رساله ای که اینک در دست شما خواننده گرامی قرار دارد ، حاوی مطالبی است که شما را با
تمامی زوایای طراحی سیستم نرم افزاری پرسنلی و مالی دفتر مدارس خارج از کشور آشنا می کند
و نحوه ی کار با این سیستم را به شما آموزش می دهد .
این پروزه نرم افزاری است که در قسمت های امور اداری ، پرسنلی و مالی بخشی از وزارتخانه
محترم آموزش و پرورش به نام دفتر مدارس خارج از کشور به کار گرفته می شود .
این دفتر مدیریت تمامی سرپرستان مدارس ایران در تمامی کشور های دنیا را بر عهده دارد .
به این ترتیب
که هر دو سال یک بار امتحاناتی را برای اعزام معلمان به خارج از کشور را برگزار می کند .
در صورت قبولی در این امتحان معلمان به مدت دو سال مامور به خدمت در یکی از کشورها می شوند .
و به همراه خانواده شان از ایران عزیمت می کنند .
در این دفتر حقوق معلمان هر دو ماه یکبار طبق شرایط زندگی آنها در آن کشور ومقطع تحصیلی
و مدرک و...
محاسبه می شود و به صورت ارزهای دلار آمریکا , یوروی اروﭘا و ین ﮊاﭘن , به حساب
بانکی آنها در آن کشور واریز می شود .
هم اکنون امور مالی دفتر مدارس خارج از کشور با سیستم های قدیمی تحت Dos اداره می شود که کار با
آن بسیار دشوار و حوصله بر است و به همین دلیل ما در صدد نوشتن یک برنامه جدید برآمدیم تا مشکلات
کار با آن سیستم قدیمی را بهبود ببخشیم .
تمام سعی و کوشش ما این بوده که نرم افزار کاربردی ای طراحی نماییم که، کمتر دچار مشکل شود و
کار با آن راحت باشد .
همچنین ، قابلیت بروز رسانی داشته باشد .این نرم افزار شامل بخش هایست که
مربوط به امور اداری و مالی می گردد و هر دوی این بخش ها که در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر
هستند را به یقین به یکدیگر نزدیکتر از گذشته می گرداند .
در یک سازمان اطلاعات تمامی کارمندان زیر نظر امور اداری می باشد ، بمعنی آنکه وقتی سیستم
پرسنلی سازمانی دستخوش تغییرات قرار می گیرد .
این تغییرات روی سیستم مالی کارمندان بی تاثیر
نخواهد بود .
از اینرو با در شبکه قرار گرفتن این نرم افزار هر تغییری در شرایط پرسنلی یک کارمند به طور اتوماتیک
شرایط حقوقی او را نیز تغییرخواهد داد .
زیرا همانطور که در ابتدای سخن گفته شد , معلمان اعزام شده به خارج از کشور , فقط به مدت دو سال
مجاز به خدمت در خارج از کشور هستند و بعد از دو سال ماموریت آنها به اتمام می رسد و باید بقیه
خدمتشان را در مدارس داخل کشور بگذرانند .
در پایان از شما خواننده محترم استدعا داریم که اگر خطا و کم و کاستی در این رساله و برنامه ملاحظه
فرمودید از لطف و بخشش خود را از ما دریغ نفرمایید .
مروری بر مطالعات انجام شده
در مقدمه به این نکته اشاره شد که یک برنامه کاربردی باید بگونه ای طراحی و نوشته شود که کار را
برای کاربر یا کاربرانی که از آن استفاده می کنند ساده تر از گذشته سازد .
حال بمنظور رعایت این اهداف ما در طراحی و نوشتن این نرم افزار که تحت ویندوز کار می کند از زبان
های برنامه نویسی بروز و پرکاربرد و سریعی همچون زبان C#و بانک اطلاعاتی SQL SERVER
به عنوان پایگاه داده و نیز محیط های گزارش گیری هماهنگ با برنامه همچون CRYSTAL REPORT
بهره گیری نمودیم .ما با استفاده از کتاب ها و سایت ها ی مرتبط با نرم افزار های مذکور توانستیم به
فراگیری این زبان ها دست یابیم .
شما در ادامه می توانید در فصل اول تا حدودی با زبان برنامه نویسی بانک اطلاعاتیِ SERVER SQL
و همچنین در فصل دوم مقداری با زبان برنامه نویسی C# آشنا شوید و نمونه هایی از کد های برنامه را
ببینید .
فصل سوم نیز در برگیرنده توضیحاتی بر کل برنامه می باشد و در مورد نحوه کار با نرم افزار
توضیحاتی را متذکر می شود .
و در پایان این رساله شما را با منابع استفاده شده آشنا می سازیم .
1 آشنایی با زبان SQL SERVER وکاربرد آن درنرم افزارمالی دفترمدارس خارج ازکشور
زبان SQL تنها زبان استاندارد و جامع پیاده‌سازی ، مدیریت ، نگهداری و کار با بانک های
اطلاعاتی میباشد که تقریباً توسط تمامی بانک های اطلاعاتی کوچک و بزرگ , ﭘر کاربرد و کم کاربرد مانند
Access، SQL Server ، Oracle و DB2 پشتیبانی می‌شود.
طراحان و افرادی که بنوعی با بانکهای اطلاعاتی سروکار دارند و همچنین برنامه نویسانی که از این بانک ها
استفاده می‌کنند هرکدام باید تا اندازه‌‌ای با این زبان آشنایی داشته باشند.
این مقاله که در سه قسمت تهیه شده است می‌کوشد تا مفاهیم زبان SQL را در قالب یک مثال کاربردی بیان
کند .
هرچند که مفاهیم بکار رفته در این مقاله در تمامی بانک های اطلاعاتی قابل پیاده‌سازی میباشند ولی
مثالهای ارائه شده در 2000 SQL Server مورد تست قرار گرفته‌اند .
بانک اطلاعاتی که در این مقاله بعنوان مثال مورد استفاده قرار گرفته است بانک اطلاعاتی یک آموزشگاه
میباشد که شامل دو جدول بنامهای teachers و students میباشد.
جدول اول اطلاعات اساتید و
جدول دوم اطلاعات دانشجویان را در خود نگه می‌دارد.
جدول اول دارای چهار فیلد زیر میباشد: name
یا نام از نوع text، family یا فامیل از نوع text، age یا سن از نوع عدد ، salary یا حقوق از نوع
عدد.
جدول دانشجویان نیز شامل چهار فیلد میباشد ، سه فیلد اول آن مشابه سه فیلد اول جدول اساتید
میباشد و فیلد چهارم آن عبارتست از GPA یا معدل که یک فیلد عددی است.
زبان SQL دارای دستورات
متنوع و نسبتاً زیادی میباشد.
به این دستورات Clause نیز گفته می‌شود.در این مقاله و قسمتهای بعدی
آن تعدادی از مهمترین Clause های زبان SQL مورد بررسی قرار می‌گیرند.هدف نهایی از دادن انبوه
اطلاعات به کامپیوتر، جستجو و یافتن اطلاعات مفید میباشد.
به این عمل یعنی جستجوی اطلاعات در
بانک اطلاعاتی Query نیز گفته می‌شود.
اکثر دستورات زبان SQL نیز در همین راستا مورد استفاده
قرار می‌گیرند .
در این بین مهمترین و پرکاربردترین دستور را می‌توان دستور SELECT قلمداد کرد .
این
دستور جهت انتخاب یک یا چند فیلد از یک یا چند جدول مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد،
فیلدهای انتخاب شده پس از اجرای query روی صفحه نمایش داده خواهند شد.
دستور SELECT همان
طوری که گفته شد جهت انتخاب و نمایش تعدادی از فیلدهای جداول مورد استفاده قرار می‌گیرد .
در این حالت تمام رکوردها نمایش داده خواهند شد، ولی در بیشتر موارد هدف از نوشتن Query
نمایش رکوردهایی است که دارای شرایط ویژه‌ای میباشند.
مثلاً نمایش مشخصات اساتیدی که بیش از
پنجاه سال سن دارند .
دستور WHERE برای گذاشتن یک یا چند شرط به دستور SELECT مورد
استفاده قرار می‌گیرد .
با اضافه کردن شرط به دستور SELECT تعداد رکوردهای خروجی ( پاسخ )
معمولاً محدودتر می‌شود .
1-2 ایجاد کردن پایگاه داده و ایمنی آن در نرم افزار 2000 SQL Server چنـدین راه مختلف برای نسخـه برداری از پایگاه داده فراهـم می آورد.
سـاده ترین راه گرفتن Backup کامل یک کپی کامل از پایگاه داده در یک نقطه زمانی خاص می باشد.
راهنمایی:SQL Server اجازه می دهد که نسخه برداریها گرفته شوند هنگامی که پایگاه داده در حال استفاده می باشد و نیاز به بستن سیستم برای نگهداری آن نیست.
اگر چه انواع اصلی عملیات از طریـــق Backup نمی تواند به انجام رسد.
اینها شامل عملیاتی هستند که ساختار پایگاه داده را تغییر می دهند.
از قبیل ایجــاد کردن و حذف کردن فایل ها یا ایجاد Index ها و به انجام رساندن عملیاتهای مرتبط نشده به سیستم Non Logged همچنینSQL Server دومین نوع نسخه برداری را فراهم می آورد که به طــــور Differential Backup شناخته شده است.
یک Differential Backupفقط اطلاعاتی را که از آخرین نسخه برداری کامل تغییر پیدا کرده است ثبت می کند.
امتیازات آن این می باشد که بیشترین محیطهایDifferential Backup از یک نسخه برداری کامل کوچکتر خواهد بود و اینکه فرآیند نسخه برداری سریعتر خواهد شد.
راهنمایی:Backups Transaction Log همچنین به شما اجازه باز گرداندن یک پایگاه داده برای یک نقطـه زمانی خاص می دهد این می تواند مفید واقع شود.
برای مثال یک اشتباه اپراتور باعث نادرست وارد شــدن اطلاعات در داخل یک پایگاه داده شود.
شما مـی توانید از یک Transaction Log برای باز گرداندن پایگـاه داده در حالتی که آن قبــلاً بوده بـرای اضافه کردن اطلاعات غلط استفاده کنید.
SQL Server از Transaction Log برای بازگرداندن پایگاه داده به طــور خـودکار استـفاده می کنــد.
اگر Server پذیرفته شود .
شما می توانید آن را برای نسخه برداری از داده هایتان در ترکیب با یک نسخـه برداری کامل یا Full And Differential Backupا ستفاده کنید .
امتیـازات Transaction Log Backup هست از بیشترین تفصیل های نتایج فایل Backup که کوچکتر از Differential Backup یاFull می باشد.
راهنمایی: در بعضی از حالات یک Transaction Log Backup ممکن بزرگتر از نسخه برداری یک پایگاه داده شود.برای مثال اگر یک گروه کوچک از رکوردها نسبتاً به طور پی در پی تغییر داده شود در این حالتها، شما می توانید همچنین یک نسخه برداری کامل یا Transaction Log Backupsبه طور متناوب بگیریــد.
زمانی در مرحله ای از SQL Server یک درخواست برای اتصـال دریافت مـی کنیم.
آن از یک Login ID عبور می کند.
Login ID معرف Account می باشد که دسترسی به 2000 SQL Server را کنترل می کند.
SQL Server بررسی می کند Login ID که داده شده است معتبر باشد.
سپس معین می کند که آیا Login ID که پذیرفته شده است امتیاز امنیــتی کافـی بـرای به انجام رسـاندن عمـلیات درخواست شده دارد.
ایـن عملیات به عنوان authentication نامیده مـی شود.
2000 SQL Server ، authentication را از دو راه می تواند پشتیبانی کند.
آن می تواند به NT ویندوز مایـکروسافت یا امنیت ویندوز 2000 برای معـتبر کـردن ID اطمینان کند یا آن می تواند اعتبار سازی را خودش به انجام رساند.
زمانـی که از تأیید اعتبار ویندوز (شناخته شده به عنوان امنیت مجتمع در نسخه های قبلی از SQL Server) مدیر سیستم صورتهای امنیتی برای ویندوز NT و Account های ویندوز 2000 و گروهها را می پذیرد.
نرم افزار پردازشگر ویندوز یک اتصال معتبر برای Server را درخواسـت مـی کند.
یـک اتصـال معتبر از زمانی پذیرفته خواهد شد.
اگـر وینـدوز NT یا وینـدوز 2000 قبلاً یـک User را تصدیق کرده باشـد.
2000 SQL Server نیاز دارد به تضمین Login ID کـه برای دسترسی پیدا کردن بهServer و پایگـاه داده فراهـم شده است.
مهـم: زمانی که ویندوز 98 نمـی تواند ارتباطات معتبر را پشتیبـانی کند مـواردی از 2000 SQL Server که روی وینـدوز 98 اجرا مـی گردد نمـی تواند از مـد تأیید اعتبـار ویندوز استفاده کند.
نرم افزار پردازشگر یا Client می تواند روی ویندوز 98 اجرا شود.
اگر چه با استفاده از تأییـد اعتبار وینـدوز تهیه شده ، Server خودش روی ویندوز NT یا ویندوز 2000 اجـرا می شود.
ما در طراحی بانک اطلاعاتـی نرم افزار مالی دفتر مدارس خارج از کشور برای ایمن سازی هر چـه بیشتر و بهتر آن یک قسمت به نام کابر قرار دادیم که در آن به راحتی می توان کاربـر یا کاربـران این سیستم را زیر نظر داشت .
بطوری که می توان تعداد کاربرن را افزایش و یا کاهش داد و سطوح دسترسـی آنها را ویرایش کرد .
بـرای ویـرایش یـک رکـورد از دستـور UpDate و برای خـواندن اطلاعـات از دسـتور Select استـفاده می کنیم .
برای خواندن اطلاعات می توانیم از SQL DataReader هم استفاده کنیم، که بـرای این منظـور Connection را تعریف می کنیم و DataReader را به Select وصل می کنیم.
در قسمتی که ما قصد داریم کاربری را حذف کنیم ، باید Connection را تعریف کنیم .
و از دستور SQL Delete استفاده کنیم .
فصل دوم 2-1 آشنایی با زبان C# و کاربرد آن در نرم افزار مالی دفتر مدارس خارج از کشور زبان برنامه نویسی C# از جمله زبان های برنامه نویسی بسیار پیشرفتـه است وکـار با آن به نسبـت زبان هایی ماننـد C و C++سـاده تر اسـت و این سادگی نیز به عـلت نزدیکـی بسیار ان به زبـان محـاوره می باشــد .
در این فصل به معرفی دستورالعمل‌های کنترل و انتخاب در C# می‌پردازیم.
2-2 بررسی دستور if و انواع مختلف آن و کاربرد آن در این نرم افزار مطالب این درس نحوه تصمیم‌گیری در یک برنامه را به شـما نشان می‌دهد.اولین دستور تصمیم‌گیری که مـا آن را بررسی می‌نماییم ، دستورالعمل if است .
همانطور که در ورﮊن های قبل از زبان برنامه نویسی C با دستورات تصمیم گیری آن مانند IF آشنا بوده اید, این دستور دارای سه فرم کلی : تصمیم‌گیری ساده، تصمیم‌گیــری دوگانه، تصمیم‌گیری چندگــانه میباشد.
مثال 2-2-1 نمونه دستورالعمل if-else در نرم افزار در فرم Loginکه مربـوط به بخش ورودی سیـستم است از این دستـور استفــاده های زیـادی شـده که به عنوان مثـال بخشی از آن را ذکـر می کنیم و در مورد آن توضیح می دهیم .
if (CurrentUser.Login(TxtUserName.Text, TxtPassword.Text) == true) { : () FrmMain FMain = new FrmMain ( ()if (!CurrentUser.HasAccessEnterInfo FMain.EnterInfoMenu.Enabled = false; if (!CurrentUser.HasAceessReports()) FMain.ReportMenu.Enabled = false; if (!CurrentUser.HasAccessAddUser()) FMain.AddUserMenuItem.Enabled = false; if (!CurrentUser.HasAccessChangeUser()) { FMain.EditUserMenuItem.Enabled = false; FMain.DeleteUserMenuItem.Enabled = false; } FMain.Show(); this.Hide(); { Else MessageBox.Show (,MessageBoxIcon.Error ,MessageBoxButtons.OK "" Error , "نام کاربری یاکلمه عبور اشتباه است") { { { اولین دستور بصورت if (boolean expression) {statements} آورده شده اسـت.
دستور if با استفاده از کلمه کلیدی if آغاز می‌شود.
سپس یک عبارت منطقی درون یک زوج پرانتز قرار می‌گیرد .
پس از بررسـی این عبارات منطقی دستورالعمل/دستورالعمل‌های داخل کروشه اجرا می‌شوند.
همانطور که مشاهده می‌نماییـد، دستور if یک عبارت منطقی را بررسی می‌کند.
در صورتیکه مقدار این عبارات true باشد دستورهای داخــل بلوک خود را اجرا می‌نماید(قبلا توضیح داده شد که دستورهایی که داخل یک زوج کروشه {} قرار می‌گیرند در اصطلاح یک بلوک نامیده می‌شوند.) و در صورتیکه مقدار آن برابر با false باشد اجرای برنامه به بعــد از بلـوک if منتقل می‌شود.
در بیشتر موارد از تصمیم‌گیری‌های دوگانه یا چندگانه استفاده می‌شود.
در این نوع تصمیم‌گیـری‌ها، دو یـــا چند شرط مختلف بررسی می‌شوند و در صورت true بودن یکی از آنها عمل مربوط به آن اجرا می‌گــردد.
سومین دستور if در این برنامه نشان دهنده یک تصمیم‌گیری دوگانه است.
در این حالت درصورتیکه عبارت منطقی دستور if برابر با true باشد دستور بعد از if اجرا می‌شود و در غیر اینصورت دستور بعد از else بـه اجرا در می‌آید.
در حقیقت در این حالت می‌گوئیم " اگر شرط if صحیح است دســتورات مربــوط به if را انجام بده درغیر اینصورت دستورات else را اجرا کن".
در این مثال ابتدا دستور if چک می کند که آیا کلمه عبـور و رمز عبـور که توسط کاربر وارد شـده درسـت است یا نه اگر درست بود با کلیک کردن دکمه ورود کاربر به محیط سیستم وارد می شود و توانایی کـار بـا سیستم را دارد و اما اگر کاربر کلمـه و رمز عبور را درست وارد نکرده باشد اجازه ورود به سیستم را ندارد و زمانی که دکمه ورود را کلیک می کند ، پنجره ای باز می شود که در آن نوشته شده ( نام کاربری یا کلمه عبور اشتباه است.) و باید در اینجا دکمه OK را کلیک کرده تا از برنامه خارج شود .
2-3 دستور Try-Catch مثال2-3-1 نمونه دستور Try-Catch در نرم افزار دستـور Try-Catch در اغلـب فرم هـای ما استفـاده شده است یـکی از نمونـه های آن را که در فرم مربــوط به سمت ها آورده شده را در اینجا ذکر می کنیم .
try } this.Validate(); this.tblSematBindingSource.EndEdit(); this.tblSematTableAdapter.Update(this.db_personalDataSet.tblSemat); { catch } MessageBox.Show("خطا در ورود اطلاعات"); { { دستور Try-Catch کاملا شبیه دستور If-Else می باشد .
بطوری که در بالای دستورات به جای If از کلمه Try استفاده می کنیم .
اگر شرط برقرار شد دستورات اجرا می شود و اگر این شرط برقرار نبود به دستور Catch می رود که نقش Catch شبیه else می باشد و دستورات بعد از Catch را اجرا می کند.
به عبارت دیگر همانطور که می دانید Try به معنـای سعـی کردن است .
در این دستـور ، فرمانی که بعد از Try آمده است حتی الامکان باید انجام گیرد ولی اگر به هر علتی مثل یک اشکال منطقی( logicalEroor) اجرا نشود ، برنامه به دستور Catch بر می گردد و دستور بعد از آن را اجرا می کند .
مثال2-3-2 نمونه ای از کاربرد دستور Try-Catch در فرم AddUser در این مثال دستور Try-Catch را داریم که در آن دستور Else-If به کار رفته .
try { Cnn.Open(); Rdr = Com.ExecuteReader(); if (Rdr.Read()) { if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessEnterInfo")) == true) _AccessEnterInfo = true; else _AccessEnterInfo = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessReports")) == true) _AccessReports = true; else _AccessReports = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessAddUser")) == true) _AccessAddUser = true; else _AccessAddUser = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessChangeUser")) == true) _AccessChangeUser = true; else _AccessChangeUser = false; return true; } else return false; } catch { return false; } 2-4 دستور if-else if … else یا if تــودرتــو مثال 2-4-1 نمونه هایی از کاربرد if-else تو در تو در نرم افزار در صورتیکه نیاز باشد تا چندین حالت منطقی مورد بررسی قرار گیرد و دستورات مربوط به یکی از آنها اجرا شود، از فرم تصمیم‌گیری چندگانه استفاده می‌نماییم.
این نوع استفاده از دستور if در اصطلاح به if تودرتو (Nested If) معروف است چراکه در آن از چندین دستور if مرتـبط به یکدیگر استفاده شده است.
چهارمین دستور if در مثال 1-3 استفاده از if تودرتو را نشان می‌دهد.
در ایــن حالت نیز دستـور بـا کـلمه کلیدی if آغاز می‌گردد.
شرطی بررسی شده و در صورت true بودن دستورات مربوط به آن اجرا می‌گـردد.
اما اگر مقدار این عبارت منطقی false بود آنگاه شرط های فرعی دیگری بررسی می‌شوند .
این شرط های فرعی با استفاده از else if مـورد بررسی قرار می‌گیرند.
هر یک از این شرطها دارای عبارات منطقی مربوط به خود هستند که در صورت true بودن عبارت منطــقی دستورات مربوط به آنها اجرا می‌گردد و در غیر اینصورت شرط بعدی مورد بررسی قرار می‌گیرد.
باید توجه کنید که در ساختار if تــودرتــو تنها یکی از حالتها اتفاق می‌افتد و تنها یکی از شرطها مقدار true را بازمی‌گرداند.
در کلاسی که برای یوزر تعریف کردیم از دستور if-else تو در تو استفاده کردیم .
ClassUser اطلاعات User را از DataBase می خواندو سطـح دسترســی آن را مشخـش مـی کند.
در ایـن کـلاس 4 تابـع تعـریف شده که هـر کدام Bolean هستنـد .
مثـلا اگـر کـاربر اجازه داشـته باشد به قسمت هـای مختلف دسترسـی داشته باشـد آن تابع True می شود وگرنه False می شود.
if (Rdr.Read()) } if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessEnterInfo")) == true) _AccessEnterInfo = true; else _AccessEnterInfo = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessReports")) == true) _AccessReports = true; else _AccessReports = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessAddUser")) == true) _AccessAddUser = true; else _AccessAddUser = false; if (Rdr.GetBoolean(Rdr.GetOrdinal("AccessChangeUser")) == true) _AccessChangeUser = true; else _AccessChangeUser = false; return true; { else return false; { فصل سوم 3-1 نحوه کار با نرم افزار بخش مالی دفتر مدارس خارج از کشور 3-1-1 بخش Login یا ورودی سیستم در چنین برنامه هایی که اطلاعات محرمانه و شخصی مربوط به پرسنــل سازمان خاصـی مانند یک وزارتخانه در آن نهفته است بدون شک باید از سطح امنیتی بسیـار بالایی برخـوردار باشد .به همـین عـلت هنگام ورود به سیســـتم دارای بخش Login است که وظیفه امنیت سیستم را به عهده دارد .
هنگامی که شما وارد محیـط این نرم افــزار می شــوید در ابتــدا بایـد UserName وسپــس PassWord مخصوص ورود به برنامه را وارد کنید تا به شما اجازه ورود به سیستم داده شود .
اگر شما کاربر مجاز ورود به سیستم بـاشید ، به صفـحه اصـلی بـرنامه که Main نـام دارد وارد مـی شوید .
3-1-2 صفـحه اصـلی بـرنامه حـال در صفحه ی منوی اصلی شما منوها و زیر منو های متعددی را می بینید ، بخشی از آن منوها و زیر منو هـا مربوط به بخش پرسـنلی سازمان است و برخی دیگر مربوط به بخش امور مالی ، منویی هم وجود دارد که مربوط به کاربران سیستم است .
با ورود به برنامه همـانطـور که در شکل 3-1-1 مـی بینید شما دارای منوهـای پوشـه ، ورود اطلاعـات ، امور مالی، کاربر ، اطلاعات پرسنلی و صدور حکم هستید .
لازم به ذکر است که منوهای ورود اطلاعات و اطلاعات پرسنلی مربوط به بخش پرسنلی سازمان است و منوی امور مالی مربوط به بخش مالی می باشد.
3-1-3 منوی ورود اطلاعات و زیر منوهای آن شکل 3-1 منوی اصلی شما در شکل 3-1 منوی اصلی حالت باز شده منوی ورود اطلاعات را می بینید .
منوی ورود اطلاعات دارای زیر منوهای کشورها، سمت ها ،مدارک تحصیلی ، مقاطع تحصیلی ، اطلاعات حقوق ،مبنای اعزام ، رشته های تحصیلی ، رشته های آزمون ، حوزه های داخل کشور و حوزه های خارج کشور می باشد .
حال بطور مثال تصویر چند زیر منو را می بینید .
3-1-3-1 زیر منوی ثبت کشور ها زیر منوی کشورها را در شکل 3-2 تحت عنوان ثبت کـشور ها ملاحـظه می کنید.
همانطـور که ملاحــظه می کنید، این فرم از یک جدول تشکیل شده که دارای سه ستون به نام های نام کشور ، ﮔروه وﮔروه سختی تشکیل شده است .
شکل 3-2 فرم ثبت کشورها ستون کشورها مربوط به نام کشور هایی است که معلمان بمنظور خدمت در مدارس خارج از کشور به ﺁنجا اعزام شده اند .
ﺁنچه می توان در مورد ستون ﮔـروه ﮔفـت ﺁن اسـت که طبـق شـرایط تحصـیلی و ضـوابط استخدامی، هـر فرد یک ﮔروه شغلی دارد که یکی از مهمترین ارکان حقوقی وی محسوب می شود .
و اما ستون ﮔروه سختی برای معلمان در کشور های مختلف متفاوت است .
بسته به شرایط ﺁب و هوایــی در هر کـشوری و عوامـل مختلـف ﮔروه سختی برای هر کشور متفاوت است .
لازم به ﺫکر است که تمامی اینﮔروه ها روی میزان شغل هر فرد تاثیر خواهد داشت .
3-1-3-2 زیر منوی ثبت مدرک تحصیلی در اینجا به توضیح زیر منوی بعدی تحت عنوان ثبت مدرک تحصیلی می ﭘردازیم .
در شکل 3-1-3 شما با فرم ثبت مدرک تحصیلی ﺁشنا می شوید که در بر دارنده ی نام مدرک وشماره مدرک اعزام شده ها به خارج از کشور می باشد .
شکل 3-3 فرم مدارک تحصیلی 3-1-3-3 زیر منوی سمت ها زیر منوی بعدی که در اینجا به توضیح ﺁن می ﭘردازیم تحت عنوان سمت ها است .
در شکل 3-1-4 با فرم سمت ها ﺁشنا می شوید که دربردارنده ی عنوان خدمت اعزام شده ها به خارج از کشور می باشد .
شکل 3- 4 فرم سمت ها 3-1-3-4 زیر منوی ثبت مقاطع تحصیلی در اینجا به توضیح زیر منوی بعدی تحت عنوان ثبت مقاطع تحصیلی می ﭘردازیم .
شما در شکل 3-1-5 مقاطع تحصیلی معلمان اعزامی را می بینید .
شکل 3- 5 فرم مقاطع تحصیلی 3-1-3-5 زیر منوی ثبت ﭘایه حقوق زیرمنویی که در اینجا به ﺁن می ﭘردازیم ثبت ﭘایه حقوق نام دارد .همانطور که در شکل 3-1-6 مشاهده می کنید ﭘایه حقوق هر معلم بر طبق مقطع،حداقل مدرک،ﮔروه های شغلی او، سمت و غیره محاسبه می شود .
شکل 3- 6 فرم ثبت ﭘایـه حقـوق 3-1-4 منـوی امـور مـالی نمونه هایی از زیر منوهای منوی ورود اطلاعات که شامل ثبت کشـور ها ، ثبت مـدرک تحصــیلی، سمت ها ثبت مقاطع تحصیلی و ثبت پایه حقوق است را ملاحظه کردید .
حال به توضیـح منـوی بعـد ، از مجـموعه منـوهای این سیـستم که به نـام امـور مـالی است می پردازیم .
شکل 3- 7 منوی امور مالی در شکل 3-1-7 در حالی که ماوس روی منوی امور مالی است ، شما ﭼﻬار زیر منو به نام های ثبـت سـند مالی ، ثبت حقوق اساتید ، ﮔزارش سند مالی و ﮔـزارش حقـوق اسـاتید را مــی بینید .
حـال یـک به یـک تمامی ﺁنها را برای شما توضیح می دهیم .
ابتدا ثبت اسناد مالی را شرح می دهیم .
3-1-4-1 زیر منوی ثبت اسناد مالی شکل 3- 8 فرم ثبت اسناد مالی در این فرم ما به تمامی اطلاعات مربوط به شرح سند حسابـداری معلـمان ، شماره حساب دفـتر مــدارس خارج از کشور در ایران ، عنوان حساب بانکی دفـتر مــدارس خارج از کشور، شرح ردیف سند به طــور مثال مدارس مستقر در سفارتخانه ها ، ردیف بودجه که باید از طرف مجلس شورای اسلامی اعلام شود ، مبلغ بدهکاری دفـتر مــدارس خارج از کشور به معلمان با توجه به ﺁن که حقوق معلمان اعزامی هر دو ماه یک بار توسط دفتر مدارس خارج از کشور ﭘرداخت می شود.
مورد بعدی که باید در این فرم ﭘر شود ، شماره ی مدرک است که این مدرک همان بخش نامه ها می باشد.
مرکز ، برنامه ، درﺁمد و مواد هزینه موارد بعدی می باشند که باید به ترتیب طبـق کد مـرکز ، برنامه ، درﺁمد سازمان و ماده قانونی هزینه ها ﭘر شود .
مبلغ بستانکاری نیز مربوط به بدهکاری معلمان اعزامی به دفتر مدارس خــارج از کـشور می باشد .
تـاریخ مدرک وکد دستـﮔاه نیز در ﭘایان ﺫکر می شود .
3-1-4-2 زیر منوی ثبت حقوق اساتید شکل 3- 9 فرم ثبت حقوق اساتید شما در شکل 3-1-9 فرم ثبت حقوق اساتید را مشاهده می کنید .
این فرم اطلاعاتی را از ما می خواهد که طی ﺁن دفتر مدارس خارج از کشور در نامـه ای به بانـک مـلی ایـران شـعبه حـساب های دولتی اطلاعات حقوقی معلمان اعزامی را اعلام می دارد .
این اطلاعات شامل مبلغ حقوقی ﺁنها ، تـعداد افـرادی که دارای یک شماره حساب هستند ، نام کشور محل خدمت ﺁنها ، نام و شماره حساب ﺁنها می باشد .
در انتها نام و نام خانوادﮔـی مدیر کل امور مالی دفتر مدارس خـارج از کشـور و مدیـر کـل دفـتر مـدارس خارج از کشور ﺫکر می شود .
3-1-4-3 زیر منوی ﮔزارش سند حسابداری اینک شما را با ﮔزارش سند حسابداری در سیستم مالی دفـتر مدارس خارج از کشور ﺁشنا می سازیم.
ﮔزارش سند حسابداری از چهار قسمت اصلـی تشکیل شده است .
قسمت اول یک جـدول است کـه سـه ستون دارد به نام های کد دستگاه ، تاریخ سند و شماره سند .
قسمت دوم جدول دیگری است که همان سند حسابداری می باشد و یازده ستون دارد به نـام های شـماره حساب ، عنوان حساب ، شرح ردیف سند ، برنامه ، در آمد ، ردیف بودجه ، مواد هـزینه ، مبلـغ بدهکار ، مبلغ بستانکار ، شماره مدرک ، تاریخ مدرک و مرکز .
قسمـت سـوم از گـزارش سنـد حسابـداری مربـوط به شـرح سـند است .
قسمت چهارم نیز در بر دارنده ی محـل مهر و امضاء روئسای مـربوطه می باشد که در ادامه به آنـها اشـاره خواهیم داشت .
شکل 3- 10 ﮔزارش سند حسابداری شما در این ﮔزارش توانایی ﺁن را دارید که تمامی آن اطلاعاتی را که در فرم ثبت اسناد مالی به سیستم داده اید را بوسیله نرم افزار Crystal Reports ﮔزارشﮔیری کنید .
این سند مالی در امور مالی دفـتر مـدارس خـارج از کشـور بایـﮔانی می شود و توسط رییس اداره تنظیــم اسناد , رییس اداره رسیدکی , رییس اداره اعتبارات , رییس اداره دریافت و ﭘرداخت , مدیر کل امور مــالی دفتر مدارس خارج از کشور به عنوان ﺫیحساب , مدیر کل دفتر مدارس خارج از کشور به عنوان مجـــری طرح ,دریافت کننده وجه و در نهایت نماینده دیوان محاسبـات اداری مـورد امضـاﺀ قـرار خـواهد ﮔرفت .
حـالا بایـد از نامـه ای کـه از سوی دفتر مدارس خارج از کشور به بانـک مـلی ایـران شـعبه حـساب های دولتی فرستاده می شود ﮔزارشﮔیری کنیم .
ا ﮔر شما از زیر منو های امور مالـی ﮔـزارش حقوق اساتیـد را انتخاب کنیم شکل زیر را می بینید .
3-1-4-4 زیر منوی ﮔزارش حقوق اساتیـد در صفحه بعد , در شکل 3-1-11 که فرم ﮔزارش حقوق اساتیـد است , شما توانایی ﺁن را دارید که تمامی آن اطلاعاتی را که در فرم ثبت حقـوق اسـاتید به سیستـم داده اید را بوسیلـه نرم افزار Crystal Reports ﮔزارشﮔیـری کنید .
طـبق شکل 3-1-11 باید تمـامی اطلاعات خواسته شده در فرم ثبت حقوق اساتید را وارد کرده باشیم تا بتوانیم ﮔزارشﮔیری کنیم .
ما مـی توانیم با استـفاده از شماره ای که به فرد داده ایـم در این قسمت ﮔزارش آن را ببینیم .
شکل3- 11 ﮔزارش نامه بانک گـزارش حقـوق اساتیـد از هفت قسمت جداگانه تشکیل شده است .
قسمت اول مربوط به سربرگ نامه های بانک می باشد .
در سربرگ های نامه های بانک معمولا جمهوری اسـلامی ایـران ، وزارت آمـوزش و پـرورش ، اداره کـل آموزش و پرورش مدارس خارج از کشور ، را چاپ می کنند .
در قسمت دوم شماره ، تاریخ و پیوستِ نامه را می نویسند .
در قسمت سـوم اصل متن نامـه به بانـک ملی ایران شعبه حسابهای دولتی نوشته می شود .
در قسمت چهارم باید نام و شماره حساب های بانکی معلمان اعزام شده به خـارج از کـشور در آن نوشـته شود .
قسمت پنجم از نامـه ی اداره کـل آموزش و پرورش مـدارس خـارج از کـشور به بانـک ملی ایران شـعبه حسابهای دولتی قسمتی است که باید به امضاء مقامات ارشد دفتر مدارس خارج از کشور برسـد ، که ایـن مقـامـات تحت عنـاوین ذیـحساب و مـدیر کل امور مالی اداره کـل آموزش و پرورش مـدارس خـارج از کـشور و مدیر کل دفتر مدارس خارج از کشور می باشد .
قسمت ششم از نامـه ی مـذکور مربوط به رونوشـت های آن مـی باشد .
که معمولا سـه رونوشـت در این قسمت ذکر می شود .
اولین نسخه مربوط به مدرسه جمهـوری اسـلامی ایـران در کشـوری اسـت که مـعلم ایـرانی صاحـب این نامه در آن مأمور به خدمت است .
دومین نسخـه مـربوط به گروه بـرنامه ریزی مـالی و اعتبارات ارزی به همراه پرونده ی نامبرده و سومیــن نسخه مربوط به گـروه بـرنامه ریزی مـالی و اعـتبارات ارزی جهت اطلاع و اقدام بعدی .
در قسمت هفتم از این نامه بایـد آدرس اداره کـل آمـوزش و پرورش مـدارس خـارج از کـشور را در آن قسمت نوشته شود .
3-1-5 منوی کاربر به شکل 3-1-12 که در صفحه بعد است توجه کنید .
در اینجا ما شما را با تمامی زیر منو های منوی امور مالی آشنا کردیم .
منوی بعدی که باید شما با آن آشنا شوید , منوی کاربر است که به ما امکان آن را می دهد که تعداد کاربران را افـزایش و کـاهش دهیـم و یـا ویرایش کنیم .بنابراین ما در این منو سه زیر منو داریم .
شکل 3- 12 منوی کاربر و زیر منوهای آن شمـا با کلیک کــردن روی منوی کـاربـر سـه زیــر منو مـی بینید تحـت عنـاوین : تعریف کاربر جدید ، ویرایـش اطلاعات کـاربر و حذف کـاربر .
از عنـاوین زیـر منـوها درمی یابیم کــه مــی تـوانیم سطــوح