حسابداری یکی از علومی است که همه روزه اکثر افراد با آن سرو کار دارند و برخی به صورت تخصصی و برخی به صورت تجربی از آن استفاده می کنند.
حسابداری این امکان را به ما می دهد که میزان سوددهی وهزینهها را به صورت علمی و دلخواه تغییر دهیم.
اطلاعات مربوط به این رشته مورد استفاده عموم مردم از مدیران صنایع ، سرمایه گذاران ، تجار و اصناف تا استفاده کنندگان محصولات و خدمات می باشد و باعث می شود تا اعداد و ارقام نامفهوم و گیج کننده به صورت اطلاعات جالب توجه و قابل نتیجه گیری در دسترس قرار گیرد.
فراگیری این فن به صورت تخصصی، نه تنها به صورت یک حرفه مطرح میشود بلکه در زندگی خصوصی و شخصی نیز کارساز می باشد.
به طور مثال نحوه صحیح بودجه بندی، تقسیم هزینه، تعیین قیمت تمام شده، روش های پیمانکاری، معاملات اوراق بهادار، تعیین استهلاک دارایی ها، انواع سرمایه گذاری ، حسابداری با توجه به تورم و...
از بحث های ارائه شده در این گروه میباشد.
حسابداری جدید در امیران قدمتی پنجاه ساله دارد.
ابتدا حسابداری در موسسات خارجی که در ایران کار می گردند از قبیل شرکت نفت و پس در بانکها و سایر شرکتها و موسسات گسترش یافت.
بعد از جنگ جانی دوم بدلیل تماس بیشتر ایران با کشورهای توسعه یافته اهمیت حسابداری به عنوان یک حرفه ضروری در جامعه احساس شر و امروزه با پیشرفت روزافزون صنعت و تجارت و بدلیل تنوع و پیچیدگی حسابهای سازمانهای مختلف اقتصادی و همچنین لزوم اعمال مدیریت برتر و نیاز مدیران به استفاده از اطلاعات مالی مفید سازمان خود موجب گردیده که حسابداری به صورت یک فن نوین به عنوان ابزاری قدرتمند در سیستم اقتصادی بکار گرفته شود.
در پایان شاید بتوان حسابداری را به عنوان پایه اصلی صنعت ، تولید و ادامه‌خدمات معرفی کرد .
چرا که بدون وجود حسابداری و ثبت دقیق و نتیجه گیری صحیح از اطلاعات ، پایه اصلی شرکت که همان سرمایه و نقدینگی است به لرزه درآمده و چه بسا که شرکت را به انحلال بکشاند
فراگیری این فن به صورت تخصصی، نه تنها به صورت یک حرفه مطرح میشود بلکه در زندگی خصوصی و شخصی نیز کارساز می باشد.
چرا که بدون وجود حسابداری و ثبت دقیق و نتیجه گیری صحیح از اطلاعات ، پایه اصلی شرکت که همان سرمایه و نقدینگی است به لرزه درآمده و چه بسا که شرکت را به انحلال بکشاند.
تاریخچه پست ریشه ها و منابع پست در اعمال قرون و اعصار گذشته نهفته است.
در کشورهای باستانی مانند چین، ایران، مصر، یونان، امپراطوری روم اثری از پست را می بینیم که از یک نوع سیستم ارتباط افکار یا پیغام آوریهای کتبی و شفاهی است که اساس و سازمان آن را مردانی تشکیل می‌داده اند که با استفاده از چاپارخانه هاو اسب هایی که در مسیر راه قرار می گرفته اند وظایف خود را انجام می داده اند.
بدین سان پست درآن زمانها فقط وسیله ای انحصاری در اختیار پادشاهان وشاهزاده گان بوده که به ناچار می بایستی اواخر خود را در دورترین نقاط قلمرو کشورشان ابلاغ نمایند.
صومعه ها و کلیساها نیز به نوبه خود به برقراری سرویس مخصوص به خود همت گماشتند و دامنه انشعابات این سرویسها به همان اندازه ایکه مذهب توسعه می‌یافت، گسترده می شد بالاخره تحت تأثیر فعالیت اصناف و پیشه وران و هنگامی که بنیاد زندگی اجتماعی وجود خود را به هم رسانید ، فقط این دسته از مردم یعنی اصناف و پیشه وران به وسیله پستی که در اختیار پادشاهان و صومعه ها و کلیساها بود، توانستند احتیاجات ارتباطی خود را مرتفع نمایند.
این تشکیلات مقدماتی پست که تقریباً حالتی نیمه دولتی و نیمه خصوصی داشت تا قرون وسطی دوام یافت، ولی به زودی معلوم شد که این تشکیلات ابتدایی و محدود قادر نخواهد بود احتیاجات جامعه ای را که دائماً در حال تحول به سر می برد برآورده سازد، از طرفی اختراع چاپ که کم کم آموزش و تعلیمات همگانی را در قشرهای مختلف مردم گسترش می‌داد، باعث افزایش مستمر مبادلات گردید.
تحت تأثیر چنین نیازهایی ، پست راهی جز توسعه و گسترش نداشت.
اختراع کشتی های بخار و به وجود آمدن راه آهن، برای پست تحول و دگرگونی دیگر را در برداشت.
در این زمان ادارات پست این واقعیت را درک کردند که بر ای تسریع در امر مبادلات بین المللی خود در سطحی برابر و موازی با وسایل موجود حمل و نقل چاره ای جز ساده کردن تشریفات و بخصوص یکنواخت و کم کردن نرخهای پستی خود ندارند.
در این راستا اشخاص زیر اقدامات مهمی را انجام دادند.
که منجر به سازماندهی پست بین الملل گردید: رولاند هیل (ابداع مستمر) فن هرفلوت؛ مطالعاتی دایر بر اتخاذ نرخهای بین المللی ساده و یکنواخت شده بودن در نظر گرفتن هزینه ترانزیت ارائه کرد.
فالوئل دویاسی؛ ایجاد یک مجمع پستی جهانی به منظور وضع تعرفه ها و نرخهای پستی ساده یکنواخت (1855) مونتگمری بلر: پیشنهاد تشکیل کنفرانس پاریس درسال 1862 هنریخ فن استفان ؛ موفق ترین شخصیت متحول کننده پست بین الملل می باشد که به پیشنهاد وی کنفرانس بین المللی پست در 15 سپتامبر 1874 در شهر برن (سوئیس) با حضور 22 کشور برگزار شد که در تاریخ 9 اکتبر همان سال یک قرارداد پستی به امضاء رسید که در این قرارداد تأسیس یک اتحادیه پستی جهانی نیز در نظر گرفته شده بود به همین مناسبت ، 9 اکتبر مطابق با 17 مهر به عنوان روز جهانی پست انتخاب گردید.
پس از تأسیس اتحادیه پستی جهانی (UPU) در سال 1874، ایران نیز به عنوان بیست ونهمین کشور عضو در سال 1877 م.
به اتحادیه مذکور ملحق گردید.
در حال حاضر 190 کشور در اتحادیه عضویت دارند .
مقر این اتحادیه و نهادهای دائمی آن در شهر برن (سوئیس) قرار دارد.
طبق ماده یک اساسنامه اتحادیه، کشورهایی که تحت عنوان UPU این اساسنامه تأیید کرده اند، یک قلمرو و واحد پستی را برای مبادله متقابل پست نامه ها تشکیل می دهند.
آزادی ترانزیت در سراسر قلمرو اتحادیه تضمین شده است.
در واقع هدف اتحادیه تأمین سازمان و اعتلای سرویسهای پستی و مساعدت در جهت گسترش همکاریهای بین المللی است.
علاوه بر آن اتحادیه مذکور در حدود امکانات برای کمکهای فنی پستی مورد تقاضا کشورهای عضو تشریک مساعی می نماید.
زبان رسمی اتحادیه طبق اساسنامه اتحادیه زبان فرانسه می باشد و زبان انگلیسی نیز در سال 1994 به عنوان زبان کاری اتحادیه تعیین شد و اکثر اسناد و مدارک اتحادیه به زبانهای اسپانیولی – پرتغالی – انگلیسی – عربی – روسی ترجمه میشود و هزینه خدمات ترجمه توسط گروه زبانی درخواست کننده تقبل میشود.
تعریف پست: برای پست تعاریف زیادی شده که هر یک از آنها بیانگر تمام یا قسمتی از فعالیتهای پست می باشد که چند نمونه از آن در زیر آمده است.
پست عامل ارتباط کتبی بین انسانها است.
پست یک شبکه رابطه بین کلیه امور هر جامعه است.
پست یک وسیله ارتباطی ارزان قیمت و بسیار مهم داخلی و بین المللی است.
پست یک شبکه رابط بین کلیه امور هر جامعه است که در امر جا به جایی مراسلات و افاضات و پول وسایر اوراق بهادار و هر گونه مرسوله ای که مجاز به حمل و نقل آن باشد فعالیت می کند.
کلمه‌پست: از نظر لغوی ، واژه پست از کلمه سانسکریت Postas «پوستاس» به معنی ثابت می باشد که بعدها به زبان لاتین منتقل شده و در معنی و لفظ دگرگون گشته و به لغت Posta مشتق از اسم مفعول Positus به معنی امانت گذاردن مبدل شده این کلمه در زبان یونانی به صورت پیستولی استعمال شده و در زبان ایتالی نیز به صورت Poste به کار برده می شود.
عملیات مهم پست: اداوات پست برای انجام خدمات خود چهار عمل مهم که به «چهار عمل اصلی پست» معروف است انجام می‌دهند که عبارتند از: قبول مرسولات آماده سازی مرسولات ارسال مرسولات به مقاصد مربوطه توزیع مرسولات به نشانی گیرندگان در مقصد کلیات: شرکت پست جمهوری اسلامی ایران که در اجرای یک قانون تشکیل آن مصوب 3/8/1366 مجلس شورای اسلامی به مدت نامحدود تأسیس گردیده و اختصاراً شرکت نامیده می شود.
شرکت سهامی است که دارای استقلال مالی بوده و با توجه به وظایف ، حقوق و اختیارات مقرر در قانون مذکور و قوانین و مقررات پستی، به موجب اساسنامه و مقررات مربوط به شرکتهای دولتی و قانون تجارت اداره می شود.
مرکز اصلی شرکت تهران است و برای انجام وظایف خود میتواند در هر نقطه از کشور شعب یا نمایندگیهائی تأسیس و یا عندالقتضاء نسبت به انحلال آنها اقدام نماید.
سرمایه اولیه شرکت پنج میلیارد ریال است که به پنجاه هزار سهم یکصد هزار ریالی تقسیم می شود و کلیه سهام آن متعلق به دولت خواهد بود.
موضوع فعالیت شرکت عرضه خدمات و عملیات پستی در تمام مراحل آن با استفاده از آخرین پیشرفتهای تجربی و تکنولوژی ارتباطات و انجام کلیه امور مطابق با شرح وظایف مندرج در ماده 4 قانون تشکیل شرکت می باشد.
ارکان شرکت: ارکان شرکت عبارتند از: مجمع عمومی هیأت مدیره و مدیر عامل بازرسان قسمت اول – مجمع عمومی (نمایندگان صاحب سهم) مجمع عمومی تشکیل می شود از نمایندگان سهام دولت که عبارتند از: وزیر پست و تلگراف و تلفن وزیر امور اقتصادی و دارایی وزیر برنامه و بودجه ریاست مجمع عمومی با وزیر پست و تلگراف و تلفن است که در قبال وظایف و عملکرد شرکت مسئول و پاسخگو خواهد بود.
مجمع عمومی شرکت دو نوع است: الف) مجمع عمومی عادی ب) مجمع عمومی فوق العاده - مجمع عمومی عادی، حداقل سالی دوبار، یکی حداکثر تا پایان تیرماه ، برای بررسی و تصویب و نیز افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و سایر موضوعاتی که بنابر قوانین مربوط رسیدگی به آنها بر عهده مجمع عمومی فوق العاده است بنا به دعوت رئیس مجمع عمومی تشکیل خواهد شد.
- جلسات مجمع عمومی با حضور تمامی اعضاء مجمع رسمیت خواهد یافت و کلیه تصمیمات آن با اکثریت آراء‌که شامل رأی رئیس مجمع باشد معتبر خواهد بود.
- تشکیل جلسات مجامع عمومی با دعوت کتبی به عمل می‌آید.
دستور جلسه باید لااقل ده روز قبل از تشکیل جلسه، به ضمیمه مدارک و اسناد مربوط و دعوتنامه برای اعضاء مجمع ارسال گردد.
- وظایف و اختیارات مجمع عمومی: الف) رسیدگی و اتخاذ تصمیم در مورد گزارشهای هیأت مدیره و تعیین و تصویب خط مشی کلی ، برنامه عملیات و بودجه سالانه شرکت بنا به پیشنهاد هیأت مدیره ب) رسیدگی و تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت با توجه به گزارش هیأت مدیره و بازرسان ج) تصویب آئین نامه های مالی و معاملاتی شرکت د)بررسی و پیشنهاد آئین نامه های اداری جهت تأیید سازمان امور اداری و استخدامی کشور، بر اساس مقررات استخدامی شرکتهای دولتی مصوب 5/2/1352 ه) بررسی و تصویب جدول حقوق و نرخهای خدمات پستی و) اتخاذ تصمیم نسبت به تشکیل شرکتهای فرعی ز) اتخاذ تصمیم نسبت به نحوه مشارکت با بخش خصوصی در جهت انجام برخی از وظایف قانونی شرکت ح) اتخاذ تصمیم نسبت به پیشنهاد هیأت مدیره راجع به مطالبات وصول و ارجاع دعاوی به داوری و همچنین صلح دعاوی مطروحه در شرایط خاص با رعایت قوانین و مقررات مربوط ی) تعیین و برقراری حقوق و مزایای رئیس هیأت مدیره ،مدیر عامل و اعضاء‌هیات مدیره یا تایید شورای حقوق و دستمزد و همچنین حق الزحمه بازرسان (حسابرسان) شرکت قسمت دوم – هیأت مدیره هیات مدیره شرکت از یک نفر رئیس که سمت مدیر عامل را نیز خواهد داشت و چهار عضو اصلی و دو عضو علی البدل تشکیل می شود.
اعضاء و رئیس هیأت مدیره و مدیر عامل شرکت توسط وزیر پست و تلگراف و تلفن (رئیس مجمع عمومی) برای مدت دو سال انتخاب و منصوب می‌شوند و تا اعضاء‌و رئیس هیأت مدیره جدید انتخاب شده در سمت خود باقی هستند و انتخاب مجدد آ»ان نیز بلامانع خواهد بود.
اعضای هیأت مدیره از بین کارمندان رسمی شرکت که تقوی و تعهد اسلامی داشته و دارای تحصیلات عالی و حداقل 5 سال تجربه عملی درامور مدیریت و یا کارشناسی خدمات پستی یا امور اداری و مالی و یا امور حقوقی و اقتصادی باشند ویا از بین متخصصان برجسته و تعهد دیگر که سوابق مشابهی در مدیریت شرکتهای دولتی داشته باشند انتخاب خواهند شد.
جلسات هیأت مدیره در هر موقع و حداقل هر 15 روز یکبار به دعوت رئیس هیأت مدیره و مدیر عامل یا به تقاضای سه نفر از اعضای اصلی شرکت تشکیل و با حضور سه نفر از اعضاء‌رسمیت می یابد.
تصمیمات متخذه با اکثریت آراء پس از امضای رئیس جامعه معتبر و قابل اجرا بوده اداره جلسات با رئیس هیأت مدیره و مدیر عامل خواهد بود.
وظایف و اختیارات هیأت مدیره الف)اجرای مصوبات و تصمیمات مجمع عمومی شرکت ب) تهیه وتنظیم آئین نامه های مالی، معاملاتی، اداری و سایر آئین نامه های داخلی شرکت و در صورت لزوم تجدیدنظر در آنها و پیشنهاد به مجمع عمومی جهت تصویب یا حسب مورد اخذ تایید مراجع ذیربط ج)تهیه و تنظیم برنامه های کلی و توسعه امور پست و بودجه عمرانی، در چهارچوب برنامه ریزی و سیاست عمومی دولت برای پیشنهاد به مجمع عمومی د) بررسی و تأیید ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت و گزارش به مجمع عمومی ه) تنظیم و تعیین جدول حقوق و نرخهای خدمات پستی و تعیین خط مشی کلی مربوط به افزایش یا کاهش تعرفه خدمات پستی برای پیشنهاد به مجمع عمومی و)اتخاذ تصمیم نسبت به فروش دارائیهای ثابت (اموال غیر منقول)که صرفه و صلاح شرکت ایجاب نماید.
ز) اتخاذ تصمیم نسبت به تحصیل اعتبار و وام از بانکها و موسسات اعتباری کشور در موارد ضروری ی) رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به اانجام قسمتی از وظایف و خدمات جنبی شرکت توسط هواپیمائی و راه آهن جمهوری اسلامی ایران و شرکتهای حمل و نقل دیگر، که در بهبود و توسعه امور پست موثر وبا صرفه تشخیص داده می‌شوند.
قسمت سوم – بازرسان - شرکت دارای سه نفر حسابرس (بازرس) خواهد بود که به پیشنهاد وزارت امور اقتصادی ودارایی و تصویب مجمع عمومی برای مدت یکسال انتخاب خواهند شد.
انتخاب مجدد آنان بلامانع است .
وظایف بازرسان به شرح زیر است: الف) تطبیق عملیات شرکت با قوانین و مقررات مربوط و اساسنامه و آئین نامه های داخلی و بودجه مصوب ب) رسیدگی به ترازنامه و حساب عملکرد و سود و زیان شرکت و تصدیق مطابقت آن با اوراق و دفاتر شرکت و تهیه گزارش چگونگی عملیات و امور مالی سالیانه شرکت برای تسلیم به مجمع عمومی ج)رسیدگی به موجودی مخازن و صندوقهای تمبر و اوراق بهادار پستی وصندوقها و حسابهای ریالی و ارزی بانکی و دفاتر و اسناد مربوطه و موجودی انبارهای شرکت.
د) پیشنهاد نظریات مفید به هیأت مدیره و مدیر عامل شرکت - بازرسان (حسابرسان) د راجرای وظایف خود به اطلاع رئیس هیأت مدیره و مدیر عامل حق مراجعه به کلیه دفاتر و پرونده های اداری، مالی و فنی و اسناد و قراردادها و معاملات شرکت را دارند و در هر مورد می توانند به تحقیقات لازم مبادرت نمایند.
ولی حق مداخله در امور اداری و اجرائی شرکت را نداشته و اقدامات آنان نباید در هیچ مورد موجب توقف عملیات شرکت گردد.
به منظور آشنایی بیشتر با جایگاه مسئولین چارت سازمانی شرکت در صفحه بعد آورده شده است.
امور مالی (ترازنامه و حساب سود و زیان): سال مالی شرکت از اول فروردین ماه هر سال شروع و آخر اسفند همان سال خاتمه می یابد به استثنای سال اول که شروع آن تاریخ ابلاغ اساسنامه شرکت خواهد بود.
کلیه دفاتر شرکت در آخر اسفند ماه بسته شده و ترازنامه و حساب سود و زیان و گزارش عملکرد سالیانه شرکت حداقل یکماه پیش از تاریخ تشکیل مجمع عمومی باید از طرف رئیس هیأت مدیره و مدیر عامل در اختیار بازرسان گذارده شود.
تصویب ترازنامه شرکت از طرف مجمع عمومی ،به منزله مفاصاحساب هیأت مدیره تلقی می شود.
آئین نامه های ملی، معاملاتی و اداری شرکت باید از طرف هیأت مدیره تنظیم و پس از تصویب مجمع عمومی و تایید سازمان امور اداری و استخدامی کشور در خصوص آئین نامه های اداری به موقع اجراء‌گذاشته شود و تا موقعی که آئین نامه های مذکور تنظیم و تصویب نشده، شرکت مجاز است موقتاً امور مالی و معاملاتی خودرا طبق آئین نامه های مورد عمل شرکت مخابرات جمهوری اسلامی ایران انجام دهد.
شرکت مکلف است از محل درآمد سالیانه خود به میزان ده درصد (10%) به حساب ذخیره احتیاطی شرکت منتقل نماید و پس از آنکه ذخیره احتیاطی به یک دهم(1/0) سرمایه بالغ گردید.
رعایت ذخیره منوط به تصویب مجمع عمومی خواهد بود.
پیشگفتار با انتزاع شرکت پست از وزارت پست و تلگراف و تلفن سابق، تفکر مدیریت شرکتی شکل گرفته و رفتار متناظر با آن ضرورت پیدا کرده است .
دولت به عنوان سهامدار اصلی شرکت مایل است از وضع سرمایه شرکت مطلع باشد و تغییراتی که در نتیجه فعالیت شرکت در سرمایه ایجاد شده است مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار داده ، تصمیمات مقتضی صادر نماید .
این تغییرات ارتباط مستقیم با میزان درآمدها و هزینه های شرکت دارد.
حفظ سرمایه و افزایش آن اساس تفکر مدیریت شرکتی است و عملکرد شرکت تعیین کننده میزان فعالیت و موفقیت مجموعه مدیریت و کارکنان آن میباشد.
نحوه وروند نرخ گذاری سرویسهای پستی در سنوات گذشته نشان دهنده این واقعیت است که به واسطه فقدان اطلاعات مورد نیاز از میزان هزینه های انجام شده برای هر مرسوله پستی و همچنین وجود برخی ضوابط و تنگناهای قانونی، هیچگاه عملکرد شرکت مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرمز نگیرد و متعاقب آن کیفیت ارائه خدمات پستی به حدقابل قبولی دست نیابد.
خوشبختانه با استقرار سیستم محاسبه بهای تمام شده مرسولات پستی شکل فقدان اطلاعات تا حد قابل توجهی مرتفع گشته و تغییر نگرش دستگاههای قانونی ناظر بر عملکرد شرکت در تعیین تعرفه خدمات پستی وضعیت بسیار مطلوبی را برای استقرار مدیریتی با تفکر شرکتی مهیا نموده است.
فضایی که در آن با مشارکت کارکنان در تصمیم گیری ها بتوان هر چه سریعتر به سوی اهداف تعیین شده حرکت نمود.
تعریف حسابداری حسابداری عبارت است از فن ثبت، طبقه بندی و تلخیص فعالیتهای مالی یک موسسه و تفسیر نتایج حاصله از آنها مراحل حسابداری در شرکت پست: در این شرکت پس از بررسی سندها، عملیات حسابداری به صورت چهار مرحله زیر انجام می گیرد: مرحله ثبت: در این مرحله کلیه معاملات روزانه شرکت با تنظیم سند حسابداری در دفتری به نام روزنامه به ترتیب وقوع آن (تاریخ) ثبت می گردد.
مرحله طبقه بندی: در این مرحله حسابهای ثبت شده در دفتر روزنامه، بصورت طبقه بندی شده به دفتر دیگری موسوم به دفتر کل منتقل می گردند.
این دفتر حاوی کلیه حسابهای طبقه بندی شده شرکت است.
مرحله تلخیص: در این مرحله تمامی حسابهای طبقه بندی شده در دفتر کل به روش خاصی، خلاصه شده تا بتوان با استفاده از آن حداکثر اطلاعات مالی این شرکت را به منظور: الف) تعیین سود یا زیان موسسه برای یک دوره ب) نمایش وضع دارایی و بدهیهای موسسه در یک تاریخ معین که اصطلاحاً به آن ترازنامه می گویند به دست آورد.
4) مرحله تفسیر: در این مرحله صورتهای مالی تنظیم شده در مرحله سوم مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند تا با استفاده از نتایج حاصله صاحبان شرکت بتوانند تصمیمات مقتضی در جهت بهبود وضع مالی، کاهش هزینه ها و کاربرد مدیریت اتخاذ نمایند.
نمونه هایی از صورتهای مالی شرکت: امین اموال: امین اموال ماموری است که از بین مستخدمین رسمی با پیشنهاد مدیر کل اداره اجرایی و موافقت ذیحساب به این سمت منصوب و مسئولیت حفظ وحراست و تحویل و تحول و تنظیم حساب اموال و کالاهای ابوالجمعی خود را بر اساس دستورالعمل آیین نامه اموال وسایر مقررات مربوط به عهده دارد.
وظایف امین اموال: الف) مسئولیت نگهداری و بروز نمودن گردش فیزیکی حساب کلیه اموال شرکت (از محل منابع طرح جاری و یا امانی) بامشخصات کامل ب) نظارت بر تحویل و تحول اموار در شرکت پ) تنظیم فرمهای اموالی وارسال آن به مراجع مربوطه ت) کنترل آماری اموال موجود در واحدها بطور دوره ای (حداقل یکبار در پایان هر سال) ج) نظارت بر حفاظت یکی اموال و عنداللزوم تهیه گزارش های مورد نیاز واحدها چ) تحویل اموال جدید و توزیع آن بین واحدهای شرکت و ثبت و نگهداری آن در مدارک مناسب ح) انتقال اطلاعات به واحدحسابداری اموال جهت ثبت در سیستم اموال خ) امین اموال مکلف است برای هر یک از اموال غیر هرمی تحت ابوالجمعی خود با رعایت ترتیب شماره، یک شماره پلاک اختصاص دهد و شماره مذکور را در مورد اموالی که الصاق برچسب به آنهامیسر نباشد، ثبت مشخصات دارایی در سیستم کامپیوتری ابوالجمعی و دفاتر الزامیست.
دفتر اموال: صورت ریز اموال تحت ابوالجمعی امین اموال در دفتری موسوم به دفتر ثبت می گردد در این دفتر هر یک از اقلام دارایی یک سطر از دفتر را به خود اختصاص می دهد و تغییرات مربوط به آن اعم از جابه جایی تغییر استفاده کننده و...
تا زمان فروش در آن سطر نوشته خواهد شد.
اموال مزبور به ترتیب شماره پلاک در این دفتر نوشته می شوند.
درآمد: موضوع فعالیت شرکت پست جمهوری اسلامی ایران که همانا ارائه خدمات پستی فراگیر در سطح کشور می باشد بهره مندی از یک سیستم حسابداری بازرگانی و یا صنعتی را موجب گردید تا بااستفاده از روشهای مورد عمل در سیستم های مزبور بتوان عملکردشرکت را برای یک دوره مالی محاسبه و گزارش نمود.
از همین رو روش محاسبه، وصول جمع آوری کنترل ثبت و ضبط درآمدهای شرکت در قالب یک دستورالعمل اجرایی در مورخ 7/5/1380 به تصویب هیئت مدیره شرکت رسید و از تاریخ 27/5/1380 جهت اجرای واحدبه تمامی ادارات پستی ابلاغ گردید.
با توجه به اهمیت نکات مطروحه از دستورالعمل مذکور، مختصراً به شرح پاره ای از آن می پردازیم: رعایت اصل روش تعهدی در شناسایی و ثبت و ضبط درآمدهای شرکت تمرکز حسابهای مالی منجمله درآمدهای شرکت در ذیحسابی و اداره کل امور مالی الزام به واریز وجوه درآمدهای شرکت به حساب خزانه بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران (حساب 1190) عدم امکان برداشت ازحسابهای رابط در آمد الزام به واریز پیش دریافتها به حساب درآمد شرکت لزوم کنترل نقدینه ها مستندسازی حساب درآمد طبقه بندی درآمدهای شرکت به تفکیک خدمات پستی و استفادهاز کدینگ واحد در سطح شبکه بخش اول – درآمد نقدی استخراج و محاسبه درآمدمکتسبه به صورت روزانه و بر اساس روشهای پستی صادره تلخیص و ثبتآنها در دفتر درآمد روزانه توسط هر یک از واحدهای قبول ارسال فرمهای خلاصه درآمد از سطح واحدهایقبول به مراکز شهرستانها و مراکز استانها به امور مالی واحدهای اجرایی لزوم کنترل روشهای پستی تحویلی، مصرفی و درآمدهای محقق شده و جمع آوری روشهای مصرفی.
بخش دوم – درآمد نسیه: 1)نیازهای جامعه و مشتریان کلان شرکت به ارائه خدمات قراردادی موجب ایجاد درآمدهای نسیه گردیده است.
2) با توجه به نحوه وصول خدمات ارائه شده به طرفهای قرارداد، قراردادهابه دو روش تقسیم بندی شده اند.
1-2) قراردادهایی که وصول مطالبات ناشی از خدمات ارائه شده به عهده واحد اجرایی منعقد کننده قرارداد می باشد.
2-2) قراردادهایی که وصول مطالبات ناشی از خدمات ارائه شده به عهده واحد دیگری است.
3) استخراج و محاسبه درآمد مکتسبه بر اساس روشهای پستی صادره، تلخیص و ثبت آنها در دفاتر درآمد روزانه و سایر دفاتر مربوط توسط هر یک از واحدهای ارائه کننده اینگونه خدمات.
4) نگهداری حساب هر یک از طرف قراردادها در دفاتر جداگانه به تفکیک انواع خدمات 5) ارسال صورتحساب برای طرف قرارداد و وصول هزینه پستی متعلق به آن در مقاطع مشخص شده در قرارداد 6) ارسال اطلاعات و مستندات به سایر واحدهای اجرایی که متولی وصول درآمدهای مربوط می باشند.
7) واریز مطالبات وصول شده به حساب خزانه بخش سوم – جمع آوری وجوه وتنظیم مدارک تمامی واحدهای قبول که دسترسی به بانک ملی برای آنان فراهم است ملزم به واریز تمام درآمد مکتسبه به حساب رابط درآمدذیربط به صورت روزانه هستند.
واحدهای قبولی که دسترسی به بانک ندارند می توانند با شرایط ذیل به صورت مقطعی نسبت به واریز درآمدهای خود به حساب رابط اقدام نمایند.
1-2) درآمد روزانه کمتر از 50.000 ریال هفته ای یکبار 2-2) درآمدروزانه بیش از 50.000 ریال و کمتر از 100.000 ریال هفته ای دو بار تغییر در نصابهای تعیین شده با پیشنهاد معاونت فنی مدیر عامل و موافقت مدیر عامل میسر می باشد.
تشخیص نصاب فوق در دفاتر قبول بعهده معاون پستی و مدیریت پست استان / منطقه ذیربط می باشد.
میزان وجوه واریز شده به حساب رابط درآمدبا اطلاعات مندرج در دفاتر روزانه و فرمهای خلاصه درآمد روزانه باید منطبق باشد.
لزوم مغایرت گیری از حسابهای رابطه درآمد و رفع مغایرتهای احتمالی تکمیل فیشهای سه برگی توسط مشتریانی که رأساً به بانک دارنده حساب رابط درآمد ومراجع می نمایند.
ثبت حساب درآمدبر اساس فیشهای واریزی ارائه شده از سوی دفاتر قبول تطبیق و کنترل درآمدها بر اساس اعلامیه های صادره از سوی بانک دارنده حساب رابط وپیگیری مغایرتهای احتمالی بخش چهارم – پیش دریافتها هر گونه وجهی که قبل از ارائه خدمات پستی از مشتریان دریافت می شود تحت عنوان پیش دریافتها شناسایی می گردد.
وجوه مربوط به سرویسهای که بر اساس مجوز های صادره، امکان هزینه پستی دریافتی برای هر یک مقطع زمانی محدود وجوددارد.
وجوهی که بابت تخصیص اعتبار دستگاه نقش تمبر از سازمانها دریافت میشود.
وجوهی که از مشتریان تمبر یادگاری دریافت می شود.
بخش پنجم – اوراق بهادار اوراق بهادار رایج در سطح شبکه پستی عبارتنداز: تمبر جاری، تمبر یادگاری، آیروگرام و کوپن رئیس باتوجه به ترافیک ونیاز ماهیانه واحدهای قبول، سهمیه اوراق بهادار هر یک از آنان توسط مدیریت ادارات ذیربط تعیین و به صورت تنخواه اوراق بهادار در اختیار مسئول واحد قبول قرار می گیرد.
تنخواه اوراق بهادار همواره ثابت می باشد و افزایش یا کاهش آن با پیشنهاد مخزندار اوراق بهادار ، تأییدعامل ذیحساب و موافقت مدیریت پست استان / منطقه قابل تغییر است.
حساب تنخواه اوراق بهادار به تفکیک واحدهای دارنده تنخواه نگهداری می شود.
وجوه حاصل از فروش اوراق بهادار و یا اوراق بهادار الصاق شده بر روی مرسولات باید به حساب رابط درآمد واریز گردد.
حساب اوراق بهادار در اختیار ادارات به نرخ مندرج بر روی آن نگهداری و ثبت و ضبط می شود.
مخزنداران اوراق بهادار با تأیید عامل ذیحساب استان / منطقه نسبت به ترمیم تنخواه اوراق بهادار واحدهای قبول اقدام می نمایند.
مخزن داران اوراق بهادار موظفند گزارش ماهیانه حساب اوراق بهادار را به ذیحسابی و اداره کل امور مالی ارسال نمایند.
قیمت تمام شده خدمات و مرسولات پستی علیرغم اینکه قیمت تمام شده در اصطلاح حسابداری، نوع خاصی از این روش به نام حسابداری صنعتی را در ذهن تداعی مینماید اما در حقیقت تفاوتهای بسیاری از شیوه های که برای محاسبه و استخراج قیمت تمام شده خدمات پستی در نظر گرفته ایم با آنچه موسسات تولیدی وصنعتی اجرا می نمایند وجوددارد.
در حقیقت برای بدست آوردن قیمت تمام شده از تئوری ABC به معنای هزینه یابی بر اساس فعالیتهای انجام گرفته (Activity Base costing) استفاده می نمائیم .
این روش ما را قادر خواهد ساخت تا هزینه های انجام شده برای هر یک از فعالیتهایی که در مجموع یک مرسوله پستی تعریف شده را به سرانجام می رساند .
محاسبه وتجمع نماید و باتوجه به ترافیک، اوزان و مقاصد آن ، نرخ یک مرسوله را به طور میانگین و برای یک دوره مالی مشخص نمائیم.
فرآیند ارائه یک خدمت پستی بسته به نوع خدمت در نظر گرفته شده از عملیات گوناگون تشکیل می گردد.
این عملیات را اصطلاحاً عملیات اصلی می نامیم.
منظور از عملیات اصلی آن دسته از فعالیتهایی است که از زمان دریافت یک مرسوله پستی تا زمان تحویل آن به گیرنده به روی آن انجام می شود.
عملیات اصلی به 6 گروه تقسیم می شوند: 1) قبول 4) حمل و نقل 2) جمع آوری 5) آماده سازی توزیع 3) آماده سازی ارسال 6) توزیع از آنجا که خدمات پستی طیف مختلفی از سرویسها را در بر می‌گیرد.
از این رو انواع سرویسهای پستی را در 5 طبقه تقسیم بندی نموده ایم.
1) عادی 4) ویژه 2)سفارشی 5) الکترونیک 3) پیشتاز برخی از انواع خدمات به شرح زیر می باشد: - پست خرید - پست جواب قبول - پست تصویری - ثبت نام دانشگاهها - پست مستقیم - توزیع اوراق مالیاتی - پست ترکیبی - پرداخت حقوق مستمری بگیران - پست الکترونیکی - خدمات خودرویی - پیشتاز داخله - و....
آنچه را که امور مالی شرکت لازم است دراختیار داشته باشد تعیین و شناسایی هزینه هایی است که به تفکیک عملیات اصلی – انواع سرویس و انواع خدمات طبقه بندی شده باشند.
از این رو به منظور دستیابی به این هدف کدینگ ویژه ای در نظر گرفته شده تا به کمک آن بتوانیم در زمان وقوع هر هزینه آن را شناسایی طبقه بندی در زمان وقوع هر هزینه آن را شناسایی طبقه بندی و در دفاتر مالی شرکت ثبت و ضبط نمائیم.
بدین ترتیب در پایان هر دوره مالی می توانیم با استخراج مجموعه هزینه های صورت گرفته و استفاده از سایر اطلاعات آماری مورد نیاز ، قیمت تمام شده هر یک از خدمات را محاسبه نمائیم.
برای تعیین قیمت تمام شده خدمات پستی دانستن اطلاعات فوق کافی نیست چرا که مراکز هزینه های دیگری نیز وجود دارند که در قیمت تمام شده خدمات موثرند.
این مراکز عبارتند از: مرکز پشتیبانی واحدهای اجرایی مرکز پشتیبانی واحدهای ستادی این دو مرکز هزینه واحدهایی را در بر می گیرند که بطور غیرمستقیم در ارائه خدمات پستی دخالت دارند.
مانند هزینه حقوق مدیران اجرایی – هزینه حقوق مسئول حراست یا هزینه های آموزش مسئولین واحدهای قبول – هزینه پشتیبانی سخت افزارها و نرم افزارهای مورد استفاده و...
البته هزینه های دیگری نیز وجود دارند که هیچگونه تأثیری در قیمت تمام شده خدمات پستی ندارند و صرفاً به عنوان هزینه های عمومی و اداری در صورتهای مالی شرکت نقش می بندند مانند هزینه های مربوط به حوزه معاونت مالی و دارایی یا هزینه های مربوط به حوزه دفتر مدیرعامل.
بدین ترتیب برای هر مرکز هزینه یک کد 4 رقمی در نظر گرفته شده است که به ترتیب اولین رقم سمت چپ نشاندهنده عملیات اصلی، دومین رقم مبین نوع سرویس و دو رقم آخر تعیین کننده نوع خدمت می باشد.
مرکز هزینه XX XX نوع خدمت نوع سرویس عملیات اصلی برای مثال هزینه حقوق متصدی قبول خدمات خودرویی در مرکز هزینه 1322 ثبت می شود.
1322 خدمات خودرویی پیشتاز قبول حقوق و فوق العاده شغل در سیستم نظام هماهنگ پرداخت: الف) حقوق مبنا: عدد مبنای گروه فردی طبق جدول حقوقی بر اساس ضریب 320 ریال.
ب) افزایش سنواتی سالانه: بر اساس ضرایب اعلام شده مبتنی بر ارزشیابی سالانه 3، 4 و 5 درصد حقوق بعلاوه افزایش سنواتی آخرین حکم کارگزینی در سال قبل افزوده شده و در افزایش سنواتی اعمال می گردد.
* مستخدمینی که بیش از 30 سال خدمت دولتی دارند از افزایش سنواتی مضاعف برخوردار می گردند.
فوق العاده ها : 1) فوق العاده شغل: بر اساس شغل مورد تصدی از تاریخ 1/9/79 از حداقل 75% تا حداکثر 170% گروه شغلی شاغلین پستهای سازمانی مدیریت و سرپرستی از افزایش فوق العاده شغل به شرح زیر برخوردار می باشند: مدیر کل 20% حقوق مبناء گروه شغلی معاون مدیر کل 15% حقوق مبناء‌گروه شغلی رئیس اداره و همطراز 10% حقوق مبناء گروه شغلی کارشناس مسئول و مسئول و همطراز 5% حقوق مبناء گروه شغلی 2) فوق العاده جذب در اجرای ماده 6 قانون نظام هماهنگ پرداخت کارکنان دولت و بمنظور جذب و نگهداری نیروهای متخصص حق جذب برای مشاغل مختلف به شرح زیر میباشد.
مدیر کل 78% مجموع حقوق و فوق العاده شغل