پست الکترونیکی به عنوان یک ابزرا مهم ارتباطی, جایگاه ویژه‌ای در زندگی امروزهء ما یافته. این وسیلهء ارتباطی به علت سهولت, سرعت و هزینهء نسبتاً پایی آن توسط بسیاری از سازمانها و افراد و از جمله کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی به خدمت گرفته شده. این مقاله به معرفی و نحوهء کار با ابزارهایی چون گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرست (لیست) پستی که از طریق پست الکترونیکی به اشاعه اطلاعات در میان کاربران می‌پردازند, اختصاص دارد.
بزرگترین شبکهء رایانه‌ای جهان یعنی »اینترنت« که شکل تکامل یافتهء »آرپانت« می‌باشد در سال 1971 میلادی توسط آژانس تحقیقاتی سازمان دفاع آمریکا و برخی از همکاران آن در کشورهای دیگر با تعداد اندکی عضو تاسیس گردید. در طول سه دهه فعالیت روبه‌رشد, امروزه میلیون‌ها استفاده کننده در سراسر دنیا(1) به این شبکه عظیم جهانی وصل هستند و به انبوه اطلاعات موجود در آن دسترسی دارند. تقریباً تمام کسانی که به اینترنت دسترسی دارند از خدمات پست الکترونیکی نیز بهره‌مند هستند. البته خدمات پس الکترونیکی منحصر به اینترنت نیست و به عنوان یک رسانه ارتباطی در سراسر اینترنت گسترده شده است.
مروری بر پست الکترونیکی
پست الکترونیکی از مهمترین و پراستفاده‌ترین خدمات اینترنت محسوب می‌شود و قابلیت ارسال و دریافت هر نوع پیام اعم از متن, تصویر, صوت و ... را به شکل الکترونیکی (رقومی) دارد. پست الکترونیکی شباهت زیادی به پست معمولی دارد. اغلب مراکز (مانند American On-Line, Compuserv, Delphi,... و بسیاری از بی‌بی‌اس‌ها) چه به اینترنت متصل باشند و چه نباشند, خدمات پست الکترونیکی را نیز ارائه می‌دهند. همچنین مراکزی (مانند MCI و Sprint) وجود دارند که فقط مشترک پست الکترونیکی می‌پذیرند. برخی از مراکز, خدمات پست الکترونیکی را فقط در داخل شبکه خود ارائه می‌دهند و برخی دیگر امکان ارسال و دریافت پیام و بطور کلی ارتباط با شبکه‌های دیگر را نیز فراهم می‌سازند. بسیاری از مراکز پست الکترونیکی, امکان ذخیره کردن پیامهای خوانده شده بر روی رایانهء مرکز را به مشتری می‌دهند-البته ممکن است برای این منظور هزینهء اضافی دریافت کنند. به هر حال تمام مراکز ارائه‌دهندهء این خدمات, هزینه دریافت می‌کنند, که برخی از آنها در قبال خدمات هزینهء ثابت دارند و برخی دیگر نسبت به حجم پیامهای مبادله‌شده, هزینه را محاسبه و دریافت می‌کنند.
پست الکترونیکی با برنامه‌های شبکه‌ای دیگر از قبیل »اف‌تی‌پی« و »تل‌نت« تفاوت دارد, چرا که این گونه برنامه‌ها دارای خدمت‌گیرنده/خدمت دهندهء دوطرفه هستند که بین استفاده‌کننده و منبع اینترنتی یک ارتباط دوسویه-تقریباً شبیه ارتباطی تلفنی-برقرار می‌سازند؛ در حالی که اساس پست الکترونیکی بر اصل »ذخیره و ارسال« است و شباهت بسیار زیادی با خدمات پست معمولی دارد. پست الکترونیکی امکان ارتباط ناهمزمان افراد را فراهم می‌سازد. به عبارت دیگر, فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می‌کند و گیرنده نیز هر وقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند. در واقع لازم نیست فرستنده و گیرندهء پیام, ارتباط همزمان داشته باشند. هنگام ارسال یک نامهء الکترونیکی, پیام از یک رایانه به رایانه دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می‌رود و در یک فایل (Inbox) ذخیره می‌شود.
تجهیزات مورد نیاز
وجود تجهیزات شبکه‌ای با سرعت بالا, عملیات ارسال و دریافت پیام را به میزان بسیار قابل توجهی تسریع می‌کند. نامه‌های الکترونیکی در اینترنت (بدون توجه به مسافت) معمولاًً در عرض چند ثانیه به مقصد می‌رسند. هر حوزهء پست الکترونیکی یک خدمت‌دهنده دارد که از »پروتکل ساده انتقال نامهء الکترونیکی« (SMTP)(2) استفاده می‌کند. برای استفاده از خدمات پست الکترونیکی, پس از انتخاب و اشتراک در یک مرکز ارائه‌دهندهء خدمات الکترونیکی (Mailer), یک رایانه (یا نوعی پایانه), یک مودم و یک خط تلفن مورد نیاز است. اشتراک پست الکترونیکی بدین مفهوم است که استفاده‌کننده باید وارد رایانهء مرکز خدمات پست الکترونیکی شود و نامه‌های خود را ارسال و دریافت نماید. این مراکز اشتراک موارد ذیل را در اختیار کاربر قرار می‌دهند:
- اطلاعات مربوط به نحوه متصل شدن به مرکز؛
- نشانی پست الکترونیکی کاربر, یعنی همان نامی که دیگران هنگام ارسال نامه به وی باید از آن استفاده کنند (معمولاً این نام از طریق تکمیل فرم توسط کاربر و با توافق مرکز خدمت‌دهنده تعیین می‌شود و باید بدون نقطه و فاصله باشد و از هشت نویسه (کاراکتر) تجاوز نکند)؛
- یک نام ورود و کلمهء رمز برای ورود به سیستم (نام ورود احتمالاً بخشی از آدرس پستی کاربر خواهد بود)؛
- صندوق پستی در سیستم.
مزایا و کاربرد پست الکترونیکی
پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و ویژگی‌هایی است که اهم آنها عبارت‌اند از:
- امکان ارتباط همزمان چند کاربر (از طریق کنفرانس پست الکترونیکی)؛
- امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفر (از طریق گروههای مباحثه و فهرستهای پستی)؛
- امکان عضویت در گروههای مباحثه, گروههای خبری و فهرستهای پستی؛
- عدم نیاز به ارتباط مستقیم و رو در رو؛
- امکان ذخیره و در صورت لزوم تغییر پیامهای آنها؛
- سرعت بالای ارسال و دریافت پیامها؛
- پایین بودن هزینه؛
- حذف محدودیت‌های زمانی و جغرافیایی.