دانلود تحقیق راه های ساده برای منشی حرفه ای

مقدمه شرکتها، موسسات تولیدی و خدماتی سعی می کنند با کاهش هزینه ها و به گردش درآوردن تمامی تواناییهای موجود بهترین بهره برداری را از امکانات خود داشته باشند.

این امر مستلزم آن است که نیروهای انسانی موجود در حرفه خود تخصص لازم را کسب نمایند.

این تواناییها چه به صورت دانشگاهی و چه به صورت تجربی جزو سرمایه های یک شرکت محسوب می شود.

به طور حتم یکی از ارکان اساسی هر شرکتی منشی آن است و گواه این مطلب درخواست بی وقفه آن در روزنامه های کثیرالانتشار می باشد.

منشی موفق علاوه بر آشنایی حداقل و مقدماتی با یک زبان خارجی، اپراتوری رایانه و تسلط به آن به عنوان یک محور هماهنگ کننده با مدیر، باید خلاقیت در سازماندهی درونی شرکت و شناسایی نیازهای مشتری را دارا باشد.

از خصوصیات بارز یک منشی موفق و مؤثر قبل از هر اقدامی شناخت کامل و اطلاعات دقیقی است که در مورد شرکت، محصول و یا خدمات شرکت خود به دست می‌آورد.

مسئولیت خطیر یک منشی وقتی نمایان می گردد که او به عنوان صورت و نمای درونی و بیرونی شرکت مطرح می شود.

او باید نشان دهد شرکت یا مؤسسه او با دقت و حسن توجه به دنبال نیاز خریدار به چه نوع محصولی است.

او باید قادر باشد با اطلاعات خود یک مشتری را قانع کند.

از خصوصیات منحصر به فرد یک منشی باهوش و با استعداد راز نگهداری و روحیه ترغیب کنندگی اوست.

بنابراین با توجه به مسائل فوق الذکر، سعی شده که از جزئی ترین نکات تا برجسته ترین آن جهت رفع نیازها و خواسته های یک منشی موفق تهیه و ارائه گردد.

این مجموعه به شما کمک می کند که راههای موفقیت شغلی را زودتر بپیمایید.

اداره کردن و رهبری یک شرکت اگر به صورت آزمون خطا و دریافت تجربی اطلاعات باشد؛ کار مشکلی است و به زمان زیادی احتیاج دارد.

هفت فصل که دارای مطالب بسیار برجسته ای است به شما کمک خواهد کرد که تمام پتانسیل خود را به کار گیرید.

هر فصل نمایانگر سالها تجربه است که افراد موفق و مسئول عنوان نموده اند و به صورت کاربردی و (نه سلیقه ای) ارائه گردیده است.

امید است این کتاب شروعی باشد برای بهینه ساختن ارتباطات در عصری که انقلاب ارتباطات همه چیز را تحت شعاع خود قرار داده است و نیز بتواند در افزایش کارایی خواننده و امر اشتغال زایی نیز مؤثر افتد.

توجه: در این کتاب منظور از شرکت و یا سازمان می تواند مجموعه واحد صنفی، آموزشی، تولیدی ، اداری و … با عوامل و زیر مجموعه ها و نیروهای انسانی مربوطه باشد که به نامهای مؤسسه، کانون، مرکز، وزارتخانه و … خوانده می شود.

منشی کیست؟

در فرهنگ لغت آغاز کننده، نویسنده و یا کسی که بتواند خوب نامه بنویسد و مطلب را بپروراند گفته شده است.

البته با توجه به اینکه وظیفه یک منشی تنها محدود به مرتب کردن نامه ها و یا نگارش آنها و یا پاسخگویی به تلفن نیست؛ سعی کرده ایم که تعریف مناسب و قابل قبولی از آن ارائه کنیم: «شخصی که در برقراری و بهتر ساختن ارتباطات بین مدیر با دیگر اعضا سازمان اعم از کارمندان و یا مراجعه کنندگان به هر شکلی نقش راهبردی دارد و به عنوان نمای درونی و بیرونی سازمان مطرح می گردد منشی خوانده می شود؛ و وظایف او در حیطه نوع فعالیت همان سازمان تعریف می شود.

او باید دارای خصوصیاتی از جمله برنامه ریز و تنظیم کننده امور محوله، راز نگهداری و توانایی درک صحیح از جایگاه و محیط اطراف خود را دارا باشد همچنین بتواند از ابزارهای ارتباطی هر مقطع زمانی بهره برداری مناسبی داشته باشد.

قبل از اینکه به تحلیل در رابطه با موضوع مورد بحث بپردازیم بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید؟

بیان خوب و فعال کردن محیط کار خود را تشریح کنید؟

چگونه طبقه بندی اطلاعات را انجام می دهید؟

3- آیا تلفن، اینترنت، و نمابر را ابزار مناسبی برای برقراری ارتباط با مشتری می دانید؟

چگونه؟

ارتباط اعتماد به نفس در نحوه لباس پوشیدن و رفتار خود را چگونه تشریح می کنید؟

آیا تاکنون در رابطه با موفقیت خود در محیط کار کتابی خوانده اید؟

بهترین بهره برداری از وقت و ایجاد کار مثبت چیست؟

آیا محیط کار در زندگی شخصی شما مؤثر است؟

برنامه ریزی و اهداف شما در طول روز و هفته چگونه است؟

حال که به سؤالات و پاسخهای آن اندیشیده اید و بهتر از هر شخصی به آن پاسخ داده اید بهتر است به سؤالاتی که از یک مدیر با سابقه و آگاه شرکت متوسط اندام پرسیده شده توجه نمایید: انتظارات شما از منشی خود چیست؟

وظیفه یک منشی فقط پاسخگویی به تلفن نیست.

او کسی است که باید درک صحیح و سریعی از محیط و مدیر خود داشته باشد و برحسب تواناییهای فردی و جمعی تشکیلات برنامه ریزی خود را تنظیم نماید و با هر کس مطابق شأن و جایگاه و موفقیت شغلی آنها برخورد داشته باشد.

او موظف است که کارهای مدیر خود را هماهنگ و برنامه ریزی نماید و از آنجایی که اطلاعات زیادی در مورد تشکیلات خود و کارمندان مؤسسه و بخصوص مدیر خویش دارد پس بایستی فردی رازدار بوده و تمام اسرار را حفظ نماید و هرگز نباید اطلاعاتی را به بیرون از شرکت و یا از فردی به فرد دیگر انتقال دهد.

2- تفاوت منشی شرکت شما که یک شرکت خصوصی است با یک شرکت بزرگ دولتی چیست؟

در مورد این سؤال باید گفت ماهیت کاری منشی تغییرناپذیر است.

آنچه که تغییر می کند اهداف، انگیزه ها و ویژگیهایی است که در کار خصوصی و دولتی به چشم می خورد.

در شرکتهای خصوصی همیشه تلاش و فعالیت و بهره وری در درجه اول قرار دارد در صورتی که در شرکتهای دولتی این انگیزه کمتر به چشم می خورد.

بنابراین در شرکتهای خصوصی افراد اعم از مدیر تا کارکنان باید در جهت تحقق پیشرفت و توسعه اهداف شرکت کوشا باشند، در غیر اینصورت در میان رقابت تنگاتنگ شرکتها ره به جایی نخواهند برد.

در شرکتهای دولتی از این رقابتها خبری نیست و نسبت به شرکتهای خصوصی از بهره وری کمتری برخوردار می باشند.

چه کارهایی می تواند در موفقیت منشی شما مؤثر باشد؟

در ابتدا باید شرح وظایف برای منشی به خوبی انجام گیرد و پس از آن باید از او درخواست گزارش کاری کرد تا به موقع در شرکت حضور داشته باشد او باید موقع شناس باشد و هر کاری را در زمان ماسب خود بیان و یا پیگیری نماید و نیز باید بایگانی منظم و مرتبی داشته باشد تا در کمترین زمان و باحداکثر سرعت به مطالب مورد نیاز دسترسی داشته باشد.

4- برای این که منشی شما از تلفن به عنوان یکی از ابزارهای بزرگ فروش و ارتباط استفاده نماید چه امکانات و یا تواناییهایی باید داشته باشد؟

تلفن ابزاری است برای بیان و تبادل اطلاعات و برقراری ارتباط در کمترین زمان ممکن یک منشی خوب در استفاده از ابزاری به نام تلفن باید از تمام تواناییهای خویش استفاده نماید چون مخاطب او نامرئی است و با توجه به این که او هیچ اطلاع و برداشتی از مخاطب خود ندارد این خیلی مهم است که او بداند چه اطلاعاتی را باید بدهد و یا بالعکس.

او باید بتواند با مهارت و زیرکی اطلاعات را از طرف مقابل بگیرد و نیز با توجه به عدم شناخت از طرف مقابل مهارت زیادی را می طلبد که بتواند در سریعترین زمان از شخصت طرف مقابل ارزیابی صحیحی داشته باشد تا بتواند با او یک ارتباط صحیح برقرار نماید و او را جذب و راغب نسبت به اهداف سازمان خویش نماید.

5- چه چیزی در شرکت شما می تواند شما را به هیجان و فعالیت بیشتر وادار نماید.

آنچه مسلم است پیشرفت و ترقی و کسب درآمدهای روزافزون و نفوذ در اشخاص و ارگانهایی که با ما ارتباط دارند تا بتوانیم آنها را تحت تأثیر بیان و رفتار و اعمال خویش قرار دهیم و در نهایت منجر به عقد قراردادهای کاری شود که این خود باعث هیجان و شور بیشتر در کار و انگیزه برای ادامه فعالیت خواهد شد.

البته در تعیین وظایف و خصوصیات منشی در سازمانها و ادارات بزرگ اندام یکی از مدیران با سابقه کاری درخشان چنین بیان داشتند: در اینگونه سازمانها معمولا حدود 80% از وقت منشی صرف پاسخگویی به تلفن می شود و تنها 20% از زمان باقیمانده صرف هماهنگی با مدیران می شود.

در این قبیل سازمانها منشی به بیش از یک نفر خدمات می دهد.

وظایف یک منشی عبارتند از: 1- تنظیم و تدوین برنامه های روزانه و هفتگی 2- ارتباط تلفنی صحیح توضیح آنکه برخورد خوب یک منشی راهگشای بسیاری از کارهاست؛ و می توان امیدوار بود که او به عنوان یک محور تعیین کننده به شمار می رود.

3- درستکاری و راستگویی را اساس کار خود قرار دهد و به جهت راحتی و آسایش خود به مراجعه کنندگان پاسخ اشتباه ندهد.

دیده شده که مدیر عامل به قدری به کارایی یک منشی اطمینان دارد که در نوشته های محوله وارد جزئیات نمی شود در واقع نقش اجرایی یک منشی کمتر از یک مدیرعامل نیست.

در مقابل آن منشیهایی نیز قرار دارند که به خاطر عدم اعتمادی که ایجاد کرده اند مدیر عامل بایستی مرتب کار او را مورد بازبینی قرار دهد.

4- تبحر کافی در تهیه نامه، گزارش و توانایی بررسی نامه پس از تایپ را داشته باشد متن یا کلمه ای جا نیفتاده باشد و کلمه ای اشتباه تایپ نگردد.

5- نظارت کافی بر کار نظافتچی داشته باشد.

6- یادداشت کردن دقیق پیامها و اولویت بندی آن حائز اهمیت است.

در مورد وصول و ارسال نامه ها و پیامها نیز مراعات نظم و ترتیب الزامی است.

7 – راز نگهداری منشی بسیار اهمیت دارد زیرا او باید در مورد محرمانه بودن بعضی از رنامه ها دقت لازم را بنماید.

1-3-5- حفظ و نگهداری اطلاعات این نکته را هرگز فراموش نکنید که مهمترین سرمایه یک شرکت اطلاعات طبقه بندی شده ی آن است.

بنابراین در حفظ و نگهداری آن حداکثر تلاش خود را بنمایید.

زیرا در هر صورت منشی اطلاعات زیادی در رابطه با مدیر و سایر کارمندان و اسرار شرکت می داند پ باید از رد و بدل شدن هر گونه اطلاعاتی در درون و یا بیرون شرکت و یا از فردی به فرد دیگر خودداری نماید.

شاید به همین دلیل است که نام منشی در زبان انگلیسی secretary می باشد.

1-3-6- اهمیت اطلاعات در اولین ارتباطات منشی شرکت اولین کسی است که ارتباط درونی و یا بیرونی سازمان را به هر شکل برقرار می کند؛ او برای تسریع در ایجاد ارتباطات شرکت باید از اهداف تماس گیرنده مطلع باشد، این حداقل وظیفه یک منشی است که باید در رابطه با ساختار سازمانی شرکتها و اسناد و دفاتر مرتبط، اطلاعات مناسبی داشته باشد.

در مجموع یک منشی به غیر از اینکه مجموع فعالیت های شرکت را ساماندهی می کند باید بتواند در ورود و خروج اطلاعات نقش موثری را ایفا کند.

در ادامه تعاریفی کلی ذکر گردیده تا شما به عنوان منشی“ آگاه دقیقتر و موثرترعمل نمایید؛ وطیفه خطیر و مهمی که به عهده شماست پردازش اطلاعات است.

بنابراین لازم است که اطلاعاتی هر چند مختصر در رابطه با محیط و بخشهای مختلف کاری اطراف خود داشته باشید.

1-4-1- اقسام شرکتها قبل از آنکه به یک تقاضای استخدامی جواب دهید باید با انواع شرکتها و همچنین دفاتر تجاری، اوراق قرضه، برات، سفته و چک آشنا باشید؛ اینها اسناد معتبری هستند که در دسترس شما قرار می گیرند و یا با آنها در محیط کار سرو کار دارید.

بنابراین لازم است آشنایی مختصری با آنها داشته باشید.

مورد مالی سازمانها به دو بخش اساسی تقسیم می شوند: بخش اول مربوط به شرکتها و موسسات بزرگ اندامی است که دارای گستردگی فراوانی بوده و امور مالی و اداری آن جداست و بجز موارد بسیار کوچک هیچ ارتباطی با منشی ندارد.

بخش دوم مربوط به سازمانها و شرکتهای کوچک و متوسط اندامی است که بخشی از مسائل مالی و یا به طور کلی در اختیار منشی قرار می گیرد.

حتی مشاهده گردیده که بعضی از منشیهای کارآمد تغییرات بورس را پیگیری می نمایند تا در فروش اوراق بهادار به مدیران خود کمک شایانی نمایند.

در یک تعریف ساده، در مواقعی که منشی با امور مالی سروکار دارد بایستی موجودی بانک را دریافت نماید و توجه داشته باشد در صورت عدم موجودی چک صادر نشود.

در مورد سفته و برات نیز باید تمام دقت خود را در اطلاعاتی نظیر زمان سررسید و گیرنده برات مورد توجه قرار دهد.

بر طبق ماده20 قانون تجارت ایران شرکت های تجارتی بر هفت قسم است: شرکت سهامی: شرکتی است که سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسئولیت صاحبان سهام، محدود به مبلغی اسمی سهام آنها است.

شرکتی است که بین دو یا چند نفر برای امور تجاری تشکیل شده و هر یک از شرکا بدون اینکه سرمایه به سهام یا قطعات سهام تقسیم شده باشد فقط تا میزان سرمایه خود در شرکت مسئول قروض و تعهدات شرکت است.

شرکت با مسئولیت محدود: شرکتی است که بین دو یا چند نفر برای امور تجاری تشکیل دشه و هر یک از شرکا بدون اینکه سرمایه به سهام یا قطعات سهام تقسیم شده باشد، فقط تا میزان سرمایه خود در شرکت مسئول قروض و تعهدات شرکت است.

شرکت تضامنی: شرکتی است که در تحت اسم مخصوص برای تجارتی بین دو یا چند نفر با مسئولیت تضامنی تشکیل می شود.

اگر دارایی شرکت برای تأدیه تمام قروض کافی نباشد هر یک از شرکا مسئول پرداخت تمام قروض شرکت است.

شرکت مختلط سهامی: شرکتی است که در تحت اسم مخصوص بین یک عده شرکای سهامی و یک یا چند نفر شریک ضامن تشکیل می شود.

شرکا سهامی کسانی هستند که سرمایه آنها به صورت سهام یا قطعات سهام قیمت مساوی در آمده و مسئولیت آنها تا میزان همان سرمایه ای است که در شرکت دارند.شریک ضامن کسی است که سرمایه او به صورت سهامی در نیامده و او مسئول کلیه قروضی است که ممکن است از دارایی شرکت باشد و در صورت تعدد شریک ضامن، مسئولیت آنها در مقابل طلبکاران و روابط آنها با یکدیگر تابع مقررات شرکت تضامنی خواهد بود.

شرکت مختلط غیر سهامی: شرکتی است که برای امور تجاری تحت اسم مخصوصی، بین یک یا چند نفر شریک با مسئولیت محدود بودن انتشار سهام تشکیل می شود.

شریک ضامن مسئول کلیه قروض است که ممکن است علاوه بر دارایی شرکت پیدا شود.

شرکت نسبی: شرکتی است که برای امور تجاری تحت اسم مخصوصی بین دو یا چند نفر تشکیل و مسئولیت هر یک از شرکا به نسبت سرمایه ای است که در شرکت گذاشته اند.

شرکت تعاونی: شرکتی است از اشخاص حقیقی یا حقوقی به منظور رفع نیازمندیهای مشترک و بهبود وضع اقتصادی و اجتماعی شرکا از طریق خودیاری و کمک متقابل و همکاری آنان و تشویق به پس انداز؛ موافق اصولی که در این قانون مطرح است، تشکیل می شود و دارای اقسام گوناگونی است: شرکت تعاونی، شرکت تعاونی مصرف، شرکت تعاونی روستایی، شرکت تعاونی صیادان و شرکت تعاونی مسکن.

1-4-2- دفاتر تجاری الف- دفتر روزنامه: به دفتری می گویند که اشخاص حقیق یعنی تجار و اشخاص حقوقی یعنی شرکتهای تجارتی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید اجناس و اشیاء و یا فروش آنها و همچنین دیون و مطالبات و سایر فعالیتهایی که مستلزم دین یا طلبی باشد و ظهرنویسی اسناد از قبیل: چک، برات، سفته و عملیات محاسباتی که برابر اصول و روش حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان سال مالی برای تنظیم حساب و سود و زیان و ترازنامه لازم است؛ به طور کلی و جزئی و بدون استثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند، که ممکن است دفتر روزنامه دفتر واحدی باشد یعنی روزنامه متعدد باشد که برای هر طبقه یا طبقاتی مورد استفاده قرار گیرد البته معمولاً یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل می باشد و در صورت نیاز می توان دفتر معین داشته باشد در عین حال دفاتر عبارتند از: دفتر روزنامه صندوق دفتر روزنامه بانک دفتر روزنامه غیر نقدی (مثل خرید و فروش نسیه و اقساط) دفتر روزنامه دو یا چند مورد از حسابها ب- دفتر کل: در حقیقت دفتری است که شامل کلیه عملیات و فعالیت های تجارتی ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بوده که بر حسب سرفصل یا کدگذاری در صفحات مخصوص آن ثبت می شود و نوع عملیات و فعالتیها و خرید و فروشها در صفحات مشخصی درج می گردد، به گونه ای که با توجه به مندرجات آن تنظیم حساب سود و زیان در ترازنامه امکان پذیر باشد.

ج- دفتر مشترک روزنامه و کل: دفتری است که برای کلیه حسابهای مورد نیاز تجارتخانه یا شرکت بر طبق اصول متداول دفترداری تمام ستونهای سرفصل حسابها را در بر داشته باشد به نحوی که با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بتوان نتایج تمام عملیات تجاری را از آن استخراج نمود تا حساب سود و زیان موسسه مشخص گردد.

در حقیقت این دفتر شامل دو دفتر روزنامه و کل می باشد.

به این معنی که در قسمت دیگر معاملات هفتگی و یا اینکه پس از یک هفته خرید و فروش نتیجه فعالت آن هفته به طور مشخص نوشته شود و در هفته بعد ابتدا خریدهای روزانه درج شود و در پایان هفته اقلام و اجناس و وجوه بر حسب سرفصل و یا کد درج گردد.

این روش یعنی دفتر مشترک روزنامه و کل در مورد موسساتی است که با یک دفتر بتوان تمام فعالیتها و عملیات روزانه و هفتگی را در آن ثبت و کنترل نمود.

د- دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه): به دفتری گفته می شود که دارای ستونهایی برای درج مسائل زیر باشد: تاریخ شرح موضوع درآمد 4- هزینه و داراییهای قابل استهلاک منابع و مآخذ: کتاب هفت راز منشی