شناخت وضعیت موجود
- توصیف سیستم
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تأمین ونگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است و انبارداری به کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری وسپس تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، اطلاق می‌شود. وظایف انبارها در سازمان‌را می‌توان در سه بخش زیر خلاصه کرد:
الف) برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای‌خریداری شده.
ج) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعملهای سازمان.
انبارها را از دو جهت می‌توان مورد بررسی قرارداد، یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل کالاها در انبار، نور، ایمنی و وسایل حفاظت کالاها و وسایل حمل و نقل و... ودیگری سیستم اطلاعات انبار که به طرح و گردش فرمها بنحوی که اطلاعات به بخشهای مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترلهای لازم در رابطه با کالاها می‌پردازد.
منظور از سیستم اطلاعاتی انبار، ایجاد روشی نظام‌مند و منطقی برای اجرای عملیات مربوط به‌کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات می‌باشد.
انبار بنا به نیاز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و کارکنان آن در تماس و رابطه است. این رابطه وتماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداری حسابها و مبادله اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمی مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه چرا که اینگونه‌روابط، موجبات کندی کار و بروز اشتباهات را فراهم می‌سازد. بدیهی است در روابط متقابل، رفتارهای‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسریع کارها خواهد بود ولی نباید باعث ابهام در حسابها ومدارک و اسناد باشد.
در طراحی سیستم اطلاعات انبار بایستی توجه نمود که آیا از قبل سیستمی وجود دارد یا خیر، درصورت وجود سیستم، شناخت سیستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتی‌ترین فعالیتها محسوب‌می‌شود. در این گزارش وضعیت موجود انبار سازمان به لحاظ جایگاه سازمانی و شرح وظایف؛ نیروی‌انسانی موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجودیهای آن و نحوه چیدمان؛ سیستم کدگذاری کالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهای مربوطه،... تشریح گردیده و کاستیها و محدودیتهای آن تبیین‌می‌گردد. بدیهی است شناخت وضعیت موجود مبنای طراحی سیستم مطلوب سازمان قرار خواهد گرفت‌که در گزارشهای آتی به آن خواهیم پرداخت.
1 2 وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان
وضعیت موجود سیستم انبار طی چند مرحله بازدید و مذاکره حضوری جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تدارکات و رئیس امور اداری مالی و در ابعاد مختلف شناسایی شده و به شرح زیر تبیین‌می‌گردد.
1 2 1 جایگاه سازمانی و شرح وظایف
در ساختار سازمانی مصوب سازمان جهاد کشاورزی استان خراسان، فعالیتهای مربوط به انبار در یک‌پست سازمانی با عنوان انباردار و زیر مجموعه اداره امور اداری و مالی، خلاصه می‌گردد. هیچگونه‌شرح وظیفه‌ای از انبار، انباردار و یا مسئول انبار تدوین نگردیده و یا در دسترس مشاهده نمی‌شود و شرح‌وظایف انباردار بر اساس انتظاراتی که بطور معمول و یا موردی وجود داشته توسط وی درک گردیده‌است.
1 2 2 نیروی انسانی موجود
در حال حاضر یک نفر با تحصیلات دیپلم و بطور قراردادی، متصدی فعالیتهای انبار می‌باشد و لازم‌است آموزشهای لازم در خصوص انبارداری و حسابداری انبار را طی کند. لازم به ذکر است علی‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در کنار یک پست کارشناس مسئول امور مالی و یک پست حسابدار و امین‌اموال در اداره امور اداری و مالی، فعالیت حسابداری انبار بدون متصدی است و از انباردار انتظارمی‌رود.
1 2 3 نوع انبار
انبار سازمان به لحاظ فرم ساختمانی جزو انبارهای پوشیده محسوب می‌شود، ولی به لحاظ موقعیت‌فیزیکی و شرایط محیطی همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ایمنی شرایط مناسبی‌ندارد.
1 2 4 کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها
عمده کالاهای موجود در انبار را ملزومات اداری تشکیل می‌دهد که شامل ملزومات الکتریکی‌همچون کلید، لامپ مهتابی... و ملزومات رایانه شخصی و لوازم التحریر و مواد خوراکی و بهداشتی‌می‌باشد. کلیه این ملزومات در دو بخش مصرفی و غیرمصرفی تقسیم بندی می‌شوند. چیدمان اجناس‌موجود در انبار، ترتیب خاصی نداشته و بر اساس فضای موجود، کلیه اقلام جایابی شده‌اند.
1 2 5 سیستم کدگذاری کالاهای انبار
علی رغم وجود یک سیستم کدگذاری (طراحی شده توسط مشاور) که برای هر کالای ورودی به‌انبار، کدی مرکب از 5 رقم در نظر می‌گیرد، کلیه کالاها بدون کد در انبار نگهداری شده و کد کالا در هیچ‌یک از فرمهای گردش اطلاعات انبار ثبت نمی‌شود. لازم به ذکر است کارت انبار کالاهای انبار در چهاردسته؛ برقی، خوراکی بهداشتی، لوازم التحریر، و لوازم کامپیوتر در کاردکس مربوطه تفکیک گردیده و به‌این شکل تا حدودی کار جستجوی کارت سوابق کالا را تسهیل می‌کند. (کد 5 رقمی ذکر شده نشان‌دهنده مصرفی یا غیرمصرفی بودن کالا، گروه کالا و نوع کالا در هر گروه است).
1 2 6 تجهیزات موجود در انبار
بجز چند قفسه انبار، هیچ گونه تجهیزات خاص انبارداری همچون پالت، نردبان دوپایه، تهویه‌مناسب و نیز علائم هشدار دهنده و ایمنی و ملزومات مناسب جهت رفع خطر آتش سوزی بچشم‌نمی‌خورد. همچنین به جهت عدم مکانیزه بودن سیستم اطلاعات انبار، رایانه‌ای در انبار موجود نیست.
1 2 7 فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن
بطور کلی فرایند درخواست کالا تا تحویل آن طی مراحل زیر انجام می‌شود:
1. درخواست کالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست کننده تنظیم می‌شود.
2. پس از تأیید مسئول واحد درخواست کننده، درخواست کالا به تأیید رئیس امور اداری‌و مالی رسیده و به انبار ارسال می‌شود(کالاهایی که سرمایه‌ای نبوده و زیر 5000 ریال‌می‌باشد، توسط واحد تأیید می‌شود و تأیید رئیس امور اداری و مالی نیاز نیست).
3. در صورت وجود کالا در انبار، انباردار کالای درخواستی را به نماینده واحد تحویل‌می‌دهد.
4. یک نسخه از فرم درخواست کالا به حسابداری ارسال می‌گردد و یک نسخه آن در انباردر زونکن مربوطه به واحد متقاضی، بایگانی می‌شود.
5. اطلاعات مربوط به ورود و خروج کالا از انبار در کارت انبار و دفتر سیاهه انبار (فرم‌شماره15) توسط انباردار ثبت می‌گردد.
6. در صورت عدم وجود کالای درخواستی در انبار، انباردار موظف به صدور فرم‌درخواست خرید گردیده و فرم را برای کارپرداز ارسال می‌کند.
7. گردش خرید کالا طی گردیده و کالای خریداری شده همراه با فاکتور جهت صدور قبض‌انبار تحویل انبار می‌گردد.
8. انباردار اقدام به صدور قبض انبار در 3 نسخه کرده و ضمن ممهور کردن قبض انبار به مهرانبار، 2 نسخه اول آن را به کارپرداز جهت تکمیل مستندات اداری تحویل می‌دهد ویک نسخه را در انبار بایگانی می‌کند (در صورتیکه کالای خریداری شده جزء اموال باشد، هر 3نسخه به کارپرداز تحویل می‌شود و یک نسخه اضافی برای انبار تکمیل می‌گردد).
1 2 8 فرمهای مورد استفاده در سیستم فعلی انبار سازمان
گردش کارها و عملیات مربوط به سیستم انبار سازمان، در قالب 7 فرم با عناوین زیر انجام می‌شود:
1. درخواست کالا از انبار
2. قبض انبار
3. درخواست خرید
4. کارت انبار
5. فرم برگشت کالا از واحدها به انبار
6. دفتر سیاهه اموال
7. دفتر سیاهه کتاب
1 2 9 برنامه‌ریزی تأمین کالا
در حال حاضر برنامه‌ریزی خاصی در تأمین کالاهای مورد نیاز انبار صورت نمی‌گیرد. به بیان دیگرهیچ یک از کالاهای انبار نقطه سفارش مشخص نداشته و طبق برنامه از پیش تعیین شده با درخواست‌انباردار تهیه و تأمین نمی‌شوند. البته در بعضی موارد خاص همچون تأمین اقلام مصرفی خوراکی مثل‌قند، تأمین بطور عمده و در مقاطع مشخصی از سال انجام می شود.
1 2 10 انبار گردانی
انبارگردانی در سازمان هر ساله توسط تیمی مرکب از امین اموال، مسئول/متصدی انبار، و رئیس اموراداری و مالی جهت کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها و جهت کشف و اصلاح‌تفاوتهای موجود میان مقدار واقعی موجودی و مانده کارتهای انبار انجام می‌شود.
1 3 کاستیها و محدودیتهای سیستم اطلاعات انبار در سازمان
در ادامه به نقائص و مشکلاتی که در حال حاضر نسبت به وجود یک سیستم اطلاعات انبار مطلوب وکارا پیش روی سازمان است می پردازیم:
- شرح وظایف انبار و انباردار و چگونگی ارتباط آن با سایر واحدها همچون تدارکات وحسابداری مدون نیست.
- انباردار آموزشهای لازم در خصوص انبارداری ، حسابداری انبار و گزارشدهی انبار راطی نکرده است.
- انبار فاقد کاردکس مناسب است.
- کالاهای انبار کدگذاری نشده است.
- جایابی کالاها در انبار مبتنی بر نظم خاصی نیست.
- عدم وجود فهرستی از کالاهای موجود در انبار.
- انواع کالاهایی که باید و یا می‌توانند در انبار نگهداری شوند مشخص و مدون نیست.
- کارت حسابداری انبار در محل انبار و توسط خود انباردار مورد استفاده در حد کارت‌انبار دارد.
- عدم صدور حواله انبار که خود می‌تواند مبنای ثبت کارت حسابداری انبار بوده و درتعیین بهای تمام شده فعالیتها نقش بسزایی ایفا نماید.
- گردش کارهای مربوط به انبار، از درخواست کالا گرفته تا مرحله تأمین آن و یا موارد دیگرهمچون درخواست خرید و یا برگشت کالا به انبار و یا مراحل انبارگردانی و... مدون‌نیست.
- وجود گردش کارهای غیر ضروری و یا تکراری در فرایند درخواست کالا از انبار همچون‌ارائه درخواست خرید به تدارکات و هماهنگی تدارکات با انبار.
- نقطه سفارش برای هیچ یک از کالاهای موجود در انبار پیش‌بینی نشده است.
- حداقل موجودی و یا حداکثر موجودی مجاز کالاهای موجود در انبار مشخص نیست.
- عدم وجود برنامه ریزی در خرید اقلام مورد نیاز سازمان که موجبات خریدهای مکرر و یاخرید بیش از نیاز و ایجاد سرمایه راکد را فراهم می سازد.
- گزارشهای برنامه ریزی شده جهت ارائه به مسئولان یا سایر واحدها برای انبار پیش بینی‌نشده است.
- فرمهای مورد استفاده در سیستم اطلاعات انبار ، کیفیت و کارائی لازم را ندارد.
- هیچ یک از فرمهای مورد استفاده در سیستم اطلاعات انبار شماره سریال ندارد.
- از فرمها در چند رنگ که موجبات تسهیل در انجام کار می گردند استفاده نمی شود.
- فرمهای درخواست کالا با شمارههای مشابه برای واحدهای متقاضی کالا ، امکان اشتباه‌در بایگانی سوابق و تحلیلهای مالی را فراهم می سازد.(تنها نکته متمایزکننده فرمها درحال حاضر، جدا بودن زونکن مربوط به هر واحد است).
- عدم قیمت گذاری کالاهای صادره از انبار به واحدها بر مبنای قیمت گذاری مشخص.
- عدم تحلیل کارت حسابداری انبار به جهت شناسایی اقلام کم گردش و راکد.
- عدم شناسایی دوره گردش موجودیها.
- عدم اطلاع مسئولین از آمار و اطلاعات موجودیهای انبار به علت عدم وجود سیستم‌پویای تعیین موجودیها.
- مشخص نبودن تکلیف کالاهای معیوب برگشتی به انبار.
- ارزش کالاهای موجود در انبار را بجز در مواقع انبار گردانی نمی توان انتظار داشت.
- عدم امکان محاسبه جمع ارزش کالاهای مصرفی و غیر مصرفی که متعلق به پروژه‌خاصی بوده به عنوان بخشی از فعایتهای حسابداری قیمت تمام شده.
- انبارگردانی انبار در سازمان رویه مدونی ندارد.
- اتلاف وقت به هنگام انبار گردانی به علت نامنظم بودن انبار.
- اتکاء سیستم به افراد معین بجای اتکاء به نظامی مشخص.
- عدم وجود یک سیستم ردیابی و کنترل موجودیهای انبار.
- نظارت لازم بر صحت انجام عملیات ثبت انبار صورت نمی گیرد.
- فردی به عنوان حسابرس داخلی و یا حسابرس انبار وجود ندارد.
- عدم وجود فضای مناسب برای انبار.
1 4 برخی الزامات قانونی در محاسبات عمومی اموال دولتی
در این بخش به برخی الزامات قانونی استخراج شده از فصل پنجم قانون محاسبات عمومی اموال‌دولتی در خصوص اموال منقول(اموالی که نقل آن از محلی به محل دیگر بدون اینکه لطمه‌ای به آن واردآید امکان پذیر باشد) می‌پردازیم. لازم به ذکر است در یک دسته‌بندی کلی اموال منقول به دو نوع اموال‌مصرفی و اموال غیر مصرفی تقسیم می شوند. همچنین اموالی که به علت کمی قیمت، ارزش نگداری‌حساب اموالی ندارد مانند لوازم یدکی، در ردیف اموال «در حکم مصرفی» محسوب می شود. طبق‌قانون محاسبات عمومی کشور، محل نگداری اسناد اموال دولتی، اداره کل اموال دولتی وزارت اموراقتصادی و دارایی می‌باشد.
ماده 106 - مسئولیت و حفظ و حراست و نگهداری حساب اموال منقول دولتی در اختیاروزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی، با وزارتخانه یا مؤسسه دولتی استفاده کننده و نظارت‌و تمرکز حساب اموال مزبور با وزارت امور اقتصادی و دارائی می‌باشد.
در اجرای این ماده وزارت امور اقتصادی و دارائی مجاز است در مواردی که لازم‌تشخیص دهد به حساب و موجودی اموال وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی به طرق‌مقتضی رسیدگی نماید و دستگاه‌های مزبور مکلف به همکاری و ایجاد تسهیلات لازم‌در این زمینه خواهند بود و در هر حال رسیدگی و نظارت وزارت امور اقتصادی ودارائی رافع مسئولیت دستگاه‌های مربوط نخواهد بود.
ماده 107 - انتقال بلاعوض اموال منقول دولت از یک وزارتخانه یا مؤسسه دولتی دیگر درصورتیکه امکان‌پذیر خواهد بود که علاوه بر موافقت وزارتخانه یا مؤسسه‌ای که مال رادر اختیار دارد موافقت وزارت امور اقتصادی و دارائی قبلاً تحصیل شده باشد.
ماده 110 - وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و شرکتهای دولتی می‌توانند اموال منقول خودرا به طور امانی در اختیار سایر وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و شرکتهای دولتی ومؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی قرار دهند. در این صورت وزارتخانه‌ها ومؤسسات دولتی و شرکتهای دولتی و مؤسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی‌تحویل گیرنده بدون این که حق تصرفات مالکانه نسبت به اموال امانی مذکور داشته‌باشند مسئول حفظ و حراست و نگهداری حساب این اموال خواهند بود و بایدفهرست اموال مزبور را به وزارت امور اقتصادی و دارائی ارسال و عین اموال را پس ازرفع نیاز به وزارتخانه‌ها یا مؤسسه دولتی و یا شرکت دولتی ذیربط اعاده و مراتب را به‌وزارت امور اقتصادی و دارائی اطلاع دهند.
ماده 112 - فروش اموال منقول وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی که اسقاط شده و یا مازاد برنیاز تشخیص داده شود و مورد نیاز سایر وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی نباشد، بااطلاع قبلی وزارت امور اقتصادی و دارائی و اجازه بالاترین مقام دستگاه اجرای ذیربط‌با رعایت مقررات مربوط به معاملات دولتی مجاز می‌باشد. وجوه حاصل از فروش این‌قبیل اموال باید به حساب درآمد عمومی واریز شود.
طراحی سیستم
- چارت سازمانی هدف
- توصیف نیازها
- دیاگرام رابطه‌ای نهاد
درمرحله قبل، ضمن شناخت وضع موجود سیستم انبار در سازمان، کاستیها و محدودیتهای سیستم اطلاعات انبار در سازمان و برخی الزامات قانونی مربوطه بیان گردید. در این مرحله بر اساس یافته‌های مرحله قبل، سیستم اطلاعات انبار، بر طبق اصول علمی و متناسب با امکانات و وضعیت موجود سازمان و با در نظر گرفتن خواستهای مدیریت سازمان در خصوص هماهنگی این سیستم با سیستم محاسبه قیمت تمام شده پروژه‌های تحقیقاتی در سازمان، طراحی و تدوین شده است.
لازم به ذکر است که گردشکارهای مربوط به تدارک کالا و تحویل به انبار، در سیستم جداگانه‌ای تحت عنوان «طراحی سیتسم تدارکات سازمان» پیش بینی گردیده و لذا از طرح در این سیتسم حذف گردیده است.
در ادامه، ابتدا به موقعیت انبار در ساختار سازمانی اشاره شده و سپس سیستم حذف گردیده است.
در ادامه، ابتدا به موقعیت انبار در ساختار سازمانی اشاره شده و سپس سیستم طرح ریزی شده در قالب رویه‌ها، دستورالعملها و فرمهای مربوطه ارائه می‌شود.
2-2- موقعیت انبار در ساختار سازمانی نشان می‌دهد. همانطور که در شکل ملاحظه می‌شود. انبار، زیرمجموعه اداره خدمات عمومی است که تحت نظر مدیریت پشتیبانی فعالیت می‌کند.