بخش چهارم این نوشته ها با توجّه به اعتبارهای مختلفی چون مقاله، گزارش، داستان نامه و غیره تقسیم می شود که با توجه به اهمّیت آنها در نمودار زیر آورده می شود:
علمی
ادبی
اداری
روزنامه ای
گفتاری
کودکانه
انواع نوشته ها
دینی و مذهبی
ادبی و هنری
سیاسی و اجتماعی
فلسفی و عرفانی
تعلیمی و اخلاقی
علمی و فنّی
ورزشی
جدی
ط طنز
مقاله
گزارش
نامه
داستان
خبر
قطعه ادبی
نمایشنامه، فیلمنامه
مردم عادی
متخصّصان و کارشناسان
دانش آموزان
کودکان
کوتاه
متوسط
بلند
تعریف مکاتبات اداری:
به مجموعه ی مبادلات اداری در شکل های مختلف، مکاتبات اداری می گویند. درتعریف دیگر، به کلیّه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نوشته و ردّ و بدل می شود. گونه های مختلف مکاتبات اداری شامل نامه، حکم، بخش نامه، دستور العمل، صورتجلسه، آگهی، اطلاعیّه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی می باشد.
نامه:
انواع نامه ها:
بطور کلی نامه ها را به دو دسته ی نامه های رسمی و غیررسمی تقسیم می کنند.
نامه های غیررسمی:
این نامه ها معمولاً میان دوستان و بستگان ردّ و بدل می وشد. و بیشتر حاوی مسایل شخصی و دوستانه و خانوادگی است اساسی ترین ویژگی این نامه ها آن است که تقلیدی و کلیشه ای نبوده و لحن آن خودمانی است. نویسنده ی نامه های خصوصی، شخصی حقیقی است.
نامه های رسمی:
اینگونه نامه ها بطور رسمی و با آداب خاص نوشته می شوند. نامه های رسمی از سوی افراد، سازمانها و نهادها و مؤسّسات دولتی و خصوصصی و بالعکس نوشته شده و مبادله می شوند و معمولاً از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شوند.
نکته: نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند رسمی تلقی می شوند. بنابراین انواع مکاتبات رسمی اعم از بخش نامه، آیین نامه، حکم صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساس نامه، صورتحساب ها و یا حتی مناقصه، مزایده، تبریک و تسلیت، ....... و به محض ثبت در دفاتر اداری، رسمی تلقی می شود. نویسنده نامه های اداری شخصی و حقوقی می باشد.
تمامی مکاتبات در دبیرخانه ثبت وضبط و بایگانی می شوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب می شوند و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار بوده و قابل استناد هستند. این مکاتبات به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در مؤسّسات است.« اداری» و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری« رسمی» نامیده می شوند.
نامه های درون سازمانی:
کلّیه مکاتبات و مراسلاتی است که در د اخل یک اداره و یا یک سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می شود. این نامه ها ممکن است بین دو و احد هم سطح و یا از سطح بالا و پائین به بالا انجام گیرد. نامه هایی که از سطوح بالاتر به سطوح پایین تر ارسال می گردد اغلب به شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخش نامه و پی نوشت. مأموریت، تشویق نامه ها و توبیخ های اداری است. نامه هایی که از سطوح پائین تر به سطوح بالاتر ارسال می شود یا در پاسخ به مقام بالاتر است که شکل گزارش ارائه می شود و یا در خواست انجام کار که در این صورت باید به صورت مستدل و همراه با مدارک کافی ارائه شود.
انواع نامه از لحاظ محتوا:
نامه ها از لحاظ محتوا به نامه های خبری، بازدارنده، درخواستی و همآهنگی تقسیم می شوند. در نامه های خبری، نتیجه کار، یا خبر به اطّلاع گیرنده می رسد. هدف از نامه های بازدارنده، بازداشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام است و به عبارتی از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید نامه های درخواستی حاوی تقاضا و درخواستی از حد یا مقام مسئول است و معمولاً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند نامه های همآهنگی در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی و بین دو واحد یا چند وزارت ردوبدل می شود. بخش نامه ها و دستورالعمل از نوع نامه های همآهنگی هستند.
نامه های عادی و غیرعادی:
از حیث در جه ی امنیتی، نامه ها را به دو گروه عادی و غیرعادی تقسیم می کنند. نامه های غیرعادی نسبت به نامه های عادی از در جه اهمیت بالاتری برخوردارند و معمولاً مهر های مستقیم – محرمانه/ مستقیم- سری/ مستقیم- خیلی محرمانه یا غیر مستقیم- محرمانه با جوهر سرخ رنگ برروی پاکت و نامه خورده می شود. اینگونه نامه ها میان مراکز تصمیم گیری بالا و مراکز نظامی و وزرات اطّلاعات ردوبدل می شوند.
علت اهمّیت مکاتبات اداری
1- مکاتبات اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیّت یا شکست آن دارد.
2- تمامی اشکال ارتباط( نمابر- ایمیل- تلفن گرام- تلکس و .....) بر بنیاد نامه نگاری استوار است.
3- جریان تمام امور اداری و مالی سازمان از کوچکترین درخواست تا بزرگترین آنها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و به آن ترتیب اثر داده می شود.
4- نامه ها و مکاتبات اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است.
5-نامه های اداری و مکتوبات پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره بکار آید.
6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهمترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آنها برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه عنوان یک سند در مقام دعوی یا قابل ارائه است.
اجزای نامه های اداری:
1- نام خداوند: در نامه های اداری
معمولاً از« باسمه تعالی» استفاده می شود.
نام خدا در فرم های چاپی اداری و جود دارد.
در غیر اینصورت نوشته می شود.
2و3- نشان سازمانی: نشانی سازمانی و مشخصات دفتری معمولاً در برگه های
اداری از قبل چاپ می شود. محل قرار گرفتن نشانی سازمانی و مشخصات دفتری
در هر وزارت خانه متفاوت است. معمولاً در سمت چپ و گاه در سمت راست می آید.
( بهتر است از فرم شماره یک استفاده شود.
4و5: فرستنده و گیرنده: معمولاً عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هر دو شکل صحیح است. انتخاب آن به عرف سازمان بستگی دارد.
الف: از (فرستنده):....................... ب: به( گیرنده):...........................
به( گیرنده):................................... از(فرستنده):.................................
در عنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمانی هم سطح، معمولاً عنوان واحد یا بخش سازمانی قید می شود: