دانلود ‫پروژه بانک اطلاعاتی مایکروسافت اکسس و دستیابی به آن در ویژوال بیسیک و پروژه

ظهور کامپیوتر انقلابی در اجتماع امروز پدید آورده است که برخی اهمیت آن را به مراتب بیش از انقلاب صنعتی که در قرن هجدهم میلادی در اروپا آغاز گردیده می دانند.

زیرا اختراع ماشین بخار و سایر ماشین هایی که به دست بشر ساخته شده و بوسیله او به خدمت گرفته شده اند جایگزین کار بدنی یا به عبارتی مکمل نیروی بازوان انسان شده اند، درحالیکه کامپیوتر به مدد مغزانسان شتافته است.امروزه کامپیوترها اعمالی را انجام میدهند که در گذشته فقط مغز از عهده انجام آنها بر میآمد.
دراینکه مغز به عنوان کنترل کننده وفرمانده کلیه حرکات انسان دارای اهمیت فوق العاده زیادی میباشد ،هیچ شکی نیست وهمین امر یعنی متکامل بودن مغز است که انسان را اشرف مخلوقات کرده است.
لذا اهمیت ماشینی که بتواند بخشی از کار مغز را انجام دهد، آشکار میگردد و از اینروست که غالبا کامپیوتر را مغز الکترونیکی نامیده اند.
صرف نظر از اینکه اصطلاح مغز الکترونیکی تا چه اندازه صحیح و دقیق است، می توان در هر صورت جنبه هایی از حقیقت را در آن یافت، زیرا انسان و کامپیتر هر دو روی اطلاعات عملیات وپردازش انجام می دهند.

درست است که انسان در مواردی همچون درک، تفسیر، ساختن مفاهیم جدید قضاوت و انجام عملیات با مدریت انعطاف پذیر به کامپیوتر برتری دارد ولی این ماشین نیز به نوبه خود از امتیازات و ویژگیهای خاصی همچون دقت، سرعت ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات و خستگی ناپذیری برخوردار است که در چنین مواردی از انسان پیشی می گیرد.
کامپیوتر در طول چند دهه ای که از عمرش می گذرد چنان آثار اجتماعی وفرهنگی گسترده وعمیقی در جوامع بشری بر جای گزارده است که این امر خود موجب پیدایش خبرهای تازه در تاریخ بشر شده است.

این جنبه از تمدن را به نام های گوناگون از جمله تمدن انفورماتیک خوانده اند و این بدان معناست که کامپیوتر به همراه تکنولوژی های پیشرفته دیگر، راه را برای تکوین جامعه جدید باز کرده است که بیش از هر چیز می توان آنرا جامعه اطلاعاتی نامید.
اهمیت کامپیوتر در دنیای امروز و همچنین پیش بینی اهمیت آن در جوامع آینده بر کسی پوشیده نیست.

به جرأت می توان گفت که بسیاری از موفقیت های حاصله در سال های اخیر در زمینه های مختلف علمی بدون یاری کامپیوتر هرگز میسر نمی گردید .
امروزه کامپیوترها حرکت فضاپیماها را در اعماق کهکشان کنترل می نمایند.

بر ترافیک شهر ها نظارت داشته کارهای بانک داری انبار داری آماری و ...

را انجام می دهند و بدین ترتیب گره گشای تحقیقات فضایی، پزشکی، هوا شناسی و ...

می باشند .
امروزه همزمان با شخصی که درمحلی ویا اداره ای مشغول به کار است، صد ها امور دیگر از قبیل صدور صورتحساب آب، برق، گاز، تلفن، گرداندن امور جاری کتابخانه ها، هتل ها، شرکت های بیمه، امور انتظامی، خبرگذاری ها، کارخانجات و...

برعهده کامپیوتر ها است که در هر یک از آنها به خوبی به عنوان یک وسیله بسیار موثر و تعیین کننده ایفای نقش می کند .
یکی از محل هایی که کامپیوتر در آن مورد استفاده قرار می گیرد، در بنگاه های معاملات ملکی می باشد.

به این صورت که اطلاعات املاک مشتریان از قبیل نوع ملک، متراژ آن، قیمت هر متر، مربع یا قیمت پیش پرداخت وپرداخت ماهیانه، آدرس آن وفیلم یا عکس مربوط به ملک و سایر اطلاعات مربوط به آن در کامپیوتر ذخیره می شود و با مراجعه مشتری دیگری می توان با سرعت و دقت بسیار بالا مورد مناسبی برای او یافت و در اختیار مشتری نهاد.
از این رو بنده تصمیم گرفتم که پروژه نهایی خود را مکانیزه کردن سیستم یک بنگاه معاملات ملکی قرار داده تا بتوانم قدمی هر چند کوچک در بهبود وارتقاء این امر برداشته باشم.
برای این کار از بانک اطلاعاتی مایکروسافت اکسس، جهت نگهداری اطلاعات و از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک 6 ،جهت برنامه سازی و کنترل برنامه وساخت اینترفیس های مناسب استفاده شده است .

اینکه چرا از این نرم افزارها استفاده شده است خود داستانی طولانی است .

در اینجا فقط به بعضی از دلایل بسنده میکنم.

مایکروسافت اکسس در بین سایر بانک های اطلاعاتی مانند SQLserver2000,Oracle دارای پیاده سازی آسان تر و همچنین نگهداری ساده تر میباشد .

همچنین برنامه هایی که بانک اطلاعاتی آنها اکسس میباشد، دیگر نیازی به نصب نرم افزار اکسس ندارند.

زبان ویژوال بیسیک 6 که آن نیز محصول غول نرم افزاری جهان یعنی مایکروسافت است نیز بدلیل سازگاری مناسب با اکسس و در عین سادگی دارای قدرت بالا در اداره بانک های اطلاعاتی میباشد که آنرا در رده مناسب ترین زبان های برنامه سازی بانک اطلاعاتی قرار داده است .

به همین خاطر این کتاب را در 3 قسمت تقدیم خوانندگان آن می نمایم .
ابتدا کمی درباره کار با بانک اطلاعاتی اکسس صحبت خواهیم کرد، سپس در مورد رابطه ویژوال بیسیک و اکسس وچگونگی دستیابی داده های اکسس در ویژوال بیسیک وکار با آنها صحبت می کنیم و در انتها مروری بر پروژه خواهیم داشت .

امیدوارم که از بنده بپذیرید .
با امید به یاری خداوند متعال و با سعی و تلاش وهمچنین با بهره گیری از کمک ها و راهنمایی های ارزش مند اساتید بزرگوارم، قدم در این راه می گذارم .

در آخر لازم میدانم از راهنمایی ها، کمک ها وهمکاری های صمیمانه استاد عزیز و بزرگوارم جناب آقای دکتر محرابیان تشکر و قدردانی نمایم .
همچنین از همکاری و راهنمایی های جناب آقای مهندس نجفی زاده، مدیر گروه کامپیوتر دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهر قدس، کمال تشکر را می نمایم .
بانک اطلاعاتی مایکروسافت اکسس
الف ‌- تعریف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.
ب‌- تعریف Fild :
به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشکیل میدهد فیلد گفته می‌شود.
ت‌- تعریف Rcord :
به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.
ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:
پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.
الف ‌- تعریف دادهData : هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

ب‌- تعریف Fild : به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشکیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

ت‌- تعریف Rcord : به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی: پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.

به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای ایجاد نمود: Database : 1.

Blank database 2.

Database Wizard Blank DataBase در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شامل Table ,……… قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد.

برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد 1.

Open(نمای ورود داده) 2.

Design(نمای طراحی) 3.

New(ایجاد شئ جدید) Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند: 1.

Run(اجرا) 2.

Design 3.

New Report شامل: 1.

Preview(پیش نمایش) 2.

New Yes/No فرمت آن به صورت زیر می‌باشد • Input Mask : این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد: 1.

0 : احتیاج به عدد است 2.

9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 3.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 4.

L :احتیاج به حرف است 5.

?

:حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 6.

A :احتیاج به حرف یا عدد است 7.

: a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 8.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است 9.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 10.

: کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند 12.

!

:باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند 13.

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.

• Caption : عنوان و برچسبی برای فیلد طراحی شده می‌باشد.در این قسمت قابلیت فارسی نویسی داریم.

• Default Value : ازقابلیت این خصوصیت برای فیلد طراحی شده تعیین یک مقدار به صورت پیش فرض می‌باشد.

• Validatin Rule : خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.

ادامه تنظیم خصوصیات محیط ورود داده 5- نحوه انتخاب فیلد و رکورد: 6- حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید: 7- Find : امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن 7-1- Search : 7-1-1- All 7-1-2- Up 7-1-3- Down 7-2- Match : 7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده) 7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده) 7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده) 7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندی زیر: 1.

:کارکتر هر.مثال Sm* یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.

2.

:یک کارکتر.

مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.

3.

# :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند 8- Replase :جایگزین کردن درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو Replace With :درج داده جایگزینی Replace : جایگزینی یکی یکی Replace All :جایگزینی همه موارد 9- Filter (صافی): توسط گزینه Filter از منوی Record می‌توان داده‌های مورد نظر را از بقیه داده‌ها جدا نمود.

أشنایی با Query Query ---- New: 1.

Design View 2.

Simple Query Wizard 3.

Cross Tab Query Wizard 4.

Find Duplicate Query Wizard 5.

Find Unmatched Query Wizard 1.

ایجاد از طریق طراحی 2.

ایجاد با ساده‌ترین شکل از ویزارد 3.

گروهبندی فیلدها به صورت سطری ستونی و استنتاج نتایج از تقاطع داده‌های حاصل از سطر و ستون ایجاد شده.

4.

مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از دو جدول .

5.

مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از یک جدول .

تعریف Query: اطلاعات یک یا چند جدول را با شرایط خاص تحت پرس و جو ایجاد می‌نماید، و همچنین امکان ساختن فیلدهای محاسباتی نیز امکان پذیر می‌باشد.

تعریفQueryبه دو بخش تقسیم می‌گردد: 1.

Select Query 2.

Action Query ساده‌ترین پرس و جو Select Query می‌باشد ،یعنی پرس و جو بر اساس انتخاب.

Query می‌تواند یک فیلد را در بر بگیرد.

چون تغییرات روی پرس‌و جو روی جدول متناظرش اعمال می‌شود بنابراین صفت Dynamic داده اند.

چون پرس‌و جو زیر مجموعه یک یا چند جدول یا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.

آشنایی با Action Query شامل: Make-Table Query : Update Query : Update to: 2.5(گزینه جایگزینی) Criteria: 2 (گزینه ای که باید تغییر کندو به روز شود) Append Query : همانند make- Table Query می‌باشد با این تفاوت که نام جدولی که می‌خواهیم داده‌ها به ان الصاق شود را از لیست انتخاب می‌کنیم.

Delete Query : Delete: Where Criteria: 1 (همه یکهای موجود در جدول انتخابی را حذف می‌نمایید) تذکر: تمام action ها باید بعد از ایجاد ابتدا Run شود و ذخیره سپس نتیجه آن را روی جدول متناظر مشاهده نمود Run از منو Query یا از ابزار آن !

فرم چیست؟

فرم کار جمع آوری اطلاعات را آسان می‌کند.

فرم را می‌توان طوری طراحی کرد که هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصی قرار داده شود.یعنی یک فرم می‌تواند برای چند جدول اطلاعات فراهم کند بدون آن که پر کننده فرم لازم باشد این نکته را بداندو برای آن تدارک خاصی ببیند.

طرز کار Form Wizard : نام جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب کنید.

انتخاب نام فیلدهای مورد نظر از Available Field و اضافه کردن آنها با استفاده از دکمه ‌های راهنما به قسمت Selected Field .

Next نحوه قرار گیری فیلدها را تعیین می‌کنیم.

1.

Columner 2.

Tabuler 3.

Datasheet 4.

Justified -Next - تعیین پس زمینه برای فرم .

-Next - نحوه اجرا فرم و سپس Finish .

طرز کار AutoForm : AutoForm ها قابلیت ایجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد ،کافیست از قسمت New گزینه فرم یکی از AutoForm ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا پرس‌و جو گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن فرم ایجاد می‌گردد.

قواعد نامگذاری فیلدها 1.

نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد 2.

حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.

در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ?

,!

, ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد: Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.

Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.

Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.

Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.

Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.

AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.

Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.

HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری می‌کند.

LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود : 1.

از Table or Query 2.

ایجاد مقادیر توسط کاربر در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.

• Description : ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم • Field Properties : متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی • Field Size : نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

Field size: 50 مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

• Format : نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل می‌کند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد: Text : Number,Autonumber,Currency : طرز ایجاد Relationship 1.

ارتباط یک به چند 2.

ارتباط یک به یک 3.

ارتباط چند به چند - برای مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نیاز است - نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به چند 2- در جدول اول 2-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 2-1-1- Primary Key 2-1-2- Index:Yes-No Duplicates 2-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر 3- در جدول دوم 3-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 3-1-1- Index:Yes-Duplicates Ok 3-1-2- Primary Key لازم نیست نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به یک 4- در جدول اول 4-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 4-1-1- Primary Key 4-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 4-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر 5- در جدول دوم 5-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 5-1-1- Index-Yes- No Duplicates: 5-1-2- Primary Key نکات ایجاد ارتباط در ارتباط چند به چند در این نوع 3 جدول مورد نیاز می‌باشد.

6- در جدول اول 6-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 6-1-1- Primary Key 6-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 6-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسط 7- در جدول واسط 7-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 7-1-1- Index-Yes- No Duplicates: 7-1-2- Primary Key 8- در جدول دوم 8-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 8-1-1- Primary Key 8-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 8-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسطارتباط یک به چند ، ارتباطی است که در آن محتوای یک فیلد از جدولی در فیلد مشابه از جدول دیگری بیش از یک بار تکرار شده باشد.

در ارتباط یک به یک درست همان تعداد رکورد که در جدول اول است در جدول دوم نیز وجود دارد.

تلفیق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

بعد از تعیین خصوصیات به وسیله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop می‌توان ارتباط برقرار نمود.

ایجاد و تغییر جداول جداول پایه مهمی از یک بانک اطلاعاتی رابطه ای را تشکیل می دهند و توسعه یک بانک اطلاعاتی با ساخت جداول جهت ذخیره سازی داده های توزیع شروع می شود .

ساختارهای با دقت طراحی شده می توانند اجرای راحت و بدون خطای سیستم اطلاعات و بدون خرابی را در بر داشته باشند .

اکسس ابزارهای مفید فراوانی برای ایجاد سفارشی سازی جداولی که صحت ورودی داده ها را تضمین می کنند دارد و امکانات انتخاب و بازیابی اطلاعات را فراهم می سازد .

ایجاد یک ساختار جدید جدولی با ویزارد Table در اکسس ، یک ویزارد فقط به وسیله یک کلیک فعال می شودو اینکه در رابطه با چه مطلبی کمک نیاز دارید زیاد مهم نیست .

ایجاد یک جدول جدید تفاوتی را در بر ندارد.

سریعترین روش اجرای ویزارد Table این است که دوبار روی ورودی "Creat table by using Wizard" در صفحه Table از پنجره Database کلیک کنید .

می توانید یک ساختار جدولی جدید را با ویزارد Table از طریق انتخاب از کادر مکالمه New Table انجام دهید .

جهت اجرای ویزارد Table ، عملیات زیر را انجام دهید : 1ـ کادر مکالمه New Table را با یکی از عملیات زیر باز کنید : دکه New در صفحه Tables از پنجره Database را کلیک کنید .

پیکان دکمه NewObject را کلیک کنیدو Table را از لیست برگزینید .

Table,Insert را انتخاب کنید .

2ـ ویزارد Table را در کادر مکالمه New Table دوبار کلیک کنید یا گزینه را انتخاب نموده و OK را کلیک نمایید .

در کادر مکالمه New Table ، ویزارد Table فقط یک گزینه دارد .

می توانید از نمای Design یا نمای Datasheet نیز کار را آغاز کنید ، جدولی را از منبع خارجی وارد نمایید یا به یک جدول خارجی مرتبط شوید .

3ـ نخستین کادر مکالمه ویزارد Tableدو لیست از جدولهای نمونه را شامل می باشد : یکی با 25 جدول عمومی تجاری و دیگری با جداولی برای ذخیره سازی داده ها با برنامه های کاربردی شخصی بیشتر .

هر جدول نمونه در لیست شامل لیستی از فیلدهای نمونه مناسب می باشد .

از این کادر مکالمه جهت ساخت اساس کار برای جدول جدید خود با انتخاب فیلدهایی که می خواهید در جدول قرار گیرند شروع می کنید.

4ـ مقوله جدول و فیلد مورد نظرتان را انتخاب کنید .

دکمه رادیویی Business or Personal را کلیک نمایید ، سپس لیست جداول نمونه را تا مشاهده جدولی که نیازهایتان را تا حد امکان برآورده می کند به پایین پیمایش کنید.

هنگامی که جدولی را در لیست انتخاب می کنید ، فیلدهای نمونه ای که برای این جدول وجود دارند در کادر میانی ظاهرمی شوند .

اولین مرحله انتخاب فیلدهایی می باشد که می خواهید از لیست فیلدهای نمونه از جدولی نمونه در جدول جدید قرار گیرند .

افزودن فیلدها می توانید فیلد ها را از جدول نمونه اضافه کنید یا فقط نمونه های انتخاب شده را با روشهای زیر استفاده نمایید : جهت به کارگیری تمام فیلدها دکمه پیکان دوسر که به سمت راست اشاره می کند را کلیک کنید .

جهت حذف تمام فیلدها از لیست جدول جدید و شروع مجدد ، دکمه پیکان دوسر که به سمت چپ اشاره می کند را کلیک کنید .

جهت افزودن یک فیلد ، نام فیلد را انتخاب کنید و دکمه پیکان یک سری که به سمت راست اشاره می کند را کلیک نمایید .

جهت حذف یک فیلد را از لیست جدول جدید ، نام فیلد را برگزینید و دکمه پیکان یک سر که به سمت چپ دکمه اشاره می کند .

را کلیک کنید .

به فیلدهای موجود در جدول نمونه ای که انتخاب کرده اید محدود نمی باشید .

فیلدها از سایر جداول می توانند به لیست جدول جدید اضافه شوند.

جدول نمونه دیگری را از انتخاب کنید و فیلدها را از آن انتخاب نمایید .

فیلدها در طرح جدول به ترتیبی که آنها را از لیست انتخاب کرده اید ظاهر می شوند ، بنابراین برنامه ریزی اولیه مفید خواهد بود .

اگر آنها را غلط قرار داده اید ،‌می توانید یک یا چندین ورودی را حذف نموده و مجدداً انها را اضافه کنید یا می توانید بعداً در نمای Design ترتیب آنها را تغییر دهید .

یک فیلد در بالای فیلد انتخاب شده جاری در لیست فیلدی جدید اضافه می شود .

همچنین می توانید فیلدها را هنگام ایجاد طرح جدول تغییر نام دهید .

فیلد را در لیست "Fields in my new table" انتخاب کنید و Rename Field را بر گزینید .

نام را ویرایش نمایید یا یک نام جدید را وارد نموده و OK را کلیک کنید .

شکل زیرکادر مکالمه Table Wizard را نشان می دهد که در آن یک جدول Customer جدید تحت ساخت می باشد و فیلد Contac First Name پیش فرض به First Name تغییر نام داده شده است .

پس از انتخاب اسامی که می خواهید در جدول ظاهر شود ، دکمه Next را جهت حرکت به کادر مکالمه Table Wizard بعدی کلیک نمایید .

تنظیم کلید اصلی دومین کادر مکالمه Wizard امکان نامگذاری جدول جدید را در اختیارتان می گذارد و تنظیم یک کلید اصلی را برایتان فراهم می سازد .

می توانید نام جدول نمونه پیش فرض با بپذیرید یا نام مورد نظر خود را وارد نمایید .

اگر می خواهید کلید اصلی خود را تنظیم نمایید ، دومین گزینه یعنی "No,I ii Set the primaryKey" را برگزینید ، سپس Next را انتخاب نمایید .

اگر تصمیمی دارید کلید خود را تنظیم نمایید ، کادر مکالمه بعدی جهت نامگذاری فیلدی که می خواهید به عنوان کلید اصلی استفاده کنید از شما نامی را می پرسد ( به شکل زیررجوع کنید) اگر بگذارید اکسس کلید اصلی را تنظیم کند ، این کادر را می توانید به کار نگیرید .

تغییرنام یک فیلد برای جداول جدید Customers تعیین کلید اصلی در کادر مکالمه نشان داده شده در شکل بالا، نوع داده ای که فیلد اصلی را در بر دارد نیز می توانید مشخص نمایید : "Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records" اولین گزینه می باشد و اکسس باید مقادیر انحصاری را برای این فیلد تخصیص دهد .

"Numbers I enter when I add new recorder" دومین گزینه می باشد که به تخصیص یک مقدار عددی انحصاری در هر رکورد توسط کاربر بستگی دارد.

"Numbers and / or letters I enter when I add new recorcders" سومین گزینه می باشد که ترکیبی از اعداد و حروف را در مقدار کلیدی اجازه می دهد .

انتخابهای اعمال شده در این کاردر مکالمه تعریف کلید اصلی در جدول جدید را معرفی می کند.

جدول زیرنتایج انتخابهای به کار گرفته شده را توضیح می دهد.

با فرض بر اینکه جدول بر اساس جدول نمونه Customers باشد .

انتخاب در اولین کادر مکالمه تنظیم کلید اصلی را مشخص می کند .

نتایج تنظیم تعریف کلید اصلی رابطه ای نمودن جداول موجود در کادر مکالمه بعدی ، ویزارد در مورد رابطه جدول جدید با سایر جداول در بانک اطلاعاتی سؤالهایی را می پرسد .

جهت تعریف یک رابطه ، عبارت مناسب "not related to" را انتخبا کنید و دکمه Relationships را کلیک نمایید .

کادر مکالمه Relationships باز می شود ، جایی که می توانید نوع رابطه را انتخاب نمایید .

توجه داشته باشید که اکسس درباره رابطه یک به چند کاملاً خاص عمل می کند زیرا می داند که جدول Customers فیلد Customers ID را به عنوان کلید اصلی در نظر می گیرد ، باید جدول Parent باشد .

جدول Bid Data نیز یک فیلد با نام Customer ID دارد اما این فیلد کلید اصلی نمی شابد .

بنابراین باید جدول child باشد .

اگر تشابه واضحی بین فیلدها در جدول جدید و فیلدهای جدول موجود وجودداشته باشد ،‌اکسس فرض می کند که رابطه ای وجوددارد و کادر مکالمه قبلی "related to" را به جای "no related to" نشان می دهد.

اگر چنین شد ،‌می توانید رابطه را بپذیرید و رابطه را با انتخاب عبارت و کلیک نمودن Relationships حذف نمایید .

در کادر مکالمه Relationships ، "Theb table arent re3lated" دارد اما این فیلد کلید اصلی نمی باشد ، بنابراین باید جدول childباشد.

اگر تشابه واضحی بین فیلدها در جدول جدید و فیلدهای جدول موجود وجودداشته باشد ، اکسس فرض می کند که رابطه ای وجود دارد و کادر مکالمه قبلی "related to" را به جای "not related to" نشان می دهد .

اگر چنین شد ، می توانید رابطه را بپذیرید و رابطه را با انتخاب عبارت و کلیک نمودن Relationships حذف نمایید .

در کادر مکالمه Relationships ، "The tables arent related" را بر گزینید و OK را کلیک نمایید .

اکسس رابطه را حذف می کند و کادر مکالمه Table Wizard اکنون "tables not related" را نشان می دهد .

می توانید نقش جداول ار با انتخاب سومین گزینه در کادر مکالمه Relationships معکوس نمایید .

شکل بررسی رابطه های موجود .

تنظیم یک رابطه یک به چند جدولی .

در صورت مشخص نمودن یک رابطه بین دو جدولی که یک نام فیلد عمومی ندارند ، اکسس نام فیلد کلید اصلی را به جدول child اضافه می کند و سپس رابطه را ایجاد می نماید .

پس از کلیک نمودن Ok در کادر مکالمه Relationships ، به ویزارد Table بازگردید .

جایی است که در صورت نیاز می توانید جدول جدید را به جداول دیگری مرتبط نمایید .

در کادر مکالمه نهایی ، می توانید با رفتن بطور مستقیم به نمای Design جدول را جهت اعمال تغییرات انتخاب کنید ، جدول را جهت وارد نمودن داده ها در نمای Datasheet باز کنید یا از ویزارد بخواهید یک فُرم برای وارد نمودن داده ها ایجاد کند .

پس از انتخاب نهایی ، دکمه Finish را کلیک کنید .

شکل زیرفرم ایجاد شده به وسیله ویزارد را از طریق انتخاب سومین گزینه نشان می دهد .

این فرم مانند فرم AutuForm می باشد که با کلیک نمودن New object ایجاد شده است : دکمه Auto form .

اکنون می توانید وارد نمودن داده ها را در این فرم شروع کنید یا طرح فرم را برای وارد نمودن داده ها در مراحل بعدی نامگذاری نموده و ذخیره سازید .

فرم وارد نمودن داده ها برای جداول customers جدید .

ایجاد یک جدول جدید از ابتدا آسانترین روش شروع جدول جدید از یک طرح خالی این است که دوبار ورودی "Create Table from Disgn view" در صفحه Table از پنجره Database را کلیک کنید .

می توانید در کادر مکالمه New Table را نیز مانند قبل با دوبار کلیک نمودن Design View یا با انتخاب DesignView و کلیک نمودن ok باز کنید .

یک جدول خالی در جدول پنجره Design ظاهر می شود که آماده افزودن فیلدها به آن می باشد .

نگاهی به نمای Table Desing جدول پنجره Desing به صورت افقی به دو پنجره کوچک تقسیم شده است .

پنجره کوچک فوقانی محدوده وارد نمودن داده ها می باشد که در آن نام فیلد ، نوع داده و توضیح اختیاری را وارد می کنید .

فیلدی که به عنوان کلیداصلی برای جدول در پنجره کوچک فوقانی عمل می کند را نیز مشخص می کنید .

فیلدی که به عنوان کلید اصلی برای جدول در پنجره کوچک فوقانی عمل می کند را نیز مشخص می کنید .

پنجره کوچک پایین مخصوص تعیین خصایص هر فیلد مانند اندازه ، وضعیت ظاهری ، قوانین معتبر سازی و تعداد زیادی دیگر از خصایص می باشد .

لیست خصایص به نوع فیلدی که مشغول وارد نمودن آن می باشید بستگی دارد .

در سمت راست پنجره کوچک Fielde properties توضیحی از محدوده فعال جاری از صفحه نمایش قرار گرفته است .

جهت حرکت از یک پنجره کوچک به دیگری ، مکانی را که می خواهید در آن قرار داشته باشید کلیک کنید یا با قرار گرفتن اشاره گر در ردیف فعال کلید F6 را فشار دهید .

چندین دکمه جدید در نوار ابزار Table Design قراردارند که به عملیات ایجاد وتغییر تعریف یک جدول مرتبط می شوند .

جدول بالا دکمه های نوار ابزار Table Design را توضیح داده است .

رابطه ای نمودن جداول مزیت رابطه ای نمودن جداول در یک بانک اطلاعاتی فراوان می باشد .

برای مثال ، بازیابی اطلاعات به صورت عادی با فیلدهای مطابقت داده شده بسیار سریعتر عمل می کنند و خطاهای کمتری در خلال ورود داده ها در بانک اطلاعاتی به وجود می آید .

جداول مرتبط در سطح جداول را می توانید برای پرس و جوها ، گزارش ها و صفحات دسترسی داده ها استفاده نمایید .

زمانی که جداول مرتبط باشند ، می توانید یک زیر فُرم یا زیر گزارش اطلاعات مربوط را از جدول مرتبط شده اضافه کنید .

می توانید رابطه ها را بین جداول در هر زمان تعریف نمایید اما بهترین زمان هنگامی می باشد که جداول جدید می باشند و داده های کم دارند یا اصلاً داده ای ندارند .

هنگام طراحی بانک اطلاعاتی ، تصمیم گیری در مورد رابطه ها بین جداول و اینکه کدام فیلدها عمومی می باشند از مراحل مهم است .

با ایجاد جداول جدید ، ویزارد Table می تواند شما را در مورد تعریف رابطه ها کمک کند یا می توانید تا زمانی که تمام ساختارهای جدول را ساختید منتظر بمانید و سپس تمام رابطه ها را به طور همزمان تعریف نمایید .

تعریف یک رابطه جهت تعریف یک رابطه بین دو جدول ، فقط باید فیلدهای عمومی در جداول را مشخص کنید .

در یک رابطه یک به چند ، فیلد جدول Parent کلید اصلی نامیده می شود و باید کلید اصلی جدول یا یک شاخص انحصاری باشد .

فیلد در جدول Child کلید خارجی نامیده می شود .

و حتماً نباید یک مقدار یکتا داشته باشد .

در صورت شاخص بودن جدول child از طریق کلید خارجی ، بازیابی داده ها سریعتر صورت می گیرد .