اصول حسابداری
حسابداری به عنوان یک نظام پردازش اطلاعات ، داده های خام مالی را دریافت نموده آنها را به نظم در می آورد .
محصول نهایی نظام حسابداری گزارش ها و صورت های مالی است که مبنای تصمیم گیری اشخاص ذی نفع ( مدیران ، سرمایه گذاران ، دولت ها و .
.
) قرار می گیرد .
ماهیت
یک حسابدار متخصص ، در آینده می تواند مدیر مالی یک سازمان یا شرکت گردد یعنی می تواند به مدیریت یک شرکت ایده بدهد که منابع موجودش را در چه راههایی سرمایه گذاری نماید تا استفاده بهینه کند و یا اگر شرکت به منابع مالی جدید نیاز داشت یک مدیر مالی براساس دانش آکادمیک خود می تواند بگوید که از چه طریقی باید تأمین مالی کرد و مجموع این فعالیت ها خارج از توانایی یک حسابدار تجربی است .
حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که با فراهم کردن اطلاعات لازم کمک می کند تا سرمایه گزارها ، اعتبار دهندگان ، مدیران و دولت نسبت به مسائل اقتصادی بهتر بتوانند تصمیم بگیرند .
برای مثال اگر شخصی بخواهد در یک شرکتی سرمایه گذاری کند تمایل دارد که وضعیت مالی آن شرکت و یا نتایج عملیات آن شرکت را طی سالهای قبل بداند .
موضوعاتی که به صورت گزارش های مالی توسط حسابداران تهیه می شود .
حسابداری به منظور جوابگویی به نیازهای انسان به وجود آمده است به همین دلیل با گذشت زمان و به موازات گسترش فعالیت های اقتصادی و افزایش پیچیدگی آن ، هدف ها و روش های حسابداری برای جوابگویی به نیازهای اطلاعاتی ، توسعه یافته است چرا که اشخاص ، شرکت ها و دولت برای تصمیم گیری در مورد توزیع مناسب منابع مالی نیاز به اطلاعاتی قابل اتکا دارند که این اطلاعات را به یاری حسابداری می توان بدست
آورد .
از سوی دیگر انجام سرمایه گذاری یکی از مواد ضروری و اساسی در فرآیند رشد و توسعه اقتصادی کشور است و سرمایه گزاران نیز از بعد عرضه سرمایه ، تا حد امکان سعی دارند منابع مالی خود را به سویی سوق دهند که کمترین ریسک و بیشترین بازده را داشته باشد یعنی به دنبال برآورد ریسک سرمایه گذاری ها خواهند بود این در حالی است که یکی از مبانی اساسی برای محاسبه ریسک بازار شرکت ها ، استفاده از اطلاعات تولید شده توسط سیستم حسابداری است .
از سوی دیگر انجام سرمایه گذاری یکی از مواد ضروری و اساسی در فرآیند رشد و توسعه اقتصادی کشور است و سرمایه گزاران نیز از بعد عرضه سرمایه ، تا حد امکان سعی دارند منابع مالی خود را به سویی سوق دهند که کمترین ریسک و بیشترین بازده را داشته باشد یعنی به دنبال برآورد ریسک سرمایه گذاری ها خواهند بود این در حالی است که یکی از مبانی اساسی برای محاسبه ریسک بازار شرکت ها ، استفاده از اطلاعات تولید شده توسط سیستم حسابداری است .
رشته حسابداری از جمله رشته هایی است که از داوطلبان هر سه گروه آزمایشی ریاضی و فنی ، علوم تجربی و علوم انسانی دانشجو می پذیرد .
آینده شغلی ، بازار کار ، در آمد به نظر می رسد فارغ التحصیلان دوره های تحصیلات تکمیلی این رشته آمادگی و پختگی بیشتری برای حضور در بازار کار دارند .
نتیجه یکی از تحقیقات دانشگاه « کلمبیا » مبنی بر این بود که از دهه 70 به بعد همه شرکت های فوق ، شرکت هایی بوده اند که مدیر آنها تحصیلات مالی داشته است چون از این دهه به بعد اطلاعات نقش مهمی پیدا کرده است و مهمترین اطلاعات نیز ، اطلاعات مالی است که تأثیر بسیاری در تصمیم گیری روسای شرکت ها دارد .
فرصت های شغلی یک حسابدار بسیار گسترده است و از پایین ترین سطح تا بالاترین سطح را در بر می گیرد و با وجود اینکه در دانشگاههای مختلف کشور اعم از دولتی ، غیر انتفاعی و آزاد ، دانشجویان بسیاری در رشته حسابداری تدریس می کنند اما تعداد فارغ التحصیلان بیکار این رشته از بیشتر رشته ها کمتر است چون از یک مؤسسه کوچک گرفته تا بزرگترین کارخانه های کشور حداقل برای تهیه اظهار نامه مالیاتی به حسابدار نیازمند هستند .
همچنین دانش حسابداری در بخش مالیات کاربرد وسیعی دارد چون محاسبه سود به یاری حسابداری امکان پذیر است و تعیین مقدار سود نیز مبنای محاسبه مالیات شرکتها اعم از دولتی و خصوصی می باشد .
فارغ التحصیلان این رشته پس از اتمام تحصیل می توانند در سطوح مختلف و شاخه های متفاوت عهده دار انجام امور مالی گردند که شرح آن چنین است : الف .
حسابداری فارغ التحصیلان می توانند در کلیه مؤسسات و واحدهای تجاری اعم از دولتی یا خصوصی به عنوان حسابدار در شاخه های زیر مشغول کار شدند : حسابداری مالی : در کلیه شرکت ها و مؤسسات تجاری و غیر انتفاعی .
حسابداری صنعتی : در کلیه واحدهای صنعتی و شرکتهای تولیدی .
حسابداری دولتی : در کلیه سازمان ها و ادارات دولتی به عنوان حسابدار یا عامل ذی حساب .
حسابداری مالیاتی : در ادارات دارایی .
حسابداری بیمه : در موسسات بیمه .
حسابداری بانک ها : در شعبه ها و سرپرستی بانکها .
حسابداران پس از مدتی اشتغال به کار حسابداری می توانند در سمت مدیریت مالی واحدهای تجاری ، ایفای نقش نمایند .
ب .
حسابرسی فارغ التحصیلان رشته حسابداری قادرند با توجه به شاخه های حسابداری در بند الف در حرفه حسابرسی شاغل شوند .
شاغلان حرفه حسابرسی در یک تقسیم بندی کلی به دو گروه اصلی تفکیک می شوند : حسابرسان داخلی : این گروه از حسابرسان ، کارمند واحد مورد رسیدگی هستند در واقع رابط میان هیأت مدیره و شرکت بوده و گزارش رسیدگی خود را به طور هفتگی ، ماهانه یا سالانه به مدیر عامل و هیأت مدیره ارائه می دهند .
این گروه از حسابرسان عملیات داخل واحد تجاری را رسیدگی می کنند .
حسابرسان مستقل : این گروه از حسابرسان ، افرادی هستند که در مؤسسات حسابرسی مشغول کار هستند و براساس قرار دادن میان شرکتها یا سازمانها با این مؤسسات ، عملیات حسابداری مالی واحد تجاری را براساس اصول و موازین حسابداری مورد رسیدگی قرار می دهند و گزارش خود را به مجمع عمومی صاحبان سهام ارائه می کنند در واقع حسابرسان مستقل رابط میان صاحبان شرکت و هیأت مدیره شرکت می باشند .
در حال حاضر در ایران ، سازمان حسابرسی به عنوان یک سازمان دولتی ، بزرگترین مؤسسه حسابرسی است و در کنار آن سایر مؤسسات حسابرسی دولتی و خصوصی مشغول فعالیت می باشند .
توانایی های مورد نیاز و قابل توصیه داشتن شم ریاضی در رشته حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است به همین دلیل دانش آموزان رشته ریاضی در این رشته موفقتر هستند البته این بدان معنا نیست که دانش آموزان رشته علوم انسانی قادر به ادامه تحصیل در رشته حسابداری نیستند ، بلکه باید تلاش کنند تا از دانش ریاضی خوب و یا حداقل متوسطی برخوردار باشند .
همچنین یک حسابدار باید بتواند به خوبی گزارش کارهای خود را ارائه دهد .
بنابراین باید در ادبیات فارسی مسلط بوده و نگارش خوبی داشته باشد این ویژگی بخصوص در سطوح بالاتر این رشته یعنی حسابرسی و مدیریت مالی اهمیت بسیاری دارد .
در آزمون هر سه گروه آزمایشی درس ریاضی به عنوان مهمترین درس این رشته ضریب 4 دارد .
دانشجوی حسابداری باید صادق و راز دار باشد چون در آینده تمام اسناد و مدارک یک سازمان را در اختیار دارد و اگر فرد راز دار و در کل با اخلاقی نباشد لطمات زیادی به آن شرکت و در نهایت به جامعه وارد می آورد .
این مساله بخصوص در حسابرسی اهمیت بیشتری دارد زیرا اگر یک حسابرس که وظیفه بررسی گزارشات مالی یک سازمان و تأیید صحت و سقم آن را بر عهده دارد درستکار نبوده و یا شهامت ابزار مشکلات را نداشته باشد می تواند به نابسامانی های اداری و مالی یک جامعه دامنه بزند .
و بالاخره یک حسابدار برای موفقیت در این دنیای پر از رقابت و تغییر و تحول باید خلاق مبتکر ، صبور و منضبط باشد .
علاقه به امور مالی و تجزیه و تحلیل های آن عامل موفقیت دانشجوی حسابداری است .
وضعیت ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر تا مقطع دکترا امکان ادامه تحصیل وجود دارد .
نظر یک فارغ التحصیل مشغول به کار در این رشته : دانشجوی این رشته باید تحمل ساعتها کار در پشت یک میز و صندلی و سر و کار داشتن با اعداد و ارقام را داشته باشد .
همچنین باید دقیق و منظم باشد تا در جمع بندی اعداد و ارقام دچار مشکل نگردد .
وضعیت نیاز کشور به این رشته در حال حاضر آموزش حسابداران و شرکت مؤثر در فراهم آوری اطلاعات مالی دقیق و قابل اعتماد و تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای توسعه پایدار در کشور در حال توسعه ای مانند ایران اهمیت فراوانی دارد چرا که وجود اطلاعات دقیق ، اعتماد بر انگیز به موقع و مربوط به فعالیت اقتصادی نه تنها لازم ، بلکه حیاتی است .
علاوه بر این اطلاعات مالی حاصل از فعالیت اقتصادی که به وسیله نظام های حسابداری گزارش می شود می تواند از انحراف مسیر پیش بینی شده ، اتلاف منابع اقتصادی و اخلال در برنامه های توسعه اقتصادی جلوگیری کند .
دکتر ثقفی نیز در این باره می گوید : « چون این رشته فقط به کلاس و معلم نیاز دارد متأسفانه در سالهای اخیر بسیاری از شهرهای دور افتاده که حتی یک حسابدار مجرب و متخصص ندارد ، رشته حسابداری را با استفاده از اساتید کم تجربه دایر کرده است و در نتیجه فارغ التحصیلان دانشگاههای فوق حسابدارنی نا کارآمد هستند که نمی توانند جذب بازار کار شوند.
البته آنچه گفته شد شامل حال فارغ التحصیلان توانمند این رشته نمی شود چون هر فرد سرمایه گذار و هر مؤسسه اعتباری برای سرمایه گذاری یا اعتبار دادن به حسابدار نیاز دارد .
نکات تکمیلی چند سال پیش وقتی آقای .
ت ریاست یکی از کارخانه های ایران را بر عهده گرفت با اخم های درهم و چهره های عبوس کارگرانی روبرو شد که 6 ماه بود حقوق نگرفته بودند و امید چندانی نیز به رئیس جدید نداشتند اما رئیس جدید که فارغ التحصیل رشته حسابداری بود با مدیریت قوی و درست خویش نه تنها کارخانه مورد نظر را از ورشکستگی نجات داد ، بلکه امروزه این کارخانه یکی از مهمترین کارخانه های کشور است که محصولات آن به خارج کشور صادر می گردد و در حال حاضر نیز نحوه کار رئیس یاد شده به عنوان یک شیوه نوین در دانشگاهها تدریس می شود .
مقررات مالی ماده 57 : ابتدای سال مالی شرکت اول فروردین ماه و انتهای آن آخر اسفند ماه همان سال خواهد بود به استثنای سال اول تاسیس که از تاریخ تشکیل تا پایان اسفند ماه است .
ماده 58 : هیئت مدیره موظف است نسخه ای از گزارش ها و صورت های مالی پایان دوره از قبیل تراز نامه و حسابهای عملکرد سود و زیان و پیشنهاد نحوه تقسیم سود خالص و بودجه پیشنهادی را پس از آماده کردن حداکثر تا یک ماه قبل از تشکیل اولین جلسه مجمع عمومی برای رسیدگی به بازرس / بازرسان تسلیم نموده و علاوه بر آن هر سه ماه یک بار تراز آزمایشی حسابهای شرکت را همراه تجزیه و تحلیل فعالیت سه ماه شرکت تهیه و در اختیار بازرس / بازرسان قرار دهد و نسخه ای از آنها را نیز به وزارت تعاون ارسال دارد .
ماده 59 : وزارت تعاون می تواند در صورت تقاضا و شکایت اعضاء و یا مشاهده نقص یا تخلف در امور تعاونی به منظور نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی در حدود امکانات از تعاونی ها ، حسابرسی فعلیه ، هزینه های حسابرسی بر عهده شرکت خواهد بود .
مدیران شرکت موظف است با حسابرس یا حسابرسان منتخب کمال مساعدت را بنماید و کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز را در اختیار حسابرس قرار دهند .
ماده 60 : در تهیه و تنظیم اسناد حسابداری ، دفاتر قانونی ، صورتهای مالی نهایی ، رعایت اصول و موازین حسابداری و روشهای متداول و قابل قبول در حسابداری و همچنین رعایت قوانین و مقررات جاری الزامی است .
ماده 61 : هدایا و کمک های بلاعوض در صورتی که از طرف اعطا کننده برای مصرف خاصی تعیین نشده باشد بصورت زیر در حسابها منظور خواهد شد .
I .
اگر نقدی باشد به حساب سود و زیان ( جاری و یا به حساب اندوخته احتیاطی سرمایه ای ) .
II .
اگر غیر نقدی باشد به حساب دارایی ، در قبال کمک های بلاعوض یا اندوخته احتیاطی منظور خواهد شد که در هر صورت محاسبه استهلاک آن به عهده گیرنده هدایا می باشد .
ماده 62 : افتتاح هر نوع حساب نزد بانکها ، صندوق تعاون و سایر مؤسسات اعتباری پس از تصویب هیئت مدیره با امضاهای مجاز معرفی شده از طرف هیئت مدیره امکان پذیر خواهد بود .
ماده 63 : سود خالص شرکت در هر سال مالی عبارت است از درآمدهای دوره مالی منهای هزینه های دوره مالی از سود خالص تعاونی ها در صورتی که مشمول مالیات باشند مالیات مربوط محاسبه و کسر و در آمد خالص پس از کسر مالیات حاصل می گردد .
ماده 64 : سود خالص شرکت در هر سال مالی به ترتیب زیر تقسیم می شود : 1 .
از حداقل پنج درصد به بالا با تصویب مجمع عمومی به عنوان ذخیره شرکت به حساب ذخیره قانونی منظور می شود .
تبصره 1 : ذخیره قانونی تا زمانی که مبلغ کل ذخیره حاصل از درآمدهای مذکور به میزان یک چهارم معدل سرمایه سه سال اخیر شرکت نرسیده باشد الزامی است .
تبصره 2 : شرکت می تواند تا حداکثر یک دوم ذخیره قانونی را جهت افزایش سرمایه خود به کار ببرد .
2 .
حداکثر پنج درصد از سود خالص به عنوان اندوخته احتیاطی به پیشنهاد هئیت مدیره و تصویب مجمع عمومی به حساب مربوط منظور می گردد و نحوه مصرف آن با تصویب مجمع عمومی است .
3 .
چهار درصد از سود خالص به عنوان حق تعاون و آموزش به صندوق تعاون واریز می گردد .
4 .
درصدی از سود جهت پاداش به اعضاء ، کارکنان ، مدیران و بازرسان به پیشنهاد هیئت مدیره و تصویب مجمع عمومی تخصیص داده می شود .
5 .
پس از کسر وجوه فوق باقیمانده سود خالص بین اعضا به تناسب آن تقسیم می گردد .
تبصره 3 : هئیت مدیره می تواند از حل بند 2 ( ذخیره احتیاطی ) درصدی از سود شرکت را برای انجام امور خیریه و علم المنفعه تخصیص دهد .
تبصره 4 : تقسیم باقیمانده سود خالص مذکور در بند 5 تا جبران زیان انباشته شرکت امکان پذیر نیست .
نگاهی اجمالی بر سری تحول استانداردهای حسابداری هر حرفه جهت ایجاد هماهنگی و یکنواختی باید دارای اصول و مقرراتی بوده و نظارت بر رعایت این اصول و مقررات به عهده ی یک نهاد ذیصلاح قانونی باشد .
حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد در طی سال های 1970 و 1980 اصول پذیرفته شده حسابداری تحت تأثیر هیأت تدوین استانداردهای حسابداری مالی (FASB) و هیأت اصول حسابداری ( APB ) بود .
از سال 1962 تا 1973 هیأت تدوین اصول حسابداری بیانیه های صادر نمود که برخی از آنها هنوز جزء اصول پذیرفته شده حسابداری می باشد .
در سال 1973 هیأت تدوین استانداردهای حسابداری مالی تشکیل گردید و کار هیأت اصول حسابداری را دنبال نمود.
هیأت استانداردهای حسابداری مالی ، سازمانی است مستقل که بدون وابستگی به دولت عمل می کند .
اظهارات ( نقطه نظرات ) هیأت تدوین استانداردهای حسابدار مالی بیانیه استانداردهای حسابداری مالی نامیده می شود .
به موجب قوانین کنگره ای ایالات متحده آمریکا کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC) تشکیل گردید و یکی از وظایف آن تدوین قوانین حسابداری بود .
بنابراین کمیسیون بورس و اوراق بهادار از سالهای پیش به نوعی در تحمل نظرات خود در جهت حفظ منافع سرمایه گزاران در شرکتهای سهامی عام ، در سیاست های تدوین اصول و استانداردهای حرفه حسابداری نفوذ داشت .
تدوین استانداردهای حسابداری برای هیأت تدوین استانداردهای حسابداری مالی ، کمیسیون بورس و اوراق بهادار و گاهی برای کنگره ای ایالات متحده فرآیندی پیچیده به شمار می رود .
نوشته شده توسط Omid Adelante در ساعت / 1 : 35 PM لینک / 5 نظر Tue .
امور بانک ها که به کنترل کلیه بانک ها می پردازد به این طریق که کلیه ی واریزها توسط مشتریان و کلیه ی درآمدهای ثبت شده کنترل و ماهانه مغایرت گیری می شود فیشهای پرداختی توسط مردم با یک بردار از بانک به اداره می آید و فیش ها با بردار مطابقت داده می شوند.
کلیه ی حساب ها به شماره حساب مرکزی 16 و 31 واریز شده و ثبت می شوند و مغایرت گیری می شوند.
ثبت وقتی قبضی صادر میشود: حساب دریافتنی...
درآمد...
ثبت زمان دریافت وجه: بانک...
حساب دریافتنی...
تنخواه گردان که طبق استاندارد حسابداری بیمه تامین اجتماعی از روش تنخواه گردان ثابت یعنی ابتدای هر دوره مالی مبلغی را نزد تنخواه گردان قرار می دهند تا کلیه هزینه های جاری را از آن محل پرداخت کنند و با توجه به اسناد و مدارک هزینه شده مجددا همان مبلغ هزینه شده را دریافت می نمایند و ثبت حسابداری آن به شکل انجام می شود.
ثبت افتتاح حساب تنخواه در ابتدای دوره: تنخواه گردان...
بانک...
ثبت پرداخت هزینه جاری از محل تنخواه و شارژ تنخواه از محل بانک: هزینه های جاری...
تنخواه گردان...
نگهداری و حفاظت اموال که کلیه اموال و مستغلات طبقه بندی و کنترل می گردد به این شکل که اثاثه و ملزومات طلاکوبی می شوند.
وسائط نقلیه به جز پلاک خودرو جهت انبار پلاک کوبی می شوند و همچنین ساختمان ها پلاک کوبی می شوند که بتوان طبقه بندی مناسب داشته باشیم تا بتوان در پایان سال به نحوی درست طبقه بندی شود و سند حسابداری آن ها صادر شود.
هزینه استهلاک دارایی ثابت...
استهلاک انباشته دارایی ثابت...
هر دارایی از محل طبقه بندی خود مستهلک می شود و کاری به دارایی دیگر ندارد.
صدور سند حسابداری کلیه ی اسناد حسابداری بیمه تامین اجتماعی از طریق سیستم حسابداری کامپیوتری با برنامه نرم افزاری مخصوص این اداره انجام می شود که به صورت کوینگ تعریف شده اعمال می شود به این صورت که کد حساب جداگانه، معین جداگانه و تفضیلی مجزا می باشد و از طریق کدینگ حساب ثبت می شود.
توضیح این که به حساب های پنج گانه به این شکل که دارایی ها 100 بدهی ها 200 هزینه ها 300 درآمدها 400 و سرمایی ها 500 استفاده می شود.
مبحث بایگانی اسناد کلیه ی مدارک مربوط به یک سند به صورت مرتب و منظم پیوست سند حسابداری می شود و به ترتیب شماره اسناد نگه داری می شود که باید هر سند دارای آدرس و مشخصه کافی باشد که هنگام دسترسی به آن دچار مشکل نشویم.
مبنای تهیه صورتهای مالی براساس قانون تشکیل شرکتهای بیمه تامین اجتماعی و دستورالعمل تجدید ارزیابی وزارت نیرو یکبار به تاریخ(29/12/71) کلیه داراییهای تجدید ارزیابی شده و مبنای صورتهای مالی از تاریخ 29/12/71 بهار تمام شده تاریخی می باشد.
در موارد مقتضی از ارزشهای جاری نیز استفاده شده است.
خلاصه اهم رویه های حسابداری برای دارائیهای ثابت مشهودی که در خلال ماه تحصیلی و مورد بهره برداری قرار می گیرند استهلاک از اول ماه بعد محاسبه و در حسابها منظور می گردد.
استهلاک آن دسته از دارائیها که به بهره برداری رسیده و بهره برداری از آن متوقف شده معادل 30% نرخ استهلاک جدول بالا منعکس و دارائی مذکور در سایر دارائیها و طبقه بندی و استهلاک از قیمت تمام شده دارائی کسر می شود آن دسته از دارائیهایی که خریداری یا ایجاد گردیده و در انبار نگهداری یا استفاده نگردیده اند مشمول استهلاک نمی باشند.
هزینه های تامین منابع سرمایه ای در طول دوره ساخت(یا قرارداد مشارکت مدنی) به حساب دارائیها منظور شده و هزینه سود تضمین شده تسهیلات پس از آغاز بهره برداری(یا عقد قرارداد) به حساب هزینه منظور می گردد.
دبیرخانه دبیرخانه قلب یک سازمان می باشد.
ماشین نویسی، دفترداری، بایگانی و در اصل کارهای مربوط به امور اداری از جمله کارهای دبیرخانه می باشد.
بایگانی بایگانی دارای مفاهیم و معانی دوگانه ای به شرح زیر است: بایگانی به مفهوم فن، طبقه بندی، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک برطبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دست یافت.
بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد برطبق ضوابط معین و علمی.
بایگانی نامه های اداری به دو دسته تقسیم می شود: 1- نامه های عادی 2- نامه های محرمانه نامه های عادی در دفتر اندیکاتور عادی ثبت می شود و دارای مهر مخصوص به خود می باشد.
نامه های محرمانه در دفتر جداگانه و با مهر محرمانه به ثبت می رسد.
از نظر بایگانی بصورت موضوعی می باشد که هر نامه از ابتدا تا انتهای کار در یک زونکن مخصوص به خود جمع آوری می شود.
جمع آوری مرخصی ها و گزارش آن 15 روز به 15 روز به مدیریت مالی ارجاع می شود و در کارت مرخصی های هر فرد زده می شود.
از جمله مسئولیتهای دبیرخانه جمع آوری آمار و اطلاعات ماهانه کارکنان و همچنین حضور و غیاب کارکنان می باشد.
برای مرخصی ابتدا برگ مرخصی توسط متقاضی پر می شود و مدت آن و شروع و خاتمه آن در برگه مرخصی مشخص می شود و متقاضی باید ابتدا جایگزین خود را در برگه مشخص نماید و جهت امضاء از مسئول قسمت و مدیر اداره مراجعه می کند و در دفتر مرخصی ها به ثبت می رساند.
برگه ماموریتها، تایپ نامه ها، امضای مدیر، ثبت در دفتر اندیکاتور و ارسال آن به مقصد مورد نظر، ارجاع نامه به مسئول و پاراف آن و پیگیری نامه ها و ارسال آن به مقصد به عهده ی دبیرخانه می باشد.
کلیه نامه هایی که در بایگانی نگهداری می شوند طی 15 سال حق از بین برد آنها را نداریم و بعد از 15 سال زیر نظر مسئولان شرکت می توان آنها را از بین برد.
وظایف و تعریف دبیرخانه دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره ی امور دفتری سازمان را براساس روشهای تدوین شده و معین عهده گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردی نامه های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می نماید.
در حقیقت وظیفه مهم دبیرخانه عبارتست از نظارت بر عملیات دریافت، ثبت، توزیع نامه های وارده و صادره در هر سازمان و یا خلاصه اینکه می توان وظایف دبیرخانه را به صورت زیر بیان کرد.
وصول اطلاعات رسیده(نامه های وارده)- کنترل و تفکیک نامه های وارده- طبقه بندی نامه های وارده- تشخیص نامه های وارده و صادره- ثبت نامه های وارده و صادره- ارجاع نامه های وارده- پیگیری نامه های اداری- پاسخگویی نامه اداری- حفظ و نگهداری اسناد و مدارک سازمان- گردش مکاتبات سازمان- وجود آمار و ارقام مکاتبات سازمانی.
دفاتر دبیرخانه جهت انجام اداره ی امور دفتری و گردش مکاتبات در سازمانها استفاده از دفترخایی که مجله شده و فرمهای دبیرخانه هستند اجتناب ناپذیر است.
بنابراین سازمانهای دولتی در ایران تا قبل از سال 1345 از دفاتر(فرمهای) غیراستاندارد که برحسب سلیقه شخصی و یا بطور سنتی در سازمانهای اداری وجود داشته است استفاده می نموده اند.
دفتر اندکس بایگانی این دفتر یکی از مهمترین دفاتر بایگانی محسوب می شود.
در این دفتر چند ستون پیش بینی شده اند که ستون اول اختصاص به شماره ی اندیکاتور و ستون مقابل آن مخصوص ثبت شماره پرونده همان نامه است.
دفتر اندیکاتور دفتری است که کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره سازمانها در ارتباط با نیازهای گردش مکاتبات سازمان و به منظور امکام مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر در آن ثبت و به علت است که به آن دفتر ثبت یا دفتر ثبت نامه های وارده و صادره نیز گفته می شود.
کلیه نامه های وارده و صادره سازمانها که مربوط به عملکرد یک ساله سازمان می باشند می بایستی در دفتر اندیکاتوی همان سال ثبت شوند.
زیرا از دفتر اندیکاتور برای ثبت نامه های وارده و صادره سالهای بعد نمی توان استفاده نمود.
علت این مسئله یکی موضوع امحاء اسناد و مدارک سازمانها است که از طرف سازمان اسناد ملی ایران مصوبه شورای این سازمان تعیین گردیده و مدت زمان نگهداری دفتر اندیکاتور را 15 سال تعیین نموده است.
علت دیگر شماره های ردیف و مسلسل دفتر اندیکاتور می باشد و چون به این ترتیب که هر شماره دفتر جهت سندیت یک نامه صادره و یا نامه وارده می بایستی اختصاص یابد به همین جهت امکان به کارگیری یک دفتر اندیکاتور استفاده شده برای یک سال تعیین شده است.
دفتر اندیکاتور دارای دو بخش می باشد: 1.
شرح نامه های رسیده 2.
شرح نامه های فرستاده شده در قسمت نامه های رسیده نامه ها با عنوان و خلاصه ای از متن نامه در آن قسمت ثبت می شوند با ذکر تاریخ و شماره نامه در بخش دوم نامه های ارسالی است که با عنوان و خلاصه ای از نامه و تاریخ نامه.
جوابگویی به تلفنها- ثبت شماره کنتور ارباب رجوع در دفتر مخصوص ثبت می شود.
دفتر اتفاقات شامل شکستگی ها و ترکیدگی لوله ها در سطح شهر همراه با تاریخ و ساعت تماس و ثبت در فرم اتفاقات و ارجاع به مسئول اتفاقات جهت رفع مشکل.
اداره ی امور بایگانی اداره ی امور بایگانی هر سازمان با استفاده از سه روش صورت می گیرد: 1.
نظام متمرکز 2.
نظام غیر متمرکز 3.
نظام پراکنده لازم به ذکر است که بایگانی شرکت توزیع برق براساس بایگانی پراکنده عمل می کند در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان موظف به حفظ و نگاهداری اسناد و مدارک و سوابق اداری خود می باشند که این شیوه مورد توجه و توصیه سازمانهای اداری نیست لذا پیشنهاد می گردد با برنامه ریزی صحیح و تهیه امکانات از قبیل جای وسیع و مناسب و وسایل دیگر.
فصل سوم: نتیجه گیری و پیشنهادات این دوره برای من تجربیات فراوانی در بر داشت.
امیدوارم برای تمامی کسانی که در این رشته تحصیل می کنند این موقعیت پیش آید تا بتوانند از این طریق کسب تجربه نمایند.
این تجربه ای بود برای اینکه اگر در آینده در یکی از ادارات مشغول به کار شدم بتوانم بهتر از عهده کارهایم برآیم.
دانشگاه آزاد اسلامی واحد خمین موضوع: گزارش کارآموزی استاد راهنما: سرکار خانم مسلمی تهیه و تنظیم: مهدی سبزآبادی بهار 1388 تشکر و قدردانی: با تشکر و سپاس از همه ی عزیزانی که من را در گردآوری و تهیه این پروژه یاری نموده اند بخصوص از استاد گرامی سرکار خانم مسلمی تقدیم به جویندگان علم و دانش دارائیهای ثابت مشهودنرخ استهلاکروش محاسبهساختمانها و مستحدثات10% و 7%مستقیموسائط نقلیه20%مستقیمتجهیزات100% و 10%مستقیماثاثه و منصوبات10%مستقیم