دانلود مقاله آموزش اکسس Access

مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.

به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.

بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.
باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.
این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.


آشنایی با اکسس

اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.


برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .

جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد
تعریف کلی از اکسسAccess
اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.

بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.

اجزا بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از:

DataBase:

1.

Table
2.

Query
3.

Form
4.

Report
5.

Macros
6.

Modules

• ‏‏Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.

• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را می‌توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود.

با استفاده از پزس‌وجوها می‌توان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.

• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.

• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را می‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.

• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری می‌کند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.

• Modules : محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه‌نویسی محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی.

تکنیک‌های کار در اکسس
الف ‌- تعریف دادهData :
هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

ب‌- تعریف Fild :
به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

ت‌- تعریف Rcord :
به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی:
پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.
به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای ایجاد نمود:
Database :

1.

Blank database
2.

Database Wizard
Blank DataBase
در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable ,……… قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد.

برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query,Form مشترک میباشد

1.

Open(نمای ورود داده)
2.

Design(نمای طراحی)
3.

New(ایجاد شئ جدید)

Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند:

1.

Run(اجرا)
2.

Design
3.

New

Report شامل:

1.

Preview(پیش نمایش)
2.

New
قواعد نامگذاری فیلدها
1.

نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد
2.

حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.
3.

در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ?

,!

, ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد:
Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.

Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.

Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.

Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.

Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.

AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.

Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی




Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.

HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری می‌کند.

LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود :

1.

از Table or Query
2.

ایجاد مقادیر توسط کاربر
در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.

• Description :

ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم

• Field Properties :

متناسب با نوع داده خصوصیات را نشان می‌دهد و نشان می‌دهدچه خصوصیاتی را می‌توان وارد کرد.

Table Wizard
امکان استفاده از جداول از پیش طراحی شده برای جدول مورد طراحی.
در قسمت Table wizard گزینه‌های زیر موجود است:

1.

Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو مورد
A.

Business
B.

Personal
قابل انتخاب می‌باشد.
2.

Sample Fields :نمونه فیلد را تعیین می‌کند.
3.

Fields In My Table : تعیین فیلد برای جدول مورد طراحی توسط دکمه‌های راهنما.

4.

NEXT
5.

در این مرحله انتخاب نام برای جدول و تعیین فیلد کلید اصلی ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.

6.

NEXT
7.

در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود:




أ‌.

اجرا در نمای ورود داده Data Enter
ب‌.

اجرا در نمای طراحی Modify
ت‌.

اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان 8.

Finish
Import Table :وارد کردن یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول
Link Table :پیوند یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول
آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی


• Field Size :

نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

Text

Field size: 50
مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

• Format :

نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل می‌کند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد:
• Field Size : نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

Text Field size: 50 مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

• Format : نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل می‌کند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد: Text : Number,Autonumber,Currency : Date/Time Yes/No فرمت آن به صورت زیر می‌باشد • Input Mask : این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد: 1.

0 : احتیاج به عدد است 2.

9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 3.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 4.

L :احتیاج به حرف است 5.

?

:حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 6.

A :احتیاج به حرف یا عدد است 7.

: a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 8.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است 9.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 10.

: کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند 12.

!

:باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند 13.

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.

• Caption : عنوان و برچسبی برای فیلد طراحی شده می‌باشد.در این قسمت قابلیت فارسی نویسی داریم.

• Default Value : ازقابلیت این خصوصیت برای فیلد طراحی شده تعیین یک مقدار به صورت پیش فرض می‌باشد.

• Validatin Rule : خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.

انواع عملگرها عملگرهای مقایسه‌ای : 1.

> 2.

= 5.

عملگرهای منطقی: 1.

And 2.

Or 3.

Xor 4.

Not 5.

Between ….And….

• Validation Text : درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید) • Required : در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

• Allow Zero Length: مشخص می‌کند که آیا متنی به طول صفر در فیلد قابل قبول است یا خیر.

Edit روی محیط Design • مراحل درج سطر Insert Rows • استفاده از منو Insert انتخاب Rows • استفاده از ابزار Insert Rows • مراحل حذف سطر Delete Rows • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و یا Delete • استفاده از ابزار Delete Rows • انتخاب سطر و انتخاب Delete از روی صفحه کلید آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود دادهData sheet View 1- منو Format : Font :تغییر فونت ،سبک فونت ،سایز فونت و effect Cell یا Datasheet… : تغییر ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امکان تنظیم ارتفاع سطر ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود ارتفاع پیش فرض فعال میشود.

Column Width : امکان تنظیم طول ستون ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود طول پیش فرض فعال میشود.انتخاب گزینه BestFit باعث میشود که طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظیم شود.

Rename Column: امکان تغییر نام فیلد را فراهم می‌اورد.

Hide Columns : امکان پنهان کردن فیلد را فراهم می‌اورد.

UnHide Columns : امکان آشکار شدن فیلدپنهان شده را فراهم می‌اورد.

Freeze Columns :فیلد فریز شده در ابتدا فیلدها قرار گرفته و ثابت می‌شود،و سایر فیلدها می‌توانند به صورت کشویی منطبق با آن فیلد قرار کیرند UnFreeze All Columns :عکس عمل فریز می‌باشد.

2- طریقه وارد کردن داده‌ها روی رکورد: 2-1- تایپ داده متناسب با نوع داده انتخابی و قالبندی انتخابی 2-2- استفاده از Ctrl+’ که اطلاعات رکورد قبلی را به رکورد جاری منتقل می‌سازد.

2-3- استفاده ازCtrl+: برای ورود تاریخ جاری سیستم 2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; برای ورود زمان جاری سیستم 2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste 2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste 3- طریقه حذف رکوردها: 3-1- انتخاب گزینهDelete Rcord از منو Edit 3-2- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه Delete Record 3-3- استفاده از ابزار Delete از باکس ابزار 4- اضافه کردن رکورد به جدول: 4-1- انتخاب گزینهNew Rcord از منو Insert 4-2- انتخاب گزینه New Record از راهنمای رکورد 4-3- استفاده از ابزار New Record از باکس ابزار 4-4- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه New Record ادامه تنظیم خصوصیات محیط ورود داده 5- نحوه انتخاب فیلد و رکورد: 6- حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید: 7- Find : امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن 7-1- Search : 7-1-1- All 7-1-2- Up 7-1-3- Down 7-2- Match : 7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده) 7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده) 7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده) 7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندی زیر: 1.

:کارکتر هر.مثال Sm* یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.

2.

:یک کارکتر.

مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.

3.

# :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند 8- Replase :جایگزین کردن درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو Replace With :درج داده جایگزینی Replace : جایگزینی یکی یکی Replace All :جایگزینی همه موارد 9- Filter (صافی): توسط گزینه Filter از منوی Record می‌توان داده‌های مورد نظر را از بقیه داده‌ها جدا نمود.

انواع فیلترها 1.

Filter by form (فیلتر شرطی) این فیلتر دارای محیطی می‌باشد با گزینه‌های زیر: • Look For (امکان جستجوو جدا سازی) • Or (امکان شرکت گذاری) 2.

Filter by selection (فیلتر بر اساس انتخاب) 3.

Filter Excluding Selection (عکس عمل فیلتر قبل) 4.

Advanced Filter / Sort :فیلتر شرطی با ساختار پرس و جو 5.

Filter For:تنها فیلتری است که با R.C روی رکورد به صورت یک میانبر عمل می‌کند و می‌توان با تایپ کلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فیلتر را انجام داد.

نکته: به طور کلی فیلترها روی سلولی از فیلدها یا به عبارتی روی فیلدها اعمال می‌گردد.

• Apply Filter :برای اجرای فیلتر بکار می‌رود.

• Remove Filter :از حالت فیلتر به جدول بر‌می‌گردد.

آشنایی با طراحی Query Query ---- New: 1.

Design View 2.

Simple Query Wizard 3.

Cross Tab Query Wizard 4.

Find Duplicate Query Wizard 5.

Find Unmatched Query Wizard 1.

ایجاد از طریق طراحی 2.

ایجاد با ساده‌ترین شکل از ویزارد 3.

گروهبندی فیلدها به صورت سطری ستونی و استنتاج نتایج از تقاطع داده‌های حاصل از سطر و ستون ایجاد شده.

4.

مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از دو جدول .

5.

مقایسه دو جدول و یافتن تمام رکوردهای تکراری از یک جدول .

تعریف Query: اطلاعات یک یا چند جدول را با شرایط خاص تحت پرس و جو ایجاد می‌نماید، و همچنین امکان ساختن فیلدهای محاسباتی نیز امکان پذیر می‌باشد.

تعریفQueryبه دو بخش تقسیم می‌گردد: 1.

Select Query 2.

Action Query ساده‌ترین پرس و جو Select Query می‌باشد ،یعنی پرس و جو بر اساس انتخاب.

Query می‌تواند یک فیلد را در بر بگیرد.

چون تغییرات روی پرس‌و جو روی جدول متناظرش اعمال می‌شود بنابراین صفت Dynamic داده اند.

چون پرس‌و جو زیر مجموعه یک یا چند جدول یا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.

ایجاد Query از طریق Design View • با ظاهر شدن پنجره Show Table میتوان Query را از : 1.

Table 2.

Query 3.

Both ایجاد نمود.

به طروق زیر می‌توان فیلدها را از قسمت Field List به گزینه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد: 1.

انتخاب فیلد با عمل Drag & Drop 2.

انتخاب فیلد و عمل دابل کلیک روی فیلد 3.

انتخاب گزینهField و زدن حرف اول 4.

توسط *میتوان همه فیلدها به پایین منتقل کرد که نتیجه آن در زمان اجرا مشخص می‌شود.

انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop • ‏Table : مشخص کننده نام جدول • Sort : مرتب کردن به صورت صعودی و یا نزولی • Show :امکان فعال یا عدم فعال بودن فیلد • Criteria :امکان شرط گذاری توسط این قسمت فراهم می‌شود.از عملگرها و شروط ذکر شده در Validation Rule برای این قسمت می‌توان استفاده نمود.

• Or :شرط یا تعریف نحوه شرط گذاری بر اساس نوع داده‌ها: • Text :مقدار متنی را وارد می‌نماییم.امکان استفاده از دو کارکتر عام *,?

امکان پذیر می‌باشد.

• Number,Currency :مقدار عددی را وارد می‌نماییم.

• Date/Time :مقدار تاریخ/ زمان را وارد می‌نماییم.

مثال:11/2/2002 عکس‌العمل برنامه#11/2/2002# • اگر در قسمت Criteria بنویسیم Null برنامه Is”Nall” را می‌نویسد.

طرز ایجاد Relationship 1.

ارتباط یک به چند 2.

ارتباط یک به یک 3.

ارتباط چند به چند - برای مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نیاز است - نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به چند 2- در جدول اول 2-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 2-1-1- Primary Key 2-1-2- Index:Yes-No Duplicates 2-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر 3- در جدول دوم 3-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 3-1-1- Index:Yes-Duplicates Ok 3-1-2- Primary Key لازم نیست نکات ایجاد ارتباط در ارتباط یک به یک 4- در جدول اول 4-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 4-1-1- Primary Key 4-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 4-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول متناظر 5- در جدول دوم 5-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 5-1-1- Index-Yes- No Duplicates: 5-1-2- Primary Key نکات ایجاد ارتباط در ارتباط چند به چند در این نوع 3 جدول مورد نیاز می‌باشد.

6- در جدول اول 6-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 6-1-1- Primary Key 6-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 6-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسط 7- در جدول واسط 7-1- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول 7-1-1- Index-Yes- No Duplicates: 7-1-2- Primary Key 8- در جدول دوم 8-1- انتخاب فیلدی به صورت منحصر بفرد با شرایط زیر 8-1-1- Primary Key 8-1-2- Index-Yes-No Duplicates: 8-1-3- انتخاب فیلدی هم نام و هم نوع در جدول واسط ارتباط یک به چند ، ارتباطی است که در آن محتوای یک فیلد از جدولی در فیلد مشابه از جدول دیگری بیش از یک بار تکرار شده باشد.

در ارتباط یک به یک درست همان تعداد رکورد که در جدول اول است در جدول دوم نیز وجود دارد.

تلفیق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

بعد از تعیین خصوصیات به وسیله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop می‌توان ارتباط برقرار نمود.

کاربرد Total در Select Query از منوView این گزینه را انتخاب می‌نماییم.یا از ابزار آن این گزینه شامل موارد زیر می‌باشد: 1.

Sum محاسبه جمع مقادیر 2.

Avg محاسبه میانگین مقادیر 3.

Min تعیین کمترین مقدار 4.

Max تعیین بیشترین مقدار 5.

Count محاسبه تعداد مقادیر 6.

StDev محاسبه انحراف معیار 7.

Var محاسبه واریانس 8.

First تعیین اولین مقدار 9.

Last تعیین آخرین مقدار 10.

Expression امکان استفاده از عبارت ساز برای ساختن فیلد محاسباتی مثال:محاسبه نمره نهایی در گزینه ،(Field-total:(nomreh) *(zarib nomreh فعال بودن فیلدهای شرکت کرده در این فیلد محاسباتی همچنین فعال بودن Expression از Totals .

از علائم ریاضی و همچنین از + ،&(الصاق)در عبارت سازی می‌توان استفاده نمود.

CCUR( ) تابعی است که مقدار عددی را با واحد پول نمایش می‌دهد.

آشنایی با Action Query شامل: Make-Table Query : Update Query : Update to: 2.5(گزینه جایگزینی) Criteria: 2 (گزینه ای که باید تغییر کندو به روز شود) Append Query : همانند make- Table Query می‌باشد با این تفاوت که نام جدولی که می‌خواهیم داده‌ها به ان الصاق شود را از لیست انتخاب می‌کنیم.

Delete Query : Delete: Where Criteria: 1 (همه یکهای موجود در جدول انتخابی را حذف می‌نمایید) تذکر: تمام action ها باید بعد از ایجاد ابتدا Run شود و ذخیره سپس نتیجه آن را روی جدول متناظر مشاهده نمود Run از منو Query یا از ابزار آن !

آشنایی باطراحی فرمForm Form ------> New: 1.

Form Wizard 3.

AutoForm:Columner 4.

AutoForm:Tabuler 5.

AutoForm :Datasheet 6.

Chart Wizard 7.

Pivot Tabale Wizard 1.

ایجاد فرم از طریق طراحی 2.

ایجاد فرم از گزینه‌ های از پیش تعریف شده 3.

ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی زیر هم 4.

ایجاد سریع فرم با قرار گیری فیلدها ستونی در مجاورت هم 5.

ایجاد سریع فرم با نمای صفحه داده 6.

ایجاد چارت از ویزارد 7.

ایجاد نمودار از جدول به طریق ویزارد تذکر : ایجاد فرم از شماره 2 تا 7 با انتخاب نام جدول یا پرس و جو مورد نظر حاصل می‌شود.

فرم چیست؟

فرم کار جمع آوری اطلاعات را آسان می‌کند.

فرم را می‌توان طوری طراحی کرد که هنگام ورود اطلاعات، هر بخش از فرم در جدول خاصی قرار داده شود.یعنی یک فرم می‌تواند برای چند جدول اطلاعات فراهم کند بدون آن که پر کننده فرم لازم باشد این نکته را بداندو برای آن تدارک خاصی ببیند.

طرز کار Form Wizard : نام جدول یا پرس و جوی مورد نظر را انتخاب کنید.

انتخاب نام فیلدهای مورد نظر از Available Field و اضافه کردن آنها با استفاده از دکمه ‌های راهنما به قسمت Selected Field .

Next نحوه قرار گیری فیلدها را تعیین می‌کنیم.

1.

Columner 2.

Tabuler 3.

Datasheet 4.

Justified -Next - تعیین پس زمینه برای فرم .

-Next - نحوه اجرا فرم و سپس Finish .

طرز کار AutoForm : AutoForm ها قابلیت ایجاد فرم از جدول و پرس‌و جو را به طور خودکار و سریع امکان پذیر می‌سازد ،کافیست از قسمت New گزینه فرم یکی از AutoForm ها را انتخاب کرده و سپس در قسمت تعیین نام جدول یا پرس‌و جو گزینه مورد نظر را انتخاب کنیم سپس با Ok کردن فرم ایجاد می‌گردد.

گزارش چیست؟

تفاوت فرم و گزارش: 1.

فرم همواره نمایشی است اما گزارش چون به شکل چاپ شده عرضه می‌شود ثابت و متداوم است.

فرم را باید در صفحه نمایش دید و این کار برای بسیاری از کسانی که به اطلاعات نیاز دارند ناممکن است.

فرم را نمی‌توان مبنا قرار داد و بر اساس یک فیلد مشاهده نمود ، در گزارش بر مبنای یک فیلد می‌توان گزارش تهیه نمود.

-گزارش را به صورت تصویری نیز می‌توان ارائه داد.

آشنایی با طراحی Report : Report ---------> New: 1.

Report Wizard 3.

AutoForm:Columnar 4.

AutoForm:Tabular 5.

Chart Wizard 6.

Label Wizard نحوه ایجاد گزارش همانند فرم می‌باشد، در حالت AutoForm ها می‌توان گزارش به صورت ستونی زیر هم و یا ستونی در مجاورت هم داشته باشیم طرز کار Report Wizard 1.

ابتدا تعیین جدول یا پرس‌و جو 2.

Next 3.

انتخاب فیلدهای شرکت کننده در گزارش 4.

انتخاب فیلد سر گروه در صورت نیاز(Grouping Levels) 5.

Next 6.

امکان مرتب کردن تا 4 فیلد به دو صورت صعودی یا نزولی 7.

Next 8.

امکان آرایش گزارش از لحاظ مرتب شدن و خط‌کشی و همچنین نحوه قرار گرفتن گزارش به صورت افق یا عمودی 9.

Next 10.

در این مرحله چند شیوه رایج ایجاد گزارش از لحاظ رنگ و قلم حروف را عرضه می‌کند هر گزینه نام یکی از این شیوه‌هاست.

با انتخاب یکی از این گزینه‌ها نتیجه در سمت چپ قابل مشاهده می‌‌باشد ، در این مرحله با انتخاب نحوه تشگیل گزارش و Finish گزارش تهیه موزش اکسس (قسمت اول) PC Welt مترجم: وهاب حاجی باقری این دوره آموزشی در 5 بخش به شما عزیزان ارائه می‌شود.

بخش یک: 1-1: تشکیل یک بانک اطلاعاتی: پس از شروع اکسس پنجره زیر برای شما نمایان خواهد شد.

اکنون می‌توانید یا یک بانک اطلاعاتی خالی تشکیل دهید و یا توسط ویزارد بانک اطلاعات از یک الگوی بانک اطلاعات بهره‌مند شوید.

در الگوهای موجود، ساختارهایی را خواهید یافت که در کارهای روزمره بیشتر از بقیه مورد استفاده قرار می‌گیرند.

از آنجا که هدف از این دوره، یادگیری است پس به توضیحی در مورد بانک اطلاعاتی شخصی و نه الگوها می‌پردازیم.

2-1: اسم بانک اطلاعات: پس از انتخاب گزینه مربوطه به تشکیل یک بانک اطلاعاتی خالی می‌توانید در پنجره باز شده در پایین نامی را برای آن انتخاب کنید.

پس از تشکیل بانک اطلاعاتی راهی به منوی مرکزی اکسس برای شما باز خواهد شد.

هم اکنون می‌توانید کار جدول گذاری در این بانک اطلاعاتی را شروع کنید.

1-3: تشکیل جدول: در بخش جدول، گزینه جدید را فراخوانی کنید سپس از بین انواع جدول یکی را انتخاب کنید.

توضیح انواع جدول: در بخش مربوط به انتخاب جدول پنج گزینه در اختیار شما قرار داده می‌شود.

- تصویر برگه اطلاعاتی : (Datasheet View) در صورت انتخاب این گزینه، اسامی فیلدها به طور اتوماتیک از طرف اکسس به آنها داده می‌شود برای مثال: «فیلد یک» شما می‌توانید به سرعت ، جملاتی را در جدول وارد کرده و جدول را ثبت کنید.

البته بهتر است که از اینگونه جدول‌سازی تنها برای آزمایش استفاده کنید، چرا که اسامی فیلدها با انتخاب خود اکسس داده می‌شوند و در بیشتر اوقات هم خصوصیات فیلدها با آن چیزی که ما می‌خواهیم تفاوت دارند.

- تصویر چهارچوب: گزینه تصویر چهارچوب بهترین راه برای جدول‌سازی است.

در این گزینه می‌توانید تمامی تنظیمات جدول و فیلدهای آنرا شخصا به دست گیرید.

- ویزارد جدول ویزارد جدول دارای الگوهایی می‌باشد که در زندگی روزمره زیاد به کار می‌رود.

از این گزینه می‌توانید جداول و یا حتی فیلدهای تکی را بگیرید.

- وارد کردن جدول با این عملکرد می‌توانید بانک‌های اطلاعاتی و یا برنامه‌های دیگر را مشاهده و از آنها جداولی را به بانک اطلاعاتی خود اضافه کنید.

- پیوند جدول با کمک این عملکرد می‌توانید پیوندی را با جداولی از بانک‌های اطلاعاتی دیگر درست کنید.

این به آن معنی است که اطلاعات جدول خارجی در بانک اطلاعاتی جدید نمی‌آیند بلکه تنها ارتباطی با سرچشمه اطلاعات برقرار می‌شود.

گزینه تصویر چهارچوب (Design View) را بر گزینید و با OK تصمیم خود را تایید کنید.

4.1: تنظیم فیلدها و خصوصیاتشان: - Field Name: اسم فیلد یک فیلد اطلاعاتی را در یک جدول نام‌گذاری و مشخص می‌کند.

البته در انتخاب اسم باید مواظب باشید تا قدرت بیان محتویات توسط اسم کامل باشد.

- نوع دیتا: این بخش مشخص می‌کند که چه نوع اطلاعاتی می‌توانند در یک فیلد ذخیره شوند.

با انتخاب یکی از گزینه‌ها جدولی به سمت پایین، برای شما ظاهر خواهد شد که به شما کمک خواهد کرد تا بدانید که از چه نوع اطلاعاتی می‌توانید استفاده کنید.

انتخاب صحیح گزینه گفته شده، برای کار درست با هر بخشی بسیار مهم می‌باشد.

مثلا اگر به فیلد قیمت، نوع متنی را اضافه کنید، دیگر قیمت‌ها نه به عنوان اعداد، بلکه به عنوان متن ثبت خواهند شد.

در ارزشیابی‌هایی که در آخر انجام می‌دهید گر چه محتوای فیلد نشان داده می‌شود ولی دیگر هیچ عملیات محاسباتی را را آنها نمی‌توانید انجام دهید.

- Description: بخش Description برای توضیحات اسامی فیلدها به کار می‌رود.

در این بخش می توانید عملکرد یا معنی اسم فیلد را توضیح دهید و با این کار حتی پس از مدت‌های طولانی نیز خواهید فهمید که این فیلد برای چه کاری بوده است.

- Field Properties: پس از اینکه اسم فیلد را انتخاب کردید می‌توانید در پنجره پایینی Design View خصوصیات دیگری را برای فیلد اطلاعات انتخاب و تنظیم کنید.

اگر می‌خواهید که در مورد هر کدام از ویژگی‌ها، اطلاعاتی را بدست آورید، تنها یکبار بر روی سطری که در آن ویژگی مورد نظر شما قرار دارد کلیک کنید سپس خواهید دید که در پنجره سمت راست توضیحات کوچکی داده شده است.

تمرین 1: تشکیل بانک اطلاعاتی با جدول یک بانک اطلاعاتی به نام سفارش را درست کنید.

سپس جدول جدیدی را با نام "مشخصات مشتری" به آن اضافه کنید.

جدول شما باید به صورت زیر باشد: برای دسترسی به جواب به جداول Losungen.mdb مراجعه کنید.

تمرین 2: وارد کردن جدول از بانک اطلاعاتی خارجی در این تمرین باید چند جدول را از بانک اطلاعاتی Losungen.mdb به بانک اطلاعاتی سفارش بیاورید.

یعنی این جدول‌ها ازمکان گفته شده کپی می‌شوند و به بانک اطلاعاتی شما اضافه می‌شوند.

برای اینکار ابتدا بانک اطلاعاتی "Losungen.mdb" را باز کنید و کارهای زیر را انجام دهید: - بانک اطلاعاتی سفارش را باز کنید.

- با دکمه راست موش بخش "Tables" را انتخاب کنید ودستور "import" را برگزینید.

- سپس می‌توانید بانک اطلاعاتی را که می‌خواهید از آن، جدول خود را بیاورید، انتخاب کنید.

بانک اطلاعاتی "Losungen.mdb" را انتخاب کنید و دکمه "import" را فشار دهید.

- پنجره بعدی می‌توانید جدولی را که می‌خواهید به بانک اطلاعاتی "سفارش" اضافه شود را انتخاب کنید.

لطفا جدول‌های زیر را انتخاب کنید: مشخصات کالا : Artikelstamm سفارشات: Bestellungen فروشندگان جدید: Neue Verhank سپس با کمک OK کار خود را تایید کنید.

به همین وجه نیز می‌توانید نظر سنجی‌ها، نمودارها، ...

را از یک بانک اطلاعاتی به دیگری وارد کنید.

برای این کار باید بخش مربوط به قسمت مورد نظر شما مثلا بخش Forms یا Reports را برگزینید.

آموزش اکسس ( بخش اول ) شنبه,11 تیر 1383 (تعداد دفعات خوانده شده:14620) مقدمه مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.

بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.

باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.

این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یاگیری هرچه سریع آن خواهید شد.

قابل ذکر است که ما در این دوره برنامه اکسس 2000 را برای آموزش انتخاب کرده ایم که البته نسخه های دیگر این برنامه فرق چندانی با نسخه 2000 آن ندارد و شما می توانید با یادگیری این نسخه با ان نیز به راحتی کار کنید.

(البته توصیه خود من به استفاده از نسخه 2000 است) آشنایی با اکسس اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.

به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.

از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.

شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.

روش ادامه درس ما در جلسات بعدی به صورت زیر خواهد بود: ابتدا آشنایی با محیط اکسس و تسلط کامل بر آن کار با help برنامه(به صورت مختصر) آشنایی با پایگاه داده های نمونه بررسی و کار با اجزای اصلی طراحی یک پایگاه داده جدید کار با جدولها کار با داده ها کار با بازجست ها ( Query ) کار با فرمهای ورود اطلاعات کار با گزارشها خودکارسازی با ماکروها برنامه نویسی با مدولها کاربرد پیشرفته اجزای اکسس حفظ امنیت در پایگاه داده کار با برنامه های کمکی اکسس سوالات خود را به طور کامل بیان کنید تا امکان پاسخگویی به آنها باشد.

برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .

جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد شروع کار با اکسس در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.

مفهوم شی گرائی: وقتی که در مورد یک برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است.

به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اکسس کافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم .

آغاز کار با اکسس: شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اکسس شوید.

البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممکن است برنامه اکسس در قسمت ذکر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.

با وارد شدن به محیط اکسس با پنجره ای مانند شکل 21 ظاهر می شود که به شما امکان می دهد تا آنچه را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است: 1- Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.

2 - access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد) 3- open an exiting file: با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.

4- از کادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید.

بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید.

اگر هر خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید.

(فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند) ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.

آشنایی با محیط کار: محیط کار اکسس همانطور که در شکل 22 می بینید بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و کار با آن بسیار آسان است.

حال به صورت کوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط کار می پردازیم: - میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال کار در این قسمت ثبت می شود و همچنین کنترل پنجره اکسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است که شما بر محیط ویندوز و کنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست) 2- میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد.

کنترل و ویرایش پایگاه داده می کنید.

در زیر توضیح کوتاهی در مورد هر منو آمده است.

------------------ الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازکردن و بستن پایگاه داده.

دریافت داده از سایر پایگاه داده ها.

ذخیره داده ها.

تغییر خصوصیات پایگاه داده.

چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد کردن داده ها پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده.

تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.

ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های کمکی مختلف.

تحلیل پایگاه داده.

امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه کاری پایگاه داده ح) Help (کمک): دسترسی به کمک مستقیم ------------------- 3- میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.

4- محوطه کاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده کار می کنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می کنید.

5- دستیار: این دستیار برای آن است که شما سوالات احتمالی ممکن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممکن جواب شما را پیدا کند(البته به صورت انگلیسی) 6- میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به کاری که انجام می دهید.

نمایش داده می شود.

و همچنین خطاها را مشاهده خواهید کرد.

توجه به این نکته ضروری است که در بعضی مواقع که امکان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.

در اینجا باید تین نکته هم ذکر شود که شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب کنید و هم از کلیدهای میانبر استفاده کنید.

روش کار کلیدهای میانبر با استفاده از کلیدهای Ctrl و Alt و حرفی که در هر فرمان زیر آن خط کشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا کنید.

این قابلیت هنگامی مفید است که شما در محیط اکسس بسیار ماهر شده اید که دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.

خروج از محیط اکسس: شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اکسس خارج شوید.

پایگاه داده های نمونه در درس قبل کار با اکسس را آغاز کردیم و در مورد محیط برنامه صحبت کردیم.

در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت کنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه که در خود اکسس موجود است صحبت کنیم.

دسترسی به راهنما: راهنمای برنامه برای کسانی که آشنایی کامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یک مرجع کامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملکرد پایگاه داده.

طراحی جدول.

یا تعریف بازجست مشکل داشتید می توانید از راهنمای برنامه که به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده کنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد.

در اکسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد که متداولترین آنها استفاده از منو Help است.که فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم: 1- Microsoft access Help : این فرمان دستیار را فعال می کند در صورتی که دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود.

شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیکترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امکان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یک شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد.

2- Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی کنید و این در مواقعی به کمک شما می آید که دستیار قدرت دید شما در محیط را کاهش دهد.

3- What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یک علامت سوال تبدیل می شود و هر کجایی از محیط که کلیک کنید در مورد آن شما را راهنمایی می کند.

4- Office On The Web: به کمک این گزینه می توانید به سایت ماکروسافت رجوع کنید و آخرین امکانات و اصلاحات در برنامه و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید.

5- Detect and Repair: با استفاده از این گزینه اگر در برنامه اکسس شما ایرادی باشد به صورت اتوماتیک رفع می شود.

6- About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلی اکسس اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد.

یکی دیگر از راهنمایی ها که در اکسس موجود است راهنمای شناور است به این ترتیب که با نگه داشتن نشانه ماوس بر روی یک فرمان به مدت چند ثانیه اسم و شاید راهنمایی کوچکی در مورد آن فرمان ظاهر شود.

با توجه به اینکه بیشتر خوانندگان این درس با محیط ویندوز و راهنمای آن آشنا هستند و راهنمای اکسس نیز مانند آن است من نیاز بیشتری به توضیح نمی بینم.

سیری در پایگاه داده های نمونه: در اکسس چهار پایگاه داده نمونه وجود دارد که می توانید آنها را باز کرده.

بررسی نموده و یا مورد استفاده قرار دهید.(البته این نکته قابل ذکر است که شما حتما باید در موقع نصب این پایگاهها را انتخاب کرده باشید تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درایو و نصب دوباره آنها کار را دنبال کنید) این پایگاهها برای کسانی که تازه شروع به کار با اکسس می کنند بسیار مفید است و چیزهای مفیدی را در برمی گیرد.

بعد از نصب پایگاه داده نمونه شما می توانید با استفاده از منو File و گزینه Open به پوشه Samples در جایی که اکسس را نصب کرده اید رفته و پایگاه داده را بازکنید(امکان دارد این پایگاه داده به صورت پیش فرض در پایین ترین قسمت منو File موجود باشد) ما در این درس به توضیح پایگاه داده Northwind خواهیم پرداخت.

قبل از شروع کار باید این نکته را ذکر کنم که تمامی فایلها و جدولهای اکسس در فایلی با پسوند MDB ذخیره می شود.

پایگاه داده Northwind امکان تمرین با یک نرم افزار پایگاه داده کامل را به شما می دهد.

این پایگاه داده یک نرم افزار کنترل موجودی برای شرکت فرضی Northwind Traders است.

بعد از باز کردن این پایگاه داده که ممکن است مدتی طول بکشد.

صفحه ابتدایی ظاهر می شود که شما می توانید با کلیک روی Ok این پنجره را رد کنید.

بعد از این کار پنجره Database این پایگاه نشان داده خواهد شد.

این پنجره جایی است که اکثر کارهای اکسس در آن انجام می شود.

این پنجره هفت شاخص دارد که شما را به شش جز اصلی Access می برد.

این پنجره در شکل 31 نشان داده شده است.

برای حرکت در صفحات پنجره Database با ماوس برروی شاخصهای کناری پنجره کلیک کنید.

کلماتی که در هر صفحه مشاهده می کنید.

معرف جداول.

پرسانه ها.

فرمها.

گزارشها.

ماکروها و برنامه های خاص این پایگاه است.

مثلا نام یکی از جداول پایگاه داده Shippers است.

اگر برروی هر یک از جداول دوبار کلیک کنید جدول مورد نظر باز می شود.

دیگر موارد را نیز می توانید با دوبار کلیک باز کنید به جز ماکروها که این اشیا به دلیل اینکه شما تازه کار هستید از دسترسی شما حفاظت می شوند و من پیشنهاد می کنم زیاد با آنها ورنروید و این کار را به زمانی که به طور کامل با عملکرد آنها آشنا شدید موکول کنید.

هنوز انتظار درک پایگاه داده های نمونه را به طور کامل نداشته باشید مثلا با کلیک زدن مکرر به روی جدولOrders.

Access جدول مورد نظر را نشان می دهد کاری که با این جدول می توانید انجام دهید این است که به سفارشات نگاه کنید.

جدول مانند یک صفحه گسترده الکترونیکی که سطر و ستون دارد کار می کند.

با جدول کارهای متنوعی می توانید انجام دهید اما در این مقطع فقط سعی کنید با اکسس.

منوهای آن و صفحه رابط آن آشنا شوید.

در ادامه دروس جزئیات لازم برای تسلط شما بر هر یک از این موارد ذکر خواهد شد.

شما در این مرحله به تمامی فرمها و جدول یک نگاهی بیاندازید و سعی کنید که با انها بیشتر از قبل آشنا شوید.

در اینجا توضیحات من در مورد این پایگاه داده به پایان میرسه شما تا درس بعدی تمامی پایگاههای نمونه را یک مرور کلی کنید و با آنها آشنا شوید و این نکته را از یاد نبرید که عجله نداشته باشید با تمامی قسمتها به مرور آشنا خواهید شد تا اینجا که شما می توانید در بین پایگاهها به راحتی گردش کنید کار بسیار موثری انجام داده اید.

از جلسات بعد بحث پیشرفته تری را در مورد اکسس شروع خواهیم کرد یعنی تا این قسمت دروس چیز خاصی را بیان نکرده ایم و فقط با محیط آشنایی کامل پیدا کرده اید و کار اصلی ما از درس بعد شروع خواهد شد.(ضمنا کار با پایگاه داده های نمونه دیگر را فراموش نکنید)