بخشی از اطلاعاتی که از ارزیابی عملکرد به دست می آید، به سازمان در تعیین نیازهای آموزشی کمک می کند.
بدین معنی که اگر معلوم شود عملکرد ضعیف کارمند ناشی از فقدان آموزشی است، مسئولان مربوط می توانند با برگزاری دوره های آموزشی مناسب، این کاستی را از بین ببرند.
پس نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان، اولاً در تعیین نیازهای آموزشی سازمان و ثانیاً در تعیین نوع مهارتهای بخصوصی که بیشتر مورد نیاز سازمان است، نقش مهمی دارد.
همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان، معلوم می کند که در کجا و در چه واحد و دایره ای در سازمان نیاز به چه آموزشی وجود دارد.
البته نباید تصور کرد که وجود یک سیستم ارزیابی عملکرد در سازمان، به خودی خود ضمانتی برای آموزش و تربیت شایسته کارکنان خواهد بود؛ ولی اطلاعات حاصل از ارزیابی عملکرد، کار تعیین نیازهای آموزشی را ساده تر می نماید.
تعیین مسیر شغلی
عملکرد کارمند در شغلش نشان دهنده توانایی های بالفعل و بالقوه و همچنین نقاط ضعف و قت اوست.
در نتیجه با ارزیابی فرد و کسب اطلاعاتی در این زمینه می توان مسیر شغلی فرد را در سازمان ترسیم نمود.
منظور از «مسیر شغلی»، مشاغلی است که در طی عمر کاری فرد در سازمان، یکی پس از دیگری به او واگذار می شود.
حقوق و مزایا
یکی از عوامل بسیار مؤثر در افزایش پرداخت، اطلاعاتی است که از ارزیابی چگونگی عملکرد فرد به دست آمده است.
امروزه اکثر مدیران و مسئولان معتقدند که باید با افزودن به حقوق و دستمزد، به کار و عملکرد برجسته کارکنان، پاداشی مشهود و ملموس داد.
پرداخت پاداش به خاطر عملکرد خوب، نقش بسیار مهمی در ایجاد انگیزه برای ادامه آن خواهد داشت.
تحقیقاتی که در این زمینه انجام گرفته حاکی از این است که تنبیه فرد به خاطر عملکرد ضعیف او نمی تواند در درازمدت چندان مؤثر باشد و باعث عملکرد بهتر و تلاش بیشتر وی شود.
بعلاوه اگر کارکنان قوی همان حقوق و مزایایی را دریافت کنند که کارکنان عادی یا ضعیف دریافت می نماید، به تدریج انگیزه خود را از دست می دهند و تبدیل به کارکنانی عادی می گردند.
بنابراین، برای تشویق کارکنان به عملکرد خوبو مؤثر، سازمان باید سیستمی منصفانه برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی کند و با اجرای صحیح آن، به کارکنان برجسته و قوی پاداش دهد.
شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان
بنا به این گفته که «گذشته چراغ راه آینده است»، در مواردی همزمان با ارزیابی عملکرد کارمند، استعدادها و توانایی هایی بالقوه او نیز سنجیده می شود و بر این اساس، مشاغلی که احتمال می رود فرد در انجامشان موفقتر باشد به عهده او گذارده می شود.
ولی باید تذکر داد که عملکرد گذشته فرد، همیشه معیار خوبی برای پیش بینی عملکرد او در آینده نخواهد بود و موفقیت در انجام مؤثر کاری به خصوص به این معنا نیست که فرد به همان اندازه، در کار دیگری موفق باشد.
تأکید بیش از اندازه بر مهارت فنی به عنوان ضابطه اصلی برای ارتقاء و نادیده گرفتن سایر مهارتهای لازم برای تصدی مشاغل بالاتر (بخصوص مشاغل مدیریتی)، از اشتباهاتی است که معمولاً رخ می دهد و باید از آن برحذر بود.
بنا به این گفته که «گذشته چراغ راه آینده است»، در مواردی همزمان با ارزیابی عملکرد کارمند، استعدادها و توانایی هایی بالقوه او نیز سنجیده می شود و بر این اساس، مشاغلی که احتمال می رود فرد در انجامشان موفقتر باشد به عهده او گذارده می شود.
تأکید بیش از اندازه بر مهارت فنی به عنوان ضابطه اصلی برای ارتقاء و نادیده گرفتن سایر مهارتهای لازم برای تصدی مشاغل بالاتر (بخصوص مشاغل مدیریتی)، از اشتباهاتی است که معمولاً رخ می دهد و باید از آن برحذر بود.
ارزیابی عملکرد می تواند ابزار بسیار مفیدی در دست مدیریت باشد؛ ولی به عنوان یک نتیجه گیری کلی باید افزود از آن همیشه به گونه ای که باید، استفاده نمی گردد.
عوامل مؤثر بر ارزیابی از آنجا که کمتر کسی دوست دارد کارش مورد بررسی و قضاوت دیگران قرار گیرد، طبیعتاً ارزیابی عملکرد کارکنان حساسیتهای بخصوصی را به وجود می آورد.
گذشته از این، معمولاً به این قبیل ارزیابی ها با سوء ظن نگریسته می شود؛ چرا که در موارد بسیاری ارزیابی کارکنان، تنها مستمسکی برای تسویه حسابهای شخصی بوده است.
برای جلوگیری از بروز چنین مسائلی، معمولاً قوانین و مقررات بسیاری از سوی دولت و سایر مراجع ذی صلاح وضع می گردد.
این قوانین، مسئولان سازمان را ملزم می کند روشهایی برای ارزیابی کارکنان طراحی کنند که با استفاده از آن نه تنها حق و حقوق کسی ضایع نشود، بلکه مزایایی چون افزایش حقوق یا ترفیع نیز به طور عادلانه میان کارکنان شایسته توزیع گردد.
اتحادیه ها نیز در کشورهای صنعتی در تعیین استاندارد و نظارت بر ارزیابی عملکرد کارکنان به وسیله مسئولان سازمان نقش بسیار مؤثری دارند و اصولاً معتقدند که تصمیم گیری درباره ارتقا، افزایش پرداخت یا اعطای هرگونه پاداش دیگری به کارکنان باید بر اساس ارشدیت (سنوات خدمت) باشد، نه ارزیابی عملکرد.
علوه بر عوامل برون سازمانی (یعنی قوانین و مقررات کشوری و دخالت اتحادیه ها)، عوامل درون سازمانی نیز در چگونگی ارزیابی کارکنان نقش دارند.
در سازمان های بزرگ امروزی به دلیل ارتباط و اثرگذاری متقابل بسیاری از مشاغل، ماهیت کار به گونه ای است که عملکرد افراد در یک شغل خاص، به عملکرد دیگران در سایر مشاغل بستگی پیدا می کند.
از این رو، جو سازمان به عنوان یک عامل درون سازمانی می تواند در عملکرد کارکنان تأثیر مثبت یا منفی داشته باشد.
اگر اعضای سازمان اعتماد و اطمیمان چندانی به یکدیگر نداشته باشند، تشریک مساعی و همکاری در کار نیز که لازمه انجام موفقیت آمیز وظایف است وجود نخواهد داشت.
در چنین شرایطی، برخلاف خواسته فرد و علی رغم سعی و کوشش او، عملکردش ضعیف خواهد بود.
شاخص های ارزیابی مـشاغل، مخـتلف و متنوع هستند و هر یک ویژگی های خاص خود را دارند.
از این رو هرگز نمی توان مجموعه ای از شاخص های بخصوصی را تعیین کرد که عمومیت داشته باشند و بتوان از آنها برای ارزیابی عملکرد کارکنان در هر شغلی استفاده نمود.
ولی به طور کلی شاخص هایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می شوند، باید خصوصیاتی داشته باشند که استفاده از آنها دقت، صحت و اثربخشی فرایند ارزیابی را افزایش دهد.
این خصوصیات عبارتند از: بتوان به آن اعتماد کرد؛ یعنی اندازه گیری شاخص در زمان های متفاوت، کم و بیش نتایج یکسانی را عاید سازد.
همچنین، شاخص باید به گونه ای باشد که اندازه گیری آن به وسیله افراد یا روش های مختلف، تأثیریدر نتایجی که از آن به دست می آید نداشته باشد.
تفاوت هایی که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد، تشخیص داده، آنها را از یکدیگر مجزا نماید.
بدیهی است که اگر شاخصی قادر به چنین تمایزی نباشد و عملکرد همه کارکنان را به یک شکل و کم و بیش در یک سطح ارزیابی نماید، نتایج حاصل کمکی به مدیر در اتخاذ تصمیماتی چون افزایش پرداخت، ترفیع مقام، یا تعیین نیازهای آموزشی افراد نخواهد کرد.
متصدی شغل قدرت تأثیرگذاری بر آن داشته باشد.
از آنجا که با اندازه گیری شاخصهای بخصوصی می خواهیم توان و کارآیی فرد را بسنجیم، طبیعتاً شاخصی را باید انتخاب کنیم که تحت کنترل فرد باشد (مثلاً کمیت کار)؛ یعنی اگر فرد بخواهد و برای او فرصت و امکانات مناسب وجود داشته باشد، بتواند در جهت بهتر کردن آن بکوشد.
پس واضح است که انتخاب و ادازه گیری شاخص هایی چون هوش به عنوان عاملی مؤثر در عملکرد فرد چندان مناسب نیست؛ زیرا باهوش بودن یا کم هوش بودن در کنترل انسان نیست.
برای کسانی که به وسیله آن ارزیابی می شوند، قابل قبول باشد.
این امر که کارکنان باور داشته باشند عملکردشان بر اساس شاخص های درست و منصفانه ای ارزیابی می گردد از اهمیت زیادی برخوردار است.
سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می تواند مؤثر باشد که از شاخص های واقعی، که ارتباط مستقیم با شغل دارند، استفاده شود.
مراحل ارزیابی در شکل 1-9 مراحل مختلف ارزیابی عملکرد نشان داده شده است.
همان طور که مشاهده می گردد، در مرحله اول باید هدف و منظور از ارزیابی عملکرد کارکنان معین شود.
این امری ضروری است؛ زیرا به ندرت می توان سیستم واحدی برای ارزیابی کارکنان طراحی نمود که تمام جوانب را در نظر بگیرد.
برای مثال، ممکن است در یک سازمان، هدف اولیه از ارزیابی عملکرد، تعیین نیازهای آموزشی کارکنان باشد و در سازمانی دیگر، سنجش شایستگی افراد برای اتخاذ تصمیماتی درباره افزایش پرداخت یا ترفیع مقام.
بنابراین باید اهداف ویژه ای که سیستم ارزیابی عملکرد برای نیل به آن طراحی و اجرا می گردد مشخص شود، چرا که موارد بسیاری را می توان یافت که به دلیل نامعلوم بودن اهداف، سیستم ارزیابی، درست طراحی نشده یا درست اجرانگردیده است.
با توجه به این مسائل، غالباً سازمان به بیش از یک نوع سیستم ارزیابی نیاز دارد.
در مرحله دوم، باید برای کارکنان کاملاً روشن نمود که در وظایف محول، چه انتظاری از آنها می رود.
معمولاً به کمک اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده و در شرح شغل منعکس گردیده است، سرپرست یا رئیس مستقیم، محتوا و وظایف اصلی شغل را با فرد در میان گذارده، برای وی توضیح می دهد که عملکرد او چگونه باید باشد.
همچنین در این مرحله، شاخصها و استانداردهای ارزیابی عملکرد به اطلاع فرد رسانده می شود.
در مرحله سوم، عملکرد واقعی قرد در شغل اندازه گیری می شود و در مرحله چهارم، این عملکرد (آنچه انجام گرفته) با استانداردهای عملکرد (آنچه باید انجام می گرفت) مقایسه می گردد.
سرانجام در مرحله پنجم، نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذاشته می شود و تصمیمات مقتضی اتخاذ می گردد.
شکل 1-9 مراحل مختلف ارزیابی نکات مهم در طراحی سیستم ارزیابی در هنگام طراحی سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که سیستم برای ارزیابی فعالیتهای شغل طراحی می شود یا برای ارزیابی نتایجی که باید از این فعالیتها به دست آورد.
یعنی شاخص هایی که برای ارزابی عملکرد کارکنان انتخاب می شوند، مربوط به فعالیت های آنها در شغل است یا مربوط به نتایجی که از این فعالینها به دست می آید.
معیار قرار دادن فعالیتها یا نتایج برای سنجش کیفیت و اثربخشی عملکرد کارکنان دارای مزایا و معایبی چند است.
از آنجا که منظور نهایی سازمان، نیل به اهدافی می باشد که برای آن به وجود آمده است، هر سیستم ارزیابی ای که نتیجه عملکرد کارکنان را معیار اصلی برای ارزیابی قرار دهد از این مزیت بزرگ برخوردار است که موجبات تشویق آنها را برای نیل به اهداف سازمان فراهم می کند.
ولی مشکل این است که اگر تنها نیل به هدف، همچنین منابع هدر رفته و ضایعات احتمالی در شغل، در سیستم ارزیابی منعکس نمی گردد.
بعلاوه، مشکل دیگر این نوع معیارگذاری این است که اغلب، عدم موفقیت در نیل به هدف در اثر کوتاهی یا ناتوانی فرد نیست، بلکه مسبب اصلی، عواملی خارج از کنترل مستقیم وی مثلاً ناقص بودن اسباب و ابزار کار، جو نامساعد کاری، یا عدم همکاری دیگران با او می باشد.
سرانجام باید به این نکته نیز اشاره کرد که اگر نیل به هدف تنها معیار ارزیابی باشد، هرگز از کم و کیف فعالیتهای کارمند در راه رسیدن به هدف، اطلاعی به دست نخواهد آمد و مشخص نخواهد شد چرا احیاناً او در رسیدن به هدف ناموفق بوده است و در نتیجه، نمی توان با مشاوره و راهنمایی، به او برای بهبود عملکردش کمک کرد.
با توجه به مشکلاتی که به آن اشاره شد، واضح است که بزرگترین مزیت معیار قرار دادن فعالیتهای کارمند برای ارزیابی عملکرد او آگاهی از کم و کیف اعمالی است که برای رسیدن به هدف انجام می دهد.
با استفاده از اطلاعاتی که از این طریق به دست می آید، مسئولان سازمان در موقعیت مناسبی قرار می گیرند تا برای بهبود عملکرد کارکنان ضعیف، برنامه های آموزشی سودمندی طراحی نمایند.