دانلود تحقیق طراحی و نمای یک بانک اطلاعاتی

در این بخش با شیوه های طراحی یک سند باک اطلاعاتی و همچنین نمای آن آشنا خواهید شد.
طراحی یک سند بانک اطلاعاتی:
برای ایجاد و طراحی یک بانگ اطلاعاتی ابتدا باید بدانید که نیاز به چه اطلاعاتی دارید و سپس بانک اطلاعات جمع آوری شده را به بانک اطلاعات وارد نمایید.
درخواست اطلاعات از شما
اطلاعات مجموعه سوالاتی است که در زمان طراحی یک پایگاه داده (Database) برای ایجاد بانک اطلاعاتی توسط طراح از شما درخواست شده و یا خود آن را مطرح می نمایید.
درخواست اطلاعات چیست؟
قبل از طراحی یک پایگاه داده باید نیازهای خود از طراحی را تعریف نمایید.

یعنی انتظاری را که از یک بانک اطلاعات دارید مشخص نمایید.
مهمترین اصل در طراحی یک پایگاه داده در خواست اطلاعاتی است که باید وارد برنامه کاربردی بانک اطلاعات شود.
به چه منظوری اطلاعات درخواست می شود؟
اطلاعات شما سبب می شود که طراح، داده های اولیه شما را بررسی نموده و پس از بازنگری ابتدایی آن، سطبق نیاز جداول بانک اطلاعاتی را تعریف نماید.
به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟
در خصوص نوع اطلاعاتی باید به پرسش هایی دررابطه با نوع جستجو، شیوه قرارگیری اطلاعات و روش مصاحبه داده ها پاسخ دهید.
تعریف احتیاجات :
برای این که اطلاعات شما بتواند سودمند باشد باید یک طرح ساده (شرح کلی) از احتیاجات خود را بنویسید.

اگر طراح بانک اطلاعات شخصی دیگری می باشد، باید احتیاجات شما طوری مشخص شود که به راحتی قابل درک بوده و بتوان آنها را کنترل نمود به عنوان مثال یک مجتمع آموزش دوره های کارمپیوتری متفاوتی را برای سنین مختلف ارائه می نماید.
برای ارائه این دوره ها از 4 مرکز دیگر استفاده می نماید.

حال در تصویر زیر شیوه های آموزشی را که مجتمع برای مراکز مختلف تعریف نموده مشاهده می نمایید.

(تعریف احتیاجات).
ساخت دکورهای غیر تکراری: هر جدول باید دارای یک کلید اصلی باشد.

این کلید شامل یک فیلد و یا ترکیبی از فیلدها می باشد.

زمانی که کلید اصلی را در جدول تعریف می نماییم باید به این نکته توجه داشته باشیم که نباید دکوردهای تکراری را وارد جدول نماییم.
کلید اصلی به دو روش توسط کاربر و یا از طریق نرم افزار بانک اطلاعاتی تعریف می شود.

در صورتی که کلید اصلی توسط نرم افزار بانک اطلاعاتی تعریف گردد.

یک فیلد به عنوان شمارنده در اول هر رکورد قرار می گیرد.
در زمان درج داده ها در رکورد، فیلد شمارنده به صورت اتوماتیک برای هر رکورد یک شماره تعریف می کند و تغییر این فیلد توسط کاربر امکان پذیر نیست در نتیجه نمی توان رکوردهای تکراری ایجاد نمود.




ساخت فیلدهای (Fields) غیر تکراری:
در یک جدول نمی توان از فیلدهای تکراری استفاده نمود.

در صورتی که بخواهیم از فیلدهای تکراری استفاده کنیم باید آن را در یک جدول دیگر تعریف نمود.

به عنوان مثال نمی توان دو فیلد با عنوان Name را برای یک جدول تعریف نمود.
ساخت فیلدهای وابسته به یکدیگر:
در طراحی یک جدول این نکته حائز اهمیت است که فیلدها می توانند با سایر جداول در ارتباط باشند.

به این نوع از فیلدها، فیلدهای وابسته گفته می شود.

به عنوان مثال: در یک شرکت خدماتی می توان دو جدول مربوط به اشخاص و فاکتور فروش را تعریف نمود.

درجدول اشخاص کلید شناسایی (Id) به عنوان کلید اصلی بوده و در جدول فاکتور کلید شناسایی (Id) به عنوان کلید فرعی در نظر گرفته می شود.

با این روش می توان فیلدهای وابسته به یکدیگر را تعریف نمود.
ساخت فیلدهای مستقل:
در این روش می توان فیلدهایی را ایجاد نمود که هیچ گونه وابستگی به سایر جداول نداشته باشند.
در مثال قبل فیلد نام در جدول اشخاص هیچگونه ارتباطی با جدول فاکتور ندارد.
ساخت یک جدول با استفاده از فیلدها و مشخصات مورد نظر:
در این بخش با شیوه های ساخت یک جدول به کمک فیلدها و مشخصات آنها آشنا خواهید شد.

ساخت یک بانک اطلاعاتی جدید(New):
در این روش از منوی File فرمان New را اجرا می نماییم پس از انجام این عمل کادر محاوره ای فرمان ظاهر می شود.
در کادر ظاهر شده روی دکمه General کلیک می کنیم.

در پنجره مربوط آیکون Database را انتخاب نموده و سپس روی دکمه Ok کلید می نماییم در این مرحله کادر تبادلی فایل جدید (File new) ظاهر می شود.
در بخش File name نام فایل مورد نظر را وارد نموده و روی دکمه Create کلیک می کنیم مجدداً یک کادر محاوره ای ظاهر می شود.
در کادر ظاهر شده یکی از موضوعات مربوظ به بانک اطلاعاتی ایجاد شده را انتخاب می نماییم.

به عنوان مثال برای ایجاد جدول حالت Tables را انتخاب می کنیم.

در رابطه با سایر موضوعات در بخش های دیگر توضیح بیشتری خواهیم داد.
در کادر ظاهر شده یکی از موضوعات مربوظ به بانک اطلاعاتی ایجاد شده را انتخاب می نماییم.

در رابطه با سایر موضوعات در بخش های دیگر توضیح بیشتری خواهیم داد.

ساخت یک جدول با استفاده از جدول ساز خبره (Wizard) برای ایجاد یک جدول به روش خبره مراحل زیر را طی می نماییم: دکمه Ok آیکون File New General Database پس از طی نمودن مراحل فوق کادر محاوره ای فایل جدید (File New) ظاهر می شود.

نام بانک را در بخش File name وارد نموده روی دکمه Create کلیک می نماییم.

در این مرحله کادر محاوره ای مربوط به بانک ایجاد شده ظاهر می شودجهت ایجاد جدول روی گزینه Table کلیک نموده تا گزینه های مربوط به آن در پنجره سمت راست ظاهر شود.

روی گزینه انتخاب شده عمل کلیک دوبله را انجام می دهیم.

با انجام این عمل کارد محاوره ای جدول ساز خبره (Table Wizard) ظاهر می شود.

انتخاب یک نمونه از جدول با استفاده از جدول ساز خبره (Wizard) در کادر تبادلی ظاهر شده یکی از رده های Business (تجاری) و یا Personal (شخصی) جهت ساخت جداول تجاری و یا شخصی انتخاب می کنیم .

اضافه کرده فیلدها: پس از تعیین رده جدول از قسمت لیست جداول (Sampe tables) نوع جدول مورد نظر را انتخاب وسپس به بخش لیست فیلدها (Sampe Field) مراجعه نموده و فیلد مورد نظر را انتخاب می کنیم، سپس روی دکمه فلش سمت راست کلیک می کنیم.

با این عمل فیلد مورد نظر در پنجره New table قرار می گیرد.

تغییر نام یک فیلد موجود در فیلدهای ایجاد شده به کمک جدول ساز خبره جهت تغییر نام فیلد مورد نظر که در بخش فیلدهای جدید (New Field) وجود دارد روی دکمه Rename field کلیک می کنیم.

با انجام این کار کادر تبادلی فرمان ظاهر می شود.

حال در این کادر یک نام جدید وارد نموده و سپس روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

با طی نمودن مراحل فوق نام فیلد تغییر می نماید.

ساخت یک جدول در داخل جدول ساز خبره : در کادر تبادلی روی دکمه Next کلیک می نماییم.

با این کار یک کادر تبادلی ظاهر می شود.

در پنجره ظاهر شده نام جدول را در کادر مبتنی وارد نموده و روی دکمه Next کلیک می کنیم.

در کادر تبادلی ظاهر شده می توان حالت های زیر را انتخاب نمود: Modify the table design * وارد شدن به محیط طراحی فیلدها (Design view) Enter data directory into the table * وارد شدن به محیط صفحه داده ها (Data sheet view) Enter data into the table using a from the wizard creates for me * ایجاد یک فرم به روش سریع.

ساخت یک جدول بدون استفاده از جدول ساز خبره (Wizard) در پنجره بانک اطلاعاتی (Database) روی دکمه New کلیک می کنیم تا کادر تبادلی New table ظاهر شود.

در این کادر گزینه Design view را انتخاب و روی دکمه Ok کلیک می نماییم.

با انجام این عمل کادر طراحی فیلد (Design view) ظاهر می شود.

حال می توانیم فیلدها را تعریف کنیم.

اضافه کردن نام یک فیلد: در قسمت نام فیلد (Field name) یک نام را وارد می نماییم.

نشان دادن نوع داده در قسمت Data type نوعی داده فیلد را مشخص می کنیم.

اضافه کردن توضیحات فیلد جهت تشریح موضوعات یک فیلد می توان در بخش Description توضیحات مربوط به فیلد را وارد نمود.

این بخش برای رفع اشکال از فیلدها در زمان استفاده مجدد بسیار مفید می باشد.

اضافه کردن سایر فیلدها به یک جدول برای اضافه نمودن فیلدهای جدید به یک جدول مراحل قبلی را طی می نماییم.

ذخیره کردن یک جدول برای ذخیره نمودن یک جدول ایجاد شده روی دکمه (X) Close پنجره جدول کلیک می نماییم با این عمل کادر تبادلی ذخیره سازی ظاهر می شود.

در این کادر روی دکمه Yes کلیک نموده و کارد محاوره ای ظاهر شده (Saveas) و نام جدول را وارد نموده و روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

پس از انجام مراحل فوق در کارد تبادلی، جدول با نام مورد نظر ظاهر می گردد.

ابزارهای کنترلی جهت ویرایش رکوردها رکورها را می توان در صفحه داده ها (Datasheet) و یا فرم (Form) ویرایش نمود.

در این بخش با شیوه ویرایش رکوردها در صفحه داده ها آشنا خواهید شد.

جهت انجام ابتکار ابتدا فیلد مورد نظر را انتخاب نموده و پس بر دو روش می توان آن را ویرایش نمود.

* قرار دادن داده در فیلد به کمک روش کپی و چسپاندن * تایپ نمودن داده در داخل فیلد آیکونهای موجود در سمت چپ نشان دهنده وضعیت رکوردها می باشند این آیکنها عبارتند از: انتخاب رکورد جاری انتخاب تمام فیلدهای رکورد تایپ فیلد انتخاب شده نمایش آخرین رکورد حرکت کردن در یک فیلد به کمک ماوس: جهت انجام این کار نشان گر ماوس را روی فیلد مورد نظر قرار داده و عمل کلیک را انجام می دهیم.

این عمل سبب تغییر شکل نشان گر ماوس می شود.

حرکت کردن در یک فیلد به کمک صفحه کلید: جهت حرکت از یک فیلد به فیلد دیگر و یا یک رکورد به رکورد دیگر می توان به روش های زیر از صفحه کلید استفاده نمود.

کلید Tab: حرکت به فیلد بعدی کلیدهای Shift+Tab : حرکت به فیلد قبلی کلید Home: رفتن به اولین فیلد در رکورد جاری کلید End : رفتن به آخرین فیلد در رکورد جاری کلید جهتی پایین: رفتن به رکورد بعدی کلید جهتی بالا: برگشت به رکورد قبلی کلیدهای Ctrl+Home: رفتن به اولین فیلد از اولین رکورد کلیدهای Ctrl+End: رفتن به آخرین فیلد از آخرین رکورد کلید Page up : رفتن به بالای یک صفحه کلید Page Down : رفتن به پایین یک صفحه حرکت کردن از یک رکورد به رکورد دیگر با استفاده از کارد پیمایش و ماوس : جهت حرکت کردن بین رکوردها روش دیگری نیز وجود دارد و آن استفاده از کادر پیمایش (Scrollbar) و ماوس به صورت یکجا می باشد.

در پایین ترین بخش پنجره برنامه کادرهای پیمایش وجود دارد که با کلیک توسط ماوس روی آنها می توان عملیات زیر را انجام داد: رفتن به رکورد بعدی رفتن به رکورد قبلی رفتن به آخرین رکورد رفتن به اولین رکورد حرکت کردن در یک رکورد ویژه با استفاده از منوی Edit: جهت حرکت کردن در یک رکورد ویژه به کمک نوار منو ابتدا روی منوی Edit کلیک نموده و سپس دکمه Go to را انتخاب می کنیم.

در منوی کرکره ای ظاهر شده با کلیک روی هر کدام از حالت های زیر می توان عملیات مختلفی را انجام داد.

First: رفتن به اولین رکورد Last: رفتن به آخرین رکورد Next: رفتن به رکورد بعدی Previous: رفتن به رکورد قبلی New record: ایجاد یک رکورد جدید حرکت کردن در یک رکورد ویژه با استفاده از صفحه کلید: با فشردن کلید F5 شماره رکورد جاری روی کادر پیمایش که در پایین ترین بخش پنجره وجود دارد به حالت پررنگ (High light) نمایش داده می شود.

حال با درج شماره رکورد در کادر ذکر شده و زدن کلید Enter وارد رکورد مورد نظر خواهید شد.

وارد کردن داده به یک جدول : در این بخش با شیوه اضافه کردن یک رکورد به جدول آشنا می شوید.

اضافه کردن یک رکورد به جدول : * روی آخرین رکورد قرار گرفته روی منوی Edit کلیک نمایید.

سپس جهت اضافه کردن یک رکورد به جدول ابتدا جدول مورد نظر را باز کنید سپس به کمک روش های زیر رکورد را به جدول اضافه نمایید.

* روی آخرین رکورد قرار گرفته و کلید Tab روی صفحه کلید را بفشارید.

* روی آخرین رکورد قرار گرفته سپس روی منوی Edit کلیک کنید.

از درونی منوی کرکره ای ظاهر شد.

حالت Go to را انتخاب کنید.

در این مرحله روی دکمه New record کلیک نمایید.

* با درج یک متن در رکورد به طور اتوماتیک رکورد جدید اضافه می شود.

تعریف کلید های اولیه: در این بخش با تعریف انواع کلید ها در برنامه آشنا خواهید شد.

تنظیم یک کلید اولیه : کلیدهای اولیه شیوه شناسایی رکوردها را در هر جدول منحصر به فرد نموده و دارای مزایای زیر می باشد: * به کمک ایجاد یک فهرست (Index) کلیدهای اولیه می توان به سرعت اطلاعات بازیافت و جستجو نمود .

* به کمک کلید اولیه می توان اطلاعات را به دفعات مختلف مورد استفاده قرارداده وبین آنها ارتباط برقرارنمود.

* کلید اولیه سبب می شود که یک رکورد منحصر به فرد باشد وتحت دونام ذخیره نشود.

انتخاب یک فیلد برای تعریف کلید اولیه : برای تعریف یک کلید اولیه دریک فیلد، ابتدا درنمای طراحی جدول ( Table design view) قرارمی گیریم.

درجدول مورد نظر یک فیلد را انتخاب می کنیم دراین مرحله می توان یک کلید اولیه را تعریف نمود.

شما به دو روش می توانید کلید اولیه را تعریف کنید: * تمامی بخش های یک فیلد را انتخاب کنید.

* روی انتخاب کننده فیلد درسمت چپ نام فیلد کلیک کنید.

پس از انتخاب هریک از حالت های بالا روی آیکون فرمان primary key درنوار ابزار استاندارد کلیک نمایید.

درتصویر زیر فیلدی را که جهت تعریف کلید اولیه انتخاب نموده اید مشخص می نماید.

سایر روش های انتخاب یک فیلد برای تعریف کلید اولیه : برای انتخاب فیلدهابصورت یکجا جهت تعریف کلید اولیه ابتدا درنمای طراحی جدول ( Table design view) قرارمی گیریم.

حال روی انتخاب کننده فیلد درسمت چپ نام فیلد کلیک می کنیم.

دکمه ctrl روی صفحه کلید را پایین نگاه داشته وروی انتخاب کننده یک فیلد دیگر کلیک می کنیم.

با اینکار دوفیلد انتخاب می شود.

ازطریق نوارمنو ابتدا روی دکمه Edit کلیک نموده وسپس حالت primary key را انتخاب می نماییم.

با انجام مراحل فوق برای هر دو فیلد انتخاب شده کلیداولیه تعریف می شود.

به کمک این روش می توان برای چندین فیلد بصورت یکجا کلید اولیه تعریف نمود.

برقراری فهرست راهنما(Index) دراین بخش با شیوه های ایجاد فهرست راهنما آشنا خواهید شد: فهرست راهنما (Index) چیست؟

با ایجاد فهرست راهنما می توان سرعت جستجوی موضوعات یک فیلد را درجدول افزایش داد.

همچنین به کمک فهرست راهنما محتویات یک فیلد به راحتی قابل کنترل می باشد.

ساخت فهرست راهنما: برای ساخت یک فهرست راهنما برای هرفیلد مراحل زیر را طی می کنیم.

* جدول مورد نظر را بازمی کنیم.

* جدول را درحالت نمای طراحی (Design view) قرارمی دهیم.

* روی انتخاب کننده فیلد درسمت چپ نام فیلد مورد نظر کلیک می کنیم .

* درپایین ترین بخش پنجره درسمت چپ یک کادر تبادلی ظاهر می شود.

* روی دکمه General کلیک می کنیم.

* روی کادر Indexed کلیک می کنیم تادرسمت راست کادر یک فلش ظاهر شود.

* روی فلش کلیک می کنیم تا لیست موضوعات فهرست راهنما ظاهر شود.

* حال می توان یکی از حالت ها را به شرح زیر انتخاب نمود.

)** Yes (duplicates ok: با انتخاب این حالت می توان از موضوعات مختلف موجود درفیلد فهرست راهنما تهیه نمود.

** Yes (No duplicates ) : با انتخاب این حالت فقط می توان تنها از موضوعات موجود دریک رکورد فهرست راهنما تهیه نمود.

تنظیمات ایجاد جدول : دراین بخش با شیوه های تنظیمات یک جدول آشنا خواهید شد.

انتخاب یک ستون با استفاده از ماوس: برای انتخاب یک ستون به کمک ماوس نشانگر ماوس را بالای انتخاب کننده ستون قرارمی دهیم دراین حالت نشانگر ماوس تبدیل به فلش روبه پایین خواهد شد.

حال کافی است عمل کلیک را انجام دهیم، تمامی ستون مورد نظر انتخاب می شود.

انتخاب ستون های مجاور با استفاده از ماوس : دربرخی موارد می خواهیم تنها چند ستون مجاور را انتخاب کنیم ونیازی به انتخاب تمامی ستون نمی باشد.

برای اینکار نشانگر ماوس را روی انتخاب کننده ستون قرارداده وسپس دکمه shift صفحه کلید را پایین نگاه می داریم، روی آخرین ستونی که می خواهیم انتخاب شود کلیک می کنیم.

جابجایی یک ستون: جهت جابجایی یک ستون مراحل زیر را طی می کنیم.

* ابتدا ستون را انتخاب می کنیم .

* نشانگر ماوس را روی بخش انتخاب کننده ستون قرارمی دهیم .

* دکمه سمت چپ ماوس پایین نگه می داریم .

* با حرکت ماوس ستون انتخاب شده به سمت دلخواه حرکت می کند.

* درمکانی که می خواهیم ستون قرارگیرد دکمه سمت چپ ماوس رارها می نماییم.

با انجام مراحل فوق محل قرارگیری ستون انتخاب شده جابجا می شود.

تعیین پهنای یک ستون : جهت تعیین پهنای یک ستون درحالت دستی مراحل زیر را طی می نماییم: * نشانگر ماوس را روی انتخاب کننده ستون قرارمی دهیم .

* نشانگر ماوس را به انتهای سمت چپ انتخاب کننده ستون برده تا تبدیل به یک فلش دوطرفه گردد.

* حال دکمه چپ ماوس را پایین نگه داشته وآن را به سمت چپ حرکت می دهیم.

* درمکان مورد دلخواه دکمه ماوس را رها می نماییم.

با انجام مراحل فوق پهنای ستون به اندازه دلخواه بزرگ می شود.

جهت کوچک نمودن ستون همین عمل را برعکس انجام می دهیم یعنی ماوس را به سمت راست حرکت می دهیم.

تعیین پهنای یک گروه از ستون های مجاور: به کمک این روش می توان مقدار عددی پهنای یک ستون را تعیین نمود .

جهت انجام این کار مراحل زیر را طی می کنیم.

* ستون مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* روی دکمه سمت راست ماوس کلیک می نماییم.

* درمنوی کرکره ای ظاهر شده حالت Column width را انتخاب می کنیم.

* دراین مرحله یک کادر تبادلی ظاهر می شود.

حال درکادر مربوط به پهنای ستون عدد مورد نظر را وارد نموده وروی دکمه ok کلیک می کنیم.

با انجام این مراحل پهنای ستون انتخاب مطابق با مقدار عدد واردشده می گردد.

تعیین پهنای یک ستون مطابق با بهترین وضعیت تطبیق (Best fit): پهنای یک ستون دارای یک وضعیت استاندارد می باشد که درنرم افزار Access بصورت پیش فروش مشخص شده است .

(Best fit) برای تنظیم پهنای یک ستون مطابق این استاندارد مراحل زیر را طی می نماییم.

* ستون را انتخاب می نماییم.

* نشانگر ماوس را درانتهای سمت چپ انتخاب کنند ه ستون قرارداده تا تبدیل به یک فلش دو طرفه گردد.

* عمل کلیک دابل را انجام می دهیم( یعنی دوبار به سرعت وبدون وقفه کلیک می کنیم).

با انجام این مراحل پهنای ستون تبدیل به بهترین وضعیت تطبیق می شود.

تعیین پهنای یک گروه از ستون های مجاور برای بهترین وضعیت تطبیق (Best fit): این روش همانند روش قبلی می باشد با این تفاوت که دیگر نیازی به عمل کلیک دابل نمی باشد.

* ستون مورد نظر را انتخاب می نماییم.

* عمل راست کلیک را انجام می دهیم.

* از منوی کرکره ای ظاهر شده حالت Column width را انتخاب می کنیم.

* درکادر تبادلی ظاهر شده روی دکمه Best fit کلیک می نماییم .

با انجام این مراحل نیز ستون انتخاب شده تبدیل به بهترین حالت تظبیق می گردد.

تعیین ارتفاع یک سطر : به کمک این روش می توان ارتفاع یک سطر از جدول را مشخص نمود.

* نشانگر ماوس را مابین فصل جدا کننده دو رکورد، درسمت راست جدول قرارمی دهیم تا تبدیل به فلش دوطرفه گردد.

* دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته آن را به سمت بالا(کوچک کردن) ویا پایین (بزرگ کردن) حرکت می دهیم.

* درنقطه دلخواه دکمه سمت چپ ماوس را رها می نماییم.

باانجام این مراحل ارتفاع یک سطر بیشتر یا کمتر خواهد شد.

برای تعیین مقدار عددی ارتفاع یک سطر پس از انتخاب سطر عمل راست کلیک را انجام داده و در منوی کرکره ای ظاهر شده روی گزینه Row hight کلیک می نماییم.

حال در کادر تبادلی ظاهر شده در بخش ارتفاع سطر مقدار عددی ارتفاع سطر را وارد نموده روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

مخفی کردن یک ستون: شما براحتی می توانید ستون هایی که سبب شلوغ شدن جدول می شوند را به طور موقت مخفی نمایید.

جهت انجام این کار مراحل زیر را طی می نماییم: * ستون مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* از طریق نوار منو روی گزینه Format کلیک می نماییم.

* در منوی کرکره ای ظاهر شده فرمان Hide columns را انتخاب می کنیم.

با انجام این مراحل ستون انتخاب شده به طور موقت پنهان خواهد شد.

روش دیگری که جهت اجرای این فرمان وجود دارد آنست که پس از انتخاب ستون مورد نظر عمل راست کلیک را انجام داده و در منوی کرکره ای ظاهر شده روی فرمان Hide columns کلیک می نماییم.

ظاهر شدن یک ستون مخفی شده: جهت ظاهر نمودن یک ستون مخفی شده مراحل زیر را طی می نماییم.

* از طریق نوار منوی روی گزینه Format کلیک می کنیم.

* در منوی کرکره ای ظاهر شده فرمان Unhide columns را انتخاب می نماییم.

در کادر تبادلی ظاهر شده در لیست موجود، ستون هایی را که می خواهیم از حالت مخفی شده خارج شوند انتخاب نموده وسپس روی دکمه Close کلیک می نماییم.

ثابت ماندن یک ستون یا کلیه ستونها (Freeze) : در برخی از موارد که تعداد ستون ها در یک جدول زیاد باشد می توان ستون و یا ستون هایی که مورد نیاز باشد را ثابت نگه داشته تا در زمان پیمایش سایر ستون ها بتوان همواره ستون انتخابی را مشاهده نمود.

به این قابلیت ثابت سازی (Freeze) گفته می شود.

جهت اجرای این فرمان مراحل زیر را طی می کنیم.

* انتخاب ستون مورد نظر * کلیک روی منوی Format و انتخاب فرمان Freeze columns با انجام این مراحل ستون انتخاب شده در جدول ثابت باقی خواهد ماند.

روش دیگر اجرای این فرمان راست کلیک نمودن روی ستون انتخابی و انتخاب فرمان Freeze columns می باشد.

خارج نمودن تمامی ستون ها در حالت ثابت ماندن (Unfreeze) : جهت اجرای فرمان کافیست که از منوی Format فرمان Unfreeze all columns را انتخاب نماییم با انجام این کار کلیه ستونها از حالت ثابت ماندن (Freeze) خارج خواهد شد.

قالب بندی جلوه های یک سلول (Cell): می توان جلوه های موجود در یک سلول را قالب بندی نموده و آن را تغییر داد.

جهت انجام این کار از منوی Format گزینه Database را انتخاب می کنیم.

با انجام این کار کادر تبادلی ظاهر می شود.

در بخش Cell effect می توان حالت های مختلف جلوه های سلول را قالب بندی نمود.

ظاهر و مخفی نمودن شبکه های جدول: برای حذف شبکه های جدول بانک اطلاعاتی نیز پس از کلیک روی منوی Format گزینه Database را انتخاب می نماییم.

در کادر تبادلی ظاهر شده می توان در بخش Gridlines shown شبکه های عمودی (Vertical) و افقی (Horiznontal) را از حالت انتخاب خارج نموده و از جدول زیر حذف شود.

پس از انجام این مراحل روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

با توجه به کادر تبادلی Database Formatting می توان بخش های زیر را تنظیم نمود.

انتخاب رنگ شبکه های جدول (Gridline color): با کلیک روی منوی کرکره ای Gridline color و انتخاب یکی از رنگ های موجود در لیست می توان رنگ شبکه های جد.ل را تغییر داد.

انتخاب پهنا، کشیدن و تورفتگی جلوه های سلول (Cell effect): در بخش Cell effect با انتخاب حالت های زیر می توان جلوه های سلول را تنظیم نمود.

* حالت Flat : نمایش سلول ها به حالت مسطح * حالت Raised نمایش سلول ها به حالت برجسته * حالت Sunken: نمایش سلول ها به حالت تو رفته انتخاب رنگ پیش زمینه جلوه های سلول (Background color): با کلیک روی منوی کرکره ای Background color و انتخاب یکی از رنگ های موجود در لیست می توان رنگ پیش زمینه داخل سلولها را تغییر داد.

پس از انجام هر یک از تغییرات روی دکمه Ok کلیک می کنیم.

انتخاب نوع حروف بکار رفته در صفحه داده ها (Font): به کمک این قابلیت می توان حروف به کار رفته در صفحه داده ها را تغییر داد.

* کلیک روی منوی Format * انتخاب گزینه Font با انجام این کار کادر تبادلی نوع حروف (Font) ظاهر می شود.

در این کادر می توان بخش های زیر را تنظیم نمود.

** کارد Font: انتخاب نوع حروف ** کارد Font style: انتخاب روش درج حروف ** Size: انتخاب سایز حروف ** Effects: انتخاب جلوه های فونت نظیر زیر خط دار بودن و رنگ حروف .

پس از انجام تنظیمات فوق روی دکمه Ok کلیک می نماییم.

تغییر دادن خواص فیلد: در این بخش با شیوه های تغییر خواص فیلدها آشنا خواهید شد.

خواص قابل تغییر فیلدها: اعداد و خصوصیات فیلدها بر حسب نوع داده قابل تغییر می باشد.

در برخی از کادر های تغییر خواص فیلدها با کلیک کردن روی فلش سمت راست و انتخاب یکی از حالت های موجود در لیست می توان مشخصه های یک فیلد را تغییر داد.

در سایر موارد باید مشخصات مورد نظر را در کادر مربوط به هر فیلد وارد نمود در کادرها پس از انتخاب هر فیلد در سمت چپ و زیر جدول ظاهر می شود.

حال به تشریح هر یک از خواص قابل تغییر فیلدها می پردازیم.

Field size: به کمک این خاصیت می توان طول متن یک فیلد را بر حسب تعداد کاراکترها تعریف نمود.

در این کادر می توان محدوده بین 1 تا 255 کاراکتر را مشخص نمود.

Format: در کارد مربوط به این بخش می توان شیوه نمایش داده ها و اعداد را کنترل نمود.

همچنین می توان یک قالب بندی از پیش تعیین شده را از درون لیست موجود انتخاب کرد.

Input mask: به کمک این قابلیت می توان یک ماسک تصویری جهت راهنمایی اطلاعات ورودی ایجاد نمود.

Caption: به کمک این قابلیت می توان عنوان هر فیلد را در سر صفحه هر ستون و همچنین بر حسب فرم ها در سر صفحه گزارشات مشخص نمود.

Default value: این قابلیت موضوع تعیین شده را به طور اتوماتیک پس از ساخته شدن رکورد وارد فیلد می نماید ضمناً م توان مقادیر مورد نظر را در کادر مربوه تایپ نمود تا جایگزین مقدار پیش فرض شود.

Validation Rule : در این کادر می توان محدوده ورود اطلاعات به فیلد را مشخص نمود.

Validation text: هنگام اشتباه در بخش Validation Rule تعیین محدوده در این کادر پیغام خطا ظاهر می شود.

Required: چگونگی ورود داده ها به یک فیلد را مشخص می نماید.

Allow zero length : تعیین به کارگیری محدوده خاصی از فیلد برای درج متن و یادداشت در آن.

Indexed : ایجاد یک فهرست راهنما Unicode compression : فعال و غیر فعال کردن در ج متن، یادداشت و سپس پیوند برای انواع داده در فیلدها .

تغییر داده های موجود در یک جدول: برای درج داده های جدید در یک فیلد کافیست فیلد مورد نظر را انتخاب کرده و داده جدید را در آن تایپ نمائید.

سپس کلید Enter را فشار دهید.

حذف داده موجود در یک جدول: در این بخش با شیوه های حذف داده های موجود در یک جدول آشنا خواهید شد.

حذف یک رکورد (Delete a record): جهت حذف یک رکورد از جدول مراحل زیر را طی می نماییم: * انتخاب رکورد مورد نظر * فشردن کلید Delete موجود در صفحه کلید با این کار یک کادر تبادلی ظاهر می شود.

در کادر ظاهر شده دو حالت وجود دارد که با انتخاب هر یک از عملیات زیر انجام خواهد شد.

Yes: با کلیک روی این حالت رکورد انتخاب شده حذف می شود.

No: با کلیک روی این حالت حذف رکورد صرف نظر خواهد شد.

حذف محتویات یک فیلد: برای حذف محتویات یک فیلد کافیست انها را درون فیلد مورد نظر انتخاب نموده و دکمه Delete را بفشارید.

جاگزین کردن محتویات یک فیلد: ابتدا محتویات درون یک فیلد مورد نظر را انتخاب نموده سپس موضوعات جدید را در آن تایپ می کنیم.