طراحى فراروندى است که کاملاً به شخص طراح بستگى دارد.
سازماندهى.
طراحى سازماندهى است.
در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود.
منابع مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است.
منابع سیستم، مجموعه عوامل داخلى یا خارجى است که فعالیت سیستم با استفاده از آنها انجام مىشود.
حل یک مسئله بزرگ از حل صدها مسئله کوچکتر تشکیل مىشود.
طراحى باید مستقل از خصوصیات فردى و موارد غیر ثابت در سیستم انجام شود.
سادهترین بخش فعالیت تجزیه و تحلیل سیستمها است.
براى انجام طراحى یک سیستم سازمانى - انسانى، تحلیلگر و طراح باید از ماهیت، روشها و ابعاد طراحى سیستم با اطلاع باشند.
در این بخش، مختصراً سعى در معرفى ماهیت طراحى سیستم، بیان روشهاى طراحى، و شناسائى ابعاد طراحى داریم.
بیان طراحى در یک بخش جداگانه و بصورت مجزا از بخش دوم (تجزیه و تحلیل سیستم)، به معناى جدا بودن این دو مبحث نیست.
بلکه طراحى بخشى از فراروند تجزیه و تحلیل سیستم است.
تنها به دلیل تنوع و پیچیدگى و حجم زیاد مباحث آن، این تفکیک صورت گرفته است.
طراحى چیست؟
این اولین سئوالى است که شما از خود مىپرسید.
آیا طراحى همان نقاشى است؟!
آیا طراحى یعنى نقشه کشى؟!
حتماً میدانید که اینطور نیست.
پس این فعالیت عجیب و غریب چیست که ما دائماً از آن صحبت مىکنیم؟
براى شناختن مفهوم طراحى ابتدا لازم است تا عواملى را که در فراروند طراحى وجود دارند بشناسیم.
این عوامل عبارتند از :
توجه به این نکته ضرورى است که بحث ما پیرامون کلمه طراحى، تنها از دیدگاه طراحى سیستمهاى سازمانى - انسانى انجام مىشود، در حالى که این کلمه، کاربرد وسیعى در علوم و زمینههاى مختلف، بخصوص در زمینههاى مهندسى دارد.
طراح.
شخصى که فراروند طراحى را انجام مىدهد.
شاید فراروندى مانند آشپزى چندان به آشپز مربوطه بستگى نداشته باشد، بلکه اصل دستورالعمل و مواد پخت غذا است.
یعنى اگر چند آشپز مختلف، با استفاده از مواد یکسان، دقیقاً دستورالعمل پخت یکسانى را انجام دهند، غذاهاى پخته شده مشابه خواهد بود (به لفظ دقیقاً توجه کنید).
اما طراحى چنین خصوصیتى ندارد.
یعنى اصولاً دستورالعمل واحد و قطعى براى آن وجود ندارد.
وقتى یک دستورالعمل براى کشیدن یک تابلو نقاشى توسط افراد مختلف اجرا مىشود، نقاشىهاى حاصله احتمالاً (یا قطعا) شبیه هم نخواهد بود.
زیرا افکار و روحیات هر فرد، در کشیدن آن نقاشى نقش موثرى را ایفا مىکند.
به همین ترتیب نیز طراحى یک سیستم با توجه به افکار، سلایق و روحیات شخص طراح شکل مىگیرد.
دو طراحى براى یک سیستم واحد که توسط دو نفر مختلف انجام شود کاملاً با هم متفاوت خواهند بود.
از همین رو، توجه به اینکه چه کسى کار طراحى را انجام مىدهد و میزان خلاقیت، ابتکار، تجربیات و توانائیهاى فکرى وى، در کیفیت طراحى ارائه شده بسیار موثر است.
سازماندهى.
در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود.
فرمانده یک ارتش، در سازماندهى آن، محل استقرار لشگرهاى تحت امر خود را مشخص مىکند و تعیین مىکند که هر یک از لشگرها چگونه باید در عملیات جنگى عمل کنند و هر یک چه وظیفهاى دارند.
همچنین وى مشخص مىکند که هر یک از لشگرها و گردانها چگونه با لشگرها و گردانهاى دیگر در ارتباط باشند.
در طراحى یک سیستم نیز طراح، عناصر، اجزاء، پرسنل، منابع، فراروندها و سایر عوامل موجود در یک سیستم را سازماندهى مىکند و مشخص مىکند که هر یک در چه موقعیت فیزیکى یا منطقى باید قرار گیرند.
اهداف سیستم
طراحى بر اساس اهداف سیستم انجام مىشود.
به عبارت دیگر طراحى باید بصورتى انجام شود که سیستم طراحى شده به اهداف خود دست یابد.
اهداف سیستم در هنگام تعیین نیازهاى سیستم در فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید تعیین مىشود.
منابع.
مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است.
طراحى دو سیستم با نیازها و خصوصیات کاملاً مشابه، ولى با منابع متفاوت، مىتواند باهم داراى تفاوتهاى اساسى باشد.
وقتى مىخواهید براى یک مسافرت در تعطیلات برنامهریزى کنید، در دو حالت زیر از دسترسى به منابع، دو طرح کاملاً متفاوت ارائه خواهید کرد :
حالت اول - 100000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى مناسب دارید، اداره شما یک آپارتمان با تمام امکانات در شهر مورد نظر در اختیار شما قرار مىدهد.
حالت دوم - 20000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى ندارید، بلیط قطار پیدا نمىشود، هتلها و مسافرخانههاى ارزان قیمت در دو ماه اخیر جاى خالى ندارند.
فراروند طراحى، مبتنى بر منابع موجود انجام مىشود بنا بر این در هنگام طراحى باید منابع مشخص شده باشد.
فراروندها.
در طراحى، فراروندها و فعالیتهائى که در سیستم باید انجام شود، مشخص مىشود.
فراروندهائى که باید انجام شوند تا سیستم به نحو مطلوب عمل کند و به اهداف خود دست یابد.
در یک سازمان، از کوچکترین فراروند نظیر ارسال یک نامه از یک واحد به واحد دیگر گرفته تا فراروندهاى پیچیده نظیر فراروند خرید (شامل درخواست خرید و استعلام، خرید، عملیات انباردارى، عملیات حسابدارى خرید) در هنگام طراحى مشخص مىشود.
خروجىهاى سیستم.
باید مشخص شود که سیستم چه خروجىهائى را باید ارائه کند.
ورودىهاى سیستم.
براى دستیابى به خروجىها باید چه چیزهائى به سیستم وارد شود؟
عناصر موجود در سیستم.
در هنگام طراحى باید مشخص شود، چه عناصرى در سیستم باید وجود داشته باشند و هر یک داراى چه خصوصیتى هستند؟
روابط بین عناصر.
چه ارتباطى بین عناصر موجود در سیستم وجود دارد؟
محیط.
طراحى هر سیستم با توجه به محیط انجام مىشود.
باید عوامل محیطى و محدودیتها و شرایطى که سیستم باید در آن شرایط فعالیت کند، در طراحى در نظر گرفته شوند.
بنا بر این، باید محیط سیستم کاملاً شناسائى شده باشد.
طراحى باید به نحوى انجام شود که نه محیط مشکلى براى فعالیت سیستم ایجاد کند و نه سیستم محیط را دچار مشکل کند.
با توجه به این عواملى که براى طراحى ذکر شد، تعریف ما از طراحى عبارت خواهد بود از :
سازماندهى و تعیین عناصر سیستم و روابط آنها، منابع و فراروندها در جهت استحصال خروجىها از ورودیها، در تقابل با محیط، در جهت دستیابى به اهداف سیستم، با توجه به سلایق، دیدگاهها، تفکر، خلاقیت و هنر طراح.
و در یک تعریف مختصر و خلاصه:
سازماندهى عناصر سیستم در محیط، براى دستیابى به اهداف، توسط طراح.
"سازماندهى عناصر سیستم در محیط، براى دستیابى به اهداف، توسط طراح." طراح کیست ؟
با توجه به اینکه در تعریف طراحى، بر خصوصیات و توانائیهاى طراح تاکید شده بود و سلائق و افکار و خصوصیات وى مستقیماً بر طراحى انجام شده نقش موثرى را خواهد داشت، چه کسى مىتواند یک طراح خوب باشد؟
یک طراح خوب کیست؟
شخصى مىتواند فراروند طراحى را انجام دهد که یک هنرمند باشد.
یک هنرمند باید خصوصیات فوق الذکر را دارا باشد (یک هنرمند در زمینه طراحى سیستمهاى سازمانى - انسانى).
فراروند طراحى نکته مورد توجه در مورد پارامترها آنست که پارامترها معمولاً به عنوان بخشى از محیط سیستم در نظر گرفته مىشوند.
مثلاً در یک سازمان ادارى، ساعتکار، زمان پیک کارى، تعداد مراجعان و امثال آن جزء پارامترها محسوب مىشوند و در مستندات سیستم موجود و یا نیازهاى سیستم جدید درج شدهاند.
طراح با دانستن عوامل فوق الذکر و در نظر گرفتن اهداف سیستم جدید، و نیز دانستهها، معلومات، تجارب و خلاقیت خود، تجسمى از سیستم را در ذهن خود ایجاد مىکند و بر اساس آن، طرحى از سیستم ارائه مىکند طراح طرح ارائه شده را با اهداف، نیازها، معیارها، محیط، محدودیتها و منابع محک مىزند و کارائى آن را مىسنجد.
اگر طرح ارائه شده با این موارد تطابق نداشته باشد، طراح اصلاحاتى در آن اعمال مىکند و مجدداً آن را با همان موارد محک مىزند.
این چرخه آنقدر ادامه پیدا مىکند که طرح ارائه شده از تمام جنبهها قابل قبول باشد.
روش عمومى حل مسئله طراحى یک فراروند حل مسئله و تصمیمگیرى است.
در اینجا باید تفکیکى بین حل مسئله و تصمیمگیرى قائل شد.
حل مسئله فراروندى است که راهحلهاى ممکن براى ایجاد سیستم.
وقتى مىخواهید به تعطیلات بروید، با توجه به بودجه، مدت مرخصى، وضعیت آب و هوا و....
ممکن است چند امکان وجود داشته باشد.
وظیفه طراح، یافتن راهحلهاى ممکن است.
اما اینکه کدامیک از راهحلها انتخاب شود، فقط بر عهده طراح نیست.
تمام اعضاء خانواده شما در این باره نظر خود را اعلام مىکنند و ممکن است انتخاب نهائى توسط همسر شما انجام شود.
در سازمان نیز طراح، بهترین راهحلها و مواردى که درصد موفقیت آنها بیشتر از سایر راهها است، تعیین کرده و در یک مجموعه انتخابى به مدیریت ارائه مىکند.
مدیریت در نهایت ممکن است راهحل مناسب را از بین راهحلها انتخاب کند البته در برخى از موارد نیز طراح با توجه به راهحلهاى موجود ممکن است لزومى به اینکار نبیند و خود راساً به تصمیمگیرى اقدام کند.این موضوع بستگى به شرایط و - در چنین مواردى طراح باید عواقب مسئله را نیز مد نظر داشته باشد و از اقدام خود مطمئن باشد.
براى حل مسئله باید از روشى سازمان یافته و مشخص استفاده کرد.
طراح ابتدا با مسئله پیچیدهاى سروکار دارد که لازم است تا اجزاء آن مشخص شود.
تنها مشخص کردن اجزاء کافى نیست، بلکه رابطه بین اجزاء و ساختمان آن نیز باید مشخص شود.
پس از آن طراح مىتواند براى هر یک از اجزاء مسئله، راهحلى را مشخص کند.
تصمیمگیرى در انتخاب راهحل مناسب در این نقطه انجام مىشود.
طراح ممکن است براى حل زیر مسئله E، چند راه مختلف ارائه دهد و یکى از آنها توسط مدیریت به عنوان راهحل E انتخاب شود.
اما راهحلهاى مطرح شده هنوز سازمان نیافتهاند و هر یک به صورت مجزا براى حل هر یک از اجزاء سیستم کاربرد دارند.
باید راهحلها بهگونهاى با هم ترکیب شوند که حل کل مسئله ممکن شود.
براى اینکار طراح همان فراروندى را که براى شکستن مسئله انجام داده بود به صورت معکوس طى مىکند.
یعنى با سرهم کردن راهحلها و تعیین ساختمان راهحل، راه حل پیچیده را براى حل مسئله پیچیده ایجاد مىکند.
باید توجه داشت که ساختمان راهحل، لزوماً همانند ساختمان مسئله نیست.
ولى باید با آن تطابق داشته باشد.
با جمع بندى مطالب بیان شده، روش عمومى حل مسئله، همانطور که در فصل هفتم نیز مطرح شد، در مراحل زیر خلاصه مىشود: 1- تعیین مسئله به صورت واضح و شناسائى و رفع نکات مبهم.
به گونهاى که اگر مسئله را براى شخص دیگرى توضیح دهید، به سادگى متوجه شود.
2- تفکیک مسئله بزرگ به مسئلههاى کوچکتر، تا حدى که مسائل کوچک حاصله به سادگى و بدون هیچ ابهامى قابل حل باشند.
3- تجزیه و تحلیل مسئله در حالتهاى احتمالى ممکن.
4- بررسى و ساده کردن راهحلها و حالتهاى مشابه و متضاد، براى حذف برخى حالتهاى ممکن.
5- برسى اهمیت هر یک از راهحلها و خصوصیات آنها و مزایا و معایب هر یک.
6- انتخاب بهترین راهحل.
7- راهحل انتخاب شده براى مسائل کوچک را در حل مسئله سطح بالاتر بکار ببرید و در صورت لزوم مجدداً راهحل مسئله کوچکتر را مورد بررسى و تغییر قرار دهید تا با راهحل مطرح در سطح بالاتر سازگار باشد.
چگونگى طراحى طراح باید در هنگام طراحى، موارد زیر را مشخص کند: نقاط تصمیمگیرى.
نقطه تصمیمگیرى نقطهایست که در آن یک فرد یا یک مکانیزم خودکار باید به عنوان واکنش در مقابل اطلاعات ورودى، تصمیمگیرى نماید.
نقاط تصمیمگیرى نقاط کلیدى یک سیستم هستند.
تشخیص ضرورت و اولویت، تامین اعتبار، کنترل کیفى کالا نقاط تصمیمگیرى هستند.
نقاط کنترل.
نقاط کنترل نقاطى هستند که کنترل عملکرد فعالیتها و عناصر موجود در سیستم در آن نقاط قابل انجام است.
مثلاً هنگام تحویل کالا به درخواست کننده در یک سیستم انباردارى، مىتوان وضعیت کالاى تحویلى و هویت فرد تحویل گیرنده را کنترل نمود.
بنابر این، نقطه تحویل کالا یک نقطه کنترل است.
معمولاً در تمام نقاط تصمیمگیرى، کنترل نیز اعمال مىشود.
مثلاً در همان کلیه نقاط چهارگانه تصمیمگیرى، نقطه کنترل نیز هستند.
اما علاوه بر آن، کنترل مىتواند در بخشهائى غیر از نقاط تصمیمگیرى نیز انجام شود.
(همانند همان نقطه تحویل کالا به درخواست کننده).
سلسله مراتب اجزاء و عناصر سیستم و ارتباط بین اجزاء.
اولویتها.
طراح باید مشخص کند که در سیستم مورد نظر چه چیزهائى داراى اولویت بیشترى هستند.
مثلاً : وقت انسان بر وقت کامپیوتر ارجحیت دارد، یا وقت ارباب رجوع ارزش بیشترى تا وقت پرسنل دارد، وقت متخصص بر وقت غیر متخصص داراى ارجحیت است، صرفهجوئى در هزینه بیشتر از سرعت انجام کار اهمیت دارد.
وظایف غیر ضرورى و تکرارى.
طراح باید مشخص کند که چه کارهائى لازم نیستند و یا اینکه چه کارهائى بصورت تکرارى انجام مىشوند و مىتوانند حذف شوند.
کوششهاى بى جهت.
بسیارى از اوقات، فعالیتهائى که در یک سازمان پیرامون یک عمل خاص انجام مىشود، جهتگیرى و هدف مشخصى ندارند.
مثلاً در یک سازمان، فرمهاى مختلفى پیرامون صدور مجوز تکمیل و بایگانى مىشوند.
اما معلوم نیست که این فرمها چگونه استنتاج مىشوند و چگونه مورد بررسى و دستیابى قرار مىگیرند و اصلاً کجا از این اطلاعات استفاده مىشود.
وظایف نامربوط.
برخى از فعالیتها که توسط یک واحد انجام مىشوند، از وظایف واحد دیگرى است.
طراح باید چنین مواردى را بیابد و در طراحى بگونه مناسب آنرا اصلاح کند.
مراحل و چگونگى فراروند خرید در یک سازمان تقسیمکارهاى غیر منطقى.
برخى اوقات حجم و نوع کار به صورت نامناسبى بین بخشهاى مختلف یا افراد مختلف تقسیم مىشود.
کارى که معلول انجام ناقص کار در سایر واحدها باشد.
طراح باید توجه کند که بسیارى از کارها در اثر عملکرد نامطلوب واحد دیگر انجام مىشود.
مثلاً وقتى واحد فنى، عملیات سیمکشى را به نحو مناسب و با سرعت کافى انجام نمىدهد، واحد کامپیوتر یکى از پرسنل خود را به این امر مىگمارد.
بنابر این، اصلاح باید در فعالیت واحد فنى انجام شود و از در نظر گرفتن فردى براى این کار در واحد کامپیوتر خوددارى شود.
فصل دوم وظیفهها و فعالیتها دو چیزى که اساس و شالوده یک سیستم سازمانى - انسانى را تشکیل مىدهد، وظیفهها و فعالیتها هستند.
وظیفهها، مجموعه کارهائى است که یکى از موجودیتها و عناصر، مانند پرسنل یا یکى از واحدها در طى فعالیت روزمره خود باید انجام دهد.
مثلاً وظیفه یک پرسنل مىتواند بررسى نامههاى رسیده و ارجاع به واحد ذیربط پس از ثبت در دفتر گردش نامهها باشد.
وظیفه یک واحد انباردارى نیز مىتواند نگهدارى کالا، ثبت عملیات ورود و خروج کالا و انبارگردانى باشد.
یک وظیفه خاص، مربوط به یک شخص یا واحد خاص است.
اما فعالیتها یا فراروندها، کارهائى است که براى دستیابى به یک هدف خاص باید انجام شوند.
مثلاً فراروند خرید کالا.
در این فراروند، فعالیتهائى که براى خرید یک کالا باید انجام شوند مشخص مىشود.
این فعالیتها لزوماً به شخص یا واحد خاص منحصر نیست، بلکه هر قسمت از این فعالیتها توسط بخشهاى مختلف انجام مىشود.
با توجه به این موضوع، طراحى سیستم باید هر دو جنبه فعالیتها و وظیفهها را مشخص کند.
اما اینکه کدامیک از این دو جنبه به عنوان جنبه مبنا در نظر گرفته شود، بر اساس سیاست طراحى مشخص مىشود.
دو سیاست متفاوت در طراحى وجود دارد : 2-1- طراحى وظیفهگرا برخى از طراحان، طراحى خود را به صورت وظیفهگرا انجام مىدهند.
یعنى مشخص مىکنند که چه پرسنلى وجود دارد و وظایف هر یک از این پرسنل چیست.
سپس با توجه به این وظایف، مشخص مىشود که انجام یک فراروند یا فعالیت باید توسط کدامیک از پرسنل انجام شود.
2-2- طراحى فعالیتگرا طراحى فعالیتگرا داراى مزایاى غیر قابل انکارى نسبت به طراحى وظیفهگرا است.
طراحى فعالیتگرا بر منطق "سیستم براى تولید خروجىها" عمل مىکند.
یعنى براى اینکه خروجىهاى مورد نیاز را داشته باشیم، باید مشخص کنیم که چه ورودىهائى را باید به سیستم بدهیم.
این روش که با عنوان روش "طراحى مبتنى بر خروجى" نیز شناخته مىشود، کلیه ساختمان سیستم را بر مبناى نیازهاى خروجى سیستم ایجاد مىکند، زیرا اصل سیستم، براى تولید خروجىهاى آن است.
در حالى که در روشهاى قدیمى برعکس عمل مىشد.
یعنى ابتدا ورودیهائى که به سیستم داده مىشد مشخص مىگردید و بر اساس آن خروجیها تولید مىشد.
ما مشخص مىکنیم که چه فعالیتهائى باید انجام شود و بر اساس آن، میزان پرسنل مورد نیاز و خصوصیات و وظایف آنها را مشخص مىکنیم.
سیستمهاى طراحى شده به این شیوه، کارائى بیشترى نسبت به طراحى وظیفه گرا داشته و منابع انسانى کمترى را صرف مىکنند.
تداخل وظایف کمتر و سرعت انجام فعالیتها بیشتر است.
اما البته در برخى موارد، طراح مجبور است که به شیوه وظیفهگرا، طراحى خود را انجام دهد.
زیرا برخى اوقات پرسنل رسمى موجود در سازمان باید حفظ شوند و نمىتوان پرسنل موجود را اخراج و یا جایگزین کرد و اجازه استخدام نیز موجود نیست.
بدین ترتیب، طراح با استفاده از پرسنل موجود، فعالیتهاى لازم را سازماندهى مىکند.
در چنین حالتى، در صورتى که سازماندهى پرسنل و وظایف آنها براى انجام فعالیتها مناسب نباشد، طراح باید حتى الامکان سعى کند، با جابجا کردن و تغییراتى در وظایف پرسنل، مشکل طراحى را حل کند.
البته در این مورد باید به توانائیهاى افراد توجه داشته باشد و همواره ارتقاء سطح شغلى در نظر گرفته شود.
یعنى افرادى که کارشان تغییر مىکند، باید بتوانند کار جدید را انجام دهند و نیز نسبت به شغل قبلى، شغل سطح بالاترى را (چه از نظر کارگزینى و چه از نظر عرفى) اتخاذ کنند.
چه کاهش سطح شغلى پرسنل، عملاً به هیچ عنوان در سازمان پذیرفتنى نیست.
رویه ها و دسته رویهها رویههاى موجود در یک سیستم مستقل نیستند.
بسیارى از رویهها با هم ارتباط دارند و بخشى از یک رویه با بخشى از رویه دیگر مشترک یا مرتبط است.
طراح در هنگام طراحى باید ارتباطات بین رویههاى مختلف را مشخص کند.
مثلاً در یک سیستم، رویههاى خرید،ثبت سفارش، پرداخت و تحویل انبار باهم داراى اشتراکات و ارتباطاتى هستند.
طراح باید این ارتباطات و اشتراکات را مشخص کند و با توجه به آن مجموعهاى از رویهها را که به هم مرتبط هستند در یک "دسته رویه" قرار دهد.
یک دسته رویه، مجموعهاى از رویهها است که با یکدیگر داراى ارتباط هستند.
از آنجا که معمولاً در یک سیستم، اغلب رویهها با هم ارتباطاتى دارند، لذا تنها رویههایى در یک دستهرویه طبقهبندى مىشوند که ارتباط فعال و مداوم با یکدیگر داشته و بر یکدیگر به نحو مشخص اثر بگذارند.
با دستهبندى رویههاى موجود در یک سیستم، کار طراحى رویهها سادهتر صورت مىگیرد و طراحى هر دستهرویه به یک نفر یا یک تیم واگذار مىشود.
بدین ترتیب، تداخل و هماهنگى لازم بین افراد و تیمهاى مختلف طراحى به حداقل مىرسد.
چند نکته در طراحى سیستمها در طراحى باید به چند نکته و خصوصیت زیر توجه شود: در نظر گرفتن اهداف و نیازهاى سیستم، تنها نباید به زمان حاضر محدود باشد.
طراحى باید با توجه به اهداف و نیازهاى آینده سازمان و سیستم انجام شود.
طراح باید بداند که سازمان در سالهاى آتى چه اهداف جدیدى را دنبال خواهد کرد و چه نیازهائى براى برطرف کردن این اهداف خواهد داشت.
طراحى باید با آینده نگرى انجام شود.
ارائه یک طرح جدید، باید حتىالامکان روش یا حرکتى جدید را در بر داشته باشد.
پیشرفت و تکامل، در گرو طرح روشهاى جدید و نوآورىها است.
پافشردن در روشهائى که در گذشته استفاده مىشدند، باعث سکون و میرائى مىشود ولى روشهاى خلاقانه، باعث تکامل مىشوند.
طراح نباید از برهم زدن روشهاى نادرست قبلى واهمهاى داشته باشد و بتواند روشهاى مبتکرانه و جدیدى را ارائه کند.
و در یک جمله، طراحى باید مبتنى بر خلاقیت و نوآورى انجام شود.
طراح باید مسائلى را که ممکن است در آینده سیستم یا فراروند پیادهسازى با آن مواجه شود پیشبینى کند.
طراح باید جوانب و اثرات طراحى را در محیط و سازمان در نظر داشته باشد و شرایطى را که ممکن است براى سیستم پیش آید تصور کند و بر اساس آن طراحى را انجام دهد.
طراحى باید مبتنى بر روشهاى سازمان یافته طراحى انجام شود.
بسیارى از افراد، طراحى را یک فراروند تخمینى و سعى و خطا تصور مىکنند.
در حقیقت اینطور نیست.
هر چند که ممکن است در پارهاى از موارد، طراح تغییرى را در طرح اولیه خود بدهد و طرح را اصلاح کند، ولى از ابتدا، طراحى بر اساس برنامه و ضوابط خاصى انجام شده است.
مثلاً تصور کنید که مىخواهید یک تابلو نقاشى از یک منظره بکشید.
براى کشیدن نقاشى باید ابتدا ضوابط و معیارهاى مشخصى داشته باشید و کار خود را بر اساس آن شروع کنید.
مثلاً باید مشخص کنید که مقیاس نقاشى شما از منظره چقدر باشد.
خانهاى را که در دامنه کوه قرار گرفته، به اندازه خود کوه کشیده نشود و یا دختر بچهاى که در کنار خانه قرار گرفته، به اندازه خانه ترسیم نشود.
چه در این صورت نقاشى شما بىشباهت به نقاشىهاى کودکان 4 یا 5 ساله نخواهد شد!
سعى و خطا یعنى اینکه شما اول کوه و خانه و دختر بچه را ترسیم کنید و بعد مشاهده کنید که این نقاشى تناسب ندارد.
سپس مثلاً دختر بچه را پاک کنید و دوباره با اندازه دیگرى بکشید و اینبار ببینید که خانه با کوه تناسب ندارد.
خانه را پاک کرده و دوباره مىکشید و مشاهده مىکنید که مجدداً تناسب بین دختربچه با خانه از بین رفته است و....
این نقاشى هرگز چیز درست و حسابى از آب در نخواهد آمد و شما اگر براى نقاشى از این روش استفاده مىکنید، بهتر است سرگرمى دیگرى براى خود پیدا کنید.
نقاش باید در همان ابتدا با مقیاس حرکت کند.
حتى نقاشان روشهائى نظیر اندازهگیرى با دسته قلم مو و امثال آن را براى این کار دارند.
طراح هم باید با روشى سازمان یافته و عقلانى طراحى خود را انجام دهد.
البته این به معناى آن نیست که اصولاً هیچ اصلاحى در هنگام طراحى نباید انجام شود.
یک طراحى دائماً اصلاح مىشود تا طرح مطلوب حاصل شود.
همانطور که یک نقاش نیز بارها و بارها، بخشهائى از نقاشى خود را تغییر مىدهد.
اما این تغییرات ساختارى نیست، بلکه تغییرات جزئى است.
بدون هدف نیست بلکه با هدف است.
بدون برنامه و تصادفى نیست.
بلکه با برنامه و بر طبق یک تفکر است.
البته همانطور که هر یک از نقاشان در سبکهاى مختلف، روشهاى مختلفى براى آغاز کار نقاشى و تطابق آن با موضوع نقاشى دارند، هر یک از طراحان نیز روش مخصوص به خود براى انجام طراحى دارد.
البته این روش هر چه باشد، سعى و خطا نیست.
طراح حتى الامکان در انجام طراحى خود، بهتر است از روشهاى جدید استفاده کند.
وى باید از روشها و سبکهاى جدیدى که در طراحى ایجاد مىشود با خبر باشد و از تازهترین یافتهها در این زمینه اطلاع داشته باشد.
البته این به معناى آن نیست که وى حتماً باید از تمام روشهاى جدید استفاده کند و روشهاى قدیمى اصلاً بدرد نمىخورند.
هر روش در جائى کاربرد و مزایاى خاص خود را دارد.
اطلاع داشتن طراح از روشهاى نوین، به وى در انتخاب روش مناسب کمک مىکند.
ممکن است این روش مناسب یکى از روشهاى قدیمى باشد.
بسیارى از روشهاى قدیمى کاربردهاى بهترى نسبت به روشهاى جدید، در برخى موارد دارند.
استفاده از جارو برقى خیلى کار را راحت مىکند، اما حتماً در خانه مشاهده کردهاید که در برخى موارد جاروى دستى خیلى راحتتر و سریعتر مشکل را حل مىکند و هنوز هم در تمام خانههائى که جاروى برقى دارند، یک یا تعدادى جاروى دستى هم پیدا مىکنید.
باید توجه داشته باشید که در انجام یک کار به روش علمى، تعصب جایگاهى ندارد.
برخى اوقات که یک روش جدید وارد معرکه مىشود، مثلاً شىءگرائى که در سالهاى اخیر بازار داغى داشته است، عدهاى گریبان چاک مىدهند که هیچ روشى بهتر از شىءگرائى نیست و همه باید برنامه خود را به صورت شىءگرا بنویسند.
آنها اعتقاد دارند که این بهترین روش است و لاغیر.
نهتنها در آینده ممکن است روشى مطرح شود که بسیار بهتر از این روش باشد، بلکه هماکنون نیز انواع روشهاى موجود و حتى روشهاى قدیمى در برخى موارد کارائى بیشترى از روش شىءگرائى دارند.
هر روش در جائى کاربرد و مزایا و معایب خاص خود را دارد.
طراح باید تصمیم بگیرد که در چنین نقطهاى، از چه روشى استفاده کند و کدام روش اینجا بهتر عمل مىکند.
اگر در این بخش از سیستم روش الف مناسب است، دلیل بر آن نیست که در تمام بخشهاى دیگر و سیستمهاى دیگر نیز همین روش الف بهترین روش باشد.
ممکن است یک طراح در یک بخش از روش الف و در بخش دیگر از روش ب استفاده کند.
اینها با هم تناقضى ندارند.
نکته اصلى آن است که طراح باید از روشهاى الف و ب و مزایا و معایب و کاربردهاى هر یک اطلاع داشته باشد تا بتواند در زمان مناسب از هر یک از آنها استفاده کند.
در طراحى باید مسائل مربوط به نصب و پیادهسازى توجه شود.
در هنگام طراحى چنین سیستمى که قرار است بخشهاى آن به صورت گام به گام پیادهسازى شوند و این بخشها با یکدیگر در ارتباط هستند، طراحى باید به صورتى انجام شود که امکان پیادهسازى وجود داشته باشد.
مثلاً یک درگاه واسط به صورت نرمافزارى یا سختافزارى، موقتا و مجازاً براى مبادله اطلاعات بین زیرسیستمها در طراحى سیستم پیشبینى شود.
چنین بخشهائى به صورت موقت و تنها در ابتدا و زمان نصب مورد استفاده قرار مىگیرند و پس از نصب دیگر مورد استفاده قرار نمىگیرند.
از جمله همین موارد مىتوان پیشبینى واسط هائى براى انتقال اطلاعات سیستم موجود به سیستم جدید را نام برد که در پیادهسازى اغلب سیستمها کاربرد دارند.
طراحى باید مستقل از خصوصیات فردى و موارد غیر ثابت در سیستم انجام شود.
مثلاً وقتى در یک سازمان کارمندى وجود دارد که داراى خصوصیات و ویژگیهاى خاصى است و مثلاً در دو زمینه تخصصى مختلف، تواماً تبحر دارد، نباید سیستم به گونهاى طراحى شود که به این شخص مورد نظر وابسته باشد و در صورت رفتن وى و عدم وجود کس دیگر با چنین مشخصاتى، سیستم در فعالیت خود دچار مشکل شود.
مگر آنکه امکان تربیت یا یافتن افراد دیگرى که مشابه همین خصوصیات را دارند وجود داشته باشد.
رهنمودهائى براى طراحى نکاتى که تا کنون مطرح شد، چگونگى فراروند طراحى را مشخص مىکرد، اما در انجام طراحى یک سیستم، بخصوص سیستمهاى بزرگ، اغلب افراد در جمعبندى مطالب و انجام موارد فوق دچار مشکل مىشوند.
شخص نمىداند چکار باید بکند، اوراق و نمودارها و اشکال همه در اطراف پراکنده شدهاند و وى را در انجام طراحى گیج مىکنند.
رعایت و توجه به رهنمودهاى زیر براى جلوگیرى از چنین وضعى مفید به نظر مىرسد : از طراحى هراس نداشته باشید.
اولین عامل شکست در انجام یک کار، ترس از انجام آن است.
از انجام طراحى و یا شکست در آن واهمه نداشته باشید.
از یک جا شروع کنید.
معمولاً آغاز کار، سختترین نقطه است.
شخص نمىداند از کجا شروع کند.
اگر با چنین مشکلى مواجه شدید، از هرجائى که به نظرتان مىرسد شروع کنید.
سردرگم نمانید.
حتى اگر بعداً مجبور شوید به عقب برگردید و اصلاحاتى را انجام دهید.
البته در اینکه ابتدا باید کار را بر ساختمان اصلى شروع کرد بحثى نیست.
بلکه بحث بر سر آن است که از کجاى ساختمان اصلى سیستم شروع کنید.
چندان نگران این موضوع نباشید.
در تجربیات اول طراحى ممکن است مجبور به دوبارهکاریهائى باشید.
اما با افزایش تجربه میزان این دوبارهکاریها کمتر خواهد شد.
طبق برنامه عمل کنید.
برنامهریزى دقیق و منظمى داشته باشید و طبق برنامه حرکت کنید.
سعى کنید تمام موارد را در برنامه پیشبینى کنید.
اما باید توجه کنید که برنامهها غیر واقعى و غیر عملى نباشد.
دائماً وضعیت کار خود را نسبت به برنامه بسنجید.
نکته قابل توجه آن است که این برنامه جداى برنامهریزى انجام شده براى پروژه است.
برنامهریزى پروژه بسیار وسیعتر و شامل تمام مواردى مىشود که در پروژه مطرح است.
اما برنامه مورد بحث، محدود به فع هر چه سریعتر چهارچوبى را انتخاب کنید.
حتى اگر بعداً به این نتیجه برسید که باید چهارچوب را عوض کنید.
یادداشت کنید.
هر چه به ذهن مىآورید روى کاغذ و حتى الامکان به صورت شکل و طبقه بندى بیاورید.
از فیشهاى کوچک (در حد یک چهارم برگ A4) براى اینکار استفاده کنید.
از تعداد زیاد فیشها نترسید.
هر مطلب را روى یک فیش بنویسید.
در نوشتن فیشها دقت و حوصله زیادى صرف نکنید.
از کثیفبودن و نامرتب بودن آنها نگران نشوید.
در نوشتن فیشها وقت تلف نکنید.
یک فیش ممکن است چند دقیقه دیگر دور انداخته شود.
از اشکال به نحو مطلوب استفاده کنید.
از نمودارهائى مثل نمودار جریان دادهها و فلوچارت سیستم استفاده کنید.
سریع نتیجه نگیرید.
تا زمانى که به چهارچوب قطعى نرسیدهاید مستندات اصلى را ننویسید.
مطالب را در ذهن خود و کاغذها طبقهبندى کنید.
سعى کنید مطالب خود را به یکى از دو صورت شکل یا طبقهبندى ثبت کنید.
منظور از طبقهبندى، بیان مطلب به شکل بندبند شده و سلسلهمراتبى است.
مثلاً در هنگام تعیین موارد تعمیر و بازسازى خانه، در تغییرات لولهها مىنویسید : لولههاى آب مصرفى لولههاى آب گرم لولههاى آب سرد لولههاى آب شوفاژ لولههاى رفت لولههاى برگشت از اینکه طبقهبندى مطرح شده در یک فیش، جامع نباشد نگران نباشید.
فیشهاى مربوط به یک موضوع را در یکجا قرار دهید.
از برگهدان یا امثال آن براى اینکار استفاده کنید.
طبقه بندى عمومى مشخصى داشته باشید که فیشها را طبق آن طبقهبندى قرار دهید.
همیشه یک طبقه، با عنوان مسائل متفرقه هم داشته باشید تا در صورتى که یک فیش جدید در هیچ یک از طبقات نمىگنجید، بلافاصله آن را در آن طبقه قرار دهید و همان لحظه گرفتار فکر کردن روى طبقه جدید نشوید.
مرتب کنید.
هر چند وقت یکبار فیشهاى هر طبقه را مرتب و ادغام و احیاناً بازنویسى کنید.
طبقه متفرقه را نیز هر چند وقت یکبار مرتب کرده و اگر لزومى به اضافه کردن یک طبقه جدید در فیشها وجود دارد اینکار را بکنید.
حذف کنید.
دائماً عوامل زائد، فیشهاى زائد، افکار زائد را حذف کنید.
سعى کنید هیچ چیز زائدى در موارد کار شما نباشد.
طرح ذهنى و موضوعات را ساده کنید.
اجزاء اضافى را حذف کنید.
به نظافت محیط توجه کنید.
دائماً برگهها و اتاق کار را تمیز کنید و کاغذها را دستهبندى و اضافات را دور بریزید.
به نظم محیط توجه کنید.
سعى کنید محیط کار شما منظم بوده و به هم ریخته و درهم نباشد.
این به هم ریختگى مىتواند به طراحى شما نیز منتقل شود، و نظم محیط باعث آرامش ذهنى و تمرکز بهتر شما مىشود.
بدنبال ایده آل مطلق نباشید.
مطمئن باشید که هر گونه که طراحى کنید، طرح شما شامل نقصهائى خواهد بود.
تنها سعى کنید طرح ارائه شده نقص کمترى داشته باشد.
فعالیتها و بخشها را نامگذارى کنید.
سعى کنید همواره از یک نام استفاده کنید.
بهتر است نامها کوتاه و تداعى کننده موضوع باشند.
نامهاى بسیار مخفف و متعدد که به خاطر سپردن آنها مشکل باشد مناسب نیستند.
در تفکر، سطوح موضوع را رعایت کنید.
در هر مرحله تنها به موضوعات همان مرحله و ارتباطات آن با بخشهاى دیگر فکر کنید.
فکر خود را بیش از حد وارد جزئیات نکنید.