دفتر مرکزی ارسال می دارد.
از این مرحله به بعد عملیات مانند مورد پیشین است .
امتیاز از این روش آنست که مدت زمانی که برای برآورد وارسال نظرات انفرادی فروشندگان و ادغام برآورهای مذکور صرف می گردد وجود نداشته وازآن صرفه جوئی میگردد.
نقطه ضعف این روش این نیز دقیقاَ همان است که از اطلاعات وآگاهی فروشندگان بر بازارهای محلی استفاده نشده ومضافاَ علاقه وتعهد فروشندگان به تحقق هدف‌های تعیین شده فروش، جلب نخواهد شد.
استفاده گسترده از نظرات فرشندگان در پیشبینی فروش نشانه قابلیت اتکاء این روش است.
علت موفقیت روش نامبرده ، کنترل‌های متعدد و تعدد عاملین پیش بینی است.
به علاوهن تجربه نشان داده که با استفاده از انگیزه‌های پولی، صحت پیشبینی فرشندگان بیشتر شده است.
شاید بزرگترین امتیازروش نظرات فرشندگان و همچنین دلیل قابلیت اتکای آن، این است که از نظرات تخصصی کارکنانی که بیشترین نزدیکی را به بازار دارند استفاده میشود.
زیرا مسئولیت پیش بینی فروش ،برعهده کسانی است که مسئولیت فروش را خود برعهده دارند.
از نقطه نظر بودجه ریزی ، ویچگی برجسته روش مورد گفتگو آنستکه فروش برحسب محصول، فروشندگان، منطقه و حتی مشتریان تفکیک شده و در نتیجه اطلاعات لازم را برای برنامه‌ریزی تولید وفعالیت‌های تبلیغاتی فراهم می آورد.
محدودیت و ضعف روش مورد بحث آنستکه در اکثر موارد فروشندگان فاقد اطلاعات و معلومات لازم درباره اوضاع واحوال کلی اقتصادی میباشند.
ولذا احتمالاَ در برآورد فروش ، به روند کلی وضع اقتصادی و سایر عواملیکه بر مقدار تقاضا تاثیر میگذارد توجهی ندارند.
همانطورکه قبلا اشاره شد می توان با جمع‌آوری امار و اطلاعات مربوطبه اوضاع و احوال اقصادی و روند کلی آن و استفاده از آن در جهت تعدیل برآوردهای روش دیگر برای جبران این ضعف آنستکه اوضاع واحوال کلی اقتصادی وجود داشته باشد وتاثیر محتمل این شرایط بر فروش محصولات مؤسسه قبلاَ به اطلاع فروشندگان رسانه شود و سپس از آنها خواسته شود که با توجه به اطلاعات مذکور، برآوردهای خود را به عمل آورند.
عده‌ای معتقدند یکی ازمحدودیت‌ها و ضعف‌های این روش آنستکه فروشندگان ، ضعف مذکور را ترمیم کرد.
روش دیگر برای جبران این ضعف آنستکه اوضاع و احوال کلی اقتصادی وشرایطی که انتظار می رود در دوره آتی در منطقه و کشور از لحاظ اقتصادی وجود داشته باشد و تاثیر محتمل این شرایط بر فروش محصولات مؤسسه قبلاَ به اطلاعات مذکور ، برآوردهای خود را به عمل آورند.
عده‌ای معتقدند یکی از محدودیت‌ها و ضعف‌های این روش آنستتکه فروشندگان چون می‌دانند که سهمیه فروش آنان برحسب برآوردهای آنان تعیین خواهد شد.
لذا احتمالاَ کوشش می نمایند که فروش احتمالی دوره آتی را کمتر از واقع برآورد نمایند چون به این ترتیب تحقق هدف تعیین شده ، برای آنان آسانتر خواهد بود.
6- روش تحلیل همبستگی برای صحت و دقت بیشتر برآورد فروش معمولاَ از روشهای آماری استفاده میگردد.
در واقع رویهمرفته نظرات شخصی در این روش‌ها حذف شده، وبرآورد فروش کلاَ بر مبنای روشهای آماری انجام می گیرد.
در بیشتر موارد ارقام وآمار موجود برای مطالعه و بررسی ارتباطی که بین فعالیتهای مؤسسات و شرکتها و صنایع مختلف وجود دارد کفایت کرده، و میتوان از آنها برای پیشبینی نسبتاَ دقیق وضع فعالیتهای مذکور درآینده استفاده نمود.
افراد ورزیده و متخصص می توانند ارتباط بین عوامل مربوطه را تعیین کرده و با تقریب بسیارکمی، فروش آتی شرکت مؤسسه را پیشبینی نمایند.
روش همبستگی که رابطه بین دو یا چند عامل را محاسبه میکند ، روش پذیرفته‌ای جهت پیشبینی فروش محسوب میگردد.
آماردان می‌تواند بین فروش مؤسسه خود و یک عامل اقتصادی موثر در خارج از موسسه ، که آمار مربوط به آن انتشارمی‌یابد، رابطه ایجاد کند.
فی‌المثل اگر فعالیت شرکت در زمینه امور ساختمانی از قبیل تولید آجر، وان، دستشوئی ومانند آن باشد آماردان می‌تواند منطقاً فرض کند که رابطه‌ای بین فروش شرکت وجوازهای ساختمانی وجود دارد.
میتوان با تحلیل همبستگی، صحت این فرض را موردبررسی قرار داد.
درمورد یاد شده به احتمال قوی آماردان ، رابطه نزدیک بین فروش شرکت و جواز های صادرده ساختمانی را ملاحظه کرده و به این ترتیب شاخص با ارزشی جهت پیشبینی فروش محصول مؤسسه بدست خواهد آورد.
احتمالاَ اگر به جای مبلغ فروش ارتباط بین تعداد ب مقدار فروش با جوازهای صادره مقایسه شود، همبستگی بین این دو، گویاتر ونزدیکتربه چشم خواهد خورد.
فی‌المثل اگر تعداد یا مقدار فروش محصول رابا سطح زیربنا جوازهای ساختمانی صادره مقایسه کند، متوجه خواهد شد که ارتباط بسیار نزدیکی بین آن دو وجود دارد.
درمورد یاد شده به احتمال قوی آماردان ، رابطه نزدیک بین فروش شرکت و جوازهای صادرده ساختمانی را ملاحظه کرده و به این ترتیب شاخص با ارزشی جهت پیشبینی فروش محصول مؤسسه بدست خواهد آورد.
مضافاَ به احتمال زیاد آماردان پی خواهد برد که چون فروش محصول موسسه، تا حدودی با فاصله معینی پی ز اعطای جواز ساختمان، صورت میگیرد لذا تعداد جوازهای ساختمانی صادره، شاخص خوبی از لحاظ برآورد فروش محصول مؤسسه محسوب خواهد شد.
در نتیجه ، خاصه در کوتواه مدت، برای برآورد فروش محصول مؤسسه نیازی به پیش بینی فعالیتهای ساختمانی نخواهد بود.
اگر تغییرات فروش محصول مؤسسه همزمان با تغییرات صدور جواز ساختمانی صورت گیرد امتیاز پیش گفته ازدست خواهد رفت.
در این شرایط استفاده از شاخص صدور جوازساختمانی صورت گیرد امتیاز پیش گفته از دست خواهد رفت.
در این شرایط استفاده از شاخص صدور جواز ساختمانی هنگامی مفید واقع خواهد شد که روشی برای پیش بینی تغییرات آن، در دست باشد.
این کار شاید مستلزم آن است که فعالیتهای ساختمانی با عامل دیگری که به سهولت قابل پیشبینی است همبسته گردد.
مثال فوق نشان می‌دهد می توان از طریق مطالعه و تحلیل وبررسی بین فروش مؤسسه وعوامل اقتصادی خارجی که آمار آن انتشارمی‌یابد.
ارتباط برقرار کرد.
پس از برقراری ارتباط، درحقیقت پایه پیش بینی فروش محصول مؤسسه ریخته میشود.
برای تبیین بیشتر موضوع مثل دیگری ارائه می گردد.
طبق بررسیها معلوم گردیده ، که بین فروش محصول مؤسسه ریخته میشود.
برای تبیین بیشتر موضوع مثال دیگری ارائه میگردد.
طبق بررسیها معلوم گردیده ، که بین فروشگاه‌های بزرگ و هزینه‌های مصرفی شخصی، ارتباط وجود دارد.
باین ترتیب اگر اماردان بتواند هزینه‌های مصرفی شخصی را برای یک دوره آتی برآورد کند قادر خواهد بود کل فروش فروشگاه‌های بزرگ را تخمین بزند و سپس سهم شرکت خود را ازفروش مذکور برآورد نماید.
برای این برآورد باید ارقام و سابقه مربوط به رابطه بین فروش مؤسسه و کل فروش فروشگاه‌های بزرگ مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد.
میتوان با گسترش مطالعه، دقت ارتباط های مذکور را بیشتر کرد.
فی‌المثل می شود رابطه بین هزینه مصرفی شخصی و فروش را در مناطق مختلف تعیین نمود.
در کشورهای غربی معمولاَ آمار و اطلاعات مربوطه برحسب مناطق ، توسط اطاق‌های بازرگانی منتشر می شود.
اگر این آمار و اطلاعات در کشور ما نیز موجود باشد به سادگی میتوان محاسبات لازم را انجام داد.
نیاز به متخصص تحلیل همبستگی یک کار فنی است.
در نتیجه برای حصول نتایج منطقی و قابل قبول، باید از متخصص استفاده کرد.
برای ارزیابی روندهای اتی ، تحلیل‌گر میبایست دلایل و منطق شیوه والگوی عملکرد گذشته را درک نماید.
بسیاری از جزئیات از جمله امکانات و ظرفیت تولید وعرضه کالا توسط مؤسسه، روند قیمت محصولات آن، فعالیتهای تبلیغاتی برای گسترش فروش مؤسسه ، خلق وخوی مشتریان و نوع وحدود رقابت سایر مؤسسات را باید مورد توجه قرار داد.
- کمک های بصری معمولاَ برای ارائه ارتباط موجود بین فروش مؤسسه وعوامل اقتصادی خارجی، نمودارهائی به عنوان گواهی بصری توسط آماردانان ارائه می شود.
این نمودارها در تحلیل‌های آماری نیز مورد استاده قرار میگیرد.
فی‌المثل احتمالاَ برای نمایش ارتباط‌های پیش گفته از نمودار استفاده خواهد شد.
میتوان ازنمودار پراکندگی ، برای نمایش وضع فروش در دوره‌های قبل و روند آتی آن، استفاده کرد.
تهیه نمودارهائی که فروش مؤسسه در آن با شاخص عمومی خاصی مقایسه میگردد عمومیت یافته است.
فی‌المثل میتوان شاخص فروش چند سال گذشته را در نموداری باشاخص درآمد سرانه طی همان سال‌ها، مقایسه نمود.
به این ترتیب به سهولت میشود دریافت که آیا روند تغییرات درآمد سرانه با روند تغییرات فروش مؤسسه همزمان بودهن یا خیر؟
گاه در بعضی موارد ملاحظه خواهد شد که براثر تغییر درآمد سرانه در جهت بالا ویا پائین، مدتی قبل یا بعد، روند فروش، همان جهت را دنبال خواهد کرد.
اگر تغییر روند فروش با فاصله زمانی و پس از تغییر روند درآمد سرانه انجام گیرد.
این رابطه کمک با ارزشی برای پیشبینی فروش در اختیارخواهد گذارد.
ولی اگر تغییرات فروش همزمان با تغییرات درآمد سرانه انجام گیرد دراین صورت لامز خواهد بود که شرکت برای برآورد فروش محصول خود، تغییرات آتی درآمد سرانه را پیشبینی نماید.
مضافاَ چون فروش محصولات مختلف ارتباط متفاوتی با شاخص عمومی اقتضاد ودر این مورد درآمد سرانه دارد، بهتر آنستکه علاوه بر کار فروش مؤسسه ، هر یک از محصولات مؤسسه بطور جداگانه ، با شاخص نامبرده مورد مقایسه قرار گیرد.
استفاده از تحلیل همبستگی در همه موارد میسر نمی‌باشد.
این روش بسیار فنی بوده و انجام آن نیاز به متخصص دارد.
گاه چنین افرادی در دسترس نبوده و یا هزینه مربوطه از نقطه نظر مؤسسه قابل توجیه نیست.
معمولاَ مؤسسات بزرگ این افراد را استخدام می کنند.
ولی مؤسسات کوچک چنین افرادی را در اختیارندارند.
مضافاَ برای تشخیص و تعیین همبستگیبین دو یا چند عامل، نیاز به مطالعه و بررسی مفصل می باشد، و این مطالعه پیوسته باید ادامه یابد، این کار نیاز به یک و اغلب اوقات تعداد زیادتری متخصص دارد.
این خطر نیز وجود دارد اتکای پیش از حد، به فروش آماری ایجاد شود.
در این صورت امتیاز حاصل از ارزیابی و داوری مستقل رویدادها،توسط مدیران مجرب از دست خواهد رفت.
بهرحال تحلیل همبستگی به عنوان مکمل داوری‌های شخصی روش بسیار ارزشمندی است.
9- روش تحلیل روند در اغلب مواقع تحلیل روند همعرض با تحلیل همبستگی انجام میگیرد.
ولی بهرتقدیر میتوان از هریک بطور جداگانه ومستقل استفاده کرد.
سه عامل اساسی بر الگوی فروش هر مؤسسه تاثیر میگذارد: 1- روندهای رشد بلند مدت 2- نوسانات دورانی اقتصاد 3- نوسانات فصلی اگر تغییرات غیرعادی حاصل از جنگ، اعتصاب، سیل، خشکسالی، تدابیر دولت و مانند آن نمی‌بود تاثیر عوامل مذکور در فوق باز بیشتر محصوص می‌شد.
بهرحال در بعضی صنایع از قبیل برق، گاز، آب الگو فروش به حدی روشن است که از طریق مطالعات آماری میتوان تاثیر سه عامل مورد گفتگو در فوق را بر مقدار فروش به خوبی مشخص کرد.
باین ترتیب هر یک از عوامل مذکوربرآورد شده، و روندهای مختلف به آینده گسترش داده خواهد شد و به عنوان پایه پیشبینی مقدار فروش، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
بهر تقدیردر بیشتر صنایع، تتحلیل‌هائی ازنوع فوق فقط در برنامه‌ریزی بلند مدت مفید واقع میشود زیرا نتایج حاصله ازنقطه نظر پیش بینیهای کوتاه مدت عملیاتی،از صحت کافی برخوردار نیست.
مؤسساتی از قبیل شرکت‌هایگاز، برق آب واتوبوسرانی می‌توانند با مطالعه عواملی مانند جمعتی مشتریان هزینه ودرآمد بطور جداگانه یا در ارتباط با یکدیگر روند فروش آتی را تعیین کنند.
چون تغییرات جمعیت بر فروش هر مؤسسه تاثیر میگذارد لذا مطالعه روند جمعیت در حوزه فروش مؤسسه از اهمیت ودقت بسیاربرخوردار میگردد.
ولی باید توجه داشت که تغییرات جمعیت به تنهائی بر مصرف و درآمد تاثیر نمی‌گذارد.
در اینمورد مطالعه وتحلیل تغییرات عادات مشتریان نیز ضروری است.
در این ارتباط مسائلی از قبیل تغییرات نرخ‌ها ، نوسانات فصلی واثرات تبلیغات از ملاحظات مهم محسوب میگردد.
باین ترتیب گرچه میتوان عاملجمعیت یا تغییرات فصلی را جداگانه پیش‌بینیکرد ولی چون این دو، ارتباط بسیار نزدیکی باهم دارند، باید رابطه آنها باهم نیزمورد مطالعه قرار گیرد.
شرکت هائی از قبیل برق، آب گاز اتوبوسرانی ( موسساتی که خدمات آن مورد مصرف عامه است) معمولاَ فروش چند سال - اغلب پنج سال - را پیشبینی وبرآورد می‌کنند.
ولی بهرحال پیشبینی های مذکور حداقل سالی یکبار مورد وارسی وتجدید نظر قرار میگیرد.
اگرتغییر شرایط ایجاد کند وارسی پیش‌بینی‌ها با فاصله کوتاهتری انجام میشود.
در این روش نیز همچون تحلیل همبستگی برای ارائه گواهی بصری از نمودار استفاده میگردد.
دراینجا تاکید می شود که تحلیل‌های آماری، به تنهایی احتمالاَ بهترین پیش‌بینی‌ها را در اختیارنخواهد گذارد اما بهر صورت نقش مهمی در پیشبینی داراست وتوام با نظرات مدیران مجرب بهترین نتایج را حاصل خواهد کرد.
10- روش تحلیل صنعت در روش تحلیل صنعت، کوشش میشود که رابطه‌ای بین کل فروش صنت مربوطه وفروش مؤسسه مورد نظر ایجاد گردد.
این رابطه به صورت درصدی که مؤسسه ازکل بازار فروش به خود اختصاص می دهد، بیان میشود.
این روش اغلب در صنابع اتومبیل سازی مورد استفاده قرار میگیرد.
برای استفاده از این روش ابتدا باید آمار رشد کل صنت مربوطه بررسی و تحلیل شود.
سپس کل فروش صنعت طی دوره بودجه پیشبینی گردد.
آنگاه الگویرشد مؤسسه مورد نظر با الگوی رشد کل صنعت مربوط مقایسه شود.
باید دید در صد فروش کل صنعت مربوط مقایسه شود.
باید دید درصد فروش مؤسسه نسبت به فروش کل صنعت مربوط مقایسه شود.
باید دید درصد فروش مؤسسه نسبت به فروش کل صنعت چه بوده است؟
پس از پاسخ به سؤالات فوق درصد سهم مؤسسه از بازار فروش صنعت مربوطه، در دوره بودجه برآورد خواهد شد.
حاصل‌ضرب درصد تعیین شده در پیشبینی فروش کل صنعت، رقم پیش‌ینی فروش مؤسسه را بدست می‌دهد.
روش مذکور تا وقتی قابل اعمال است که بتوان کل فروش صنعت مربوطه ودرصد سهم مؤسسه از فروش یاد شده را، طی دوره بودجه برآؤرد کرد.
برآورد دو عامل فوق دشوار است.
بهرحال باتوجه به آمار و اطلاعات منتشره درباره صنایع مختلف،پیشبینی مقدار فروش کل صنعت چندان دشوار نخواهد بود ولی برآورد سهم مؤسسه از کل بازار فروش با مشکل روبرو بوده ودشوارتراست.اگر طی سالهای گذشته روند مشخصی بوجود آمده باشد و مؤسسه درصد معینی از بازارحفظ کرده ویا به تدریج سهم خود را افزایش یا کاهش داده باشد امکان برآورد سهم آتی‌آن از بازار، نسبتاَ آسان خواهد بود.
البته مشروط برآنکه سایر عوامل، بطور قابل قبولی ثابت باقی بماند.
چنانچه سهم مؤسسه ازبازارفروشدر دوره‌های مختلف متفاوت بوده باشد در آن صورت تحلیل صنعت برای پیشبینی فروش مؤسسه غیر قابل اتکاء بوده و به نتایج زیان منجر میگردد.
حجم تبلیغات، سلیقه مشتریان وپذیرش محصولات ، کیفیت محصولات، قیمت‌های فروش و استراتژی مؤسسه در رقابت با سایر مؤسسات از جمله عوامل مهم موثر بر تعیین سهم مؤسسه از بازار فروش است.
موسسه یا شرکت وقتی می‌تواند از روش مورد بحث استفاده کند که به حد کافی بزرگ بوده وتصور تخصیص سهمی از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ باید بتواند ضعف مربوطه را کاملاَ ارزیابی کرده و شرایط اقتصادی و سایر عوامل موثر استفاده کند که به حد کافی بزرگ بوده و تصور تخصیص سهمی از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ باید بتواند صنعت مربوطه را کاملاَ ارزیابی کرده و شرایط اقتصادی و سایر عوامل موثر بر تقاضا را پیشبینی نماید.
- ترکیب روشهای مختلف گو اینکه هر یک از روش‌هائی که تاکنون مورد بحث قرارگرفته جداگانه و مستقلاَ قابل استفاده است اما شیوه مطلوب برای پیشبینی دقیق، استفاده ازکلیه یا تعدادی از روشهای پیش‌گفته باهم است.
پس اگر در موسسه‌ای امکان آن فراهم باشد،باید پیش‌بینی‌های مربوطه با استفاده از روشهای آماری ،نظرات مدیران، نظرات فروشندگان وتحلیل صنعت انجام گیرد.
به این ترتیب نتیجه حاصله از هر روش با نتیجه حاصله از روشهای دیگر مقایسه و کنترل شده و سرانجام پس از تحلیل‌های انتقادی ، رقم پیشبینی نهائی تعیین میگردد.
شاید احتمالاَ هیچ مؤسسه‌ای پیش‌بینی‌های خود را صرفاَ مبتنی بر یک روش خاص انجام ندهد.
معمولاَ برآوردها با ترکیب روشهای مختلف با یکدیگر صورت میگیرد.
باین ترتیب ضمن پرهیز از ضعف ها و محدودیت‌های روشهای گوناگون ، از امتیازهای آنان استفاده میشود.
خاصه برای پیش‌بینی‌های بلند مدت ، استفاده از روشهای مختلف با یکدیگر صورت میگیرد.
با این ترتیب ضمن پرهیز از ضعف‌ها و محدودیت‌های روشهای گوناگون، از امتیازهای آنان استفاده میشود.
خلاصه برای پیش‌بینی‌های بلندمدت، استفاده ازروشهای مختلف با هم سودمند است.
برای پیش بینیهای کوتاه مدت استاده از روشهای آماری وتعدیل وتکمیل آن با روش نظرات کمیته مدیران،یا نظرات فروشندگان، بهترین نتایج را حاصل میکند.
12- گزینش روش همانطور که اشاره شد استفاده از روشهای متعدد برای پیشبینی فروش دقت و صحت برآورد را زیادتر میکند زیرا نتیجه هر روش با نتیجه روش دیگر کنترل میشود.
ولی بهرحال برای گزینش روش پیشبینی، باید به مسائلی توجه شود که در ابتدای همین فصل آنها را برشمردیم.
حال جوانب مهم آن مسائل را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
اگر مدیران بلند مرتبه شرکت که از ارقام پیشبینی شده استفاده می‌کنند از چگونگی و شیوه برآورد آن مطلع نباشند، پیش‌بین‌ها و برآوردها از ارزش چندانی برخوردار نخواهد بود.
مدیران باید ازپیش فرض‌هائی که برآوردها مبتنی بر آنها صورت گرفته آگاه باشند تا حدود و قابلیت اتکا و اعتماد بر ارقام مذکور را بسنجند.
در صورت عدم آگاهی ، احتمالاَ به ارقام اعتقادی نخواهد بود.
به دلایل فوق پیش‌بینی‌ها و برآوردهای متکی به روشهای پیچیده آماری، از طرف کسانی که با روشهای مذکور آشنائی ندارند، با بدبینی برخورد میشود.
پس نتیجه می‌گیریم برآورد متکی بر روشهای آماری، هنگامی مطلوبترین وجه، مورد استفاده قرار میگیرد که کاربرد آنها ازطرف مدیران درک شود.
مساله دیگر دقت و صحت پیش‌بینی‌هاست.
مکرر دیده شده که چون مدیران طی تجربیات قبلی، مشاهده کرده‌اند پیشبینی با واقعیت فاصله بسیار داشته نسبت به کلیه روشهای پیشبینی بدبین شده‌اند، نمی‌توان امکان اشتباه را در کلبه روش‌ها انکار نمود ولی باید به این واقعیت توجه کرد که وارسی‌ها و تجدید نظرهای مکرر در پیش بینیهای انجام شده امکان اشتباه را حتی‌المقدور کاهش خواهد داد.
از یکسو انتظار صحت ودقت صددرصد واقع‌بینانه نیست ولی از سوی دیگر باید مراقب بود که حاشیه اشتباه چندان زیاد نشود.
در عمل ، بررسی ومطالعه نتایج حاصله از روشهای گوناگون، نشان خواهد داد که کدام روش از صحت ودقت بیشتری برخوردار است.
بودجه فروش مقدمه بودجه فروش در واقع برنامه تفضیلی فروش مؤسسه طی دوره بودجه است.
جزئیات مربوطه لزوماً بستگی به عواملی از قبیل ماهیت مؤسسه نوع محصولات و سازمان فروش دارد.
مضافاً میتوان بودجه فروش را برحسب ماه ، فصل یا به هر دوره زمانی دیگری تفکیک کرد.
کلیه اطلاعات مذکور ، در فرمهای خاص منعکس و تنظیم می شود تا همه افراد ذیربط تأثیر برنامه فروش را ، بر قسمت و فعالیت مربوط به خود،به فوریت ملاحظه نمایند.
در این فرم محل خاصی جهت درج آمار مربوط به عملکرد فروش در نظر گرفته میشود تا ارقام فروش واقعی در آن ثبت شده و با رقم پیش بینی شده مصوب مقایسه گردد و در حقیقت به این ترتیب جنبه کنترلی بودجه ریزی تحقق می یابد.
1- کاربرد پیش بینی فروش در تهیه بودجه فروش نقطه شروع در تنظیم بودجه فروش پیش بینی فروش است.
به این ترتیب آمار و اطلاعات اساسی برای طراحی برنامه فروش طی دوره بودجه فراهم می آید .
در بعضی موسسات پیش بینی فروش در واقع معادل بودجه فروش است زیرا پیش بینی مذکور بر حسب نوع محصول ، فروشندگان ، مناطق یا سایر طبقه بندی های مربوطه انجام می گیرد.
پیش از تصویب پیش بینی تفضیلی فوق به عنوان بودجه فروش باید از نقطه نظر امکانات و منابع مؤسسه آن را مورد بررسی قرار داد.
می بایست دید که آیا ظرفیت کارخانه ،تعداد کارکنان،مواد اولیه و سرمایه در گردش موجود امکان آنرا می دهد که مقدار فروش برآورده شده تولید و عرضه گردد یا خیر؟
در مواردی که پیش بینی براساس نظرات کمیته مدیران انجام میشود بررسی فوق خود به خود، در عمل صورت میگیرد.
زیرا معمولاً مدیران مسئول امور مختلف، از قبیل تولید، توزیع،و مالی در کمیته مذکور عضویت دارند.
2- روش تهیه و تنظیم بودجه فروش مدیر امور بودجه باید جدول زمانی لازم را تهیه کند تا به موجب آن برآورد فروش و براساس آن بودجه فروش و دیگر بودجه هایی که میبایست با آن هماهنگ گردد، به موقع تهیه و تنظیم شود.
تهیه جدول زمانی مناسب مانع تأخیر برآورد فروش و دیگر بودجه ها خواهد شد.
جدول زمانی ذیل مثالی در این مورد است.
تقویم بودجه جدول زمانی بودجه فوق برای مواردیست که پیش بینی فروش براساس نظرات فروشندگان انجام میگیرد.
در مثال فوق فرض شده که بودجه موسسه براساس سال خورشیدی تهیه و تنظیم می گردد.
همانطور که ملاحظه می شود در تقویم بودجه ، کلیه مراحل گردآوری برآورد فروش پیش بینی شده و لذا میتوان اطمینان حاصل کرد که بودجه فروش به موقع تنظیم شده تا دیگر واحدهای مؤسسه بتوانند برای برنامه ریزی و هماهنگی فعالیتهای خود از آن استفاده نمایند.
در غیر اینصورت تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات لازم به شیوه ای غیر منظم انجام شده و به احتمال زیاد ، سایر واحدها که تابع برآورد فروش هستند، قادر نخواهند بود بودجه های مربوط به خود را به موقع تهیه و تنظیم کنند.
3- تصویب بودجه فروش تقویم بودجه فوق ، نشانگر آن است که گردآوری آمار و اطلاعات و تهیه و تنظیم برآورد فروش و به تبع آن بودجه فروش مراحل متعددی را طی می کند.
گذر آمار و اطلاعات از سطوح مختلف سازمانی به دلایل عدیده، موجب تغییر ارقام برآورد شده میگردد.
فی المثل ممکن است که برآورد کنندگان اولیه از وضع کلی اقتصادی و تأثیر آن بر فروش آتی مؤسسه بی اطلاع باشند و در نتیجه مسئولین بالاتر ناچار خواهند بود که برای ملحظو داشتن این نکته تغییرات لازم را در برآوردها به عمل آورند.