دانلود مقاله پست الکترونیکی و نیاز کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به آن

مقاله حاضر به تعریف ، تاریخچه وکاربرد پست الکترونیکی دربخشهای مختلف کتابخانه ازجمله کاربرد آن در واحد مرجع، واحد انتخاب وسفارش ، سازماندهی اطلاعات ، تهیه مجلات الکترونیکی،اشاعه اطلاعات ،گروهای مباحثه ونیاز کتابداران به آن می پردازد ودرپایان مزایا و مشکلات استفاده از پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ذکر شده است
هزاران سال است که دیگر ، دیدار و گفتگوی حضوری تنها برآورنده نیاز انسان به ارتباط نیست و بشر همواره به دنبال سریع ترین راه برای برقراری ارتباط بوده است ، شبکه ها بر اساس همین تمایل انسان به برقراری ارتباط با دیگران بنا نهاده شده اند.(مدیری،1376،49)
پست الکترونیکی یکی از مهمترین و پراستفاده ترین خدمات شبکه ارتباطی اینترنت محسوب می شود و قابلیت ارسال و دریافت هرنوع پیام اعم از متن ، تصویر ، صوت ،...

را به شکل الکترونیکی ( رقومی ) دارد.

پست الکترونیکی شباهت زیادی به پست معمولی دارد.

پست الکترونیکی همچون پست معمولی دارای فرستنده ، گیرنده ، محمل و پیام است با این تفاوت که تمامی اجزای آن کامپیوتری می باشد.

(شیری ، 1378 ، 32 )
پست الکترونیکی ، امکان ارتباط همزمان افراد را فراهم می سازند ، به عبارت دیگر فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می کند و گیرنده نیز هروقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند.

در واقع لازم نیست فرستنده و گیرنده پیام ، ارتباط همزمان داشته باشند.

هنگام ارسال یک نامه الکترونیکی ، پیام از یک رایانه به رایانه دیگر می رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می رود و در یک فایل(inbox) ذخیره می شوند.
در روزگاران قدیم به لحاظ محدودیت جغرافیایی هر یک از کشورها و عدم نیاز به ارتباط با خارج از محدوده زندگی خود ، پست فقط نقش یک رابط داخلی را بر عهده داشت ولی تحولاتی که بعد از انقلاب صنعتی در اروپا بوجود آمد و گسترده شدن روابط اجتماعی ، صنعتی و بازرگانی و نیز ضرورت ارتباط با خارج از کشور، پست نیز به تبع این تغییرات دچار تحولاتی شد و انسان به این نتیجه رسید که دیگر وسایل حمل و نقل قدیمی از چاپاروکبوترنامه گرفته تا وسا یل ارتباطی دیگر ، جوابگوی رشد سریع ارتباط انسانی نیست و با گسترش این ارتباطات بود که وسیله ارتباطی سریعی به نام پست الکترونیک که حاصل تحولات فناوری اطلاعات در اینترنت بود ، بوجود آمد تا جائیکه امروزه ما به وسیله این ابزار ارتباطی در ظرف چند ثانیه می توانیم نامه ای را به آن سوی دنیا بفرستیم.
پست الکترونیکی چیست ؟
پست الکترونیکی یکی از روشهای ارسال نامه ، پیام و فایل به صورت الکترونیکی ، از طریق رایانه ها و یا شبکه ها می باشد.

پست الکترونیکی از مشهورترین خدمات اولیه و عمومی اینترنت است.

این سیستم در شبکه های مختلف و اینترنت بین رایانه ها ارتباط غیر همزمان را بوجود آورده است.

پیامها به صورت الکترونیکی از طریق دروازه های (Gateway ) شبکه به شکل های مختلف و گوناگون دیگر هدایت می شود.

مبادلات الکترونیکی می تواند متنی ساده و با حجم بسیار کم و یا پرونده های صدا ، تصویر و فیلم و هر چیز دیگر را شامل می شود.
ابزار و امکانات جدیدی چون فهرستهای پستی ، گروههای خبری ، کنفرانسهای الکترونیکی ، سیاهه های الکترونیکی و گروههای هم علاقه برگرفته از پست الکترونیکی می باشد.( ابراهیمی ، 1380 ، 204 – 259 ).

تاریخچه استفاده از پست الکترونیکی
پست الکترونیکی یا ( Electronic mail = E – mail ) یکی از نخستین خدمات اساسی اینترنت به عنوان پراستفاده ترین ابزار شبکه اینترنت مطرح است.

قدمت این سرویس به دهه های 70 و 80 میلادی برمی گردد ( ابراهیمی ، 1379 ، 47 ).

این ابزار ارتباطی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکارانش در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کنند.

برای بیشتر مردم پست الکترونیکی پدیده ای نسبتاً جدید است.

اما جالب است که بدانیم نخستین پست الکترونیکی ( E – mail ) جهان 30سال پیش ، پس از آنکه یک برنامه نویس علامت را به عنوان آدرس پست الکترونیکی به کار گرفت ، فرستاده شد.( بشیری ، 1380)
« ری تا مینسون » را پدر پست الکترونیکی خوانده اند و به این علت او را پدر پست الکترونیکی نام نهاده اند که او در سال 1971 برنامه ای اختراع کرد که اجازه می داد پیامهای الکترونیکی میان رایانه ها رد و بدل شود.

البته سیستم پست الکترونیکی اختراع او نیست بلکه همانطوریکه ذکر شد پست الکترونیکی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکاران وی در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کند.( بشیری ، 1380)
کاربرد پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی
پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و کاربردهای ویژه ای در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می باشد.

از کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به موارد زیر می توان اشاره کرد از جمله:
- امکان ارسال همزمان چند کاربر از طریق کنفرانس پست الکترونیکی
- امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفرازطریق گروههای مباحثه وفهرست های پستی
- امکان عضویت در گروه های مباحثه ، گروه های خبری و فهرست های پستی
- سرعت بالای ارسال و دریافت نامه ها و پیام برای گروه ها و اشخاص
- عضویت در خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده ناشران ، و...
- ارسال درخواستهای امانت بین کتابخانه ای و سایر مکاتبات اداری مربوط به درخواست و ارسال منابع اطلاعاتی
- ایجاد گروه های مباحثه و خبری در موضوعات مختلف کتابخانه ، کتابداری و اطلاع رسانی و تبادل تجربیات علمی و کاربردی
- پایین بودن هزینه
- حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی
- دریافت بعضی از مجلات الکترونیکی رایگان که از طریق پست الکترویکی توزیع می شود.
تاریخچه استفاده از پست الکترونیکی پست الکترونیکی یا ( Electronic mail = E – mail ) یکی از نخستین خدمات اساسی اینترنت به عنوان پراستفاده ترین ابزار شبکه اینترنت مطرح است.

این ابزار ارتباطی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکارانش در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کنند.

اما جالب است که بدانیم نخستین پست الکترونیکی ( E – mail ) جهان 30سال پیش ، پس از آنکه یک برنامه نویس علامت را به عنوان آدرس پست الکترونیکی به کار گرفت ، فرستاده شد.( بشیری ، 1380) « ری تا مینسون » را پدر پست الکترونیکی خوانده اند و به این علت او را پدر پست الکترونیکی نام نهاده اند که او در سال 1971 برنامه ای اختراع کرد که اجازه می داد پیامهای الکترونیکی میان رایانه ها رد و بدل شود.

البته سیستم پست الکترونیکی اختراع او نیست بلکه همانطوریکه ذکر شد پست الکترونیکی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکاران وی در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کند.( بشیری ، 1380) کاربرد پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و کاربردهای ویژه ای در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می باشد.

از کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به موارد زیر می توان اشاره کرد از جمله: - امکان ارسال همزمان چند کاربر از طریق کنفرانس پست الکترونیکی - امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفرازطریق گروههای مباحثه وفهرست های پستی - امکان عضویت در گروه های مباحثه ، گروه های خبری و فهرست های پستی - سرعت بالای ارسال و دریافت نامه ها و پیام برای گروه ها و اشخاص - عضویت در خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده ناشران ، و...

- ارسال درخواستهای امانت بین کتابخانه ای و سایر مکاتبات اداری مربوط به درخواست و ارسال منابع اطلاعاتی - ایجاد گروه های مباحثه و خبری در موضوعات مختلف کتابخانه ، کتابداری و اطلاع رسانی و تبادل تجربیات علمی و کاربردی - پایین بودن هزینه - حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی - دریافت بعضی از مجلات الکترونیکی رایگان که از طریق پست الکترویکی توزیع می شود.

- تولید بولتن خبری و یا فهرست تازه های کتابخانه و ارسال آن از طریق فهرستهای پستی به مشترکین - استفاده از پست الکترونیکی برای دسترسی به بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت - سهولت ، سرعت و قابلیت های استفاده از پست الکترونیکی باعث شده که اکثر کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی علاوه بر مکاتبات شخصی که از بدیهی ترین خدمات پست الکترونیکی است ، برای اشاعه جدیدترین اطلاعات به مشتریان خود ، این ابزار پر قدرت اطلاع رسانی را به خدمت بگیرند.

کاربرد پست الکترونیکی در بخش ها و واحدهای کتابخانه متفاوت است و هر بخش یا واحد می تواند با توجه به نیازها و انجام یکسری اقدامات به تناسب کاربرد پست الکترونیکی در آن قسمت بکار برد.

از جمله کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی عبارتند از : کاربرد پست الکترونیکی در واحد مرجع؛ ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی از قدیمی ترین روش هایی است که برای ارائه خدمات مرجع الکترونیکی از سال 1990 مورد استفاده قرار گرفته است.

در ابتدایی ترین طریقه ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی ، پیوندی در سایت اصلی کتابخانه یا مؤسسه ای که می خواهد خدمات مرجع از طریق آن ارائه شود ، قرار داده می شود که با انتخاب آن ، یک صفحه ساده پست الکترونیکی باز می شود و کاربر می تواند نیازهای اطلاعاتی خود را در آن صفحه وارد کند(حمیدی ، 1385، 119) اگر ذخیره الکترونیکی اطلاعات سرآغاز انقلاب در خدمات مرجع محسوب شود باید گفت استفاده از پست الکترونیکی که یکی از ابزارهای الکترونیکی انتقال اطلاعات می باشد تحولی شگرف در خدمات مرجع ایجاد کرده است.

مثلاً استفاده کنندگان از پست الکترونیک می توانند به جای تماس تلفنی با کتابدار مرجع در بسیاری از موارد سئوالات مرجع خود را در هر زمانی که راحت تر باشند و فرصت داشته باشند انجام دهند و لازم نیست که حتماً با کتابدار مرجع گفت و گوی مستقیم داشته باشند.

از طرف دیگر ، کتابداران مرجع نیز با توجه به اینکه پیام ها را بطور خودکار توسط رایانه دریافت می کنند فرصت کافی برای تهیه پاسخ داشته و متقابلاً پاسخ مناسب را در زمان مناسب از طریق پست الکترونیکی ارسال می کنند.

ضمناً با توجه به اینکه در نظام های پست الکترونیکی اینترنت این مکان وجود دارد که پیام ، فایل و یا هرگونه اطلاعات دیگر ، برای افراد بیشماری که بصورت گروه های الکترونیکی و با علایق مشترک موضوعی تعریف شده اند ارسال شود بر روی خدمات اشاعه اطلاعات گزیده کتابخانه می تواند تأثیر شگرفی داشته باشد.

دراین صورت کتابخانه مرجع ، متخصصین موضوعی مرجع یاحتی پایگاههای اطلاعاتی که استراتژیهای مربوطه خودبه خود فعال می گردد.

با تعریف گروه های الکترونیکی با علایق مشترک موضوعی می توان فایل یا اطلاعات بازیابی شده را برای این افراد با نشانی های مختلف فرستاد بدون اینکه لازم باشد عملیات متفاوتی برای ارسال اطلاعات مربوط برای هرکدام ازاشخاص مشترک انجام شود.(نقی مهرطبایی،1383، 40 ) تحقیقات مختلف و تجارب علمی صورت گرفته در کتابخانه های مختلف سراسر جهان نشان داده اند که ارائه خدمات مرجع ازطریق پست الکترونیکی ، مطرح ترین ومناسب ترین روشی است که در اکثر موارد با موفقیت همراه بوده است.

از سوی دیگر هزینه ناچیز این روش باعث اقبال بیشتر کتابخانه ها و نیز کاربران دراستفاده از این ابزار شده است ( حمیدی ، 1385 ) رشد روزافزون تولید اطلاعات و کنترل آن و اهمیت اطلاعات در تصمیم گیری تأثیر شگرفی بر خدمات مرجع گذاشته است.

اهمیت تأثیر تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات بر خدمات مرجع از این دیدگاه قابل تأمل است که بدون استفاده از این ابزار قدرتمند امکان کنترل این حجم عظیم اطلاعات احتمالاً غیرممکن است.

در واقع پست الکترونیکی کاربردهای وسیعی در واحد مرجع دارد از جمله برخی از کاربردهای پست الکترونیکی در واحد مرجع عبارتند از : - با در دست داشتن پست الکترونیکی نویسندگان ، محققان و پژوهشگران می توان درباره مقاله یا کتاب با آنها مکاتبه کرد و از نویسنده درخواست کرد در صورت امکان یک نسخه از مقاله یا سند را به آدرس پست الکترونیکی ما ارسال کند.

- کتابدار یا مراجعه کننده هرگونه سئوالی که داسته باشد می تواند از طریق پست الکترونیکی برای شخص یا مؤسسه مورد نظر ارسال کند.

- کتابداران مرجع و مراجعان می توانند از طریق پست الکترونیکی با کتابخانه های مختلف ارتباط برقرار کنند و نه تنها از مجموعه آنها آگاهی یافت بلکه جواب سئوال های مورد نیاز خود را نیز دریافت کنند.

- از طریق پست الکترونیکی می توان از مشاوره و اطلاعات متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی بهره مند شد.

- تمام مکاتبات داخلی و خارجی واحد مرجع را می توان از طریق پست الکترونیکی انجام داد.

- مراجعه کننده به کتابخانه از طریق پست الکترونیکی راحت تر می تواند پیام خود را ارسال کند زیرا هیچگونه اضطراب و نگرانی وجود ندارد و کار مرجع و فرایند مرجع سریعتر و بهتر انجام می شود.

بطورکلی در واحد مرجع کتابدار با مراجعه کننده روبرو خواهد بود و باید کتابدار مرجع به هر طریق ممکن به سئوال مراجعه کننده پاسخ دهد که استفاده از پست الکترونیکی در این رابطه کمک فراوانی به کتابدار مرجع و مراجعه کننده می کند.

پست الکترونیکی بعنوان ابزاری برای انتخاب و سفارش یکی از ابزارهایی که امروزه بسیاری از ناشران و تولیدکنندگان اطلاعات تجاری و غیر تجاری از آن برای معرفی آثار خود به مشتریان استفاده می کنند ، پست الکترونیکی می باشد و دامنه آن روز به روز گسترش می یابد.

با استفاده از این فن آوری نوین ، بسیاری از تولیدکنندگان اطلاعات با مشتریان خود به صورت دائمی و روزآمد ارتباط برقرار می کنند و یا مشتریان خود می توانند اطلاعات لازم را در مورد انتشارات جدید از طریق پست الکترونیکی پیگیری نمایند.

امروزه ناشران با استفاده از اینترنت به معرفی و تبلیغ آثار تولید شده خود می پردازند و در بسیاری از مواقع متن کامل انتشارات آنها که به صورت الکترونیکی تولید شده ، از طریق اینترنت قابل دسترسی است و با دادن پست الکترونیکی به معرفی انتشارات خود به مشتریان می پردازند و در این خصوص کتابدار بخش فراهم آوری می تواند منابع و نشریات مورد نیاز را انتخاب و سپس فهرستی از آنها را تهیه نموده و از طریق پست الکترونیکی برای ناشر یا کارگزاران ارسال کند و از آن پیش فاکتور درخواست نماید.

نکته مهم وقابل ذکر اینکه مباحث مربوط به مجموعه سازی و خدمات تحویل مدرک پیوستگی و ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.

از یک طرف ناشران ، تولیدکنندگان و کارگزاران اطلاعات گرایش روزافزونی به ارائه خدمات تحویل مدرک به جای فروش دوره های کامل مجلات پیدا کرده اند.این امر بر سیاست های مجموعه سازی در کتابخانه ها تأثیر زیادی نهاده است و متقابلاً کتابخانه نیز به سمت سیاست « دسترسی » به منابع اطلاعاتی و خدمات تحویل مدرک به جای « تهیه و نگهداری » آن گرایش پیدا کرده اند.

این مسئله نیز خود بر سیاستهای ناشران و کارگزاران مؤثر بوده است.

(محسنی،1378، 127) دیگر کاربردهای پست الکترونیکی در واحد تهیه و شفارش : - تمام مکاتبات قبل و بعد از سفارش کتابخانه را می توان از طریق پست الکترونیکی با ناشر یا کارگزار انجام داد و می توان نسخه ای از مکاتبات را در صندوق پستی خود نگهداری کرد.

- به منظور سریع و تسهیل خدمات در بخش فراهم آوری مانند سایر بخشها می توان از پست الکترونیکی استفاده کرد از جمله: بسیاری از کتاب فروشی ها ، سازمان های انتشاراتی ، ناشران ، کارگزاران ، پایگاه های اطلاعاتی ، دفاتر مجلات و...

روی اینترنت هستند.

کتابدار بخش فراهم آوری می تواند به ادرس پست الکترونیکی آنها مکاتبه نموده و با دادن آدرس پست الکترونیکی خود ، کاتالوگ ، فهرست منابع ، نشریات و دیسک های نوری از آنها درخواست نماید.

کاربرد پست الکترونیکی و سازماندهی اطلاعات (فهرستنویسی و رده بندی) حوزه های سازماندهی (فهرستنویسی و رده بندی) و به طور کلی « مدیریت کتابشناختی » نیز مانند سایر حوزه های کتابداری و اطلاع رسانی عمیقاً از اینترنت و بخصوص پست الکترونیکی تأثیر پذیرفته است.اکنون فهرستنویسان در محیطی کار می کنند که به انواع امکانات اینترنت دسترسی دارند.

استفاده از اطلاعات علمی و فنی برای ارتقاء سرعت بخشیدن و استاندارد کردن امور مربوط به فهرستنویسی در اینترنت و وب جهانگستر به صورت پدیده ای عادی و معمول در کار فهرستنویسان درآمده است.

ارتباط میان کتابخانه ها از یک سو و میان بخشهای فهرستنویسی با مؤسسات ارائه دهنده خدمات کتابشناختی مانند کتابخانه های ملی ، بنگاه های کتابشناختی از طریق امکانات اینترنت موجب غنی تر شدن کار فهرستنویسی شده است.(فتاحی:1378 ، 165) استفاده از پست الکترونیکی موجب شده است تا فهرستنویسان در سطح یک کشور یا در سطح جهان ارتباط بسیار نزدیک و سریعتری با یکدیگر برقرار کنند و بدین ترتیب سئوالات و مشکلات خود را در کمترین زمان درمیان بگذارند.

این ابزار همچون گروه های بحث اما در سطحی محدودتر ، برای تبادل اطلاعات و آگاهی از برخی رخدادهای حرفه ای در زمینه فهرستنویسی و رده بندی مورد استفاده قرار می گیرد.با دادن نشانی شخص یا کتابخانه مورد نظر می توان با داشتن پست الکترونیکی یک شخص معین یا سازمان مستقیماً ارتباط برقرار کرد و درباره مسئله مورد نظر از آنها پرسش نمود.

اکنون بسیاری از موارد مشاهده می شود هنگامی که شخصی در مورد مسئله ای ، پیامی را به یک گروه بحث می فرستد و از آنها می خواهد پاسخ خود را مستقیماً از طریق پست الکترونیکی و خارج از بحث برای وی ارسال کنند.( فتاحی ،1378 ، 172 – 173 ) پست الکترونیکی همچون گروه های بحث اما در سطح محدودتر ، برای تبادل اطلاعات و آگاهی از برخی رخدادهای حرفه ای در زمینه فهرستنویسی و رده بندی مورد استفاده قرار می گیرد.

در سالهای اخیر تعداد زیادی از کتابداران و فهرستنویسان در گوشه و کنار دنیا از طریق پی گیری بحث های گروهی و تخصصی در زمینه فهرستنویسی و رده بندی با کمک بانکها و پایگاه های الکترونیکی نظیر web cat , Auto cat , u:s.marc و نظایر آن همکاری فعالانه ای در جهت ارائه نظرات و پیشنهادات کارشناسی و توزیع آن در سایر کشورها به عمل می آورند.

کاربرد پست الکترونیکی در واحد نشریات نشریات نقش اساسی در انتقال اطلاعات دارند.

در واقع اطلاعات جدید در نشریات منتشر می شود.

برخی از نشریات به صورت الکترونیکی بر روی شبکه قرار دارند.

پست الکترونیکی در این واحد نیز مانند سایر واحدها کاربردهای زیادی دارد.

برخی از ناشران متن کامل مقالات را به رایگان در اختیار استفاده کنندگان قرار می دهند و برخی دیگر ، تنها فهرست مندرجات مجلات را به صورت رایگان عرضه می کنند و برای ارائه متن کامل ، نیاز به اشتراک و پرداخت حق اشتراک دارند.

اشاعه اطلاعات فهرست مندرجات مجلات از طریق پست الکترونیکی توسط ناشران ، بسیار رایج است.

به عنوان مثال انتشارات Elsevier فهرست مندرجات 1100 عنوان از مجلات خود را به عنوان contents Direct از طریق پست الکترونیکی به رایگان در اختیار علاقمندان قرار می دهند.

در این خدمت ، فهرست مندرجات مجلات 2 تا 4 هفته قبل از انتشارات مجله (به شکل چاپی) ، در اختیار استفاده کنندکان قرار می گیرد.

با گسترش اینترنت در عرصه های مختلف اطلاع رسانی ، اکثر ناشران نشریات ادواری اقدام به راه اندازی سایت وب و عرضه محصولات خود بر روی اینترنت نموده اند.

بسیاری از مجلات و خبرنامه هایی که قبلاً فقط به شکل چاپی تهیه و توزیع می شد ، امروزه از طریق اینترنت و پست الکترونیکی قابل دستیابی است.

مجلاتی که از طریق پست الکترونیکی و یا اینترنت قابل دسترسی می باشند برخی به صورت رایگان و برخی با پرداخت حق اشتراک در اختیار استفاده کنندگان قرار می گیرند.

ابتدا توزیع مجلات الکترونیکی در اینترنت با پست الکترونیکی صورت می پذیرفت.

معمولاً مشترکین ابتدا چکیده و اطلاعات کتابشناختی مقالات را از طریق پست الکترونیکی دریافت می نمودند و در پایان هر چکیده ، شماره ارجاع یا نام فایل یادداشت شده بود و علاقمندان به دریافت متن کامل مقاله از طریق پروتکل انتقال فایل Ftp ( File transfer protocol ) وارد رایانه سرویس دهنده ( server ) مورد نظر می شدند و مقاله مربوطه را به رایانه خود منتقل می کردند.

البته در مواردیکه تعداد صفحات مقاله کم بود امکان دریافت مقاله مورد نظر از طریق پست الکترونیکی نیز وجود دارد.

در بسیاری از مواقع ، کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی تنها با ارائه نشانی پست الکترونیکی خود به ناشران ، به صورت روزآمد از انتشارات جدید اطلاع می یابند.

نمونه جالب کاربرد اینترنت در انتخاب منابع این است که بسیاری از ناشران عمده در دنیا ، این امکان ویژه را برای کتابخانه ها به وجود آورده اند که به متن کامل بسیاری از منابع الکترونیکی از جمله : مجلات علمی ، ماهها بدون پرداخت حق اشتراک دسترسی داشته باشند و اگر اطمینان یافتند که منابع یاد شده مناسب کتابخانه آنهاست آن را مشترک شوند.

مزایای دسترس به مجلات الکترونیکی از طریق پست الکترونیکی پست الکترونیکی در واحد نشریات مانند سایر واحدها کاربردهایی دارد که عبارتند از : - کلیه مکاتبات این واحد را می توان از طریق پست الکترونیکی انجام داد.

- کلیه امور مربوط به سفارش مقاله از کتابخانه های داخلی و خارجی را در صورت یافتن پست الکترونیکی آنها می توان از این طریق انجام داد.

- اگر مراجعه کننده ای مقاله ای در یک زمینه خاص نیاز دارد و شکل چاپی مقاله در کتابخانه موجود نیست ودرکتابخانه های همجوار نیز پیدا نمی شود و قصد تهیه آن را درخارج دارید بهتر است با پیدا کردن و یافتن پست الکترونیکی آنها ، نسبت به تهیه آنها اقدام شود.

کابرد پست الکترونیک در بخش اشاعه اطلاعات منظور از بخش اشاعه اطلاعات بخش یا قسمتی است که کار اطلاع رسانی را انجام می دهد و درواقع سروکارش با مراجعه کننده است.

در کتابخانه ها عمدتاً سه واحد مرجع ، امانت و نشریات جزء بخش اشاعه اطلاعات و یا به عبارت دیگر جزء بخش خدمات عمومی به حساب می آیند.

بارزترین و بیشترین کاربرد پست الکترونیک در بخش اشاعه اطلاعات است.

لذا کتابداران باید تمام سعی و کوشش خویش را در جهت برآوردن نیازهای اطلاعاتی مراجعه کنندگان مبذول دارند و از هیچ سعی و تلاشی دریغ نورزند.

از مهمترین خدماتی که کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به خصوص کتابخانه های تخصصی ، تحقیقاتی و دانشگاهی و مراکز تجاری اطلاع رسانی برای متقاضیان و استفاده کنندگان خود ارائه می کنند ، خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده است.

با این خدمات ، اعضای کتابخانه با مشترکین به طور خودکار از جدیدترین اطلاعات دریافتی کتابخانه مطلع می گردند و بدین ترتیب افرادی که به موضوع خاصی علاقمند و در آن زمینه به تحقیق می پردازند ، اطلاعات مورد علاقه خود را از میان انبوه اطلاعات موجود به صورت گزینشی و دائم دریافت می کنند ( محسنی ، 1378 ، 32 ) شرکتها و مراکز اطلاع رسانی تجاری و ناشران نیز با ایجاد فهرستهای پستی به ارائه خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده می پردازند و از این طریق با کمترین هزینه به ارائه خدمات ، بازاریابی و ارسال آخرین اخبار و اطلاعات مورد نیاز مشترکین می پردازند.

کتابخانه ها و افراد محقق و علاقمند با عضویت در فهرست های پست الکترونیکی می توانند از آخرین اطلاعات موجود در جهان در ارتباط به موضوع مورد علاقه خود آگاه گردند.

کافیست یک بار برای عضویت در این فهرستهای پستی اقدام شود و از آن پس ، تا زمانی که از طرف مشترک اعلام قطع اشتراک نشود ، به محض تولید یا دریافت اطلاعات جدید ، اطلاعات مربوطه به طور خودکار برای وی ارسال می شود که این یکی از روش های بسیار خوب و مفید برای دسترسی به اطلاعات روزآمد و جاری است ( بشیری ، 1381 ، 34-35 ) شیوه های استفاده از پست الکترونیکی در خدمات اشاعه اطلاعات 1- پست الکترونیکی و گروههای مباحثه ( Discussion Groups ) گروههای مباحثه در اینترنت ابزاری است الکترونیکی که از طریق آن افرادی که دارای علایق مشترک باشند با همدیگر به بحث و گفتگو می پردازند و یا اخبار و پیامهای مورد علاقه یکدیگر را مبادله می نمایند.

این پیامها ممکن است مقاله ، مجله ، خبر و...

باشد.

تعداد افراد عضو ممکن است شامل گروه بسیار کوچکی باشد که در زمینه بسیار تخصصی با یکدیگر تبادل نظر می نمایند و یا گروه بسیار وسیعی در سطح منطقه ، کشور و یا بین المللی باشند.

موضوعات مورد بحث در این گروهها ممکن است بسیار تخصصی و علمی بوده و یا در زمینه های عمومی تر باشد که افراد بسیاری عضو آن باشند.

عضویت در این گروهها معمولاً به آسانی و از طریق ارسال پیام الکترونیکی صورت می پذیرد.

با عضویت در این گروهها ، مشترکین پیام خود را به نشانی گروه ( فهرست ) ارسال می دارند و به طور خودکار پیام مربوطه برای تمام اعضاء ارسال می شود و در صورتی که یکی دیگر از اعضاء پاسخی برای گروه ( فهرست ) ارسال نماید توسط تمامی اعضای دیگر دریافت می شود.

این گروههای مباحثه ممکن است به صورت خودکار و یا توسط مدیری واحد که دارای تجربه ا ی علمی و تخصصی درآن زمینه است اداره وکنترل شوند.

- بحثها و فعالیتهای معمول درگروههای مباحثه میتواند شامل موارد زیر باشد: - کنفرانسهای آینده و موضوعات آن.

- اخبار علمی ، فنی ، هنری و...

- مباحثه ، تبادل نظر و تجربیات در مورد مسئله ای خاص - ارسال و دریافت فهرست مندرجات مجلات - ارسال و دریافت کتابهای جدید و در زمینه های مورد علاقه - دریافت متن کامل مجلات الکترونیکی - مبادله اطلاعات - خدمات ، اشاعه اطلاعات گزیده - خدمات آگاهی رسانی جاری و بسیاری از اطلاعات مورد علاقه دیگرکه برای بدست آوردن آن سازمانها وافراد علاقمند اقدام به تاسیس ،راه اندازی و مدیریت گروههای مباحثه وفهرست های پستی می نماید.

گروههای مباحثه کتابداری و اطلاع رسانی گروههای مباحثه و فهرستهای پستی زیادی در زمینه کتابداری و اطلاع رسانی وجود دارند که برخی از مهمترین آنها عبارت اند از (diglib-lib-digit-digital librarie) فهرستی است برای کتابداران ، محققان و متخصصین اطلاع رسانی : برای بحث در زمینه مجموعه ای از مسائل و فن آوری ها در ارتباط با ایجاد کتابخانه های الکترونیکی میزبانifianet نشانی الکترونیک list serv@info serv.nlc.bnc.ca:ifia ویژگی های برجسته پست الکترونیکی موجب گسترش تشکل های الکترونیکی نوینی چون گروه های بحث و گفتگوی الکترونیکی شده است " گروه های بحث الکترونیکی " یا electronic discussin groups " " مجموعه ای از استفاده کنندگان شبکه هستند که برای بحث در موضوعی خاص در محیط شبکه از ابزار پست الکترونیکی استفاده می کنند.

مجلات الکترونیکی از مهمترین کاربرد های اینترنت در کتابخانه ها و مراکز آموزشی و تحقیقاتی ، دسترسی به مجلات الکترونیکی است که شمار آن روز به روز در حال افزایش است.

همزمان با گسترش تولید مجلات الکترونیکی در اینترنت توزیع مجلات الکترونیکی در ابتدا از طریق پست الکترونیکی صورت می پذیرفت.

در حال حاضر بسیاری از مجلات الکترونیکی و خبرنامه ها از طریق پست الکترونیکی توزیع می گردد و مشترکین می توانند به محض انتشار مجله آن را از طریق شبکه های رایانه ای به طور خودکار دریافت نماید.

با گسترش تولید و توزیع مجلات از طریق اینترنت ، دریافت رایگان فهرست مندرجات مجلات ازطریق پست الکترونیکی نیزبسیار رایج شده است.

بسیاری از فهرست مندرجات موضوعات مختلف را می توان به طور رایگان برای اعضاء ارسال کرد.

گروههای خبری گروه های خبری گروه هایی هستند که در سطح اینترنت گسترده اند و تقریباً به تعداد زیاد موضوعات موجود در این شبکه ،گروه خبری فعال وجود دارد.

کاربرد پست الکترونیک در واحد امانت در واحد امانت نیز مانند سایر واحد ها جهت تسهیل و تسریع خدمات اطلاع رسانی پست الکترونیکی دارای کاربرد های زیادی می باشد از جمله : - کلیه مکاتبات خارج از کتابخانه را می توان از طریق پست الکترونیکی انجام داد.

- بیشترین کاربرد پست الکترونیکی در واحد امانت ، امانت بین کتابخانه ای است.

کتابداران و پست الکترونیکی پست الکترونیکی همواره به عنوان پراستفاده ترین ابزار شبکه اینترنت همواره مورد توجه متخصصان کتابداری و اطلاع رسانی بوده است.

از نظر استفاده از ابزار پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ، پست الکترونیکی ارتباط میان کتابداران و بخش های مختلف کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را از وجوه مختلف تحت تأثیر قرار داده است.ارتباط فرد به فرد برای کتابداران شامل کارکنان داخل کتابخانه و همکاران آنها در نواحی دوردست و نیز مشتریان و استفاده کنندگان از جمله عرصه هایی است که از این فن آوری در شبکه اینتر نت بسیار متأثر بوده است.

همچنین محیط الگویی ارتباط فرد یا چند نفر در محیط این ابزار تأثیر به سزایی بر فعالیت های کتابداران و اطلاع رسانی گذارده است همچنین از جمله این ارتباطات می توان به فرآیند ارتبا طات در گروه های بحث و گفتگو ،کنفرانس های الکترونیکی ، سیاهه های الکترونیکی و نیز گروههای هم علاقه اشاره کرد.

شخص می تواند پیام الکترونیکی را به صورت خود کار به تمامی شرکت کنندگان یا اعضای گروههای خاص ارسال کند.

در مورد میزان استفاده کتابداران از پست الکترونیکی : باید گفت که از طریق پست الکترونیکی کتابدار می تواند نیاز های اطلاعاتی مطرح شده از طرف مراجعان را جوابگو باشد و سوالاتی را که به دفعات از سوی مراجعان مطرح می شود را به طرق مختلفی که در دسترس سریع به منابع را می دانند و در حد اقل زمان به آنها پاسخ دهند.کتابداران شاغل در بخش فراهم آوری با فرا هم آوردن امکان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز مراجعان ، نیاز های اطلاعاتی مراجعان خود را شناسایی کرده و آنها را به طور منظم در جریان اطلاعات جدید و یا جستجو شده که کاملاً متناسب با نیاز آنان است قرار می دهند.که به این نوع خدمات اشاعه گزینشی اطلاعات " selective dissemination of information " می گویند.

همچنین کتابداران شاغل در بخش فراهم آوری می توانند منابع و نشریات مورد نیاز را انتخاب و سپس فهرستی از آنها را تهیه نموده و از طریق پست الکترونیکی ، برای ناشر یا کارگزار ارسال کند و از آن پیش فاکتور درخواست نماید.

در یک بررسی که در جهت میزان استفاده کتابداران از پست الکترونیکی در میان کتابداران کشور سودان به عمل آمد نشان داد ه شدکه استفاده از پست الکترونیکی ، یکی از سه کاربرد مهم اینترنت در میان کتابداران سودانی بوده است.

این بررسی نشان داده که تنها در حدود یک سوم از نمونه های بررسی شده ، خدمات پست الکترونیکی را در جهت خدمات اطلاع رسانی کنونی ، ارسال اسناد و مدارک ، آموزش از راه دور و...

بکار می برند.

در بخش دیگری از این تحقیق نشان داده شده که حتی از میان کتابدارانی که دارای مهارتهای بسیارخوبی دراستفاده از پست الکترونیکی بوده اند ، تنها درصد کمی از آنها از این فن آوری جهت انجام فعالیتهای حرفه ای بهره می گیرند در حدود 3/63 درصد موافق این گفته بودند که اکثریت قریب به اتفاق کاربران اینترنت در استفاده ازاینترنت در اهداف غیر حرفه ای بهره می گیرند.

7/84درصد موافق این گفته بودندکه استفاده از اینترنت هنوز در سطح پایینی از آنچه که باید باشد قرار دارد.

2005 ) ، eldin mudawi) مزایای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی سیمون پراید در کتاب « پست الکترونیکی برای متخصصان کتابداری واطلاع رسانی » تأثیر پست الکترونیکی بر متخصصین کتابداری واطلاع رسانی را چنین شرح می دهد ( محسنی ، 1378،71) - ارتباط سریع از فواصل بسیار دور ، که حذف عواملی را سبب می شود که در پست سنتی تأخیر چشم گیر در ارسال و دریافت نامه ها به وجود می آورد.

- بر خلاف دورنگار ، اطلاعات و فایل های دریافتی از طریق پست الکترونیکی را می توان به راحتی تغییر داد و یا دوباره از آن استفاده نمود.

- پیامهای دریافتی از پست الکترونیکی را می توان با سرعت و بدون هیچ تغییری برای افراد دلخواه ارسال نمود.

- از طریق ارتباط با سیستم های بین المللی پست الکترونیکی می توان با متخصصین در هر گوشه ای از دنیا به راحتی ارتباط برقرار نمود و برای حل مشکل و یا مشاوره از آنها استفاده نمود عملی که از طریق سیستم های سنتی به سهولت انجام نمی شود.

مشکلات و معایب استفاده از پست الکترونیکی گرچه استفاده از پست الکترونیک دارای کاربردهای زیادی برای کاربران وکتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می باشدولی این ابزاردر اینترنت دارای مشکلات و معایبی نیز می باشد ازجمله برخی از مشکلات استفاده از پست الکترونیک عبارتند از : - خواندن پیغامهای یک کاربر توسط کاربردیگر به علت عدم آگاهی یا عدم توجه به sign out - خوانده شدن پیغامهای محرمانه یا دست کاری شدن آنهاتوسط مدیران شبکه - قابل تشخیص نبودن نامه های مزاحم از غیرمزاحم و تلف شدن زمان زیادجهت چک کردن متن نامه ها زیرادرشبکه به همان نسبت که فرستادن از e-mail آسان و سریع است به همان نسبت هم مزاحمین کامپیوتری که بعضی از آنها ممکن است یک ویروس باشدبیشتر است.

- امکان بازیابی پیامهای حذف شده توسط سرویس دهنده ها و عدم اطلاع بیشتر کاربران از این امر - امکان تغییردادن مسیر گیرنده نامه و یا دست کاری آن در بین راه توسط افراد مزاحم از طریق بعضی از برنامه های پستی - این نبود اطمینان در استفاده از پست الکترونیکی مشکلات بسیاری را هم می تواند در کتابخانه ها به بار بیاورد.البته این مشکلات نباید باعث محروم شدن کاربران از این خدمات بزرگ و آسان شبکه ای گرددوبلکه باید آموزش لازم توسط متخصصان به کاربران داده شود.

- و از دیگر مشکلات استفاده از پست الکترونیک مشکلات مالی می باشد از جمله : - هزینه ابتدایی خرید سیستمهای کامپیوتری - هزینه های ثابت و مداوم اتصال به شبکه - هزینه های پشتیبانی و نرم افزار ی و بسیاری امکانات دیگر نتیجه گیری پست الکترونیک یکی از نخستین خدمات اساسی ومهم اینترنت و به عنوان پر استفاده ترین ابزار شبکه اینترنت مطرح است.

این ابزار ارتباط بین کتابداران و بخش های مختلف کتابداران و مراکز اطلاع رسانی را از وجوه مختلف تحت تأثیر قرار داده است.

در حال حاضر در حوزه کتابداری و اطلاع رسانی سیاهه های متعددی برای گروههای بحث مربوط به موضوعات مراجع امانتی کتابخانه ای ، کتابداری پزشکی و بسیاری دیگر از زمینه های کتابداری واطلاع رسانی وجود دارد.

دسترسی به بعضی از مجلات و خبرنامه ها در اینترنت از طریق پست الکترونیکی مقدور وکتابداران و جستجوگران اطلاعات ، می توانند با استفاده از پست الکترونیکی در هر نقطه از دنیا بدون محدودیت مکانی و زمانی با هم ارتباط برقرار کرده و پیامها فرستاده شوند و هیچگونه محدودیت زمانی در ارسال پیام ها از قبیل ساعت کاری مراکز مورد نیاز و یا حضور کتابدار مرجع و...

وجود ندارد.

از نظر میزان بهره مندی استفاده از ابزار پست الکترونیکی درکشورما، گرچه در حال حاضر امکانات اینترنت به طور گسترده در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی کشور ما در دسترس نبوده و ممکن است مورد استفاده قرار نگیرد در عین حال با توجه به این فرض مسلم که دیر یا زود اینترنت در همه جا ودر همه امور مربوط به کتابداری از جمله : ارائه خدمات از طریق پست الکترونیکی ، خدمات آگاهی رسانی جاری ، امور مربوط به انتخاب و سفارش ، برقراری ارتباط نزدیک میان فهرستنویسان درسطح ملی و بین المللی و امکان مطرح کردن مشکلات و سئوالات تخصصی بین این گروه از متخصصان ، دریافت ودسترسی سریع به جدیدترین شماره مجلات ،گروههای بحث و گفتگوی الکترونیکی ، کنفرانس های الکترونیکی ، گروههای هم علاقه و..

لازم است که متخصصان علوم کتابداری و اطلاع ارسانی کشور مان به اندازه کافی نسبت به این پدیده جدید ارتباطی آگاهی کامل داشته و خود را برای استفاده بهینه از امکانات گوناگون اینترنت از جمله پست الکترونیکی آماده سازند تا با استفاده از ابزارهای اینترنت کاربران ، دانش و مهارتهای خود را در زمینه های مورد نیاز روزآمد کرده و بالا ببرند.

شایان ذکر است که متأسفانه در کشور ما نه تنها پست الکترونیک بلکه دیگر ابزارهای اینترنت به طور گسترده و استاندارد مورد استفاده قرار نگرفته و حتی متخصصان امور کتابداری و اطلاع رسانی کمتر به کاربرد ابزارهای اینترنت از جمله پست الکترونیکی در کارهای حرفه ای خود اهمیت می دهند و از این ابزار به عنوان ابزاری در جهت دیگر اهداف شخصی خود به کار برده که این خود از اهمیت این ابزار ضروری در کتابخانه ها کاسته است.

ودر پایان امید است متخصصان علوم کتابداری و اطلاع رسانی کشور ما بتوانند با بهره گیری هرچه بیشتر از شبکه اینترنت و سایر شبکه های اطلاع رسانی در جهت برآوردن نیازهای اطلاعاتی محققان ، پژوهشگران ، متخصصان و علاقمندان وهمچنین در جهت گسترش تحقیق و توسعه گام های مثبتی برداشته و مقدمه تشکیل وایجاد نظام ملی اطلاع رسانی را فراهم سازند.