دانلود مقاله نرم افزار اکسس (Access)

مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.

به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.

بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.

شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
- برای مطالعه این دوره آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی با محیط ویندوز و SQL داشته باشند.
- جهت نصب و اجرای نرم افزار های Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد:
- حداقل سیستم مورد نیاز کامپیوتری با پردازشگر PENTIUM 3 یا بالاتر
- میزان حافظه RAM بسته به سیستم عاملی که از آن استفاده می کند دارد
- سیستم عامل WINDOWS98
24 مگابایت MBحافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE که بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا می شوند
- سیستم عامل Windows Me یا Windows Nt 32 مگابایت حافظه RAM به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
- سیستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابایت حافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
- هارد دیسک
فضای حافظه هارد دیسک بسته به پیکر بندی انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشی برنامه OFFICE ممکن است فضای مورد نظر افزایش یا کاهش یابد
- 245 مگابایت از فضای آزاد موجود در هارد دیسک که 115 مگابایت از آن در محلی قرار داشته باشد که در سیستم عامل خود را در آن نصب نموده اید، 50 مگابایت فضا دیگر دیسک برای کاربرانی که از سیستم هایی به غیر از Windows 2000 و windows me استفاده می کنند.
- سیستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روی سیستم عامل هایی چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر می باشد
آشنایی با کاربرد Access
اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.

به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.


آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.

شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.

شناسایی اصول کار با Toolbars یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 ) با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.

در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3 سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4 شناسایی اصول کار با StatusBar قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند.

نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5 شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.

بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.

ساختار Access بر چیزی موسوم به object (شی) بنا شده است.

شی های اصلی: در محیط اکسس هر چیزی که یک نام داشته باشد یک شی تلقی می شود.

1- Table (جدول) 2- QUERY (پرس وجوها 3-Form (فرم ها) 4- Report (گزارشها) 5- Page (صفحه های دسترسی به داده ها) 6- Macros (ماکروها) 7- Modules (مدول ها) تشریح کلی بر اجزاء تشکیل دهنده DataBase Access (بانک اطلاعاتی اکسس) Table : جدول یکی از اجزاء اصلی بانک اطلاعاتی Access می باشد که با هدف اصلی هر جدول نگهداری اطلاعات می باشد و داده ها را شما در جدول وارد می کنید.

چگونگی طراحی و سازماندهی داده ها به شکل ستون ها و سطرها جدول را تشکیل می دهد.

بانک اطلاعاتی Access می تواند دارای یک یا چندین جدول باشد بگونه ای که با هم در ارتباط و تقابل باشند.در شکل Table0 شما می توانید این شی را ببینید.

در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی table وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Table1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Table وارد محیط Design View میشوید.

شکل Table2.

اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس Query :Query اساسا یک سئوال است و هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد و هر پرس و جو می تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاصی را دارا هستند انتخاب کند، پرس و جوها را می توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر آماده نمود.

با استفاده از پرس و جوها می توان رکودهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد و تغییر داد یا حذف کرد.

همچنین می توان برای پی ریزی فرمها، گزارشات و صفحات دسترسی به اطلاعات از نتایج پرس و جوها استفاده نمود.

زبان قابل برنامه نویسی در پرس و جو،SQL می باشد.در شکل query0 شما میتوانید این شی و نماهای ان را ببینید.

در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی Query وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Query1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Query وارد محیط Design View میشوید.

شکل Query2.

اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس Form: متداولترین روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمایش داده ها می باشد.

فرمها برای سفارشی کردن نمایش داده هایی که برنامه شما از پرس و جو ها یا جداول ها استخراج می کند می باشد به عبارتی فرم شامل پنجره ایی است که امکان اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها را در اختیار قرار می دهد.

با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید .شکل form1 .

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Form وارد محیط Design View میشوید.

شکل Form2.

Report: گزارش شی است برای قالب بندی.

محاسبه و چاپ و خلاصه کردن اطلاعات انتخاب گزارشها می توانند براساس جداول، پرس و جوها باشند قابلیت گزارش چاپ داده هاست.

همچنین گزارشها را می توان براساس چند جدول و یا پرس و جو تهیه نمود تا رابطه بین داده ها را نشان دهد.در شکل Report0 شما پنجره شی Report و نماهای آن را می توانید مشاهده کنید.

اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی Data Access page: این صفحه شی است که نمایش و ویرایش را تحت internet explorer ماکروسافت تسهیل می بخشد.

این صفحه کاربران را قادر می سازد که از طریق اینترنت با اینترانت اطلاعات موجود در پایگاه داده ها را مشاهده و ویرایش نمایند.

کار با این صفحات بسیار شبیه کار بر روی یک جدول یا فرم در Access می باشد.

با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید .شکل page1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Page وارد محیط Design View میشوید.

شکل page2.

Macros: ماکروها به خود کار(Automatic)کردن کارها تکراری، بدون نوشتن برنامه های پیچیده یا فراگیری یک زمان برنامه نویسی کمک می کند در واقع ماکروها یکسری عملیات هایی هستند که در واکنش به یک رویداد مشخص اجرا می شوند.

مانند کلیک بر روی یک دکمه برای بسته شدن یک فرم و غیره، واکنش نشان می دهد.

نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنید.شکل Macro 0 .

در صورت انتخاب Run از پنجره شی Macro به نمای اجرا ماکرو میروید .

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Macro وارد محیط Design View میشوید.

شکل Macro2.

Modules: محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه نویسی، محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی است در این شی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک استفاده می شود.

مدول حاوی روال هایی سفارشی می باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را می دهد در صورتی که این قابلیت در ماکروها موجود نبود هر مدول حاوی توابعی می باشد که از هر جای برنامه قابل فراخوانی است و می تواند نسبت به رویدادهای موجود روی یک فرم و یا گزارش وابسته واکنش نشان دهد.همچنین برای انجام فعالیتهای پیچیده ای چون بازکردن یک صفحه گسترده برنامه exell وغیره.......

،استفاده نمود.پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Modules وارد محیط Design View میشوید.

شکل Modul2.

شناسایی اصول کار با محیط ACCESS تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی: پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.

به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای(Database) ایجاد نمود: 1.

Blank Database 2.

Database Wizard ابتدا create a new file را انتخاب کرده و سپس می توان از blank data base ،از قسمت new فایل access را با طراحی تمام اجزاء توسط کاربر انجام داد و یا اینکه با انتخاب on my computer از الگوهای طراحی شده به صورت wizard استفاده نمود.

در Wizardها بخشی از object ها طراحی شده و کاربر کافی است با تغییراتی آن را برای کار خود استفاده نماید.

Blank DataBase در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable و غیره قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد.

برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد 1.

Open(نمای ورود داده) 2.

Design(نمای طراحی) 3.

New(ایجاد شئ جدید) Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند: 1.

Run(اجرا) 2.

Design 3.

New Report شامل: 1.

Preview(پیش نمایش) 2.

New با انتخاب blank data base مرحله file new data base فعال می گردد که در این قسمت نام فایل و مسیر فایل را می توان مشخص نمود.

پیش فرض برنامه برای نام db1 و یا db…… می باشد.

و مسیرپیش فرض آن my document که خود برنامه فایل ساخته شده را در این مسیر شما با کاربرد نرم افزار Access آشنا شدید و با اجزاء تشکیلتوانایی ایجاد یک بانک اطلاعاتی در این فصل می اموزید چگونه می توان جدول ایجاد نمود با تعریف داده ،فیلد و رکورد آشنا میشویدو با خصوصیات محیط طراحی و محیط ورود داده آشنا میشوید.

برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی همانگونه که در قسمت شناسایی اصول کار با محیط ACCESS گفته شد ابتدا یک فایل با نام مورد نظر می سازید .حال برای تکمیل این بانک اطلاعاتی باید یکی یکی اشیا موجود برای ایجاد بانک اطلاعاتی را بسازیم که اولین و مهمترین انها جدول می باشد ،قبل از آشنایی و ساختن جداول باید با تعاریف و اصطلاحات لازم اشنا شد .

تعریف داده (Data): هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

تعریف فیلد(Field) : به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

تعریف Rcord : به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

به شکل زیر توجه کنید ما در این جدول 4 ستون داریم که فیلدهای ما را تشکیل میدهد،کد پرسنلی یکی از فیلدها میباشد و اطلاعات در سطر که مشخصات یک فرد میباشد رکورد را تشکیل می دهد.

.

اشنایی با خواص مربوط به جداول و فیلدها برای ساخت جدول روی گزینه New مطابق شکل زیر کلیک کرده تا گزینه های زیر ظاهر شود.هر کدام از گزینه های زیر یک روش برای ساخت جدول می باشد ،که با توجه به نوع اطلاعات و راحتی و سرعت کارتان یکی از اینها را می توانید انتخاب کنید.مراحل زیر را دنبال کنید تا با هر یک از این شیوه های ساخت جدول اشنا شوید.

1.

DataSheet View 2.

Design View 3.

Table Wizard 4.

Import Table 5.

Link Table DataSheet View : در این روش محیط را به شکل یک صفحه گسترده یا با فرمت جدولی نمایش می‌دهد.ستونها نماینگر فیلدهای موجود در جدول هستند.

که از Field 1 تا Field 10 در آن موجود می‌باشد .شما در این روش با Rename Column کردن نام این فیلدها و وارد کردن نام فیلدهای مربوطه می توانید جدول خود را بسازید.برای اینکار ابتدا فیلد را انتخاب سپس از منو Format گزینهRename Column را انتخاب کنید و یا اینکه روی فیلد مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Rename Column را انتخاب کنید .

مزیت این روش این است که شما میتوانید هم فیلدها را بسازید هم رکورد ایجاد کنید .از معایب ان نیز این است که شما در این روش نوع دادها و خصوصیات فیلدها را نمی توانید تغییر دهید.

دراین روش شما می توانید از جداول از پیش طراحی شده برای ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزینه‌های زیر موجود است: 1.

Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو مورد A.

Business B.

Personal قابل انتخاب می‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.

2.

Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.

3.

Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند.

4.

NEXT 5.

در این مرحله نام برای جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فیلد کلید اصلی برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.

برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .

6.

NEXT 7.

در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود: أ‌.

اجرا در نمای ورود داده Enter date directly into design ب‌.

اجرا در نمای طراحی the table design Modify ت‌.

اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان Enter date into the table using a form the wizard creates for me.

گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود.و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.

Design View در این روش می توانید جدولی بسازید که خود ساختار جدول ، فیلدها و خصوصیات ان را تنظیم نمودو مشاهده نمایید نمای طراحی از دوقسمت بالا و پایین تشکیل شده که شامل گزینه‌های زیر می باشد.

در قسمت اول پنجره طراحی داریم: 1.

Field Name 2.

Data Type 3.

Description قسمت دوم شامل Field Properties می باشد که خود شامل دو بخش است: 1.

General 2.

Look Up • Field Name: امکان نام گذاری برای فیلدها را امکان پذیر می‌سازد.در قسمت های بعدی با قواعد نامگذاری ان اشنا میشوید.

• Description : شما میتوانید برای راهنمایی کاربران توضیحاتی درباره فیلد مد نظرتان بدهید.نتیجه انچه بعنوان توضیح نوشته اید در نمای ورود داده در قسمت StatusBar قابل مشاهده می باشد البته باید ستون نام ان فیلد انتخاب باشد.

• Field Properties : متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد و یا تنظیم نمایید .

برای درک این مطلب باید قسمتهای اینده را بررسی و دنبال کنید.

برای ساخت جدول از طریق Design View شما باید با نوع دادهData Type و سایر خصوصیات آشنا شوید بنابراین مراحل بعدی را دنبال کنید تا توانایی ایجاد جدول را با استفاده از این روش بدست اورید شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها،اندازه انها و فرمت انها قواعد نامگذاری فیلدها: 1.

نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد 2.

حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.

در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ?

,!

, ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.بعبارتی دیگر یک واحد سنجش می باشد برای فیلدهای ما بطور مثال ما برای خرید پارچه از واحد متر استفاده می کنیم و میگویم 3 متر از پارپچه A بده و یا به کسی که ادرس می پرسد می گوییم 100 متر باید حرکت کنی بنابراین نتیجه میگیریم که نوع داده ،مشخص میکند هر فیلدی چه دسته از داده ها را شامل میشودو از چه نوعی است.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد: Text: وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که متنی باشد از این نوع داده استفاده میشود.این نوع داده شامل حرف و عدد است که محدوده ان از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.مثل فیلد FirstName ،LastName ،غیره Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.این نوع داده مانند نوع داده Text میباشد با این تفاوت که برای فیلدهایی استفاده میشود که چند خطی هستند و تعداد کارکترهای انها بیش از 255 کارکتر است.مثل فیلد Note و غیره Number : وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که رقم و عددی باشد ازنوع داده عددی استفاده می کنیم کاربرد ان این است که برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.مثل فیلد NomreDarss و غیره Date/Time : وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت نمایش تاریخ و زمان را داشته باشد ازنوع داده Date/Time استفاده می کنیم .مثل فیلد BirthDate و غیره Currency : وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت دریافت مقادیر پولی را داشته باشد ازنوع داده Currency استفاده می کنیم .مثل فیلد UnitPrice و غیره AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.یعنی با انتخاب این نوع داده به طور اتوماتیک ارقام ایجاد میشود.اصولا فیلدهای که با نام کد پرسنلی ،کد دانش اموزی و غیره از این نوع داده استفاده میشود.

Yes/No : این نوع داده برای فیلدهایی که می خواهیم به صورت گزینشی باشد استفاده میشود.مثلا فیلد جنسیت که جواب ان بله یا خیر می باشد.

OLE Object : کلیه برنامه‌های کاربردی که ole(object link embaded) را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.در فصول بعدی در قسمت ارتباط و لینک برنامه Access با سایر برنامه های تحت Office کاربرد این نوع داده توضیح داده شده است.

HyperLink : کلیه سندها ،آدرسهاو صفحات Web را نگهداری می‌کند.

در فصول بعدی کاربرد ان توضیح داده شده است.

LookUp Wizard: امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود .

از Table or Query ابتدا در نمای طراحی فیلد مورد نظر را که از نوع داده text یا number می باشد را انتخاب کرده و سپس روی همان نوع داده ، نوع داده lookup wizard را انتخاب می کنیم .

در این مرحله با استفاده از جدول یا پرس و جوی مدنظر می توان look u p را طراحی نمود .

در این مثال ابتدا فیلد sex (جنسیت) انتخاب شده است و ازجدول table 1 می خواهیم برای lookup استفاده کنیم.

در این مرحله فیلد table1 که می خواهیم به عنوان لیست lookup قرار گیرد را انتخاب می کنیم.

در صورتی که بخواهیم میتوانیم لیست را به صورت مرتب شده صعودی و یا نزولی مرتب کنیم.

که در زیر به صورت صعودی نمایش داده شده است.

در این مرحله یک نام برای فیلد lookup داده شده و با تائید کاربر، لیست look u p تشکیل می گردد.

نتیجه ایجاد lookup (ایجاد لیست برای فیلد جنسیت) در نمای ورود داده data sheet view قابل مشاهده می باشد.

2.ایجاد مقادیر توسط کاربر بقیه مراحل مانند ایجاد lookup با استفاد ه از روش TABLE و یا query می باشد.

در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد سایز فیلد برای داده های عددی و متنی Field Size : منظور از سایز فیلد همان Field Size است.

نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

نوع داده Text : Field size:50 مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر، کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

نوع داده Number : این نوع داده دارای فیلد سایز با محدوده های متفاوتی می باشد .مراحل زیر را دنبال کنید تا با این فیلد سایز آشنا شوید.Autonumber دارای فیلد سایزی مشابه Number میباشد.

قالب نمایش برای فیلدها Format : نحوه نمایش و قالب بندی داده های وارد شده توسط کاربر را کنترل می‌کند.

فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد: Text : Number,Autonumber,Currency : Date/Time Yes/No فرمت آن به صورت زیر می‌باشد استفاده از Input Mask این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد: 0 : احتیاج به عدد است.بعبارتی دیگر وقتی بخواهیم کاربر فقط بتواند داده های رقمی وارد کند و همچنین الزاما داده وارد کند از این فرمت می توان استفاده نمود .

مثال: فیلدی را با نام وزن محصول ایجاد کنید و نوع داده ان را Number قرار دهید حال: Input mask:000 قرار دهید .وقتی که وارد نمای ورود داده میشوید شما باید الزاما یک وزن با سه رقم وارد کنید مثلا 123 ،456 و غیره 9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.این مورد مانند کارکتر 0 است با این تفاوت که الزاما نباید رقم وارد شود اختیاری است.مثال بالا را با این کاراکتر امتحان کنید.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست L :احتیاج به حرف است.مثلا برای فیلد نام که از نوع داده text استفاده شده کافیست مقدار Input mask:LLLLL وارد کنید بنابراین الزاما باید داده وارد شود برای نام و باید حتما 5 کارکتری باشد مثل نام سعیده و غیره ?

:حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.مانند مثال بالا اما الزامی نیست اختیاری است داده وارد کردن.مثال بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

A :احتیاج به حرف یا عدد است.این کارکتر برای نوع داده Text قابلیت دارد.نحوه بکار بردن ان مانند موارد گفته شده می باشد.این کارکتر را برای فیلد کد محصول بررسی کنید.بطور مثال در Input mask:AAAA را وارد و نتیجه را بررسی کنید.

a :حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.مثال بالا را با این کارکتر بررسی کنید.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است.مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست.

مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

?????

وقتی وارد نمای ورود داده فیلد میشوید با وارد کردن یک نام 5 کارکتری یا کمتر آن نام را با حروف بزرگ نمایش میدهد.لازم به توضیح است که روی فیلدهای انگلیسی اجرا میشود حروف بزرگ.

!

:باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند \ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.یعنی اگر بخواهیم یک مقداری عینا نمایش یابد قبل از آن کارکتر از این علامت استفاده میشود.مثلا در فیلد کد محصول وارد کنیم Inputmask:\a???Aدر نمای ورود داده این مقدار را وارد کنید برنامه میپذیرد و مقدار a را به طور ثابت در همه رکوردها نمایش می یابد.مثلا aksh3 یاadfg7 یا aermz و غیره نکته :معادل کارکتر \ می توانید از علامت نقل قول(“ “) استفاده کنید.

Inputmask:”a”???A تعیین مقادیر پیش فرض برای فیلدها • Default Value : شما می توانید با این خصوصیت برای فیلد طراحی شده خود یک مقدار به صورت پیش فرض تعریف کنید.

به طور مثال فیلد شهر با نوع داده Text را در نظر بگیرید و خصوصیت Default Value:esfahan قرار دهید .در نمای ورود داده هرگاه رکورد جدیدی ایجاد شود شما مقدار esfahan را در ستون فیلد نام شهر می بینید،شما میتوانید این مقدار پیش فرض را پذیرفته و یاحذف و مقدار جدیدی وارد کنید.

• Rule Validatin : خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.

برای مثال شما می خواهید فیلد کشور فقط نام کشور ایران و یا آلمان را از کاربر دریافت و لا غیر ،پس ابتدا خصوصیت Validation Rule:"Iran" or "German" را برای این فیلد وارد کنید در نمای ورود داده وقتی می خواهید برای این فیلد داده وارد کنید اگر غیر از این دو کشور کشور دیگری وارد شود ، نمی پذیرد و پیغام خطا می دهد.

انواع عملگرها عملگرهای مقایسه‌ای : 1.

> علامت بزرگتر 2.

= علامت مساوی 4.

=> علامت کوچکتر و مساوی 5.

= 6.

علامت مخالف عملگرهای منطقی: 1.

And این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط درست باشد.

Or این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها درست باشد.

Xor این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها غلط باشد.

Not این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط غلط باشد.

5.

….

Between ….And این شرط محدوده ایی از مقادیر را تعیین میکند.مثلا نمرات بین 15 تا 20 کافیست در این شرط بنویسیدValidation Rule:Between 15 And 20 بنابراین فقط نمرات بین این محدوده را دریافت میکند.

این عملگر ها برای شرط گذاری روی این خصوصیت مطابق مثال فیلد کشورکاربرد دارد در مثالهای بالا با انواع کاربردهای ان اشنا شده و می توانید بکار ببرید • Validation Text : درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید) • Required : در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده ،پیغام اخطار می‌دهد.

به طور مثال اگر این خصوصیت را برای فیلد نام خانوادگی روی مقدار Yes تنظیم کنید ، در نمای ورود داده اگر کاربر ستون این فیلد را خالی گذارد و ان سطر را پر کند هنگامی که می خواهد سراغ رکورد بعد برود پیغام خطا مبنی بر اینکه این فیلد نمی تواند خالی باشد می دهد و تا زمانی که مقدار ندهید به شما اجازه ورود داده نمی دهد.

شناسایی اصول کار با شاخص ها شناسایی اصول کار با رابطه ها ، فیلدهای کلیدی و ایندکسها (شاخص ها) دلیل استفاده از ارتباطات بین جداول این است که از ورود داده های تکراری بی مورد و شلوغی بانک اطلاعاتی جلوگیری شود.لذا هر بخش از اطلاعات مرتبط را در یک جدول سازماندهی مینماییم.به طور مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی را در نظر بگیرید حداقل 2 جدول ، یکی مشخصات دانش اموز و دیگری مشخصات دروس لازم است برای اینکه مشخص شود هر دانش اموزی چه دروسی دارد باید بین این دو جدول ارتباط برقرار کرد.در برقراری ارتباط باید فیلدی انتخاب شود که نماینده برقراری این ارتباط شود پس باید این فیلد شاخص باشد،یعنی Index گذاری شود.همچنین این فیلد باید کلید اصلی شود (primary key).

کلید اصلی: کلید اصلی ،داده های شما را با مشخص کردن رکوردها به صورت یکتا سازماندهی می کند.کلید اصلی فیلد خاصی از آن جدول است.

پس می توان نتیجه گرفت که فیلدی که کلید اصلی میشود خاصیت یکتایی و منحصر بفرد بودن دارد و تکرار پذیر نیست.بنابراین بدانید فیلد هایی باید به عنوان کلید اصلی انتخاب شود که یکتا باشد مانند کد دانش اموز در جدول مشخصات دانش اموز ،کد محصول،کد سفارش،کد مشتری و غیره....فیلدی مثل نام ،نام خانوادگی نمی توانند کلید اصلی شود زیر نامها و نام خانوادگی های مشابه وجود ارتباط بین جدولها - Tables سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد: 1.

ارتباط یک به چند 2.

ارتباط یک به یک 3.

ارتباط چند به چند برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.