دانلود مقاله تخصصی - هوش سازمان

در طول ۱۰ سال اخیر، اکثر سازمان ها مبالغ متنابهی در زمینه اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمانی از طریق طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی هزینه کرده اند.

اما اکنون توجه اصلی خود را معطوف به بهینه کردن آن فرآیندها نموده اند.
پیش به سوی:
Organizational Intelligence یا هوش سازمانی یعنی داشتن دانشی فراگیر از تمام عواملی که بر سازمان تأثیر می گذارند.

هوش سازمانی به شما کمک می کند تا به نقاط ضعف سازمان خود پی برده و نقاط قوت خود را مستحکم تر کنید.

در سازمان شما همه مدیران و تصمیم گیران، دسترسی فوری به همه اطلاعات را خواهند داشت و می توانند از آنها استفاده کنند.
در طول ۱۰ سال اخیر، اکثر سازمان ها مبالغ متنابهی در زمینه اتوماتیک کردن فرآیندهای سازمانی از طریق طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی هزینه کرده اند.

اما اکنون توجه اصلی خود را معطوف به بهینه کردن آن فرآیندها نموده اند.

مشکل اصلی اینست که در اکثر مواقع اطلاعاتی که به ما در مورد شیوه بهینه سازی فرآیندها کمک می کنند در پایین ترین لایه های سیستم های اجرایی سازمان گیر افتاده اند.مجموعه ابزارهای هوش سازمانی به سازمان ها جهت ردیابی فرآیندهای اصلی و اندازه گیری کارایی آنها کمک می کند.

محیط کار ساده و بسیار محاوره ای Qlik View به همراه امکان حرکت در میان اطلاعات فقط با فشردن یک کلید ماوس، شما را قادر می سازد تا در هر لحظه معیارهای کلان سازمان را در کنار جزئیات در حد یک سطر عملیاتی مشاهده کرده و بدین وسیله مسائل و مشکلات مخفی در سیستم های عملیاتی خود را شناسایی نمایید.

ابزارهای هوش سازمانی یا هوش تجاری Business Intelligenceامکان اندازه گیری، کنترل و ردگیری فرآیندهای کلیدی را به مدیران ارائه می کنند و مدیران را در تصمیم گیری یاری می نمایند.
نرم افزارQlik View شما را قادر می سازد تا:
۱- بهره وری و اثربخشی فرآیندها را در سازمان خود اندازه گیری کنید.
۲- نقاط ضعف و قوت سازمان خود را شناسایی کنید.
۳- گردش اطلاعات مدیریتی را در سازمان خود روان تر کنید.
۴- اطلاعات مناسب در زمان مناسب و با سرعت مناسب در اختیار داشته باشید.
۵- فرآیندهای سودآور سازمان خود را تقویت کرده و فرآیندهای بدون توجیه اقتصادی را حذف کنید.
۶- توان رقابت سازمان خود را با سایر شرکت ها سنجیده و خود را در برابر حوادث آینده آماده سازید.

باید بدانید Qlik View تجزیه و تحلیل را برای همه آسان می کند.

تکنولوژی منحصر به فرد Qlik View می تواند حجم بالایی از اطلاعات را با سرعت زیاد، روی سخت افزارهای ارزان قیمت، به درون حافظه بارگذاری کرده و دستکاری نماید.

این توانایی شما را قادر می سازد تا برنامه های تحلیلی و گزارش های خود را در سطح سازمان بدون در نظر گرفتن شرایط سخت افزاری توزیع کنید.

با استفاده از Qlik View طراحی نصب و راه اندازی سیستم های گزارشگیری و هوش سازمانی دیگر پروژه های وقت گیر، هزینه بر، فنی و پیچیده نخواهد بود.
اما Qlik View چهار برابر سریع تر طراحی و نصب می شود، نصف قیمت نرم افزارهای مشابه است و ۲ برابر ارزش افزوده بیشتری برای سازمان ها به همراه می آورد.

Qlik View باعث انقلابی در فناوری نرم افزارها و سیستم های هوش سازمانی شده است.
▪ سرعت در نتیجه:
سازمان ها در کمتر از ۳۰ روز و در اکثر مواقع یک هفته می توانند گزارش ها و تحلیل های خود را طراحی و استفاده کنند.
▪ بدون ریسک:
نسخه کاملاً عملیاتی و مجانی آن جهت استفاده سازمان ها در دسترس است.
▪ راحتی استفاده:
کاربران در کمتر از یک روز و در اکثر مواقع در چند ساعت می توانند از آن استفاده کنند.
انعطاف پذیری:
ابعاد نامحدود اطلاعاتی، امکانات تحلیلی و محاسباتی که ظرف چند ثانیه قابل تغییر است.
▪ متمرکز:

بسته کامل هوش سازمانی شامل ابزار تحلیل قدرتمند، امکانات فراوان محاسباتی و طراحی آسان گزارشات بر اساس معماری واحد.

▪ قدرتمند:
توانایی پردازش حجم وسیع اطلاعات در کسری از ثانیه بدون استفاده از سخت افزارهای گران قیمت.
● توانمندسازی هوش کاربر
به کاربران این قدرت را می دهد تا تصمیمات صحیح را در هر زمانی اتخاذ کنند و اطلاعات را، هر کجا که قرار دارند در دسترس داشته باشند.

تحلیل و بررسی اطلاعات می تواند کاملاً جدا از سیستم های عملیاتی و بصورت کاملاً Off-Line، مثلاً بر روی نوت بوک در خلال یک جلسه بیرون سازمان، بدون از دست دادن سر سوزنی از امکانات برنامه انجام شود.

نتایج تحلیل می تواند بصورت گزارشات چاپی، فایل های PDF، فایل های Excel و یا سایر برنامه های Microsoft Office توزیع و ذخیره شوند
.

Qlik View آنگونه که کاربر می خواهد کار می کند.
● سرعت در نصب، یادگیری آسان، سهولت در استفاده
Qlik View نیاز به حداقل آموزش و در اکثر مواقع بی نیاز از آموزش است.

کاربران ظرف چند دقیقه قادر به استفاده از برنامه های تولید شده تحت Qlik View هستند.

کاربران به مجرد اینکه با ویژگی ها و مزایای آن آشنا می شوند، به سختی می توانند بدون این برنامه به کار خود ادامه دهند.

کاربران از نرم افزارها و سیستم هایی که نیاز به صرف وقت زیاد جهت استفاده و یادگیری دارند گریزان هستند.

Qlik View برای اولین بار در عرصه ابزارهای هوش سازمانی کاربران را به محیطی هدایت می کند که در آن پیچیدگی جایی ندارد.
Qlik View همیشه پاسخی برای کاربر دارد Qlik View به هیچ عنوان کاربر را محدود نمی کند.
Qlik View همیشه پاسخی برای کاربر دارد Qlik View به هیچ عنوان کاربر را محدود نمی کند.

QlikView از فهرست های فرم ها گرفته تا نمودارها و جداول- محاوره ای بوده و قابل کلیک کردن می باشد.

تمام اشیا به گونه ای با هم ارتباط برقرار می کنند که تغییر انتخاب در یک شیء منجر به تغییر در اشیای دیگر می شود.

نتایج تحلیل و پاسخ سؤالات همیشه با تغییر در رنگ اطلاعات بلافاصله به اطلاع کاربر می رسد.

مقادیر انتخاب شده به رنگ سبز، مقادیر مرتبط با انتخاب کاربر به رنگ سفید و مقادیر نامرتبط به رنگ خاکستری ظاهر می شوند.

با هر انتخاب و کلیک، کاربر دقیقاً متوجه می شود که چه اطلاعاتی موجود می باشد، چه اطلاعاتی در اختیار نبوده و به چه ترتیبی سؤالات و مقادیر انتخاب شده بر روی جمع ها و فرمول های محاسباتی، تحلیلی و آماری تأثیر گذاشته است.

● تجمیع داده ها جهت تجزیه و تحلیل انواع فرمت های اطلاعاتی Qlik View امکان دسترسی و ترکیب تقریباً تمام فرمت های اطلاعاتی از داده های مرتبط استاندارد (Standard Relational Data) تا فایل های متنی (Text Files) تا فایل های Excel تا اطلاعات در قالب XML و HTML فراهم آورده، مرتبط و طبقه بندی کرده و ارتباط میان منابع اطلاعاتی مختلف را به صورت اتوماتیک برقرار می کند، امکانی که در هیچ برنامه دیگری وجود ندارد.

.

Qlik View خود را با ساختار اطلاعاتی سازمان شما منطبق می کند و شما هیچگونه نیازی به تغییر در منابع اطلاعاتی خود نخواهید داشت.

اطلاعات شما چه در انبارهای داده (data warehouses) چه در سیستم های عملیاتی و چه به صورت فایل های Excel یا Text یا در بانک های اطلاعاتی Access یا هر پایگاه اطلاعاتی ارتباطی دیگری قرار گرفته باشد در برنامه Qlik View قابل دسترسی است.

● بازگشت سریع سرمایه و هزینه های کمتر هزاران نفر از مشتریان، Qlik View را تنها ظرف چند روز نصب و راه اندازی کرده اند.

با استفاده از Qlik View می توان یک برنامه تحلیل یا گزارشگری را ظرف چند ساعت طراحی، پیاده سازی و استفاده نمود.

تغییرات احتمالی در برنامه بصورت مداوم و بدون صرف هزینه اضافی در کمتر از چند ساعت قابل ایجاد است.

Qlik View تعداد نامحدودی فیلد اطلاعاتی و ابعاد گزارش گیری را فراهم می آورد.

تمام اقلام اطلاعاتی موجود در منابع اطلاعاتی شما، توسط خود شما و بدون نیاز به متخصصین کارآزموده قابل استفاده در گزارش ها و تحلیل های شما می باشد.

دیگر نیازی به صرف هفته ها وقت و هزینه جهت دسترسی به اطلاعات موجود در سیستم های اطلاعاتی خود از طریق برنامه های مختلف و گران قیمت ندارید.

● نسخه های مختلف QlikView ▪ QlikView Enterprise جهت طراحی و پیاده سازی برنامه ها ▪ QlikView Enterprise کامل ترین ابزار جهت طراحی و پیاده سازی برنامه های کاربردی است.

QlikView Enterprise به طراحان امکان بازیابی اطلاعات از منابع اطلاعاتی پراکنده و مختلف جهت متمرکز کردن در یک برنامه واحد را ارائه می کند.

▪ QlikView Professional جهت کاربران حرفه ای QlikView Professional به کاربران حرفه ای امکان ایجاد یا تغییر ظاهر برنامه های کاربردی موجود را می دهد.

با استفاده ازQlikView Professional کاربران می توانند اطلاعات را بروزرسانی کرده و گزارش ها را براساس آخرین اطلاعات مشاهده کنند.

کاربران می توانند به برنامه های موجود در در دیسک رایانه خود و یا برنامه های موجود بر روی Qlik Server دسترسی داشته باشند.

▪ QlikView Analyzer جهت کاربران معمولی نسخه QlikView Analyzer به کاربران معمولی امکان دسترسی و استفاده از برنامه های موجود در QlikView Server را می دهد.

▪ QlikView Analyzer در قالب های تحت مرورگر وب، برنامه تحت JAVA، بصورت ActiveX plug-in و یا برنامه های تحت ویندوز قابل نصب است.

▪ QlikView Analyzer جهت کاربران معمولی +QlikView Analyzer همانند QlikView Analyzer تحت ویندوز است با این تفاوت که نیازی به وجود QlikViewServer نبوده و کاربر می تواند به صورت off-line از برنامه ها استفاده کرده و اطلاعات را از منابع اطلاعاتی بروزرسانی کنند.

در انتها لازم است گفته شود: ▪ QlikView مجموعه نرم افزار کاملی در زمینه هوش سازمانی (BI) است.

سریع نصب می شود، یادگیری آن بسیار ساده است، به آسانی و به دور از پیچیدگی های فنی قابل استفاده است.

▪ QlikView با معماری یکپارچه خود انواع تحلیل ها، نیازهای اطلاعاتی و انواع نیازهای گزارش گیری را برای تمام سازمان ها فراهم می آورد.

▪ QlikView قابل تنظیم برای نیازهای هر سازمانی بدون در نظرگیری ابعاد ساختار آن سازمان است.

▪ QlikView در ۵۸ کشور دنیا توسط ۶۰۰۰ مشتری در قالب ۳۸۰۰۰۰ کاربر استفاده می شود.

▪ برنامه های تحت QlikView چهار برابر سریع تر طراحی می شوند، نصف قیمت نرم افزارهای مشابه هزینه می برند و دو برابر ارزش افزوده بیشتری برای سازمان ها به همراه می آورند.

مشتریان QlikView اولین صرفه جویی خود را در زمان صرف شده برای تهیه گزارشات به دست می آورند.

بنابراین واحدهای IT برای انجام کارهای دیگر رها می شوند، در حقیقت بکارگیری این ابزار انحراف بین واحدهای مختلف سازمان را از بین می برد و در نتیجه در بهبود و اثربخشی و فرصت سازی ها کاربرد بسیار دارد.

هوش سازمانی چیست؟

۱۰ بهمن ۱۳۸۶ داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و .

) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و.

) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش سازمانی(Business Intelligence ) است.

هوش سازمانی، شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.

داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و .

● هوش سازمانی مسیری که باید شرکتها و سازمانها طی کنند از یک مثال ساده شروع میکنم.

هر کس در یک شرکت تنها میتواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد.

اگر تصمیمگیریها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام میدادهاند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت.

در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا میگردد.

چه اتفاقی رخ میداد اگر هر چه که فروشندگانERP وCRM و اکنونBI به شما وعده میدهند را، میداشتید؟

یعنی وعده دسترسی فوری به همه داده های موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخصهای عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.

چه اتفاقی رخ میداد اگر میتوانستید بینهایت کاوش در اجزا در دادههای موجود و از منظرهای متفاوتSlice & Dice) به عمل تجزیه اطلاعات به بخشهای کوچکتر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیمگیریها گفته میشود.

) مینمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنشها)، این دادهها میآیند کارتان را بهتر انجام میدادید؟

هوش سازمانی به همه شرکتها کمک میکند تا از طریق گزارشگیری و تحلیل دادهها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینههای اجرائی زیاد و سعی و خطا به دست آورندERP .

وCRM و سایر سیستمها و نرمافزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمانها و شرکتها هستند.

متاسفانه هنگامیکه این سیستمها، تراکنشها و تعاملات دادهها را خوب اجرا میکنند، در برابر گزارشگیری تحلیل و دسترسی به دادهها کم میآورند، بهبود و قابلیتهای تحلیل و گزارشگیری شرکتها جز اولویتهای مدیران ارشد مالی(Chief Financial Officer (CFO در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت.

BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکتها میدهد: دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید.

نه تنها افراد و کارمندان سازمانIT بلکه همه مدیران و تصمیمگیران، میتوانند از آن استفاده کنند.

اغلب بسیاری از افراد فکر میکنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟

● چرا هوش سازمانی؟

امروزه با اطمینان کامل میتوان ادعا کرد که استفاده از راهحلBI میتواند قدرت رقابتپذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید.

این راهحل این امکان را به سازمانها میدهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهرهبرداری نمایند.

این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندیهای مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر میسازد.

این راهحل این امکان را به سازمان میدهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند.

امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت ازERP وCRM و.

نمیکنند، رویکرد سازمانها به سمتBI است.

آنها به دنبال بهینهسازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعههای وابسته به خود میباشند.

امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایهگذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایهگذاری های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرمافزار و سختافزار کردهاند.

در اقتصاد امروزه که هزینهها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکتها از خود میپرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایهگذاری کردهایم؟» و اینکه «از این سرمایهگذاری چه سودی بردهایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایهگذاری درBI در حال افزایش است.

تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیمگیرندگان در حوزهIT نشان میدهد که از رشد سرمایهگذاری ۹/۱% در زمینهIT برخوردارند ولی ۴۵% آنها نیاز به خرید ابزارهایBI را دریافتهاند و برای آن اقدام میکنند.

چرا؟

دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها بهBI علاقهمند شدهاند.

اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.

در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است.

هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز میشود.

سازمانها و شرکتها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر میکنند.

اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است.

دلیل دیگر استفاده ازBI اقتصاد است.

بقای سازمانها و شرکتها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.

● کاهش هزینهها افزایش درآمدها در سازمانی کهBI در آن بکار گرفته میشود، مدیران میتوانند اطلاعات هزینهها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینهها چه هستند و تصمیمهایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند.

تغییرات آینده را پیشبینی کنند و برای مسائل خود راهحلی مناسب داشته باشند.

به منظور افزایش درآمد، شرکتها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند.

حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است.

اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید میکند.

معمولا ۲۰ درصد از مشتریان ۸۰ درصد سود شرکت را تامین میکنند.

شرکتها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید میسازند، حفظ نمایند.

باید بدانیدBI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد.

گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند.

این دانش به مدیران کمک میکند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند.

برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانالهای هزینهای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و.

مدنظر قرار گیرد.

نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت.

سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصههای اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیمگیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیمگیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و .

تکنولوژیBI راهحلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران میباشد که آگاهانه تصمیمگیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

● فرآیندBI در سازمانها و شرکتها فرآیندBI در سازمانها و شرکتها یک فرآیند پویا و تعاملی است.

این فرآیند با یک سوال شروع میگردد و پاسخهای سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم میشود.

این پاسخها امکان تصمیمگیری برای مدیران را فراهم میکند.

▪ برنامهریزی و هدایت مرحله برنامهریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیندBI عمل میکند.

در شروع متعاقب درخواستهای مدیران تصمیمگیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامهریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

▪ مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاههای اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمعآوری خواهند شد.

دادههای جمعآوری شده از دادههای خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفادهکننده اضافه نخواهند کرد.

این دادهها میبایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمیشود.

▪ پردازش اطلاعات در این مرحله دادههای جمعآوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید.

این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات(Load) میشود.

▪ آنالیز و تولید اطلاعات در این مرحله با استفاده از تکنیکهای پیشرفته از دادههای مجتمع شده، هوشمندی ایجاد میگردد.

سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانهای به سئوالات مدیران خواهد داد.

این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر میگردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد.

شکل زیر جزئیات فرآیندBI را نشات میدهد.

● خلاصه و جمع بندی در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکتها و سازمانها، ضرورت ایجاد یک پلاتفرم هوش سازمانی وجود دارد.

این سازمانها و شرکتها با استفاده از نرمافزارهای طراحی شده بر پایهBI میتوانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایههای اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند.

این ابزارها میتوانند برای همه اطلاعات و دادههای تولید شده در سازمان مورد بهرهبرداری قرار گیرند.

این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارشگیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند.

این ابزارها معمولا در محدوده سیستمهای عملیاتی بکار گرفته میشوند و مدیران استفاده موثری از آن نخواهند کرد.

استقرار پلاتفرم هوش سازمانی(BI) در شرکتها و سازمانها و استفاده از یک ابزار قوی راهحل ضروری برای آنها است.

در شمارههای بعدی با اینگونه ابزارها بیشتر آشنا خواهید شد.

Intelligence یا BI چیست؟

حمید خان‌زاده- دنیای کامپیوتر و ارتباطات هوش سازمانی (BI) یعنی «داشتن دانشی فراگیر از همه عواملی که بر سازمان موثر است.» داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، ارباب‌رجوع و ...) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و...) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارد هوش سازمانی است.

هوش سازمانی شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.

هوش سازمانی- مسیری که باید شرکت‌ها و سازمان‌ها طی کنند از یک مثال ساده شروع می‌کنم.

هر کس در یک شرکت تنها می‌تواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد.

اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمان‌ها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت.

در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا می‌گردد.

چه اتفاقی رخ می‌داد اگر هر چه که فروشندگان ERP و CRM و اکنون BI به شما وعده می‌دهند را، می‌داشتید؟

یعنی وعده دسترسی فوری به همه دادهای موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.

چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستید بی‌نهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت (Slice & Dice به عمل تجزیه اطلاعات به بخش‌های کوچک‌تر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیم‌گیری‌ها گفته می‌شود.) می‌نمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنش‌ها)، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجام می‌دادید؟

هوش سازمانی به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد و سعی و خطا بدست آورند.

ERP و CRM و سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند.

متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی به داده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها جزء اولویت‌های مدیران ارشد مالی Chief Financial Officer (CFO) در سال 2005 قرار گرفت.

BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید.

نه تنها افراد و کارمندان سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیم‌گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند.

اغلب بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟

BI بطور عام، ساختار و معماری ابزارهایی که برای راه‌حل‌های هوش سازمانی به روش سنتی در جهان وجود دارد، بر اساس تکنولوژی به نام OLAP یا همان (On-Line Analytical Processing) ساخته شده است.

اما OLAP رویکردی ضعیف به تحلیل‌های چند بعدی است.

بطور کل OLAP از مکعب‌هایی در مجموعه‌ای با ابعاد کوچک که در داخل آن داده‌هایی انتخاب شده‌اند استفاده می‌کند، ارتباطات بین ابعاد از قبل تعریف شده و همه ابعاد ممکن (یا جواب‌ها) از قبل محاسبه و پیش‌بینی شده است.

هنگامی که یک مکعب ایجاد می‌شود، یک واسط کاربر نهایی (User Interface) برای یک فرد واقعی پیاده‌سازی شده که تعامل با جواب‌های داخل مکعب داشته باشد.

فرض کنید در یک مکعب برای تحلیل فروش در یک سازمان مقدار فروش را بر اساس مناطق فروش، فروشنده (بازاریاب)، مشتری و ماه باشد.

زمانی که این مکعب فرضی ساخته می‌شود، نرم‌افزار مبتنی بر OLAP کلیه ترکیبات عناصر داده‌ها را محاسبه و ذخیره می‌کند، کاربر نهایی به این داده‌ها از طریق یک سری فرم‌ها مثلا Pivot Table ها تا انواع دیگر فرم‌ها دسترسی خواهد داشت.

در این مثال فرضی کاربر نهایی محدود به تحلیل در محدوده ابعاد از قبل تعریف شده مثل مناطق، نمایندگی‌ها، مشتری‌ها و ماه می‌باشد.

اگر کاربر بخواهد درباره فروش هفتگی، روزهای هفته یا محصولات فروخته شده (و یا صدها ترکیب دیگر از داده‌ها) اطلاعاتی کسب کند دیگر شانسی برای بدست آوردن آن ندارد، باید صبر کند که مکعب دیگری از اطلاعات مورد نیاز او ایجاد شود که این یعنی محدودسازی و کاهش بهره‌وری و اثربخشی برای تصمیم‌گیران آن سازمان.

OLAP برخی از قابلیت‌های تحلیل را فراهم می‌کند، اما یک رویکرد قدیمی است.

در حال حاضر انواع مختلف OLAP در بازار وجود دارد، مثل: Multi dimensional OLAP یا همان (MOLAP) و Relational OLAP یا همان (ROLAP) و غیره.

اما همه آنها همان نقاط ضعف را در پیچیدگی و عدم انعطاف‌پذیری دارند.

پیچیدگی، زمان توسعه و استقرار را افزایش می‌دهد و محدودیت‌هایی برای تطبیق با نیازهای کاربر ایجاد می‌کند.

و افزایش هزینه تغییرات در نیازمندی‌ها را در پی‌دارد.

عدم انعطاف‌پذیری قابلیت پاسخگویی به نیاز کاربر را در زمانی که کاربر به جواب نیاز دارد را کاهش می‌دهد.

بنابراین از دیگر معایب محصولات مبتنی بر OLAP، زمان و هزینه بر بودن آن را در بر دارد و استقرار آن در هیچ سازمان کوچک و بزرگی توصیه نمی‌شود، آنها برای استفاده بسیار پیچیده‌اند و نهایتا این رویکرد از نظر دانش‌اندوختگان مردود است.

چرا هوش سازمانی؟

چرا هوشمندی کسب‌وکار(Business Intelligence)؟

امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل BI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید.

این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند.

این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد.

این راه‌حل این امکان را به سازمان می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند.

امروزه سازمان‌های پیشتاز صحبت از ERP و CRM و....

نمی‌کنند، رویکرد سازمان‌ها به سمت BI است.

آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند.

امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

در یک دهه گذشته بسیاری از سازمان‌ها سرمایه‌گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند.

در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمان‌ها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده‌ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاری چه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری در BI در حال افزایش است.

تحقیقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم‌گیرندگان در حوزه IT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری 9/1% در زمینه IT برخوردارند ولی 45% آنها نیاز به خرید ابزارهای BI را دریافته‌اند و برای آن اقدام می‌کنند.

دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمان‌ها به BI علاقه‌مند شده‌اند.

هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود.

سازمان‌ها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند.

اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمان‌ها است.

دلیل دیگر استفاده از BI اقتصاد است.

بقای سازمان‌ها و شرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.

کاهش هزینه‌ها - افزایش درآمدها در سازمانی که BI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند.

تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند.

بمنظور افزایش درآمد، شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند.

اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید می‌کند.

معمولا 20% از مشتریان 80% سود شرکت را تامین می‌کنند.

شرکت‌ها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نمایند.

باید بدانید BI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد.

این دانش به مدیران کمک می‌کند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند.

برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و....

سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمان‌ها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و ...

تکنولوژی BI راه‌حلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

فرآیند BI در سازمان‌ها و شرکت‌ها فرآیند BI در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است.

این فرآیند با یک سوال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود.

این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند.

برنامه‌ریزی و هدایت مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند BI عمل می‌کند.

در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد.

داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد.

این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمی‌شود.

پردازش اطلاعات در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید.

این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات (Load) می‌شود.

آنالیز و تولید اطلاعات در این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد.

سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد.

این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد.

خلاصه و جمع بندی در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، ضرورت ایجاد یک پلات‌فرم هوش سازمانی وجود دارد.

این سازمان‌ها و شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای طراحی شده بر پایه BI می‌توانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند.

این ابزارها می‌توانند برای همه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند.

این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارش‌گیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند.

این ابزارها معمولا در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد.

استقرار پلات‌فرم هوش سازمانی (BI) در شرکت‌ها و سازمان‌ها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آنها است.

در شماره‌های بعدی با اینگونه ابزارها بیشتر آشنا خواهید شد.