استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد.
خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونتها تشکیل گردیده است و در سایربخشها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد.
حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند.
حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد.
با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راهاندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
• شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرمافزار
• نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمانبندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه میشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارک نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرمافزارهای کاندید
• تعیین شاخصهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرمافزار کاندید
• نتیجهگیری و گزینش سه نرمافزار برتر
• انتخاب نهایی نرمافزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است.
کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرمافزار در حال نصب در آن میباشد.
مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر میباشد :
• تأمین سختافزار مورد نیاز برای راهاندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راهاندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیتهای موجود در زمینه تدارکات
• اولویتبندی انجام کار اتوماسیون
3-4- شناخت و برنامهریزی
برای انتخاب نرمافزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهای دبیرخانه موجود، محلهای استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راهاندازی فعالیتهایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناخت اولیه برای انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راهاندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم
همان طور که مشاهده میشود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است.
در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکانسنجی پیادهسازی سیستم مورد نظر بوده است.
در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سختافزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوههای استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیشروی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است.
در مرحله نصب و راهاندازی سیستم هر یک از معاونتها که برای نصب و راهاندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشکار، شیوههای ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامههای وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سختافزاری، نرمافزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است.
مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.
در زمینه برنامهریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناسایی فعالیتهای مرحله نصب و راهاندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمانبندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راهاندازی
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر میباشد :
• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم
براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمانبندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازی تهیه گردیده است.
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر میباشد : مقدمات انجام کار تهیه برنامه آموزش تهیه برنامه نصب اعلام امکانات مورد نیاز آموزش شناخت از نقطه نصب شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب آموزش در نقطه نصب اعلام موارد نیاز در نقطه نصب تعریف پارامترها در نقطه نصب نصب سیستم براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمانبندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازی تهیه گردیده است.
5-4- آموزش برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است : اعضای دبیرخانه معاونین و مدیران کل مسئولین دفاتر رؤسای ادارات تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است.
آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام میپذیرد.
علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردشکار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است.
آموزشهای انجام شده به صورت زیر میباشد : 6-4- نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانههای مرکزی نامهها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت مینمایند.
علاوه بر این نامهها Scan شده و تصویر نامهها در سیستم موجود میباشد و معاونتها با توجه سطح دسترسی میتوانند نامههای مورد نظر را ملاحظه نمایند.
از آنجائیکه نصب سیستم در معاونتها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامهها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام میپذیرد.
پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامهها به صورت مکانیزه فراهم میگردد.
درحال حاضر در معاونتهای اداری و مالی، اقتصادی و امور بینالملل و معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت میگردد.
معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونتها نیز به صورت متمرکز تشکیل میگردد.
در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه میتواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید.
بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند.
نصب و راهاندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری مییابد.
در معاونتهایی که سیستم راهاندازی شده است، نامهها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی میباشد .
7-4- پشتیبانی در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیتهای زیر در جریان میباشد : نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونتها رفع مشکلات موجود حین انجام کار انجام هماهنگیهای لازم در مورد اشکالات سختافزاری پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت) لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سختافزار و تدارک نیازها درصدهای باقیمانده از آموزش و نصب و راهاندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد.
به عنوان مثال میتوان به شکلگیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقیمانده اشاره نمود که انتظار میرود طی دو هفته آتی انجام پذیرد.
در ادامه برنامه زمانبندی نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.
پیوست 1 گزارش ارزیابی نرم افزارها فهرست مندرجات 1- مقدمه 1 2- وضعیت موجود 3 1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) 4 2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی 4 3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) 5 4-2- شبکههای داخلی وزارت صنایع و معادن 5 3 – چگونگی گزینش نرمافزار مناسب 8 1-3- مفروضات 9 2-3- تعیین نیازها 10 3-3- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران 10 4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرمافزارهای کاندید 10 5-3- ارزیابی نرمافزارهای کاندید 11 6-3- گزینش 14 4 – نتیجهگیری 23 1- مقدمه با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار میگیرد تا سادهتر، با سرعت بیشتر و با بهرهوری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر میگردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهرهوری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پیگیری امور و مکاتبات میتواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راهاندازی آن را از جمله اقداماتی تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند.
(گزارش اولیه بررسیهای این کار در پیوست یک آمده است) به همین منظور پروژهای تحت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شرکت مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرمافزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن میباشد، به نحوی که با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرمافزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.
2- وضعیت موجود 1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) در حال حاضر کلیه نامههای وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت میشوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده میشوند شمارهای به آنها اختصاص داده میشود.
پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پیگیریهای آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد.
نامههای صادره از وزارت صنایع و معادن و نامههای داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمیشوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار میگیرد.
ایستگاههای کاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه میباشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پیگیری استفاده میشود.
سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست.
گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفادهای که از آن میشود این است که بجای ثبت نامههای وارده در دفتر، ورود نامهها در کامپیوتر ثبت میشود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمیشوند.
سیستم فقط میتواند اطلاعات یکسال پیش را برای پیگیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههای صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت میشد، پیگیریها با سهولت بیشتری صورت میپذیرفت.
2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار میگیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک به عنوان عرضه کننده این نرمافزار در طی سال 78 تحت عنوان نرمافزارهای “دبیر” و “مدیر” عرضه میگشته است.
در نیمه دوم سال 78 پس از به نمایش گذاشتن امکانات این محصولات، مقرر شد که سیستمها در حوزه وزارتی نصب گردند و با توجه به ساختار دبیرخانه حوزه وزارتی تغییرات مورد نیاز در سیستم اعمال و نسخه جدید در اواخر سال 78 نصب و راهاندازی شده و نسبت به آموزش کاربران نیز اقدامات لازم صورت پذیرفته است.
طبق توافق به عمل آمده کارشناسی به طور مرتب برای رفع اشکالات و آموزش کاربران به دفتر مراجعه مینموده است.
در سال 79 نیز همین روند ادامه داشته است.
ضمن آموزش تغییرات درخواستی توسط کاربران اعلام گردیده که تمام موارد به گفته شرکت مربوطه و کاربران آن انجام شده است، به گونهای که نرمافزار قبلی که محصول شرکت میکرو نرمافزار بوده از شش ماهه دوم سال 79 کلاً کنار گذاشته شده و کلیه عملیات توسط این سیستم به ثبت رسیده و میرسد.
با توجه به روالی که به منظور ارزیابی نرمافزارهای اتوماسیون اداری در نظر گرفته شد، نرمافزار مستقر در محل دفتر وزارتی نیز در محل شرکت خبره پرداز پارس مورد ارزیابی قرار گرفت.
کاستی مهم و غیر قابل اصلاحی در روال انجام کار سیستم دیده نشد و مسئولین مربوطه آمادگی داشتند در صورت تمایل هر گونه تغییری را در حد متعارف جهت دستیابی به نیازهای مطلوب کاربران اعمال نمایند.
در ضمن پس از ارزیابی کلیه نرمافزارهای کاندید، این نرمافزار با کسب 91 امتیاز از جمله نرمافزارهایی است که جزء نرمافزارهای دارای بیش از 85 امتیاز منظور شده است.
3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) پیرو مذاکرات انجام شده با مسئولین امور اداری وزارت صنایع و معادن و دریافت نامه شماره 01061102 به تاریخ 21/3/1380 آقای دکتر رضا رمضانی خطاب به آقای اسلامی معاون محترم برنامهریزی، توسعه و فناوری وزارت صنایع و معادن مبنی بر آماده بودن سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) که در حال حاضر در شرکت ملی فولاد ایران نصب و راهاندازی شده است.
این نرمافزار هم در زمره نرمافزارهای کاندید محسوب شد و مانند بقیه نرمافزارها، از قابلیتها و تواناییهای سیستم در محل شرکت رادسامانه بازدید به عمل آمد.
طبق اظهارات آقای دکتر رمضانی، سبک کار شرکت رادسامانه بر این است که سیستمها پس از اینکه حدود 50% آماده شدند در محل کاربر بصورت آزمایشی نصب میشوند و در حین کار، هم سیستمها تکمیل میشوند و هم نظرات کاربران اعمال میشود، این سیستم نیز بصورت آزمایشی زمانی که در همین حدود تکمیل شده بوده است، در وزارت معادن و فلزات نصب گردیده است.
در حال حاضر سیستم در محل شرکت ملی فولاد ایران نصب و در حال اجرا است .
سیستم مربوطه مانند سایر نرمافزارهای کاندید مورد ارزیابی قرار گرفت ولی نسبت به سایر کاندیدها ویژگی خاصی نداشت.
4-2- شبکههای داخلی وزارت صنایع و معادن وزارت صنایع و معادن در حال حاضر دارای دو ساختمان شماره 1 (خیابان سمیه) و ساختمان شماره 2 (خیابان موسی کلانتری) است که ساختمانهای مذکور دارای شبکههای داخلی خاص خود هستند و به دلیل اینکه قبل از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات تابع تشکیلات اداری مجزایی بودهاند، دارای ساختارهای متفاوتی میباشند.
وضعیت کلی هر یک از ساختمانها از نظر استقرار شبکه داخلی به شرح زیر است : 1-4-2- ساختمان شماره 1 به منظور بهرهبرداری از شبکه داخلی مستقر در این ساختمان، تمامی اتاقها کابل کشی شدهاند و در صورت نیاز با تأمین رایانه، اتصال به شبکههای داخلی در تمام اتاقها و طبقات میسر خواهد بود.
توپولوژی شبکه در این ساختمان ستارهای (Star) است.
Backbone در نظر گرفته شده دارای سرعتی معادل sec/mb100 است و هر یک Nodeها دارای سرعتی معادل sec/mb10 هستند.
سه سرویسگر در حال حاضر به منظور نصب سیستم عاملهای شبکه NT، Novell، MS Windows 2000 Advanced Server مورد استفاده قرار گرفتهاند.
به منظور بهرهگیری از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شده است از جمله به عنوانMail Server, Proxy Server .
در حال حاضر در کل طبقات ساختمان حداکثر 20 ایستگاه کاری وجود دارد که در صورت فعال شدن سیستمها، قابلیت افزایش تعداد ایستگاههای کاری وجود دارد.
برخی از ادارات و بخشهای مستقر در این ساختمان خود دارای شبکه داخلی خاص خود هستند که اتصالی به شبکه داخلی ندارند ولی در کنار استفاده از شبکه خاص خود این توان وجود دارد که به شبکه داخلی هم متصل شوند.
2-4-2- ساختمان شماره 2 در حال حاضر کلیه اتاقهای این ساختمان دارای کابل شبکه نیستند.
طبق بررسی خاصی که در حال حاضر تحت عنوان “وضعیت موجود سیستمهای سختافزاری و نرمافزاری وزارت صنایع و معادن” در حال انجام است، بین 150 تا 200 اتاق از کل اتاقهای موجود دارای کابل شبکه هستند.
به عبارت دیگر از 40 اتاق موجود در هر طبقه حدوداً 20 اتاق فاقد کابل کشی شبکه هستند، که پس از تعیین وضعیت نسبت به تکمیل امکانات دسترسی به شبکه داخلی بر اساس سیاست آتی وزارت صنایع و معادن اقدام خواهد شد.
توپولوژی شبکه داخلی این ساختمان ستارهای (Star) است.
در این ساختمان نیز برخی قسمتها دارای شبکههای داخلی خود، مستقل از شبکه داخلی هستند.
به عنوان مثال دبیرخانه مستقر در طبقه همکف دارای شبکهای با توپولوژی bus است و خود دارای 6 ایستگاه کاری در طبقه همکف و 2 ایستگاه دیگر در طبقات فوقانی است که با توجه به توپولوژی مورد استفاده فاقد HUB است.
سیستم عامل مورد استفاده در شبکه NT است و دارای 4 سرویسگر است، برای استفاده از خدمات اینترنت سرویسگرهای دیگری بکار گرفته شدهاند.
3-4-2- وضعیت ارتباطی دو ساختمان با یکدیگر در حال حاضر دو ساختمان ارتباطی با یکدیگر ندارند و پس از تعیین وضعیت موجود سیستمهای سختافزاری و نرمافزاری، نسبت به چگونگی ارتباط برقرار کردن بین این دو ساختمان تصمیمگیری خواهد شد.
چنانچه سیاست وزارت صنایع و معادن بر این باشد که سیستم دبیرخانه منتخب در هر دو ساختمان مستقر باشد و ارتباط داشته باشد، این امر مستلزم برقراری ارتباط بین شبکههای دو ساختمان است.
3- چگونگی گزینش نرمافزار مناسب پیرو تشخیص شورای فناوری اطلاعات، مبنی بر ضرورت استقرار سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب با نیازهای وزارت صنایع و معادن توسط ، آقای مهندس بشارتیان از طرف این شورا طی حکم شماره 10021/50987 مورخ 12/3/1380 مسئول بررسی، امکان سنجی و ارائه راهحل در مورد اتوماسیون اداری گردیدند.
با توجه به الویتی که شورای فناوری اطلاعات در خصوص انتخاب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری قائل شده است، در حداقل زمان ممکن گروهی به منظور شناسایی و ارزیابی دبیرخانه و اتوماسیون اداری تشکیل گردید.
1-3- مفروضات طی جلساتی که به منظور شناسایی کسب نظرات مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن در زمینه وضعیت فعلی و برنامه آتی گردش مکاتبات وزارتخانه برگزار شد، مفروضات زیر حاصل گردید : 1-1-3- شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن از پیش طراحی، نصب و راهاندازی شده است و در صورتی که نیاز به تکمیل یا توسعه داشته باشد، اقدامات لازم صورت خواهد پذیرفت.
2-1-3- ملاحضات امنیتی در خصوص ایمن سازی شبکه داخلی وزارت صنایع و معادن در نظر گرفته شده است.
3-1-3- در بدو امر، سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه انتخابی، شرکتها و سازمانهای تابعه وزارتخانه را شامل نمیشود.
4-1-3- سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه، فعلاً در ساختمانهای شماره 1 و شماره 2 وزارتخانه نصب و راهاندازی خواهد شد.
5-1-3- تجهیزات سختافزاری و احیاناً نرمافزاری (مثل سیستم عامل شبکه، ایستگاه کاری، پایگاه دادهها و…) که برای راهاندازی لازم باشند، در صورتی که قابل تأمین توسط شرکت عرضه کننده نرمافزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه نباشند، توسط وزارتخانه تهیه و نصب خواهند شد.
6-1-3- در صورتی که نرمافزارهای مورد ارزیابی قابلیت پشتیبانی از گردش کار(Work Flow) را داشته باشند، الویت خواهند داشت.
7-1-3- برنامه کلی نصب و راهاندازی در سه مرحله خواهد بود.
در مرحله اول تا سطح رؤسای ادارات مکانیزه خواهد شد، در مرحله دوم کلیه اطاقهای کارشناسان از طریق یک ایستگاه کاری به سیستم متصل خواهند شد و در مرحله سوم کلیه کارشناسان با در اختیار داشتن ایستگاه کاری مستقل به سیستم متصل خواهند شد.
8-1-3- طبق اظهار نظر مدیر کل محترم امور اداری، طی نامه شماره 627801 مورخ 16/4/80 فعلاً سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه تا سطح رؤسای ادارات اجرا میگردد.
تعداد این افراد 154 نفر میباشد.
2-3- تعیین نیازها با استفاده از نظرات مسئولین ذیربط، بازدید از سیستمهای اتوماسیون اداری فعلی مستقر در دفتر وزارتی و دبیرخانه وزارت صنایع و معادن (واقع در ساختمان شماره 2)، وضعیت فعلی و خطمشی آتی وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری عاید گردید.
بر اساس نتایج حاصل در این مرحله نیازها تعیین شدند.
3-3- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران در این مرحله اقدام به شناسایی و جمعآوری اطلاعات اولیه نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود گردید.
به همین منظور از اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات و مسئولین محترم وزارت صنایع و معادن نیز خواسته شد که چنانچه موردی را مناسب میدانند معرفی نمایند تا مورد ارزیابی قرار گیرد.
جهت شناسایی شرکتهای عرضه کننده نرمافزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه از اطلاعات موجود در نشریات و سایت اینترنتی شورای عالی انفورماتیک کشور و انجمن شرکتهای انفورماتیک ایران استفاده شد.
از بین نرمافزارهای دبیرخانه آنهایی که بر روی شبکه قابل اجرا بودند و اعلام نموده بودند که برای استفاده در سازمانهای بزرگ مناسب هستند، برگزیده شدند.
با توجه به اطلاعات کسب شده در خصوص نرمافزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با یک بررسی اولیه 15 نرمافزار به عنوان کاندید تعیین شدند و مشخصات شرکتهای عرضهکننده آنها (مثل نشانی، تلفن، فرد مسئول و…) برای بررسی عمیقتر بدست آمد.
اسامی نرمافزارها و شرکتهای عرضهکننده در جدول شماره 1 درج شده است که در بخش ارزیابی نرمافزارهای کاندید ارائه میگردد.
4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرمافزارهای کاندید با استفاده از تجربیات قبلی در زمینه سیستمهای اتوماسیون اداری و مطالعات انجام شده در شورای عالی انفورماتیک کشور، اقدام به تعیین پارامترهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزار مورد نظر گردید، این پارامترها در برگیرنده موارد زیر هستند : 1-4-3- مشخصات عمومی نرمافزار 2-4-3- نیازها (سختافزاری و نرمافزاری) 3-4-3- تعدد دبیرخانهها 4-4-3- امکانات کاربری 5-4-3- امکانات بایگانی اسناد و ضمائم آنها 6-4-3- چگونگی حذف مکاتبات 7-4-3- چگونگی پاراف و امضاء و مهر نامهها 8-4-3- حفاظت و کنترل دسترسی 9-4-3- امکانات پیام رسانی 10-4-3- امکانات ثبت قرار ملاقاتها 11-4-3- وجود دفاتر راهنما 12-4-3- امکانات پیگیری و گزارشگیری 13-4-3- چگونگی تهیه نسخههای پشتیبانی 14-4-3- چگونگی ارائه آموزش و خدمات پشتیبانی و رفع اشکال کاربران 15-4-3- چگونگی ارائه نسخه جدید نرمافزار 16-4-3- قیمت نرمافزار پس از تعیین پارامترها، به منظور تعدیل و احیاناً اصلاح پارامترهای تعیین شده، از صاحبنظران و اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات نظر خواهی شد و در نهایت با اعمال رهنمودهای ارائه شده، معیارها و قابلیتهای مورد ارزیابی در نرمافزارهای اتوماسیون اداری در قالب فرمی در 6 صفحه و با 175 پارامتر نهایی گردید.
5-3- ارزیابی نرمافزارهای کاندید به منظور مراجعه حضوری به شرکتهای عرضهکننده نرمافزار اتوماسیون اداری کاندید، با استفاده از اطلاعات بدست آمده در مراحل قبلی، با مسئولین ذیربط در شرکتها تماس گرفته شده، برنامهای جهت بازدید از قابلیت نرمافزارها تعیین گردید و متعاقب آن مطابق با برنامه تعیین شده، شرکتهای عرضهکننده و نرمافزارها بصورت حضوری مورد ارزیابی قرار گرفتند و نتایج ارزیابی ثبت شد.
در ضمن مشتریان فعلی نرمافزار شناسایی شدند تا در مراحل بعدی نرمافزارهایی که دارای امتیاز مناسب هستند از این نظر نیز ارزیابی گردند.
برنامه بازدید از شرکتها در جدول شماره 1 درج شده است.
جدول شماره 1 – نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه کاندید و برنامه بازدید از شرکتها 6-3- گزینش با استفاده از اطلاعات جمعآوری شده در مراحل قبلی، نسبت به ارزش دهی به پارامترها اقدام شد.
از کل 100 امتیاز در نظر گرفته شده، بر حسب اهمیت امتیازهای زیر به بخشهای مربوطه اختصاص داده شد : - قابلیت عمومی شرکت عرضه کننده نرمافزار (با توجه به اهمیت خدمات پشتیبانی و راهاندازی کامل نرمافزار) (30امتیاز) - تطابق نرمافزار با نیازهای وزارت صنایع و معادن (از لحاظ شبکه و تعدد دبیرخانهها و ساختمانها) (20امتیاز) - محیط اجرایی و امنیت نرمافزار (با در نظر گرفتن ملاحظات امنیتی و شبکه موجود در وزارت صنایع) (15 امتیاز) - توانایی نرمافزار (از لحاظ امکانات بایگانی، پیگیری، کاربری و…) (30 امتیاز) - تسهیلات نرمافزار (امکانات نرمافزار از لحاظ ثبت قرارها، دفاتر راهنما، پیامها و…) (5 امتیاز) ارزیابی نرمافزارها بر مبنای پارامترهای تعیین شده در مراحل قبلی در جدول شماره 2 درج شده است و جدولهای شماره 3 و 4 جمعبندی پارامترهای ارزیابی شده در خصوص نرمافزارهای کاندید را نشان میدهند.
جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه جدول شماره 2 - پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه جدول شماره 2- پارامترهای ارزیابی نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه جدول شماره 3 - جمع بندی پارامترهای ارزیابی شده و امتیاز دهی به نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه جدول شماره 4 - امتیاز نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه 4- نتیجهگیــری 1-4- نرمافزارهای شرکتهای تینا سامانه و مشاورین پارس سیستم به دلیل اینکه از Intrerbase به عنوان پایگاه دادههای خود استفاده نمودهاند، قابل استفاده در شبکه وزارت صنایع و معادن که در دو ساختمان مستقر است نمیباشند.
نرمافزار نامه که توسط شرکت رز سیستم تهیه شده است برای سازمانهای متوسط مناسب است و به همین دلیل قابلیت استفاده در سازمان بزرگی مثل وزارت صنایع و معادن را ندارد.
نرمافزار اتوماسیون اداری شرکت مهندسی نرمافزار رایورز امکان تعریف دبیرخانههای متعدد را ندارد و با توجه ساختار چند دبیرخانهای بودن وزارت صنایع و معادن، نمیتواند مورد استفاده قرار گیرد.
لذا از بین 15 نرمافزار اتوماسیون اداری و دبیرخانهای که مورد ارزیابی قرار گرفتهاند، 4 مورد با نیازهای تعریف شده تطابق ندارند.
این نرمافزارها بر اساس جدول امتیازها، بین 5/66 تا 5/75 امتیاز از 100 امتیاز در نظر گرفته شده را به خود اختصاص دادهاند لذا بر اساس امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیستند.
2-4- نرمافزار ارائه شده توسط شرکت پتسا کاملاً از امکانات موجود در Outlook استفاده نموده است، گر چه دارای تسهیلات بسیاری است ولی کاملاً بومی نشده است و به دلیل استفاده تؤام از زبان انگلیسی و فارسی، برای اکثر کاربران عادی به راحتی قابل استفاده نمیباشد.
راهنمای Online موجود در سیستم، به زبان انگلیسی است که عملاً برای اکثر کاربران قابل استفاده نخواهد بود.
بدلیل اهمیت کاربر پسند بودن صفحات نمایش و سهولت بکارگیری سیستم، این نرمافزار هم نمیتواند به نحو احسن نیازهای وزارت صنایع و معادن را برآورده نماید.
این نرمافزار 5/79 امتیاز را به خود اختصاص داده است و با توجه به امتیازها نیز قابل بررسی بیشتر نیست.
3-4- از بین 10 شرکت باقی مانده که کمابیش به نحوی میتوانند نیازهای وزارت صنایع و معادن را از نظر سیستم اتوماسیون اداری تامین کنند، شرکتهایی که بیش از 85 امتیاز را به خود اختصاص دادهاند برای بررسی بیشتر و اظهار نظر اعضای محترم شورای فناوری اطلاعات به شرح زیر معرفی میشوند : 4-4- به منظور حصول اطمینان از ارائه مطلوب خدمات پشتیبانی، آموزش، رفع اشکالات احتمالی و اعمال تغییرات و راهاندازی کامل سیستم و همکاری با مسئولین در خصوص 5 شرکتی که بالاترین امتیاز را به خود اختصاص دادهاند، تحقیقات لازم صورت پذیرفته است و با کاربران فعلی آنها مذاکره و در مورد عملکرد نرمافزار و شرکت عرضهکننده آن از ایشان نظرخواهی شده است و نارضایتی خاصی از طرف کاربران اعلام نشده است.
پیوست 2 گزارش برنامه اجرایی فهرست مندرجات 1- مقدمه 1 2- مزایای استقرار و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 3 3- معرفی پروژه اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) 4 4- شناخت وضع موجود 5 1-4- شناخت شبکههای داخلی وزارت صنایع و معادن 5 2-4- شناخت نرمافزارهای موجود در وزارت صنایع و معادن 7 5- مفروضات برای انتخاب و استقرار سیستم اتوماسیون اداری 9 6- نیازها 9 1-6- سختافزاری و شبکه 10 2-6- نرمافزاری 10 3-6- اجرایی 10 7- گردش کار پیشنهادی 11 1-7- نمودار گردش کار پیشنهادی جهت بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 12 2-7- نحوه بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در بخشهای مختلف 13 8- ساختار اجرایی 15 1-8- جایگاه سازمانی در نمودار تشکیلات وزارت صنایع و معادن 15 2-8- عناوین واحدهای ذیربط 16 3-8- نمودار و ارکان ساختار اجرایی در مرحله راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری 16 4-8- اعضای پیشنهادی جهت کمیته راهبری سیستم اتوماسیون اداری 17 5-8- وظایف هر یک از ارکان در استقرار سیستم اتوماسیون اداری 17 9- مراحل اجرایی 18 1-9- تشکیل ساختار اجرایی 18 2-9- برگزاری جلسات توجیهی و سمینارها 19 3-9- تعیین و تایید الویتهای نصب و راهاندازی 19 4-9- نصب سیستم و تعریف پارامترهای لازم (در سرویسگرها) 19 5-9- ابلاغ به واحد منتخب (بر اساس الویت تعیین شده) 19 6-9- برگزاری جلسه هماهنگی جهت شروع کار در واحد منتخب 20 7-9- آموزش نیری انسانی واحد منتخب 20 8-9- نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در واحد منتخب 20 9-9- نظارت بر فرآیند نصب و راهاندازی و بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری 20 10- برنامهزمانبندی 21 11- اولویت در راهاندازی و اجرا 22 1-11- آمادگی واحد مربوطه 22 2-11- انجام هماهنگیهای لازم جهت برگزاری دوره های آموزشی کاربران 22 3-11- سطح دانش کارکنان و آشنایی آنان با رایانه و سیستمهای رایانهای 22 4-11- تمایل کارکنان به بکارگیری فنآوری جدید 22 5-11- بالابودن امنیت استقرار اتوماسیون اداری در واحد مربوطه 22 12- آموزش کاربران سطوح مختلف 23 13- نگهداری و پشتیبانی سیستم 23 پیوستها: پیوست 1: نظر شورای فناوری اطلاعات در زمینه خودکارسازی اداری پیوست 2: گزارش ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها (تیر ماه 80) 1- مقدمه انسان از دیرباز سعی نموده است تا با مکانیزه نمودن هر چه بیشتر امور خود، تا حد ممکن در روال کارها تسریع نموده و از آسایش بیشتری بهرهمند گردد.
با اختراع کامپیوتر این تلاش چنان سرعتی یافته است که باعث تحولی چشمگیر در تمام امور بشری و در تمام سطوح گردیده است.
یکی از مواردی که با ظهور فناوری اطلاعات دستخوش تغییراتی شگرف گردیده است، انجام امور دفتری و اداری سازمانهاست که تمام دستاندرکاران را بر آن داشته تا از امکانات فراهم آمده در این عصر به بهترین شکل استفاده نمایند.
در ایران نیز شرکتهای عرضه کننده نرمافزار ظرف چندین سال گذشته اقدام به تهیه نرمافزارهای اتوماسیون اداری قوی با قابلیتهای کافی نمودهاند که در اکثر سازمانها به کار گرفته شدهاند و تأثیر زیادی در تسریع گردش مکاتبات اداری و پیگیری امور جاری داشتهاند.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن پس از ادغام وزارت صنایع و وزارت معادن و فلزات با توجه به اقداماتی که از قبل در این دو وزارتخانه در مورد بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری صورت پذیرفته بود، استقرار چنین سیستمی را از جمله امور ضروری و دارای اولویت بالا تشخیص داده است.
بر اساس برنامهریزیهای انجام شده، پس از ارزیابی از بین کلیه بستههای نرمافزاری در زمینه اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران، نرمافزار مناسب با ساختار این وزارتخانه انتخاب گردیده است و در حال حاضر این آمادگی وجود دارد که فعالیت نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری آغاز گردد.
این گزارش چکیدهای است از آنچه در روند گزینش نرمافزار طی شده است و آنچه در خلال فعالیت نصب و راهاندازی بایستی صورت پذیرد.
ساختار اجرایی، گردش کار و مکاتبات، مراحل انجام کار، برنامه زمانبندی، وظایف واحدهای مختلف، اولویتهای اجرا، آموزش، چگونگی پشتیبانی و مقولههایی این چنین از جمله مواردی است که به اختصار به آنها پرداخته شده است.
امید آنکه تلاشی که در جهت بکارگیری امکانات نوین در گردش مکاتبات اداری وزارت صنایع و معاون صورت میپذیرد در اسرع وقت با موفقیت به انجام برسد و شاهد افزایش کارایی و توان پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مراجعان و کارکنان این وزارتخانه باشیم.