اکسس 2000 ابزار تولید بانک های اطلاعاتی رابطه ای است .
نخست اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است .
بانک های اطلاعاتی امکان گرد آوری انواع اطلاعات را برای ذخیره سازی ,جستجو و بازیابی فراهم می کنند .
اکسس در گردآوری اطلاعات از طریق کاربرد ویوی Datasheet یا یک فرم شخصی یک ابزار فوق العاده است .
دوم اکسس امکان ذخیره سازی داده ها را فراهم می کند .
اکسس 2000 حق انتخاب ذخیره سازی فیزیکی بانک اطلاعاتی (یعنی محلی که داده ها واقعا در آنجا ذخیره می شوند ) را فراهم می کند .
در پایان اکسس یک ابزار بانک اطلاعاتی رابطه ای است .
بانک های اطلاعاتی رابطه ای از متنوع ترین بانک های اطلاعاتی هستند که تا به حال تولید شده اند .
اجزا بانک های اطلاعاتی اکسس
چون می دانیم که اکسس یک بانک اطلاعاتی است این را هم می دانیم که برقراری ارتباط با مخزن که داده ها در آنجا ذخیره می شوند را نیز فراهم می کند .
اکسس محیط کاملی برای تولید برنامه های کاربردی بانک اطلاعاتی است .
جداول
بارزترین جز هر بانک اطلاعاتی , جداول است.این همان محلی است که داده ها نگهداری می شوند .
هر جدول مجموعه ای از رکودهایی است که می توان به فیلدهایی تقسیم نمود .
هر فیلد محل نگهداری جزئی از اطلاعات مربوط به رکوردی است که در آن قرار دارد .
جداول اکسس را می توان در یکی از دو ویوی Datasheet یا Design مشاهده نمود .
در ویوی Datasheet داده های هر رکورد در جداول وارد می شوند .
در ویوی Design , شیوه عملکرد جدول تتعریف می شود .
پرس و جوهاو ویو ها
یک پرس و جو ( یا ویو , بسته به محیط ذخیره سازی داده ها ) در یک بانک اطلاعاتی برای جستجو , مشاهده و اصلاح داده های موجد در جداول به کار می رود .
از پرس جوها می توانید برای اصلاح ساختار جداول یا دستیابی به داده هایی که نسبت به بانک اطلاعاتی اکسس خارجی به شمار می آیند .
فرم ها
یکی از قدرتمندترین ویژگیهای اکسس 2000 , قابلیت ایجاد فرم هایی است که می توان برای وارد کردن , ویرایش و جستجوی داده ها به کار برد .
پس از ایجاد فرم ظاهر و عملکرد آن همچون یک برنامه کاربردی مبتنی بر ویندوز است .
گزارش ها
گزارش ها , همچون فرم ها از یک منبع , مثلا یک جدول یا یک پرس و جو , برای فراهم کردن داده ای واقعی استفاده می کنند .
طراحی گزارش شیوه ارائه داده ها را به هنگام چاپ , نمایش پیش از چاپ یا صدور گزارش می کند .
صفحه های دستیابی به داده ها
صفحه های دستیابی به داده ها , صفحه های وبی هستند که می توانید ایجاد و با یک بانک اطلاعاتی اکسس مرتبط کنید .
این صفحه ها می توانند داده های موجد در بانک اطلاعاتی را بازیابی یا به روز رسانند و شباهت بسیار زیادی به فرم های اکسس دارند .
این صفحه ها برای انجام کارهای خود به اینترنت اکسپلورر نگارش 5 نیاز دارد .
ماکروها و پیمانه ها
و در پایان اینکه اکسس قابلیت ایجاد و استفاده از ماکروها و پیمانه ها را فراهم می کند .
آنها شما را در رسیدن به بعد عملیاتی یک بانک اطلاعاتی یاری می کنند .
این پیمانه ها و ماکروها روشی برای پردازش و استفاده از جداول , پرس و جوها , فرم ها و گزارش های موجد در یک بانک اطلاعاتی فراهم می کنند .
ماکروها صرفا مجموعه ای از عملیات هستند که هر یک عمل خاصیرا در پروژه اکسس 2000 انجام می دهند .
ماکروها صرفا مجموعه ای از عملیات هستند که هر یک عمل خاصیرا در پروژه اکسس 2000 انجام می دهند .
باز کردن یک بانک اطلاعاتی از طریق اکسس زمانی که اکسس را اجرا می کنید , نخستین صفحه آن سوال خواهد کرد که مایل به باز کردن یک بانک اطلاعاتی هستید , یا ایجاد یک بانک جدید .
دکمه رادیویی کنار Blank Database را می توانید برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی جدید از این منو انتخاب کنید .
اگر Access Database Wizards,pages, and Projects را انتخاب کنید , ویزاردی اجرا می شود که سوالات مختلفی درباره بانک اطلاعاتی مورد نظرتان می پرسد و شما را در ایجاد عناصر اساسی یاری می کند .
اگر Open and Existing File را انتخاب کنید , اکسس سوال خواهد کرد که کدام بانک اطلاعاتی را باز کند .
چنانچه بانک اطلاعاتی مورد نظرتان در فهرست نبود , More Files را انتخاب کنید .
اکسس امکان انتخاب بانک اطلاعاتی مورد نظر را برایتان فراهم می کند .
پنجره بانک اطلاعاتی پنجره بانک اطلاعاتی دو قسمت اصلی دارد .
فهرستی از انواع شی ها در قسمت سمت چپ پنجره نمایش داده می شود .
قسمت سمت راست نیز فهرستی از شی هایی را نشان می دهد که از فهرست سمت چپ اتنخاب شده اند .
برخی از اشخاص فهرست سمت چپ را (( خط فولدر )) می نامند .
این فهرست دارای دو قسمت است .
قسمت بالایی این فهرست که Objects نامیده می شود شامل Tables , Queries, forms , Reports , Pages , Macros, Madules است .
قسمت پائینی که GROUPS نامیده می شود شامل گروهی به نام Favorites است .
گروهها شی هایی هستند که در بر گیرنده شی هایی می باشند که اغلب در بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
هفت شی اصلی بانک های اطلاعاتی اکسس جداول هر جدول برای نگهداری داده های خام بانک اطلاعاتی است .
داده ها را شما در جداول وارد می کنید .
جداول سپس این داده ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی می کنند .
وقتی یک بانک اطلاعاتی را باز می کنید , ویوی پیش فرض , فهرست جدولی است .
پرس و جوها هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد .
هر پرس و جو می تواند گروهی از رکورد ها را که شرائط خاصی را دارا هستند انتخاب کند .
فرم ها می توانند پرس و جوها را بگونه ای به کار برند تا تنها رکورد های مورد نظر چاپ شوند .
پرس جوهای دیگر آماده نمود .
با استفاده از پرس و جوها می توان رکورد های بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد , تغییر داد و یا حذف نمود .
فرم ها فرم ها را می توان به روشهای گوناگونی به کار برد , اما متداولترین روش برای استفاده از آنها ,برای ورود و نمایش داده هاست .
با استفاده از فرم های ورود داده ها می توان کاربران را به گونهای یاری نمود تا داده ها را به سرعت , به دقت و به آسانی وارد جداول کنند .
فرم ها داده ها را نسبت به یک جدول معمولی , به شکل ساختار یافته تری نمایش می دهند .
با استفاده از یک فرم می توانید رکوردهای یک جدول را تغییر دهید , افزایش دهید , حذف کنید و یا مشاهده کنید .
فرم های نمایشی برای نمایش اطلاعات خاصی از یک جدول معین به کار می روند .
گزارش ها گزارشها داده های انتخابی تان را با فرم چاپ شده ای نمایش می دهند , و یا می توان آنها را بر اساس پرس و جوها تهیه نمود تا تنها اطلاعاتی را که حائز شرائط مورد نظر هستند نمایش دهند .
گزارشها را می توان براساس چند جدول پرس و جو نیز تهیه نمود تا رابطه پیچیده بین داده ها را نیز نشان دهند .
صفحه ها صفحه ها شی های جدیدی در اکسس 2000 هستند که نام فرم آنها , صفحه های دستیابی به داهد ها است .
صفحه ها , سند های HTML هستند که می توان مستقیما با داده های یک بانک اطلاعاتی مرتبط نمود .
این سند ها شباهت زیادی به فرم های اکسس دارند , اما طراحی آنها برای آن است که با اینترنت اکسپلورر مشاهده شوند .
یکی از تفاوتهای بزرگ صفحه های دستیابی به داده ها با فرم ها در ان است که صفحه ها در فایلی به غیر از بانک اطلاعاتی ذخیره می شوند , در صورتی که فرم ها در فایل بانک اطلاعاتی ذخیره می شوند .
به همین دلیل است که صفحه ها برای آن طراحی می شوند تا با مرورگر (browser ) اینترنت ( خصوصا انترنت اکسپلورر نگارش 5 ) مورد استفاده قرار گیرند و از HTML پویا استفاده کنند .
ماکروها ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری , بدون نوشتن برنامه های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه سازی , یاری می کنند .
رابطه ها این جداول از طریق فیلدی که در هر یک از جداول موجود است و مقادیر مشترک دارند با یکدیگر مرتبط می شوند .
نیازی به یکسان بودن نام فیلدها نیست , اما مقادیر فیلدها باید با یکدیگر تطابق داشته باشند .
طراحی مناسب جداول و رابطه ها شما را در پیشگری از ذخیره سازی داده ها یکسان در جاهای مختلف یاری می کند .
حذف داده های تکراری نه تنها سبب صرفه جویی در وقت می شود , بلکه سبب درست و دقیق بودن داده ها نیز می شود .
این امر ممکن است در حال حاضر پیچیده به نظر رسد .
تب Contents فهرست موضوعات (( راهنما)) در تب Contents بسیاری عمومی است .
برای نمایش موضوعات خاص تر , نماد گرافیکی مورد نظر را دومرتبه متوالی بوسیله ماوس برگزینید .
اگر نشانه رو ماوس را به ذیل نماد گرافیکی یک کتاب باز ببرید و دکمه ماوس را دو مرتبه متوالی فشار دهید , نمایش موضوع مورد نظر به پایان می رسد .
برگزیدن موضوعات عمومی شما را به موضوعات خاص (( راهنما)) می رساند .
تب Index برای انجام جستجوی الفبایی می توانید تب Index را بوسیله ماوس انتخاب کنید .
چند حرف نخست موضوع مورد نظرتان را تایپ کنید تا منوی موضوعات به نخستین موضوعی که با آن حرف شروع می شود تغییر یابد .
ScreenTip ها Screen tip ها همچون راهنمای ابزارها هستند, با این تفاوت که معمولا اطلاعات بیشتری نمایش می دهند.
Screen tip ها شرح کوتاهی درباره قسمتهای مختلف اکسس نمایش می دهند .
استفاده از ویوی Datasheet مروری بر ویندوهای Datasheet ویوهای Datasheet شباهت زیادی به صفه های گسترده اکسل دارند .
هر سطر نمایانگر یک رکورد از جدول یا نتائج پرس و جو است .
هر ستون نمایانگر یک فیلد از جدول یا نتائج پرس و جو است .
جداول پرس و جوهاو فرم ها همگی دارای ویوهای Datasheet هستند .
خط ابزارهای مورد استفاده خط ابزارها به طور گستردهای در اکسس 2000 و بیشتر برنامه های آفیس 2000 , برای انجام کارهای متداول مورد استفاده قرار می گیرند .
منظور از خط ابزارها , دکمه های ذیل منوی اصلی برنامه کاربردی است .
این دکمه ها امکان آن را فراهم می کنند تا با استفاده از فشردن دکمه ماوس بتوانید کارهای متداول را انجام دهید .
مرتب سازی برگ داده ها یکی از مفیدترین ویژگیهای برنامه های کاربردی بانک اطلاعاتی , قابلیت مرتب سازی داده هاست .
اکسس 2000 نیز ابزار مرتب سازی قدرتمندی دارد که با برگزیدن یک دکمه به وسیله ماوس قابل استفاده است .
رکوردهای نمایش داده شده در پنجره بانک اطلاعاتی را می توان تنها با متمایز کردن ستون مورد نظر و سپس برگزیدن دکمه خاص این کار از خط ابزار مرتب نمود .
داده ها را می توان به طور نزولی یا صعودی مرتب نمود .
برای اینکه داده ها را بر اساس بیش از یک ستون مرتب کنید , ستونها می بایست در پنجره برگ داده ها در کنار یکدیگر باشند .
می بایست هر یک از ستونهای مورد نظر را متمایز کنید .
اکسس سپس مرتب سازی چپ ترین آغاز می کند .
انواع مختلفی از داده ها , به غیر از فیلدهای memo , hyperlink و ole , را می توانید مرتب کنید .
داده های نوع memo و ole object قابل مرتب سازی نبوده و داده های hyperlink نیز در فرمت قابل مرتب سازیی نیستند .
فیلد های hyperlink حاوی نشانی شی هایی هستند که با فرمت های مختلف ذخیره شده اند .
از دو دکمه خط ابزار برای مرتب سازی استفاده می شود , sort ascending و sort descending .
اگر ستون مورد نظرتان کانون توجه باشد ( یعنی اگر مکان نما در آن باشد ) , این دکمه ها را می توانید برای مرتب سازی برگزینید .
از گزینه sort و records و سپس sort ascending یا sort descending نیز می توانید استفاده کنید .
اگر می خواهید عمل مرتب سازی را بر اساس چند ستون مجاور هم انجام دهید , کافی است آنها را با پایین نگهداشتن کلید shift و برگزیدن سر ستون شان به وسیله ماوس , و سپس برگزیدن دکمه مرتب سازی مورد نظر مرتب کنید .
برای اینکه داده های برگ داده ها را به ترتیب اولشان بازگردانید , گزینه remove filter/sort , records را انتخاب کنید .
پیدا کردن و فیلتر رکوردها ویژگی دیگری که بانک های اطلاعاتی را مفید می سازد , قابلیت پیدا کردن و فیلتر کردن داده هاست .
قابلیت پیدا کردن و فیلتر کردن بدین معناست که می توانید اطلاعات مورد نظرتان را در زمان کوتاهی پیدا می شود .
تفاوت بین این دو عمل در ویو datasheet آنهاست .
وقتی به دنبال داده هایی هستید , هر بار تنها یک رکورد پیدا می شود .
اما در طی عمل فیلتر کردن به دلیل محدود شدن داده ها , رکوردهای بیشتری پیدا می شوند .
استفاده از Filter by form اینک به بررسی ویژگی FILTER BY FROM می پردازیم .
این ویژگی به شما امکان می دهد که عمل فیلتر کردن را همزمان بر اساس چند فیلد انجام دهید .
دکمه filter by form را به وسیله ماوس برگزینید .
پنجره به حالت جدولی تغییر می یابد و پیامCustomer : filter by form“ در خط عنوان آن نمایش داده می شود .
توجه کنید که شرط Owner هنوز در فیلد Contact title موجود است .
با استفاده از خط پیمایش ( scroll bar ) افقی پایین این پنجره به فیلد Country بروید .
کار با رکوردها در برگ داده ها حال که داده های مورد نظرتان در برگ داده ها نمایش داده شده اند , وقت آن است که کارهایی برروی داده ها انجام دهیم .
این قسمت توضیح می دهد که چگونه می توان داده ها را در برگ داده ها ویرایش نمود .
بیشتر ویرایشهای مورد بررسی در این قسمت مشروط بر آن هستند که برگ داده ها مورد نظر قابل به روزرسانی هستند , یعنی مجاز به روزرسانی رکوردها باشید .
برخی از پرس و جوهایی که در اکسس 2000 می توانید اجرا کنید , مجم.عه ای از داده های قابل ویرایش را به عنوان خروجی باز می گردانند .
متاسفانه اکسس همیشه یک نشان عینی مبنی بر غیر قابل ویرایش بودن برگ داده ها ارائه نمی کند .
اگر اقدام به تایپ یکی از فیلد های غیر قابل ویرایش بکنید , صدای بوق دستگاه را خواهید شنید و پیام روبه رو را نمایش خواهد داد : this recordset is not updatable افزودن , ویرایش و حذف رکوردها برای اینکه رکوردهایی را که برگ داده هایی را به برگ داده های قابل به روزرسانی بیفزایید , دکمه New Record را در خط ابزار به وسیله ماوس برگزینید .
مکان نما به یک سطر خالی در پایین برگ داده ها انتقال می یابد .
باید داده های این سطر را وارد کنید .
انتقال به یک سطر دیگریا بستن پنجره برگ داده ها سبب می شود که اکسس سطر جدید را ذخیره کند .
از گزینه save record , record نیز می توانید استفاده کنید.
برای ویرایش داده ها در برگ کافی است رکورد و فیلد مورد نظر را با برگزیدن سطر ستون مربوطه برگزینید .
تغییرات مورد نظرتان را اعمال نمایید و یا به سطر دیگری بروید و یا از گزینه save record , record برای ذخیره سازی تغیرات استفاده کنید .
چنانچه یکی از قوانین تعیین شده در حین طراحی بانک اطلاعاتی را نقض کرده باشید اکسس پیامی را نمایش داده و مشکل پیش آمده را به آگاهی تان می رساند .
در این صورت یاباید مشکل را بر طرف کنید ویا تغییرات را با فشردن کلید Esc لغو کنید .
برای اینکه رکوردی را از برگ داده ها حذف کنید , سطر مربوط به رکورد مورد نظر را به وسیله ماوس برگزینید و سپس دکمه Delete Record را از منوی میانبر انتخاب کنید .
در این حالت نیز چنانچه قانونی وجود این رکورد در بانک اطلاعاتی را لازم بداند , پیامی نمایش داده شده و اکسس این امر را به آگاهی تان می رساند .
کپی , برش و انتقال رکوردها گاهی از اوقات ممکن است بخواهید کل یک رکورد را کپی و تنها برخی از فیلدها را اصلاح کنید .
نخست , رکورد مورد نظر را با برگزیدن هدر سطرمربوطه , یا با استفاده از گزینه Select Record , Edit انتخاب کنید .
سپس یا از گزینه copy , edit استفاد کنید , و یا copy را از منوی میانبر حاصل از فشردن دکمه سمت راست ماوس انتخاب کنید .
رکورد اینک به کلیپ بورد ویندوز کپی شده است .
برای افزودن نسخه جدید به برگ داده ها , از گزینه paste append , edit استفداه کنید .
برای افزودن این نسخه به یک برگ داده دیگر آن را باز کنید و از گزینه paste append , edit استفاده کنید .
برای اینکه رکوردی را به کلیپ بورد کپی و آن را از برگ داده ها جاری حذف کنید , از گزینه cut , edit استفاده کنید , و یا دکمه سمت راست ماوس را فشار دهید و cut را از منوی میانبر انتخاب کنید .
رکورد حذف و به کلیپ بورد ویندوز کپی می شود .
سپس می توانید گزینه paste append , edit را در برگ داده دیگری انتخاب و رکورد را به آن انتقال دهید .
در این حالت نیز فیلدها باید در بین برگ داده ها مشابه باشند .
استفاده از یکی از جداول موجود باز کردن جداول به هنگام کار با یکی از بانک های اطلاعاتی موجود , معمولا نخستین محل برای آغاز کار , جداول در بانک هستند .
جداول حاوی داده های ذخیره شده در بانک اطلاعاتی هستند .
اکسس و SQLsever از یک مدل رابطه ای استفاده می کنند _ بانک اطلاعاتی می تواند بیش از یک جدول داشته باشد و جداول موجود در بانک اطلاعاتی می توانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند .
نام جدولی که می خواهید با آن کار کنید را به وسیله ماوس برگزینید .
پس از انتخاب یک جدول , عملیات زیادی را می توانید برروی آن انجام دهید .
با استفاده از دکمه های بالای پنجره Datasheet باز کنید , دکمه Open را به وسیله ماوس برگزینید .
برای ویو Design نیز دکمه Design را به وسیله ماوس برگزینید .
انواع داده ها ستون Datatype , که در کنار ستون Fieldname قرار دارد , که در فیلد ذخیره می شوند را مشخص می کند .
کادر ویرایش این ستون یک کادر فهرست کشویی است .
انواع داده های قابل استفاده و گزینه مربوط به ویزارد Lookup در این فهرست وجود دارند .
انواع داده های قابل استفاده عبارتند از : Text : رشته ای از کاراکترها که برای ذخیره سازی داده های حرفی عددی مورد استفاده قرار می گیرد .
بیشینه کاراکترهایی که می توانید در یک فیلد Text ذخیره کنید 255 است .
Memo : برای ذخیره سازی متون طولانی است .
بیشینه مقداری توسط کاربر مشخص نمی شود , اما اکسس حد 64000 کاراکتر را تحمیل می کند .
فیلد Notes یک فیلد Memo است .
Number : برای ذخیره سازی داده های عددی است .
Date/Time : برای ذخیره سازی تاریخ و زمان است .
فیلد های Hire date و Birthdate از این نوع هستند .
Currrency : یک نوع داده عددی ویژهکه برای ذخیره مبالغ ارزی است , چرا که از خطاهای گرکردن در طی محاسبات جلوگیری می کند .
AutoNumber : یک نوع داده عددی ویژه که می توان برای فیلدهای کلید اصلی به کار برد .
این گونه فیلد ها همیشه (( فقط خواندنی )) هستند , چرا که هرگاه رکوردی درج می شود , اکسس به طور خودکار عدد سریال بعدی یا یک عدد تصادفی را در فیلد ذخیره می کند .
فیلد EmployeeID از این نوع است .
Yes/No: داده های بولی را ذخیره می کند , داده هایی که تنها یکی از یکی از دو مقدار off یا on , NO یا YES و یا false یا True هستند .
OLE object : یک نوع شی ویژه که توسط یک سرویس دهنده OLE فراهم می شود .
فیلد photo از این نوع است .
Hyperlink : متنی را به عنوان نشانی (( فوق پیوند )) ذخیره می کند .
اکسس امکان ذخیره سازی نشانی سند های وب فایل های محلی را فراهم می سازد .
(( فوق پیوند )) می تواند شامل اطلاعات دیگری چون نشانی یک محل خاص از یک سند ورد , یک شی در بانک اطلاعاتی اکسس یا محدوده ای از سل های یک صفحه گسترده باشد .
پس از برگزیدن این نوع فیلدها به وسیله ماوس , اکسس فایل یل سند مربوطه را با استفاده از یک viewer بارگذاری می کند .
استفاده از پرس و جوهای موجود باز کردن پرس و جوها باز کردن یکی از پرس و جوهای موجود مشابه باز کردن یکی از جداول موجد است .
نخستین گام , بازکردن بانک اطلاعاتی مربوطه و رفتن به قسمت Queries پنجره Database است ( یا اگر با یک بانک اطلاعاتی SQL sever کار می کنید , رفتن به قسمت views .
پرس و جوهای select :اینها متداولترین نوع پرس و جوها هستند .
با استفاده از یکی از این پرس و جوهای ساده می توانید داده ها را بر اساس شرائطی که در تعریف پرس جو مشخص می کنید , از چندین جدول بازیابی کنید .
پرس و جوی category sales for 1997 نمونه ای از این پرس و جوهاست .
پرس و جوهای crosstab : این پرس جوها نوع ویژه ای از پرس و جوهای select و مشابه جداول pivot مورد استفاده در میکروسافت اکسل هستند .
با استفاده از این پرس و جوها می توانید خلاصه داده های گوناگون را مشاهده کنید .
به عنوان مثال , پرس و جوی quartery orders by product در بانک اطلاعاتی northwind خلاصه فروش فصلی هر محصول را آماده می کند .
این پرس و جو فروش هر محصول را در هر فصل باز می گرداند .
پرس و جوهای Top n : این پرس و جوها نیز نوع ویژه ایی از پرس و جوهای select هستند که برای بازیابی تعداد خاصی از رکورد ها طراحی می شوند .
پرس و جوی ten most expensive producte نام و قیمت ده مورد از گرانترین محصولات را باز می گرادند .
با معکوس کردن ترتیب مرتب سازی در پرس و جو , ده مورد از ارزانترین محصولات را نیز می توانید مشاهده کنید.
پرس و جوهای union : این پرس و جوها فیلدهای متناظر چندین جدول را ترکیب و در یک فیلد برمیگردانند .
تعداد فیلدهایی که از جداول مختلف بازیابی می شوند باید یکسان باشد .
ویرایش داده ها در فرم ها باز کردن یک فرم کار را با یک فرم ساده شروع می کنیم .
نام یک فرم را دو مرتبه متوالی به وسیله ماوس برگزینید تا فرم نمایش داده شود .
این فرم محتوای جدول را نمایش می دهد .
فرم را ببندید و جدول مذکور را دو مرتبه متوالی به وسیله ماوس برگزینید .
خواهید دید که اطلاعات جدول همان اطلاعاتی هستند که در فرم مشاهده کرده اید , و لیکن اگر چه رکوردخای زیادی همزمان قابل مشاهده هستند , اما تنها چند فیلد را می توان برروی صفحهدید .
اینک جدول را ببندید و فرم را یک مرتبه دیگر باز کنید .
تصویر کره در پشت فرم تصویر گرافیکی است که تنها در این فرم نمایش داده می شود .
تصاویر گرافیکی و سایر ابزارهای جلوه های ویژه امکان طراحی فرم هایی را فراهم می سازند که از نظر شمای زیبا بوده و به آسانی می توان آنها را بکار برد .
نگاهی به انواع فرم ها فرم ها به شش نوع اصلی تقسیم شده اند : تک ستونی برگ داده ها جدولی دورونی جدول pivot گراف ها فرم های تک ستونی بعضی از فرمها دارای فرمت تک ستونی یا ستونی است .
این گونه فرم ها فیلد های جدول مرتبط با خود را به صورت ستونی نمایش می دهند .
اندازه فرم ها ممکن است بزرگتر یا کوچکتر از اندازه صفحه نمایشگر باشد .
این امر به درجه وضوح صفحه نمایشگرتان بستگی دارد .
این فرم ها می بایست در یک صفحه جای گیرد .
فرم های تک ستونی نمونه مناسبی از فرم های ویژه وارد کردن داده ها هستند .
اگر چه تمامی داده های خام خود را می توانید از طریق ویو datasheet یک جدول در آن وارد کنید , اما انجام این کار از طریق یک فرم می تواند آسانتر , قابل اطمینان تر , و مفیدتر باشد .
دلیل این امر آن است که فرم ها می توانند به پیشگیری از افزونگی داده ها یاری کنند و رابط ساده تری برای افزودن داده های جدید به جدول فراهم کنند .
فرم های جدولی فرم product list بانک اطلاعاتی northwind نمو نه ای از یک فرم جدولی است .
برای باز کردن این فرم , تب forms را به وسیله ماوس برگزینید .
و سپس خود فرم را ود مرتبه متوالی به وسیله ماوس برگزینید .
توجه داشته باشید که این گونه فرم ها امکان مشاهده همزمان چندین رکورد را فراهم می سازند .
هر قسمتیاز یک فرم جدولی را می توان فرمت نمود , و در نتیجه انعطاف پذیری بیشتری برای شیوه نمایش و وارد کردن اطلاعات فراهم کرد .
می توان جلوه های ویژه ای را به فرم افزود , و یک رکورد را در چندین خط نمایش داد .
مشاهده فرم ها وقتی فرم product list را در بانک اطلاعاتی northwind باز می کنید , در حقیقت از ویو form استفاده می کنید .
این همان ویوی است که برای وارد کردن یا تغییر داده ها به کار می برید .
برای رفتن به ویو datasheet محلی از فرم را به وسیله دکمه سمت راست ماوس برگزینید و ویو datasheet را انتخاب کنید .
این همان ویوی datasheet جداول است .
فرم داده های خام را نمایش می دهد .
توجه داشته باشید که این ویو را نمی توانید به وسیله دکمه سمت راست ماوس برگزینید .
می بایست دکمه سمت راست را برگزینید و form design را انتاخب کنید .
در ویو design هستید .
در اینجا می توانید فیلدها و شی های مختلف را طراحی و برای اکسس مشخص کنید که چگونه داده هایتان را مشاهده کنید .
افزودن و ویرایش رکوردها در یک فرم افزودن و ویرایش رکوردها در یک فرم شبیه افزودن و یرایش رکورد در برگ داده هاست .
اگر می خواهید رکورد جدیدی را اضافه کنید , دکمه new record را در پایین صفحه برگزینید .
مکان نما به انتهای رکوردهای برگ داده ها رفته و رکورد خالی را در فرم نمایش می دهد .
برای ویرایش فیلدها , فیلد مورد نظر را به وسیله ماوس برگزینید و اطلاعات جدید را تایپ کنید .
وقتی کلید tab را برای حرکت در فرم فشار می دهید , اطلاعات را نیز می توانید صرفا با تایپ اطلاعات جدید ویرایش کنید .
برای انتخاب کل فیلد , کلید f2 را فشار داده , یا آن را دو مرتبه متوالی به ماوس برگزینید .
حذف رکوردها و داده ها در یک فرم حذف رکوردها بسیار آسان است .
برخی از فرم ها دکمه ای را به طور خودکار برای حذف یا افزودن رکورد ها نمایش می دهند .
اگر فرم مورد نظرتان این دکمه را نمایش نمی دهد , کافی است فیلد مورد نظرتان را برای حذفانتخاب و کلیدهای ctrl و علامت منها را همزمان فشار دهید .
بسته به رابطه های جدول با جداول دیگر دارد , ممکن است حذف برخی از رکوردها در صورت ایجاد رمورد های بدون رمورد متناظر قابل حذف نباشد .
کپی کردن رکوردها گاهی اوقات داده هایی تکراریی را وارد خواهید کرد یا مقدار جدیدی را در چندین رکورد وارد خواهید نمود .
برای اینکه اطلاعات یک فیلد خاص را از رکورد پیشین کپی کنید , فیلد را انتخاب و کلیدهای crtl آپوستروف را همزمان فشار دهید .
این کار سبب کپی شدن اطلاعات رکورد پیشین در فیلد جاری می شود .
چنانچه فیلد مقدار پیش فرضی داشت باشد , می توانید با فشار همزمان کلیدهای ctrl , alt , spacebar , مقدار جدید را با مقدار جاری جایگزین کنید .
اطلاعات مشترکی چون تاریخ یا زمان جاری را نیز می توانید در فیلد درج کنید .
بر ای درج تاریخ جاری , کلیدهای ctrl و " ; " را همزمان فشار دهید .
پیدا کردن رکوردها با استفاده از فرم ها با استفاده از فرم ها می توانید رکوردهای مورد نظرتان را جستجو کنید .
برای درک چگونگی پیدا کردن رکوردها توسط اکسس اطلاعاتی را با فرم customers در بانک اطلاعاتی northwind جستجو کنید .
فرم مذکور را در ویو FORM باز کنید , فیلد Cotact name را از منوی اصلی انتخاب کنید .
نمایش داده ها در گزارش ها آزمایش اصول گزارشها گزارش ها قدرتمندترین و انعطاف پذیرترین روش برای مشاهد و چاپ اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی تان هستند .
در این راستا می توانید اطلاعاتی که تنها برای کار یا درخواست خاصی مهم هستند چاپ1 کنید , و این اطلاعات را با هر فرمت یا سبکی می توانید مشاهده یا چاپ کنید .
اطلاعات دیگری را نیز می توانید اضافه کنید , از جمله مقایسه ها و مجموع ها و تصاویر گرافیکی .
استفاده از گزارشها گزارشها بهترین روش برای چاپ اطلاعاتی هستند که باید توزیع شوند , و کنترل و انعطاف پذیری بیشتری در کل طراحی ارائه می دهند .
برخی از هزاران مزیت اصلی کاربرد گزارش ها برای چاپ داده ها عبارتند از : سبک و اندازه فونت را به آسانی می توانید کنترل کنید .
به آسانی می توانید محاسباتی را بر روی داده ها انجام دهید .
داده ها را می توانید به گونه ای فرمت کنید تا در فرم هایی که از پیش طراحی و چاش شده اند جای گیرند .
مثلا فرم های سفارش خرید , فاکتور ها و برچسب های پستی .
تصاویر گرافیکی و عنلصر دیگر را می توانید به گزارش اضافه کنید .
داده ها را می توانید برای درک آسانتر گزارش ها گروهبندی و سازماندهی کنید .
باز کردن و مشاهده گزارش ها باز کردن یک گزارش همچون باز کردن یک فرم یا جدول است .
تب Report را در پنجره database انتخاب و سپس گزارش مورد نظرتان را تعیین کنید .
برای باز کردن گزارش می توانید آن را دو مرتبه متوالی به وسیله ماوس انتخاب کنید , یا می توانید ابتدا گزارش و سپس open را به وسیله ماوس برگزینید .