دانلود تحقیق کاربرد های فناوری اطلاعات در ساختارهای سازمانی

فناوری اطلاعات در برگیرنده فهرست گسترده ای از رسانه ها و شیوه های ارتباطی نوین است که افراد و سیستم های اطلاعاتی را به یکدیگر مرتبط می کند و شامل پست صوتی ، پست الکترونیکی ، کنفرانس ها ، مذاکرات صوتی و تصویری ، اینترنت و شبکه های محلی سازمان ها ، تلفن های مانشینی ، ئستگاه های فاکس ، معاون یا دستیار شخصی و مواردی از این قبیل می‌باشند (شارما و جین ، 2003)
در این مبحث سیستم های اطلاعاتی ، خودکار سازی اداری و ارتباط و ارتباطات به عنوان مظاهر اصلی فناوری اطلاعات به گونه ای لاینفک به هم مرتبطند ( لانگلی و شین ، 1995).

شکل مقابل این موضوع را نشان می دهد.

؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
همچنین فناوری اطلاعات برای ارایه کامل و فراگیر آن با وظایف سازمانی ، به عنوان تعدیل کننده روابط ما بین ویژگی ها و پیامدهای سازمانی ، به ویژه کارایی و نوآوری ، مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.

از این منظر فناوری اطلاعات مفهومی مطابق با شکل مقابل را در سازمان ها تداعی می کند.

نقش فناوری اطلاعات در کارایی و هم افزایی اطلاعات
1- فناوری اطلاعات بین کارکنان ارتباط برقرار کرده و آنها را توانمند می سازد
2- فناوری اطلاعات پایگاه دانش و اطلاعات را رمز گذاری می کند
3- فناوری اطلاعات سبب افزایش و گسترش مرز بندی های سازمان می گردد
4- فناوری اطلاعات سبب افزایش کارایی می گردد
5- فناوری اطلاعات سبب افزایش سطح نوآوری در سازمان می گردد
1- فناوری اطلاعات بین کارکنان ارتباط برقرار کرده و آنها را توانمند می‌سازد : یکی از مشهورترین شیوه هایی کهفناوری اطلاعات بر وظیفه سازی سازمانی تأثیر می گذارد ، تأثیرات آن بر هماهنگی افقی می باشد.

همچنین افزایش وابستگی های متقابل و مستمر ، اطلاعات مهم و حیاتی را برای کارکنان دسترس پذیرتر و شفاف تر ساخته ، قلمروی حل مسایل را افزایش می دهد.

یافته های برخی نویسندگان نشان داد که عرضه کنندگان اطلاعات ، علی رغم وجود هیچ گونه ارتباط شخصی با جویندگان اطلاعات ، مشاوره ها و اطلاعات سودمندی در اختیار آنها قرار داده و مسایل آنها را نیز حل نموده اند.

در صنعت نیز فواید و مزایای بر قراری ارتباط بین کارکنان و ایجاد کارایی اطلاعات نیز نمایان است.

2- فناوری اطلاعات پایگاه دانش و اطلاعات را رمز گذاری می کند : واضح است که حافظه جایز الخطاء بوده و دستخوش فرسایش ، تحلیل و خطا می شود.

پیشرفت های حاضر در فناوری اطلاعات ، به میزا ن زیادی حافظه سازمانی و قابلیت دستیابی و یکپارچه سازی دانش و اطلاعات شفاف را از طریق رمز گذاری ، ارتباط ، شبیه سازی ، ذخیره کردن و بازیافت اطلاعات تسهیل نموده است.

رمز گذاری دانش ، عمل ذخیره پیوسته اسناد و مدارک حیاتی و مباحث و مذاکراتی را که باید به صورت مستمر هدایت گردند ، بر مبنای مزیت های کارایی اطلاعات ممکن می‌سازد.

3- فناوری اطلاعات سبب افزایش و گسترش مرز بندی های سازمان می‌گردد : فناوری اطلاعات نه تنها امکان دستیابی به اطلاعات پیشین را فراهم می سازد ، بلکه امکان جست و جو و فراگیری اطلاعات جدید مربوط به مسائل پیش روی کارکنان را برای آنها فراهم می کند.

مجهز نمودن شمار زیادی از اعضای سازمانی به وسایل ارتباطات مخابراتی (مانند دستیابی به اینترنت ، اینترانت ، تلفن های ماشینی ، دستگاه های فاکس ، کنفرانس های صوتی و تصویری) به گونه چشمگیری دستیابی هر فرد به منابع گوناگون اطلاعاتی را گسترش داده و سطح مشارکت آنها را نیز در شبکه های مختلف اطلاعاتی افزایش داده است.

4- فناوری اطلاعات سبب افزایش کارایی می گردد : ونکاترامن (2002) میلادی دو ویژگی برجسته فناوری اطلاعات که شاخص کارایی را تحت تأثیر قرار می دهند ، ذکر کرد.

این دو ویژگی عبارت اند از :
الف) فناوری اطلاعات سبب افزایش چشمگیری در سرعت ارتباط و حجم های اطلاعات منتقل شده از مکانی بهمکان دیگر شده است.

ب) فناوری اطلاعات به دلیل پیشرفت های کامپیوتری و فناوری ارتباط از راه دور ، هزینه های ارتباطات را به گونه چشمگیری کاهش داده و این امر موجب صرفه جویی های ناشی از افزایش حجم و تنوع تولید شده است.

5- فناوری اطلاعات سبب افزایش سطح نوآوری در سازمان می گردد : مایرز و مارکوس (2000) نوآوری را فعالیتی پیچیده تعریف می کند که از مفهوم سازی یک ایده جدید برای حل مسأله حاصل شده و سپس به بهره برداری واقعی از ارزش اجتماعی یا اقتصادی منجر می گردد.

کارایی اطلاعات ، از طریق بهبود و قابل استفاده بودن پایگاه اصلی دانش به منظور پی بردن به این موضوع که کارکنان چه موقع در حل مسأله و تصمیم گیری شرکت می کنند، نوآوری را تسهیل می نماید.

پراهاله و هامل (2003) بر این عقیده اند که یک شرکت با دارا بودن میزان دانش و اطلاعات صرف قادر به دستیابی مزیت های رقابتی نمی گردد، بلکه میزان سرعت گردش و جریان دانش و اطلاعات در شرکت است که منجر به یافتن مزیت های رقابتی می گردد.

مطالب فوق اشاره به این نکته دارد که سازمان ها باید برطبق چرخه دانش دانش حرکت نمایند و منابع دانش و اطلاعات را به مکانهایی تخصیص دهد که قادر به ایجاد بیشترین ارزش افزوده برای سازمان باشند.

کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان ، این امکان را برای کارکنان فراهم می سازد که بوسیله تعامل مداوم و مستمر با یکدیگر از طریق ارتباطات الکترونیکی ، به طور همزمان فعالیت کنند و این امر می تواند منجر به افزایش نوآوری در فرآیند طراحی محصول به شیوه جدید گردد.

قابلیت فناوری فناوری اطلاعات در افزایش محدوده مهارت های کاری فرد، یک داده مهم در فرآیند نوآوری سازمانی به شمار می رود.

به همان میزان که فناوری اطلاعات قابلیت دستیابی هر فرد به پایگاه دانش و فعالیت همزمان کارکنان با یکدیگر را افزایش می دهد، قدرت و توانایی نوآوری نیز افزایش می یابد.

فناوری اطلاعات ، در یک سطح کلی و کلان تر ، ساختارها و شکل های سازمانی را تغییر داده و خلاقیت و نوآوری را در درون شکل های مجازی سازمانی افزایش می دهد.

نقش فناوری اطلاعات در ویژگی ها و پیامد های سازمانی در اینجا در مورد اینکه چگونه فناوری اطلاعات اثرات ویژگی های سازمانی همچون ساختار ، اندازه ، یادگیری ، فرهنگ سازمانی و روابط بین سازمانی را بر روی پیامد های استراتژیک سازمان یعنی کارایی و نوآوری تعدیل می کند ، بحث خواهد شد.

الف) ساختار 1 : به دلیل وجود عوامل اقتضایی مانند محیط استراتژی یا تکنولوژی ، نتایج تحقیقاتی که رابط ساختار و پیامد های سازمان را بررسی کرده اند ، با هم ناسازگار هستند ولی معمولاً نوآوری در سازمانهای زیستی رشد بیشتری داشته است.

تخصص گرایی : تخصص گرایی معمولاً به ایجاد گرایش های واحدی منجر شده و درک افراد از محیط کاریشان را محدود می کند.

کارکنان در هر تصمیم گیری می توانند رابطه گزینه تصمیم با سایر تصمیمات و اهداف سازمان را بهتر درک کرده و بدین صورت تصمیم اتخاذ شده با فهالیت های سازمان هماهنگ تر خواهد بود.

زمانی که درک کارکنان نسبت به ساختار بیشتر و عمیق تر باشد، نوآوری در ان سازمان افزایش می یابد.

نوآوری محتاج به دانش متخصصان بخش های مختلف سازمان است و می تواند فاصله بین متخصصان را کم کرده و توان بالقوه و نوآوری را افزایش دهد.

رسمیت : اساساً رسمیت برای کاهش ابهامات و افزایش کارایی به کار می رود که این دو از اهداف مورد توجه فناوری اطلاعات هستند.

امکان کاهش اثرات منفی رسمیت مانند هزینه تعیین رویه ها و استاندارد های کاری را نیز فراهم می سازد.

فناوری اطلاعات با کاهش اثرات منفی رسمیت مانند تعیین رویه ها و استاندارد های کاری را نیز فراهم می سازد.

فناوری اطلاعات با کاهش زمان های جستجو و کاهش اختلالات جریان کاری باعث کاهش هزینه اجرایی رسمیت و افزایش کارایی شده و با تسهیم منابع کمیاب به پیگیری نوآوری کمک میکند.

تمرکز و عدم تمرکز : در گذشته حتی تعیین استراتژی های عملیاتی نیز در اختیار مدیران عالی بود ولی با افزایش رقابت های محلی و جهانی در طی دهه 90 میلادی، بسیاری از کشورها به منظور کسب مزیت رقابتی ، اختیار تصمیم گیری را بیشتر سطوح پائین تر سازمانی تفویض کردند.

فناوری اطلاعات به دو طریق به تفریض اختیار کمک می کند : اول اینکه اطلاعات محلی را با افزودن اطلاعات جزئی تر راجع به مشتریان ، تمایلات بازار و فرصت ها کامل تر می کند.

دوم اینکه ارتباط و هماهنگی بین مدیران عالی ، کار برنامه ریزان اصلی و تصمیم گیرندگان غیر متمرکز را تسهیل می کند.

سوال اساسی که در پایان مطرح می شود این است که بالاخره فناوری اطلاعات موجب تمرکز در سازمان می شود یا عدم تمرکز؟

عده ای معتقدند که فناوری اطلاعات باعث عدم تمرکز در سازمان می شود و بین تمرکز و فناوری اطلاعات رابطه منفی وجود دارد.

در نتیجه باید گفت که فناوری اطلاعات وجود تمرکز و عدم تمرکز را به طور همزمان امکان پذیر می سازد.

تفکیک عمومی : فناوری اطلاعات به سطوح پایین تر سازمانی این امکان را میدهد که در تصمیم گیری و حل مشکلات نقش بیشتری داشته باشند که این امر به تخت تر شدن سازمان منتج می شود.

ب) اندازه : سازمانهای معکوس ، تار عنکبوتی و ستاره ای سه شکل معروف از سازمانهای شبکه ای مبتنی بر فناوری اطلاعات هستند که به سازمانها این امکان را می دهند تا بدون نیاز به بزرگتر شدن از نظر تعداد کارکنان یا دارائی ها بر ارزششان افزوده شود.

برای نمونه ، سازمان مجازی از نوعی تلفیق میان گروه ها و واحد های پراکنده که به کمک شبکه های ارتباطی با هم پیوند خورده اند و تشکل جدیدی را به وجود آورده اند ، خبر میدهد شکل مقابل ساختار شبکه ای برای تسهیل در تشکل سازمان مجازی را نشان می دهد.

؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟

در این زمینه توجه به نکات زیر ضروری است: سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات با کاهش اندازه سازمانها رابطه مستقیم دارد.

با وجود نقش مدیران میانی در سازمان ، پشتیبانی از تصمیمات مدیران عالی با تهیه اطلاعات تجزیه و تحلیل شده می باشد و فناوری اطلاعات این نقش را به خوبی انجام می دهد.

سازمان ها در صنایع جدیدی همچون نفت و گاز تمایل به ادغام شدن و تشکیل شرکت های بزرگتر برای اقتصادی شدذن مقیاس ها دارند و فناوری اطلاعات به این گونه شرکت ها این امکان را می دهد که بدون قربانی کردن کارایی و نوآوری بزرگتر شوند.

ج) یادگیری : دانشمندان و کارشناسان محیطهای پویا، موفقیت در محیط نامطمئن را مستلزم یادگیری دانسته اند چرا که یادگیری سازمانی مقدمه کلیدی نوآوری است.

در این زمینه استفاده از تکنیکهای جدیدی مثل مدیریت کیفیت فراگیر به توانایی مدیران و کارکنان در فراگیری راه های جدید تفکر و رفتار بستگی دارد.

د) فرهنگ : فناوری اطلاعات امکان انتقال سریع اطلاعات با ارزش را بین افراد و واحد ها بوجود می آورد و به همین خاطر به کمک آن ، یکسان شدن اعتقادات ، ارزشها و هنجارها آسان تر صورت می گیرد.

همچنین فناوری اطلاعات انتقال سریع اطلاعات با ارزش را در بین افراد و واحد ها بوجود می آورد و به همین خاطر به کمک فناوری اطلاعات یکسان شدن اعتقادات ، ارزش ها و هنجارها آسانتر صورت می گیرد.

هـ ) روابط بین سازمانی : توانایی فناوری اطلاعات در روابط بین سازمانی را میتوان در چهار طبقه و به صورت های زیر بیان کرد : پردازش مبادلات : استفاده از انتقال الکترونیکی داده ها جابه جایی موجودی : کاربرد فناوری اطلاعات در جابه جایی مواد و یا اطلاعات در کل سازمان متصل کردن فرآیندها به یکدیگر : ایجاد ارتباط بین فرآیندهایی مانند طراحی و مهندسی اهرمی کردن دانش : تمرکز بر تحصص های مشترک و اهرمی دورن سازمان بحث های کلی و استدلالات با توجه به سرعت رشد و نفوذ فناوری اطلاعات ، تعاریف ، معانی و بسیاری از ملاحظات جاری درساختارها و تئوری های اساسی سازمان نیاز به بررسی مجدد خواهند داشت.

این ملاحظات عبارت اند از : الف- استراتژی و مزیت رقابتی : موقعیت رقابتی هر سازمان در تعقیب استراتژی های تمایز یا رهبری در قیمت در نهایت به توانایی آن در رسیدن به کارایی ، کیفیت ، نوآوری و مشتری گرایی بستگی دارد و در تمامی این موارد فناوری اطلاعات می تواند سازمان را پشتیبانی نماید.

همچنین فناوری اطلاعات فقط زمانی به مزیت رقابتی منجر می شود که سازمان ها پیش تر از منابع تجاری و انسانی به طور کامل و مناسب استفاده کرده باشند و خود فناوری اطلاعات نسبت به برنامه ریزی استراتژیک ، چشم انداز مدیریت و پشتیبانی نقش کمتری در موفقیت هایی دارد که از به کارگیری آن حاصل می شود.

ب- رابطه فناوری اطلاعات و عملکرد سازمانی : اگر چه انتشار خبر سرمایه گذاری یک سازمان در فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی جدید اثر مثبتی بر قیمت سهام آن داشته است اما آنچه سازمانها از این سرمایه گذاری به دست می آورند، به اندازه ادعاهایی نیست که آنها در مورد اثر فناوری اطلاعات بر ارتقاء عملکرد می کنند.

علت عمده آن را عوامل اقتضایی مانند هدف اولیه استفاده از فناوری اطلاعات مثل نوآوری یا کارایی یا طریقه استقرار فناوری اطلاعات (زمان اجرای فناوری اطلاعات ، آموزش های لازم برای پشتیبانی از آن و سایر آموزش ها) بر رابطه فناوری اطلاعات و عملکرد اثر می گذارند.

ج)- بررسی کاربرد های فناوری اطلاعات در سطوح مختلف سازمان : در این زمینه هیوز و کسر (2002) در تحقیقی دریافته اند که کارکنان فنی ، ارتباطات افقی بیشتری داشتند و بیشترین ارتباطات افقی هر دو گروه کرکنان فنی و اداری با تلفن انجام می شد و اگر از کارکنان خواسته می شد تا در مورد استفاده از رسانه های ارتباطی پیشرفته تر تصمیم بگیرند، کارکنان خواسته می شئ تا در مورد استفاده از رسانه های ارتباطی پیشرفته تر تصمیم بگیرند ، کارکنان فنی پست الکترونیک و کارکنان اداری پست صدایی را ترجیح می دهند.

د)- نقش زمان در اجرای فناوری اطلاعات : زمان دو نقش اصلی در اجرای موفق فناوری اطلاعات در سازمان دارد.

اول مورد نیاز برای آموزش کار با فناوری اطلاعات و دیگری زمان مورد نیاز برای تطبیق فناوری اطلاعات با سازمان.

به نکات زیر توجه کنید : سرمایه گذاری درفناوری اطلاعات منجر به دو نوعدانش در سازمان می شود : دانش استفاده از فناوری اطلاعات و دانش تطبیق آن با سازمان.

دانش نوع اول مستلزم تعیین چگونگی استفاده از تمام توانایی های فناوری اطلاعات می باشد و دانش نوع دوم مستلزم اصلاح و تعدیل فناوری اطلاعات برای انطباق بهتر آن با محیط سازمانی است.

اقدامات لازم در به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان مهمترین نقشی که سازمان در اولین قدم باید انجام دهد عبارتست از آموزش کارکنان که در سطوح ذیل قابل بررسی است : الف)- کارکنان دانشی : بزرگترین گروه اما ارتباط مستقیمی با فناوری اطلاعات ندارند اما نقش فناوری اطلاعات در شغل آنها بسیار است.

ب)- حرفه ای ها : افرادی که مستقیماض در فناوری اطلاعات دخیل اند و با ان سرو کار دارند.

مثل مهندسین کامپیوتر.

ج)- کارکنان رابط : نقش واسطه بین کاربران و حرفه ای ها را دارند.

این گزوه نیاز به دانش تفصیلی که حرفه ای ها دارند ، ندارند اما باید کاربرد های فناوری اطلاعات و پیوند های آن با محیط کسب و کار را به خوبی درک نموده باشند.

د)- کارگران و کارکنان آماتور : باید در حدی که با وسایل فناوری اطلاعات اطرافشان که سرو کار دارند از آنها آگاهی داشته باشند.

نتیجه گیری در پایان این فصل خاطر نشان باید کرد که سازمان ها در ابتدای راه شناخت و درک این مطلب هستند که پیشرفت تکنولوژی ها و سیستم های اطلاعاتی چگونه قسمت های متنوعی از تعوری های مدیریت را بازنویسی می کنند.

این فصل بسیاریاز راه هایی افزایش کارایی را بررسی کرد و نقش مستتر فناوری اطلاعات در اثر گذاری بر نوآوری در سازمان را که با افزایش هماهنگی و همکاری و ایجاد فرصت هایی برای هم افزایی اطلاعات ایجاد می شود، تحلیل کرد.

همچنین در مورد چند پیامد مهم تحت تأثیر فناوری اطلاعات صحبت شد و مدلی ایجاد گردید که به اعتقاد محققان درامر تئوریزه کردن ، اندازه گیری و ارزیابی اثرات فناوری اطلاعات بر عملکرد سازمان مفید خواهد بود.