چندی است که اصلاحاتی همچون سیستم مدیریت بانک های اطلاعاتی و بانکهای اطلاعاتی و پایگاه داده ها و نظایر آن نقل محافل علمی-فنی و علمی است.
اینک حتی وضع چنان است که به خاطر ریزپردازنده ها و انواع آن نرم افزارهای سهل الاستفاده روی کامپیوتر های شخصی، هرکسی می تواند بانک اطلاعاتی شخصی خود را داشته بلشد.
مبالغه نیست ، اگر گفته شود که دیگر لزومی نیست کسی در رشته کامپیوترتحصیل و یا در محیط های کامپیوتری کار کند تا بتواند از کامپیوتر استفاده کند و مخصوصا داده های عملیاتی مورد نیاز خود را که به طور روزانه با آنها سر و کار دارند به صورت اتوماتیزه ذخیره، بازیابی و پردازش کنند.
تعداد زیادی از بانکهای اطلاعاتی بسیار بزرگ در جهان وجود دارند که در سیستمهای اطلاع رسانی جهانی از آنها به گستردگی استفاده می شود.
تامین این پوشش گسترده اطلاعاتی با استفاده از تکنولوژی بانکهای اطلاعاتی ریز پردازنده ها، ابرکامپیوترها و شبکه های کامپیوتری امکان پذیر شده است.
نگاهی حتی گذرا به تاریخ تمدن بشر نشان می دهد که انسان همیشه به اطلاعات نیاز داشته است. انسان داده ها را جمع آوری و بر اساس آنها داده های جدید یا اطلاعاتی دیگر تولید و از آنها استفاده می کند.
به تدریج حجم اطلاعات فزونی یافت دیگر صرف ذخیره سازی آنها بر رسانه ها و بازیابی آنها کافی نبوده بلکه می بایست بر اساس یک سیستم مشخص اسناد و مدارک خود را نگهداری می کرد تا هم بازیابی آنها سریعتر ممکن شود و هم اصلاح و تغییر و به طور کلی پردازش آنها و احیانا تولید اطلاعات جدیدتر امکان پذیر شود.
نرم افزار های گوناگونی برای ایجاد بانک های اطلاعاتی به کار می رود و هر کدام قدرت منحصر به فردی در ایجاد بانک های اطلاعاتی دارند یکی از سیستم هایی که در این مورد استفاده می شود اکسس می باشد که یکی از محصولات مایکروسافت بوده که نسخه های گوناگونی از آن به بازار آمده است.
سهولت طراحی حرفه ای ترین سیستم های کاربردی بدون نیاز به برنامه نویسی ، اکسس را به یک برنامه مناسب جهت طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یعنی MIS تبدیل شده است.
با اینکه تمام ابعاد طراحی یک سیستم حرفه ای بدون آشنایی با برنامه نویسی در اکسس امکان پذیر شده است. با این وجود یک محیط برنامه نویسی بسیار قوی با اکسس ارایه شده که در سطح و کیفیت برنامه پاسکال و امکانات برنامه نویسی تحت ویندوز است.
در کنار پیچیده ترین امکانات و ابزار کار برای طراحی سیستم های کاربردی، مدیران، متخصصین و کارشناسان و کاربران نیز می تواند خود طراح نیاز های خود باشند.
در برنامه اکسس بر خلاف سایر برنامه های بانک اطلاعاتی تمام ساختار بانک اطلاعاتی در یک پرونده به نام بانک اطلاعاتی جمع شده است.
هر پرونده اکسس می تواند تا 1 گیگا حجم و 34769 عنصر اطلاعاتی مانند جدول اطلاعاتی، ایندکس، فرم، سؤال، فرم چاپ، ماکرو و برنامه را در خود نگهداری کند.
ارتباط جدولهای اطلاعاتی
ارتباط جدولها در اکسس از نظر کیفی کامل و پیشرفته است. هر نوع تغییر در ارتباط یا ایجاد ارتباط جدید به سادگی و با استفاده از یک محیط گرافیکی انجام می شود.
پس از برقراری ارتباط بین جدولهای اطلاعاتی ورود داده های جدید در هر یک از جدولهای مذکور از نظر درستی ارتباط، به طور اتوماتیک کنترل می شود.
سؤال
در اکسس بالغ بر 8 نوع سؤال با روشهای مختلف قابل طراحی است.
حداکثر تا 32 جدول را می توان در طراحی یک سؤال وارد کرد. تعداد سؤالهای مرتبط می تواند تا 50 سطح باشد.
این ابعاد در نوع خود بی نظیر و جدید است.
پاسخ سؤال قابل ویرایش است. در این صورت تغییرات جدید در جدول یا جدولهای اصلی منعکس می شود. از سؤال علاوه بر نمایش استفاده های دیگری نیز می شود:
• ایجاد جدول جدید
• حذف رکورد ها از جدولها
• اضافه کردن رکورد های جدید به جدولها
• تغییرات اتوماتیک در جدولها
در اکسس تصویر، صدا و حتی ویدیو در کنار داده های معمول در بانکهای وارد شده و ضبط می شود.
علاوه بر مدیریت بانک اطلاعاتی در زمینه های دیگر مانند تهیه بروشور، صورت حسابهای تبلیغاتی و امثال آن از اکسس استفاده می شود.
از ماکروها به صورت دکمه روی فم می توان برای انجام یک سری کارهای تعیین شده و گاها پیچیده و طولانی استفاده کرد.
حداکثر تا 32 جدول را می توان در طراحی یک سؤال وارد کرد: تعداد سؤالهای مرتبط می تواند تا 50 سطح باشد.
صفحات چاپی در اکسس تا 6 صفحه، یعنی گسترده ترین گزارش ممکن است.
فصل اول-بانک اطلاعاتی
1-1) چند تعریف مورد نیاز
تعریف داده:
از نظر ساختاری داده عبارت است از مقادیر صفات خاصه انواع موجودیت ها.
نوع موجودیت:
مفهوم کلی موجودیت ،شیء یا فردی که در مورد آن می خواهیم اطلاع حاصل کنیم.
صفت خاصه:
ویژگی جداساز یک نوع موجودیت از نوع دیگر.
تعیین مجموعه موجودیت های یک محیط و نیز مجموعه صفات خاصه هرنوع موجودیت بستهبع وضع و نوع سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی می تواند به طور پویا و یا به صورت ایستا صورت گیرد.
تعریف اطلاع:
اطلاع از داده حاصل می شود و در حل مسایل به کابه کار می رود و داده نمایش اطلاعات است.
موجودیت های هر محیط عملیاتی با یکدیگر ارتباطی دارند. این ارتباطات از نقش عملکردی که هر موجودیت در محیط عملیاتی ایفا می کند،با توجه به نسبتی که با سایرموجودیت ها دارد، مشخص می شود. بازشناسی ارتباطات اساسی و پاسخگوی نیاز های اطلاعاتی کاربران از وظایف طراح بانک است.
بانک اطلاعاتی:
مجموعه ای است از داده های ذخیره شده به صورت مجتمع و مبتنی بر یک ساختار تعریف شده به طور صوری، با حداقل افزونگی، تحت کنترل متمرکز، مورد استفاده یک یا چند کاربر،به طور اشتراکی و همزمان.
برای ایجاد سیستم اتوماتیزه ذخیره و بازیابی، به طور کلی دو روش وجود دارد:
1-مشی بانکی
2-مشی غیر بانکی (مشی کلاسیک یا مشی فایلینگ).
در مشی بانکی، هرکاربری دید خاص خود را نسبت به داده های ذخیره شده در بانک دارد. به عبارت دیگر از یک سود وحدت ذخیره سازی و از سوی دیگر تعدد کاربران را داریم. اشتراکی شدن داده ها،یکی دیگر از خصوصیات بانک اطلاعاتی است. کاربران مختلف می توانند به طور همزمان با بانک کار کنند، هر کاربری این احساس را داردکه دارای بانک خاص خود می باشد. منظور از همزمانی در اینجا همزمانی از دید کاربر است. یعنی هر کاربری، بدون ایجاد محدودیت و ممنوعیت برای کاربر دیگر در هر لحظه که بخواهد می تواند از بانک استفاده کند.
همزمانی عملیات از جنبه دیگری نیز مطرح است و آن همزمانی از نظر سیستم است. یعنی فرآیندهای درون سیستمی بتوانند با همزمانی، در محیط سیستم جریان داشته باشند. اینکه تا چه حد همزمانی فرآیند ها در درون سیستم امکان پذیر است، بستگی به نحوه طراحی سیستم مدیریت بانک و الگوریتم های عملیاتی آن از یکسو و تعریف ساختار ذخیره سازی.