دانلود گزارش کارآموزی مدیریت

این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد.

از آنجا که MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میکند.

به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS مبحث دیگر مقاله، درباره آن می‌باشد.

متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است.

بعد از بررسی اجزای MIS به سیستم‌های اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS) ، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره بر روی این سیستم‌ها دیگر مبحث مقاله می باشند.

آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد چکیده این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد.

آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد.

مقدمه موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم: 1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.

مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند.

اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد.

از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی 2-کنترل بروکراتیک 3-کنترل کاریزماتیک 4-کنترل اینفورماتیک .

درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد.

دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید.

دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند.

دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود.

دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود.

مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد.

ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).

باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند.

دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32).

عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.

درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است.

آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود.

بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند.

این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی.

بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهیم سیستمها سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند.

درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند.

بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود.

دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد.

مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می شود.

بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد.

مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12).

وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و….می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می باشد، تبدیل می کند .مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند.

هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند.

یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود.

یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست.

حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است.

البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد.

یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد.

مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی، سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد.

وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود.

برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد.

یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد.

این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است.

یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند.

یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .

یک سیستم اطلاعات چه کار می‌کند؟

یک سیستم اطلاعات سه فعالیت عمده انجام می‌دهد (شکل 1).

ابتدا اطلاعاتی را از منابع درون سازمانی یا برون سازمانی به عنوان ورودی دریافت می‌کند.

سپس بر روی اطلاعات دریافت شده کارهایی انجام می‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سیستم را تولید کند.

در نهایت، اطلاعات تولید شده را در اختیار کاربر در نظر گرفته شده مثلاً یک مدیر یا یک کارمند قرار می‌دهد.

به عنوان مثال در یک سیستم اطلاعات رایانه‌ای که در بانک کار مربوط به حساب‌های پس‌انداز را انجام می‌دهد، اطلاعات توسط کارمند بانک وارد می‌شود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده‌ می‌شود.

هم‌چنین مشتری می‌تواند گزارش از کارکرد حساب خود را دریافت نماید.

4- آیا یک سیستم اطلاعات به رایانه احتیاج دارد؟

ضرورتی ندارد که سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای باشند اما اغلب سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای هستند.

عامل تعیین کننده در استفاده از رایانه این است که آیا یک سیستم اطلاعات با استفاده از قابلیت‌های رایانه می‌تواند بهبود یابد یا خیر؟

اگر یک سیستم دستی از افراد و رویه‌ها می‌توانند کاری را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دلیلی برای استفاده از رایانه نیست.

البته اغلب، حجم کارها افزایش می‌یابند، پیچیدگی رویه‌ها زیاد می‌شود، یا فعالیت‌ها خیلی به هم مرتبط می‌شوند و استفاده از رایانه می‌تواند بهبودهای لازم را ارائه کند.

سیستم‌های اطلاعات که از رایانه استفاده می‌کنند سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای2 گفته‌ می‌شوند.

5- چرا از سیستم‌های اطلاعات استفاده می‌شود؟

معمولاً دو رویکرد در استفاده از سیستم‌های اطلاعات وجود دارد.

این دو رویکرد هر دو از ارزش بکارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت‌های سازمان سرچشمه می‌گیرند.

طرفداران این رویکردها به دنبال راه‌های بهره‌برداری از سیستم‌های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.

رویکرد اول: این رویکرد منحصراً به قابلیت‌های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینکه چگونه می‌توانند در بهبود کارایی استفاده شوند معطوف می‌گردد.

بنابراین تأکید بر میزان بهبود عملکرد سیستم‌ها از طریق کارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت‌های رایانه و فناوری ارتباطات.

رویکرد دوم: این رویکرد بر نقاط قوت و فرصت‌های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمرکز می‌کند.

این رویکرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیرد.

به عبارت دیگر به جای داشتن یک رویکرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم‌های اطلاعات است.

این رویکرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلکه اینکه رایانه چگونه می‌تواند به سازمان کمک کند مهم است.

6- به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می‌شود؟

سیستم‌های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت‌های سازمان هستند.

پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند: پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی کردن اطلاعات پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراک گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین کاربران (منتزاس3 1995).

7- مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعات سیستم‌های اطلاعات پتانسیل ارائه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛ (1) بهبود بهره‌وری، (2) بهبود اثربخشی و (3) مزیت رقابتی.

بهبود بهره‌وری: بهبود بهره‌وری وقتی رخ می‌دهد که با همان منبع یا کمتر بتوان کار بیشتری انجام داد.

در سازمانها، بهبود بهره‌وری در بهبود فرایندهای کاری اتفاق می‌افتد.

به عنوان مثال وقتی یک کارمند با استفاده از روش‌های جدید می‌‌تواند به جای پردازش 25 سفارش خرید، 50 سفارش را پردازش کند آنگاه بهره‌وری کار وی 2 برابر شده است.

سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در سریعتر، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام دادن کارها مؤثر باشند که از این طریق بهره وری را بهبود می‌دهند.

بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یک فرد یا یک سازمان در انجام دادن چیزهایی است که باید انجام شوند.

مدیری که شرایطی را که ممکن است مسئله‌ساز شوند پیش‌بینی می‌کند و علل را پیش از اینکه مشکل پدید آید بررسی می‌کند اثربخش‌تر از مدیری است که پیوسته مسائلی را باید حل کند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد.

سیستم‌های اطلاعات، اطلاعاتی ارائه می‌کنند که به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه‌های بهتر کمک می‌کنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می‌دهند.

مزیت رقابتی: سازمانی که با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره‌وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود که بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.

8- انواع سیستم‌های اطلاعات سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد.

مقاله «نوع‌شناسی سیستم‌های اطلاعات» یک دسته‌بندی از سیستم‌های اطلاعات ارائه می کند.

سیستم‌های اطلاعات سازمانی عبارتند از: سیستم‌های پردازش مبادلات4 سیستم‌های اطلاعات مدیریت 5 سیستم‌های اطلاعات اجرایی 6 سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری 7 سیستم‌های پشتیبان اجرایی 8 سیستم‌های خبره 9 سیستم‌های اتوماسیون اداری 10 سیستم‌های دانش‌ورزی 11 9- عناصر تأثیرگذار بر سیستم‌های اطلاعات در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه کرد: محیط سازمان: پایه تمام فعالیت‌های سازمان محیطی است که سازمان در آن فعالیت می‌کند.

محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، کیفیت و طبیعت اقداماتی که در انجام فعالیت‌های روزانه اتخاذ می‌کند تأثیر می‌گذارد.

عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از: مشتریان رقبا عرضه‌کنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان سازمانهای قانونگذار سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند که بر سیستم‌های اطلاعات تأثیر می‌گذارند.

استراتژی سیستم‌ها منابع انسانی مدیریت ساختار سازمانی معماری سیستم‌های اطلاعات اطلاعات سخت‌افزار نرم‌افزار ارتباطات کاربرد سیستم‌های اطلاعات 10- چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟

توسعه سیستم‌های اطلاعات در یک سازمان امری یکبار برای همیشه نیست بلکه باید به صورت دوره‌ای به کار توسعه سیستم‌های اطلاعات پرداخت.

این ویژگی از ویژگی‌های سیستمی تحمیل می‌شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آن را روز‌آمد کرد.

به همین دلیل سیستم‌ها دارای چرخه زندگی هستند.

سیستم‌های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند.

چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل‌گیری موضوع و نیاز به سیستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده، و نگهداری، در زمان نیاز به تغییر و بازطراحی پایان می‌یابد.

این چرخه دارای مراحل زیر است: مطالعه مطالعه اولیه مطالعه امکانپذیری تحلیل و طراحی عمومی بررسی سیستم فعلی تعیین نیازمندی‌های سیستم جدید طراحی سیستم جدید برنامه‌ریزی نحوه اجرا و پیاده‌سازی تحلیل و طراحی تفصیلی طراحی فنی برنامه‌نویسی و تست نرم‌افزار آموزش کاربر بررسی پذیرش کاربر پیاده‌سازی تبدیل داده‌ها استقرار سیستم اجرا رفع اشکالات نگهداری برا ی استقرارموفق یک سیستم اطلاعات در یک سازمان، طی این مراحل ضروری است.

طی این مراحل نیازمند بکارگیری متخصصان و مشاوران سیستم‌های اطلاعات است.

البته قبل از تهیه یک سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است که سازمان یک برنامه توسعه سیستم‌های اطلاعات تهیه کرده و در طول زمان و به تدریج سیستم‌های اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید کند.

تحلیل‌گر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یک از مراحل را تا حد لازم اجرا کرده و در طی مراحل با افراد و گروههای مدیران شرکت‌ها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار کسانی که از سیستم منتفع می‌شوند کاربران فروشندگان و عرضه‌کنندگان متخصصان فنی برنامه‌نویسان نرم‌افزار ارتباط برقرار می‌کند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر می‌گیرد.

تحلیل‌گر سیستم ممکن است به جای تولید یک نرم‌افزار، از بسته‌های نرم‌افزارهای از پیش ‌نوشته‌ شده موجود برای موضوع سیستم‌ اطلاعات استفاده کند روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد.

دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد.

افراد ماهر درحل مسائل کسانی هستند که محیط خودرا شناخته وسیستم های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملکرد وشبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خودتشخیص داده اند.

تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکرسیستمی است .

اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود.

(مک لوید 1378، 136).

حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند.

این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد.

این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200).

مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود.

درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد.

اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد.

دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم.

اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد.

متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11).

باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست.

درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است.

این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد.

او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد.

بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم‌ها را به یک روش دیگر ارائه کرد.

بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد.

یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود.

چهارنوع مدل وجوددارند.

فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند.

یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود.

ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود.

مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود.

درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154).

باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت.

وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.

چرخه حیات سیستم هرزیرسیستمی در سیستم‌های های اطلاعاتی رایانه‌محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد:آن متولد می شود، رشدمی کند، تا به بلوغ می رسد، عمل می کند ونهایت می میرد.

این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم[2] (SLC) نامیده می‌شود وشامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کاربردن.دوره حیات یک سیستم مستلزم گذراز مراحل استانداردی است که هریک به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد.

سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط کمترمفید وموثر واقع شود.

همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادترگردد.

مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است.

طول حیات هریک ازاین مراحل درسیستم ها متفاوت است (رولی 1380،9-198).

البته قابل ذکراست چون که امروزه اکثرسیستم ها بصورت رایانه‌ای طرح ریزی می شوند ورشد رایانه وفن‌آوریها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانه‌ای نسبتاً کوتاه می باشد.

اصل اساسی تجزیه وتحلیل یک سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیک سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی1370 ،313).

امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم ازمنحنی ها استفاده می کنند وبه آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهارجزء ومرحله متفاوت است که درکارآیی هرسیستمی تأثیر بسزایی دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاک (deterbation) (مومنی 72-314) اطلاعات برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعریفی ازاین دوراارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشند.

وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند.

پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند.

تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود.

پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است.

پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16).

اطلاعات درسیستم های سازمانی مختلط انسان وماشین ازمنابع زیرتغذیه می شود:1-دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت2-روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های های عامل3-روشهای انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیره‌سازی وبازیابی .

امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد.

ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند.

اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد.

مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند.

سبک سیستماتیک (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد.

سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر می دهد (Mcleod 1998,179).

ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم.

مدیرآشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود.

اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست.

آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود.

آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است.

دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید 1378،34).

افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست.

یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است.

ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.

سیستمهای اطلاعاتی همانطور که ذکرشد به علت گستردگی وپیچیدگی موجوددرسیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانه‌ای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات وپردازش سیستم های می پردازند روآورده اند.

البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ریزی کنند وبه چگونگی تغییرات واکنش دهند.

هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم هارا اداره می کنند وجود دارد.

وباید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی ازاین افراد عملاً سیستم های رایانه‌ای یا سیستم های فن‌آوری اطلاعات را طراحی می کنند.

تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند (Curtin et al 1998,23).

انبوه اطلاعاتی که درپایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدرزیادهستند که برای مدیران، بی معنی (وغیرقابل استفاده ) می شوند.

این آنارشی وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نیازبه یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن می باشد.

سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می دادند.

وقتی میزان دادوستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمارباشد، می توان کارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).

باتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند.

سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد.

درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است.

امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند.

درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند.

اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد.

یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد.

چنین سیستم اشتراکی فواید زیررا داراست: کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده های دقیقتر، (زیراداده ها دریک محل نگهداری می شوند وفقط نیازاست که روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 119،7) امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شرکتهای جهان رایج است.

طبق آماری، بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد.

بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).

سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ها همانطور که ذکرشد توسعه رایانه‌ها چه از بعدسخت افزاری وچه ازبعدنرم‌افزاری نقش بسزایی درتوسعه سیستمهای اطلاعاتی برای پردازش اطلاعات فراهم ساخت.

برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی بایدنسلهای ودوره های پیشرفت رایانه‌ها را بشناسیم: بطورکلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی کرده اند: سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می گردد.

این تقسیم بندی به شرح زیراست: 1-رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (که بیشترمکانیکی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها) تحول رایانه ازیک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است: 1-کوچک شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه های کارکردن آن .

به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند.

رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91).

رایانه‌های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند که قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.

امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریک میلیون ثانیه دارا می باشند که ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سکته تمامی مغزی وقلبی وژنتیک انسانی استفاده می شود.

مدارالکتریکی اصلی اکثرمیکرورایانه‌ها به شکل ذره ریزسیلیسیوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست.

رایانه شخصی یک میکرورایانه است که فقط توسط یک نفر، یا شاید چند نفری که درهمان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رایانه‌های شخصی رادرهرمکان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای کوچک وحتی منازل می توان یافت .دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکراست که استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد.

سیستم ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند.

مینی رایانه‌ها وسپس میکرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند.

امروزه یک سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یک رایانه‌ برآید (مک لوید1378،241،24،19).

اولین کاربرداصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم های دانش محور؛ همه این 5کاربرد، سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشکیل می دهند.

روشی که همه سیستم ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود.

دراواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد.

این گرایش افزایش علاقه بعضی از کاربران درتوسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود.

نامی که به این گرایش اطلاق شد کاربا رایانه استفاده گرنهایی است.

کاربرنهایی مترادف با کاربر می باشد باید درنظرداشته باشیم که کاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد: 1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.

رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وکوچک گذاشته است.

درکشورهای کوچکتر، محدودیتهای دولتی کاربرد فن‌آوری راکند می کند.

وقتی که دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا می‌شود.

ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهانی، توسعه داده اند.

دراکثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می باشد (Mcleod1998,4,22,23,28).

متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می کشند حال می خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم .

متخصصان اطلاعاتی متخصص اطلاعات می توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند.

وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند.

درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود.

متخصصین، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند.

این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش کارمتخصصین اطلاعات به شمار می رود.

متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وکلیه سیستم های خبره رااجرا می نمایند (مک لوید 1378، 188) .

متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند: 1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی که با استفاده گر، کارمی کند تحلیل گر سیستم ها است.

تحلیل گرسیستم ها به استفاده گر درشناساییی ودرک مساله کمک نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد.

هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید1378-6-185).

تحلیل گران سیستم ها درتعریف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21).

البته باید درنظرداشت که کارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست.

تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد (Mcleod1998,194) .

2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است.

هرموسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه دریک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مک لوید 1378،187).

بطورکلی کارباکاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های موردنیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد.

یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است که طوری سازماندهی وذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند.

این یکپارچگی منطقی رکوردهادرچندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود.

دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید ودستیابی به استقلال داده ها می باشند.

داده‌های زاید به این معنی است که داده های یکسان درچندپرونده ذخیره شوند.

استقلال داده ها توانایی تغییردادن درساختار داده ها بدون تغییردربرنامه هایی که داده ها راپردازش می کنند، می باشد.

استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها درجداول وفرهنگهایی که ازنظر فیزیکی از برنامه ها جداهستند، انجام می گیرد.

وقتی که شرکتی از مفهوم پایگاه داه ها پیروی می‌کند سلسله مراتب داده ها چنین می شود: