دانلود مقاله آشنایی با اکسس(Access)

تعریف کلی از اکسسAccess
اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.

بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.

اجزا بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از:
DataBase:
1.

Table
2.

Query
3.

Form
4.

Report
5.

Macros
6.

Modules
• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.

• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را می‌توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود.

با استفاده از پزس‌وجوها می‌توان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.
• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.
• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را می‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.
• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری می‌کند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.

• Modules : محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه‌نویسی محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی.

تکنیک‌های کار در اکسس
الف ‌- تعریف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.
ب‌- تعریف Fild :
به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.
ت‌- تعریف Rcord :
به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.
ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:
پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.
الف ‌- تعریف دادهData : هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

ب‌- تعریف Fild : به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

ت‌- تعریف Rcord : به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی: پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.

به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای ایجاد نمود: Database : 1.

Blank database 2.

Database Wizard Blank DataBase در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable ,……… قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد.

برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد 1.

Open(نمای ورود داده) 2.

Design(نمای طراحی) 3.

New(ایجاد شئ جدید) Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند: 1.

Run(اجرا) 2.

Design 3.

New Report شامل: 1.

Preview(پیش نمایش) 2.

Design طراحی جدولTable با انتخاب گزینه New گزینه‌های زیر قابل استفاده برای طرحی جدول می‌باشد.

Table New: 1.

DataSheet View 2.

Design View 3.

Table Wizard 4.

Import Table 5.

Link Table DataSheet View : داده‌ها را به شکل یک صفحه گسترده یا با فرمت جدولی نمایش می‌دهد.ستونها نماینگر فیلدهای موجود در جدول هستند.

که از Field 1 تا Field 10 در آن موجود می‌باشد Open-DataSheet View : در این نما می‌توان مراحل زیر را انجام داد: 1.

وارد کردن داده 2.

ویرایش داده‌ها 3.

مشاهده داده‌ها 4.

چاپ کردن داده‌ها 5.

کنترل املای متن 6.

تغییر ساختار جدول 7.

مرتب کردن رکوردها 8.

فیلتر یا صافی روی جدول 9.

تغییر صفحه داده‌ها Design View : با استفاده از این نما می‌توانید ساختار جداول ، فیلدها و خصوصیات را تنظیم نمودو یا مشاهده نمود.

در این نمای طراحی با گزینه‌های زیر مواجه می‌شویم : در قسمت اول پنجره طراحی داریم: 1.

Field Name 2.

Data Type 3.

Description Field Properties : 1.

General 2.

Look Up قواعد نامگذاری فیلدها 1.

نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد 2.

حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.

3.

در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ?

,!

, ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد: Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.

Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.

Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.

Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.

Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.

AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.

Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.

HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری می‌کند.

LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود : 1.

از Table or Query 2.

ایجاد مقادیر توسط کاربر در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.

• Description : ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم • Field Properties : متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد Table Wizard امکان استفاده از جداول از پیش طراحی شده برای جدول مورد طراحی.

در قسمت Table wizard گزینه‌های زیر موجود است: 1.

Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو مورد A.

Business B.

Personal قابل انتخاب می‌باشد.

2.

Sample Fields :نمونه فیلد را تعیین می‌کند.

Fields In My Table : تعیین فیلد برای جدول مورد طراحی توسط دکمه‌های راهنما.

4.

NEXT 5.

در این مرحله انتخاب نام برای جدول و تعیین فیلد کلید اصلی ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.

6.

NEXT 7.

در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود: أ‌.

اجرا در نمای ورود داده Data Enter ب‌.

اجرا در نمای طراحی Modify ت‌.

اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان 8.

Finish Import Table :وارد کردن یک آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی • Field Size : نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

Text Field size: 50 مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

• Format : نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل می‌کند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد: Text : Number,Autonumber,Currency : Date/Time Yes/No فرمت آن به صورت زیر می‌باشد • Input Mask : این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد: 1.

0 : احتیاج به عدد است 2.

9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 3.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 4.

L :احتیاج به حرف است 5.

?

:حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 6.

A :احتیاج به حرف یا عدد است 7.

: a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 8.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است 9.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 10.

: کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند 12.

!

:باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند 13.

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.

• Caption : عنوان و برچسبی برای فیلد طراحی شده می‌باشد.در این قسمت قابلیت فارسی نویسی داریم.

• Default Value : ازقابلیت این خصوصیت برای فیلد طراحی شده تعیین یک مقدار به صورت پیش فرض می‌باشد.

• Validatin Rule : خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید انواع عملگرها عملگرهای مقایسه‌ای : 1.

> 2.

= 5.

عملگرهای منطقی: 1.

And 2.

Or 3.

Xor 4.

Not 5.

Between ….And….

• Validation Text : درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید) • Required : در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

• Allow Zero Length: Edit روی محیط Design • مراحل درج سطر Insert Rows • استفاده از منو Insert انتخاب Rows • استفاده از ابزار Insert Rows • مراحل حذف سطر Delete Rows • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و یا Delete • استفاده از ابزار Delete Rows • انتخاب سطر و انتخاب De آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود دادهData sheet View 1- منو Format : Font :تغییر فونت ،سبک فونت ،سایز فونت و effect Cell یا Datasheet… : تغییر ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امکان تنظیم ارتفاع سطر ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود ارتفاع پیش فرض فعال میشود.

Column Width : امکان تنظیم طول ستون ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود طول پیش فرض فعال میشود.انتخاب گزینه BestFit باعث میشود که طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظیم شود.

Rename Column: امکان تغییر نام فیلد را فراهم می‌اورد.

Hide Columns : امکان پنهان کردن فیلد را فراهم می‌اورد.

UnHide Columns : امکان آشکار شدن فیلدپنهان شده را فراهم می‌اورد.

Freeze Columns :فیلد فریز شده در ابتدا فیلدها قرار گرفته و ثابت می‌شود،و سایر فیلدها می‌توانند به صورت کشویی منطبق با آن فیلد قرار کیرند UnFreeze All Columns :عکس عمل فریز می‌باشد.

2- طریقه وارد کردن داده‌ها روی رکورد: 2-1- تایپ داده متناسب با نوع داده انتخابی و قالبندی انتخابی 2-2- استفاده از Ctrl+’ که اطلاعات رکورد قبلی را به رکورد جاری منتقل می‌سازد.

2-3- استفاده ازCtrl+: برای ورود تاریخ جاری سیستم 2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; برای ورود زمان جاری سیستم 2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste 2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste 3- طریقه حذف رکوردها: 3-1- انتخاب گزینهDelete Rcord از منو Edit 3-2- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه Delete Record 3-3- استفاده از ابزار Delete از باکس ابزار 4- اضافه کردن رکورد به جدول: 4-1- انتخاب گزینهNew Rcord از منو Insert 4-2- انتخاب گزینه New Record از راهنمای رکورد 4-3- استفاده از ابزار New Record از باکس ابزار 4-4- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه New Record ادامه تنظیم خصوصیات محیط ورود داده 5- نحوه انتخاب فیلد و رکورد: 6- حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید: 7- Find : امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن 7-1- Search : 7-1-1- All 7-1-2- Up 7-1-3- Down 7-2- Match : 7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده) 7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده) 7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده) 7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندی زیر: 1.

:کارکتر هر.مثال Sm* یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.

:یک کارکتر.

مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.

# :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند 8- Replase :جایگزین کردن درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو Replace With :درج داده جایگزینی Replace : جایگزینی یکی یکی Replace All :جایگزینی همه موارد 9- Filter (صافی): توسط گزینه Filter از منوی Record می‌توان داده‌های مورد نظر را از بقیه داده‌ها جدا انواع فیلترها 1.

Filter by form (فیلتر شرطی) این فیلتر دارای محیطی می‌باشد با گزینه‌های زیر: • Look For (امکان جستجوو جدا سازی) • Or (امکان شرکت گذاری) 2.

Filter by selection (فیلتر بر اساس انتخاب) 3.

Filter Excluding Selection (عکس عمل فیلتر قبل) 4.

Advanced Filter / Sort :فیلتر شرطی با ساختار پرس و جو 5.

Filter For:تنها فیلتری است که با R.C روی رکورد به صورت یک میانبر عمل می‌کند و می‌توان با تایپ کلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فیلتر را انجام داد.

نکته: به طور کلی فیلترها روی سلولی از فیلدها یا به عبارتی روی فیلدها اعمال می‌گردد.

• Apply Filter :برای اجرای فیلتر بکار می‌رود.

• Remove Filter :از حالت فیلتر به جدول بر‌می‌گردد کاربرد Total در Select Query از منوView این گزینه را انتخاب می‌نماییم.یا از ابزار آن این گزینه شامل موارد زیر می‌باشد: 1.

Sum محاسبه جمع مقادیر 2.

Avg محاسبه میانگین مقادیر 3.

Min تعیین کمترین مقدار 4.

Max تعیین بیشترین مقدار 5.

Count محاسبه تعداد مقادیر 6.

StDev محاسبه انحراف معیار 7.

Var محاسبه واریانس 8.

First تعیین اولین مقدار 9.

Last تعیین آخرین مقدار 10.

Expression امکان استفاده از عبارت ساز برای ساختن فیلد محاسباتی آشنایی با Action Query شامل: Make-Table Query : Update Query : Update to: 2.5(گزینه جایگزینی) Criteria: 2 (گزینه ای که باید تغییر کندو به روز شود) Append Query : همانند make- Table Query می‌باشد با این تفاوت که نام جدولی که می‌خواهیم داده‌ها به ان الصاق شود را از لیست انتخاب می‌کنیم.

Delete Query : Delete: Where Criteria: 1 (همه یکهای موجود در جدول انتخابی را حذف می‌نمایید) تذکر: تمام action ها باید بعد از ایجاد ابتدا Run شود آشنایی باطراحی فرمForm Form ------> New: 1.

Design View 2.

Form Wizard 3.

AutoForm:Columner 4.

AutoForm:Tabuler 5.

AutoForm :Datasheet 6.

Chart Wizard 7.

Pivot Tabale Wizard 1.

ایجاد فرم از طریق طراحی 2.

ایجاد فرم از گزینه‌ های از پیش تعریف شده 3.

ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی زیر هم 4.

ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی در مجاورت هم 5.

ایجاد سریع فرم با نمای صفحه داده 6.

ایجاد چارت از ویزارد 7.

ایجاد نمودار از جدول به طریق ویزارد تذکر : ایجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب نام جدول یا پرس و جو مورد نظر حاصل می‌شود فرم چیست؟

فرم کار جمع آوری اطلاعات را آسان می‌کند.

فرم را می‌توان طوری طراحی کرد که هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصی قرار داده شود.یعنی یک فرم می‌تواند برای چند جدول اطلاعات فراهم کند بدون آن که پر کننده فرم لازم باشد این نکته را بداندو برای آن تدارک خاصی ببیند.

طرز کار Form Wizard : نام جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب کنید.

انتخاب نام فیلدهای مورد نظر از Available Field و اضافه کردن آنها با استفاده از دکمه ‌های راهنما به قسمت Selected Field .

Next نحوه قرار گیری فیلدها را تعیین می‌کنیم.

1.

Columner 2.

Tabuler 3.

Datasheet 4.

Justified -Next - تعیین پس زمینه برای فرم .

-Next - نحوه اجرا فرم و سپس Finish .

طرز کار AutoForm : AutoForm ها قابلیت ایجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد ،کافیست از قسمت New گزینه فرم یکی از AutoForm ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا پرس‌و جو گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن فرم ایجاد می‌گردد.

گزارش چیست؟

تفاوت فرم و گزارش: 1.

فرم همواره نمایشی است اما گزارش چون به شکل چاپ شده عرضه می‌شود ثابت و متداوم است.

فرم را باید در صفحه نمایش دید و این کار برای بسیاری از کسانی که به اطلاعات نیاز دارند ناممکن است.

فرم را نمی‌توان مبنا قرار داد و بر اساس یک فیلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبنای یک فیلد می‌توان گزارش تهیه نمود.

-گزارش را به صورت تصویری نیز می‌توان ارائه داد.

آشنایی با طراحی Report : Report ---------> New: 1.

Report Wizard 3.

AutoForm:Columnar 4.

AutoForm:Tabular 5.

Chart Wizard 6.

Label Wizard نحوه ایجاد گزارش همانند فرم می‌باشد، در حالت AutoForm ها می‌توان گزارش به صورت ستونی زیر هم و یا ستونی در مجاورت هم داشته باشیم طرز کار Report Wizard 1.

ابتدا تعیین جدول یا پرس‌و جو 2.

Next 3.

انتخاب فیلدهای شرکت کننده در گزارش 4.

انتخاب فیلد سر گروه در صورت نیاز(Grouping Levels) 5.

Next 6.

امکان مرتب کردن تا 4 فیلد به دو صورت صعودی یا نزولی 7.

Next 8.

امکان آرایش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌کشی و همچنین نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق یا عمودی 9.

Next 10.

در این مرحله چند شیوه رایج ایجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه می‌کند هر گزینه نام یکی از این شیوه‌هاست.

با انتخاب یکی از این گزینه‌ها نتیجه در سمت چپ قابل مشاهده می‌‌باشد ، در این مرحله با انتخاب نحوه تشگیل گزارش و Finish گزارش تهیه می‌شود.

منبع : برگرفته از Help نرم افزار Access