تجارت از دیرباز از اهمیت فراوانی برخوردار بوده و در واقع پایه و اساس بنیان اجتماعی و یکی از مهمترین دلایل رشد و ترقی یک جامعه و یا افول و شکست جامعه ای دیگر بوده است، در واقع یکی از مهمترین دلایل پیشرفت و گسترش علوم، بهره برداری های اقتصادی و تجاری می باشد.
امروزه، اهمیت اطلاعات در فرایند تجارت، امری بدیهی و غیرقابل انکار شناخته شده و همانطور که می دانید، علوم انفورماتیک و کامپیوتر مهمترین منابع ذخیره سازی و دسترسی به اطلاعات محسوب می شوند.
ار آنجا که ساخت یافتگی و در عین حال سهولت ثبت اطلاعات و از طرفی قابلیت اطمینان و جامعیت آن ، از اهمیت بالایی برخوردار است، از دیر باز ضرورت تهیه و طراحی نرم افزارهای کاربردی که مخصوص جمع آوری و نگهداری داده های خاص می باشند بر همگان روشن و مسلم بوده است.
امروزه با استفاده از نرم افزارهای کاربردی که هر یک جهت ارائه سرویس های اطلاعاتی در زمینه های خاص تعبیه شده اند، داده های خام به صورت ساخت یافته و قالب بندی شده توسط کاربران در بانک های اطلاعاتی ثبت شده و مدیران از گزارشاتی که حاصل تجزیه و تحلیل و پردازش این داده ها می باشند ، تصمیمات مختلف تجاریو مدیریتی خود را اتخاذ می نمایند.
استفاده از نرم افزارهای کاربردی باعث کاهش زمان دسترسی کاربران به داده های پردازش شده می شود، به عنوان مثال در یک سیستم خرید و فروش، کاربر داده های خام را که همان فاکتورهای مختلف می باشند، با استفاده از نرم افزار ثبت نموده و مدیرفروش، با استفاده از گزارشات تجزیه و تحلیل شده که حاصل پردازش همان داده های خام می باشد، تصمیمات مختلفی از جمله تعیین قیمت، زمینه های گسترش کار و .... را اتخاذ می نماید.
در نرم افزار پیاده سازی شده برای شرکت ماه رایان سبز سعی شده تا با تشخیص نیازهای اساسی شرکت و روند جریان اطلاعات در قسمتهای فوق گامی در بالا بردن سرعت، سهولت و دقت کار قسمت های مختلف شرکت و به دنبال آن آسانتر شدن گرفتن تصمیمات مختلف مدیریتی برداشته شود.
در فصل اول مراحل و اطلاعات امکان سنجی و نیازمندیهای این سیستم که شامل نیازمندیهای عملیاتی و غیر عملیاتی، هزینه های متداول و امکان سنجی می باشد ارائه شده است.
فصل دوم شامل تجزیه و تحلیل این سیستم نمودارهای UML مربوط به سیستم می باشد.
فصل سوم شامل طراحی سیستم و ارتباط بین موجودیت ها می باشد.
فصل چهارم اختصاص به نحوه و مراحل پیاده سازی دارد و در فصل آخر ارزیابی و نتیجه گیری پروژه بررسی امکان توسعه و پشتیبانی نرم افزار گنجانده شده است.
امکان سنجی و نیازمندی ها
1-1- نیازمندی های عملیاتی
سرویس هایی را که سیستم حتما باید بدهد را نیازمندی های عملیاتی گویند که بیانگر روش کار است. برای مستند سازی این نیازمندی ها طبق مساحباتی که با مدیران شرکت ماه رایان داشتم شمای کلی و حدود نیاز های سیستم را برآورد کردم.سیستم درخواست شده می بایست نیازهای قسمت های مختلف فروش ، انبار و حسابداری را پوشش می داد. این نیازها در قسمت فروش شامل: امکان صدور فاکتور بر روی کاغذ به نحوی که اطلاعات هر فاکتور در جای مخصوص به خود بر روی کاغذ چاپ شود، امکان تعریف مشتریان چه در هنگام صدور فاکتور و چه در دیگر مواقع ، بر قرار بودن ارتباط بین پیش فاکتور و فاکتور قطعی و امکان مشاهده اطلاعات پیش فاکتور در هنگام صدور فاکتور قطعی ، ارتباط فاکتورها با دفتر معین در هنگام صدور ، باطل شدن و یا حذف آنها و امکان جستجو در فاکتورها با دادن اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، کد، نام و یا نام خانوادگی مشتری و همچنین نام شرکت برای مشتریان، مشخص نمودن بازه زمانی صدور فاکتور و همچنین شماره پیش فاکتور برای فاکتورهای قطعی می باشند.
نیازهای قسمت انبار شامل : امکان تعریف کالا و جستجو بر روی آنها، امکان تشخیص مقدار مواد اولیه مورد نیاز برای سفارشات یک فاکتور قطعی خاص در هنگام عملیات خروج از انبار ، امکان جداسازی ورودی انبار از طریق شماره حواله ها و نام فروشندگان آنها ، توانایی محاسبه مقدار مانده از حواله در هنگام عملیات ورود به انبار و امکان گرفتن موجودی انبارها می باشند.
نیازهای قسمت حسابداری شامل : تعریف حسابهای کل و معین جستجوی آنها، امکان گرفتن گردش یک حساب خاص و گرفتن لیست بدهکاران و بستانکاران.
علاوه بر مسائلی که در طرح اولیه مورد بررسی و تایید قرار گرفتند، مواردی نیز در طول انجام شدن پروژه به سیستم اضافه شدند مانند گرفتن گزارشات مختلف و امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران . در نتیجه روش به صورت ناخودآگاه تبدیل به یک روش اکتشافی شد.