دانلود گزارش کارآموزی نرم افزار کامپیوتر- آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک کار با نامه ها

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک
1- پست الکترونیک
ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیکی (E-mail) می گوییم.

پست الکترونیکی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد.

فرستنده نامه هر زمان که بخواهد می تواند پیام خود را ارسال کند و گیرنده نیز در هر زمان که بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند.

یک نام الکترونیکی در واقع یک فایل است.

وقتی مقصد یک نامه الکترونیکی را اسال می کند، این فایل از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه کرده و آن را دریافت کند.

پست الکترونیک یکی از مشهورترین سرویس های اینترنت است.

سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند که امکان ایجاد صندوق پست الکترونیکی و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار کاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.
پست الکترونیک (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیک می گوییم.

2- مزایای پست الکترونیک
از مزایای پست الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرعت بالا در ارسال نامه ها
عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی کند.
- هزینه پایین
هزینه ارسال نامه به وسیله پست الکترونیک بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است.

در بسیاری از کشورهای دنیا پست الکترونیک به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.
- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا
گیرنده نامه با داشتن یک صندوق پست الکترونیک می تواند در هر کجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز که بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت کند.
- امکان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف
در پست الکترونیک می توان یک نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف که ممکن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال کرد.
- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یکی از مزایای پست الکترونیک، امکان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است که اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الکترونیک به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امکان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر به همراه نامه الکترونیکی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال کرد.

3- آدرس پست الکترونیک چیست؟

برای آنکه بتوانیم از پست الکترونیک استفاده کنیم، باید یک آدرس پست الکترونیک داشته باشیم.

در واقع آدرس پست الکترونیک شبیه صندوق پستی است.

هر نامه ای که به آدرس پست الکترونیک ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را که بخواهیم ارسال کنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود.

در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند که به کاربران آدرس پست الکترونیک اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الکترونیک را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الکترونیک رایگان نظیر Hat mail, Yahoo!

غیره به دست آوریم.

آدرس پست الکترونیک در اینترنت به شکل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور که مشاهده می شود، آدرس پست الکترونیک از دو قسمت تشکیل شده است: - قسمت اول از آدرس پست الکترونیک نام کاربری یا شناسه ای است که توسط کاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام کاربری انتخاب می کنند.

- قسمت دوم آدرس پست الکترونیک پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبکه سرویس دهنده پستی است.

شبکه سرویس دهنده پستی ممکن است ISP باشد که شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می کنید و یا یک سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های کاربردی استفاده از پست الکترونیک معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امکان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به کاربران مید هند.

در این سایت ها پس از پرسیدن نام کاربری و کلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار کاربر قرار می گیرد و امکان نوشتن و حذف کردن نامه ها وجود دارد.

اما برای کسانی که مکاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد.

چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید کاربر به اینترنت متصل باشد.

به همین منظور برنامه های کاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی به وجود آمدند.

این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌کنند.

سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع کرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینکه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار کاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال کند.

دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الکترونیک Outlook Express محصولات شرکت مایکروسافت وnets Cpe Messenger از شرکت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شرکت مایکروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیکنE-mail کلیک می کنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با کلیک بر روی دکمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این کار روی دکمهWork offline کلیک می کنیم.

1- نوار منو 2- نوار ابزار 1- پوشهInbox 3- پنجره پوشه ها 2- پوشهOut box اجزای اصلی پنجره 4- پنجره تماس ها 3- پوشهsent Item Outlook Express 5- پنجره لیست نامه ها 4- پوشهDelet Item 6- پنجره مشاهده متن نامه‌ها 5- پوشه Drafts 7- نوار وضعیت 8- نوار عنوان 6- باز کردن صندوق پستی یک کاربر خاص ممکن است بر روی یک کامپیوتر به صورت همزمان چند کاربر کار کنند.

برای اینکه صندوق پستی هر کاربر از کار دیگر جدا باشد و هر کاربر فقط نامه های خود را مشاهده نماید.

در نرم افزار Outlook Express قسمتی به نامIdentities در نظر گرفته شده است که در این قسمت هر کاربر می تواند برای خود یک Identity تعریف نماید و نامه ها و تنظیمات خود را از دیگر کاربران جدا نماید.

جهت باز کردن یک Identity 1- منویFile گزینه Switch Identity 2- پنجره محاوره ای Switch Identity ظاهر می شود در این پنجره کاربر موردنظر را از لیست انتخاب کرده و دکمهOK را کلیک می کنیم.

جهت ایجاد یک Identity جدید، 1- منویFile زیر منوی Identities و سپس گزینه Add New Identity را انتخاب 2- پنجره New Identity با ز می شود در این پنجره نام خود را تایپ می کنیم و دکمهOK کلیک 3- در صورتی که بخواهیم جهت ورود به Identity کلمه عبور پرسیده شود، گزینه Requiwe a Password را کلیک می کنیم و در پنجره ظاهر شده دوباره کلمه عبور را وارد می کنیم و دکمهOK را کلیک می کنیم از این به بعد به هنگام ورود به این Identity کلمه عبور خواسته می شود.

7- ایجاد و تنظیم آدرس الکترونیک ایجاد و تنظیم آدرس پست الکترونیک جدید 1- منوی Tools گزینه Accounts را انتخاب 2- پنجره/Internet Acounts سربرگ Mail 3- سربرگ Mail/Add/Mail پنجره Internet Connection 4- در پنجره کادر Displey Name نام دلخواه و سپس دکمه Next کلیک 5- در پنجره بعدی تنظیمات سرویس دهنده پستی که از آن برای ارسال و دریافت نامه ها استفاده می کنیم پرسیده می شود تنظیمات این پنجره با توجه به سرویس دهنده پستی متفاوت است.

هر سرویس دهنده پستی از نوع خاصی Server استفاده می‌کند معمولاً در راهنمای سایت سرویس دهنده پستی نوع Server و نحوه تنظیم آن آمده است بعد از تنظیمات دکمه Next را کلیک می کنیم.

6- در پنجره بعدی نامAccount و کلمه عبور به سایتی که از آن آدرس E-mail گرفته‌ایم را وارد کرده و دکمه/Finish/Next بعد از انجام مراحل فوق مشاهده می‌کنیم که در پنجره Internet Accounts در سربرگ mail یک Account جدید افزوده شده است.

کار با نامه ها 1- دریافت و ارسال نامه ها برای دریافت و ارسال نامه ها باید در وضعیت Online باشیم در واقع باید به اینترنت وصل باشیم نرم افزار Outlook Express از تنظیمات Dial-up Networking جهت اتصال به اینترنت استفاده می کند جهت ارسال و دریافت نامه ها از نوار ابزار، دمه send/Receive را کلیک می کنیم.

با این عمل تمام نامه های جدید از سرویس دهنده پستی دریافت و تمام نامه های آماده ارسال از طریق سرویس دهنده پستی ارسال می‌شود.

اگر چند Account یا چند آدرس E-mail تعریف کرده باشیم عمل ارسال و دریافت برای همه آنها انجام می شود در هنگام ارسال و دریافت نامه ها پنجره ارسال و دریافت پیام ها ظاهر می شود.

در این پنجره اجزای زیر مشاهده می شود: دکمه :Hide با کلیک کردن این دکمه پنجره ارسال و دریافت پیام پنهان می شود.

برای نمایش مجدد این پنجره قسمت سمت راست نوار وضعیت را کلیک می کنیم.

دکمه:Stop عملیات ارسال و دریافت نامه ها را متوقف می کند.

دکمه:Details پنجره ارسال و دریافت را بزرگ تر کرده و قسمت جزئیات ارسال و دریافت را در سربرگTasks (وظایف) و سربرگ Error (خطا ها نشان می دهد اگر خطایی در ارسال و دریافت رخ دهد می توان در سربرگ Error مشاهده نمود.

گزینه قطع ارتباط: در صورت انتخاب گزینه Hang up when finished بعد از اینکه ارسال و دریافت نامه ها تمام شد، ارتباط با اینترنت را به صورت اتوماتیک قطع می‌کند.

2- خواندن نامه ها پس از آنکه عملیات ارسال و دریافت نامه ها انجام شد، اگر نامه جدیدی داشته باشیم پوشه inbol به حالت پررنگ درآمده و تعداد نامه های خوانده نشده را با عدد داخل پرانتز نشان می دهد.

با کلیک کردن روی پوشه Inboh لیست نامه های دریافت شده در پنجره سمت راست نشان داده می شود.

در پنجره لیست نامه ها در مورد هر نامه مشخصات زیر وجود دارد: : نشان دهنده اولویت تعیین شده توسط فرستنده است.

: نشان دهنده داشتن ضمیمه همراه نامه است.

: نشان دهنده داشتن ضمیر همراه نامه است.

: نشان دهنده این است که نامه توسط، علامت گذاری شده است.

From : مشخصات فرستنده نامه Subject : موضوع نامه Recrived: تاریخ و ساعت دریافت نامه (در سرویس دهنده وب) در این لیست می توان با کلیک کردن روی هر کدام از 6 مشخصه فوق، نامه ها را بر اساس آن مشخصه مرتب نمود.

به عنوان مثال اگر روی قسمت Received کلیک کنیم، نامه ها بر اساس تاریخ دریافت آنها مرتب می شوند.

پس از کلیک کردن روی هر قسمت علامت ؟؟یا ؟؟

در کنار تیتر هر قسمت قرار می گیرد که نشان هنده ترتیب صعودی یا نزولی بر اساس آن موضوع است.

همه موارد ذکر شده برای مرتب کردن لیست نامه ها را می توان از منوی view / sort By نیز انجام داد.

در قسمت from در لیست نامه ها و در کنار هر نامه آیکن هایی وجود دارد که هر کدام معنی خاصی دارند.

به عنوان مثال اگر یک نامه جدید داشته باشیم و هنوز آن را مطالعه نکرده ایم، آیکن آن به صورت نامه در بسته (؟؟) و تیتر نامه به صورت پررنگ است یا اگر یک نامه را مطالعه کرده باشیم، آیکن آن به صورت نامه درباز (؟؟) است در جدول زیر شکل هر آیکنی و معنی آن آمده است: برای خواندن یک نامه، عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- روی تیتر نامه در پنجره لیست نامه ها، کلیک می کنیم.

متن نامه در زیر پنجره لیست نامه ها ظاهر می شود.

2- اگر بخواهیم هر نامه در پنجره مجزایی قابل خواندن باشد، روی تیتر آن نامه دوبار کلیک می کنیم نامه در پنجره مجزایی باز خواهد شد.

مشاهده می کنیم این پنجره دارای نوار منو و نوار ابزاری مشابه منوی اصلی است.

اما بعضی از گزینه های بلااستفاده از منوها حذف شده اند و در نوار ابزار دو دکمه؟؟

Next و ؟؟Previous اضافه شده است که امکان حرکت به نام بعدی و نام قبلی را می دهد.

برای بستن این پنجره می توانیم از دکمه ؟؟

نوار عنوان استفاده کنیم.

برای باز کردن چند نامه، عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- ابتدا نامه های مورد نظر را از لیست نامه ها انتخاب می کنیم.

2- جهت انتخاب نام هایی که پست سر هم هستند کلید Shift را نگه داشته و سپس در ابتدا و انتهای نامه های مورد نظر کلیک می کنیم.

3- در صورتی که بخواهیم نامه هایی را که در لیست پشت سرهم قرار ندارند انتخاب نماییم کلید ctrl را پایین نگه داشته و بر روی تک تک نامه های مورد نظر کلیک می‌‌کنیم.

4- جهت باز کردن نامه های انتخاب شده، کلیدEnter را فشار می دهیم یا از منوی file گزینه Open را انتخاب می کنیم.

5- نامه های انتخاب شده در چند پنجره مجزا باز می شوند جهت حرکت بین نامه‌های باز شده، در نوار کاربر روی آیکن پنجره نامه مورد نظر کلیک می کنیم.

3- علامت گذاری نامه ها نامه های الکترونیکی را می توان علامت گذاری کرد تا بعداً بتوان نامه های علامت گذاری شده را آسانتر بررسی کرد.

نامه ای که علامت گذاری می شود هیچ تفاوتی با نامه های دیگر ندارد و علامت گذاشته شده از نظر نرم افزاری Outlook Express مفهوم خاصی ندار و فقط شما می دانید به چه علت این نام را علامت گذاری کرده اید (شاید برای اینکه بعداً با دقت بیشتری آن را مطالعه کنید یا شاید برای اینکه به خاطر داشته باشید که لازم است به این نامه جواب بدهید).

جهت علامت گذاری نامه ها، عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- اگر بخواهیم یک نامه را علامت گذاری کنیم بر روی ستون ؟؟

نامه مورد نظر کلیک می کنیم.

2- اگر بخواهیم چند نامه را به صورت همزمان علامت گذاری کنیم، نامه های مورد نظر را انتخاب کرده و از منوی Message گزینه flay Message را انتخاب می کنیم.

در مورد علامت گذاری نامه ها به نکات زیر توجه کنید: نامه هایی که علامت گذاری شده باشند، یک علامت پرچم قرمز ؟؟

در کنار نام آنها مشاهده می شود.

در صورتی که بخواهیم علامت گذایر یک نامه را برداریم، کافیست عملیات فوق را تکرار کنیم.

در صورتی که بخواهیم نامه های علامت گذاری شده را به صورت مرتب و پشت سر هم مشاهده کنیم کافیست برروی علامت ؟؟

عنوان ستون کلیک کنیم.

4- تغییر حالت نامه از خوانده شده به خوانده نشده تا زمانی که یک نامه خوانده نشده است آیکن آن به صورت ؟؟

می باشد ولی وقتی خوانده شد آیکن آن به صورت ؟؟

تغییر می کند.

نرم افزار Outlook Express از دو طریق خوانده شدن یک نامه را متوجه می شود: اگر بر روی عنوان نامه دوبار کلیک کنیم و نامه در پنجره جدید باز شود.

اگر بر روی عنوان نامه کلیک کنیم و چند ثانیه نامه در پنجره اصلی Outlook Express نمایش داده شود.

گاهی اوقات ممکن است نامه ای را باز کرده باشیم و فرصت مطالعه نامه را نداشته باشیم اما چون نامه را باز کرده ایم آیکن آن به صورت نامه خوانده شده تغییر شکل داده است.

در این مواقع بهتر است آیکن این نامه را به حالت نامه خوانده نشده تغییر‌ دهیم تا بعداً به خاطر بیاوریم که این نامه را مطالعه نکرده ایم.

جهت تغییر حالت یک نامه از خوانده شده به خوانده نشده عملیات زیر را انجام میدهیم: 1- در لیست نامه ها، نامه مورد نظر را انتخاب کرده و روی آن راست کلیک می کنیم.

2- از منوی میانبر ظاهر شده، گزینه Make as unread را انتخاب می کنیم.

جهت تغییر حالت یک نامه از خوانده نشده به خوانده شده یکی از روش های زیر را انجام می دهیم: 1- در لیست نامه ها، روی نامه مورد نظر دوبار کلیک می کنیم تا باز شود.

2- روی نامه مورد نظر راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Make as Read را انتخاب می کنیم.

5- باز کردن و ذخیره فایل های ضمیمه شده همانطور که می دانیم یکی از مزایای نامه های الکترونیکی امکان فرستادن انواع فایل‌ها به صورت ضمیر نامه است.

اگر نامه ای به همراه خود فایل ضمیمه ای داشته باشد، در پنجره لیست نامه ها در کنار نامه آیکن قرار دارد.

برای باز کردن و ذخیره فایل های ضمیمه شده مراحل زیر را انجام می دهیم: 1- ابتدا روی عنوان نامه مورد نظر دوبار کلیک می کنیم تا نامه در پنجره مجزایی باز شود.

2- در این پنجره مشاهده می کنیم که در قسمت Attach (ضمیر)، لیست فایل های ضمیمه شده به نامه نشان داده شده است.

3- برای باز کردن هر فایل روی آیکن آن دوبار کلیک می کنیم.

پنجره ای ظاهر می‌شود که از ما می پرسد که فایل ضمیر را باز کنیم یا آنکه آن را به صورت یک فایل روی دیسک ذخیره کنیم.

4- در صورت انتخاب Open it فایل ضمیمه باز شده و اجرا می شود مثلاً اگر فایل ضمیمه سندword باشد توسط نرم افزار Microsoft word باز می شود.

5- در صورت انتخاب save it to disk پنجره Attachment as ظاهر می شود.

6- در این پنجره نام فایل و محل ذخیره ان را روی دیسک تعیین می کنیم و دکمه save را کلیک می کنیم.

7- اگر نامه ای چند ضمیمه داشت، برای ذخیره کردن یکباره همه فایل های ضمیمه می توانیم از منوی file گزینه save Attachments را انتخاب کنیم.

نکته- امروزه با گسترش شبکه اینترنت، اکثر ویروس های کامپیوتری توسط نامه الکترونیکی انتقال پیدا می کنند.

به همین منظور از باز کردن فایل های ضمیمه مشکوک و به خصوص فایل های ضمیمه اجرای با پسوند EhE خودداری کنید و همواره با آخرین نسخه نرم افزارهای ضد ویروس آن را کنترل نمایید.

6- ایجاد نامه جدید برای ایجاد نامه جدید یکی از 2 روش زیر را انجام می کنیم.

1- از منوی file گزینه New و سپس mail message را انتخاب می کنیم.

2- دکمه ؟؟

را از نوار ابزار کلیک کنیم پنجره New massage ظاهر می شود.

در این پنجره اجزای زیر مشاهده می شود: لیست انتخاب from در این کادر در صورت داشتن چند آدرس پست الکترونیک، لیست Account های پست الکترونیک تعریف شده قرار دارد.

در واقع این کادر نشان می دهد که ما با کدام آدرس پست الکترونیکی خود نامه را ارسال می کنیم به صورت پیش فرض آدرس پست الکترونیکی انتخاب می شود که به صورتAccount پیش فرض تعریف شده باشد.

کادر متنی در این کادر آدرس پست الکترونیک شخص یا اشخاصی را که می خواهیم نامه به آنها ارسال شود تایپ می کنیم اگر بخواهیم نامه به چند ادرس ارسال شود، بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم.

کادر متنی (carbon copy) اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاصی دیگر ارسال کنیم آدرس پست الکترونیکی آنها در کادر متنی CC (کپی کاربن) تایپ می کنیم (بین ادرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم) کادر متنی (Blind carbon copy) BCC اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاص دیگری ارسال کنیم به طوری که گیرندگان CC,TO از دریافت این نامه توسط آن اشخاص بی اطلاع باشند، آدرس پست الکترونیک آنها را در کادر متنی BCC (کپی کاربن مخفی) تایپ می کنیم (بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم).

کادر متنی Subject موضوع نامه را در این کادر متنی وارد می کنیم درج موضوع نامه به گیرنده نامه کمک می کند تا قبل از باز کردن نامه از موضوع داخل نامه مطلع شود.

کادر ویرایش متن نامه در این کادر می توان متن نامه را تایپ نمود در بالای این کادر، ابزارهای ویرایش متن نظیرFont، سایزUnderline, Italic, Bold انتخاب رنگ و تنظیم هم ترازی متن قرار دارد این کادر ویرایش و نوار ابزار آن مشابه نرم افزار Wordpad ویندوز است، می‌توانیم متن تایپ شده را توسط نوار ابزار به فرمت دلخواه تغییر دهیم.

1- بعد از انجام تایپ نامه، با کلیک کردن روی دکمه ؟؟

در نوار ابزار پنجره New message نامه ارسال می شود روش دیگر انتخاب گزینه send message از منوی file یا فشردن کلید های Alt+S است.

2- اگر در حال حاضر به اینترنت متصل نیستیم ولی می خواهیم این نامه را بعداً‌ ارسال کنیم می توانیم از گزینه file گزینه send later را انتخاب کنیم با این روش این نامه به پوشه Otubox منتقل می شود، تا زمانی که به اینترنت متصل می شویم و دکمه ؟؟

را از نوار ابزار کلیک کنیم.

3- گاهی اوقات ممکن است بخواهیم نامه ناتمامی را به طور موقت ذخیره کنیم تا در زمان دیگری نامه را تکمیل و ارسال کنیم برای این کار از منوی file گزینه save را انتخاب می کنیم یا اینکه کلیدهای ctrl+s را فشار می دهیم با این عمل، نامه در پوشه Drafts ذخیره می شود.

بعداً می توانیم با مراجعه به پوشه Drafts نامه را تکمیل کرده و آن را ارسال کنیم.

استفاده از غلط یاب املایی نرم افزار Outlook Express امکان غلط یابی املایی کلمات را دارد.

البته غلط یاب املایی معمولاً برای زبان های خارجی نظیر انگلیسی تعریف شده است و در صورتی که غلط یاب املایی فارسی بر روی کامپیوتر شما نصب شده باشد امکان غلط یابی متون فارسی وجود دارد.

برای استفاده از غلط یاب املایی و یافتن لغت های غلط عملیات زیر را انجام می‌دهیم: 1- در پنجره ویرایش نامه کلیدF7 را می زنیم و یا روی کلید؟؟

از نوار ابزار کلیک می‌کنیم.

2- در صورت یافتن غلط، پنجره Splling ظاهر می شود که در این پنجره لغت اشتباه در قسمت Net In Dictionery نمایش داده می شود همچنین لیستی از حدس لغتی که غلط یاب املایی در مورد کلمه صحیح می زند در قسمت Suggections نمایش داده می شود.

3- از لیست Suggestion کلمه صحیح را انتخاب می کنیم و یا کلمه صحیح را در قسمت Change تایپ می کنیم.

4- دکمه ؟؟

را جهت تغییر کلمه غلط به به کلمه انتخاب شده، کلیک می کنیم.

5- اگر بخواهیم غلط یاب، اشتباه این لغت را یکبار نادیده بگیرد، دکمه ؟؟

را کلیک می کنیم و در صورتی که بخواهیم غلط یاب در این نامه دیگر این لغت را غلط نگیرد، دکمه ؟؟

را کلیک می کنیم.

6- اگر بخواهیم غلط یاب، لغت یافت شده را به عنوان یک لغت جدید به لغت نامه خود اضافه کند دکمه ؟؟

بعد از این لغت اضافه شده در این نامه و همه نامه های بعدی نیز به عنوان یک لغت صحیح شناخته خواهد شد.

ضمیمه کردن فایل اگر بخواهیم همراه نامه ای که می فرستیم، فایلی را ضمیمه کنیم از منویInsert گزینه File Attachment را انتخاب می کنیم پنجره محاوره ای باز می شود که امکان انتخاب یک یا چند فایل را می دهد.

در این پنجره پس از انتخاب فایل ها از روی دیسکت، دکمه ؟؟

انتخاب گیرنده نامه از کتابچه آدرس در هنگام ایجاد نامه جدید، اگر آدرس شخصی را که می خواهیم برای او نامه ارسال کنیم، بخواهیم از کتاب ادرس (Assress Book) انتخاب کنیم، کافیست در پنجره New Messageروی ؟؟

؟؟

یا ؟؟

کلیک کنیم تا پنجره Select Recipients ظاهر شود در این پنجره لیست اسامی کسانی که در کتاب آدرس وارد شده اند، نمایش داده می شود.

با انتخاب هر شخص و کلیک کردن یکی از دکمه های ؟؟

می توان آن شخص را به لیست گیرندگانTo یا BCC,CC اضافه کرد.

در این پنجره امکان جستجو در کتاب ادرس وجود دارد.

در ادامه همین فصل با کتابچه آدرس بیشتر آشنا می شویم.

ارسال نامه با اولویت بالا و اولویت پایین نامه ها می توانند با سه اولویت (یا درجه اهمیت) ارسال شوند: اولویت پایین (Low Priority) اولویت معمولی (Normal Priority) اولویت بالا (High Priority) نامه هایی که ارسال می کنیم در حالت عادی با درجه اهمیت معمولی ارسال می شوند.

از نظر سرعت ارسال نامه بین نامه ها با اولویت های مختلف فرقی نمی کند.

در واقع اولویت یک علامت برای گیرنده نامه است که توجه داشته باشد این نامه از درجه اهمیت بالایی برخوردار است و او به این نامه توجه ویژه ای داشته باشد و در صورت امکان زودتر از بقیه نامه ها این نامه را مطالعه کند.

اگر بخواهیم نامه ای با اولویت بالا یا پایین ارسال شود عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- در پنجره ایجاد نامه، از منوی Message زیر منوی Priority یکی از اولویت های Low/ High را انتخاب می کنیم، روش دیگر کلیک کردن روی فلش سمت راست دکمه ؟؟

از نوار ابزار و انتخاب یکی از اولویت های ؟؟

یاHigh است.

2- پس از اتمام متن نامه، دکمه ؟؟

را جهت ارسال کلیک می کنیم.

گیرنده این نامه وقتی نامه را دریافت می کند در کنار عنوان این نامه علامت را مشاهده می نماید.

ارسال نامه به یک گروه یا لیست توزیعی در واقع وقتی ما یک نامه را به یک گروه ارسال می کنیم، این نامه به همراه افراد عضو گروه ارسال می شود.

برای ارسال نامه به یک گروه کافیست نام آن گروه را در قسمت To تایپ نماییم و نامه را ارسال کنیم البته قبلاً باید گروه و اعضای آن را در نرم افزار Address Book تعریف کرده باشیم.

ارسال نامه به صورت متنی و گرافیکی نامه جدیدی که تهیه می کنیم می تواند به دو صورت متنی (Text) یا گرافیکی به فرمتHTML باشد اگر نامه را به صورت متنی تهیه کنیم، دیگر قادر به تعیین فونت یا تنظیمات متن نخواهیم بود اما نامه متنی دو مزیت زیر را دارد: حجم کمتری دارد گیرنده نیازی به داشتن نرم افزار مخصوصی جهت دیدن نامه ندارد.

برای تهیه نامه به صورت متن عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- از منوی Format گزینه Plaintext را انتخاب می کنیم.

با این عمل نوار ابزار ویرایش متن از بالای کادر ویرایش متن حذف می شود و کادر متن به صورت ساده متنی تغییر می کند.

اگر نامه را به صورت گرافیکی تهیه کنیم، قادر خواهیم بود برای نامه تصویر زمینه انتخاب کرده و نامه را به صورت زیبایی تهیه کنیم اما نامه گرافیکی دو عیب دارد: 1- حجم نامه زیاد خواهد بود و ارسال آن توسط شما و دریافت آن توسط گیرنده زمان گیر است.

2- نرم افزار شخص گیرنده نامه، باید فرمت HTML را پشتیبانی کند.

برای تهیه نامه به صورت گرافیکی عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- از منوی format گزینه Rich text (HTML) را انتخاب می کنیم.

2- برای پوشاندن زمینه نامه با یک تصویر یا رنگ دلخواه، از منوی format گزینه Back ground را انتخاب می کنیم.

3- در منوی format با انتخاب Pocture یک تصویر را به عنوان پیش زمینه انتخاب می کنیم در ضمن با انتخاب color می توانیم پیش زمینه نامه را با یک رنگ مشخص، رنگ آمیزی کنیم.

4- در منوی format با انتخاب گزینه sound می توانیم یک فایل صوتی را به عنوان زمینه نامه ارسال کنیم به صورتی که دریافت کننده نامه، با باز کردن آن نامه، این فایل صوتی را یک یا چند بار بشنود.

در نرم افزار Outlook Express امکان جالب دیگری نیز وجود دارد.

این نرم افزار تعدادی فرمت نام گرافیکی که اصطلاحاً به آنها نوشت افزار (Statioery) گفته می‌شود در موضوعات مختلف تهیه و به همراه نرم افزار ارائه شده است.

برای انتخاب یک نوشت افزار یکی از روش های زیر را انجام می دهیم: 1- از منوی Apply stationery را انتخاب کرده و سپس یک نوشت افزار را انتخاب می کنیم.

2- در نکار دکمه Create mail در نوار ابزار فلش کوچکی وجود دارد که با کلیک کردن روی این فلش منوی نوشت افزار باز می شود و با انتخاب یک نوشت افزار پنجره New Massege با آن نوشت افزار باز می شود.

پاسخ به نامه اگرچه نامه هایی وجود دارند که نیازی به پاسخ دادن ندارند ولی در بسیاری از نامه‌های رسیده باید پاسخ دهیم روش های مختلفی برای پاسخ دادن به نامه وجود دارد.

مثلاً ممکن است بخواهیم فقط به فرستنده نامه پاسخ بدهیم و دیگر دریافت کنندگان این نامه پاسخ ما را نبینند و یا ممکن است بخواهیم پاسخ ما را همه گیرندگان نامه دریافت کنند.

در ادامه با شیوه های متخلف پاسخ به نامه ها آشنا می شویم.

پاسخ نامه به فرستنده نامه (Reply) اگر بخواهیم به نامه رسیده ای پاسخ دهیم، به صورتی که فقط برای فرستنده نامه پاسخ ارسال شود عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- روی تیتر نامه کلیک می کنیم تا نامه مورد نظر انتخاب شود.

را از نوار ابزار کلیک می کنیم.

روش دیگر انتخاب گزینه Reply to sender از منوی Message یا فشردن کلیدهای ctrl+r است.

3- پنجره ویرایش نامه، مشابه پنجره ایجاد نامه جدید ظاهر می شود.

در این پنجره کادرهای متن to, From به صورت خودکار پر می شوند و متن نامه قبلی نیز در کادر ویرایش متن قرار می گیرد.

3- حال پاسخ نامه را داده و جهت ارسال دکمه ؟؟

پاسخ نامه به همه گیرندگان (Replx All) اگر بخواهیم به نامه رسیده ای پاسخ دهیم به صورتی که علاوه بر فرستنده نامه کلیه گیرندگان نامه (یعنی تمام کسانی که در قسمت To,CC آدرس آنها درج شده است) نیز آن را دریافت کنند.

عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- روی تیتر نامه کلیک می کنیم تا نامه مورد نظر انتخاب شود.

2- دکمه؟؟

را از نوار ابزار کلیک می کنیم روش دیگر انتخاب گزینه Reply to sender از منوی Message یا فشردن کلید های ctrl+R است.

در این پنجره کادرهای متن To, From به صورت خودکار پر می شود و متن نامه قبلی نیز در کادر ویرایش متن قرار می گیرد.

4- حال پاسخ نامه را داده و جهت ارسال دکمه ؟؟

پاسخ نامه به همه گیرندگان (Reply All) اگر بخواهیم به نامه رسیده ای پاسخ دهیم بهصورتی که علاوه بر فرستنده نامه، کلیه گیرندگان نامه (یعنی تمام کسانی که در قسمتTo,CC آدرس آنها درج شده است) نیز آن را دریافت کنند، عملیات زیر را انجام می دهیم: 1- روی تیتر نامه کلیک می کنیم تا نام مورد نظر انتخاب شود.

را از نوار ابزار کلیک می کنیم روش دیگر انتخاب گزینه Reply to All از منوی Message یا فشردن کلیدهای ctrl+shift+R است.

3- پنجره ویرایش نامه مشابه پنجره ایجاد نامه جدید ظاهر می شود.

در این پنجره کادرهای متن CC,To, From به صورت خودکار پر می شود و متن نامه قبلی نیز در کادر ویرایش متن قرار می گیرد.

پاسخ به نامه ها بدون درج متن نامه اصلی در حالت عادی نرم افزار Outlook Express هنگام پاسخ به نامه، متن اصلی نامه را در پایین قسمت پاسخ به نامه درج می کند و گیرنده نامه علاوه بر پاسخ نامه متن نامه خود را نیز دریافت می کند پاسخ به نامه با درج متن نامه اصلی این حسن را دارد که گیرنده نامه متوجه می شود که پاسخی که دریافت کرده است برای کدام نامه بوده و در صورت لزوم نوشته خود را می تواند مشاهده کند.

پاسخ به نامه ها با درج متن اصلی این عیب را دارد که حجم نامه ای که ارسال می کنیم افزایش می دهد.