مقدمه
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاههای اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ، تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی شهروندان در جهت استقرار و تقویت عدالت و امنیت اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف و ماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا" مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن بر عهده نهادهای تخصصی مدنی ( دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند . اما انتخاب و گزینش سر دفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیتهای آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.
مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است ، که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی میباشد. صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی ، طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ، تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقاء اثربخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.
در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ، احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ، بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایتمندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکتهای مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند .
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی ( به طور متوسط به ازاء هر 000 180 نفر یک واحد ثبتی ) در سراسر کشور بوده و جمعا" 7714 نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول بکار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند . تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا" 5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد . همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند .
بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ، 7/29 درصد پیمانی و 5 درصد نیز بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند . همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، 5/40 درصد دیپلم ، 6/9 درصد فوق دیپلم و 3/40 درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان 1 به 4 می باشد . ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان کمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بین 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 4 درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از 30 سال سابقه هستند . همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقاء طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود .
علیرغم ثابت ماندن نسبی پستهای سازمانی و همچنین رشد محدود نیروی انسانی به نسبت سالهای قبل از انقلاب رشد فعالیتها و تقاضاهای خدمات ثبتی بسیار سریع و قابل توجه بوده است . هم اکنون قریب به 21 میلیون پرونده ثبتی ملکی در سراسر کشور از ابتدای فعالیت سازمان تشکیل گردیده که به جهت ماهیت پرونده های ثبتی هیچوقت مختومه نمی شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهای اخیر نیز سالیانه بیش از 5 درصد( 1200000 پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص های مثبت توسعه ای کشور از جمله افزایش فعالیتهای اقتصادی مردم ، رشد فرهنگ مالکیت گرایی و افزایش بورس بازی زمین و مستغلات ، رشد جمعیت و توسعه تقسیمات کشوری ، افزایش دفاتر اسناد رسمی (که باعث افزایش فعالیتهای نظارتی و هدایتی سازمان شده است) ، تشدید فعالیت و حضور در معاهدات بین المللی از جمله عضویت در WIPO و بسیاری عوامل دیگر ، باعث شده است در سالهای گذشته حجم فعالیتهای سازمان رشد قابل توجه ای داشته باشد .
به بیان آماری ضریب افزایش حجم فعالیتهای سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بیش از 20 درصد رشد را نشان می دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالکیت که عمده ترین فعالیت سازمان محسوب می شود ، در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383 افزون بر 1301386 فقره سند مالکیت شهری در واحدهای ثبتی سراسر کشور صادر شده است ( حدودا" 20 درصد رشد بطور سالیانه) و این در حالیستکه علاوه بر رشد طبیعی فعالیتهای سازمان ، افزوده شدن تکالیف جدید برای سازمان از جمله تکالیف برنامه چهارم توسعه کشور شامل مواد 18و 133 در خصوص صدور اسناد مالکیت برای اراضی مسکونی و غیر مسکونی روستاها که خود به خود جمعیت متقاضی ثبتی را به دو برابر میزان فعلی افزایش می دهد ، شاهد افزایش تصاعدی تقاضاهای خدمات ثبتی خواهیم بود . بنابراین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایط فعلی یکی از پر ارباب رجوع ترین دستگاههای اجرایی کشور محسوب می شود و این روند در آینده نیز با شدت بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد و در صورت عدم چاره اندیشی درست و در غیاب حمایت و پشتیبانی دولت حتی شاهد بحران در این زمینه خواهیم بود .
مدیریت جدید سازمان که تقریبا" از اواسط سال 1383 مسوولیت اداره و راهبری سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشکلات و معضلات موجود ، پاسخگویی موثر به خواسته ها و نیازمندیهای مردم و پیشگیری از بحران فوق الذکر و با ملاحظه اهداف آرمانی مندرج در سند چشم انداز بیست ساله و مسوولیت ها و تکالیف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سیاستهای تعیین شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضایی (که به چشم‌اندازهای سرعت، دقت و صحت در رسیدگی به پرونده‌ها تاکید داشته و استفاده از منابع انسانی مسوولیت‌پذیر، آگاه و کارآمد و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای شبه قضایی برای رسیدگی به پرونده‌ها با به کارگیری فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات را توصیه می نماید ) ، چشم انداز و اولین برنامه راهبردی خود را تدوین و به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرایی کردن برنامه راهبردی سازمان ، برنامه جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان نیز تهیه و به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارائه شده است .
محور برنامه راهبردی پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوین و الکترونیکی به منظور ارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم است . به منظور فراهم سازی زمینه های لازم جهت اجرای موفقیت آمیز برنامه راهبردی سازمان و در قالب برنامه های کوتاه مدت ، مدیریت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعالیتهای مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .
در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1385 ، توسعه و پیاده سازی "نظام ثبت رایانه ای" را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه "بستر سازی و ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی" ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای "طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی" خواهد بود .
در خاتمه ضمن تشکر و سپاسگزاری از توجه خاص حضرتعالی نسبت به توسعه و رشد و شکوفایی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، استدعا دارد این سازمان را مستظهر به حمایتها و پشتیبانی های حکیمانه خود در مسیر توسعه قضایی ، توسعه پایدار کشور و خدمت به مردم و نظام جمهوری اسلامی ایران بفرمایید .
1- اهداف راهبردی سازمان
مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .
الف- اهداف استراتژیک محوری ( حوزه هایی برای توسعه سازمان )
این اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسیم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . این اهداف تا پایان برنامه راهبردی مبنای برنامه ریزی و فعالیت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنین برای عملی ساختن این اهداف , بررسی ، تحقیق و شناسایی رهیافت ها , راه کارهای و برنامه های مناسب ، پیش نیاز تهیه طرح ها و پروژه های مربوطه خواهد بود .