بانک اطلاعاتی چیست؟
در بانک اطلاعاتی تعاریف گوناگونی شده است که تعریف زیر از همه جامع تر به نظر می رسد : بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده ها عبارت اند از : حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارت اند از نتایجی که از ترکیب داده ها حاصل می گردند. مؤسسات و سازمان معمولاً سیستم های اطلاعاتی خود را به دو صورت تشکیل داده از آن ها استفاده می کنند.
استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده
در این روش در فایل های جداگانه قرار می گیرند و برای استفاده از داده های موجود در آن فایل ها، سیستم های جداگانه ای طراحی می شوند. به این نوع سیستم های اطلاعاتی سیستم پردازش فایل ها می گویند.
استفاده از بانک های اطلاعاتی
در این روش داده های موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می گیرند در چنین سیستمی کاربر می تواند بدون سر درگمی با صرف وقت اندکی، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده های موجود در بانک اطلاعاتی اخذ کند. امروزه اکثر مؤسسات و سازمان ها سعی می کنند از سیستم اطلاعاتی استفاده کنند. برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده مؤسسه ای را در نظر بگیرید که داده های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه ، تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه ای برای آن ها نوشته است.
کار سیستم حقوق، محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده های موجود در فایل حقوق، کار سیستم بیمه، پردازش داده های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده های موجود در فایل های تنبیه و تشویق می باشد. هریک از این سیستم ها می توانند خروجی مناسبی را تولید کنند، اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.