امروزه قیمت و کیفیت از مهمترین مزیت های رقابتی در صنایع به شمار می آیند. از این رو بررسی رابطه بین این دو مزیت رقابتی در سال های اخیر به ویژه در صنایع پیشرو و کشورهای صنعتی بسیار مورد بحث بوده است. این که بدی کیفیت چه تاثیری بر قیمت محصولات و متعاقباً درآمد شرکت خواهد داشت و نیز برای رسیدن به کیفیت مطلوب باید چقدر هزینه کنیم، بحث هزینه یابی کیفیت را جایگاهی ویژه بخشیده است.
هزینه یابی کیفیت از مباحث جدید مدیریتی است که میتواند وضعیت و عملکرد شرکت را از ابعاد مختلف مانند حسابداری بهای تمام شده (حسابداری صنعتی)، کنترل کیفیت، تعمیرات و نگهداری، زنجیره تامین، مدیریت تولید، انبارها، ایمنی و بهداشت، آموزش و بهسازی و موارد دیگر نشان دهد و با تهیه ترازنامه کیفیت در شرکت و مقایسه روند هزینه های کیفیت میتوان هزینه کیفیت در شرکت را کنترل و بهبود بخشید.
تاکید و کار بر روی مفاهیم هزینه یابی کیفیت در طول زمان، نکات مهم و ارزشمندی را مشخص کرده است که از اهمیت بالایی برخوردارند. برخی از این نکات عبارتند از:
- هزینه های کیفیت در گزارش های حسابداری به طور کامل ثبت نمی شوند و اغلب هزینه های واقعی کیفیت بسیار بیشتر از موارد گزارش شده هستند.
- هزینه های کیفیت نباید تنها در مورد فعالیت های عملیاتی و تولیدی درنظر گرفته شوند بلکه فعالیت های خدماتی و پشتیبانی نیز تاثیر عمده ای در افزایش یا کاهش هزینه های کیفیت دارند، بنابراین باید هزینه های مربوط نیز در هزینه های کیفیت مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند.
- کاهش هزینه های کیفیت در چارچوب برنامه های استراتژیک سازمان ها قرار دارد.
1- هزینه های کیفیت کدامند؟
سه دیدگاه اصلی در مورد تعریف هزینه های کیفیت وجود دارد که عبارتند از:
- هزینه های رسیدن به کیفیت مطلوب از طریق طراحی و سازماندهی
-هزینه های عملیاتی واحد کنترل کیفیت تجهیزات، حقوق و دستمزد و غیره
- هزینه هایی که از کیفیت پایین و نامطلوب محصول ناشی می شود (شامل ضایعات، افت قیمت محصول و...).
در این پژوهش، هزینه کیفیت برابر با مجموع هزینه های سه گروه پیشگفته در نظر گرفته شده و تلاش بر این است سیستم هزینه ای جامعی طراحی شود که تمامی دیدگاه های هزینه ای یادشده را در برگیرد.
گام برداشتن در جهت بهبود کیفیت، به تعریف پروژه های بهبود کیفی و همزمان با آن توسعه سیستم حسابداری نیاز دارد؛ به طوری که بتوان اطلاعات مورد نیاز به منظور بررسی عملکرد پروژه های بهبود کیفیت را به دست آورد. بنابراین یک گام اساسی در کاهش هزینه ها، اصلاح و توسعه سیستم حسابداری است؛ به گونه ای که بتوان هزینه های کیفیت را محاسبه کرد و ضمن ارائه گزارش های مناسب، به اندازه گیری اثربخشی فعالیت ها و پروژه های کاهش هزینه پرداخت و راهکارهای عملی برای کنترل و بهبود هزینه های کیفیت و به تبع آن، عملیات تضمین و کنترل کیفیت ارائه کرد.
به منظور اصلاح و توسعه سیستم حسابداری باید هزینه های کیفیت را طبقه بندی کرد و به هر یک از گروه های هزینه ای، کد هزینه تخصیص داد.
به منظور اندازه گیری هزینه های کیفیت لازم است ابتدا اجزای هزینه های کیفیت شناسایی و طبقه بندی شده، سپس کلیه هزینه های مرتبط با کیفیت بر اساس آمار داده های هزینه ای موجود یا طرح مدون جمع آوری اطلاعات، مشخص و در قالب طبقه بندی شده دسته بندی شوند. تنها در این صورت است که میتوان راهکارهای مناسبی برای حذف هزینه های عمده کیفیت ارائه و اجرا کرد.
2- طبقه بندی
کارشناسان، هزینه های کیفیت را در چهار گروه اصلی قرار میدهند. این گروهبندی در مقایسه با سایر گروهبندی های رایج، از پذیرش و مقبولیت بیشتری برخوردار است. این چهارگروه عبارتند از:
الف - هزینه های شکست درونی (درون سازمانی)
ب – هزینه های شکست برونی
ج – هزینه های ارزیابی کیفیت
د – هزینه های طرح ریزی، پشتیبانی و پیگیری کیفیت
هر یک از این گروه های اصلی نیز زیر مجموعه هایی دارند.
الف : هزینه های شکست درونی (درون سازمانی)
این هزینه ها شامل ایرادهایی است که در مراحل مختلف پیش از تحویل محصول به مشتری بروز میکنند و سازمان به روش های مختلف از قبیل بازرسی و آزمایش توسط کارکنان واحد کنترل کیفیت خود یا بازرسان خارجی به این عیوب پی میبرد و به حذف آنها اقدام میکند. زیر گروه های تشکیل دهنده این گروه عبارتند از:
1 هزینه های دورریز یا اسقاطی : محصولات و اقلامی که به علت عدم انطباق با مشخصه های مهندسی تعریف شده، قابلیت ارائه به مشتریان و یا استفاده در کاربردهای دیگر را نداشته باشند، به عنوان دورریز یا اسقاط درنظرگرفته می شوند. مانند تغییر شکل ورق های فولادی به علت بالا بودن دمای کوره های لعاب .
2 هزینه های تعمیر و دوباره کاری محصولات تولیدی شرکت: محصولاتی که در داخل شرکت ساخته می شوند و به دلیل مطابقت نداشتن با مشخصه های مورد نیاز، قابل استفاده نیستند، در برخی موارد با تکرار برخی فعالیت های اصلاحی یا انجام فعالیت های تعمیراتی قابل استفاده می شوند که هزینه این گونه فعالیت ها باید از فعالیت های تولیدی تفکیک و در سرفصل هزینه های کیفیت منظور شود. اصلاح سوختگی رنگ بدنه خودروها، رگلاژ کردن درهای خودرو و … مثال های این نوع هزینه ها هستند.
3 هزینه های تحلیل شکست: هزینه های مربوط به بررسی و تحلیل کارشناسی علل بروز ایراد در محصول و چاره اندیشی در خصوص راه حل های رفع و جلوگیری از تکرار آنها در این زیر گروه قرار میگیرند.
کلیه هزینه های مربوط به گروه های مهندسی، R&D و مشاوران و جلسات متعددی که با حضور مدیران و کارشناسان ارشد به منظور رفع علت وقوع ضایعات تشکیل می شود، در این گروه از هزینه ها جای میگیرند.
4 تعمیر واصلاح اقلام معیوب دریافتی: شامل هزینه های مربوط به آماده سازی اقلام دریافتی از تامین کنندگان مواد مورد استفاده که به علت عدم رعایت مشخصه های درخواستی از طرف تامین کننده، به شکل فعلی قابلیت به کارگیری و استفاده را ندارند و باید تعمیر یا اصلاح شوند. ( قطعات دریافتی از شرکت های طراحی و مهندسی و یا دیگر ساپلایرها ).
5 هزینه های ناشی از نگهداری نامناسب مواد اولیه : هزینه های ناشی از مناسب نبودن نحوه انبارش که به صدمه دیدن اقلام مصرفی منجر می شود ، در این گروه قرار میگیرند. مثال هایی از این دست عبارتند از :
- فاسد شدن لاستیک در زیر نور آفتاب
- فاسد شدن رنگ و مواد شیمیایی به دلیل گرمای محل نگهداری
- زنگ زدگی فولاد در مجاورت رطوبت و یا ریزش باران
- افت کیفی روغن ها به دلیل نفوذ آب و یا اتمام تاریخ مصرف
- از بین رفتن محصولات کشاورزی در کارخانه های مواد غذایی
کلیه مواردی که شرایط محیطی و جوی بر کیفیت آنها تاثیر میگذارد، در این سرفصل گنجانده می شود.
6 هزینه های آزمایش مجدد اقلام اصلاح شده : در صورتی که محصولی تعمیر و اصلاح شود یا دوباره کاری روی آن صورت گیرد، نیازمند بازرسی و آزمایش به منظور کسب اطمینان از قرار گرفتن در حدود تلرانس قابل قبول است. هزینه های آزمایش های مربوط باید از بازرسی و آزمایش هایی که در شرایط عادی تولید انجام می شوند، تفکیک و به طور جداگانه محاسبه شود، مانند رنگ بدنه خودروهایی که پس از پولیش کردن دوباره تست می شوند.
7 هزینه درجه بندی کیفیت محصولات زیر سطح قابل قبول : هزینه ناشی از فروش محصولات با قیمتی پایینتر، به دلیل مطابقت نداشتن مشخصه های آنها با محصولات استاندارد در این زیرگروه قرار میگیرد. اگر به هر دلیل محصولات تولید شده در سطوح کیفیت درجه دو یا پایینتر ارزیابی شوند، با قیمت کمتر به فروش خواهند رسید که این کاهش درآمد را نیز میتوان به عنوان هزینه های کیفیت محاسبه کرد.
ب - هزینه های شکست برونی (برون سازمانی)
این گروه، هزینه هایی را دربرمیگیرد که پس از دریافت محصول توسط مشتری ایجاد می شوند و تا پیش از به کارگیری محصول توسط مشتری، مشخص و کشف نشده اند.
عناصر این گروه از هزینه ها عبارتند از:
1 هزینه های ضمانت: این زیرگروه دربرگیرنده هزینه های گارانتی شامل هزینه های تعویض، تعمیر و یا جایگزینی محصولات، حمل و نقل و نصب مجدد است.
2 هزینه های برگشت محصول توسط مشتری و شکایات مشتریان: هزینه های فعالیت هایی که برای پاسخگویی به مشتریان شاکی و جلب رضایت آنها از سوی شرکت تقبل می شود ، شامل هزینه های تماسهاس تلفنی، نفر ساعت مورد نیاز برای تکمیل فرم های نظرخواهی از مشتریان و پروژه های صدای مشتری و در بعضی موارد پرداخت خسارت به مشتریان.
3 هزینه های اصلاح محصولات دردست مشتریان: هزینه های تعویض، تعمیر یا جایگزینی محصولات معیوبی که شرکت برای رفع ایرادهایشان به تعویض و اصلاح اقدام میکند . در سال های اخیر بسیاری از کارخانه های خودروساز نقص فنی موجود درخودروهای فروخته شده خود را به اطلاع خریداران محصول مورد نظر میرسانند و به تعویض و اصلاح نقص فنی به صورت رایگان اقدام میکنند. چنین عملیاتی هزینه های نیروی انسانی، قطعات جایگزین و … را در بر خواهد داشت.
ج - هزینه های ارزیابی
این هزینه ها برای تعیین مطابقت یا عدم مطابقت مشخصه های محصول با ویژگی های کیفی مورد نظر صرف می شوند. برخی از زیر گروه های این گروه عبارتند از:
1 هزینه های ارزیابی پیمانکاران فرعی : پیمانکاران فرعی تامین کنندگان مواد و قطعات، خدمات و محصولات مورد استفاده شرکت باید پیش از خرید مورد ارزیابی قرار گیرند و از توانایی و قابلیت آنها در برآورده کردن نیازهای شرکت اطمینان حاصل شود. همچنین هنگام ارائه محصول موردنظر و در حین مصرف نیز باید هزینه های بررسی کارشناسی شرکت عرضه کننده و سیستم های آن، جمع آوری اطلاعات بازخورد مجموعه های مصرفی و تحلیل آنها در این زیر گروه محاسبه شود.
2 هزینه بازرسی و آزمایش ورودیها : این زیرگروه شامل هزینه های مربوط به بازرسی و آزمایش مواد اولیه خریداری شده در هنگام ورود به شرکت، اعزام کارشناس به محل تامین کنندگان کالاها و مواد یا استفاده از خدمات بازرسی شرکت های شخص ثالث بازرسی کننده در محل تامین کنندگان کالاست. کلیه هزینه های نیروی کار، تجهیزات، مواد مصرف شده برای آزمایش و تست های مخرب به منظورکنترل اقلام ورودی به شرکت در این گروه دسته بندی می شود.
3 بازرسی و آزمایش حین فرایند : شامل هزینه فعالیت های بازرسی و آزمایش مجموعه ها و قطعات حین فرایند برای کسب اطمینان از صحت و دقت فرایندهای انجام شده بر روی آنهاست. این هزینه ها شامل هزینه نیروی کار کنترل کیفیت، تجهیزات و مواد مورد نیاز برای آزمایش و همچنین هزینه های خدمات مشاوره ای برای بازرسی و آزمایش اقلام حین تولید می شود.