دانلود گزارش کارآموزی حسابداری

دانشگاه پیام نور به مرکزیت قزوین: چهار استان قزوین، گیلان، زنجان و اردبیل در مجموع چهارده مرکز و سه واحد دانشگاهی را تحت پوشش خود دارد که از اواخر سال 1374 فعالیت خود را جهت تسریع در مسائل امور اداری مالی، آموزشی عمرانی و فرهنگی آغاز نموده است.
از زمان شروع به کار تا اواخر سال 1378 کلیه فعالیتهای مالی منطقه با مسئول مالی و عاملیت ذیحسابی اداره می شد که با سعی و تلاش مسئولین محترم وقت در سازمان مرکزی و مناطق، مدیریت امور مالی موفق شد با استقرار ذیحسابی در مناطق سرعت بیشتری را در انجام امور محموله داشته باشد بخش کوچکی از امور مالی ذیحسابی دانشگاه پیام نور منطقه یک به شرح زیر است :

« سرفصلهای حسابهای مستقل و کل دانشگاهها و موسسات آموزش عالی »
1) حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری
2) حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی
3) حساب مستقل وجوه هدایا و کمکهای مردمی
بدون شک برای بهره مندی، ارتقاء کیفیت به روز بودن و هماهنگی های لازم در فعالیتهای مالی منطقه و مراکز تحت پوشش نیازمند برنامه های یکنواخت و محلی در سطح منطقه است.
دانشگاه پیام نور از ساختمانهای مختلفی تشکیل شده است.

که یکی از اینها ساختمان اداری است که این ساختمان از قسمتهای مختلفی تشکیل شده است :
1) قسمت امور اداری و مالی
2) قسمت امور فرهنگی و برنامه ریزی درسی
3) قسمت کارپردازی و امور مالی و انبار
4) قسمت آموزش و امور فارغ التحصیلی دانشگاه 4) قسمت آموزش و امور فارغ التحصیلی دانشگاه رشته های تحصیلی در دانشگاه پیام نور تشکیل شده است از : رشته های روانشناسی مدیریت و بازرگانی آمار و ریاضی جغرافیا الهیات و اقتصاد مهندسی کشاورزی علوم سیاسی حقوق در قسمت امور اداری کارهای مختلفی صورت می گیرد که از حسابداری دولتی استفاده می شود که همانطور که قبلاً گفتم : از حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری، حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی و حساب مستقل وجوه هدایا و کمکهای مردمی استفاده می شود ولی بیشتر از همه اینها از وجوه مستقل اعتبارات جاری و وجوه مستقل اعتبارات عمرانی استفاده می کنند.

فهرست مطالب چکیده 2 فصل اول حساب مستقل وجوه جاری 6 نحوه ثبت فعالیت‌های مالی حساب وجوه جاری 8 نحوه به دست آوردن مبالغ برای حساب مستقل وجوه جاری 9 فصل دوم حساب مستقل وجوه عمرانی 17 نحوه ثبت فعالیت‌های مالی حساب وجوه عمرانی 18 فصل سوم حساب مستقل هدایا و کمکهای مردمی 21 نحوه ثبت فعالیت‌های مالی حساب مستقل هدایا و کمکهای مردمی 21 فصل چهارم نکات راهنماییهای لازم در رابطه با نرم افزار حسابداری و افکار سیستم 22 فصل پنجم نحوه ثبت نام دانشجویان 28 نحوه تسویه حساب دانشجویان 31 جدول 32 فصل ششم روش پول پرداختی دانشجو و بستن پرونده دانشجویی 33 فصل اول حساب مستقل: یکی از اصول و استانداردهای مهم حسابداری دولتی لزوم ایجاد ونگهداری واحدهای حسابداری ومالی مستقل تحت عنوان حسابهای مستقل می باشد و علت اصلی نگهداری حسابهای مستقل آن است که سازمانهای دولتی باید برای درآمدها و سایر منابع مالی که برای مصارف خاص و محدود طبق قوانین و مقررات دریافت می نمایند.

واحدهای حسابداری جداگانه ایجاد نمایند که به هفت طبقه تقسیم بندی شده است که نحوه نگهداری آن به شرح زیر است: فهرست حساب های حساب مستقل وجوه جاری به سه گروه زیر طبقه بندی می شود: گروه اول : گروه حسابهای بودجه ای گروه دوم : گروه حسابهای ترازنامه ای گروه سوم : گروه حسابهای درآمد و هزینه در گروه اول، ریز حسابهای بودجه ای تشکیل شده از : جاری با ذیحسابی اعتبارات مصوب اعتبارات تخصیص یافته اعتبارات مصرف شده ذخیره اعتبارات پرداختی های غیر قطعی در گروه دوم، ریزحسابهای ترازنامه ای تشکیل شده از: حساب بانک پرداخت پیش پرداخت تنخواه گردان پرداخت علی الحساب بدهی به سایر حسابهای مستقل بدهی به سایر سازمانها مازاد در گروه سوم، حسابهای درآمد و هزینه تشکیل شده از : دریافتی از ذیحسابی « نحوه ثبت فعالیتهای مالی حساب مستقل وجوه جاری » ثبت سند افتتاحیه ابلاغ بودجه دریافت تنخواه گردان از ذیحسابی منطقه ثبت مربوط به پرداخت تنخواه به کارپرداز مرکز ثبت پرداخت علی الحساب ثبت پیش پرداخت 1) ثبت سند افتتاحیه : در آغاز شروع کار با سیستم کامپیوتری ثبت سند افتتاحیه توسط کاربر انجام می شود.

برای این منظور مانده حسابهای بانک، تنخواه گردان پرداخت، پیش پرداخت و علی الحساب را از دفاتر دستی استخراج نموده و ثبت مربوطه به شکل زیر انجام می پذیرد : جاری با ذیحسابی اعتبارات تخصیص یافته ذخیره اعتبارات غیر قطعی بانک پرداخت تنخواه گردان پرداخت پیش پرداخت علی الحساب مازاد نکته : تنخواه گردان پرداخت، پیش پرداخت و علی الحساب جزء حساب مستقل ذخیره اعتبارات غیرقطعی است.

طرز تهیه بدست آوردن مبالغ برای حسابهای مستقل وجوه جاری : مانده حسابهای تنخواه گردان به اضافه پیش پرداخت به اضافه علی الحساب را ( در صورت داشتن موجودی) با هم جمع نموده و معادل آن حساب ذخیره اعتبارات غیرقطعی را بستانکار و حسابهای فوق را بدهکار می نمائیم.

سپس در این مرحله با بدست آوردن مانده حسابها ( اعتبارات تخصیص یافته به اضافه ذخیره اعتبارات غیرقطعی ) معادل آن حساب جاری با ذیحسابی را بدهکار و حساب مازاد در بستانکار می نمائیم.

که این رقم دقیقاً برابر با جمع مانده حسابهای بانک، علی الحساب، تنخواه و پیش پرداخت می شود.

لازم به ذکر است که ثبت سند افتتاحیه زمانی صورت می پذیرد که سیستم برای اولین بار مورد استفاده قرار گرفته و اطلاعات اولیه باید به صورت دستی وارد کامپیوتر شود.

لیکن از سالهای بعد از شروع کار سیستم به صورت اتوماتیک سند افتتاحیه و اختتامیه را ثبت خواهد کرد.

نکته بسیار مهمی که در اینجا لازم به ذکر است این مطلب است که هر یک از حسابهای فوق دارای حساب و یا حسابهای معین می باشد که ثبت آنها در هر یک از حسابهای کل ضروری می باشد.

2- ابلاغ بودجه یا تصویب بودجه : به این مفهوم است که تایید و تجویز برنامه های مالی دولت بوسیله قوه مقننه می باشد.

در این مرحله بودجه ای که دولت تهیه و پیشنهاد نموده است قبل از شروع سال مالی اجرای بودجه به صورت قانون در می آید و جهت اجرا به دولت یا سازمان ابلاغ می شود.

برای نوشتن ابلاغ بودجه در کاربر از کد حساب، عنوان حساب ها ، جزء یا مبلغ، بدهکار و بستانکار استفاده می شود.

فرضاً ارقام مندرج در کاربر جهت یادگیری عنوان شده است.

3) دریافت تنخواه از ذیحسابی منطقه : معادل مبلغی که از طرف منطقه بر حسب برنامه اعتباری به آن مرکز تنخواه پرداخت می شود.

که به این صورت ثبت می شود.

« دریافتی از ذیحسابی و حساب جاری » جاری با ذیحسابی فصول اول برنامه سلیر فصول برنامه « اعتبارات مصوب بودجه » اعتبارات مصوب فصول برنامه سایر فصول برنامه بودجه فصول برنامه سایر فصول برنامه « بانک پرداخت، اعتبارات تخصیص یافته » بانک تجارت جاری فصول اول برنامه سایر فصول برنامه 4) ثبت مربوط به پرداخت تنخواه به کارپرداز مرکز : یک مبلغ معینی است که ذی الحساب از محل تنخواه گردان حسابداری به منظور انجام پرداخت های جزئی در اختیار عاملین ذی الحساب که واحد تدارکات و کارپردازی می باشد.

که دارای ثبت های زیر می باشد.

«اعتبارات تخصیص یافته و ذخیره اعتبارات غیر قطعی » اعتبارات تخصیص یافته سایر فصول برنامه حساب ذخیره اعتبارات غیر قطعی سایر فصول برنامه « تنخواه گردان پرداخت، بانک پرداخت » تنخواه گردان پرداخت آقای محسنی حساب بانک پرداخت بانک تجارت جاری 5) ثبت پرداخت علی الحساب : یک مبلغ معینی است که بابت پرداخت قسمتی از بهای کالا یا خدمت تحویل شده پرداخت می شود.

که دارای ثبت زیر می باشد.

« اعتبارات تخصیص یافته، ذخیره اعتبارات غیر قطعی » اعتبارات تخصیص یافته فصل اول برنامه ذخیره اعتبارات غیر قطعی فصل اول برنامه علی الحساب آقای برزگر بانک پرداخت بانک تجارت جاری 6) ثبت پیش پرداخت : یک مبلغ معینی است که قبل از دریافت کالا و خدمت پرداخت می شود.

« اعتبارات تخصیص یافته، ذخیره اعتبارات غیر قطعی » اعتبارات تخصیص یافته فصل اول برنامه ذخیره اعتبارات غیر قطعی فصل اول برنامه پیش پرداخت آقای برزگر بانک پرداخت بانک تجارت جاری 7) ثبت اسناد هزینه قطعی تنخواه گردان : هنگامی که تنخواه گردان بابت مخارجی که انجام داده سند می آورد که دارای ثبت زیر می باشد.

« ذخیره اعتبارات غیر قطعی، اعتبارات مصرف شده » ذخیره اعتبارات غیر قطعی سایر فصول برنامه اعتبارات مصرف شده سایر فصول هزینه تنخواه گردان پرداخت 8) ثبت مربوط به تبدیل علی الحساب به هزینه قطعی : حساب علی الحساب یکی از حسابهای مستقل وجوه جاری است که این حساب غیر قطعی است و وقتی که مبلغ این حساب را پرداخت می کنیم، تبدیل به هزینه می شود که دارای ثبت زیر می باشد.

حساب ذخیره اعتبارات غیر قطعی حساب اعتبارات مصرف شده هنگام پرداخت و تبدیل به هزینه هزینه علی الحساب 9) ثبت تبدیل پیش پرداخت به هزینه قطعی : حساب پیش پرداخت یکی از حسابهای مستقل وجوه جاری است که در این حساب غیر قطعی است و وقتی که مبلغ این حساب را پرداخت می کنیم، تبدیل به هزینه می شود که دارای ثبت زیر است : حساب ذخیره اعتبارات غیر قطعی حساب اعتبارات مصرف شده هنگام پرداخت : هزینه پیش پرداخت 10) ثبت سند هزینه حقوق : هزینه حقوق یا در واقع هزینه های پرسنلی هزینه هایی هستند که در برابر انجام خدمت یا بواسطه آن به سیستم یا غیر سیستم به کارمندان شاغل در سازمان ها پرداخت می شود.

که جزء هزینه های جاری و روزمره در حساب های دولتی محاسبه می شود و از ثبت های زیر استفاده می شود : حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب اعتبارات مصرف شده هزینه: حقوق کارمندان قراردادی حقوق کارمندان رسمی حقوق کارمندان پیمانی حساب بدهی سایر سازمان ها : مالیات کسورات بازنشستگی کسورات تامین اجتماعی قرار دادی هنگام پرداخت حقوق : حساب بدهی سایر سازمان ها : مالیات کسورات بازنشستگی کسورات تامین اجتماعی قرار دادی حساب بانک پرداخت 11) ثبت سند کارفرد و حوالجات بانکی : حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب اعتبارات مصرف شده هزینه: حساب بانک پرداخت 12) ثبت اصلاحیه بودجه : هرگاه برای مرکز از طرف سازمان مرکزی اصلاحیه ای مبنی بر افزایش اعتبار فرستاده شود ثبت زیر انجام می پذیرد که عیناً مانند ثبت ابلاغ بودجه می باشد و البته تنها برنامه هایی که اعتبار آنها را افزایش یافته به عنوان حساب معین ثبت میشود که به صورت زیر می باشد : حساب بودجه حساب اعتبارات مصوب همانطوری که قبلاً گفته شده است حسابهای مستقل عمرانی از دو گروه حسابهای بودجه و گروه حسابهای ترازنامه ای تشکیل شده است.

فصل دوم حسابهای مستقل عمرانی در گروه اول : بودجه ای : حساب بودجه حساب جاری با ذیحسابی حساب اعتبارات مصوب حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب اعتبارات مصرف شده حساب ذخیره اعتبارات پرداخت های غیر قطعی در گروه دوم : ترازنامه ای : حساب بانک پرداخت حساب پیش پرداخت حساب علی الحساب حساب تنخواه گردان پرداخت حساب دریافتی از ذیحسابی حساب هزینه حساب بدهی به سایر حسابهای مستقل حساب بدهی به سایر سازمان ها حساب مازاد « نحوه ثبت عملیات مربوط به حسابهای عمرانی » 1) ثبت سند افتتاحیه : در آغاز شروع با کار سیستم کامپیوتری ثبت سند افتتاحیه توسط کاربر انجام می شود.

برای این منظور مانده حساب های بانک، تنخواه گردان پرداخت، پیش پرداخت، علی الحساب را از دفاتر دستی استخراج نموده و ثبت مربوطه به شکل زیر انجام می پذیرد.

ولی در حسابهای عمرانی اگر مانده علی الحساب و پیش پرداخت و تنخواه گردان صفر باشد ازثبت زدن آنها خودداری کرده و متعاقباً ثبت حساب ذخیره پرداخت های غیر قطعی نیز نخواهیم داشت.

حساب جاری با ذیحسابی حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب ذخیره پرداخت های غیر قطعی بانک پرداخت عمرانی تنخواه گردان پرداخت حساب مازاد 2) ثبت دریافت تنخواه گردان عمرانی از ذیحسابی : معادل مبلغی که از طرف منطقه بر حسب برنامه اعتباری به آن مرکز تنخواه پرداخت میشود ولی با این طریق که ثبت مربوط به ابلاغ بودجه دقیقاً در زمان دریافت تنخواه از منطقه ثبت می گردد بنابراین هنگام دریافت بودجه عمرانی ملزم به زدن یک آرتیکل بیشتر نسبت به دریافت بودجه جاری می باشد.

حساب بودجه حساب اعتبارات مصوب حساب اعتبارات مصوب حساب بودجه حساب جاری با ذیحسابی حساب دریافتنی از ذیحسابی حساب بانک پرداخت حساب اعتبارات تخصیص یافته 3) ثبت عملیات مربوط به پرداخت تنخواه عمرانی به کارپرداز مرکز : یک مبلغ معینی است که ذی الحساب از محل تنخواه گردان حسابداری به منظور انجام پرداخت های جزئی در اختیار عاملین ذی الحساب که واحد تدارکات و کارپردازی می باشد که دارای ثبت های زیر می باشد.

حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب ذخیره پرداخت های غیر قطعی حساب تنخواه گردان پرداخت حساب بانک پرداخت 4) ثبت مربوط به اسناد هزینه قطعی تنخواه گردان : هنگامی که تنخواه گردان بابت مخارجی که انجام داده سند می آورد که دارای ثبت زیر می باشد.

حساب ذخیره اعتبارات قطعی حساب اعتبارات مصرف شده حساب هزینه حساب تنخواه گردان پرداخت 5) ثبت اسناد هزینه قطعی اعتبارات عمرانی : بودجه ای که دولت جهت ایجاد زیرساخت های اقتصادی از قبیل جاده، بیمارستان، مدارس و ...

اختصاص داده است که دارای ثبت های زیر می باشد.

حساب اعتبارات تخصیص یافته حساب اعتبارات مصرف شده حساب هزینه حساب بانک پرداخت نکته : اگر از بابت اعتبار دریافتی عمرانی مبلغی به کارپرداز پرداخت شود ثبت های : عملیات مربوط به پرداخت تنخواه گردان عمرانی به کارپرداز مرکز و اسناد هزینه قطعی تنخواه گردان نمونه ای از آنها می باشند ولی اگر اعتبار دریافتی عمرانی مستقیماً هزینه شود فقط ثبت اسناد هزینه قطعی اعتبارات عمرانی انجام می پذیرد.

فصل سوم حسابهای مستقل هدایا و کمک های مردمی حساب بانک پرداخت هزینه مازاد « ثبت عملیات مربوط به حساب مستقل وجوه هدایا و کمک های مردمی » 1) ثبت دریافت هدایا و کمک های مردمی : حساب بانک حساب هدایا و کمک های مردمی 2) ثبت سند هزینه قطعی : یک نوع بودجه ای است که بابت جهت هدایا و کمک های مردمی اختصاص داده شده است.

حساب هزینه حساب بانک پرداخت نکته : حساب مستقل وجوه هدایا و کمک های مردمی برای آن دسته از مراکزی است که از این بابت وجهی دریافت می نمایند ارائه گردیده تا گردش حساب فوق را در کامپیوتر خود داشته باشند در غیر این صورت ملزم به استفاده از این حساب نخواهند بود.

برای دسترسی سهل تر از تمام موارد فوق می توان از کامپیوتر استفاده کرد تا هم در وقت و هم در نیروی انسانی صرفه جویی شود.

که اینک مطالبی راجع به استفاده از این تکنولوژی قرن گفته می شود.

فصل چهارم نکات و راهنمائیهای لازم در رابطه با نرم افزار حسابداری افکار سیستم پس از اینکه با دادن کلمه رمز عبور وارد سیستم شدید صفحه ای بر روی مانیتور شما ظاهرمی گردد که از 11 قسمت تشکیل گردیده که توضیح هر یک از قسمتهای آن به شرح زیر می باشد : 1- معرفی عناوین حسابها : این قسمت جهت معرفی سرفصلها و کدگزاری حسابها ایجاد شده که البته کدگزاری و تعاریف سرفصلها تماماً توسط منطقه انجام پذیرفته و کاربر حق حذف و یا اضافه کردن هیچگونه کد و یا سرفصلی را در این قسمت نداشته و در صورت لزوم این کار با هماهنگی منطقه انجام می پذیرد.

2- ویرایش اطلاعات اسناد : یکی از موارد مهم و از اصلی ترین بخشهای سیستم است و کاربر در این قسمت می تواند اسناد حسابداری خود را با دادن شماره و تاریخ سند ثبت نماید، همچنین برای وارد کردن کد سرفصلهای مورد نیاز با زدن کلید F10 در هر یک از ستونها به ترتیب کد حسابهای مستقل، کل، معین و تفصیلی خود را انتخاب کرده و ارقام بدهکار و بستانکار را در قسمتهای مربوطه درج نموده و برای ذخیره کردن اطلاعات سند کلید F2 را زده و سپس با زدن کلید F7 شرح سند مورد نظر را وار د کرده مجدداً با کلید F2 اطلاعات شرح سند را نیز ثبت کرده و برای رفتن به سند بعدی از کلیدF4 و برگشت به سند قبلی از کلید F3 را می زنید البته تمامی موارد موجود در راهنمای دستگاه توضیح داده شده و شما با زدن کلید F1 (راهنمای دستگاه ) تمامی اطلاعات خود را می توانید به دست آورید.

3- پردازش و تهیه گزارشات : یکی از اساسی ترین بخشهای سیستم جهت تهیه گزارشات و عملکرد مالی می باشد پس از وارد شدن به این قسمت صفحه ای را در مانیتور خود مشاهده مینمائید که از 5 قسمت تشکیل گردیده است.

قسمت اول مربوط به عناوین و اسامی امضاء کنندگان گزارشات است که شما می توانید با دادن اطلاعات در این قسمت نام امضاء کنندگان گزارشات خود را به دستگاه وارد نمائید.

قسمت دوم و سوم مربوط به رنگی و غیر رنگی بودن گزارشات و چاپ آرم جمهوری اسلامی می باشد که کاربردی برای مرکز نداشته و مراکز ملزم به استفاده از این موارد نمی باشند.

قسمت چهارم تهیه گزارشات معمولی است که در واقع کاربر جهت تهیه گزارشات حسابداری باید وارد این قسمت شده و با زدن کلید ENTER صفحه ای در مقابل خود خواهد دید که از 8 بخش تشکیل گردیده است که : بخش اول مربوط به تهیه لیست عناوین و سرفصلهای جدا می باشد؛ در واقع اگر شما نیاز به داشتن اطلاعاتی در رابطه با سرفصلها و حسابهای کل، معین و ...

می باشد می توانید از این قسمت استفاده نمائید.

بخش دوم چاپ سند حسابداری می باشد و شما می توانید شماره سند و یا اسناد مورد نظر مربوط به آن ماه را وارد کرده و با زدن کلید F8 بر روی مانیتور مشاهده و یا بر روی کاغذ چاپ نمائید.

بخش سوم مربوط به دفتر حسابهای مستقل می باشد و در واقع شما در این قسمت می توانید تمامی دفاتر مورد نیاز حسابداری اعم از روزنامه، کل ، معین، تفصیلی و غیره را تهیه نمائید.

ضمناً برای توضیحات بیشتر می توانید به راهنمای دستگاه مراجعه نمائید.

بخش چهارم جهت گرفتن ترازهای مالی می باشد که با وارد شدن به این بخش ترازهای مورد نیاز خود را می توانید تهیه نمائید که البته برای تهیه تراز ماهیانه مورد شماره 2(تراز عملیات دفتر کل برای یک ماه) را انتخاب نمائید و با دادن کد حساب مستقل مربوطه تراز عملیات ماه مورد نظر خود را چاپ نمائید.

بخش پنجم تهیه صورت ریز از حسابهای مستقل می باشد.

این قسمت شامل تهیه گزارش جهت تهیه صورت ریز گردش و عملکرد و مانده هر یک از حسابهای مورد نظر شما شامل حسابهای کل تا تفصیلی 3 تهیه گردیده است و شما می توانید گردش ریزریز عملیات حساب مورد نظر خود را بدست آورید.

بخش ششم جستجو در اسناد می باشد و شما برای یافتن سند مورد نظر اطلاعات خواسته شده مانند مبلغ بدهکار و بستانکار سند، شرح سند و غیره را به دستگاه داده و با زدن کلید F8 سند خود را بیابید.

بخش هفتم تهیه صورت دریافت و پرداخت و خالص موجودی می باشد و با زدن کلیدF8 شما می توانید صورت دریافت و پرداخت حسابهای جاری و عمرانی خود را تهیه نمائید.

بخش هشتم تهیه و تنظیم روکش اسناد می باشد.

در این بخش شما می توانید بابت اسنادی که به منطقه ارسال می نمائید روکش تهیه کرده و ضمیمه اسناد خود بنمائید به این طریق که شماره اسنادی را که به منطقه ارسال می نمائید را در این قسمت وارد کرده و سایر اطلاعات مورد نیاز خود را در قسمت شرح و ملاحظات وارد نمائید و آن را پرینت نمائید.

قسمت پنجم تهیه گزارشات ویژه می باشد این بخش که از هشت قسمت تشکیل شده این امکان را به کاربر می دهد تا یک سری گزارشاتی غیر از گزارشات روزانه و معمول بدست آورد و بنابر احتیاج و سلیقه خود می تواند از هر یک از بخشهای آن گزارشهای متفاوتی بدست آورد.

4- پردازش و ترسیم نمودارهای گرافیکی : این قسمت جهت ترسیم نمودارهای خطی و دایره ای بابت حسابهای مورد نظر شما در نظر گرفته شده است.

5- تهیه صورت مغایرت بانکی : این قسمت از12قسمت تشکیل شده و کاربر بر حسب نیاز می تواند اطلاعات مورد نظر خود را به سیستم داده و صورت مغایرت بانکی مورد نیاز خود را تهیه نماید.

6- آماده سازی سیستم برای ماه آینده : این بخش یکی از حساسترین بخشهای سیستم بوده و جهت بستن اطلاعات مربوط به یکماه و انتقال سیستم به ماه آینده در نظر گرفته شده نکته ای که در این قسمت باید به آن اکیداً توجه شود آن است که زمانی که کاربر اسناد مربوط به یک ماه را وارد کامپیوتر کرد و از صحت و سقم اطلاعات مورد نیاز اطمینان حاصل کرد باید حتماً قبل از بستن سیستم و انتقال به ماه آینده یک نسخه کپی از اطلاعات مربوط به آن ماه را به منطقه ارسال کرده تا رسیدگی لازم بر روی ترازهای آن ماه وکنترل حسابهای متقابل توسط منطقه انجام پذیرد و در صورت داشتن هر گونه مشکلی به رفع نقص موجود اقدام و سپس با تایید منطقه سیستم را به ماه آینده انتقال دهید در غیر این صورت اگر مرکز بدون هماهنگی با منطقه اقدام به بستن سیستم ماه گذشته و انتقال به ماه آینده بنماید به سبب اشکالاتی که ممکن است در تراز موجود باشد این نقص تا پایان سال مالی ادامه یافته و سیستم در پایان سال مالی برای ثبت سند افتتاحیه و اختتامیه با مشکل مواجه خواهد شد.

لذا مجدداً تاکید می گردد قبل از انجام این کار حتماً دیسکت فعالیتهای هر ماه را به منطقه ارسال و پس از تایید منطقه اقدام به انتقال به ماه آینده بنمائید ضمناً هنگام بستن اسناد هر ماه و انتقال سیستم کاربر حتماً یک کپی از ماه مربوطه بر روی هارد دستگاه و یک کپی بر روی فلاپی دیسکت ذخیره کرده تا احیاناً اگرمشکلی برای برنامه پیش آمد ازاطلاعات مربوطه کپی در بایگانی مرکز موجود باشد.

7- پردازش اسناد افتتاحیه و اختتامیه : این بخش جهت بستن حسابهای پایان سال و ایجاد سند افتتاحیه و اختتامیه در نظر گرفته شده است و از هشت قسمت تشکیل شده لازم به ذکر است قبل از هر گونه اقدامی باید راهنمای دستگاه(F1) را به دقت بارها و بارها مطالعه نموده و اطلاعات لازم را در این مورد بدست آورده و سپس با هماهنگی منطقه اقدام به بستم سیستم بنمائید.

متذکر می شویم که این کار حتماً با هماهنگی منطقه صورت پذیرد.

8- مدیریت فایلها : این قسمت از 3بخش تشکیل شده 1- تهیه نسخه پشتیبان از فایلهای اطلاعاتی ماه جاری سیستم که شما می توانید برای ذخیره کردن اطلاعات مورد نظر خود بر روی هارد و یا دیسکت از این قسمت استفاده نمائید.

2- بازسازی و سازماندهی مجدد فایلهای اطلاعاتی سیستم بوده و شما می توانید اطلاعات مورد نظرهر ماه را از روی دیسکت بخوانید 3- بازسازی و سازماندهی مجدد فایلهای اطلاعاتی سیستم، این بخش از این جهت ایجاد گشته که هرگاه در فایلهای اطلاعاتی سیستم اشکالی به وجود آمد با فعال کردن این قسمت به رفع نقص موجود بپردازید.

بنابراین بهتر است هر از گاهی این قسمت را فعال نموده تا سیستم بطور اتوماتیک فایلهای اطلاعاتی را چک کند.

9- پردازش رمزهای ورودی و امکانات ویژه : در این قسمت که از 8 بخش تشکیل شده تنها مورد شماره 2 آن یعنی تغییر سال مالی سیستم (برگشت به سال قبل) برای مراکز قابل استفاده خواهد بود به این ترتیب که در صورت نیاز می توانید به سالهای مالی قبل بازگردید البته این امر در صورتی امکان پذیر خواهد بود که شما از بابت سالهای قبل گردش عملیات در سیستم خود داشته باشید در غیر اینصورت سیستم به دلیل نداشتن هیچگونه عملکردی از بابت سالهای گذشته امکان بازگشت به سالهای مذبور را نخواهد داشت.

10- راهنمایی و ابزارهای کمکی : این قسمت از امکانات جانبی دستگاه بوده و کاربر بر حسب نیاز می تواند از هر یک از موارد آن استفاده نماید.

11- صدور رسید و حواله و لیست خرید و فروش کالا و قبوض مالیاتی : در این قسمت با دادن اطلاعات لازمه در هر یک از بخش های آن می توانید نسبت به چاپ هر یک از فرمهای مورد نظر خود اقدام نمائید.

ما در اینجا مطالبی درباره نحوه حسابهای دانشگاه پیام نور ارائه دادیم که این حسابها به سه گروه تقسیم می شود و در مورد هر کدام توضیح داده ایم.

دانشگاه پیام نور از ساختمانهای متعددی تشکیل شده است که یکی از این ساختمانها ساختمان امور اداری است که در این قسمت از واحدهایی مانند : 1) دفتر ریاست2) روابط عمومی3) دفتر حراست4) ذیحسابی و امور مالی5) امور اداری و فرهنگی6) آموزش7) گروه آزمون8) رایانه یا سایت9) تلفنخانه، تشکیل شده است که در اینجا ما فقط درباره قسمت امور اداری ومالی به بحث می پردازیم.

فصل پنجم نحوه ثبت نام دانشجویان دانشگاه پیام نور 1) دانشجویانی که از طریق کنکور و یا دوره های رسمی وارد دانشگاه می شوند.

2) دانشجویانی که از طریق کنکور داخلی خود دانشگاه یا دوره های فراگیر وارد دانشگاه می شوند.

شهریه های دانشجویان دوره های رسمی با شهریه های دانشجویان دوره فراگیر با هم فرق دارند.

همچنین شهریه های دانشگاه پیام نور خیلی کمتر یا در واقع نصف تراز شهریه های دانشگاه های دیگری مثل دانشگاه آزاد می باشد.

شهریه های دانشجویان دوره های رسمی از ورودی سال 77 تا 85 به قرار زیر است: شهریه دوره های رسمی مبلغ به ریال است این نوع ارقام در این سالها مورد استفاده قرار گرفته و هر سال این ارقام عوض می شود و امسال این شهریه ها به این صورت می باشد .

شهریه های دوره های رسمی ورودی 86 ورودی 87 شهریه های دوره های فراگیر در اینجا دانشجو با مراجعه به قسمت امور مالی با در دست داشتن برگه یا فیش بانکی، برگه پرینت نهایی درسهای ترم خود را دریافت می کند و در ترم آخر بعد از اتمام دروس دانشجو پرونده مالی دانشجو را می بندیم.

طرز تسفیه حساب دانشجو : دانشجو برگه تسفیه حساب را از امور مالی دانشگاه تهیه می کند و آن را تسفیه می کند .

و قسمت امور مالی پرونده دانشجو را در کامپیوتر مورد ارزیابی قرار می دهد و تمام برگه های پرینت هر ترم از جمله ترم تابستان دانشجو و منابع پرداخت پول آن را برسی می کند .

به این صورت که در یک برکه جدا اسم دانشجو و شماره دانشجوی و رشته مورد نظر که در آن مشغول به تحصیل بوده است را نوشته و بعد پرونده دانشجو را بر اساس پرینت های سال اول و دوم و تابستان هر ترم و پایان ترم آخر را برسی می کنیم که در هر ترم با سال های مورد نظر بر اساس تعداد واحدهای آن چقدر پول پرداخت کرده و فیش های پرداختی را با مبالغ روی پرینت دانشجو که در پرونده او قرار دارد را مورد ارزیابی و بررسی قرار می دهیم .

و در برگه این اطلاعات را وارد می کنیم و در آخر جمع موارد پرداختی را محاسبه کرده و می نویسیم .

و در آخر از کامپیوتر برگه های پرینت واحدهای درسی هر ترم و هر ساله دانشجو را که در آن از واحدهای درسی خود خودخوان را بررسی می کنیم .

دانشگاه پیام نور باسمه تعالی تعداد اوراق پرونده مدارک موجود در پرونده های خانم/آقای : شماره دانشجویی رشته مرکز 1- چهار قطعه عکس 2- کارت دانشجویی 3- تصویر گرامی نظام وظیفه 4- کارت شرکت در آزمون ورودی 5- کارنامه انتقالی و تغییررشته (محرمانه) 6- تصویر صفحه های شناسنامه 7- فرم تغییرات فرم موافقت با انصراف 8- برگ انتخاب دانشجو در هر نیم سال 9- لیست دروس گذارنده دانشجو طبق سرفصل 10- کارنامه کامپیوتری نیم سال آخر 11- فرم درخواست ثبت نام 12- فتوکپی دیپلم 13- تائیدیه دیپلم متوسطه 14- تصویر حکم استخدامی زمان ثبت نام 15- جدیدترین گواهی اشتغال به کار 16- فرم مخصوص سهمیه های مختلف 17- فرم تصویه حساب 18- کارنامه موافقت مربوطه به پذیریش و معادلسازی درسها 19- مجوز موافقت و انتقال 20- مجوز موافقت و تغییر رشته 21- موافقتنامهع ساغزمان مربوطه 22- استفاده از طرح اعطای تسهیلات به دانشجو 23- تاریخ دریافت آخرین نمره / / 13 24- اصل یا تصویر فیش های بانکی 25- فیش بانکب با مبلغ پنجاه هزار ریال جهت صدور به دانشجویان 26- لیست اسامی پذیرفته شدگان سازمان سنجش 27- لست نمرات آزمون مربوطه به دانشجو 28- لیست نمرات خام دانشجو 29- فرم وضعیت انضباطی 30- کارانامه رایانه ای نیم سال اول پذیرفته شدگان دوره های فرا گیر مهر امضاء مدیر مالی مرکز تاریخ مربوطه : فصل ششم روش محاسبه پول پرداختی های دانشجو و بستن پرونده دانشجو : واحد هر درس را در مبلغ متغیر ضرب کرده و مبلغ شهریه متغیر را بامبلغ ثابت جمع می کینم که جمع آن باید با مبلغ فیش ها برابر باشد .

اگر مبلغ زیاد باشد و دانشجو زیاد مبلغ را واریز کرده باشد .

دانشگاه بدهکار می شود و دانشجو بستانکار و برعکس .

اگر مبلغ واریزی کمتر از مورد نظر باشد دانشجو بدهکار می شود و دانشگاه بستانکار است .

در آخرین برگه انتخابات واحد ممکن است اگر دانشگاه بستانکار باشد باید حساب کنیم که چقدر دانشجو بیاد بپردازد تا پرونده بسته شود .

و بعد از بدست آوردن خودخوان ها جمع هر ساله را در متغیر همان سال ضرب کرد و بر دو تقسیم می کنیم و عدد بدست آمده را با هم جمع می کنیم.

و در پایان کار روی پرونده با استفاده از یک نامه پیوست تمام اطلاعات مربوط به واریزی مورد نظر را واردمی کنیم و به پرونده متصل می کنیم .

رقم اول کد حساب1 2 3 4 5 6 7حساب مستقل وجوه اعتبارات جاری حساب مستقل وجوه اعتبارات عمرانی حساب مستقل وجوه اعتبارات اختصاصی حساب مستقل وجوه سایر منابع حساب مستقل وجوه سپرده حساب مستقل وجوه بازنشستگی حساب مستقل وجوه هدایا وکمکهای مردمی کد حسابعنوان حسابهاجزءبدبس110حساب بودجه000/272281641103041فصل اول000/677681102021فصل اول برنامه000/000/4001102022سایر فصول برنامه000/2852881102031فصل اول برنامه000/000/000/11102032سایر فصول برنامه000/1489101102991فصل اول000/000/2001102992سایر فصول برنامه000/1100291102062سایر فصول برنامه000/3354821103032سایر فصول برنامه000/1806872 1حساب اعتبارات مصوب000/27228168جمع000/27228168000/27228168 نیمسال تحصیلیتعداد واحد ع نتعداد واحد ع نمبلغ شهریه ثابتمبلغ شهریه متغیرملاحظات