دانلود مقاله اصول تایپ و مکاتبات

اصول و قوانین تایپ

1- آشنایی با میز و صندلی تایپیست
ارتفاع استاندارد میز مخصوص تایپ معمولاً70 تا72 سانتیمتر است .

میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند بایستی چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با دید نصب شود .

صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند .

میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد .

این صندلی گردان است .

ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو45 سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد .

قبل از شروع کار تایپ به نکات زیر توجه نمائید :
به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید .

خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد .

و در طولانی مدت سببمشکلاتی خواهد شد .
اکنون به نکات زیر توجه فرمایید :
 صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد .
 صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را با میز داشته باشید .
 پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد .
 انگشتان خود را به حالت نیمه خمیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید .

2- قوانین تایپ فارسی :
اکنون شروع به تایپ نمائید .

با زدن Space کلمات از یکدیگر جدا می شوند .

زمانی که یک سطر تمام می شود برای رفتن به سطر بعد لازم نیست Enter بزنید ، برنامه Word موجب می گردد که سطر شما بدون زدن Enter شکسته شود .

و شما فقط در پایان یک پاراگراف مجبور به استفاده از Enter هستید .

از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت چپ برای تبدیل صفحه کلید به لاتین و از کلید میانبر ALT+SHIFT سمت راست برای تبدیل صفحه کلید به فارسی استفاده کنید در صفحه کلیدهای جدید هر دو طرف اینکار را انجام می دهند .

از کلید ترکیبی CTRL+SHIFT سمت چپ برای چپ چین و از کلید ترکیبی CTRL+SHIF سمت راست برای راست چین کردن استفاده نمایید .
آموزش تایپ
همچنانچه همه شما اطلاع دارید یکی از مهمترین ورودی های کامپیوتر صفحه کلید می باشد و ما جهت ایجاد یک ارتباط نوشتاری با کامپیوتر نیاز داریم که تایپ صحیح را یاد بگیریم .

صفحه کلیدها دارای تمام حرفهای یک زبان و نیز اعداد و دکمه های دیگری که دائماً در تایپ استفاده می شوند ، می باشند .

پس پر واضح است که ما نیاز داریم که از تمام انگشتان دست یعنی هر ده انگشت جهت تایپ استفاده کنیم .

کاربران گرامی قدم اول در یادگیری تایپ فارسی و انگلیسی شناخت حروف متعلق به هر انگشت و طرز قرارگیری دست در روی صفحه کلید می باشد .

برای شناخت حروف و اعداد و انگشتی که آن را تایپ می کند تصاویر و توضیحات زیر شما را یاری خواهد کرد .

ولی باید توجه داشته باشید آنچه که موفقیت شما را در تایپ تضمین می کند پشتکار و تمرین زیاد می باشد و لاغیر .
قبل از شروع تایپ جهت اطلاع دوستانی که از ویندوز XP استفاده می کنند لازم به این توضیح است که در این سری ویندوز جهت تایپ حرف ( ژ ) از کلید ( ز (Shift+ و جهت تایپ حرف) پ ( از حرف) ز ( استفاده می شود جهت اصلاح این نقیصه باید فارسی ساز مخصوصی روی ویندوز نصب شود که البته این عمل ممکن است اختلالاتی را در سایر نرم افزارها ایجاد کند به هر حال پیشنهاد می شود کسانی که کار تایپی زیادی دارند اقدام به نصب فارسی ساز کنند ولی افرادی که کمتر از تایپ استفاده می کنند جهت پیشگیری از اختلالات بعدی جهت تایپ دو حرف مشکل دار در ویندوز به ترتیب بالا عمل کنند .
همه صفحه کلیدها دارای یک ردیف حروف به اسم ردیف اصلی می باشد .

این ردیف که در وسط صفحه کلید قرار دارد صفحه خانه هم نامیده می شود .

و انگشتان همیشه بر روی آن قرار می گیرند و اگر انگشتی جهت تایپ یک حرف از روی حرف خانگی خود رها شود بلافاصله بعد از تایپ حرف مورد نظر به خانه خود بر می گردد .

به جهت اینکه اکثر تایپیست های حرفه ای بدون نگاه کردن به صفحه کلید از آن استفاده می کنند همه صفحه کلیدها دارای دو برجستگی کوچک بر روی حروف ت و ب می باشند تا انگشتان بدون اینکه شخص به صفحه کلید نگاه کند بتوانند ردیف اصلی را پیدا کرده و در محل خود قرار گیرند به این ترتیب که انگشت اشاره دست راست روی حرف ت و انگشت اشاره دست چپ روی حرف ب قرار می گیرد و مابقی انگشتان در کنار آنها قرار می گیرند .

چون تعداد حروف هر ردیف بیشتر از تعداد انگشتان می باشد بعض ی از انگشتان مسئول تایپ چند حرف می باشند که در زیر به آن اشاره می شود :
جهت تایپ حروف ردیف اصلی به موارد زیر توجه نمایید در ردیف اصلی حروف گ تا الف را با انگشتان دست راست و حروف ل تا ش را با انگشتان دست چپ مثل شکل جایگزاری نمایید .

سعی کنید خوب به شکلها نگاه کرده و سعی کنید انگشتان و حروف مربوطه را به خاطر بسپارید .

همچنان که ملاحضه میکنید در این شکل انگشت اشاره دست چپ مسئول تایپ دو حرف ب و ل می باشد این انگش همواره روی حرف خانگی خود یعنی ب قرار دارد و فقط برای لحضه ای جهت تایپ حرف ل از آن جدا شده و بلافاصله بعد از انجام کار محوله به محل قبلی خود برمی گردد .

رفتن انگشتان از محل خانگی خود و برگشت دوباره آنها به خانه اصلی یکی از رموز موفقیت در تایپ می باشد .

شکل صفحه بعد را ببینید .
جهت تایپ حروف ردیف اصلی به موارد زیر توجه نمایید در ردیف اصلی حروف گ تا الف را با انگشتان دست راست و حروف ل تا ش را با انگشتان دست چپ مثل شکل جایگزاری نمایید .

سعی کنید خوب به شکلها نگاه کـرده و سـعی کنیـد انگشـتان و حـروف مربوطه را به خاطر بسپارید .

همچنان که ملاحضه میکنید در این شکل انگشت اشاره دست چپ مسئول تایپ دو حـرف ب و ل مـی باشد این انگش همواره روی حرف خانگی خود یعنی ب قرار دارد و فقط برای لحضه ای جهت تایپ حرف ل از آن جـدا شـده و بلافاصله بعد از انجام کار محوله به محل قبلی خود برمی گردد .

رفتن انگشتان از محل خانگی خود و برگشت دوباره آنهـا بـه خانـه اصلی یکی از رموز موفقیت در تایپ می باشد .

شکل صفحه بعد را ببینید .

جهت تایپ حروف دیگر که انگشتان شما بر روی آن قرار نگرفته به خطوط توجه کنید و به خاطر داشته باشید که برای تایپ این حروف فقط از انگشت مشخص شده استفاده کنید و پس از هر بار تایپ انگشتتان را به محل قبلی مشخص شده بازگردانید.

جهت تایپ حروف ردیف بالا به موارد زیر توجه نمایید در ردیف بالا حروف چ تا غ را با انگشتان دست راست و حروف ف تا ض را با انگشتان دست چپ مثل شکل جایگزاری نمایید .

سعی کنید خوب به شکلها نگاه کرده و سعی کنید انگشـتان و حـروف مربوطـه را مثل مورد قبل به خاطر بسپارید .

همانطور که ملاحظه میکنید در این شگل انگش ت کوچک دست راست مسئول تایپ سه حرف مـی باشد .

جهت تایپ حروف دیگر که انگشتان شما بر روی آن قرار نگرفته به خطوط توجه کنید و به خاطر داشته باشید که برای تایپ این حروف فقط از انگشت مشخص شده استفاده کنید و پس از هر بار تایپ انگشتتان را به محلی قبلی بازگردانید.

جهت تایپ ردیف اعداد به شکل زیر توجه نموده و سعی کنید انگشتان و حروف اعداد مربوطه را مثل موارد قبل به خاطر بسپارید .

جهت تایپ حروف ردیف پایین به شکل زیر توجه و سعی کنید انگشتان و حروف مربوطه را به خاطر بسپارید.

در نهایت توجه کنید که Shift در هر سمت با انگشت کوچک همانطرف و دکمه Space با انگشت شصت زده می شود .

دکمه پاک کننده Back space و Enter با انگشت کوچک دست راست و کلیـد Tab و Caps بـا انگشـت کوچـک دسـت چـپ کلیک می شود .

سعی کنید از امروز به بعد همیشه قوانین بالا را جهت تایپ استفاده بکنید هر چند در روزهای اول با مشکلاتی مواجه خواهیـد شـد ولی با تمرین بیشتر روز به روز سرعت شما افزایش و اشتباهات تایپی شما کاهش پیدا خواهد کرد .

ب) مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر، موسسـه، شـرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد .

مکاتبات سه نوع می باشد : مکاتبات اداری و بازرگانی و دوستانه .

مکاتبات بازرگانی: مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائـه خـدمات و مسـائل مالی می باشد .

معممولاً مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سـرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد .

سرلوحه آن عبارتست از : - علامت تجاری - نام موسسه - شماره ثبـت – نشانی – تلفن - تلکس یا فاکس و نوع فعالیت می باشد .

مکاتبات اداری : تفاوت مکاتبات اداری با بازرگانی در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد .

ابعاد نامه های اداری : طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغـذها بشـرح زیـر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد : کاغذهای : A3 بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد .

کاغذ های : A4 مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش نویسی هم از این کاغذ استفاده می شود).

کاغذ : A5 مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 کمتر باشد .

کاغذ : A6 بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چـپ و بـالای کاغـذ کلمه ( یادداشت ) چاپ میشود .

طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است : نامه های بزرگ : A4 به ابعاد 297*270 میلیمتر ، مطالبی که از5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود .

نامه های کوچک : A5 به ابعاد 148*210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود .

نحوه تهیه نامه های اداری : اجزاء مختلف نامه اداری : هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد : 1- سرلوحه 2- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه 3- متن نامه 4- مشخصات امضاء کننده نامه 5- گیرندگان رونوشت نامه اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم : سرلوحه : سرلوحه شامل این نکات می باشد: 1- آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه 2- نام سازمان اصلی زیـر آرم و نام واحد یا اداره وابسته زیر نام اصلی 3- تاریخ در سمت چپ 4-شماره در سمت چپ 5- پیوست در سمت چپ عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گیرنده : عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبـارت اسـت از : نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده که با کلمه ( از ) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی کـه نامـه از طرف آن نوشته میشود ج : موضوع نامه : موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتـوای نامـه باشـد ) .

یعنـی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد .

مثال : به : وزارت بازرگانی و معاونت‌ها و شرکت‌های تابعه از : مرکز آموزش بازرگانی موضوع : برگزاری کلاس آموزش اصول صحیح تایپ و مکاتبات اداری در نهایت توجه کنید که Shift در هر سمت با انگشت کوچک همانطرف و دکمه Space با انگشت شصت زده می شود .

ب ) مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسـه ، شـرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد .

مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائـه خـدمات و مسـائل مالی می باشد .

کاغذ های : A4 مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش نویسی هم از این کاغذ استفاده می شود ).

طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است : نامه های بزرگ : A4 به ابعاد 210 × 297 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود .

نامه های کوچک : A5 به ابعاد 210 × 148 میلیمتر ، مطالبی که از5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ تایپ میشود .

نحوه تهیه نامه های اداری : اجزاء مختلف نامه اداری : هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد : 1- سرلوحه 2- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه 3- متن نامه 5- مشخصات امضاء کننده نامه 6- گیرندگان رونوشت نامه اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم : سرلوحه : سرلوحه شامل این نکات می باشد: آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه نام سازمان اصلی زیـر آرم و نام واحد یا اداره وابسته زیر نام اصلی تاریخ در سمت چپ شماره در سمت چپ پیوست در سمت چپ عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه : الف : عنوان گیرنده : عنوان گیرنده که با کلمه( به ) در نامه مشخص میشود عبـارت اسـت از : نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود ب : عنوان فرستنده عنوان فرستنده که با کلمه ( از ) در نامه مشخص میشود عبارت است از : نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی کـه نامـه از طرف آن نوشته میشود ج : موضوع نامه : موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتـوای نامـه باشـد ) .

مثال : به : وزارت بارزگانی و سازمانها و شرکت‌های تابعه از : مرکز آموزش بازرگانی موضوع : برگزاری کلاس آموزش اصول صحیح تایپ و مکاتبات اداری متن نامه : منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود .

متن نامه ممکـن اسـت از یـک یـا چنـد پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیـه می نامند .

پاراگراف : اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکـه پـاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند .

مشخصات امضاء کننده نامه : مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد .

نام و نام خانوادگی مقام یک یا دو سطر فاصله موقعیت سازمانی امضاء کننده باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد .

در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف ) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی کـه بـه او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .

نامه های اداری بر دو نوع است : 1- نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود .

2- نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود .

لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامـه هـای وارده و صـادره میباشد .

برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد : تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت : رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامـه اصـلی اگـر نامـه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سـه محـل ، یـک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد .

شروع عبارت رونوشـت از لبـه سـمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشـ د .

پـس از تایـپ عبـارت ( رونوشـت ) دو نقطـه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجـا فرسـتاده شـود مـی نمائیم .

مثال : رونوشت : - جناب آقای ...

با توضیح سمت - جناب آقای ...

با توضیح سمت – بایگانی .

پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود .

در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصـورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه ( دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشـته باشـد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد ) نشان داده میشود .

نمونه نامه اداری : شبکه بهداشت و درمان تهران تاریخ :20/6/86 شماره :295/86/ م.ب پیوست : دارد به : مسئول آموزش شبکه بهداشت و درمان تهران از : مرکز بهداشتی درمانی کرج موضوع : آموزش اینترنت عطف به نامه شماره441 مورخ 5/6/86 از آن مقام محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آمـوزش اینترنـت بـه ایـن مرکز معرفی نمائید.

ًضمنا خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این مرکز ارسال نمایند .

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد .

نام و نام خانوادگی مسئول مربوطه رونوشت : - امور عمومی مرکز جهت اطلاع و پی گیری - بایگانی