مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.
به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.
بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.
باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.
این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
برای مطالعه این دوره آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی با محیط ویندوز و SQL داشته باشند.
جهت نصب و اجرای نرم افزار های Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد:
• حداقل سیستم مورد نیاز کامپیوتری با پردازشگر PENTIUM 3 یا بالاتر
• میزان حافظه RAM بسته به سیستم عاملی که از آن استفاده می کند دارد
• سیستم عامل WINDOWS98
• 24 مگابایت MBحافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE که بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا می شوند
• سیستم عامل Windows Me یا Windows Nt 32 مگابایت حافظه RAM به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• سیستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابایت حافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• هارد دیسک: فضای حافظه هارد دیسک بسته به پیکر بندی انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشی برنامه OFFICE ممکن است فضای مورد نظر افزایش یا کاهش یابد
• 245 مگابایت از فضای آزاد موجود در هارد دیسک که 115 مگابایت از آن در محلی قرار داشته باشد که در سیستم عامل خود را در آن نصب نموده اید، 50 مگابایت فضا دیگر دیسک برای کاربرانی که از سیستم هایی به غیر از Windows 2000 و windows me استفاده می کنند.
• سیستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روی سیستم عامل هایی چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر می باشد.
شروع کار با اکسس
در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی که در مورد یک برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است.
به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اکسس کافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم .
آغاز کار با اکسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اکسس شوید.
البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممکن است برنامه اکسس در قسمت ذکر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.
با وارد شدن به محیط اکسس با پنجره ای مانند شکل 21 ظاهر می شود که به شما امکان می دهد تا آنچه را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:
1.
Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.
2.
access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)
3.
open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.
4.
از کادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید.
بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید.
اگر هر خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید.
(فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.
آشنایی با محیط کار:
محیط کار اکسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و کار با آن بسیار آسان است.
حال به صورت کوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط کار می پردازیم:
1.
میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال کار در این قسمت ثبت می شود و همچنین کنترل پنجره اکسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است که شما بر محیط ویندوز و کنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست)
2.
میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد.
کنترل و ویرایش پایگاه داده می کنید.
در زیر توضیح کوتاهی در مورد هر منو آمده است.
الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازکردن و بستن پایگاه داده.
دریافت داده از سایر پایگاه داده ها.
ذخیره داده ها.
تغییر خصوصیات پایگاه داده.
چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد کردن داده ها پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده.
تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های کمکی مختلف.
تحلیل پایگاه داده.
امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه کاری پایگاه داده ح) Help (کمک): دسترسی به کمک مستقیم میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.
محوطه کاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده کار می کنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می کنید.
دستیار: این دستیار برای آن است که شما سوالات احتمالی ممکن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممکن جواب شما را پیدا کند(البته به صورت انگلیسی) میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به کاری که انجام می دهید.
نمایش داده می شود.
و همچنین خطاها را مشاهده خواهید کرد.
توجه به این نکته ضروری است که در بعضی مواقع که امکان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید این نکته هم ذکر شود که شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب کنید و هم از کلیدهای میانبر استفاده کنید.
روش کار کلیدهای میانبر با استفاده از کلیدهای Ctrl و Alt و حرفی که در هر فرمان زیر آن خط کشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا کنید.
این قابلیت هنگامی مفید است که شما در محیط اکسس بسیار ماهر شده اید که دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.
آشنایی با کاربرد Access اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
شناسایی اصول کار با Menu Bar باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 ) با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3 سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4 شناسایی اصول کار با Toolbars قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند.
نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5 شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.
بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره سازی ،جستجو و بازیابی فراهم میکند.
ساختار Access بر چیزی موسوم به object (شی) بنا شده است.
شی های اصلی: در محیط اکسس هر چیزی که یک نام داشته باشد یک شی تلقی می شود.
Table (جدول) QUERY (پرس وجوها Form (فرم ها) Report (گزارشها) Page (صفحه های دسترسی به داده ها) Macros (ماکروها) Modules (مدول ها) خروج از محیط اکسس: شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اکسس خارج شوید.
پایگاه داده های نمونه در درس قبل کار با اکسس را آغاز کردیم و در مورد محیط برنامه صحبت کردیم.
در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت کنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه که در خود اکسس موجود است صحبت کنیم.
دسترسی به راهنما: راهنمای برنامه برای کسانی که آشنایی کامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یک مرجع کامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملکرد پایگاه داده.
طراحی جدول.
یا تعریف بازجست مشکل داشتید می توانید از راهنمای برنامه که به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده کنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد.
در اکسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد که متداولترین آنها استفاده از منو Help است.که فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم: Microsoft access Help : این فرمان دستیار را فعال می کند در صورتی که دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود.
شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیکترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امکان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یک شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد.
Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی کنید و این در مواقعی به کمک شما می آید که دستیار قدرت دید شما در محیط را کاهش دهد.
What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یک علامت سوال تبدیل می شود و هر کجایی از محیط که کلیک کنید در مورد آن شما را راهنمایی می کند.
Office On The Web: به کمک این گزینه می توانید به سایت ماکروسافت رجوع کنید و آخرین امکانات و اصلاحات در برنامه و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید.
Detect and Repair: با استفاده از این گزینه اگر در برنامه اکسس شما ایرادی باشد به صورت اتوماتیک رفع می شود.
About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلی اکسس اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد.
یکی دیگر از راهنمایی ها که در اکسس موجود است راهنمای شناور است به این ترتیب که با نگه داشتن نشانه ماوس بر روی یک فرمان به مدت چند ثانیه اسم و شاید راهنمایی کوچکی در مورد آن فرمان ظاهر شود.
با توجه به اینکه بیشتر خوانندگان این درس با محیط ویندوز و راهنمای آن آشنا هستند و راهنمای اکسس نیز مانند آن است من نیاز بیشتری به توضیح نمی بینم.
سیری در پایگاه داده های نمونه: در اکسس چهار پایگاه داده نمونه وجود دارد که می توانید آنها را باز کرده.
بررسی نموده و یا مورد استفاده قرار دهید.(البته این نکته قابل ذکر است که شما حتما باید در موقع نصب این پایگاهها را انتخاب کرده باشید تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درایو و نصب دوباره آنها کار را دنبال کنید) این پایگاهها برای کسانی که تازه شروع به کار با اکسس می کنند بسیار مفید است و چیزهای مفیدی را در برمی گیرد.
بعد از نصب پایگاه داده نمونه شما می توانید با استفاده از منو File و گزینه Open به پوشه Samples در جایی که اکسس را نصب کرده اید رفته و پایگاه داده را بازکنید(امکان دارد این پایگاه داده به صورت پیش فرض در پایین ترین قسمت منو File موجود باشد) ما در این درس به توضیح پایگاه داده Northwind خواهیم پرداخت.
قبل از شروع کار باید این نکته را ذکر کنم که تمامی فایلها و جدولهای اکسس در فایلی با پسوند MDB ذخیره می شود.
پایگاه داده Northwind امکان تمرین با یک نرم افزار پایگاه داده کامل را به شما می دهد.
این پایگاه داده یک نرم افزار کنترل موجودی برای شرکت فرضی Northwind Traders است.
بعد از باز کردن این پایگاه داده که ممکن است مدتی طول بکشد.
صفحه ابتدایی ظاهر می شود که شما می توانید با کلیک روی Ok این پنجره را رد کنید.
بعد از این کار پنجره Database این پایگاه نشان داده خواهد شد.
این پنجره جایی است که اکثر کارهای اکسس در آن انجام می شود.
این پنجره هفت شاخص دارد که شما را به شش جز اصلی Access می برد.
برای حرکت در صفحات پنجره Database با ماوس برروی شاخصهای کناری پنجره کلیک کنید.
کلماتی که در هر صفحه مشاهده می کنید.
معرف جداول.
پرسانه ها.
فرمها.
گزارشها.
ماکروها و برنامه های خاص این پایگاه است.
مثلا نام یکی از جداول پایگاه داده Shippers است.
اگر برروی هر یک از جداول دوبار کلیک کنید جدول مورد نظر باز می شود.
دیگر موارد را نیز می توانید با دوبار کلیک باز کنید به جز ماکروها که این اشیا به دلیل اینکه شما تازه کار هستید از دسترسی شما حفاظت می شوند و من پیشنهاد می کنم زیاد با آنها ورنروید و این کار را به زمانی که به طور کامل با عملکرد آنها آشنا شدید موکول کنید.
هنوز انتظار درک پایگاه داده های نمونه را به طور کامل نداشته باشید مثلا با کلیک زدن مکرر به روی جدولOrders.
Access جدول مورد نظر را نشان می دهد کاری که با این جدول می توانید انجام دهید این است که به سفارشات نگاه کنید.
جدول مانند یک صفحه گسترده الکترونیکی که سطر و ستون دارد کار می کند.
با جدول کارهای متنوعی می توانید انجام دهید اما در این مقطع فقط سعی کنید با اکسس.
منوهای آن و صفحه رابط آن آشنا شوید.
در ادامه دروس جزئیات لازم برای تسلط شما بر هر یک از این موارد ذکر خواهد شد.
شما در این مرحله به تمامی فرمها و جدول یک نگاهی بیاندازید و سعی کنید که با انها بیشتر از قبل آشنا شوید.
در اینجا توضیحات من در مورد این پایگاه داده به پایان میرسه شما تا درس بعدی تمامی پایگاههای نمونه را یک مرور کلی کنید و با آنها آشنا شوید و این نکته را از یاد نبرید که عجله نداشته باشید با تمامی قسمتها به مرور آشنا خواهید شد تا اینجا که شما می توانید در بین پایگاهها به راحتی گردش کنید کار بسیار موثری انجام داده اید.
از جلسات بعد بحث پیشرفته تری را در مورد اکسس شروع خواهیم کرد یعنی تا این قسمت دروس چیز خاصی را بیان نکرده ایم و فقط با محیط آشنایی کامل پیدا کرده اید و کار اصلی ما از درس بعد شروع خواهد شد.(ضمنا کار با پایگاه داده های نمونه دیگر را فراموش نکنید) بررسی اجزای اصلی در این قسمت ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یک را توضیح خواهیم داد.
می توان گفت پنجره Database سکوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای که در اکسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اکسس است.
بعد از یادگیری این بخش ار اکسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید.
من به شما توصیه می کنم یکی از پایگاههای داده نمونه را باز کنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده کنید.
تشریح کلی بر اجزاء تشکیل دهنده DataBase Access (بانک اطلاعاتی اکسس) Table : جدول یکی از اجزاء اصلی بانک اطلاعاتی Access می باشد که با هدف اصلی هر جدول نگهداری اطلاعات می باشد و داده ها را شما در جدول وارد می کنید.
چگونگی طراحی و سازماندهی داده ها به شکل ستون ها و سطرها جدول را تشکیل می دهد.
بانک اطلاعاتی Access می تواند دارای یک یا چندین جدول باشد بگونه ای که با هم در ارتباط و تقابل باشند.
در شکل Table0 شما می توانید این شی را ببینید.
در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی table وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Table1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Table وارد محیط Design View میشوید.
شکل Table2.
اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس Query : Query اساسا یک سئوال است و هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد و هر پرس و جو می تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاصی را دارا هستند انتخاب کند، پرس و جوها را می توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر آماده نمود.
با استفاده از پرس و جوها می توان رکودهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد و تغییر داد یا حذف کرد.
همچنین می توان برای پی ریزی فرمها، گزارشات و صفحات دسترسی به اطلاعات از نتایج پرس و جوها استفاده نمود.
زبان قابل برنامه نویسی در پرس و جو،SQL می باشد.در شکل query0 شما میتوانید این شی و نماهای ان را ببینید.
در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی Query وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Query1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Query وارد محیط Design View میشوید.
شکل Query2.
Form: متداولترین روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمایش داده ها می باشد.
فرمها برای سفارشی کردن نمایش داده هایی که برنامه شما از پرس و جو ها یا جداول ها استخراج می کند می باشد به عبارتی فرم شامل پنجره ایی است که امکان اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها را در اختیار قرار می دهد.
با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید .شکل form1 .
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Form وارد محیط Design View میشوید.
شکل Form2.
Report: گزارش شی است برای قالب بندی.
محاسبه و چاپ و خلاصه کردن اطلاعات انتخاب گزارشها می توانند براساس جداول، پرس و جوها باشند قابلیت گزارش چاپ داده هاست.
همچنین گزارشها را می توان براساس چند جدول و یا پرس و جو تهیه نمود تا رابطه بین داده ها را نشان دهد.در شکل Report0 شما پنجره شی Report و نماهای آن را می توانید مشاهده کنید.
در صورت انتخاب نمای preview از پنجره شی Report وارد نمای نمایش گزارش میشود.شکلReport1 .
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Report وارد محیط Design View میشوید.
شکل Report2.
Data Access page: این صفحه شی است که نمایش و ویرایش را تحت internet explorer ماکروسافت تسهیل می بخشد.
این صفحه کاربران را قادر می سازد که از طریق اینترنت با اینترانت اطلاعات موجود در پایگاه داده ها را مشاهده و ویرایش نمایند.
کار با این صفحات بسیار شبیه کار بر روی یک جدول یا فرم در Access می باشد.
با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید .شکل page1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Page وارد محیط Design View میشوید.
شکل page2.
Macros: ماکروها به خود کار(Automatic)کردن کارها تکراری، بدون نوشتن برنامه های پیچیده یا فراگیری یک زمان برنامه نویسی کمک می کند در واقع ماکروها یکسری عملیات هایی هستند که در واکنش به یک رویداد مشخص اجرا می شوند.
مانند کلیک بر روی یک دکمه برای بسته شدن یک فرم و غیره، واکنش نشان می دهد.
نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنید.شکل Macro 0 .
در صورت انتخاب Run از پنجره شی Macro به نمای اجرا ماکرو میروید .
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Macro وارد محیط Design View میشوید.
شکل Macro2.
Modules: محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه نویسی، محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی است در این شی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک استفاده می شود.
مدول حاوی روال هایی سفارشی می باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را می دهد در صورتی که این قابلیت در ماکروها موجود نبود هر مدول حاوی توابعی می باشد که از هر جای برنامه قابل فراخوانی است و می تواند نسبت به رویدادهای موجود روی یک فرم و یا گزارش وابسته واکنش نشان دهد.
همچنین برای انجام فعالیتهای پیچیده ای چون بازکردن یک صفحه گسترده برنامه exell وغیره.......
،استفاده نمود.
پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Modules وارد محیط Design View میشوید.
شکل Modul2.
معنی دقیق پایگاه داده ها به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه کار اشاره کوچکی به آن می کنیم.
شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد: پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است.
در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای که با آن کار می کنید می شود.
مثلا نامه, گزارش و کتاب مجموعه ای از داده ها به صورت کلمات مرتبط به هم است.
یا فایلهای گرافیکی داده های مرتبطی است متشکل از نقاط رنگی بسیاری (پیکسل) که تصویر را تشکیل می دهند.
با توجه به اینکه ممکن است تعریف بالا کمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اکسس می کنیم: پایگاه داده اکسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی که با استفاده از آنها با داده ها کار می کند.
بنابراین پایگاه داده در اکسس از فایلهای داده مرتبط به یکدیگری تشکیل شده است که به همراه ابزارهایی که شی نامیده می شوند به شما امکان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد.
هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود که به آنها جدول گفته می شود.
در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممکن است بعنوان یک فایل مجزا در نظر گرفته شود.
مثلا یک پایگاه داده تجاری ممکن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات کارمندان و فایل دستمزد باشد که تک تک این فایلها در اکسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پایگاه داده ها, هریک از این فایلها را باید جداگانه مدیریت کرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترک.
این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط کند, مثالی در این مورد کد مشترکی است که در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد.
توجه: اکسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترک به یکدیگر مرتبط کند.
جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممکن است شامل کد, نام و نشانی هر خریدار باشد.
جدول سفارشها, ممکن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یکسال گذشته باشد.
در اینجا باید توجه کرد که جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط کد آنها کافی است.
اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینکار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تکراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی که مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چک کرد و همه را عوض کرد ولی در موقعی که فقط کد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.
در هر پایگاه داده, تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترک به یک یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترک در دو جدول کد خریدار است.
هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد.
هرچند که شاید جداول یک پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می کنند).
اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می کنند.
اکثر پایگاههای داده اکسس از بجز جدولها که در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می کنند.
توجه: هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود.
حال هر یک از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیم:(این اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند) جدولها(Tables): مجموعه ای از داده ها را که به یک موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می کنند.
مثلا اگر یک سیستم حسابداری خانگی ایجاد کنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد کنید.
بازجست ها(Queries): زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می کند, که برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند.
مثلا اگر شما بخواهید کلیه مخارجی را که در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده کنید.
فرمها(Forms): صفحه ای گرافیکی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد که از فرمهای کاغذی تقلید شده است.
فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها.
مثلا شما می توانید یک فرم مانند صفحه چک درست کنید و هر وقت چکی پرداخت کردید در وارد کردن صورتحساب یک چک معمولی را در صفحه پر کنید.
گزارشها(Reports): فهرست شکل بندی شده ای از داده ها را چاپ می کند.
یک گزارش ممکن از مواردی از یکی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یک جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ کند.
مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از کلیه بدهی هایتان بگیرید.
صفحه ها(Pages): عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت که در این حالت گزارش به صورت یک صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.
ماکروها(Macros): بسیاری از کارهای متداول اکسس را خودکار می کند.
مانند مرتب کردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها.
مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماکرویی برای محاسبه گردش پولی در یک ماه داشته باشد.
مدولهای برنامه(Macros): قابلیت خودکار کردن اکسس و ایجاد سیستم های آماده برای کار را فراهم می کند, بطوری که برای افرادی که چیزی از اکسس نمیدانند قابل استفاده باشد.
زمانی که برنامه ای برای اکسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام کارهای پیچیده ای برنامه ریزی می کنیدکه از طریق منوها و ماکروها بخودی خود امکان انجام آن نیست.
در واقع ماکروهای اکسس شکلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی که ماکروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تکمیل یک فرمان Visual Basic for Applications هدایت می کنند.
برخی افراد پس از سالها استفاده از اکسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند.
اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است.
ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.
توجه به این نکته ضروری است که پایگاه داده ممکن است پیوسته در حال تغییر باشد.
مثلا شما با توجه به نیازهایی که پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری کنید.
در شکل 42 در زیر شما شش شی پایگاه داده را که ترکیب آنها پایگاه داده مستقلی را شکل می دهد, مشاهده می کنید.
شاید یکی از مشکلترین چیزهائی که در هنگام کار با اکسس باید راجع به آن تصمیم گیری کنید این است که چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم.
پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد, هر پایگاه داده معمولا یک برنامه کاربردی است.
در مثالهای زیر به کاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود: