فرهنگ داده های زیر سیستم انبار
شناخت زیر سیستم انبار
الف. لیست کلی فعالیتها و تعریف کلی آنها
فعالیتهای کلی زیر سیستم انبار و تعریف آنها عبارت است از :
1 درخواست خرید کالا جهت شارژ انبار
ملزومات اداری و برخی از کالاهای پر مصرف در انبار نگهداری می شوند که با توجه به میزان مصرف و نقطه سفارش بنا بر درخواست مسئول انبار یا مسئول تدارکات خریداری می شوند .
2 رسید کالای خریداری شده جهت شارژ انبار
کالای خریداری شده جهت شارژ انبار به انباردار تحویل داده شده و رسید صادر می شود.
3 رسید کالای خریداری شده غیر مصرفی به انبار و تحویل به متقاضی
کالاهای غیر مصرفی که بنا به درخواست اداره / معاونت / واحد خریداری می شوند وارد انبار شده و رسید می شوند و سپس به متقاضی تحویل می گردند .
4 رسید کالای خریداری شده مصرفی برای درخواست کننده
همانند فعالیت قبل در مورد کالاهای مصرفی انجام می شود .
5 رسید کالای خریداری شده مستقیم مصرف برای درخواست کننده
اساسا هر کالا پس از خرید باید تحویل انبار شود ولی در مورد برخی از کالاها به دلیل ماهیت آنها امکان تحویل به انبار وجود ندارد و مستقیما به درخواست کننده تحویل داده می شوند .
6 رسید کالا به انبار در حالتهای امانی برگشت امانت مرجوعی
ممکن است کالایی غیر از حالت خریداری شده به انبار وارد شود که می تواند حالتهای مختلفی را شامل شود .
7 خروج کالا از انبار بنا به درخواست
کالاهایی که در انبار موجود بوده و برای اداره / معاونت / واحد خاصی خریداری نشده اند طی ضوابطی به ادارات تحویل می گردند.
8 خروج کالا از انبار در حالتهای امانی ضایعاتی برگشت از خرید انتقالی و ...
ممکن است کالایی برای موارد غیر از مصرف اداره / معاونت / واحدها از انبار خارج شود که حالتهای مختلفی را شامل میشود.
9 انبار گردانی
معمولا در پایان هر سال موجودی انبارها شمارش شده و مغایرت موجودی با کاردکس مشخص و در مورد آن تصمیم گیری می شود .
ب. نحوه گردش کار فعالیتها
گردش کار فعالیتهای زیر سیستم انبار در صفحات بعدی آمده است .
ج. اشکالات موجود زیر سیستم انبار
پس از بررسی های انجام شده که عمدتا از طریق مصاحبه و بازدید و سوال و جواب با نمونه های انتخاب شده صورت گرفته است نتایج کلی زیر ارائه می گردد . لازم به ذکر است که نارسائی های عنوان شده با توجه به محدودیتهای زمانی موجود جهت بررسی شامل کلیه نارسائی های موجود نمی باشد و موارد عمده را در بر می گیرد .
موارد عمده اشکالات موجود به صورت زیر می باشد :
1 با توجه به این که مسئولیت نگهداری کالا باید به فرد یا افراد مشخص واگذار گردد ، لذا اختیارات ناشی از این مسئولیت نیز باید به فرد مذکور واگذارشود و از دخالت سایر
افراد و قسمتها در امور محوله به انبار دار که مسئول اصلی نگهداری کالاهای انبار می باشد جلوگیری گردد . به منظور اطمینان از این تفویض مسئولیت و اختیار به انباردار لازم است برای کلیه اقلام رسیده به انبار و صادره از انبار فرمهای مشخصی توسط انباردار صادر گردد . در بررسی های به عمل آمده مشخص گردید که عموما فرم رسید انبار و حواله انبار توسط تدارکات صادر گردیده و سپس جهت تایید انباردار به انبار ارسال می گردد . لذا این اصل که مسئول انبار ، مسئول صدور رسید انبار و حواله انبار می باشد نقض گردیده است .
علاوه بر آن رسید انبار مخصوص رسید اقلام مختلف کالا می باشد و با رسید خدمات دریافت شده متفاوت است اما در نمونه های بررسی شده در بعضی مناطق از رسید کالا جهت تائید خدمات انجام شده استفاده گردیده است .
در نمونه های بررسی شده رسید انبارها فاقد شماره سریال چاپی بوده و برای شماره گذاری این رسیدها از روش یکسانی در مناطق استفاده نمی شود .
در بعضی از نمونه های بررسی شده شماره ثبت دبیرخانه مربوط به درخواست خرید کالا، به عنوان شماره رسید انبار منظور می گردید لذا اطمینان از این که کلیه اقلام رسید انبار شده در دفتر اموال ( مصرفی / غیر مصرفی ) ثبت گردیده اند امکان پذیر نمی باشد .
2 حواله های صادره انبار که بر اساس فرم درخواست کالا صادر می شوند فاقد شماره سریال چاپی بوده و لذااطمینان از این که کلیه حواله های صادره بر اساس مجوزهای مربوطه بوده اند امکان پذیر نمی باشد . همچنین در نمونه های بررسی شده برای شماره گذاری حواله ها روش یکنواختی وجود ندارد . فرم درخواست کالا از انبار که در واقع مجوز صدور حواله توسط تدارکات ( در وضعیت فعلی ) می باشد نیز از نظر وضعیت شماره گذاری و عطف به فرم های مربوطه فاقد روش اصولی و مناسبی می باشد .
3 در مواردی که اقلام خریداری شده که پس از رسید انبار شدن به دلیل عدم تائید کمیسیون تحویل و عدم امکان جایگزینی مناسب برگشت می شوند فرم برگشت از خرید وجود ندارد . اگر چه تعداد وقوع این اتفاق بسیار کم است ولی به هر حال در سیستم پیش بینی مناسب جهت برگشتی های انبار انجام نشده است و در حال حاضر این موارد از طریق صورتجلسه انجام می شوند و در دفتر اموال ( مصرفی / غیر مصرفی ) نیز ثبت نمی گردند .
4 در مواردی که اقلام تحویلی به واحدها مازاد بر نیاز بوده و یا به دلیل انحلال قسمت یا واحدی، اقلام در اختیار آنها به انبار عودت داده می شوند روش و فرم مناسبی وجود ندارد و اقلام مصرفی و غیر مصرفی این واحدها طی صورتجلسه ای تحویل انبار دار می شوند و اقلام مرجوع شده وارد کاردکس نمی شوند .
5 نگهداری کارت انبار در انبار بیشتر جنبه تشریفاتی دارد و به دلایل زیر عملا نمی توان به این کارتها اطمینان کرد .
با توجه به این که کاردکس انبار در واقع خلاصه ای از وضعیت فرمهای مربوط به ورود و خروج اقلام از انبار می باشد و فرمهای مذکور همانگونه که ذکر شد دارای نواقص و نارسایی هایی می باشند لذا گزارش اخذ شده از کاردکس نیز دارای همان نواقص و نارسایی ها خواهد بود .
کاردکس انبار هنگامی قابل اعتماد خواهد بود که از طریق کارت حسابداری انبار کنترل گردد و با توجه به این که روش حسابداری نقدی ، مورد عمل در امور مالی شهرداری موجب می گردد که امکان نگهداری کارت حسابداری انبار وجود نداشته باشد لذا صحت کاردکس مورد ابهام است . اقلامی که پس از خرید مستقیما مصرف می شوند اگر چه دارای سرید انبار می باشند ولی این فرمها در کاردکس ثبت نمی شوند .
6 جهت انجام انبار گردانی روش یکسانی در مناطق مختلف وجود ندارد و فرمهای مورد استفاده در انبار گردانی در مناطق مختلف متفاوت است و حتی روش یکنواختی برای واگذاری مسئولیت انجام انبار گردانی در مناطق مختلف وجود ندارد .
7 در مواردی که انبارهای مختلفی مربوط به نواحی یا سایر معاونتها وجود دارد روشی جهت نگهداری مانده موجودی اقلام تحویلی به انبارهای مذکور وجود ندارد ( روش فرمهای امانی ) و به صورت قطعی اقلام به این انبارها ارسال می گردد و چنانچه بخشی از اقلام به علت مازاد بر نیاز بودن مصرف نشده و به انبار اصلی بازگردانده شود فرم و روش مشخصی جهت ثبت این سوابق در کاردکس وجود ندارد و طی صورتجلسه ای این اقلام وارد انبار اصلی می شوند .
( البته با توجه به این که قراردادهای پیمانکاری امانی دیگری در شهرداری قرار است انجام نشوند اهمیت این کنترل به تدریج کم می شود . )
8 در برخی مناطق به علت کمبود جا اقلام در دو یا سه انبار مختلف قرار دارند ولی کاردکس فقط در یک محل موجود می باشد . همچنین در بعضی مناطق یک کالا ممکن است در چند انبار مختلف قرار داشته باشد ولی برای همه آنها تنها یک کاردکس وجود دارد.
د. فرمهای ورودی
فرمهای مورد استفاده در مناطق مختلف شهرداری از نظر اطلاعات و امضاها و نحوه تکمیل و توزیع نسخ با یکدیگر دارای تفاوتهایی هستند و تعیین منطقه ای که بعنوان شاخص مورد استفاده قرار گیرد میسر نبود و در این بخش از فرمهای کلیه مناطق مورد بررسی استفاده شده است .
لیست فرمهای مورد استفاده در فعالیتهای زیر سیستم انبار در جدول زیر آمده است :