مقدمه
شرکتها، موسسات تولیدی و خدماتی سعی می کنند با کاهش هزینه ها و به گردش درآوردن تمامی تواناییهای موجود بهترین بهره برداری را از امکانات خود داشته باشند. این امر مستلزم آن است که نیروهای انسانی موجود در حرفه خود تخصص لازم را کسب نمایند. این تواناییها چه به صورت دانشگاهی و چه به صورت تجربی جزو سرمایه های یک شرکت محسوب می شود.
به طور حتم یکی از ارکان اساسی هر شرکتی منشی آن است و گواه این مطلب درخواست بی وقفه آن در روزنامه های کثیرالانتشار می باشد.
منشی موفق علاوه بر آشنایی حداقل و مقدماتی با یک زبان خارجی، اپراتوری رایانه و تسلط به آن به عنوان یک محور هماهنگ کننده با مدیر، باید خلاقیت در سازماندهی درونی شرکت و شناسایی نیازهای مشتری را دارا باشد.
از خصوصیات بارز یک منشی موفق و مؤثر قبل از هر اقدامی شناخت کامل و اطلاعات دقیقی است که در مورد شرکت، محصول و یا خدمات شرکت خود به دست می‌آورد. مسئولیت خطیر یک منشی وقتی نمایان می گردد که او به عنوان صورت و نمای درونی و بیرونی شرکت مطرح می شود. او باید نشان دهد شرکت یا مؤسسه او با دقت و حسن توجه به دنبال نیاز خریدار به چه نوع محصولی است. او باید قادر باشد با اطلاعات خود یک مشتری را قانع کند. از خصوصیات منحصر به فرد یک منشی باهوش و با استعداد راز نگهداری و روحیه ترغیب کنندگی اوست. بنابراین با توجه به مسائل فوق الذکر، سعی شده که از جزئی ترین نکات تا برجسته ترین آن جهت رفع نیازها و خواسته های یک منشی موفق تهیه و ارائه گردد.
این مجموعه به شما کمک می کند که راههای موفقیت شغلی را زودتر بپیمایید. اداره کردن و رهبری یک شرکت اگر به صورت آزمون خطا و دریافت تجربی اطلاعات باشد؛ کار مشکلی است و به زمان زیادی احتیاج دارد.
هفت فصل که دارای مطالب بسیار برجسته ای است به شما کمک خواهد کرد که تمام پتانسیل خود را به کار گیرید. هر فصل نمایانگر سالها تجربه است که افراد موفق و مسئول عنوان نموده اند و به صورت کاربردی و (نه سلیقه ای) ارائه گردیده است.
امید است این کتاب شروعی باشد برای بهینه ساختن ارتباطات در عصری که انقلاب ارتباطات همه چیز را تحت شعاع خود قرار داده است و نیز بتواند در افزایش کارایی خواننده و امر اشتغال زایی نیز مؤثر افتد.
توجه: در این کتاب منظور از شرکت و یا سازمان می تواند مجموعه واحد صنفی، آموزشی، تولیدی ، اداری و … با عوامل و زیر مجموعه ها و نیروهای انسانی مربوطه باشد که به نامهای مؤسسه، کانون، مرکز، وزارتخانه و … خوانده می شود.
منشی کیست؟
در فرهنگ لغت آغاز کننده، نویسنده و یا کسی که بتواند خوب نامه بنویسد و مطلب را بپروراند گفته شده است.
البته با توجه به اینکه وظیفه یک منشی تنها محدود به مرتب کردن نامه ها و یا نگارش آنها و یا پاسخگویی به تلفن نیست؛ سعی کرده ایم که تعریف مناسب و قابل قبولی از آن ارائه کنیم:
«شخصی که در برقراری و بهتر ساختن ارتباطات بین مدیر با دیگر اعضا سازمان اعم از کارمندان و یا مراجعه کنندگان به هر شکلی نقش راهبردی دارد و به عنوان نمای درونی و بیرونی سازمان مطرح می گردد منشی خوانده می شود؛ و وظایف او در حیطه نوع فعالیت همان سازمان تعریف می شود.
او باید دارای خصوصیاتی از جمله برنامه ریز و تنظیم کننده امور محوله، راز نگهداری و توانایی درک صحیح از جایگاه و محیط اطراف خود را دارا باشد همچنین بتواند از ابزارهای ارتباطی هر مقطع زمانی بهره برداری مناسبی داشته باشد.
قبل از اینکه به تحلیل در رابطه با موضوع مورد بحث بپردازیم بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید؟
بیان خوب و فعال کردن محیط کار خود را تشریح کنید؟
چگونه طبقه بندی اطلاعات را انجام می دهید؟
3- آیا تلفن، اینترنت، و نمابر را ابزار مناسبی برای برقراری ارتباط با مشتری می دانید؟ چگونه؟
ارتباط اعتماد به نفس در نحوه لباس پوشیدن و رفتار خود را چگونه تشریح می کنید؟
آیا تاکنون در رابطه با موفقیت خود در محیط کار کتابی خوانده اید؟
بهترین بهره برداری از وقت و ایجاد کار مثبت چیست؟
آیا محیط کار در زندگی شخصی شما مؤثر است؟ برنامه ریزی و اهداف شما در طول روز و هفته چگونه است؟
حال که به سؤالات و پاسخهای آن اندیشیده اید و بهتر از هر شخصی به آن پاسخ داده اید بهتر است به سؤالاتی که از یک مدیر با سابقه و آگاه شرکت متوسط اندام پرسیده شده توجه نمایید:
انتظارات شما از منشی خود چیست؟
وظیفه یک منشی فقط پاسخگویی به تلفن نیست. او کسی است که باید درک صحیح و سریعی از محیط و مدیر خود داشته باشد و برحسب تواناییهای فردی و جمعی تشکیلات برنامه ریزی خود را تنظیم نماید و با هر کس مطابق شأن و جایگاه و موفقیت شغلی آنها برخورد داشته باشد. او موظف است که کارهای مدیر خود را هماهنگ و برنامه ریزی نماید و از آنجایی که اطلاعات زیادی در مورد تشکیلات خود و کارمندان مؤسسه و بخصوص مدیر خویش دارد پس بایستی فردی رازدار بوده و تمام اسرار را حفظ نماید و هرگز نباید اطلاعاتی را به بیرون از شرکت و یا از فردی به فرد دیگر انتقال دهد.
2- تفاوت منشی شرکت شما که یک شرکت خصوصی است با یک شرکت بزرگ دولتی چیست؟
در مورد این سؤال باید گفت ماهیت کاری منشی تغییرناپذیر است. آنچه که تغییر می کند اهداف، انگیزه ها و ویژگیهایی است که در کار خصوصی و دولتی به چشم می خورد. در شرکتهای خصوصی همیشه تلاش و فعالیت و بهره وری در درجه اول قرار دارد در صورتی که در شرکتهای دولتی این انگیزه کمتر به چشم می خورد. بنابراین در شرکتهای خصوصی افراد اعم از مدیر تا کارکنان باید در جهت تحقق پیشرفت و توسعه اهداف شرکت کوشا باشند، در غیر اینصورت در میان رقابت تنگاتنگ شرکتها ره به جایی نخواهند برد. در شرکتهای دولتی از این رقابتها خبری نیست و نسبت به شرکتهای خصوصی از بهره وری کمتری برخوردار می باشند.
چه کارهایی می تواند در موفقیت منشی شما مؤثر باشد؟
در ابتدا باید شرح وظایف برای منشی به خوبی انجام گیرد و پس از آن باید از او درخواست گزارش کاری کرد تا به موقع در شرکت حضور داشته باشد او باید موقع شناس باشد و هر کاری را در زمان ماسب خود بیان و یا پیگیری نماید و نیز باید بایگانی منظم و مرتبی داشته باشد تا در کمترین زمان و باحداکثر سرعت به مطالب مورد نیاز دسترسی داشته باشد.
4- برای این که منشی شما از تلفن به عنوان یکی از ابزارهای بزرگ فروش و ارتباط استفاده نماید چه امکانات و یا تواناییهایی باید داشته باشد؟