دانلود تحقیق راهنمای کاربران سیستم “فایلرپرو“

نرم‌افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان‌ها به همراه گزارش‌های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می‌توان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرم‌افزار علاوه بر کلیه قابلیت‌های نسخه‌های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه‌ای از امکانات فایلرپرو را در بر می‌گیرد و این نرم‌افزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخش‌های سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانی‌های خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته می‌شود.

شرح کلی
نگاهی کلی به ساختار اداری سازمان‌ها، شرکت‌ها و وزارت‌خانه‌ها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعه‌ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامه‌های وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانه‌ها یا افراد سازمان می‌رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی‌نوشت‌ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می‌کند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می‌شود.

در این میان، سازمان‌ها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه‌ها، راحت نبودن بازیابی نامه‌های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند.

آمار جالب و البته تکان دهنده‌ای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می‌گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه می‌شود.

فایلرپرو نرم‌افزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.

در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان می‌بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست‌ها، مسئولیت‌های کارمندان و اختیارات هر یک تعریف ‌شوند.

به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می‌دهد.

برای مثال می‌توان دبیرخانه‌های معاونت‌های مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی می‌توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند.

از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم می‌کند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟

و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.

هنگام ورود سند به سیستم مثلاً ورود نامه‌های وارده به سازمان، فایلرپرو به دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا ضمن ورود اطلاعات لازم برای هر نامه از قبیل موضوع، فرستنده، شماره، ...

(که این اطلاعات برای هر دسته از اسناد قابل تعریف هستند)، اصل نامه را به همراه ضمائم مربوطه اسکن نموده و تصویر آن را به کامپیوتر منتقل نماید.

بنابراین بلافاصله پس از این کار، می‌توان اصل نامه را بایگانی کرد و از این پس نامه به شکل مجموعه‌ای از اطلاعات همراه با تصاویر آن در اختیار فایلرپرو قرار می‌گیرد و از طریق شبکه کامپیوتری و تحت مدیریت فایلرپرو در داخل سازمان به حرکت در می‌آید و افراد در صورت داشتن مجوزهای کافی خواهند توانست اطلاعات اصل نامه را از طریق فایلرپرو مشاهده کنند و نیازی به اصل کاغذی آن نخواهند داشت.

به کارگیری تکنولوژی‌های نوین، پایگاه داده قوی ، اجرا بر روی شبکه، به کارگیری سخت افزارها و سیستم‌های عامل مدرن و اتکا بر معماری مدیریت گردش کار در کنار رابط کاربر گرافیکی همچنین امکان دسترسی به سیستم از طریق محیط Web ، فایلرپرو را به یک سیستم مدرن با قابلیت‌های بسیار بالا و کارآئی چشمگیر برای سازمانهای بزرگ و متوسط تبدیل کرده است.

مفاهیم اولیه

گروه (بانک اطلاعاتی)
برای ورود اطلاعات در سیستم می‌بایستی بستر مورد نیاز برای ذخیره آنها را تعریف نمائید.

در سیستم فایلرپرو برای نگهداری هر دسته از اسناد که ماهیت یکسان یا مشابهی دارند، گروه یا بانک اطلاعاتی خاصی تشکیل داده می‌شود و سپس اطلاعات مربوطه در قالب اسناد در این گروهها ذخیره می‌شوند.
گروهها یا بانکهای اطلاعاتی برای هر شرکت یا سازمان متناسب با نیازهای خاص آن سازمان در طبقه‌بندی اطلاعات و اسناد توسط مدیر سیستم در برنامه فایلرپرو تعریف می‌شوند.

سند
سند یک مفهوم عمومی برای هر نوع مطلب، نامه، گزارش، مکاتبه ، نقشه و ...

می‌باشد .

در فایلرپرو یک سند متشکل از اطلاعات کلی (فیلدهای اطلاعاتی)، ضمائم (پیوستها) و سوابق گردش سند در سازمان می‌باشد .

اجزاء سند می‌تواند متن، نقشه، صوت، تصویر و ...

باشد .

ورود به نرم‌افزار

برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال کردن برنامه فایلرپرو باید نام کاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و کلید قبول را انتخاب نمائید.

در صورتیکه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود کاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیکه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده باشد اجازه ورود کاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، کاربر را شناسایی می‌نماید.
برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال کردن برنامه فایلرپرو باید نام کاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و کلید قبول را انتخاب نمائید.

در صورتیکه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود کاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیکه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده باشد اجازه ورود کاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، کاربر را شناسایی می‌نماید.

لازم است در حفظ و نگهداری نام و رمز ورود نهایت دقت انجام شود زیرا تمامی اعمال کاربر بر مبنای این نام و رمز ثبت و گزارش گیری می‌شوند .

در صورت لزوم می‌توانید نام و رمز خود را در بخش مدیریت تغییر دهید.

پس از ورود به برنامه، هر کاربر در پائین صفحه اصلی نام خود، تاریخ روز، تعداد پرونده‌های جدید در کارتابل جاری و همچنین تعداد پیغام‌های جدید خود را مشاهده می‌نماید.

ثبت سند و ورود اطلاعات برای ورود اطلاعات اسناد، این بخش را مطالعه کنید.

همانگونه که قبلاً گفته شد، یک سند واحدی است که توانایی نگهداری اجزای اطلاعاتی مختلف را دارد.

سند توسط کاربرانی که اجازه ایجاد آنرا دارند تولید می‌شود.

برای ثبت سند ابتدا می‌بایستی مکان نگهداری آنرا مشخص نمائید.

این مکان یکی از گروههائی است که قبلاً در سیستم ایجاد شده است.

در حقیقت محتویات سند مزبور را به نحوی در سیستم ذخیره می‌نمائیم که برای جستجو و دستیابی به محتویات آن با مراجعه به گروه مربوطه و جستجوی اطلاعات به آن دست یابیم.

پس از ثبت سند در یک گروه خاص به تعداد اسناد موجود در آن گروه اضافه خواهد شد.

ثبت سند جدید از دو راه می‌توانید سند جدیدی در سیستم فایلرپرو ایجاد نمائید: 1- ثبت سند جدید : اگر همیشه در یک گروه مشخص، عمل ثبت سند را انجام می‌دهید از این کلید استفاده نمائید.

در این حالت می‌بایستی ابتدا در صفحه تنظیمات در قسمت پیش فرضهای کاربر گروه پیش فرض برای ثبت اسناد را انتخاب نموده و کلید ثبت را بفشارید و مجدداً وارد صفحه ثبت سند شوید.

از این به بعد کافی است هنگام ایجاد سند جدید، کلید ثبت سند جدید را از بخش اسناد انتخاب کنید.

در این حالت صفحه ثبت اسناد ظاهر و کافی است اطلاعات مربوطه را در بخشهای مختلف وارد نمائید در این بخش در بالای صفحه نام گروه مورد نظر و در کنار آن کد گروه مربوطه و طبقه‌بندی را مشاهده می‌نمائید.

2- نمایش سندها : اگر در گروههای مختلفی سند ثبت می‌نمائید، می‌بایستی کلید نمایش سندها را از بخش اسناد انتخاب نمائید.

در این حالت، صفحه خام ثبت سند ظاهر می‌شود و شما می‌توانید گروه مورد نیاز را از لیست گروه انتخاب کنید.

با فشردن کلید جدید در بالای صفحه اصلی، فیلدهای اطلاعاتی گروه مربوطه ظاهر می‌شوند، حال می‌توانید اطلاعات مربوط به سند را به روش زیر وارد نمائید : در بالای صفحه سند می‌توانید طبقه‌بندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.

در حالت پیش فرض، طبقه‌بندی نامه بصورت عادی در نظر گرفته می‌شود .

همچنین در کنار آن به صورت خودکار تاریخ روز بصورت شمسی و میلادی نمایش داده می‌شود.

(شما می‌توانید در این قسمت تاریخ سند را وارد نمائید.) هنگام ورود به این صفحه مکان نما در فیلد اول سند قرار می‌گیرد و شما می‌توانید اطلاعات مربوط به سند خود را در این فیلدها وارد نمائید.

فیلدهای اطلاعاتی (ورودیهای سند) برای هر گروه از اسناد برای دادن هویت جهت شناسایی بهتر و طبقه‌بندی بطور جداگانه قابل تعریف می‌باشند و کلیه اطلاعات توضیحی سند توسط کاربر در این فیلدها وارد می‌گردند.

هر یک از اطلاعات مربوط به سند را در فیلد مربوطه می‌توانید به فارسی یا لاتین تایپ نمائید.

برای تعویض زبان از فارسی به لاتین از ترکیب کلیدهای Alt + Shift سمت چپ و از لاتین به فارسی از کلیدهای Shift Alt+ سمت راست کی‌برد می‌توانید استفاده نمائید.

توصیه: هنگام تایپ در فیلدهای اطلاعاتی، حتماً بین کلمات از فاصله استفاده شود تا در روشهای مختلف جستجو، برنامه سریعتر عمل نماید.

از طریق بخش جستجو در اسناد قادر خواهید بود تا با جستجو بر اساس تمامی اطلاعات وارد شده در این صفحه، سند را پیدا نمائید.

ثبت اجزاء سند پس از ورود اطلاعات فیلدها، در قسمت چپ صفحه می‌توانید اطلاعات تصویری یا ضمائم مربوط به سند را وارد نمائید.

این ضمائم می‌توانند تصویر اسکن شده یک فایل (از هر نوع)، صدا، فیلم، و ...

باشند.

بدین ترتیب که کلید را فشرده تا صفحه ضمائم باز شود.

در این صفحه می‌توانید ضمائم مختلف را به سند متصل نمائید.

این صفحه از بخشهای زیر تشکیل شده است : 1- اسکن و فایل: 1-1- اسکن : برای اسکن تصویر در اولین مرتبه ورود به این صفحه از قسمت انتخاب اسکنر ، درایور مربوط به اسکنر مورد نظر خود را انتخاب نمائید.

حال با فشردن کلید اسکن می‌توان مستقیماً از طریق دستگاه اسکنر، از سند تصویربرداری نمود.

در این حالت درایور مربوط به اسکنر انتخاب شده ظاهر می‌شود و می‌توانید تصویر یا تصاویر سند مورد نظر را اسکن نمائید، حتماً دقت کنید که برای فشرده سازی تصاویر اگر تصویر شما سیاه و سفید است در بخش فرمت ذخیره تصاویر از فرمت TIF و اگر می‌خواهید عکس یا تصویر رنگی را اسکن نمائید از فرمت JPG برای ذخیره سازی استفاده نمائید.

پس از اتمام عمل اسکن، صفحه‌ای برای شرح تصویر اسکن شده ظاهر می‌شود، با درج شرح جزء مربوطه و فشردن کلید OK، تصویر مورد نظر بصورت یک فایل گرافیکی فشرده شده ذخیره خواهد شد و در سمت چپ صفحه سند بعنوان جزء سند نمایش داده می‌شود.

در صورتیکه بخواهید تعداد زیادی سند را پشت سرهم اسکن نموده و شرح یکسانی به همه آنها بدهید می‌بایستی قبل از فشردن کلید اسکن در قسمت شرح جزء که در قسمت بالای صفحه قرار گرفته است شرح مورد نظر خود را وارد نمائید.

به این ترتیب پس از اسکن نمودن اجزاء سند مربوطه ، دیگر صفحه شرح جزء برای یک یک اجزاء باز نشده و تنها شرح وارد شده قبلی برای کلیه صفحات قرار خواهد گرفت.

2-1- ایجاد فایل: برای ایجاد یک یا چند فایل به ضمیمه سند مربوطه و از طریق برنامه‌های کاربردی مرتبط (مانند Microsoft Word, Microsoft Excel, …)، از این کلید استفاده می‌شود.

با انتخاب این کلید، در صفحه‌ای با عنوان انتخاب برنامه خارجی می‌توان برنامه کاربردی مورد نظر را انتخاب نمود.

از این طریق به راحتی می‌توان وارد برنامه مورد نظر شده و پس از ایجاد فایل، آن را بعنوان یکی از اجزاء سند، ضمیمه سند مربوطه نگهداری نمود.

در صورتیکه پس از فشردن کلید ایجاد فایل در صفحه انتخاب برنامه خارجی ، برنامه مورد نظر شما در لیست وجود نداشت ، می‌بایستی برنامه مورد نیاز را به سیستم معرفی نمائید.

برای این کار کافی است وارد صفحه تنظیمات شده و عنوان برنامه‌های کمکی را انتخاب نمائید.

با انتخاب این عنوان (در صورت داشتن مجوز) صفحه معرفی برنامه باز می‌شود.

در این صفحه ابتدا می‌بایستی کلید جدید را بفشارید، در پایین صفحه در قسمت پسوند، پسوند برنامه مورد نظر، (مثلاً در مورد Microsoft Word پسوند DOC تایپ شود) و در قسمت مسیر برنامه، مسیر برنامه مورد نظر از روی دستگاه و در قسمت مسیر فایل نمونه، مسیر کامل یک فایل خالی با پسوند مربوط که بر روی کامپیوتر خود ایجاد و در مسیری ذخیره نموده‌اید را وارد کنید.

در قسمت عنوان نیز،عنوان کامل برنامه ( Microsoft Word, Microsoft Excel, …)را وارد نموده و کلید ثبت را بفشارید.

3-1- دریافت فایل: در صورتیکه بخواهید فایل از قبل ایجاد شده‌ای را بعنوان ضمیمه سند وارد نمائید، عنوان از فایل را انتخاب نمائید.

با باز شدن صفحه مربوطه، محل فایل مورد نظر را پیدا نموده و پس از انتخاب، با فشردن کلید OK به سند متصل نمائید.

پس از این کار صفحه‌ای برای درج شرح فایل ظاهر می‌شود، با دادن شرح این جزء و فشردن کلید OK، فایل مورد نظر، ذخیره شده و در سمت چپ صفحه سند قرار می‌گیرد.

اگر فایل مورد نظر شما از نوع DOC یعنی ایجاد شده توسط برنامه Microsoft Word باشد، می‌توانید با انتخاب عنوان جزء جدید از نوع DOC قابل جستجو باشد، امکان جستجو بر روی کلیه کلمات فایل مورد نظر را فراهم نمائید.

توجه نمائید که این کار موجب حجیم شدن بانک کلمات سیستم می‌گردد، لذا فقط برای فایلهایی که حتماً در آینده در آنها جستجو می‌نمائید این عمل را انجام دهید.

در برخی موارد فایل یا فایلهای مربوطه در محلی نگهداری شده‌اند و دیگر نیازی به انتقال خود فایل به داخل سیستم وجود ندارد، در این حالت می‌توانید در صفحه دریافت فایل بعد از انتخاب فایل مورد نظر، عنوان جزء خارج از بانک را انتخاب نمائید.

بدین ترتیب شما جزء سند را در خارج از بانک نگهداری کرده‌اید و سیستم تنها آدرس آن را نگهداری می‌نماید.

در صورتیکه کاربری به مسیری که فایل شما در آن قرار دارد دسترسی نداشته باشد، به هنگام نیاز به مشاهده جزء مربوطه سیستم پیغام مورد نظر شما را مثلاً مبنی بر اینکه “این جزء در مسیر ...........

نگهداری شده“ و یا ...

به کاربر نشان می‌دهد.

این پیغام را می‌توانید در قسمت پیغام مربوطه در صورت یافت نشدن جزء سندوارد نمائید.

4-1- ضبط صدا : برای ضبط صدا از طریق میکروفن بطور مستقیم از این بخش استفاده می‌گردد.

در صورتیکه بخواهید بعنوان جزء سند خود صدایی را ضبط نمائید کلید شروع ضبط صدا را فشرده و بعد از اتمام، کلید پایان ضبط صدا را بفشارید .

در این حالت صدای ضبط شده بعنوان جزء سند شما ذخیره می‌گردد.

5-1- ضبط فیلم : برای ضبط فیلم از طریق دوربین بطور مستقیم از این بخش استفاده می‌گردد.

در صورتیکه بخواهید بعنوان جزء سند خود فیلمی را ضبط نمائید کلید شروع ضبط فیلم را فشرده و بعد از اتمام کلید پایان ضبط فیلم را بفشارید .

در این حالت فیلم ضبط شده بعنوان جزء سند شما ذخیره می‌گردد.

2- قلم نوری : با فشردن این کلید، صفحه‌ای در اختیار شما قرار خواهد گرفت که با استفاده از قلم نوری می‌توانید متن مورد نظر خود را در آن بنویسید و یا امضای خود را درج نمائید.

برای این عمل، نیاز به یک دستگاه قلم نوری به همراه صفحه‌ مربوط به آن دارید تا دست خط شما بعنوان جزئی از سند ذخیره شود.

3- فرم ممکن است برای بعضی از اسناد نیاز به درج اطلاعات کاملتری در قالب فرم داشته باشید.

در این حالت می‌توانید بعنوان ضمیمه سند، علاوه بر انواع فایل، از فرم نیز استفاده کنید.

به این مفهوم که می‌توانید یک یا چند فرم تعریف شده در سیستم را بعنوان یک جزء به یک سند متصل نمائید.

در این حالت و با انتخاب نام فرم مربوطه از لیست، فیلدهای اطلاعاتی ظاهر می‌شوند و شما می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را در آنها وارد کرده و ثبت نمائید.

4- فایلهای موقت : ابتدا لازم است مفهوم فایلهای موقت را توضیح دهیم: در سیستم فایلرپرو فضایی برای نگهداری فایلهایی که هنوز به سند الصاق نشده‌اند وجود دارد.

این فضا را فایلهای موقتنامیده‌ایم.

هر کاربر می‌تواند به هر تعداد در فایلهای موقتخود، فایل ایجاد یا نگهداری نماید و به هنگام ثبت اطلاعات سند، فایل ضمیمه مربوطه را از این بخش دریافت کند.

پس از الصاق ضمائم سند از طریق هر یک از موارد ذکر شده فوق در صورتیکه کلید ثبت بالای صفحه سند را بفشارید، سند مورد نظر در گروه مربوطه ذخیره خواهد شد.

در این حالت در بالای اطلاعات فیلدها در محل کد‌، کد شناسایی سند که شامل کد گروه و شماره ردیف سند می‌باشد، اعلام می‌گردد.

هر سند در سیستم فایلرپرو بوسیله این کد قابل شناسایی خواهد بود.

ثبت ارجاعات سند پس از ثبت سند در سیستم، گاهی لازم است این سند بین افراد یا واحدهای مختلف به گردش درآمده تا ضمن مشاهده آن، در هر مرحله دستور مربوطه برای انجام کار برروی آن درج گردد.

برای اینکه مدیران و مسئولین بخشهای ذیربط بتوانند از روند حرکت و اقدامات مختلف انجام شده برروی این سند اطلاع یافته و یا اقدام جدیدی برروی آن انجام دهند، می‌بایستی بر روی سند ارجاعی ثبت نمائید.

برای ثبت ارجاع یا پاراف سند می‌توان در قسمت ارجاعات سند که در پایین صفحه سند قرار دارد، کلید جدید را انتخاب کرد.

با فشردن این کلید صفحه ثبت ارجاع باز می‌شود.

برای انتخاب فرد مخاطب (ارجاع گیرنده، رونوشت گیرنده یا گیرنده رونوشت مخفی) کافی است کلید - / + را فشار دهید.

در این حالت صفحه‌ای شامل لیست کاربران سیستم که شما مجاز به انتخاب نام آنها هستید (در سمت راست صفحه) و درخت سازمانی کاربران (در سمت چپ بافشردن کلید +) ظاهر می‌شود.

حال می‌توانید کاربر یا کاربران مورد نظر را از هریک از لیست‌های این صفحه انتخاب کنید.

همچنین می‌توانید عنوان کاربران خارج از سیستم (کسانی که نامشان در لیست کاربران تعریف نشده، اما ارجاع یا رونوشت سند برایشان ارسال می‌شود) را در قسمتی از این صفحه وارد کنید.

برای تسریع در یافتن نام کاربر می‌توانید لیست کاربران را بر مبنای پست یا واحد محدود نمائید.

همچنین لیست کاربران بر مبنای نام یا عنوان کاربر قابل Sort می‌باشد.

در کنار عناوین ارجاع گیرنده ، رونوشت و رونوشت مخفی علامت دیگری وجود دارد.

از این بخش به منظور سهولت در انتخاب اسامی کاربران از طریق تهیه لیست تعداد مشخصی از آنان استفاده می‌شود.

برای تهیه این لیست هر کاربر می‌تواند در صفحه تنظیمات در قسمت پیش فرضهای کاربر در بخش کاربران انتخابی، اسامی افراد مورد نظر خود را جهت ثبت ارجاع ، ثبت پیغام ، جستجو و ارسال فایل موقت را مشخص نماید.

به این ترتیب در صفحه ارجاعات با فشردن کلید به جای مشاهده لیست کلیه کاربران موجود ، فقط لیست کاربران مورد نظر مشاهده می‌گردد .

دیگر قسمتهای صفحه ثبت ارجاع عبارتند از : تاریخ ارجاع: در این قسمت بصورت اتوماتیک تاریخ ارجاع توسط سیستم درج می‌گردد.

زمان ارجاع: ساعات ثبت ارجاع در این قسمت توسط سیستم وارد می‌شود.

مهلت اقدام: در این فیلد می‌توانید تاریخی را جهت مهلت پاسخ به ارجاع مربوطه درج نمائید.

در بخش جستجو می‌توانید با وارد کردن این تاریخ در محل مربوطه، از وضعیت سند و اینکه آیا در مهلت مقرر به آن پاسخ داده شده یا خیر اطلاع حاصل کنید.

عنوان: عنوان ارجاع را می‌توانید در این بخش تایپ کنید.

در بسیاری از مواقع ارجاعاتی با عناوین مشابه و یکنواخت ارسال می‌گردند.

برای صرفه‌جویی در وقت می‌توانید در این قسمت کلید سمت راست ماوس را بفشارید و از لیست کلیدهای میانبر که توسط شما در بخش تنظیمات، در قسمت پیش فرضهای کاربر ایجاد شده عبارتی را انتخاب کنید.

لازم به ذکر است که اگر ترکیب کلید میانبر مربوطه را به خاطر داشته باشید، می‌توانید بدون فشردن کلید سمت راست ماوس، تنها با فشردن کلیدهای ترکیبی در این قسمت، عبارت مورد نظر را درج نمائید.

فوریت : برای اطلاع ارجاع گیرنده از فوریت ارجاع شما، می‌توانید در این قسمت فوریت ارجاع را مشخص کنید.

ارجاعات عادی در هنگام مشاهده در کارتابل با رنگ سبز، ارجاعات فوری با رنگ نارنجی و ارجاعات آنی با رنگ قرمز از یکدیگر متمایز می‌گردند.

جهت: در این قسمت می‌توانید مشخص کنید که ارجاع مربوطه جهت چه امری ارسال می‌شود.

جهت اطلاع، جهت اقدام یا پیگیری.

طبقه‌بندی: با انتخاب یکی از انواع طبقه‌بندی ارجاع در این بخش می‌توانید ارجاع را به یکی از اشکال عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و بکلی سری ارسال کنید.

بدیهی است در صورتیکه کاربری مجوز مشاهده ارجاعات محرمانه اسناد گروه مربوطه را نداشته باشد ارجاعاتی که طبقه‌بندی آنها محرمانه و بالاتر است را مشاهده نخواهد کرد.

شرح : در این بخش فضایی برای تایپ شرح ارجاع یا دستور در نظر گرفته شده است.

در بخش زیرین این صفحه امکانی برای الصاق فایل به ارجاع وجود دارد.

در این بخش با انتخاب کلید جدید، صفحه‌ای مشابه آنچه برای الصاق جزء سند دیده بودید، باز می‌شود.

برای درج دستور یا شرح ارجاع یا امضاء به صورت دست نویس می‌توانید کلید قلم نوری را از بالای صفحه انتخاب کنید.

در این حالت صفحه‌ای سفید ظاهر شده و شما قادرید با استفاده از یک دستگاه قلم نوری عبارات مورد نظر را بنویسید .

در این صفحه همچنین برای ضبط صدا، ضبط فیلم، ایجاد فایل (برای تهیه گزارش یا پیش نویس و ...) امکاناتی وجود دارد.

لازم به ذکر است که برای ثبت یک ارجاع حتماً می‌بایستی گیرنده آن مشخص باشد.

پس از تکمیل فرم ارجاع، با زدن کلید قبول در بالای صفحه، این ارجاع در سند ثبت و سند مربوطه به همراه کلیه ضمائم اعم از تصاویر و ارجاعات آن به کارتابل ارجاع گیرندگان ارسال می شود.

حال کاربران به راحتی می توانند از طریق مراجعه به کارتابل جاری خود، نامه ها و اسناد را مشاهده نمایند و در صورت لزوم مجدداً به گردش درآورند.

پس از ثبت هر ارجاع و بازگشت به صفحه اصلی سند، خلاصه اطلاعات آن ارجاع را می‌توان در جدولی که در قسمت پایین صفحه سند وجود دارد، مشاهده کرد.

برای دیدن جزئیات هر ارجاع، کافی است با ماوس بر روی ارجاع مورد نظر رفته و دوبار کلیک کنید.

پیگیری تصویری در بالای صفحه اصلی سند، کلیدی با عنوان پیگیری قرار دارد که با فشردن آن (در صورت داشتن مجوز) کاربر قادر خواهد بود تا مسیر حرکت سند و روند ارجاعات، همچنین عملیات انجام شده بر روی سند توسط هر کاربر را به صورت گرافیکی مشاهده نماید.

در این نمودار ارجاعات با رنگ مشکی، رونوشت‌ها با رنگ آبی و رونوشت‌های مخفی با رنگ طوسی نمایش داده می‌شوند.

اعمال انجام شده توسط هر کاربر بر روی سند، توسط علائم: جدید ، روئیت شد، در حال پیگیری ، انجام شد ، ارجاع شد ، بایگانی شد ، و حذف شد قابل مشاهده و پیگیری می‌باشد.

ایجاد ارتباط بین اسناد گاهی لازم است اسنادی که در یک گروه یا چند گروه مختلف ثبت شده‌اند با یکدیگر مرتبط شوند.

مثال بارز این نیاز ارتباط بین نامه‌های وارده و صادره یک سازمان می‌باشد.

به هنگام مشاهده یک نامه وارده می‌بایستی از اینکه پاسخ آن داده شده یا خیر مطلع شده و بتوانیم به راحتی به نامه صادره دسترسی پیدا کنیم.

برای این منظور در قسمت پائین صفحه اصلی سند، در کنار عنوان ارجاعات سند، کلیدی با عنوان اسناد مرتبط وجود دارد.

با فشردن این کلید به جای جدول ارجاعات،‌ صفحه‌ای متشکل از دو بخش اسناد مرتبط قبلی و اسناد مرتبط بعدی ظاهر می‌شود.

برای ایجاد ارتباط بین اسناد کافی است با توجه به اولویت زمانی سند مورد نظر، یکی از دو بخش قبلی یا بعدی عملیات خود را انجام دهیم.

کلید اول ثبت سند مرتبط جدید، در حالتی به کار می‌رود که سند مرتبط از قبل در سیستم ثبت نشده و هم اکنون می‌خواهیم اطلاعات آن را ثبت نمائیم.

مانند صادر کردن نامه‌ای در جواب نامه وارده، با فشردن این کلید لیست گروههایی که کاربر مجاز به ثبت سند در آنها است ظاهر شده و کاربر می‌تواند گروه مورد نظر را برای ثبت سند مرتبط جدید انتخاب نماید.

با فشردن کلید انتخاب، صفحه سند خام در گروه مربوطه باز و کاربر قادر خواهد بود تا اطلاعات سند را ثبت نماید.

با انتخاب کلید ثبت از لیست بالای سند، عبارت اسناد مرتبط به رنگ آبی درخواهد آمد.

یعنی این سند دارای سند مرتبط می‌باشد.

حال از طریق کلید بازگشت به سند قبلی می‌توان به سند اولیه بازگشت.

از کلید دوم ثبت شماره سند مرتبط زمانی استفاده می‌شود که سند مرتبط، قبلاً در سیستم فایلرپرو ثبت شده باشد.

با فشردن این کلید صفحه‌ای برای ورود کد کامل سند باز خواهد شد.

پس از ورود کد و انتخاب کلید قبول، کد مربوطه در جدول اسناد مرتبط وارد شده و عبارت اسناد مرتبط به رنگ آبی درخواهد آمد.

کلید سوم نیز برای حذف کد سند از بخش اسناد مرتبط به کار می‌رود.

اگر پس از ورود به صفحه اصلی سندی مشاهده نمودید که عبارت اسناد مرتبط آبی رنگ است، می‌توانید با ورود به این صفحه و دو بار کلیک کردن بر روی کد سند مرتبط مستقیماً وارد صفحه اطلاعات سند فوق شوید.

برای بازگشت نیز از همین طریق می‌توانید عمل نمایید.

دستیابی سریع به اسناد و جستجو به سه روش می‌توان به اسناد ثبت شده،‌ دست یافت: 1- نمایش سندها : اولین روش دستیابی به اسناد، استفاده از بخش نمایش سندها از عنوان اسناد در صفحه اصلی است.

زمانی از این بخش استفاده می‌شود که کد کامل سند را که قبلاً سیستم فایلرپرو به سند تخصیص داده است بدانید، با انتخاب عنوان نمایش سندها، وارد صفحه خام اسناد شوید، در این حالت مکان نما در فیلد کد قرار دارد، با وارد کردن کد کامل سند و فشردن کلید Enter ، سند مربوطه نمایش داده خواهد شد.

در این صفحه همچنین می‌توان از فیلد گروه ، نام گروه مورد نظر را انتخاب و سپس در فیلد کد ، تنها شماره سریال سند (بدون درج کد گروه) را وارد نمود.

در این حالت نیز با زدن کلید Enter سند مربوطه مشاهده خواهد شد.

- در صورتی که کاربر مرتباً اسناد یک گروه خاص را مشاهده می‌نماید، می‌توان نام گروه مورد نظر را به صورت پیش فرض در فیلد گروه قرار داد.

برای این منظور کاربر می‌تواند به صفحه پیش فرضهای کاربر از عنوان تنظیمات در صفحه اصلی مراجعه و نام گروه مورد نظر را از فیلد گروه پیش فرض برای مشاهده اسناد انتخاب نماید.

با فشردن کلید ثبت، از این پس به هنگام مراجعه به قسمت نمایش سندها، در فیلد گروه، نام گروه مربوطه مشاهده خواهد شد.

2- جستجوی سند : در صورتیکه عنوان جستجوی سند را از زیر فهرست اسناد در فهرست اصلی برنامه فایلرپرو انتخاب نمائید قادر خواهید بود در هر گروه دلخواه و یا در کلیه گروههای موجود در سیستم به شرط داشتن مجوز، سند یا اسناد مورد نظر را براساس هر یک از اطلاعات ثبت شده، بازیابی نمائید.

با فشردن این کلید صفحه‌ای به شکل زیر ظاهر می‌شود: در ابتدای ورود به صفحه جستجو، این صفحه در حالت جستجوی ساده قرار دارد.

در این صفحه می‌توانید در یک یا چند گروه، به دنبال کلمه مورد نظر گشته و به اسنادی که در هر یک از فیلدها، شرح اجزاء سند و ارجاعاتشان کلمه یا کلمات مزبور به کار رفته دسترسی پیدا کرد.

در صورتیکه تعداد کلمات مورد جستجو بیش از یکی باشد با استفاده از Space آنها را از هم جدا نمائید.

در این حالت کافی است برای ترکیب کلمات از کلیدهای و ، یا استفاده نمائید.

در صورتیکه بخواهید کلمه مورد نظر در متن ضمائمی که از نوع DOC هستند جستجو شود، عنوان به همراه ضمائم پسوند DOC را انتخاب نمائید.

در صورتیکه هیچ گروهی را انتخاب ننمائید، جستجو در کلیه گروهها انجام خواهد شد.

با فشردن کلید بروزرسانی، تغییرات انجام شده بر روی گروهها در لیست مربوطه اعمال می‌شود.

همچنین می‌توانید برای سورت اسامی گروهها بر مبنای نام گروه یا کد گروه از کلیدهای نام و کد استفاده نمائید.

اگر در نحوه تایپ کلمه مورد جستجو در سند دچار تردید هستید، می‌توانید تنها بخشی ازکلمه مورد نظر را در قسمت جستجو بدنبال وارد کنید در این حالت با کلیک بر روی علامت در قسمت “دقیق“ و پاک کردن آن، سیستم کلیه کلماتی را که بخشی از آن را تایپ کرده‌اید یافت می‌نماید.

در این صفحه می‌توانید برای محدود کردن محدوده جستجو از فیلدهای زیر استفاده نمائید: کد سند از ...

تا ...

: در این قسمت از فرم جستجو می‌توانید محدوده‌ای از کد اسناد را برای جستجو مشخص کنید تا فقط در اسنادی عمل جستجو انجام شود که کد آنها در این محدوده قرار گرفته باشد.

تاریخ ثبت از ...

: می‌توان در محدوده زمانی خاصی از تاریخ ثبت سند، عمل جستجو را انجام داد.

در این قسمت از فرم جستجو، ابتدا و انتهای محدوده تاریخ مورد نظر خود را وارد نمائید تا جستجو فقط در اسنادی انجام شود که تاریخ آنها در این محدوده قرار گرفته است.

تاریخ می‌تواند شمسی و یا میلادی باشد.

(این تاریخ قبلاً بصورت اتوماتیک توسط سیستم در صفحه اصلی سند در قسمت اطلاعات سند ثبت شده است.) تاریخ سند از ...

: می‌توان در محدوده زمانی خاصی از تاریخ سند عمل جستجو را انجام داد.

تاریخ آخرین تغییر از ...

: می‌توان براساس تاریخ آخرین تغییر انجام شده برروی سند، عمل جستجو را انجام داد.

شماره قبلی : در این قسمت می‌توان براساس شماره قبلی یک سند عمل جستجو را انجام داد.

این شماره در صفحه اصلی سند در قسمت اطلاعات سند نمایش داده می‌شود.

(در صورتی که سند از یک گروه به گروه دیگر منتقل شود و یا از سیستم فایلرپرو دیگری وارد سیستم شود، شماره قبلی آن حفظ و در این قسمت ثبت می‌شود.) نوع سند : در این قسمت می‌توانید اسناد را براساس نوع آن اعم از عادی، محرمانه، بکلی محرمانه، سری و بکلی سری جستجو نمود.

(هنگام ثبت سند در صفحه اصلی سند می‌توانید در قسمت طبقه‌بندی، نوع سند را مشخص نمائید).

جستجوی پیشرفته: برای جستجو بر مبنای اطلاعات مربوط به گردش سند در سازمان از این بخش می‌توان استفاده نمود.

با فشردن کلید جستجوی پیشرفته فیلدهای زیر به صفحه جستجو افزوده می‌شوند: زمان ارسال از ...

: می‌توان در محدوده زمانی خاصی از تاریخ ارسال یک نامه به کارتابل هر یک از استفاده کنندگان سیستم، عمل جستجو را انجام داد.

زمان مشاهده از ...

: می‌توان در محدوده زمانی خاصی از تاریخ مشاهده اسناد از طریق کارتابل توسط کاربران، عمل جستجو را انجام داد.

زمان اقدام از ...

: پس از ارسال سند از هر کاربر به کاربر دیگر از طریق ثبت ارجاع، کاربر گیرنده ارجاع در کارتابل خود سند را دریافت و سپس مشاهده می‌نماید و در صورتی که اقدامی انجام دهد، زمان این اقدام در سیستم ثبت و علامت مربوط به آن اقدام در صفحه پیگیری سند ظاهر می‌شود.

در این بخش می‌توان بر مبنای محدوده زمانی اقدام برروی سند، اسناد را جستجو نمود.