راهنمای استفاده از نرم افزار حسابداری و انبار آل ور Alver
تصویر شماره 1
با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی آیکون آل ور، منوئی ظاهر می شود که کلمه رمز را سوال می کند (تصویر شماره 1) پس از وارد کردن رمز، منو اصلی نرم افزار ظاهر می شود.
منوهای اصلی نرم افزار «آل ور» به چهار قسمت تقسیم می شود:
1) تعریف
2) اسناد
3) گزارش
4) ابزار
در صورت فشردن کلید Alt منوهای بالا فعال شده که با کلیدهای سمت چپ یا راست به سمت چپ یا راست حرکت می کند.
همچنین با قرار دادن ماوس بر روی اشکال منو، منوهای فوق تغییر رنگ می دهد و با فشردن کلیک فعال می شود.
1- تعریف: (تصویر شماره 3) کلیه تعاریف اولیه در این قسمت وارد سیستم می شود.
1- تعریف: (تصویر شماره 3) کلیه تعاریف اولیه در این قسمت وارد سیستم می شود.
1-1- تعریف حسابها: کلیه حسابها در سه سطح (کل، معین و جزء) تعریف شده است.
1-1-1- حساب کل: تصویر شماره 4 کلیه حسابهای کل در سیستم تعریف شده است.
2-1-1- حساب معین: تعدادی از این حسابها در سیستم قبلا تعبیه شده است.
در صورت نیاز می توان به تعداد لازم، حساب معین تعریف کرد.
مثلا در حساب اشخاص حساب کل و مشتریهای تهران به عنوان حساب معین می باشد.
به دو طریق می توان حساب معین تعریف کرد: 1- بر روی حساب کل مثلا اشخاص، کلید Ctrl+Insert را فشرد و سپس حساب معین مورد نیاز را تعریف کرد.
2- بر روی حساب معین کلید Insert را فشرد و حساب معین مودر نظر را افزود.
3-1-1- حساب جزء: (تصویر شماره 5) مجموعه این حسابها توسط کاربر اضافه می شود و کلیه افراد طرف حساب (مشتریان) در این قسمت افزوده خواهد شد.
به دو طریق می توان حساب جزء را تعریف کرد.
1- می توان بر روی حساب معین مثلا مشتریهای تهران کلید Ctrl+Insert را فشرد و سپس حساب جزء را تعریف ، و یا اینکه بر روی یکی از حسابهای جزء کلید Insert را فشرد تا حساب جزء مورد نظر اضافه شود.
در صورتی که بخواهیم مشخصات بیشتری از مشتری (فرد طرف حساب) را وارد سیستم نمائیم با فشردن Clik بر روی شمایل (Icon) اشخاص، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که موارد زیر جهت تکمیل اطلاعات فرد طرف حساب (مشتری) سئوال می شود.
(تصویر شماره 6) الف- نام کامل مشتری: در این قسمت می توان نام کامل مشتری به شکلی که باید در هنگام اخذ گزارش در آن درج شده باشد ثبت نمود.
ب- حداکثر اعتبار : حداکثر اعتباری که می توان برای مشتری مورد نظر قائل شد در این قسمت وارد می شود.
ج- کد اقتصادی: در صورت نیاز کد اقتصادی افراد طرف حساب (مشتریان) در این قسمت وارد می شود.
د- شماره و محل حساب: در این قسمت شماره حساب بانکی و محل آن مربوط به افراد طرف حساب (مشتریان) وارد می شود.
ه – در صورت نیاز به نشانی افراد طرف حساب (مشتریان) ، مواردی مانند کشور، شهر، آدرس، کد پستی، صندوق پستی، تلفن و فکس در این قسمت وارد می شود.
و- آدرس الکترونیکی (Email): در این قسمت آدرس الکترونیکی (Email) افراد طرف حساب (مشتریان) را می توان وارد نمود تا در صورت نیاز صورتحساب ایشان را از طریق پست الکترونیکی ارسال شود.
سپس با فشردن F2 کار ادامه می یابد.
4-1-1- ایجاد حساب بانک (تصویر شماره 1-5): این حساب توسط کاربر اضافه و کلیه بانکهایی که موسسه در آنها حساب دارد ایجاد می شود.
به این شکل که بر روی حساب معین موجودی بانک در حساب کل داراییهای جاری بعد از فشردن کلید Ctrl+Insert پنجره ایی در اختیار قرار می گیرد که می توان حساب بانک مورد نظر را تایپ نمود تا با فشردن کلید F2 ثبت شود.
5-1-1- ایجاد حساب هزینه (تصویر شماره 2-5): این حساب توسط کاربر اضافه و می توان به تعداد مورد نیاز تعریف نمود.
به این شکل که بعد از فشردن کلید Ctrl+Insert بر روی حساب معین هزینه های عمومی در حساب کل هزینه ها، پنجره ای دراختیار قرار می گیرد که می توان حساب هزینه مورد نظر را تایپ نمود و با فشردن کلید F2 حساب مورد نظر ثبت می شود.
1-2- تعریف کالا و اعلام موجودی (تصویر شماره 7): اگر روی گزینه تعریف کالا و موجودی اول دوره کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را فشار دهیم، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که می توان با فشردن کلید Insert مشخصات کالای جدید را وارد کرد.
الف – بعد از فشردن کلید Insert کد کالا سئوال می شود در این قسمت هم می توان مشخصه ایی از کالای مورد نظر تایپ شود.
ب- نام کالا در قسمت شرح کالا باید وارد شود که می توان به هر زبان (فارسی، انگلیسی یا ...) اقدام به این کار شود.
ج- مشخصه کالا: این قسمت برای کالاهایی می باشد که مشخصه ایی به غیر از نام کالا دارند مانند قطعات اتومبیل که دارای یک کتابچه کد می باشد و هر کالا دارای یک کد خاص است.
د- واحد کالا: در این قسمت واحد کالا سئوال می شود که می توانجهت هر کالا سه واحد کالا به ترتیب الویت استفاده درج نمود.
هـ- گروه کالا: گروه کالا مجموعه ایی است که کالای مورد نظر در آن قرار می گیرد.
برای مثال در یک فروشگاه موبایل، گوشی سام سونگ در گروه گوشی موبایل و جلد آن در گروه لوازم جانبی قرار می گیرد که باید در این قسمت تعریف شود.
در این قسمت می توان برای هر کالا تا سه گروه تعریف نمرود.
برای مثال گوشی دست دوم نوکیا در گروه گوشی – نوکیا – دست دوم قرار می گیرد.
و- میزان بحرانی: در این قسمت میزان حداقل مقدار موجودی کالا وارد می شود.
ز- کشور سازنده : در این قسمت می توان کشور سازنده کالا را معرفی کرد.
ح- شهر : در این قسمت شهر محل ساخت کالا تعریف می شود.
ط- بهای فروش : امکان دارد در یک فروشگاه برای هر کالا سه نوع قیمت وجود داشته باشد 1– خریده فروشی 2- همکار 3- عمده که انواع قیمت فروش در این قسمت وارد می شود.
1-1-2- موجودی اول دوره (تصویر شماره 8):در صورتی که بخواهیم موجودی اول دوره کالا را وارد نمائیم در پنجره ای تعریف کالا با کلید جهت یاب () بر روی کالای مورد نظر رفته سپس با کلید (Tab)، مکان نما به پنجره ی پائین منتقل می شود و با فشردن کلید Insert انبار (محل قرار گرفتن کالای مورد نظر)، تعداد موجودی کالا و بهای واحد و سپس بهای کل وارد می شود.
2-2- کاردکس حسابداری کالا (تصویر شماره 9): در این قسمت کلیه اطلاعات مربوط به کالا، مانند: جمع سود میانگین، موجودی، نوع عملیات (خرید یا فروش) مرجوعی، بهای واحد، بهای کل، سود میانگین، بهای میانگین،در اختیار قرار می گیرد.
به این ترتیب که اگر بر روی گزینه کاردکس حسابداری کالا کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که بعد از انتخاب نام کالای مورد نظر کلیه اطلاعات بالا در اختیار قرار می گیرد.
3-2- تعریف واحد کالا (تصویر شماره 10): اگر روی ا ین گزینه کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter)را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد.
که با فشردن کلید Insert می توان واحد کالای مورد نظر را وارد نمود.
4-2- تعریف انبار (تصویر شماره 11): اگر روی گزینه تعریف انبار کلید Enter را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که می توان با فشردن کلید Insert به تعداد نیاز: انبار برای سیستم حسابداری تعریف کرد.
5-1- بانک (تصویر شماره 12): این قسمت جهت تعریف یک لیست از بانکها بکار می رود، جهت تعریف بانک گزینه تعریف مشخصات حسابهای بانک بوسیله کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) انتخاب می گردد.
پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید Insert مشخصات بانک مورد نظر تعریف می شود.
6-1- تعریف آدرس: برای تعریف شهرها و کشورهای مورد نیاز در نرم افزار می باشد.
2- اسناد: تصویر شماره 13 کلیه عملیات روزانه حسابداری اعم از خرید و فروش و داد و ستد مالی در این قسمت انجام می شود.
الف- فاکتور خرید (تصویر شماره 14): اگر روی گزینه فاکتور خرید کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) و یا اینکه کلید Ctrl +P را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید Insert پنجره ای برای وارد کردن فاکتور خرید به شرح زیر در اختیار قرار می گیرد: تاریخ فاکتور (تصویر شماره 15): در این قسمت تاریخ فاکتور مورد نظر ثبت می شود.
شماره فاکتور دستی: در صورتی که در موسسه ایی از فاکتور دستی استفاده می شود می توان شماره فاکتور دستی را در این قسمت وارد نمود.
نام فروشنده:با فشردن کلید Tab در پنجره ای بعد از تاریخ نام فروشنده، اعم از شخص یا شرکت طرف حساب، سئوال می شود که با تایپ نام کامل یا قسمتی از ان می توان طرف حساب مورد نظر را یافت.
در صورتی که نام مشتری مورد نظر قبلا واردنشده باشد می توان با فشردن کلید Insert نام و مشخصات مشتری جدید را وارد کرد.
عنوان: برای وارد کردن نام مشتریانی که فقط یکبار با انها سروکار داریم استفاده می شود.
برای ثال شخصی کالایی را به ما می فروشد و ما با آن شخص فقط یکبار معامله کرده‌ایم و احتیاجی به ذخیره نام وی نداریم و فقط روی فاکتور باید اسم ایشان اورده شود.
(مشتریهای متفرقه): از این منو جهت ورود نام وی استفاده می شود.
فاکتور امانی (تصویر شماره 16): اگر فاکتور امانی باشد در مقابل گزینه فاکتور امانی با کلید اراکی (پایین رو) علام گذاشته می شود.
که در این صورت کالا به انبار افزوده می شود ولی شخص فروشنده از ما بستانکار مالی نمی شود.
در صورتی که این فاکتور قبلا امانی بوده و حال خواسته باشیم به قطعی تبدیل نماییم بعد از عوض کردن منو از امانی به قطعی تاریخ این عمل نیز سئوال می شود که مشتری از این تاریخ بدهکار یا بستانکار می شود.
و یا اینکه گزینه امانی به قطعی را انتخاب نموده و سپس در قسمت بعد تاریخ مشخص می شود که در این صورت تا تاریخ قید شده کالا به صورت امانی و از آن تاریخ به صورت قطعی عمل خواهد شد.
فاکتور مرجوعی (تصویر شماره 17): اگر کالای فروخته شده مرجوع شود ابتدا یک فاکتور خرید بنام شخصی که کالای خریداری شده را می خواهد به ما مرجوع کند باز می کنیم، بعد از گذاشتن علامت در قسمت مرجوعی و فشردن کلید Tab کلیه فاکتورهای فروخته شده به شخص مورد نظر ظاهر خواهد شد بعد از فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی فاکتور مورد نظر اقلام فروخته شده در ان فاکتور بدون رقم مقدار یا تعداد فقط با نام کالا و بهای واحد ظاهر می شود با انتخاب کالای مورد نظر و فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی نامن کالا تعداد کالای مرجوع شده وارد و سپس با فشردن کلید F2 و حذف بقیه اقلام موجود در این فاکتور به کمک کلید Delete و فشردن مجدد کلید F2 فاکتور مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
7- شماره فاکتور مرجوعی (تصویر شماره 18) : در صورتی که بند 5 فاکتور مرجوعی علامت خورده باشد شماره فاتو مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
توجه: در صورتی که نیاز به ثبت هیچکدام از اطلاعات بند 3 تا بند 7 نداشته باشیم با فشردن کلید Ctrl+ کار ادامه می یابد.
8- ردیف خرید کالا: نام کالای مورد نظر را انتخاب کرده و وارد می نماییم در صورتی ه نام کالا قبلا ثبت نشده باشد با فشردن کلید Insert می توان نام کالای جدید را وارد کرد.
سپس انباری که جنس خریداری شده وارد آن می شود، و بعد مقدار یا تعداد کالای خریداری شده وارد و سپس بهای واحد ثبت گردیده که خود سیستم بهای کل را در اختیار قرار می دهد و یا برعکس اگر نیاز به افزودن قلم کالای دیگری در فاکتور باشد با در فشردن کلید Pg Dn قلم کالای دیگر افزوده می شود.
در صورتی که نیاز به افزودن قلم کالای دیگر نباشد با فشردن کلید F2 و بعد Tab وارد قسمت نحوه پرداخت می شویم.
9- نحوه پرداخت (تصویر شماره 19) : در این قسمت نحوه پرداخت وجه فاکتور مورد نظر سوال می شود که عبارتند از: الف- پرداخت نقد (تصویر شمارها 20): درصورتی که تمام یا بخشی از مبلغفاکتور نقدا پرداخت شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه پرداخت نقد مبلغ مورد نظر ثبت می شود.
ب- تخفیف: اگر تخفیف از فروشنده گرفته شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) مبلغ مورد نظر را وارد می کنیم.
ج- پرداخت چک از بانک (تصویر شماره 21): در صورتی که پرداخت به وسیله چک انجام شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی این گزینه مشخصات چک پرداختی وارد می شود.
د- پرداخت چک از صندوق (تصویر شماره 22) اگر پرداخت وجه خرید مورد نظر به وسیله چکهای موجود در صندوق انجام شده باشد.
با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی این گزینه پنجره ای ظاهر می شود که لیست کلیه چکهای موجود در صندوق را نمایش می دهد در صورت تعدد چکهای موجود در صندوق به چهار طریق می توان چک مورد نظر را جستجو کرد: شماره چک (تصویر شماره 23): باوارد کردن شماره چک مورد نظر در قسمت مربوطه چک در سریعترین زمان یافت شده و با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) می توان چک مورد نظر را بابت این خرید پرداخت نومود.
تاریخ چک: با وارد کردن تاریخ چک موردن ظر در این قسمت کلیه چکهایی که در تاریخ مورد نظر مشترک هستند یکجا آورده می شود و با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) می توان چک مورد نظر را بابت این خرید پرداخت نمود.
از شخص گرفته شده : در این قسمت با تایپ نام شخصی که از آن چک دریافت شده است کلیه چکهایی که از این شخص مورد نظر دریافت شده است یکجا آورده می شود و با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) می توان چک مورد نظر را بابت این خرید پرداخت نمود.
از شخص گرفته شده: در این قسمت با تایپ نام شخصی که از آن چک دریافت شده است کلیه چکهایی که از این شخص مور نظر دریافت شده است یکجا آورده می شود و با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) می توان چک مورد نظر را بابت این خرید پرداخت نمود.
ب- فاکتور فروش (تصویر شماره 24): اگر روی گزینه فاکتور فروش کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) و یا اینکه کلید Ctrl+P را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید Insert پنجره ای جهت وارد کردن فاکتور فروش در اختیار قرار می گیرد.
به شرح زیر: تاریخ فاکتور (تصویر شماره 25): در این قسمت تاریخ فاکتور مورد نظر ثبت می شود.
نام خریدار: با فشردن کلید Tab در پنجره ی بعد از تاریخ نام فروشنده اعم شخص یا شرکت طرف حساب سئوال می شود.
در صورتی که نام مشتری موردن ظر قبلا وارد نشده باشد می توان با فشردن کلید Insert نام و مشخصات مشتری را وارد کرد.
عنوان: جهت وارد کردن نام مشتریانی که فقط یکبار با آنها سروکار اریم برای مثال شخصی کالایی را از ما خریداری می نماید و ما با آنها شخص فقط یکبار معامله کرده ایم و احتیاجی به ذخیره نام وی نداریم و فقط روی فاکتور باید اسم ایشان آورده شود.
(مشتریهای متفرقه).
فاکتور امانی (تصویر شماره 26): اگر بخواهیم کالای خریداری شده را مرجوع نماییم ابتدا یک فاکتور فروش بنام شخصی که کالای فروخته شده را می خواهد به ما مرجوع کند باز می کنیم، بعد از گذاشتن علامت در قسمت مرجوعی و فشردن کلید Tab کلیه فاکتورهای خریداری شده از شخص مورد نظر ظاهر می شود بعد از فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی فاکتور نظر اقلام خریداری شده در آن فاکتور بدون رقم مقدار یا تعداد فقط با نام کالا و بهای واحدت ظاهر می گردد با انتخاب کالای مورد نظر و فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی نام کالا تعداد کالای مرجوع شده وارد شده و سپس با فشردن کلید F2 فاکتور مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
شماره فاکتور مرجوعی: در صورتی که بند 5 فاکتور مرجوعی علامتخ ورده باشد شماره فاکتور مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
توجه: در صورتی که نیاز به ثبت هیچ کدام از اطلاعات بند 3 تا بند 7 را نداشته باشیم با فشردن کلید Ctrl کار ادامه می یابد.
ردیف فروش کالا: نام کالای مورد نظر را انتخاب کرده و وارد می نماییم در صورتی که نام کالا قبلا ثبت نشده باشد با فشردن کلید Insert می توان نام کالای جدید را وارد کرد.
سپس مقدار یا تع داد کالای خریداری شده وارد می شود و سپس بهای واحد ثبت شده که خود سیستم، بهای کل را در اختیار قرار می دهد و یا برعکس اگر نیاز به افزودن قلم کالای دیگری در فاکتور باشد با فشردن کلید PgDn قلم کالای دیگر افزوده می شود.
در صورتی که نیاز به افزودن قلم کالای دیگر نباشد با فشردن کلید F2 و بعد Tab وارد قسمت نحوه دریافت می شویم.
نحوه دریافت (تصویر شماره 28): در این قسمت نحوه دریافت وجه فاکتور مورد نظر سوال می شود که عبارتند از: الف- دریافت نقد (تصویر شماره 29): درصورتی که تمام یا بخشی از مبلغ فاکتور نقدا پرداخت شده باشد با فشردن کلید (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه پرداخت نقد مبلغ مورد نظر ثبت می شود.
ب- تخفیف (تصویر شماره 30): در صورتی که تخفیف جهت خریدار در نظر گرفته شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) مبلغ مورد نظر را وارد می کنیم.
ج- دریافت چک صندوق (تصویر شماره 31): در صورتی که مبلغ فاکتور مورد نظر به وسیله چک دریافت شود با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی این گزینه پنجره ای ظاهر یم شود که مشخصات چک دریافتی سوال می شود.
ج- اسناد دریافت و پرداخت (تصویر شماره 32): جهت ثبت کلیه دریافتها و پرداختیها چه به صورت نقد و چه به صورت چک از این گزینه استفاده می شود.
با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) پنجره ی اسناد گشوده می شود.
سپس با فشردن کلید Insert پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که نوع داد ستد مالی مشخص می شود برای مثال: دریافت پرداخت واریز به حساب چک برداشت از بانک بدهکار بستانکار – تصویر شماره 33 1- دریافت: دریافت نقد از مشتری (تصویر شماره 34): اگر وجهی به صورت نقد از یک مشتری دریافت شود با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه دریافت نقد از مشتری در زیر مجموعه دریافت، نام مشتری مورد نظر سوال می شود با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) سپس مبلغ دریافت شده وارد می شود که در این صورت، حساب شخص بستانکار و صندوق بدهکار می شود به عبارتی مبلغ مورد نظریه صندوق اضافه می شود.
دریافت چک از مشتری (تصویر شماره 35): اگر وجهی به صورت چک از یک مشتری دریافت شود با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه دریافت چک از مشتری در زیر مجموعه دریافت، نام مشتری مورد نظر سوال می شود،پس از فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) مبلغ دریافت شده وارد شده و بعد شماره چک و تاریخ چک وارد می شود که در این صورت حساب شخص بستانکار و حساب اسناد دریافتنی (صندوق چک) بدهکار خواهد شد به عبارتی مبلغ چک مورد نظر به صندوق چک اضافه می شود.
دریافت حواله (تصویر شماره 36): اگروجه دریافتی به صورت حواله بانکی باشد بر روی گزینه دریافت حواله با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) نام مشتری حواله کننده سوال می شود سپس نام بانیک که حواله به آن صورت گرفته سوال می شود سپس مبلغ حواله و بعد شماره حواله و تاریخ نیز سوال شده بعد از تکمیل موارد فوق حساب بانک بدهکار و حساب مشتری مورد نظر بستانکار می شود.
در صورت نیاز به توضیحات بیشتر می توان در قسمت توضیحات مطالب را تایپ نمود.
3- درآمد متفرقه – نقد (تصویر شماره 37): اگر وجه دریافتی درآمد سود یک خدمت یا کار انجام شده بغیر از سود خرید و فروش باشد از این آیتم استفاده می گردد به این ترتیب که با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) و ثبت رقم مورد نظر حساب درآمد متفرقه بستانکار و صندوق بدهکار شود.
2- پرداخت: (تصویر شماره 38): کلیه پرداختها در این قسمت وارد می شود.
1-2- پرداخت نقد به مشتری: در صورتی که وجهی به صورت نقد پرداخت گردیده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) نام مشتری که به وی پرداخت شده است سوال می شود و با انتخاب مشتری مورد نظر مبلغ پرداخت شده سوال می گردد سپس با فشردن کلید F2 صندوق بستانکار و مشتری مورد نظر بدهکار می گردد.
2-2- پرداخت چک از بانک: تصویر شماره 39- زمانی که چک کشیده می شود (جهت مشتری) از این گزینه استفاده می شود.
با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی این گزینه نام بانک سوال می شود سپس نام مشتری که چک در وجۀ وی کشیده شده است سوال می شود سپس مبلغ چک سوال شده و بعد از ثبت شماره چک تاریخ چک سوال و در صورت نیاز به توضیحات اضافی در قسمت ملاحظات ثبت می گردد.
3-2- پرداخت چک از صندوق (تصویر شماره 40): در صورتی که بخواهیم چکهای موجود در صندوق را به شخص بدهیم با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) ابتدا شخصی را که چکباید به وی داده شود سوال شده و سپس چک مورد نظر انتخاب می شود.
4-2- پرداخت هزینه نقد (تصویر شماره 41): در صورتی که مبلغی در موسسه یا فروشگاه هزینه شده باشد از این گزینه استفاده می گردد برای مثال اگر مبلغی به عنوان هزینه حمل و نقل نقدا پرداخت شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) روی گزینه پرداخت هزینه نقد مبلغ مورد نظر وارد و سپس با فشردن کلید ثبت F2 حساب هزینه حمل و نقل بدهکار و صندوق نقد بستانکار می شود.
5-2- پرداخت هزینه چک: در صورتی که برای پرداخت مبلغ هزینه از بانک چک کشیده شود، از این گزینه استفاده می شود برای مثال اگر مبلغی بعنوان هزینه آب و برق بوسیله چک پرداخت شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) روی گزینه پرداخت هزینه چک مبلغ مورد نظر وارد و سپس شماره چک ثبت و بعد تاریخ وارد می شود، سپس با فشردن کلید ثبت F2 حساب هزینه آب و برق بدهکار و حساب اسناد پرداختنی بستانکار می شود.
واریز به حساب (تصویر شماره 42): در صورتی که مبلغی به صورت نقد به حساب واریز شود از این گزینه استفاده می شود به این صورت که بر روی گزینه واریز به حساب کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را فشار دهیم پنجره ای ظاهر می شود که نام بانک سئوال می شود بعد از انتخاب نام بانک مبلغ واریز شده و شماره فیش و سپس تاریخ فیش واریزی سئوال شده و بعد کلید ثبت F2 را فشار می دهیم هک حساب بانک بدهکار و حساب صندوق بستانکار شود.
چک: 1- کلر 2- برگشت 3- وصول 4- برداشت از صندوق چک 1-3- کلر (تصویر شماره 44): از این گزینه برای کلر (اسناد در جریان وصول) نمودن یک یا چند فقره چک از صندوق چک به حساب بانک استفاده شده تا پس از وصول به موجودی بانک اضافه شود.
به این ترتیب که بعد از فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) روی گزینه کلر پنجره ای ظاهر یم شود که نام حساب بانک سئوال شده و پس از انتخاب حساب انک مورد نظر به وسیله کلید اینتر (Enter) فهرست چکهای موجود در صندوق در اختیار قرار می گیرد.
پس از بافتن چک یا چکهای مورد نظر با فشردن کلید اینتر (Enter)بر روی چک مورد نظر، چک یا چکهای در جریان وصول یا کلر اضافه می شود.
2-3- برگشت: تصویر شماره 45- کلیه چکهایی که به هر نحو برگشت می خورد در این قسمت اورده می شود.
الف- برگشت پرداختنی ب- برگشت دریافتنی الف- برگشت پرداختنی (تصویر شماره 46): اگر از چکهای پرداختی موسسه (فروشگاه) به یکی از اشخاص (طرفهای حساب) برگشت بخورد از این پنجره استفاده می شود.به این صورت که ابتدای روی گزینه برگشت پرداختی در زیر مجموعه برگشت، کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را می فشاریم، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که پس از یافتن چک مورد نظر و فشردن کلید اینتر (Enter) شخص یا حساب مورد نظر بستانکار می شود.
ب- برگشت دریافتنی (تصویر شماره 47): اگر چکهای دریافتی از مشتری (افراد طرف حساب) برگشت بخورد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه برگشت دریافتی در زیر مجموعه برگشت، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که کلیه چکهایی که از مشتری دریافت شده آورده می شود.
سپس چک مورد نظر انتخاب و شخص مورد نظر بدهکار می شود.
3-3- وصول: تصویر شماره 48 الف- وصول پرداختنی (تصویر شماره 49): زمانی که از بانک چک کشیده می شود مبلغ چک مورد نظر از موجودی بانک کم نمی شود.
زمانی که از وصول چک کشیده شده از طرف موسسه (فروشگاه) اطمینان حاصل شد از این پنجره استفاده می شود به این صورت که بعد از فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی وصول پرداختی در زیر مجموعه وصول چک، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که کلیه چکهای کشیده شده ظاهر می شود بعد از انتخاب چک یا چکهای مورد نظر با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) مبالغ چکهای مورد نظر از موجودی بانک کم می شود.
ب- وصول دریافتنی (کلر) (تصویر شماره 50): زمانی که از وصول شدن چک یا چکهای که به حساب کلر گذاشته شده اطمینان حاصل شده از این پنجره جهت افزودن مبلغ چک یاچکهای مورد نظر به موجودی بانک استفاده می شود به این صورت که بعد از فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه وصول دریافتنی (کلر) پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که کلیه چکهای کلر ظاهر و بعد ازانتخاب چک یا چکهای مورد نظر و فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی چک مورد نظر، مبلغ چک مزبور به موجودی بانک اضافه می شود.
4-3- برداشت از صندوق چک (تصویر شماره 51) : اگر چکهای موجود در صندوق چک، وصول و نقدا به صندوق نقد واریز شود از این گزینه استفاده خواهد شد.
به این صورت که بعد از فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه برداشت از صندوق چک، پنجره ای ظاهر شده که حاوی چکهای موجود در صندوق می باشد، بعد از انتخاب چک و فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی چک مورد نظر و فشردن کلید F2 صندوق نقد بدهکار و اسناد دریافتی بستانکار خواهد شد.
برداشت از بانک (تصویر شماره 52): در صورتی که بخواهیم مبلغی را از حساب بانک خود برداشت نمائیم و در صندوق نقد قرار دهیم، از این گزینه استفاده می شود به این صورت که بر روی گزینه برداشت از بانک، کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را می فشاریم سپس مبلغ و شماره و تاریخ چک را وارد می نمائیم و بعد کلید F2 را فشار می دهیم که حساب بانک بستانکار و حساب صندوق نقد بدهکار می شود.
بدهکار: در صورتیکه بخواهیم اسناد را به صورت ثبط دوطرفه ثبت نمائیم، یعنی در مقابل بدهکار نمودن یک حساب، حساب دیگری را بستانکار کنیم از این گزینه و گزینه بعد بستانکار استفاده می نمائیم.
بستانکار: در صورتیکه بخواهیم اسناد را به صورت ثبت دو طرفه ثبت نمائیم، یعنی در مقابل بستانکار نمودن یک حساب، حساب دیگری را بدهکار کنیم از این گزینه استفاده می نمائیم.
3- گزارش (تصویر شماره 53): کلیه گزارش های مورد نیاز در سیستم حسابداری از این قسمت گرفته می شود.
1-3- آخرین کارکرد صندوق نقد (تصویر شماره 54): موجودی صندوق ها به علاوه کارکرد دو روز قبل صندوق نقد از طریق این آیتم در اختیار قرار می گیرد که می توان با فشردن کلید Shift+F1 در هر یک از پنجره های سیستم یا کلید Enter بر روی گزینه موجودی صندوق ها به این گزارش دست یافت.
2-3- مانده حساب (تصور شماره 55): مانده حسابهای مشتریان از طریق این گزارش به دست می آید با فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی گزینه مانده حساب پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید اینتر (Enter) می توان حساب یا گروه حسابها را انتخاب کرد، سپس با فشردن کلید F7 جدولی در اختیار قرار می گیرد که اطلاعاتی مانند نام مشتری، نوع آخرین کارکرد، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار و مانده آخر هر مشتری در اختیار قرار می گیرد.
مانده حساب مشتریان نیز از طریق این گزارش به دست می آید با فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی گزینه مانده حساب مشتریان پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید اینتر (Enter) می توان مشتری یا گروه مشتریان را انتخاب نمود سپس با فشردن کلید F7 جدولی در اختیار قرار می گیرد که اطلاعاتی مانند نام مشتری نوع آخرین کارکرد، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار و مانده آخر هر مشتری در اختیار قرار می گیرد.
3-3- صورتحساب مشتری (تصویر شماره 56): اگر نیاز به سابقه مشتری به صورت خلاصه باشد از این منو استفاده می شود.
به این ترتیب که با فشردن کلید اینتر (Enter) مشتری مورد نیاز انتخاب می گردد سپس با فشردن کلید F7 گزارش سابقه مشتری به صورت خلاصه ارایه می شود.
4-3- خرید و فروش کالا برای یک مشتری (تصویر شماره 57): در صورتی که نیاز به اطلاعاتی در مورد خرید یا فروش یک کالا از یک مشتری خاص باشد (رابطه کالا با مشتری خاص) از این منو استفاده خواهد شد.
به این شکل که با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه خرید و فروش کالا برای یک مشتری ابتدا نام کالا سپس نام مشتریک سئوال شده و می توان گزینه هایی مثل اول دوره، خرید کالا یا فروش کالا را انتخاب نمود.
گزارشی در اختیار قرار می گیرد (تصویر شماره 58) حاوی اطلاعاتی مانند خرید، فروش، تاریخ سند، شرح، تعداد،بهای واحد یا بهای کل.
5-3- مانده حساب (تصویر شماره 59): مانده حسابها از طریق این گزارش به دست می آید با فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی گزینه مانده حساب، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید اینتر (Enter) می توان حسابها یا گروه حسابها را انتخاب نمود، سپس با فشردن کلید F7 جدولی در اختیار قرار می گیرد که اطلاعاتی مانند نام حساب، نوع آخرین کارکرد، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار و مانده آخر هر حساب در اختیار قرار می گیرد.
مانده حساب مشتریان نیزاز طریق این گزارش بدست می اید، با فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی گزینه مانده حساب مشتریان پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید اینتر (Enter) می توان مشتری یا گروه مشتریان را انتخاب نمود سپس با فشردن کلید F7، جدولی در اختیار قرار می گیرد که اطلاعاتی مانند نام مشریت نوع آخرین کارکرد، مبلغ بدهکار و بستانکار و مانده ی آخر هر مشتری در اختیار قرار می گیرد.