دانلود مقاله پایگاه داده‌ها (Data base)

فایل از نوع جایگاه داده‌ها مجموعه‌ای از رکودهاست که توسط موضوعی خاص به یکدیگر مرتبط شده‌اند.
به هر چیزی که بتواند نامی داشته باشد شیء گفته می شود .
به اطلاعات موجود در یک سطر ازجدول که مربوط به یک فقره شی‌ء می‌باشد رکود می‌گوییم .

پایگاه داده‌ها (Data base)
مجموعه‌ای ساخته شده از داده‌های مرتبط به یکدیگر در رابطه با یک یا چند موضوع را پایگاه داده‌ها یا بانک اطلاعاتی گویند.
مهمترین مسئله در طراحی اولیه یک نرم افزار این است که بدانید چه اطلاعاتی را به عنوان خروجی نیاز دارید زیرا با توجه به خروجی‌های نرم افزار می‌توان ورودی‌ها را بدست آورد .

جمع آوری اطلاعات
برای این منظور می بایست درمحیط قرار گرفته و هر گونه اطلاعات راجع به گردش کاری محیط را جمع آوری نمود برای این منظور دو مرحله کاری موجود است :
الف)‌دیاگرام : یک دیاگرام ، به تمامی کارهایی که در محیط انجام می گیرد گفته می‌شود .
ب) پرس و جو : در صورت لزوم ، جهت جمع آوری اطلاعات بیشتر با سوالاتی که پرسیده می‌شود اطلاعات مورد نیاز را بدست آورده و آن‌ها را کامل تر می‌نماییم .

قوانین اساسی طراحی پایگاه داه‌ها :
هر رکورد بایستی یکتا باشد .
می‌بایستی به هر جدول اصلی یک کلید اصلی اختصاص داد تا از عدم وجود رکوردهای مشابه در جدول اطمینان حاصل کرد .
فیلدها به طور صحیح وابسته باشند .

هر فیلد جدول به موضوع آن جدول مرتبط باشد در غیر اینصورت فیلد یا اضافه بوده یا به جدول دیگری تعلق دارد .

اطمینان از اینکه هر فیلد مستقل است :
می‌بایست قادر باشید که هر یک از فیلدهای درو رکرود را بدون اینکه روی بقیه فیلدها تاثیر بگذارد تغییر دهید .
اطمینان از اینکه فیلدها شامل محاسبات با مشتقات نیستند .
اطمینان از وجود داده‌ها در کوچکترین بخش منطقی : وجود داده‌ها در کوچکترین بخش منطقی بسیار حائز اهمیت می‌باشد و می‌توان داده‌ها را با کدها و یا به صورتی استفاده کرد که حجم کمتری را شامل شود .
انواع پایگاه داده‌ها :
پایگاه داده‌ها از نظر ساختار می‌تواند یک سطحی یا رابطه‌ای باشد که در ذیل هر یک از آنها توضیح داده خواهد شد .

پایگاه داده یک سطحی
پایگاه داده یک سطحی اساسا برای لیست‌های ساده مانند دفترچه تلفن مورد استفاده قرار خواهد گرفت که در آن فقط از یک شی یا یک جدول استفاده خواهد شد .

پایگاه ‌داده‌ی رابطه‌ای :
پایگاه داده‌ی رابطه‌ای اساسا برای لیست‌های پیچیده مورد استفاده قرار خواهد گرفت‌.
ارتباط بین جداول
همانطور که در قبل توضیح داده شد هر جدول شامل تعدادی رکورد و هر رکورد شامل تعدادی فیلد می‌باشد توجه به این نکته ضروری به نظر می رسد که فیلد مشترک مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشکیل می‌دهد به همین دلیل امکان خالی کردن این فیلدها داده‌ نمی‌شود .
وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به یکدیگر مرتبط می‌کند .

به این معنی است که وجود داده‌های تکراری به حداقل ممکن خواهد رسید برای دو جدول مرتبط ، داده‌ها در فیلد مشترک می‌بایست د ر هر دو جدول تکرار شوند تا دو جدول با یکدیگر ارتباط داشته باشند شاید اگر برای تمامی داده‌ها یک جدول بزرگ ایجاد نمائید مجبور به داشتن فیلدهای تکراری باشید اما با این کار زمان زیادی را در ورود داده‌ها هدر خواهید داد چون در هر رکورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی در برخی مواقع امکان ایجاد یک جدول بزرگ وجود ندارد بنابراین مجبور به استفاده از چندین جدول هستید که بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده‌های مشترک استفاده از ارتباط فیلد مشترک است .

انواع ارتباطات (Relation ships)
اغلب جداول پایگاه داده فیلدی به نام کلید اصلی دارند که به سایر فیلدهای جدول تقدم دارد .

هر چند که فیلد کلید اصلی لزوما مهمترین ارزش اطلاعاتی را ندارند.
اما در ارتباط نیاز اصلی می‌باشند .
فیلد کلید اصلی همواره فیلد ارتباط دو جدول مرتبط نیست ولی برای این کار بسیار مناسب است و غالبا برای همین منظور به کار می‌رود .
ارتباط یک به یک (one to one)
ارتباط یک به یک نادرترین ارتباط ممکن بین جداول می‌باشند هنگامی که در دو جدول تعداد رکوردها یکسان باشد و هر رکورد یک جدول به رکورد دیگری در جدول دیگر مرتبط باشد ،‌یک ارتباط یک به یک بوجود می آید .
Access هر جدول می‌تواند تا 256 فیلد داشته باشد ولی اگر وجود جدولی با بیش از 256 فیلد ضرورت داشته باشد ، فقط با ایجاد دو یا چند جدول و برقراری ارتباط یک به یک بین آنها قادر به برآوردن این نیاز خواهید بود .

ارتباط یک به یک کم نظیر است چون معمولا می‌توانید آن دو جدول را در یک جدول ادغام نمائید .

ارتباط یک به چند ارتباط یک به چند متداول ترین نوع ارتباط بین جداول است .

این ارتباط زمانی اتفاق می‌افتد که رکورد از جدول با یک یا چند رکورد از جدول دیگر مرتبط باشد .

ارتباط چند به یک و یک به چند مشابه هستند لذا هر دو عبارت به یک معنی به کار می‌روند .

ارتباط چند به چند ( many to many) اکسس ارتباط چند به چند را مستقیما پشتیبانی نمی‌کند ولی می‌توانید آن را شبیه سازی نمایید ارتباط چند به چند هنگامی ایجاد می‌شود که رکوردهای متعددی از یک جدول به یک یا چند رکورد از جدول دیگر مرتبط باشند دراین صورت access به جای آن از رابطه یک به چند به همراه یک جدول رابطه‌ای استفاده می‌نمایند .

برنامه‌ی access Microsoft access ،‌یک نرم افزار شیء‌ گرا است بدین مفهوم که شامل گروهی از اشیاء به نامهای Module ، Macro ، Report ،‌Page ، form ،‌Qmery ، Table می‌باشد که این اشیاء به همراه داده بر روی هم فایل بانک اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند اکسس یک بانک اطلاعاتی رابطه‌ای management system (RDBMS) Relation Database است زیرا می‌توان بین جداول موجود در بانک اطلاعات رابطه برقرار کرد .

همچنین اکسس یک سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی است بدین معنی که نه تنها اطلاعات را ذخیره می‌نماید بلکه ابزارهای لازم جهت مدیریت اطلاعات مانند قابلیت‌های جستجو ، مرتب سازی ، ویرایش اطلاعات گزارشگیری و غیره را نیز در اختیار کاربر قرار می‌دهد .

قدرتمندی access و استفاده از wizard آن باعث شده که استفاده آن برای افراد مبتدی بسیار راحت باشد .

اشیاء اصلی پنجره پایگاه داده ها : آیکونهایی که در سمت چپ موجودند اشیاء (‌ابزار ) اصلی اکسس می‌باشند این اشیاء عبارتند از Report, Forms , Queries, Tab les pages, Modules Macros.

جدول (Table) اصلی ترین شیء هر بانک اطلاعاتی جدول می‌باشد که در آن داده‌ها نگهداری می‌شوند هر جدول مجموعه‌ای از داده‌هاست که در رابطه با یک موضوع مشخص می‌باشند .

پرس وجو (Query) در بیشتر موارد یک پرس و جو سوالی است که درباره داده‌های درون پایگاه داده پرسیده می‌شود همچنین می‌توان ازیک پرس و جو جهت انجام محاسبات ،‌بروز رسانی ، درج ، حذف یا ویرایش داده‌ها استفاده نمود .

زمانیکه پرس و جو یی از پایگاه داده‌ها به عمل می‌آید آخرین اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار خواهد گرفت در صورتی که پرس و جو از پرس و جوهای دیگر باشد به آن پرس و جوی چند سطحی گویند .

فرم ( Form): از فرم می‌توان جهت ورود ، ویرایش یا نمایش اطلاعات یا قالب‌های مختلف در پایگاه داده‌ها استفاده نمود همچنین فرم می‌تواند به منظور کنترل اجرای برنامه‌های کاربردی یا پیام‌ها نیز مورد استفاده قرار گیرد .

گزارش (Report): از گزارش برای چاپ و نمایش اطلاعات پایگاه داده‌ها استفاده خواهد شد گزارش این امکان را می‌دهد که اطلاعات را با قالب مورد نیاز ، تهیه و چاپ نمایید ، همچنین قادرید گزارشات را به صورت اطلاعات گروهی و محاسبات مجموع و میانگین نیز تهیه نمائید .

یک گزارش می‌تواند از داده‌های جدول یا نتیجه‌ی یک پرس و جوی موجود در بانک اطلاعاتی باشد .

صفحه (page) صفحه ،‌شی ء‌،‌ جدید در اکسس 97 به بعد می‌باشد و نام اصلی آن صفحه های دستیابی به داده های (Data Access pages) است که به اختصار به آن صفحه (‌‌page) گفته می‌شود .

صفحه فایل HTML است که می‌توان آن را مستقیما با داده‌های یک بانک اطلاعاتی مرتبط نمود صفحه ها شباهت زیادی به فرم‌های اکسسی دارند و برای مشاهده‌ی آنها باید از یک مرورگر ( Browser) صفحات وب استفاده نمود و به طور کل صفحات وب فایلهای مجزا با فرمت HTML و خارج از بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شوند .

ماکرو ماکرو در بسیاری از موارد جهت اتصال دستورات به کلیدهای فرمان یا رویدادها مورد استفاده قرار می‌گیرد .

ماژول (MODUL) ماژول‌ها توابعی هستند که با استفاده از Visual Basic Application)VBA نوشته می‌شوند و توسط آنها اشیاء دیگر موجود در پایگاه داده‌ها را می‌توان پردازش نمود ‌،‌معمولا ماژول‌ها جهت انجام اموری که توسط ماکروها امکان پذیر نمی‌باشند ، به کار می‌روند .

نحوه ی ایجاد جدول : اگر بر روی شیء table کلیک کنیم روش‌های ایجاد که 3 روش می‌باشد نشان داده می‌شود .

Creat table in design view Creat table by using wizard Creat table by entering data ایجاد جدول بوسیله طراحی Design view هر چند که ایجاد جدول با استفاده از wizard ،‌بسیار سریع و آسان است اما در بسیاری از موارد با توجه به نیاز ، امکان استفاده از جداول نمونه میسر نمی‌باشد بنابراین می‌بایست جدول مورد نظر طراحی گردد، به عنوان مثال هنگامی که بخواهید از فیلد تاریخ در جدول استفاده نمائید نیاز به فیلدی جهت نمایش تاریخ شمسی دارید در صورتی که در جداول نمونه این قبیل فیلدها موجود نمی باشند همچنین در این انتخاب می‌توان بسیاری از ویژگی‌ فیلدها را به صورت دستی ایجاد نمود .

قسمت بالای پنجره‌ی طراحی جدول دارای 3 ستون Description , Data Type , Field می‌باشد که در قسمت field name نام فیلد مورد نظر را تایپ می‌نمائید .

2)‌ نوع داده ها (data type) ستون دوم نوع داده می باشد توسط این ستون می‌توان نوع داده‌های ورودی به فیلد را کنترل نمود که دادها می‌تواند از نوع Number( عددی ) ، Text( متنی ) ، Memo(‌ یادداشت ) ، Data/ Time( تاریخ / زمان ) ، currency( ارز ، پول ) ، yes / no (‌بله / خیر) ، hyperlink (‌فول ارتباط ) و...باشد .

3) توضیحات (Description) ستون توضیحات این امکان را می‌دهد که توضیحاتی برای فیلد دراین محل نوشته شود در صورتی که کاربربخواهد از جدول پایگاه داده‌ها استفاده نماید هنگامی که روی فیلد قرار گیرد توضحیات مذکور درباره‌ی فیلد در status bar نمایان خواهد شد یا در صورتی که برنامه نویس بخواهد پس از مدتی تغییراتی را بر روی نرم افزار اعمال نماید می‌تواند از توضیحات هر فیلد جهت انجام ا مور پشتیبانی استفاده نماید .

خصوصیات فیلد ( properties): پس از ایجاد هر فیلد در قسمت بالای پنجره‌ی طراحی ، قسمت پائین پنجره نیز فعال خواهد شد این قسمت شامل خصوصیات فیلد ( field properties) بوده که خود دارای دو Tab می‌باشد ( look up , General) خصوصیات فیلد در General الف )‌سایز فیلد ( field size) توسط این خصوصیت می‌توان حداکثر طول داده‌ها را تعیین نمود که برای داده‌های متنی این مقدار بین صفر تا 255 کاراکتر می‌باشد و اگر Number باشد می‌توان برای ویژگی field size یکی از اندازه‌های ذیل را انتخاب نمود : Byte: جهت نگهداری مقادیر بین صفر تا 255 به کار رفته و یک بایت حافظه را به خود اختصاص می‌دهد .

Integer: جهت نگهداری مقادیر بین 32768- تا 32767+ به کار رفته و دو بایت حافظه را به خود اختصاص می‌دهد .

Single: جهت نگهداری مقادیر بین تا به کار رفته و چهار بایت حافظه را به همراه مفیر شناور به خود اختصاص می أهد .

Replication ID : جهت نگهداری مقدار منحصر به فردی که به آن GUID ( Globally unique Identifier) نیز می‌شود به کار رفته و شانزده بایت حافظه را به خود اختصاص می‌دهد .

ب ) قالب ( format) : توسط این خصوصیت می‌توان شکل ظاهری خروجی داده‌ها را نمایش داد این قالب از سه طریق که عبارتند از قالب استاندارد ، قالب قابل ساخت توسط سازنده‌های اکسس و قالب قابل ساخت توسط تایپ کاراکترها ایجاد می‌گردند‌.

پ)‌الگوی ورود داده‌ها ( Input mask) Input mask راهنمای ورود داده‌ به جدول می‌باشد و برای داده های از نوع Text , currency , number , Data/ time به کار می‌رود .

الگوی ورود داده از 3 بخش تشکیل شده است که عبارتند از : بخش اول : قالب ورود داده مانند : 991999 بخش دوم : توسط این بخش می‌توان تعریف نمود که آیا قالب ورود داده نیز به همراه داده در جدول ذخیره شود یا خیر در این بخش صفر به معنای این است که قالب ورود داده به همراه داده ذخیره شود و یک یا فاصله خالی به معنای این است که قالب ورود داده به همراه داده ذخیره نشود .

بخش سوم : توسط علامتی که دراین بخش گذاشته می‌شود می‌توان تعریف نمود که اکسس قالب ورود داده را جهت هدایت کاربر با چه علامتی مشخص نماید .

ت ) برچسب ( caption) کارکترهایی که در قسمت caption نوشته می‌شوند به عنوان برچسب فیلد قرار داده شده و برچسب به هنگام نمایش فیلد در حالت صفحه داده‌ای در سه ستون یا در فرم‌ها و گزارشات به عنوان برچسب در کنار فیلد یا در سه ستون نمایش داده می‌شود و نسبت به فیلد دارای مزایایی است که عبارتند از : می‌تواند دارای فاصله خالی باشد می‌تواند فارسی نوشته شود ث)مقدار پیش فرض (Defult Value) هنگامی که درجدول یک رکورد جدید ایجاد می‌شود مقدار پیش فرض موجود در فیلد به صورت اتوماتیک در فیلد وارد می‌شود به عنوان مثال در صورتیکه فیلد محل تولد 90 درصد دانشجویان یک دانشگاه تهران است می‌توان کلمه " تهران " را در خصیصه Defult Value برای فیلد محل تولد قرار داد .

در صورت لزوم کاربر می‌تواند مقدار دیگری را به غیر از پیش فرض در فیلد وارد نماید .

مقدار پیش فرض برای فیلدهای نوع Memo , Text مقدار null( خالی ) و برای فیلدهای نوع number مقدار صفر می‌باشد .

ج )‌قانون اعتبار فیلد ( Validation Rule) دراین ویژگی شرطی که هنگام ورود داده در فیلد باید مورد بررسی قرار گیرد نوشته می‌شود بدین ترتیب هنگام ورود داده یا ویرایش داده شرط موجود مورد بررسی قرار می‌گیرد و در صورت اعتبار شرط ،‌داده در فیلد قرار می‌گیرد .

چ) متن نقض قانون اعتبار فیلد ( validation text) در صورتی که قانون اعتبار فیلد که در Validation Rule موجود است نقض شود این متن ( پیام ) ظاهر خواهد شد .

ح )‌اجباری ( Required) این ویژگی دارای دو مقدار no , yes می‌باشد در صورتی که بخواهید در فیلدی مقدار Null قرار نگیرد آن را بر روی yes تنظیم نمائید بدین ترتیب داخل فیلد حتما باید داده وارد شود و در صورتی که آن را بر روی No تنظیم نمایید می‌تواند در فیلد مقدار Null قرار گیرد .

خ )ایندکس (Index) ایندکس جهت ایجاد سرعت در جستجوبه کار می رود بدین ترتیب در صورتی که مطمئن هستید که در آینده می‌خواهید بر روی داده‌های موجود در فیلد جستجو نمائید آن فیلد را به عنوان ایندکس انتخاب نمائید .

د) فشرده سازی یونیکد (Unicode compression) این خصوصیت جهت استفاده در فیلدهای memo .

Hyperlink , text ‌می‌باشد و به هر کاراکتر اعداد یکتایی مستقل از محیط ، برنامه و زبان اختصاص می‌دهد .

در این صورت با انتخاب yes می‌توانید تعیین نمائید که مایل به فشرده سازی این فیلد با استفاده از سیستم یونیکد می‌باشید و با انتخاب No می‌توانید تعیین نمایید که مایل به فشرده سازی این فیلد با استفاده از سیستم یونیکد نمی‌باشید و این فیلد با استفاده از سیستم یونیکد فشرده سازی ‌شود .

ذ)‌متد وروای ویرایشگر( IME (Ime mode مخفف Input Method Editor بوده و توسط آن می‌توانید از متدهای موجود در جهت ورود کاراکترها استفاده نمایید .

ر)‌متد ویرایشگر مربوط به جملات (IME Sentence mode) از این خصیصه می‌توانید جهت تعیین نوع IME جملات موجود در فیلدهای جداول یا کنترل فرمها استفاده نمایید .

ز) رقم اعشار (Decimlplaces) این خصوصیت برای داده‌های نوع currency , Number مورد استفاده قرار می‌گیرد و توسط آن می‌توان تعداد رقم‌های اعشار را تعیین نمود در این ویژگی می توان مقادیر بین 0 تا 15 و را با توجه به نوع داده و قالب آن وارد نمود .

ش) مقادیر جدید (New Values) این خصوصیت برای داده‌های نوع Auto Number مورد استفاده قرار می‌گیرد با انتخاب Increment داده درون فیلد به صورت افزایشی و با انتخاب Random به صورت تصادفی خواهد بود .

خصوصیات فیلد در لبه look up داده از نوع look up wizard ،‌ویزاردی است که مراحل آن و انتخاب جدول و فیلدهای جداول انتخابی یا وارد نمودن داده‌های ثابت در آن داده‌های مورد نظر در یک لیست انتخابی ( drop – Down) نمایش داده می‌شوند که کاربر می‌تواند یکی از مقادیر را در لیست انتخاب نماید .

در زیر هر یک از خصوصیات موجود در look up توضیح داده شده است : کنترل نمایش داده (Display control) این خاصه مشخص می‌کند که هنگام دریافت داده‌ها در حالت صفحه داده‌ای (data sheet) چه نوع کنترلی در فیلد اعمال شود لیست موجود شامل 3 انتخاب زیر است .

Text box: کادر متن که کادری جهت تایپ داده‌های مورد نظر می‌باشد .

List box: کادر لیست شده که لیست از داده‌های مجاز را که به کمک نوار پیمایش قابل رویت و انتخاب می‌باشند در اختیار کاربر قرار می‌دهد .

Combo box: لیست انتخابی ، لیستی پایین افتادنی از داده‌های مجاز است که با کلیک بر روی هر یک از مقادیر انتخاب صورت می‌پذیرد.

2)‌منبع سطر/ رکورد ( Row source type): این خصوصیت مشخص کننده منبعی است که داده به آن مرتبط می‌باشد لیست موجود در این خصیصه دارای انتخاب‌های زیر می‌باشد .

Table/Query: جدول یا پرس و جو Value list: مقادیر ثابتی که تایپ می‌شود Field list: فهرستی از فیلدهای یک جدول یا پرس و جو 3) مأخذ سطرح ( Row source) این خصوصیت نشان دهنده ی این است که داده‌های موجود در فیلد از چه مکانی اخذ شده ‌اند .

4) ستون متصل شده (Round column) این خصوصیت نشان دهنده‌ ستونی است که از قبل موجود بوده و این فیلد از داده‌های نمایشی آن استفاده می‌کند .

5)‌ تعداد ستونها ( column count) تعداد ستونهای سطری است که می‌خواهید نمایش داده شود .

عناوین ستونها ( column Heads) این خصیصه تعیین کننده عنوان ستون می‌باشد در صورتی که No‌ باشد برای ستون عنوان قرار داده نمی‌شود و در صورتیکه yes باشد برای ستون عنوان قرار داده می‌شود .

7)‌پهنای ستونها (‌column width) این خصیصه نشان دهنده ‌ی پهنای ستون می باشد ودر صورتیکه تعداد ستونها بیش از یک ستون باشد پهنای هر یک از ستونها توسط علامت ؛ (semicolon) از هم جدا خواهند شد و با توجه به پیش فرض نرم افزار برحسب سانتیمتر یا اینچ تعریف می‌شود .

8)تعداد سطرهای فهرست ( List Rows) تعداد ستونهای نمایش داده شده را تعیین می‌کند .

9)پهنای فهرست (list width) این خصیصه نشاندهنده‌ی پهنای کلی combo box یا list box می‌باشد .

10) محدود به فهرست ( limit to list) این خصیصه دارای دو انتخاب است No به معنای این است که کاربر هنگام ورود داده محدود به استفاده از فهرست نمی‌باشد و می‌تواند مقادیر دیگری را نیز وارد نماید و yes به معنای این است که کاربر هنگام ورود داده محدود به استفاده از فهرست می‌باشد و نمی‌تواند مقادیر دیگری به غیر از لیست وارد نماید .

ایجاد ارتباط در جدول : نرم افزار اکسس یک نرم افزارشیء گرا و یک بانک اطلاعاتی رابطه‌ای است ، ارتباط بین جداول یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌باشد که این ارتباط به شکل many , many to many , one to one , one to می‌باشند .

فیلدهایی که در دو جدول برای ایجاد ارتباط در نظر گرفته می‌شوند می‌بایست صحیح انتخاب شوند ا ین فیلدها معمولا کلید اصلی از جدول پدر و کلید خارجی از جدول فرزند می‌باشند و قبل از ایجاد رابطه می‌بایست جداول مورد نظر بسته باشند .

برای ایجاد رابطه به ترتیب زیر عمل می‌کنیم : از tools گزینه Relation ship را انتخاب می‌کنیم .

بدین ترتیب پنجره‌ای خالی جهت ایجاد رابطه‌ها نمایان شده و برروی آن کادر محاوره‌ای show Table نمایان خواهد شد .

Both لیست اسامی جداول و پرس و جوهای موجود در پایگاه داده‌ها میباشد که با توجه به نیاز می‌بایست هر یک از آنها را انتخاب نمائید جهت ایجاد ارتباط در Tab ، Tables، جداول مورد نظر را انتخاب نموده و add را می‌زنیم .

بدین ترتیب دو جدول در پنجره ی Relation sheep نمایان خواهند شد .

سپس از جدول اول فیلد مورد نظر را انتخاب کرده درحالیکه کلید ماوس پایین است ماوس را به سمت جدول بعدی برده و بر روی فیلد آن رها می‌کنیم در پنجره ی Edit Relationship چند گزینه وجود دارد .

Enforce Referential Integrity: به مفهوم ایجاد یکپارچگی روابط بوده و مجموعه قواعدی است که برای اطمینان از صحت روابط بین رکوردهای دو جدول مرتبط شده به کار می‌رود .

هنگامی که شرایط زیر موجود باشد می‌توان کنترل Enforce Referential Integrity را فعال نمود ، این شرایط عبارتند از : 1- فیلد برقرار کننده رابطه در جدول پدریک کلید اصلی بوده یا دارای ایندکس unique یا یگانه باشد .

2- فیلدهای برقرار کننده رابطه در هر دو جدول دارای data type یا نوع داده یکسان باشند .

3- هر دو جدول در یک بانک اطلاعاتی Microsoft Access قرار داشته باشند در صورت انتخاب گزینه‌ی مذکور دو گزینه‌ی دیگر که در ذیل توصیح داده شده است ،‌فعال خواهند شد این دو گزینه عبارتند از : Cascade update Related fields: هرگاه از جدول پدر محتویات فیلد را تغییر دهید اکسس به طور خودکار تمام فیلدهای مرتبط با آن درجدول فرزند را به صورت خودکار تغییر خواهد داد .

Cascade Deleted Related fields: هرگاه از جدول پدر رکوردی را حذف نمایید اکسس به طور خودکار تمامی رکوردهای مرتبط با رکورد حذف شده را از جدول فرزند حذف می‌نماید .

در قسمت پایین کادر ارتباطات ، نوع ارتباط میان دو جدول در کادر مربوط به Relation ship type توسط اکسس مشخص خواهد شد سپس کلید create را فشار داده تا ارتباط ایجاد شود .

نمایش صفحه داده‌ای پس از ارتبا ط جداول پس از باز کردن یک جدول در نمایش صفحه داده‌ای می‌توانید صفحه داده‌ای فرعی مرتبط به هر رکورد را مشاهده نمائید ،‌برای انجام این کار می‌بایست روی علامت + درکنار رکورد کلیک نمائید ،‌به این ترتیب علامت + تبدیل به علامت – شده و صفحه داده‌ای مرتبط با رکورد نمایش داده خواهد شد .

تعریف فرم فرم صحنه‌ای گرافیکی است که معمولا مانند فرم‌های کاغذی می‌باشد فرم مهمترین رابط بین کاربر و برنامه‌های کاربردی اکسس می‌باشد فرم‌ها دارای کاربردهای زیاد و متفاوتی می‌باشند که در ذیل برخی از آنها بیان شده است .

الف )‌ورود نمایش داده‌ها ب) ویرایش و حذف داده‌ها ج )‌کنترل جریان اجرایی برنامه : در اکسس فرم‌ها را میَ‌توان به گونه‌ای اجرا و طراحی نمود که با ماکروها و ماژول‌های نوشته شده به وسیله‌ی VBA مرتبط باشند و بوسیله ماکروها و ماژول‌ها می‌توان اجرای برنامه‌های کاربردی را کنترل نمود .

د)‌نمایش پیام‌های برنامه ایجاد فرم ، استفاده از ویزارد به صورت اتوماتیک ( Auto form wizard) از پنجره‌ی پایگاه داده‌ها ، روی یک جدول یا یک پرس و جو کلیک نموده و آن را انتخاب نمائید سپس از نوار ابزار standard بر روی کلید Auto form کلیک نمائید .

بدین ترتیب فرمی برای جدول یا پرس و جوی انتخاب شده ایجاد خواهد شد و می‌توانید از فرم جهت ورود اطلاعات استفاده کنید .

ایجاد فرم با استفاده از ویزارد (Create form by using wizard) برای ایجاد یک فرم از طریق form wizard مراحل زیر را طی کنید .

بر روی شیء forms در پنجره‌ی پایگاه داده‌ها کلیک نمائید سپس از سمت راست پنجره پایگاه داده‌ها Create form by using wizard ار انتخاب نمائید .

در کادر انتخابی Table/ Queries جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب نمایید .

و پس از اضافه نمودن فیلدهای مورد نظر Next را زده در مراحل بعدی طرح کلی فرم ، شکل ظاهری فیلدها و صفحه زمینه فرم را زده و در آخر finish .

ایجاد فرم به وسیله‌ی طراحی ( create form by Design View) ساخت‌ فرم‌ها در Design View حالت کاملا سفارشی داشته و با استفاده از آن می توان یک فرم را از ابتدا و براساس نیاز خود و ویژگی‌های مورد نظر طراحی نمود پنجره‌ی اصلی فرم به رنگ خاکستری و به صورت شطرنجی دیده می‌شود .

اجزاء اصلی فرم هر فرم دارای دو جزء‌ اصلی می‌باشد که این اجزاء عبارتند از : کنترل (control) کنترل شامل برچسب‌ها یا کادرهای متنی یا اشیاء دیگر موجود در فرم‌ها و گزارشات مانند کلیدها می‌باشد .

بخش ( (section) فرم از بخش‌های مختلف تشکیل شده است که شامل : Form Header: به عنوان سربرگ در اولین صفحه فرم قرار می‌گیرد و معمولا عناوین ثابت در هر فرم در این بخش قرار می‌گیرد .

Page Header: به عنوان سربرگ در هر صفحه فرم قرار می‌گیرد .

Detail: معمولا تمامی فیلدها در این قسمت قرار دارند .

Page Header: به عنوان پا صفحه در اولین صفحه فرم قرار می‌گیرد .

Form Header: به عنوان پا صفحه درهر صفحه فرم قرار می‌گیرد و معمولا اطلاعاتی راجع به جمع و میانگین‌ مقادیر یک یا چند فیلد یا شماره‌ی صفحه‌ در آن قرار می‌گیرد .

آیکونهای موجود در جعبه ابزار Select object: از ابزار پیش فرض است و از این ابزار برای انتخاب ، تغییر اندازه یا تغییر محل کنترل‌ها استفاده می‌شود .

Label: جهت ایجاد یک متن ثابت روی فرم استفاده قرار می‌ گیرد معمولا متن‌های راهنما و عناوین فیلدها بوسیله‌ی این کنترل روی فرم‌ها قرار داده می‌شوند .

Text box: از این ابزار جهت ایجاد کادرهای متنی برای نمایش اطلاعات فیلدهای متنی ،‌عددی ، تاریخ و یادداشت روی فرم استفاده نمائید .

Image: برای قرار دادن یک تصوی ثابت در فرم استفاده می‌شود .

Check Box: از این کنترل برای ساخت کنترل‌های انتخابی که مشابه فهرست‌های drop – down هستند استفاده می‌شود .

List box: از این کنترل برای ایجاد کنترل‌هایی که فهرستی از مقادیر را نمایش می‌دهند استفاده می‌شود .

تعریف گزارش : اولین قدم ایجاد پایگاه داده‌ها دانستن خروجی نرم افزار است نمایش اطلاعات بر روی صفحه نمایش معمولا به صورت صفحه داده‌ها یا فرم و گاهی اوقات نیز پرس و جو می باشد از فرم‌ها و پرس و جوها نیز می‌توان چاپ تهیه نمود اما در بسیاری از موارد چاپ از روی گزارشات بهترین روش برای دستیابی به خروجی می‌باشد .

از گزارش می‌‌توان برای اهداف خاصی مانند مبالغ فروش در محدوده زمانی مشخص لیست موجودی و لیست نامه‌ها استفاده نمود .

ایجاد گزارش با استفاده از ویزاد (create Report by using wizard) پس از کلیک بر روی این روش در کادر متن Table / Queries پرس و جوها و جداول موجود در بانک اطلاعاتی را جهت ایجاد گزارش انتخاب و فیلدهای مورد نظر را با علامت > اضافه و Next را می‌زنیم .

کادر بعدی جهت گروه بندی نتیجه ی گزارش بوسیله‌ی فیلدی خاص مورد استفاده قرار خواهد گرفت فیلدی را که می‌خواهید گزارش براساس آن گروه بندی شود انتخاب نموده و سپس روی کلیدی که علامت فلش به سمت راست دارد کلیک نمایید و سپس Next.

در پنجره‌های Report wizard بعدی عملیات مرتب سازی رکوردها ، طرح ظاهری گزارش و تایپ نام گزارش را انجام می‌دهیم و در آخر finish.

ایجاد گزارش بوسیله طراحی ( create report in Design view) که تقریبا مشابه حالت طراحی قسمت form می‌باشد که گفته شد .