ضرورت ایجاد تیم های کاری و مراحل شکل گیری آنها
آدمی بدون ارتباطات قادر به زنگی نیست. سلامتی و تندرستی انسان نیز وابسته به همین ارتباطات است و هر چه زمان بیشتر به جلو می رود، برقراری ارتباط میان انسانها بیشتر ضرورت می یابد، ما شاهد آن هستیم که تکنولوژی ارتباطات به سرعت در حال توسعه است و مدت زمان زیادی نیست که با ظهور اینترنت ارتباط میان انسانها در تمامی نقاط کره زمین چنان تسهیل شده است که دیگر دهکده جهانی یک اندیشه درون ذهن نیست.
سازمان هایی که در این شرایط به خدمات رسانی مشغولند می بایستی بسیار فعال و پر تحرک بوده و علاوه بر اینکه لحظه به لحظه باید قابلیت های خویش را افزایش دهند می بایستی پاسخگوی نیازهای جدید خدمات گیرندگان خود نیز باشند. آن دسته از سازمان های بزرگ که دارای حرکتی کند بوده و قادر به تطابق خویش با شرایط حاضر نیستند محکوم به نابودی هستند.
شکل گیری تیم های کاری فعال می تواند در دل سازمانها شروعی برای پاسخ گویی به این نیاز جدید باشد. افراد در دل تیم های کاری هدفمند، قادرند سریع تر تصمیم گیری کرده و نسبت به تغییرات زمانه سریعتر واکنش نشان دهند و با اصلاح سریع امور، به راه خویش ادامه دهند. هماهنگی تیمهای کاری با اهداف سازمان به همراه استقلال عمل می تواند راه حل خوبی برای شرایط جدید باشد.
دو عامل می تواند در ایجاد انگیزش در افراد بسیار موثر باشد.
ادراک کفایت
استقلال عمل
این دو عامل می تواند در یک تیم کاری به راحتی نمود یابد.
توانمندی افراد به راحتی در یک تیم ظهور می یابد و مورد تحسین واقع می شود. و این می تواند احساس ادراک کفایت را در افراد زنده نماید و از طرفی بعلت استقلال عمل تیم و تقسیم وظایف در بین افراد، یک عنصر تیم به راحتی می تواند در یک تیم تصمیم گیری کرده و در امور دخالت مستقیم داشته باشد و نتایج اعمال خود را به سرعت ببیند و این خود عامل انگیزشی بسیار مهمی برای افراد است و متاسفانه در سازمانهای بزرگ و دارای بروکراسی گسترده این اتفاقات به راحتی رخ نمی دهد و گویی افراد در یک شبکه تارعنکبوتی گرفتار شده و آزادی عمل آنها محدود می شود و توانمندی فرد نیز به راحتی به چشم نمی آید و در نهایت فرد ترجیح میدهد که نظاره گر باشد و فقط در شرایطی که از او خواسته می شود، عکس العمل نشان دهد. البته شکل گیری یک تیم کاری موفق نیز به راحتی میسر نمی شود و نیازمند یک تلاش جدی است.
برای آشنایی در خصوص مراحل شکل گیری یک تیم کاری از دیدگاه توکمن و رابینز به زبان ساده می توان به موارد زیر اشاره نمود.
مرحله اول یا مرحله شکل گیری تیم :
هنگامی که تصمیم گرفته می شود یک تیم ایجاد شود، ابتدا از افراد دعوت به عمل آمده که به دور هم جمع شده و درخصوص برپایی یک تیم کاری به بحث و تبادل نظر بپردازند. شرکت کنندگان در تیم به علت اینکه هنوز به عمق مباحث وارده نشده و نسبت به شخصیت یکدیگر شناخت کمی دارند در بیان دیدگاهها و نظرات محتاطانه عمل می کنند و از طرفی رفتاری مودبانه دارند. خیلی از افراد علاقمندند که بدانند چرا باید این تیم شکل بگیرد؟ و در صورت شکل گیری، چه فوایدی برای آنان دارد و یا چه مشکلاتی برای آنان ایجاد می کند؟
در این مرحله، رهبری گروه از حساسیت ویژه ای برخوردار است و او باید از توانمندی بالا برخوردار بوده و قادر باشد اعضای تیم را هدایت کند و از اهمیت شکل گیری تیم و نقشی که افراد می توانند بر عهده داشته باشند. آنان را آگاه سازد. او باید آینده گری خوبی در زمینه نتایج شکل گیری تیم داشته باشد.
ضعیف بودن رهبری تیم باعث می گردد که تیم نتواند به سمت شکوفا شدن پیش برود. رهبر تیم باید از قابلیت های علمی و مهارتی بالایی برخوردار بوده و فردی ارتباط گر باشد تا بتواند تعامل بسیار خوبی را در تیم برقرار کرده و به راحتی به سئوالات اعضاء پاسخ گوید. همچنین او باید از صلاحیت های اخلاقی بالایی برخوردار باشد تا بستر اعتماد را میان اعضای تیم پدید آورد، در صورتی که رهبر تیم از اقتدار خوبی برخوردار نباشد، احتمال از هم پاشیدن تیم وجود دارد.
مرحله دوم : مرحله توقانی
هنگامی که با درایت رهبر تیم، به بسیاری از سئوالات اعضاء پاسخ داده شد و زمینه های لازم برای تبادل نظر بین اعضاء پدید آمد. آرام آرام اعضای تیم نسبت به یکدیگر شناخت پیدا کرده و اعتماد بیشتری بدست می آورند و جرأت آن را می یابند که نظرات خود را با صراحت بیشتر بیان کنند. اکنون رفتار مودبانه کمی رنگ می بازد و افراد در بیان نظرات جسارت بیشتری از خود نشان می دهند. افراد تشویق شده اند که با بیان صادقانه خویش دیدگاههای اعضاء را به نقد بکشند و حتی در مواردی با دیدگاههای رهبر تیم نیز مخالفت کنند.
پیش بینی می شود که در این مرحله مبارزه طلبی و تضاد در گروه افزایش یابد. ارتباطات در دل تیم ضعیف است.
اعضای تیم سوالات مختلفی را در زمینه مسوولیت ها، تصمیم گیریها و اقداماتی که باید انجام شود مطرح می کنند و خواهان پاسخ قانع کننده هستند.
رهبر تیم همچون معماری است که در حال بنا نهادن ستونهایی است که در نظر دارد در آینده بنای تیم را روی آنها استوار سازد.
در مرحله توفانی تیم، تضاد در گروه نمود بسیار زیادی دارد و اگر نتوان این تضاد را به خوبی مدیریت نمود احتمال پاشیده شدن تیم و یا طولانی شدن این مرحله وجود دارد. لذا پیشنهاد می گردد رهبر تیم در زمینه حل تضاد در تیم دارای مهارت کافی باشد تا بتواند با همفکری اعضاء این مرحله را پشت سر بگذارد. در صورتی که تضاد به خوبی مدیریت شود اعضای گروه تجربیات بسیار با ارزشی کسب می کنند و بر عکس ناتوانی در مدیریت تضاد، چه بسا باعث از هم پاشیده شدن تیم می گردد.
عواملی که زمینه ساز تضاد در تیم ها هستند عبارتند از:
کمبود مهارت های ارتباطی، فقر اطلاعات، دیدگاههای نادرست، کم توجه ای به نظرات دیگران، نیازها و ارزش های فردی ، تجربیات کم و برنامه ریزی ضعیف .
مرحله سوم یا مرحله ضابطه مندی :
توانمندی رهبر تیم باعث خواهد شد که اعضای تیم به مرحله سوم راه یابند.
از اتفاقات مهمی که در این مرحله رخ می دهد، گذر ابرهای توفانی از بالای سر تیم و آرام شدن آسمان آبی تیم است.
افراد در کنار هم احساس آرامش داشته و از اینکه در کنار یکدیگر مشغول کارند، رضایتمند هستند، آنها دوست دارند مشکلات موجود در تیم را برطرف کنند و به بحث و تبادل نظر بپردازند و به همین خاطر به یکدیگر بازخوردهای سازنده می دهند و تلاش می کنند در جهت رشد یکدیگر بکوشند.