قضیه تشریح
حساب روزهای تحصیل شما را دارند
شاید متوجه نباشید ، ولی استادان ، مدیران و سایر مقام ها در دانشکده یا دانشگاه شما را زیر نظر دارند. آنها می خواهند بدانند ، روزها و هفته ها و نیم سال تحصیلی را چگونه می گذرانید. اطلاعات زیر از جمله چیزهایی است که همواره مورد توجه آنها می باشد :
1. واحدهای درسی را که گرفته اید ، عملکرد شما در این واحدهای درسی و الگوی گزینش درسها (بدیهی است که برخی از این واحدها الزامی است و برخی اختیاری)
2. مطالبی را که شما در کتابخانه به دنبال آنها می گردید ، کتاب هایی را که از کتابخانه می گیرید و یا حتی کتاب هایی را که از قفسه کتابخانه بر می دارید و در همانجا مطالعه می نمایید.
3. مدت زمان و دفعاتی که شما در دانشگاه از کامپیوتر استفاده می کنید.
4. چیزهایی را که از کتاب فروشی دانشگاه می خرید و میزان خرید شما.
5. دفعاتی را که در دانشگاه و تالار پذیرایی آنجا غذا می خورید.
6. مقدار برق یا سوخت مصرفی شما در اتاق یا خوابگاه دانشگاه و میزان تعمیراتی که باید دانشگاه در اتاق یا خوابگاه شما انجام دهد.
7. نوع ورزشی را که انجام می دهید و از وسایل ورزشی استفاده می کنید.
8. نوع خودروی شما ، محلی که آن را متوقف می نمایید و جریمه ها و تخلف های رانندگی و تکرار این تخلفها.
9. تاریخچه بهداشتی و درمانی شما و داروهایی را که مصرف می کنید.
10. وضع مالی خانواده و کمک های مالی که از دانشکده یا دانشگاه می گیرید.
11. تعداد ساعتی را که در محیط دانشکده یا دانشگاه کار می کنید.
12. محل تحصیل شما در دبیرستان و نام سایر دانشکده ها و دانشکده هایی که به شما پذیرش داده اند.
13. زمان فارغ التحصیلی و اینکه آیا شما به تمام تعهدات مالی و تحصیلی خود پایبند بوده اید یا خیر.
آیا هرگز چنین فکر کرده اید یا حتی از این بابت نگران بوده اید که در محیط دانشگاه عده بسیار انگشت شماری شما را می شناسند ، شاید آگاهی از این مطالب موجب شگفتی شما شود. کسانی که در عملیات دانشکده ها و دانشگاه ها مشارکت می کنند عطش زیادی برای اطلاعات درباره دانشجویان کنونی ،
فارغ التحصیلان و دانشجویان آینده دارند.
همه وظایف مدیریت ( برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت کردن امور و کنترل ) به اطلاعاتی بستگی دارد که در درون و بیرون سازمان در جریان است. مدیران تنها در سایه اطلاعات دقیق و بهنگام می توانند ، از میزان پیشرفت امور در جهت تامین هدف ها و جامه عمل پوشانیدن به برنامه ها آگاه شوند. اگر مدیر نتواند « در مسیر » باقی بماند و ادامه فعالیت دهد ، ناگزیر باشد پیوسته در انتظار مسائل و مشکلات بالقوه باشد یا مهارتهایی را بیاموزد که تنها هنگام ضرورت اصلاحاتی را انجام دهد و سرانجام اینکه در فرایند پیشرفت امور پیوسته تعدیلاتی صورت گیرد ،کار وی بیهوده و پر هزینه خواهد شد.
سیستم های اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد که شیوه انجام دادن کارها را کنترل کنند. اگر کسی وارد یک نمایشگاه خودروی تویوتا شود ، می بیند که یک برگ کامپیوتری بر روی شیشه جلوی خودرو زده شده که در آن قیمت و اطلاعاتی از « سازمان حمایت محیط زیست » نوشته شده است. مسئول نمایشگاه با استفاده از یک سیستم کامپیوتری می تواند به مشتری بگوید که آیا خودروی مورد نظر وی (حتی رنگ رویائی خاص وی ) در نمایشگاه موجود است یا خیر. اگر نیاز به گرفتن وام دارد ، سیستم کامپیوتری بانک می تواند به فروشنده کمک نماید که وضع اعتباری خریدار را بررسی کند و قرارداد فروش بسته شود. از بزرگترین شرکت ها تا بنگاه های کوچک مرکز شهر ، کامپیوتر در کنترل عملیات تجاری نقش مهمی ایفا می کند.
در دانشکده یا دانشگاه محل تحصیل ، اطلاعاتی درباره شما و آنچه ( از نظر دیگران) مورد علاقه شماست ، وجود دارد. اگر به قضیه تشریحی که در آغاز فصل ارائه کردیم ، مراجعه نمایید اطلاعات گنجانده شده در شماره یک فهرست مزبور (واحدهایی را که گرفته اید )مورد توجه استادان و مسئولان آموزشی است ، اطلاعات گنجانده شده در شماره 2 از این فهرست مورد توجه دست اندر کاران کتابخانه است و اگر فهرست را بررسی نماییم خواهیم دیدی که چه افرادی به چه نوع اطلاعاتی علاقه مند هستند : (3) استادان ، مسئولان امور مالی و کارکنان مرکز کامپیوتر ؛ (4) مسئولان فروشگاه کتاب دانشگاه ؛ (5) مسئولان امور دانشجویی در تالار پذیرایی دانشگاه ؛(6) دست اندرکاران امور مالی و مسئولان تعمیرات و نگهداری ساختمان ؛ (7) مسئولان واحد ورزش ؛ (8) مسئولان نگهبانی و حراست دانشگاه ؛ (9) کارکنان مرکز پزشکی و بهداشت دانشگاه ؛ (10) دست اندرکارانی که به دانشجویان کمک های مالی می کنند ؛ (11) مسئولان آموزشی و دست اندرکاران کمک های مالی ؛ (12) برنامه ریزان و کارکنان اداره آموزش ؛ (13) مسئولان مالی و آموزشی.
در این مقطع شما متوجه شده اید که برخی از فعالیت ها مورد توجه چندین گروه است. در واقع ، ما آگاهانه مطالبی را بر شمرده ایم که به صورت همزمان مورد توجه چندین گروه است تا شما بدانید اطلاعات مربوط به شما مورد توجه چه گروه ها و افرادی می باشد.
مدیران در همه سطوح سازمانی دریافته اند که سیستم اطلاعات کامپیوتری می تواند برای عملیات اثر بخش اطلاعات لازم را ارائه نماید. برای برنامه ریزی ، تصمیم گیری و کنترل ، سیستم اطلاعات مدیریت روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند. میزان موفق بودن سیستم کنترل به این امر بستگی دارد که مدیران به چه سرعتی بتوانند اطلاعات دقیقی که درباره آنچه طبق برنامه انجام می شود و آنچه از مسیر خود منحرف شده است به دست آورند. با توجه به اینکه سیستم اطلاعات در مدیریت سازمان چنین نقش مهمی را ایفا می کند ، بنابراین ، درک این سیستم ، شیوه طرح ریزی ، اجرا و مدیریت بر سیستم مزبور از اهمیت زیادی برخوردار است. در دهه 1990 دانشکده ها و دانشگاه ها ، از نظر اقتصادی و داوطلب تحصیل در دانشگاه تحت فشار زیادی قرار گرفتند و اگر کسی بر روی این موضوع تحقیق کند به اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت (در محیط دانشگاه ) پی خواهد برد.
اطلاعات و کنترل
برای پی بردن به نقشی که اطلاعات در صحنه کنترل ایفا می کند یک شرکت تولیدی را در نظر آورید که قطعات و لوازم یدکی اتومبیل تولید می کند و فروش سالانه آن در سال به بیش از ده میلیون دلار نمی رسد. این شرکت 350 کارگر و کارمند دارد ، در سال 20000 سفارش از مشتریان دریافت می کند. این سفارش ها باید مورد اقدام قرار گیرند ، صورت حساب ها تهیه ، قطعات بسته بندی و حمل شوند که در مجموع باید 400000 عمل صورت گیرد و همه آنها هم کنترل گردد.
این تنها آغاز کار است. شرکت در سال 25هزار برگ چک می نویسد ، نیمی از آنها مربوط به پرداخت دستمزد و حقوق کارکنان است و برخی هم برای 5000 دستور خریدی است که در سال صادر می شود. هزینه های مربوط به 17000 کارت کارکنان ، 6000 سفارش کار و 20000 درخواست مواد باید محاسبه شود. هر سال این شرکت نسباً کوچک 10 میلیون دلاری ، باید در رابطه با فعالیت هایش چندین میلیون داده پردازش کند. در این مجموعه عملیات ، اقلام مربوط به موجودی کالا و کنترل گنجانده نشدند. همچنین تجزیه و تحلیل بازار و سایر اطلاعات که باید در مورد برنامه ریزی استراتژیک جمع آوری شوند ، به حساب نیامد. در حال حاضر اطلاعات به صورت یک عامل اصلی درآمده است که مدیران را یاری می دهد تا بتوانند در برابر محیط بسیار پیچیده و عوامل تشنج زا واکنش مناسب و به موقع نشان دهند.