دانلود تحقیق EXCEL صفحه گسترده

Excel 2000 یک نرم افزار صفحه گسترده قوی است و به عنوان یکی از قویترین صفحه گسترده ها انتخاب شده است .

Excel قابلیت هایی دارد که شامل این موارد است :
1.

خودکار کردن سیستم های مالی
2.

کنترل موجودی انبارها
3.

محاسبه میزان سود و میانگین کالاهای فروخته شده
4.

درصد افزایش یا کاهش سود
Excel این امکانات را در کمترین زمان ممکن در اختیار ما قرار می دهد .

اکسن 2000 آخرین نسخه از معروفترین برنامه صفحه گسترده در دنیا میباشد و پیش از آخرین نسخه اکسل دارای ویژگیها ، توابع و خصایص جدید می باشد و بدین دلیل است که شماره ویرایش جدیدی را به عنوان Excel 2000 با خود دارد .

عملیات زیادی را میتوانید در اکسل 2000 انجام دهید .

این برنامه از قدرت بسیار بالایی برخوردار است .

اکسل بیش از یک برنامه محاسباتی ساده میباشد که فقط برای جمع ارقام استفاده شود .

میتوانید عملیات پیچیده ای مانند کار باداده ها، استفاده از توابع ،‌مرتب سازی داده ها و حتی وارد نمودن ارقام برای کسب یک هدف از قبل تعیین شده را انجام دهید .

همچنین می توانید ارائه داده ها را مجدداً مرتب سازید .

اطلاعات را از برنامه های دیگر وارد نمائید یا آنها را به برنامه های دیگر وارد کنید و یافایل ها را به صفحات یک سایت وب ارسال نمائید .
اکسل بسیاری از کارهای کسل کننده ، وقت گیر و مشکل را خودکار سازی می کند .

با اعمال هرگونه تغییر برروی داده ها اکسل نتایج را به صورت خودکار مجدداً محاسبه می کند .

جمع محاسبات در یک محدوده کار برگ را میتوان در محدوده دیگری از کاربرگ استفاده نمود و تغییرات اعمال شده در یک قسمت در محاسبه مجدد در قسمتهای دیگر نیز به کارگرفته می شوند .

میتوانید با چندین کاربرگ کار کنید محتویات آنها را جدا نگه دارید یا اینکه آنها را به یکدیگر مرتبط سازید و داده ها را از یک کاربرگ به دیگری انتقال دهید .

میتوانید به طور همزمان بیش از یک کاربرگ بازداشته باشید و با کلیک ماوس بین آنها حرکت کنید و میتوانید طبق نظرخود اکسل را سفارشی سازی نمائید و جهت توسعه قدرت اکسل برنامه هایی را در ویژوال بیسیک بنویسید
اصول و مبانی اکسل

1 پنجره اکسل :
پنجره نرم افزار با یک کار پوشه خالی باز می شود .

این پنجره مملو از عناصر می باشد .

تعداد زیادی نوار در بالا وپائین آن قرار گرفته اند ، قسمت مرکزی این پنجره کاربرگی است که از آرایه ای از سل ها تشکیل شده است ، محدوده پائین کاربرگ شامل برگه های کاربرگ می باشد .

به طور پیش فرض سه کاربرگ در هر پوشه وجود دارد .

یک کاربرگ جدولی از ردیف ها و ستونها می باشد که داده ها را در آن وارد می کنید ، یک کارپوشه یک فایل اکسل میباشد .

این فایل طبق نیاز خودمان میتواند شامل تعدادی کاربرگ یا کاربرگ نمودار ( کاربرگ هایی که نمودار دارند ) باشد .

2 نوار ابزار و نوار فرمول :
اکسل دو نوار ابزار به نمایش می گذارد : نوار ابزار standard و نوار ابزار formatting .

اشاره گرماوس را جهت مشاهده توضیحات ابزار برروی هر ابزاری که مایل هستید قرار دهید .

جداسازی نوارهای ابزار standard و formatting :
اکسل دو نوار ابزار پیش فرض را برروی یک ردیف قرارداده است .

این گزینه پیش فرض برای اکسل 2000 می باشد و ممکن است بعضی ابزارها پنهان باشد برای این کارراه حل ساده ای وجود دارد :
1.

نوار ابزار را با کلید راست ماوس کلیک کنید و از منو ، گزینه customize‌را انتخاب کنید .

2.

برگ نشان options را کلیک کنید .

3.

کادر انتخاب standard And Formatting Toolbars share on Row را جهت غیر فعال نمودن و حذف علامت انتخاب (  ) کلیک نمائید .

4.

دکمه close را کلیک نمائید .

حال نوارهای ابزار standard و formatting به طور دائم برروی دو ردیف جداگانه قرار می گیرند .

3 افزودن و حذف نوارهای ابزار از پنجره :
اکسل نوارهای ابزار متعددی دارد ، اگر چه بعضی از آنها برای موارد خاص استفاده می شوند .

جهت قراردادن یک نوار ابزار در پنجره ، نوار ابزار موجود را با کلیک راست ماوس کلیک کنید تا لیستی از نوارهای ابزار به نمایش گذاشته شود سپس نوار ابزار مورد نظرتان را جهت افزودن انتخاب کنید یک علامت انتخاب (  ) در سمت چپ نام نوار ابزار ظاهر می شود جهت حذف یک نوار ابزار از پنجره نام آن را برای حذف یک علامت انتخاب (  ) کلیک کنید .

مکان نوارهای ابزار در پنجره :
می توانید هر نوار ابزاری را به هر مکانی در پنجره با کشیدن آن انتقال دهید .

دو نوع مکان نوار ابزار وجود دارد : مستقر و شناور که هرکدام دارای ویژگیهای خاصی می باشند .

نوار منو :
مانند تمامی نرم افزارهای ویندوز اکسل یک نوار منو در بالای پنجره به نمایش می گذارد .

روشی که اکسل 2000 ورودیهای منو را به نمایش می گذارد با سایر نرم افزارهای ویندوز متفاوت می باشد .

در اکسل رفتار منو به این صورت است که لیست های منو هنگام دسترسی خلاصه می شوند و فقط تعدادی از فرمانها هنگام انتخاب اولیه یک ورودی منو به نمایش گذاشته می شوند مثلاً اگر فرمان view را کلیک کنید در ابتدا خلاصه فرمانهای این قسمت را مشاهده میکنید ، امام وقتی روی دکمه گسترش ( علامت پیکان دوسرروبه پائین در پائین لیست منو ) کلیک کنید مشاهده می کنید که ورودیهای بیشتری وجود دارند .

میتوانید با به کارگیری یکی از دوروش زیر سایر ورودیهای لیست را مشاهده نمائید :
• علامت پیکان دوسررا کلیک کنید .

• منتظر بمانید ( به مدت چهار ثانیه )

تغییر رفتار منو :
برای تغییررفتار عملیاتی منوها را تغییر دهید به روش زیر عمل کنید :
1.

از نوار منو گزینه های customize , Tools را انتخاب کنید .

در کادر مکالمه customize برگه option را کلیک کنید .

کادر انتخاب Menus show Recently Uesd command First را کلیک کنید وعلامت انتخاب (  ) آن را غیر فعال سازید .

دکمه close را کلیک نمائید .
از حالا به بعد لیست های کامل منو را مشاهده می کنید و تمام فرمانها در مکانهای تخصیص یافته خود قرار خواهند گرفت .

ستون ها وردیف ها :
به نحوه درج اطلاعات در کاربرگ میپردازیم .

در اکسل به هر کدام از مستطیل های موجود در کاربرگ یک سل می گوئیم .

با استفاده از کلیدهای جهت دار موجود در صفحه کلید می توانیم این سل را جابه جا کنیم هر سلولی را که انتخاب می کنیم آدرس آن در بالا ظاهر می شود .

در آدرس ابتدا نام ستون و بعد نام ردیف مورد نظر درج می شود در ردیف های افقی وعمودی کاربرگ چند سلول وجود دارد .

افزودن یک دکمه به یک نوار ابزار :
می توانید دکمه هایی را به نوار ابزار موجود اضافه کنید تا دسترسی به آنها برایتان ساده شود .

معمولاً از نوار ابزار standard جهت افزودن ابزارهای بیشتر استفاده میکنیم زیرا فضای بیشتری را در مقایسه با نوار ابزار formatting دارا می باشد .

چگونگی افزودن ابزار جدید بدین صورت است :
یک نوار ابزار را با کلید راست ماوس کلیک کنید و از منوی مربوطه ، customize را انتخاب نمائید .

در کادر مکالمه customize ، برگه commands را برگزینید .

category و command مورد نظرتان را جهت افزودن به نوار ابزار به عنوان یک دکمه انتخاب کنید .

شمایل command را به نوار ابزار بکشید .

حال با کلیک نمودن دکمه فرمان را فعال سازید .

سفارشی سازی دکمه های نوار ابزار : بعضی از فرمانهایی که برروی نوار ابزار قرار می دهید دارای شمایل نیستند ؛ در عوض ،‌دارای نام می باشند در ضمن تعدادی از شمایل ها در نگاه اول واضح نمی باشند و داشتن نام جهت انجام عملیات آسانتر خواهد بود .

میتوانید وضعیت ظاهری هر یک از دکمه ها یا نوارهای ابزار را با استفاده از مراحل زیر تغییر دهید : یک نوار ابزار را با کلید راست ماوس کلیک کنید واز منو ، customize را انتخاب نمائید .

در کادر مکالمه customize کار نخواهید کرد اما باید جهت سفارشی سازی دکمه ها باز باشد .

دکمه مورد نظرتان را جهت تغییر با کلید راست ماوس کلیک کنید و منوی خلاصه شده آن را مشاهده نمائید .

با استفاده از فرمانهای مستقر برمنوی خلاصه شده تغییرات مورد نیازتان را انجام دهید .

کادر مکالمه customize را ببندید .

نشانگر ماوس و منوهای میانبر : هر کدام از اشکال ماوس در اکسل کارخاصی را انجام میدهند اگر ماوس به شکل این علامت باشد مربوط به زمانی است که سل ها را انتخاب می کنیم .

وقتی به این شکل در میآید سلولها قابلیت جابه جایی پیدا می کنند ومنتقل می شوند ودرگوشه سمت راست سل ها قرار می گیریم ماوس به این شکل در می آید که با کشیدن آن میتوانیم تعدادی سل ها را که می خواهیم مارکدار کنیم در اصل همان فیل هندل است .

روی نوار فرمول ماوس به این شکل در میآید یعنی امکان تایپ را به ما میدهد .

در اکسل باید همواره به شکل ماوس توجه کنیم .

درج اطلاعات وارد نمودن داده ها : جهت ورود داده ها در یک سل ، نخست باید سل را با کلیک نمودن آن انتخاب کنید .

به طوری که همزمان با تایپ در سل ، داده های وارد شده در نوار فرمول به صورت خودکار وارد می شوند .

میتوانید انواع داده ها را در سل ها وارد کنید که شامل متون ، اعداد ، تاریخها و فرمول ها می باشد .

وارد نمودن داده ها جهت محاسبات نیز استفاده می شوند که غالباً آنها را مقادیر مینامیم .

برای اینکه سل فعال تغییر نکند : از منوی Tools گزینه options را انتخاب می کنیم .

گزینه Move را از حالت انتخاب ( ) خارج می کنیم .

به عنوان مثال اگر در یک سل عبارت Expenses را وارد کنید و کلید اینتر را بزنید سل فعال تغییر نمی کند .

حال برای اینکه ماههای سال را وارد کنیم در یک سل یک ماه را وارد می کنیم و با کشیدن فیل هندل به سمت پائین بقیه ماهها ظاهر می شوند .

این روش در مورد روزهای هفته هم صادق است حال میتوانیم اعدادی را در زیر این ماهها وارد کنیم .

اعداد در اکسل به صورت تراز راست قرار میگیرند ، تاریخ هم به صورت تراز راست نمایش داده میشود ولی اگر یک تاریخ را به صورت غلط تایپ کنید در این صورت تاریخ به صورت تراز چپ نمایش داده می شود .در هنگام وارد کردن اعداد نباید ویرگول ، علامت دلار یا نمادهای دیگر را هنگام تایپ وارد کنید ، زیرا میتوانید از اکسل بخواهید که آنها را به صورت خودکار برایتان وارد کند .

نمایش پیش فرض تاریخها : روشی که تاریخ درکاربرگ به نمایش گذاشته می شود بستگی به ضربات کلید شما دارد .

درصورت عدم وارد نمودن سال ، پیش فرض در سل قالب بندی DD-MMM خواهد بود ، DD روز و MMM هم نام سه حرفی برای ماه .برای مثال ،‌اگر NOV23,11-23 , 11/23 را وارد کنید ، سل 23-NOV را به نمایش میگذارد .

در صورت وارد نمودن سال ،‌با دو یا چهاررقم ، سل DD/MM/YY را به نمایش می گذارد .

نوار فرمول همیشه DD/MM/YY را به نمایش می گذارد .

وضعیت ظاهری پیش فرض به وسیله تنظیمهای ویندوز برای ورودیهای تاریخ مشخص می شود که می توانید با استفاده از مراحل زیر آنها را مشاهده و تغییر دهید control panel , settings , start را انتخاب کنید .

شمایل Regional setting در control panel را بازکنید .

درکادر مکالمه Regional settings ، برگه Date را انتخاب کنید .

پیکان سمت راست کادر متن Short Date Style را جهت انتخاب قالب بندی پیش فرض متفاوت کلیک کنید .

یک جداساز جدید را در صورت تمایل به جای ( / ) وارد کنید .

OK را جهت ذخیره سازی تغییرات انتخاب کنید و کادر مکالمه را ببندید .

قالب بندی نمایش تاریخ : میتوانید با قالب بندی سل هایی که دارای تاریخ هستند وضعیت نمایشی تاریخها در کاربرگ را تغییر دهید : ستون ها یا ردیف ها را که دارای تاریخها می باشند انتخاب کنید و cells , format را برگزینید .

با باز شدن کادر کالمه format cells ، برگه Number را فعال سازید .

Date را به عنوان Category انتخاب کنید .

نوع نمایش را از لیست Type در کادر مکالمه بگزینید .

OK را انتخاب کنید .

توجه داشته باشید نمایش نوار فرمول تغییر نمی یاب .

وارد نمودن زمان : هنگامی که می خواهید زمان را در کاربرگ وارد کنید از یک علامت ( : ) بین ساعت ،‌دقیقه و ثانیه استفاده کنید .

هنگام تایپ کاراکترها برای ساعت ،‌اکسل فرض می کند که منظورتان AM می باشد .

اگر سل را انتخاب کنید و به نوار فرمول نگاه کنید ،‌AM یا PM را برای زمانها مشاهده خواهید نمود اما AM‌یا PM به طور پیش فرض در نمایش سل ظاهر نمی شود .

یعنی اگر 6:15 را تایپ کنید ، هر فرمولی که این سل را محاسبه می نماید زمان را به عنوان 6:15AM استفاده خواهد کرد .

در قسمت زیر چگونگی وارد نمودن زمان را بیان می کنیم : از زمان نظامی استفاده کنید .

برای مثال ، 13:20 برای 1:20PM سل زمان نظامی وارد شده را به نمایش می گذارد .

پس از وارد نمودن زمان ،‌یک فاصله را تایپ کنید و سپس “A” یا “P” را وارد نمائید .

AM یا PM انتخابی در سل ظاهر می شود .

تغییر نمایش زمانها در کاربرگ : جهت تغییر وضعیت ظاهری ورودیهای زمان در کاربرگ ،‌مراحل زیر را دنبال نمائید : ستون ها یا ردیف ها را که دارای ورودیهای زمان می باشند انتخاب کنید .

جهت بازنمودن کادر مکالمه format cells از نوار منو گزینه های format ، cells را برگزینید .

در برگه Number گزینه Time را به عنوان Category انتخاب کنید .

قالب بندی مورد استفاده خود را برای ورودیهای زمان در این کاربرگ انتخاب کنید .

حذف محتویان سل : جهت حذف محتویان یک سل ، سل مربوطه را انتخاب نمائید و DEL را فشار دهید .

جهت حذف محتویات چندین سل به طور همزمان آنها را با استفاده از یکی از روشهای زیر انتخاب نموده و DEL را فشار دهید : کلید CTRL را نگه دارید وهمزمان سل های مورد نظرتان را جهت حذف انتخاب کنید .

اشاره گر موس را به طرفین یا به پائین بکشید تا محدوده سل ها انتخاب شوند .

دکمه عنوان ستون یا ردیف را جهت حذف کل ستون یا ردیف کلیک کنید .

هنگام استفاده از دکمه DELETE جهت پاکسازی محتویات یک سل ، فقط داده هایی را که وارد نمودیدحذف می شوند .سایر خصوصیات سل مانند قالب بندی و توضیحات در سل باقی می مانند .

ویرایش محتویات یک سل : اگر یک سل تعداد زیادی کاراکتر یا فرمول پیچیدهدارد ومیخواهید آنرا تغییر دهید ، می توانید سل راویرایش نمائید .

دوروش برای انجام این کار وجود دارد : سل رادوبار کلیک کنید ( یا F2 را فشار دهید ) و محتویات داخل سل را مستقیماً ویرایش نمائید .

سلا را جهت فعال نمودن کلیک کنید سپس نوار فرمول را کلیک نمائید و ویرایش را در نوار فرمول انجام دهید .

دوشمایل درسمت چپ نوار فرمول هنگام انجام ویرایش ظاهر می شوند :‌ علامت X قرمز رنگ ویرایش را خنثی می کند و همه چیز را به سابق بر می گرداند .

کلید ESC نیز همین کار را انجام می دهد .

علامت انتخاب ( ) سبزرنگ محتویات ویرایش شده را در سل قرار میدهد و فرایند ویرایش را پایان میبخشد .

کلید ENTER نیز همان کار را انجام میدهد .

زمانی که شروع به ویرایش میکنید مکان نما به یک نوار عمودی تبدیل می شود ومیتوانید آن را با کلیدهای جهت یاب حرکت دهید .

از توابع معمول ویرایش استفاده کنید .

حذف کاراکترها ، افزودن کاراکترها و اعمال تغییرات مورد نیاز .

اگر سل دارای فرمول می باشد ، میتوانید فرمول را مانند متن ویرایش نمائید، اما در اعمال تغییرات باید دقت کنید تا ضمن ویرایش باعث خراب شدن فرمول نشوید .

قالب بندی اعداد : درک معنی یک عدد و یا اینکه چیزی را ارائه میدهد و در صورتی که وضعیت ظاهری آن فقط چندین رقم باشد دشوار است .

پول باید شبیه به پول باشد ،درصدها باید شبیه به درصدها باشند و غیره .

خوشبختانه ، اکسل روشی را برای قالب بندی اعداد فراهم می سازد که ارائه کاررا تمیز وتفسیر آن را آسان می کند .

قالب بندی اعداد با نوار ابزار : اکثر قالب بندی ها متداول از قبل پیکر بندی شده اند و به عنوان دکمه های نوار ابزار برروی نوار ابزار Formatting به طوری که در زیر نشان داده شده است ظاهر می شوند .

سل های مورد نظر جهت قالب بندی را انتخاب کنید و یکی از دکمه ها را استفاده کنید .

استفاده از انوار ابزار Formatting : دکمه Currency : یک علامت دلار در سمت چپ قرار میدهد ، یک نقطه اعشار در پایان قرار می دهد .دو عدد را در سمت راست نقطه اعشار به نمایش می گذارد ، ویرگول را به عنوان جداساز هزار اضافه میکند .

دکمه Percent : عدد را به عنوان درصد بدون اعشار به نمایش می گذارد .

دکمه Comma : هزار را با ویرگول جدا می سازد ، یک نقطه اعشار اضافه میکند ،دوعدد را ر سمت راست نقطه اعشار به نمایش می گذارد .

دکمه Increase Decimal : تعداد کاراکترها را در سمت راست نقطه اعشار یک واحد افزایش می دهد .

دکمه Decrease Decimal : تعداد کاراکترها را در سمت راست نقطه اعشار یک واحد کاهش می دهد .

قالب بندی اعداد به وسیله فرمان Format Cells : اگر دکمه های نوار ابزار و ترکیبهای کلیدی صفحه کلید قالب بندی مورد نظرتان را برای ارائه نمی دهند ، میتوانید از فرمان Format cells استفاده نمائید .

علاوه برفراهم نمودن انتخابهای بیشتر قالب بندی ، فرمان کنترلهای بیشتری را در رابطه با وضعیت ظاهری اعداد در اختیارتان می گذارد .

فرمان Format cells کادر مکالمه Format cells راباز میکند ،‌که چندین برگه را شامل می باشد .البته باید از برگه Number جهت قالب بندی اعداد استفاده نمائید .

با چندین روش میتوانید کادر مکالمه Format cells را باز کنید .

نخست سل های مورد نظرتان را انتخاب کنید و سپس یکی از عملیات زیر را انجام دهید : از نوار منو گزینه های cells , Format را برگزینید .

سل انتخاب شده را با کلید راست ماوس کلیک کنید و Format cells را از منوی میانبر انتخاب کنید .

CTRL+1 را فشار دهید .

فونت ها : تغییر فونت ها و اندازه ها یکی از بهترین روشها جهت مشخص نمودن بهتر متون میباشد میتوانید این عملیات را از طریق نوار ابزار یا کادر مکالمه Format cells انجام دهید .

جهت استفاده از نوار ابزار ، پیکان سمت راست کادر Font برروی نوار ابزار را کلیک کنید و یک فونت جدید را انتخاب نمائید همین کار را برای ابزار Font Size جهت تغییر اندازه های فونت انجام دهید .

برای کنترل بیشتر از نوار منو Cells, Format را انتخاب نمائید و برگه Fonts‌در کادر مکالمه Format cells را فعال سازید .

رنگها : میتوانید رنگ متون و رنگ زمینه سل راتغییر دهید دکمه هایی که این عملیات را انجام می دهند برروی نوار ابزار Formatting قرار دارند .

هردکمه آخرین انتخاب شما را نشان میدهد .

بنابراین کلیک نمودن دکمه مربوطه رنگ را درمورد سل های انتخاب شده جدید به کار میگیرد یک پیکان در سمت راست هر دکمه ، روشی را جهت تغییر رنگ انتخاب شده فراهم می سازد .

حاشیه ها: به طور فنی ، حاشیه ها درمورد متن به کارگرفته نمی شوند آنها در مورد سل ها استفاده میشوند اما حاشیه میتواند به زیبایی وضعیت ظاهری متن بیفزاید یک حاشیه خطی میباشد که در اطراف سل هایی که انتخاب میکنید ترسیم میشود و چندین سبک حاشیه وجود دارد .

پیکان سمت راست ابزار Borders را کلیک کنید و نمونه مورد نظرتان را انتخاب نمائید .

چرخش متون : چرخش متون میتوان یک روش مؤثر برای به کارگیری عناوین وبرچسب ها در کاربرگ باشد .در بعضی مواقع به نمایش گذشتن متن بازوایه میتواند در مورد جاسازی متن در یک سل بدون عریض نمودن ستون به شما کمک کند .

بهترین دلیل این است که این کار یک روش ماهرانه وزیبا جهت به نمایش گذاشتن یک ردیف از عناوین می باشد .

چگونگی انجام این کار در زیر توضیح داده شده است : از نوار منو گزینه های Cells , Format را انتخاب کنید .

برگه Alignment از کادر مکالمه Format cells را انتخاب کنید .

چرخش مورد نظرتان را با یکی از روشهای زیر مشخص کنید : یک درجه در کادر گرایش را کلیک کنید .

شاخص درجه را در کادر گرایش بکشید .

عددی را در کادر چرخش Degrees مشخص نمائید .

لغت Text را جهت عمودی نمودن مطلق متن کلیک کنید .

همچنین میتوانید با انتخاب گزینه Shrink to Fit یا Wrap Text وضعیت ظاهری متن چرخش یافته را بهتر سازید .

تورفتگی متن : روش دیگر جهت بهتر سازی متن و بنابراین سهولت توجه و خواندن استفاده از تورفتگی میباشد .

انجام این کار ایجاد فضا بین متن و محتویات سل مجاور را تضمین میکند .

میتوانید تورفتگی را افزایش یا کاهش دهید .

دکمه مناسب Indent برروی نوار ابزار جهت افزایش یا کاهش تورفتگی در داخل سل را کلیک نمائید .

درج فرمولها شیوه های درج فرمول : یک کاربرگ شامل اطلاعات مربوط به ماه ژانویه تا ژوئن را در دست داریم که این اطلاعات شامل :‌ Jan Feb …………….

Jun 120 130 …………….

حال فرض کنید به عنوان مثال میخواهیم میزان سودماه ژانویه را محاسبه کنیم برای انجام این کار میزان فروش را از میزان مخارج کم کنیم در هنگام درج فرمولها اعداد را مستقیماً در فرمولها وارد نمی کنیم بلکه برای نوشتن نام فرمول ابتدا علامت مساوی را تایپ میکنیم و سلول آخر را انتخاب میکنیم ودر سلول آخر در اطلاعات علامت مساوی را تایپ میکنیم و فرمول مورد نظر را درج میکنیم .

مثلاُ این فرمول =B2-B3 را در سلول آخر تایپ میکنید و بازدن اینتر به جواب میرسید حال اگر دوباربرروی سلول کلیک کنید فرمول ظاهر میشود .

تکرار یک فرمول : گاهی لازم است یک فرمول را تکرار کنیم.

راههای ساده ای برای تکرار یک فرمول وجود دارد : روش اول : مثال : درکاربرگ مربوط به اطلاعات ماهها ،‌میتوانیم فرمول ماه ژانویه را به ماههای دیگر ارتقاء بدهیم بعد فرمان کپی را از نوار ابزار انتخاب کنیم .

حال سل یا سلول به صورت چشمک زن در میآید حال تمام سلولهای مقصد را انتخاب و از منو ، Edit وpast را انتخاب میکنیم و فرمول در تمام سل ها درج می شود .

روش دوم : سل B4 را انتخاب و با استفاده از فیل هندل فرمولها ظاهر می شوند .

روش سوم : فرمولهای قبلی را پاک می کنیم و سل های مورد نظر را انتخاب میکنیم حال از منو ،‌Edit و Fill و بعد Write را انتخاب میکنی در این صورت فرمولها ظاهر میشوند .

سایر اعمال ریاضی : میخواهیم در مثال کاربرگ اطلاعات ماهها یک ردیف دیگر به اقلام موجود در صفحه کاربرگ اضافه کنیم .پس در زیر profiets در جدول profiets YTO را تایپ می کنیم فرمول قبل را در جلوی عبارت می نویسیم : سود ماه ژانویه + سود ماه فوریه = میزان سد کلی در هر یک از ماههای موجود میزان سود کلی تا پایان ماه ژانویه = سود ماه ژانویه سود کلی در ماه فوریه = سود ماه فوریه + سود ماه ژانویه C4+B4 = فرمول این فرمول را برای ماههای دیگر جدول کپی میکنیم .حال میخواهیم در همین مثال درصد رشد سود را در هر ماه محاسبه کنیم .

در زیر عبارت profiets YTD در جدول عبارت %Change را تایپ میکنیم .

درصد تغییرات کار را از ماه فوریه آغاز میکنیم .

فرمول %100 میزان ماه فوریه و ژانویه را از هم کم می کنیم نتیجه این فرمول درصد را نشان نمی دهد پس پاسخ صحیح نمی باشد .

در اکسل به اعمال ضرب و تقسیم اولویت داده شده است اعمالی را که می خواهیم ابتدا انجام شود داخل پرانتز قرار میدهیم حال با زدن کلید اینتر پاسخ صحیح بدست می آید : =(C4-B4)/100 و بعد در نوار ابزار Formatting برروی علامت % درصد کلیک کنید تا پاسخ به صورت درصد نمایش داده شود و این فرمول را برای ماههای بعدی کپی می کنیم .

جدول کاربرگ مربوط به ماههای Jun تا Jan کاربا فایل ها ذخیره سازی فایل ها : هنگام کاردراکسل باید فایل ها را زود و مرتب ذخیره سازید تا اتمام کار منتظر نمانید .

اکسل جهت ذخیره سازی کارپوشه چهارروش را فراهم کرده است : کلیک نمودن دکمه save برروی نوار ابزار standard فشار دادن CTRL-S انتخاب save , file از نوار منو فشار دادن SHIFT-F12 ایجاد یک پوشه جدید : میتوانید با دنبال نمودن مراحل زیر یک پوشه جدید را جهت قراردادن این فایل ایجاد نمائید : در کادر متن Save In ، پوشه یا درایوی را که میخواهید پوشه جدید را در آن قراردهید انتخاب کنید .

دکمه Create New Folder برروی نوار ابزار کلیک کنید .

در کادر مکالمه New Folder ، یک نام برای پوشه وارد کنید و سپس ok را کلیک نمائید .

Save را جهت ذخیره سازی پوشه جدید کلیک نمائید .

ذخیره سازی اطلاعات خلاصه : هر فایل اکسل اطلاعات مربوط به خود رادر کادر مکالمه properties ذخیره میکند .

در صورت استفاده اشتراکی فایل با سایرکاربران ،احتمالاً ارجاع فایل به دیگران برای داده های بیشتر یاتصحیح ،‌کادر مکالمه properties شما را شخصی که تغییرات را اعمال نموده است ونیز زمان مربوط مطلع می سازد .

جهت مشاهده اطلاعات خلاصه موجود در کادر مکالمه properties ، فایل را باز کنید وگزینه های کادر مکالمه properties , File از نوار منو را انتخاب نمائید .

کادر مکالمه properties دارای پنج برگه می باشد : General ـ اطلاعاتی مانند نوع فایل ، مکان آن ، تاریخها و سایر اطلاعات سیستم را نشان میدهد .

نمی توانید اطلاعات این برگه را تغییر دهید .

Summary ـ برگه ای می باشد که با انتخاب ذخیره سازی اطلاعات خلاصه مشاهده میکنید .

میتوانید اطلاعات رادرهر سطحی که می خواهید وارد کنید .

اطلاعات وارد شده شما در برگه Summary هنگامی که میخواهید برای فایل ها براساس شروط مربوطه جستجو کنید استفاده می شوند .

Statistics ـ اطلاعات پایه در مورد فایل را همراه با جزئیات بیشتر در مورد عملیات انجام شده برروی فایل نشان میدهد .

Contents‌ـ اطلاعات مربوط به کاربرگ های موجود در فایل را به نمایش می گذارد .

Custom ـ اطلاعات انتخابی شما در مورد فایل را به نمایش می گذارد .

میتوانید تعریف های شخصی خود را برای نوع اطلاعاتی که قصد نگهداری آن را دارید ایجاد نمائید .

میتوانید از اکسل بخواهید هنگامی که برای نخستین بار یک فایل را ذخیره می سازید برگه summary از کادر مکالمه properties را فعال سازد در صورت استفاده واقعی از اطلاعات این کارمفید میباشد در غیر این صورت آن را مانند یک مشکل پیدا خواهید نمود .

جهت ایجاد یک خلاصه برای هر فایل ،‌مراحل زیر را انجامدهید : از نوار منو گزینه های options, Tools را انتخاب کنید .

برگه General‌را فعال سازید .

prompt for workbook properties را انتخاب کنید .

ok را کلیک کنید .

استفاده از ویژگی Auto Save : اکسل یک ویژگی با نام Auto save را فراهم می سازد که کارتان را به صورت خودکار ذخیره مینماید .

برای اکسل ، ویژگی Auto save یک برنامه افزودنی می باشد .

چگونگی بارگذاری برنامه کاربردی Auto save درکپی اکسل در قسمت زیر توضیح داده شده است :‌ از نوار منو Adde-Ins , Tools را برگزینید .

با ظاهر شدن کادر مکالمه Add-Ins ، کادر انتخاب Auto save Add-Ins را فعال سازید ok راکلیک کنید .

اگر فایل های مربوط به برنامه افزودنی Auto save هنگام نصب به دیسک سخت انتقال داده نشده باشند ، کادر مکالمه ای باز می شود و شما را در این مورد مطلع میسازد .

با انتخاب Yes فایل های ضروری را نصب نمائید .

باز نمودن فایل ها : میتوانید هر فایل موجودی راجهت کار با آن بازنمائید ویا کاربرگ جدیدی را جهت شروع یک فایل جدید باز کنید .روش متداول باز نمودن یک فایل موجود به نمایش گذاشتن کادر مکالمه open و انتخاب فایل مورد نظر جهت استفاده میباشد .

از سه روش میتوانید برای انجام این کار استفاده نمائید : دکمه open در نوار ابزار standard را کلیک کنید .

از نوار منو open , File را انتخاب کنید .

CTRL-O را فشار دهید .

کادر مکالمه open در پنجره اکسل ظاهر میشود فایل مناسب را با کلیک نمودن open انتخاب کنید یا برروی فایل لیست شده دوبارکلیک کنید .

اگر قصد دارید فایلی را که جدیداً بروی آن کارکرده اید بازکنید ،احتمالاً برروی منوی File لیست شده است .پائین منوی File دارای یک ویژگی با نام Recently Uesed File List میباشد .

چهارفایل جدیدی را که باز نموده اید برروی لیست قراردارند و میتوانید با کلیک نمودن فایل مورد نظرتان برروی لیست با آن کار کنید .انجام این کار سریعتر از باز نمودن یک کادر مکالمه و انتخاب یک فایل می باشد .

جهت تغییر تعداد فایل های لیست مراحل زیر راانجام دهید : از نوار منو گزینه های options , Tools را انتخاب کنید .

در برگه General‌در Recently Uesed File List تعداد فایل های مورد نظرتان را مشخص سازید .

شروع یک کارپوشه جدید : اگر بر روی یک فایل کار میکنید و میخواهید فایل جدیدی را آغاز نمائید ،‌باید یک کارپوشه خالی را فعال سازید اکسل سه روش را برای انجام این کار فراهم می سازد : دکمه New از نوار ابزار Standard را کلیک کنید .

یک کارپوشه خالی در پنجره اکسل ظاهرمی شود .

CTRL-N را فشار دهید یک کار پوشه خالی در پنجره اکسل ظاهر میشود .

از نوار منو گزینه های New , File را انتخاب نمائید .

کادر New باز میشود احتمالاً از الگوی استاندارد استفاده میکنید اما میتوانید از یک الگو جهت ایجاد کار پوشه خاص استفاده نمائید .

برگه‌Spreadsheet Solutions را کلیک کنید و الگوی مورد نظرتان را جهت کار با آن انتخاب نمائید .

استفاده از Save As : اگر با فایلی که قبلاً ذخیره شده است کار میکنید دلایلی وجود خواهد داشت که بخواهید این فایل را با روش دیگری طبق توضیحات زیر ذخیره نمائید :