یکی از مواردی که در تمامی حرف و مشاغل با ان سر وکارخواهید داشت نگهداری یک بایگانی دقیق از محصولات سرویس هاو مشتری های مربوطه می باشد.
تمامی مشاغل برای نگهداری داده یک نرم افزار صفحه گسترده است که Microsoft Excel برنامه
امکان سازمان دهی به اطلاعات را در داخل لیستها برایتان فراهم می آورد.
بعد از انجام این کار می توانید در این برنامه چکیده داده ها رابه دست اورده انها را با یکدیگر مقایسه کنیدو به صورت گرافیکی نمایش دهید.به عنوان مثال می توانید با استفاده ازبرنامه مجموع میانگین یا ماکزیمم مقدار فروش را دریک روز Excel
بخصوص مشخص نموده و سپس مجموع فروش در این روز را با مجموع فروش در روزهای دیگر همان هفته با یکدیگر مقایسه دیگر نیازی نیست کهExcel نمایید.به طورخلاصه با وجود برنامه داده ها را به طور دستی با یکدیگر مقایسه نمایید.
معرفی Excel
هنگامی کهExcel را اجرا می کنید یک سند خالی ظاهر می شود که می توانید از این لحظه به بعد داده های خود را دران درج نمایید.
می توانید ظاهر داده های درج شده در این سندرا تغییرداده وخلاصه Excel داده ها را تهیه کنید.همچنین می توانید اطلاعات مربوط به بیابید.قسمت های مهم این برنامه که دو Helpرا در فایل های درج شده اندعبارتنداز:Excel 2003دو مورد از آنها به تازگی در وStandard پنجره کار پوشه_نوارمنو_نوار فرمول_نوارهای ابزار Formating و نوار وضعیت.دو قسمت جدیدی که در نسخه اخیر Excel گنجانده شده است عبارت اند از: کادرAsk A Question و کادر وظیفه.اساسی ترین قسمت یک سند Excel کادری است که عناصر داده Excel را نگهداری می کند.این کادرخانه(Cel) نامیده می شود.
هر خانه محل تقاطع یک سطر(Rowیا یک ردیف افقی) و یک ستون (Column یا یک ردیف عمودی) است.
شماره سطر وحرف ستونی که یک خانه بخصوص را مشخص می کند مرجع خانه نامیده می شود.
به عنوان مثال مرجع خانه ای که در گوشه بالا_سمت راست پنجره کار پوشه قرار داردAlاست.
کاربرگ نیز متشکل از یک سری سطرها و سطونها آست که به عنوان یک صفحه درسندExcel نمایش داده می شود.کار پوشه متشکل ازیک یا چند کار برگ است.هنگامی که یک سندExcel را ایجاد می کنید در حقیقت کار پوشه ای که متشکل از سه کاربرگ است تولید می شود.
کار با لیستهای داده موجود
هنگامی که برنامه Excel را اجرا می کنید یک کاربرگ خالی وکادر وظیفه مربوطه در صفحه نمایش ظاهر می شود.
اکنون می توانید کار ورود اطلاعات را در خانه های این کار برگ شروع کنید یا کار پوشه ای دیگر را باز کنید.در حقیقت در هنگام ذخیره یک فایل اطلاعات موجود را روی اطلاعاتی که قبلا در آن فایل وجود داشت ذخیره می نماید.
اگرتغیراتی انجام داده اید که می خواهید ذخیره شوند واز سوی دیگرنمی خواهید اطلاعات قبلی موجود در فایل تغیری نمایند می توانیدبا استفاده از فرمانSave As فایل تغییر داده شده را با نام دیگری ذخیره کنید.
همچنین می توانید برای تعیین قالب های مختلف برای فایلهای جدید خود از کنترلهای موجود در کادر محاوره Save As استفاده کنید.
بعد از ذخیره یک فایل برای اینکه افراد دیگر بتوانند آن را در شبکه شرکت جستجو کنند می توانید خصیصه یا خصایصی از آن فایل را تغییر دهید.در سیستمهای عامل Microsoft Windows می توانید فایلها را بر مبنای ناشر یا عنوان آنها یا بر اساس لغات کلیدی اعمال شده به آنها مورد جستجو قرار دهید.
برنامه Excel را از منوی Start اجرا نموده و سپس با استفاده ازکادر محاوره Open یکی از کارپوشه های موجود را باز خواهید کرد.بعد از باز کردن کارپوشه مزبور بعد از تغییر یکی از ایتمهای موجود در آن دو بار آن را ذخیره خواهید نمود:یک بار با قالب کارپوشه Excel و دیگری با قالب فایلی برنامه Lotus و در شاخه ای دیگر.
1_در نوار وظیفه روی دکمه Stsrt کلیک نموده و اشاره گر ماوس را رویPrograms Microsoft Office قرار دهید سپس روی گزینه Microsoft Excel کلیک نمایید.پنجره اصلی برنامه Excel ظاهر می شود.
2_در نوار ابزار Standard روی دکمه Open کلیک کنید کادرمحاوره Open ظاهر می شود.
3_روی لیست باز شوی Look In کلیک نموده و محلی را که فایلهای تمرین کتاب حاضر را نصب نموده اید انتخاب کنید.کادرمحاوره Open ظاهر می شود.
4_پوشه SBS را مشاهده نموده سپس روی پوشه Excel دابل کلیک کنید.فایل و پوشه هایی که در پوشه Excel وجود دارند ظاهرمی شوند.
5_روی پوشه Getting To KnowXL دابل کلیک نمایید.
فایل و پوشه هایی که در پوشه مزبور وجود دارند ظاهر می شوند.
6_روی فایل File Open.xls دابل کلیک نمایید.فایل مزبور باز می شود.
7_روی خانه C16 کلیک نموده و مقدار دلخواه را تایپ کنید.
داده موجود در خانه C16 به آن مقدار دلخواه تغییر می کند.
8_در نوار ابزار Standard روی دکمه Save کلیک کنید.برنامه Excel تغییرات را ذخیره می کند.
9_در منوی File گزینه Properties را انتخاب کنید.کادر محاوره مزبور در صفحه نمایش ظاهر می شود.
10_در صورت لزوم روی زبا نه Summary کلیک کنید و درکادر Keywords لغت Practice را تایپ کنید.
11_روی زبا نه Custom کلیک کرده و گزینه Date comple Ted را انتخاب کنید.
12_روی پیکان رو به پا یین Typeکلیک کرده و گزینه Date را انتخاب کنید.
13_تاریخ جاری را در کادرValue و با فرم mm/y تایپ کرده و روی Ok کلیک کنید.
14_در منوی فایل روی Save As کلیک کنید.
15_روی کادرFile name کلیک کرده و نام جاری فایل را حذف کنید سپس نام Save As را بجای آن تایپ کنید.
15_روی کادرFile name کلیک کرده و نام جاری فایل را حذف کنید سپس نام Save As را بجای آن تایپ کنید.
16_روی دکمه Up One Level کلیک کنید تا در سلسله مراتب پوشه ها به یک شاخه بالاتر از پوشه GettingToKnowXL حرکت نمایید.
17_روی پیکان رو به پایین Save as type کلیک نمایید تا لیست موجود در آن باز شود و سپس روی گزینه WK4(1-2-3)(*.wk4) کلیک نمایید.
18_روی دکمه Save کلیک نمایید.
کادر محاوره ای ظاهر شده و نشان می دهد که برخی تغییر ات ممکن است از بین رفته باشند.روی دکمه Yes کلیک نمایید تا نسخه جدیدی از داده های شما در قالب فایلی برنامه Lotos و با نام Save As.wk4 ذخیره شود فایل مزبور را ببندید.
جا به جایی در یک لیست اگر کار پو شه ایی را باز کرده باشید می توانید محتویات آن را بررسی نموده و تغییر دهید.
برای تغییر یک داده می توانید به خانه مربوطه حرکت نموده و سپس تغییرات مورد نظر را اعمال کنید.
بعد از انجام این کار می توانید به خانه دیگری در همان کاربرگ یا کار برگی دیگر در همان کار پوشه حرکت کنید.
برای رفتن به کار برگی دیگر کافی است روی زبانه ی مربوطه که در قسمت پایین_ سمت چپ پنجره کار پوشه قرار دارد کلیک نمایید.
به چندین روش می توانید به یک خانه بخصوص حرکت نمایید ولی راحت ترین آنها کلیک روی خانه ای است که می خواهید داده های موجود در آن را تغییر دهید.
خطوط اطراف خانه ای که روی آن کلیک می نمایید پر رنگ تر از خطوط اطراف ما بقی خانه هاست.
خانه ای که خطوط اطراف آن پر رنگ تر از بقیه خانه هاست ومی توانید محتویات آن را تغییر دهید خانه فعال گفته می شود.
برای انتخاب چندین خانه( که تشکیل یک ناحیه را می دهند) کافی است روی اولین خانه موجود در ناحیه کلیک نموده وسپس اشاره گرماوس را روی بقیه خانه های این ناحیه درج نمایید.
بعد از انتخاب یک یا چند خانه می توانید تغییرات مورد نظر را مانند کپی کردن_ جابه جایی و تغییر قالب بندی خانه روی آن ها انجام دهید.
اگربخواهید گروهی از خانه ها را انتخاب نمایید اولین خانه ای که روی آن کلیک می نمایید خانه فعال را مشخص می کند.
می توانید خانه ها را به صورت یک به یک یا به عنوان قسمتی ازیک ناحیه انتخاب کنید.
به عنوان مثال اگر بخواهید فضای لازم برای درج طبقه بندی محصولات( اثاثیه_ ابزارها و منابع) را درکاربرگ خود ایجاد کنید ممکن است لازم باشد ستونی را که داده های قیمت در آن درج شده است به اندازه یک ستون به سمت راست جا به جا کنید.
برای جا به جایی کل یک ستون روی عنوان ستون که درمنتهی الیه بالای ستون قرار دارد کلیک نمایید تا تمامی خانه های موجود در آن ستون انتخاب شوند.
بعد از انتخاب ستون می توانید آن را به محل مورد نظر انتقال دهید دکمهPaste Options در انتهای خانه ای که داده های آن را کپی می کنید ظاهر می شود.
با کلیک روی دکمهPaste Options لیستی از فعالیت هایی که Excel می تواند روی خانه کپی شده انجام دهد در صفحه نمایش ظاهر می شود.
اگر دکمه Paste Options ظاهر نشد می توانید با کلیک روی گزینه Options از منوی Tools کلیک روی زبانه Edit وانتخاب کادر علامت Show paste options buttons قابلیتی را که موجب نمایش این دکمه می شود فعال کنید.
به عنوان مثال برای بررسی داده های مربوط به محصولاتی که شرکتی به فروش می رساند و انتخاب محصولاتی که می خواهد درکار برگ Summary ( خلاصه) قرار داشته باشند از یک کاربرگ به کار برگ دیگر حرکت می نماید.
بعد از کپی اطلاعات سه ستون اول کار برگSummary را انتخاب و آنها را در Clipboard کپی نموده و به انداره یک ستون به سمت راست منتقل می کنید تا فضای لازم برای معرفی کار برگی که داده ها از آنجا به این کار برگ منتقل شده اند در اختیارتان قرار بگیرد.
فایل Zeroin واقع در پوشهSBS\Excel\GettingToKnowXL را باز کنید.
درگوشه پایین – سمت چپ پنجرهExcel روی زبانه کار برگ Furniture کلیک نمایید کار برگ Furniture ظاهر می شود .
2- روی نوار کار برگ ها کلیک راست نموده و از منو یی که ظاهر می شود روی گرینه Passiflora کلیک نمایید کار برگ مزبور ظاهر می شود.
3-در نوار کار بر گ ها روی زبا نه Tools کلیک نمایید تا کا ربرگ Tools فعال شود.
4- روی خانه A3 کلیک نمایید.خانه A3 فعال می شود.
مقدارموجود در خانه (Product ID) در نوار فرمول ظاهر می شود ودر کادرName آدرس خانه نمایش داده می شود.
5- اشاره گر ماوس را از خانه A3 تا خانهC3 درج نمایید.
خانه ها ی انتخا بی فعال می شوند.
6-در نوار ابزار Standard روی دکمه کپی کلیک نمایید.
محتویات خانه های انتخابی بهClipboard منتقل می شوند.
خانه های انتخابی محتویات حود را حفظ نموده ودر اطراف آنها خط چین انتخاب ( خطی که به نظر می رسد در اطراف خانه در حال حرکت است) ظاهر می شود.
7-روی زبانه کاربرگ Summary کلیک نمایید.
8-هنگامی که کاربرگ مزبور ظاهر شد روی خانه A3 کلیک نموده و سپس روی دکمه Paste از نوار ابزار Standard کلیک نمایید.
مقادیر موجود در خانه هایی که قبلا در Clipboard کپی کرده اید درخانه های A3 تا C6 از کاربرگ Summary ظاهر می شوند.
9-روی زبانه Tools کلیک نمایید.کاربرگ مزبور ظاهر می شود.
10-روی کادر کلیک Name نمایید.آدرس موجود در کادر مزبور انتخاب می شود.
11-در کادر Name آدرس B9 را تایپ نموده و کلیدEnter را فشار دهید.خانه B9 که عبارتی در آن درج شده است فعال می گردد.
12-روی کادر Name کلیک نموده و عبارت B14 را در آن تایپ کنید سپس کلیدEnter را فشار دهید.خانه B14 که عبارتی در آن درج شده است در صفحه نمایش ظاهر می شود.
13-روی زبانه کاربرگ Summary کلیک نمایید.
کاربرگ مزبور ظاهر می شود.
14- روی عنوان ستون A کلیک نمایید.
کل خانه های مو جود درستون A انتخاب می شوند.
15- عنوان ستون را تا ستون C درج نمایید.
تمامی خانه های موجود در ستون هایA تاC انتخاب می شوند.
16- در نوار ابزار Standard روی دکمه Cut کلیک نمایید.
17- روی عنوان ستون B کلیک نموده و سپس آن را تا ستون D درج نمایید.
تمامی خانه های موجود در ستون های B تاD انتخاب می شوند.
18- در منوی Edit روی دکمه Paste کلیک کنید.
محتویات Clipboard در ستون های B تاD ظاهر می شود.
19-در نوار ابزار استاندارد روی دکمه Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.
کار پوشه Zeroin را ببندید.
ایجاد یک کار پوشه هر زمان که بخواهید داده هایی را که به داده های موجود مربوط نیستند ذخیره نمایید باید کار پوشه جدیدی ایجاد کنید.
در نسخه جدید Excel کار پوشه پیش فرضی که در هنگام باز کردن یک فایل جدید در صفحه نمایش ظاهر میشود دارای سه کار برگ است.
ولی می توانید کار برگ های جدیدی را به این کا رپوشه اضافه کنید یا برخی از کار برگ های موجود را حذف کنید .
ایجاد کار پوشه جدید عملیات بسیار ساده ای است و کافی است بدین منظور روی دکمه مر بوطه از نوار ابزار کلیک نمایید.
بعد از ایجاد یک کار پوشه می توانید شروع به درج داده های خود نمایید.
ساده ترین روش برای درج داده ها کلیک روی خانه مورد نظر و تایپ مقدار مورد نظر است.
این روش زمانی مناسب است که قسمت های معدودی از داده های کار برگ خود را از ابتدا درج نمایید این روش از کارآیی کمتری بر خوردار است.
برای نوشتن اطلاعاتی که به روز های هفته نیاز دارند می توانید عبارات متوالی Wednesday Tuesday Monday Friday Thursdayرا تایپ کنید ولی روش ساده تری نیز وجود دارد که با استفاده از ابزارAutofill قابل انجام است.
با استفاده از Autofill می توانید اولین جزء یکسری شناخته شده ( مانند ایام هفته) را در خانه مورد نظر تایپ نموده و با درج نمودن دستگیره Fill که در گوشه پایین – سمت راست خانه مزبور قرار دارد خانه های اطراف را به میزان لازم با بقیه عناصر سری مزبور پر کنید .
با استفاده از ابزار مشابهی کهFillSeries نام دارد می توانید دو مقدار از سری را تایپ نموده و سپس با استفاده از دستگیره Fill بقیه مقادیر سری را به طور اتو ماتیک پر کنید.
یکی دیگر از تکنیک ها برای درج اطلاعاتAutoComplet نام ذارد که در زمان درج داده ها این قابلیت داده هایی را که شبیه به داده هایی هستند که قبلا آنها را تایپ کرده اید شناسایی می نماید .
همچنین با استفاده از تکنیکPick from List می توانید یک مقدار از مقادیر موجود در یک ستون را بر گزینید.
کلید هایCtrl+Enter نیز امکان درج هم زمان یک مقدار در چند خانه مجزا را برایتان فراهم میکند.
قابلیت مفید دیگری که درExcel وجود دارد دکمه Auto Fill Options است که بعد از داده هایی که با استفاده ازAuto Fill یا FillSeries به کار برگ خود اضافه می کنید ظاهر می شود.
با کلیک روی دکمه Auto Fill Options لیستی از فعالیت های Excel که روی خانه هایی که تحت تاثیر عمل Fill قرار دارند قابل انجام است.
برای ذخیره یک کارپوشه 1- در نوار ابزار Standard روی دکمه Save کلیک کنید.
2- پوشه محتوی فایل را باز کنید.
3- نام موجود در کادر File name را پاک نموده و نام مورد نظر را به جای آن تایپ کنید.
4- روی دکمه Save کلیک نمایید.
برای ذخیره یک کارپوشه با نام فایل و قالب جدید 1-از منویFile گزینه Save As را انتخاب کنید.
2-پوشه ای را که می خواهید کارپوشه را ذخیره کند انتخاب کنید.
3-نام موجود در کادرFile name را پاک نموده و نام مورد نظر را به جای آن تایپ کنید.
4-روی لیست بازشویSave as type کلیک نموده و قالب فایلی مورد نظر را انتخاب کنید.
5-روی دکمه Save کلیک کنید.
برای تنظیم خصوصیات کارپوشه 1- از منوی File گزینه Properties را انتخاب کنید.
2- روی زبانهSummary کلیک نموده و مقادیر مربوط به خصوصیات کارپوشه را در کادرهای مربوطه تایپ کنید.
3- روی زبانهCustom کلیک کنید.
4- روی خصوصیتی که می خواهید مقداری را به آن اعمال کنید کلیک کرده و مقدار مورد نظر را در کادر Value تایپ کنید.
5- روی Ok کلیک کنید.
برای حرکت به کاربرگی دیگر در گوشه پایین- سمت چپ پنجره Microsoft Excel روی زبانه کاربرگ مورد نظر کلیک نمایید.
برای انتخاب یک یا چند خانه اشاره گر ماوس را روی خانه های مورد نظر درگ کنید.
برای انتخاب یک گروه غیر هم جوار از خانه های کاربرگ در حالی که کلید Ctrl را پایین نگه داشته اید روی خانه های مورد نظر کلیک کنید.
برای انتخاب یک یا چند ستون یا سطر 1- روی نام سطر یا سطونی که می خواهید انتخاب شود کلیک نمایید.
2- در صورت لزوم نشانه گر ماوس را روی عنوان سطرها یا سطونهای دیگری که می خواهید انتخاب شوند درگ نمایید.
برای ایجاد یک کارپوشه جدید در نوار ابزارStandard روی دکمه New کلیک کنید.
برای درج دستی داده ها 1- روی خانه ای که می خواهید داده های خود را در آن درج نمایید کلیک کنید.
2- داده های مورد نظر را تایپ و کلید Enter را فشار دهید.
برای درج سریع یکسری 1- روی خانه ای که می خواهید اولین داده خود را در آن تایپ کنید کلیک نمایید.
2- مقدار مورد نظر را تایپ و کلیدEnter را فشار دهید.
3- در خانه بعدی دومین مقدار را تایپ کنید.
4- با درگ نمودن دستگیره Fill خانه های دیگر سری را پر نمایید.
برای درج داده ها در چند خانه روی یکی از خانه های مورد نظر کلیک نموده ومقدار موردنظررا تایپ کنید.
خانه هایی را که می خواهید داده درج شده در مرحله یک در آنها نیز ظاهر شود انتخاب نمایید.
3- کلید های Ctrl Enter را فشار دهید.
برای یافتن یک داده بخصوص 1- از منوی Edit گزینهFind را انتخاب کنید.
2- در کادرFind what لغت یا متنی را که می خواهید بیابید تایپ نموده وسپس روی دکمهFind Next کلیک نمایید.
بار دیگر روی دکمهFind Next کلیک نمایید تا مورد دیگر یافته شود.
برای جایگزین کردن یک داده بخصوص به جای داده های موجود از منوی Edit گزینهReplace را انتخاب کنید.
در کادرFind what لغت یا عباراتی را که می خواهید لغت یا عبارت دیگری را جایگزین آن نمایید تایپ کنید.
در کادرReplace with لغت یا عبارتی را که می خواهید جایگزین لغت یا عبارت موجود گردد تایپ کرده و روی دکمه Find Next کلیک کنید.
روی Replace کلیک کنید تا مقدار موجود در خانه های لایت شده با مقدار مورد نظر تعویض شود.
برای جایگزین کردن دستی داده ها روی خانه ای که می خواهید داده های آن را تغییر دهید کلیک نمایید.
2- داده جدید را درج نموده و کلید Enter را فشار دهید.
برای تغییر محتویات یک خانه با استفاده از نوارفرمول 1- روی خانه ای که می خواهید محتویات آن را تغییر دهید کلیک نمایید.
2- روی نوار فرمول کلیک کنید.
3- تغییرات مورد نظر را در نوار فرمول انجام داده وکلیدEnter را فشار دهید.
برای بررسی املای لغات درج شده در نوار ابزار Standard روی دکمه Spelling کلیک کنید.
برای بهبود لغات انتخابی 1- از منوی Tools گزینه Research را انتخاب کنید.
2-در کادر وظیفه Research لغتی را که در جستجوی آن هستید در کادر Search For تایپ کنید.
روی پیکان رو به پایینReference کلیک کرده و از داخل لیستی که ظاهر می شود گزینهThesaurus : English (U.S.) را انتخاب کنید سپس روی دکمهStart Searching کلیک نمایید.
برای استفاده از ابزار های جستجو Online 1- روی منوی Tools کلیک کرده و گزینهResearch را انتخاب کنید.
2- در کادر وظیفه Research لغتی را که در جستجوی آن هستید در کادر Search For تایپ کنید.
3- روی پیکان رو به پایین Reference کلیک کرده و منبعی را که می خواهید مورد جستجو قرار دهید از داخل لیست انتخاب کنید .
سپس روی دکمهStart Search کلیک نمایید.
فهرست مطالب 1- مقدمه 2 2- معرفی Excel 2 3- کار با لیست های داده ی موجود 3 4- جابه جایی در یک لیست 6 5- ایجاد یک کار پوشه 10 6- ذخیره یک کار پوشه 12 7- ذخیره یک کار پوشه با نام فایل و قالب جدید 12 8- تنظیم خصوصیات یک کار پوشه 13 9- حرکت به کار برگی دیگر 13 10- انتخاب یک گروه غیر هم جوار از خانه های کار برگ 13 11- انتخاب یک یا چند ستون با سطر 13 12- ایجاد یک کار پوشه ی جدید 14 13- درج دستی داده ها 14 14- درج سریع یک سری 14 15- درج خانه ها در چند خانه 14 16- یافتن یک داده بخصوص 14 17- جایگزین کردن یک داده بخصوص به جای داده های موجود 15 18- جایگزین کردن دستی داده ها 15 19- تغییر محتویات یک خانه با استفاده از نوار فرمول 15 20- بررسی املای لغات درج شده 15 21- بهبود لغات انتخابی 16 22- استفاده از ابزارهای جستجو 16