نرم‌افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان‌ها به همراه گزارش‌های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می‌توان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرم‌افزار علاوه بر کلیه قابلیت‌های نسخه‌های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه‌ای از امکانات فایلرپرو را در بر می‌گیرد و این نرم‌افزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخش‌های سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانی‌های خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته می‌شود.
شرح کلی
نگاهی کلی به ساختار اداری سازمان‌ها، شرکت‌ها و وزارت‌خانه‌ها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعه‌ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامه‌های وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانه‌ها یا افراد سازمان می‌رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی‌نوشت‌ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می‌کند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می‌شود. در این میان، سازمان‌ها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه‌ها، راحت نبودن بازیابی نامه‌های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تکان دهنده‌ای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می‌گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه می‌شود.
فایلرپرو نرم‌افزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان می‌بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست‌ها، مسئولیت‌های کارمندان و اختیارات هر یک تعریف شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می‌دهد. برای مثال می‌توان دبیرخانه‌های معاونت‌های مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی می‌توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم می‌کند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.
هنگام ورود سند به سیستم مثلاً ورود نامه‌های وارده به سازمان، فایلرپرو به دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا ضمن ورود اطلاعات لازم برای هر نامه از قبیل موضوع، فرستنده، شماره، ... (که این اطلاعات برای هر دسته از اسناد قابل تعریف هستند)، اصل نامه را به همراه ضمائم مربوطه اسکن نموده و تصویر آن را به کامپیوتر منتقل نماید. بنابراین بلافاصله پس از این کار، می‌توان اصل نامه را بایگانی کرد و از این پس نامه به شکل مجموعه‌ای از اطلاعات همراه با تصاویر آن در اختیار فایلرپرو قرار می‌گیرد و از طریق شبکه کامپیوتری و تحت مدیریت فایلرپرو در داخل سازمان به حرکت در می‌آید و افراد در صورت داشتن مجوزهای کافی خواهند توانست اطلاعات اصل نامه را از طریق فایلرپرو مشاهده کنند و نیازی به اصل کاغذی آن نخواهند داشت.
به کارگیری تکنولوژی‌های نوین، پایگاه داده قوی ، اجرا بر روی شبکه، به کارگیری سخت افزارها و سیستم‌های عامل مدرن و اتکا بر معماری مدیریت گردش کار در کنار رابط کاربر گرافیکی همچنین امکان دسترسی به سیستم از طریق محیط Web ، فایلرپرو را به یک سیستم مدرن با قابلیت‌های بسیار بالا و کارآئی چشمگیر برای سازمانهای بزرگ و متوسط تبدیل کرده است.
مفاهیم اولیه
گروه (بانک اطلاعاتی)
برای ورود اطلاعات در سیستم می‌بایستی بستر مورد نیاز برای ذخیره آنها را تعریف نمائید. در سیستم فایلرپرو برای نگهداری هر دسته از اسناد که ماهیت یکسان یا مشابهی دارند، گروه یا بانک اطلاعاتی خاصی تشکیل داده می‌شود و سپس اطلاعات مربوطه در قالب اسناد در این گروهها ذخیره می‌شوند.
گروهها یا بانکهای اطلاعاتی برای هر شرکت یا سازمان متناسب با نیازهای خاص آن سازمان در طبقه‌بندی اطلاعات و اسناد توسط مدیر سیستم در برنامه فایلرپرو تعریف می‌شوند.
سند
سند یک مفهوم عمومی برای هر نوع مطلب، نامه، گزارش، مکاتبه ، نقشه و ... می‌باشد . در فایلرپرو یک سند متشکل از اطلاعات کلی (فیلدهای اطلاعاتی)، ضمائم (پیوستها) و سوابق گردش سند در سازمان می‌باشد . اجزاء سند می‌تواند متن، نقشه، صوت، تصویر و ... باشد .
ورود به نرم‌افزار
برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال کردن برنامه فایلرپرو باید نام کاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و کلید قبول را انتخاب نمائید. در صورتیکه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود کاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیکه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده باشد اجازه ورود کاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، کاربر را شناسایی می‌نماید.