دانلود مقاله سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راه ها

پیشگفتار منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه ، بطور کلی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .

جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد : ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .

تسریع عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .

انجاد کنترلهای بهتر در کارخانه .

کمک به شناسائی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .

طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل کارت انبار و… ) .

طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و ….

) .

نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار که در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و ….

سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .

افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .

ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار .

کاهش اشکالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار .

کاهش هزینه ها و کارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.

شناسائی کالاهائی که بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن قسمتی از سرمایه کارخانه میشوند.

فصل اول کلیات تاریخچه شرکت نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شرکت و اهداف آن : شرکت تجهیزات ایمنی راهها در سال 1317 هجری شمسی تأسیس گردید ، این شرکت هنگام تأسیس به نام شرکت سهامی رنگ نامگذاری گردید .

با توجه به سوابق این شرکت می توان به عملکرد این شرکت در سالهای اولیه فعالیت اشاره کرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شرکت ساخت وسائل و تجهیزات تخصصی از قبیل ماسک ، لباس ضد حریق و … بود .

اما در حال حاضر تولیدات این شرکت شامل گاردریل کنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلکترر )‌ ، گابیون و … میباشد .

سهام این شرکت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد .

انبارها این شرکت دارای هشت انبار میباشد که عبارتند از : 1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدکی 4- انبار کالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .

نقشه هوائی و موقعیت فیزیکی این انبارها پیوست میباشد .

کدینگ در شرکت تجهیزات ایمنی راهها کدینگ اقلام انبارها در این شرکت ، شامل 10 رقم می باشد که رقم اول و دوم از سمت چپ کد کالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدکی با پیش شماره 21 ، انبار کالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند .

پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس کالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری کالا میباشد .

یعنی اگر دو رقم آخر کد کالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن کالا کیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد .

بعنوان مثال اگر کد کالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود که این کالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است که واحد شمارش این کالا عدد میباشد .

نحوه ورود و خروج کالا از انبار نحوه ورود جنس به انبار در شرکت « تجهیزات ایمنی و راهها » ورود کالا به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم مینماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد .

واحد تدارکات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود .

رسید انبار در سه نسخه ( یک نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .

نحوه خروج جنس از انبار همچنین در این شرکت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد .

در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد .

فرمهای مورد استفاده در انبارهای تجهیزات ایمنی راه ها 1- حواله : جهت خروج کالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد .

حواله انبار شامل : ردیف ، کد کالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد .

نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای کد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست کننده و تاریخ میباشد که توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد .

نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

2- رسید : جهت ورود کالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، کد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تدارکات ) است .

3- برگشت رسید : گاهی اوقات اتفاق که کالایی در اثر عوامل مختلف باید به فروشنده و یا سازنده آن عودت گردد ، در این صورت کالای رسید شده در انبار را باید برگشت رسید کرد ، و یا به عبارتی با عودت آن به فروشنده یا سازنده آن ، برگشت از خرید تنظیم می گردد این سند شبیه حواله انبار میباشد ، با این تفاوت که در آن علت برگشت نیز ذکر میشود .

4- فرم برگشت کالا : گاهی اتفاق می افتد که کالایی از انبار درخواست می گردد اما پس از صدور حواله و خروج کالا ، این کالا به انبار عودت می شود .

ثبت ورود کالا به انبار در سندی بنام برگشت کالا به انبار انجام می شود .

این فرم شبیه رسید انبار است ، با این تفاوت که در این فرم علت برگشت کالا به انبار نیز قید می گردد .

انبارگردانی همانگونه که میدانید موجودی مواد و کالا یکی از اقلام دارایی های جاری و همچنین یکی از مهمترین اقلام ترازنامه است ، در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعی موجودیهای مواد و کالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد .

در شرکت تجهیزات ایمنی و راهها این عمل در سال مالی منتهی به 1382 با حضور نمایندگان سازمان حسابرسی صورت گرفت .

بدین صورت که کمیته ای تشکیل گردید که کمیته انبارگردانی نام دارد .

برای این کمیته مسئولی انتخاب شد که وظیفه این کمیته اجرای دقیق دستورالعمل انبارگردانی بود و شخصی بعنوان هماهنگ کننده تعیین گردید که مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها و شمارشگران و نمایندگان سازمان حسابرسی بود .

انبارگردانی در این شرکت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجرای موارد زیر انجام گردید : 1- کنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چک گردید .

برای اطمینان از اینکه جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار نگیرند و یکجا جمع شوند و مواردی بود که رفع شد .

2- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه که در آن شماره سریال برگه ، کد کالا ، شرح کالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش کنندگان وجود داشت .

این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت کامپیوتری پرینت شده و هر کدام روی جنس مربوطه قرار گرفته بود .

3- شمارش اول : شمارش کنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر بود .

شمارش از یک طرف انبار و در جهت خاصی شروع شد .

شمارش کنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی کردند و به هر جنس که رسیدند قسمت اول تگ را جدا کرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت کردند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود ( روی جنسها ) قرار می دادند .

طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش کنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد .

جمع آوری برگه های شمارش در پایان هر روز برگه های شمارش به تفکیک شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شد .

پس از آنکه کلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شرکت ( حسابرسان ) پاکت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد کامپیوتر گردید .

لیست های مغایرت اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد .

سپس این شمارشها وارد کامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی کالاها طبق کاردکس مقایسه می گردد .

در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا کمک انباردارهایی که مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود .

سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد کامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود .

لازم به ذکر است کلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمارش سوم به تأیید و امضاء انباردار می رسد .

که در این شرکت مواردی مغایرت وجود داشت که پس از طی این مراحل رفع گردید .

پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید .

کلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار رسیدند .

جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست کسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار گرفت .

بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید .

بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید فصل دوم – شناسائی انبار مقدمه : انبارداری یک خدمت اقتصادی است و عبارت از نگهداشتن کالا به منظور عرضه بموقع آن یا گسترش دادن مدت عرضه آن است به نحوی که کالا برای مدتی بیشتر قابل دسترس و مصرف باشد .

در اقتصاد هر کشوری انبارها حلقه هایی از زنجیر تولید ، انتقال ، توزیع و مصرف اند و نقش اتصال و واسطه را در انتقال کالا از مناطق تولید به بازارهای مصرف و سپس توزیع محلی بر عهده دارند .

بهایی که مصرف کننده برای هر کالایی می پردازد ، برابر مجموع قیمت خرید کالا ،هزینه حمل و نقل ، هزینه انبارداری و سود فروشنده است .

هزینه های حمل و نقل و انبارداری اغلب اوقات در مقایسه با قیمت تمام شده کالا ، مبلغ قابل ملاحظه ای را به خود اختصاص می دهد .

بنابراین استفاده از شیوه های صحیح انبارداری موجب کاهش چنین هزینه هایی می شود که در نهایت به تقلیل بهای پرداختی از طرف مصرف کننده خواهد انجامید ، ضمن این که برای مصرف کننده ، انبار نقش عمده خود را از نظر قابلیت کاربرد و سهولت دسترسی به کالا نشان می دهد .

تلاش کارخانه های مختلف مصروف تهیه مواد اولیه و ساخت کالاهای مورد مصرف مردم می شود .

بنابراین در هر سازمان صنعتی و تولیدی ، انبارهای مختلفی بر حسب نیازهای آن سازمان همچون : انبار مواد اولیه ، انبار کالاهای نیم ساخته ، انبار ابزارآلات ، انبار قطعات یدکی دستگاهها ، انبار قالبها ، انبار ملزومات ، انبار ضایعات مواد و … وجود دارد .

درصد زیادی از سرمایه اکثر سازمانهای بازرگانی را مواد اولیه ، لوازم و قطعات یدکی ، کالاهای ساخته شده و نیم ساخته و نظایر اینها تشکیل می دهنـد .

بدیـهی است کـه بخـش عمده ای از سرمایه در گردش سازمان مصروف تهیه آنها می شود .

لذا نگهداری و مراقبت دقیق از آنها و برقراری یک نظام صحیح اطلاعاتی برای کنترل موجودیهای انبار بسیار ضروری است .

چه ثروتهایی که در انبارها به سبب فقدان دقت و مراقبت و انبارداری ناصحیح از بین می روند و بنابراین با بهبود وضع انبارداری می توان جلو این زیانها را گرفت و بر میزان سود سازمان افزود .

عوامل مختلفی در میزان موجودی و انواع و تعداد انبارهای سازمانهای بازرگانی مؤثرند.

از قبیل : روش تولید ، میزان به کارگیری ماشین آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اولیه مورد نیاز ، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد تولیدی در صحنه صنعت و اقتصاد کشور بلکه در سطح جهانی و بالاخره نظام تدارک و سفارش کالاها در سازمان مربوطه .

در نظام انبارداری و نگهداری کالاها با سه روش سروکار است : 1- ورود کالاها به انبار ( وارده ) 2-صدور و خروج کالاها از انبار ( صادره ) 3- ذخیره کردن یا موجودی کالاها در انبار .

در مواردی که انبار ، کالاهای نیم ساخته در میان خط تولید را ذخیره و نگهداری می کند ، چون جریان ورود این کالاها و صدور آنها در خارج انبار تعیین و اجرا می شود ، این روشها مشکلتر و پیچیده تر است .

هدف و اهمیت انبارداری صحیح درصد زیادی از سرمایه اکثر موسسات صنعتی را مواد اولیه ، لوازم ، وسائل یدکی کالای ساخته و نیم ساخته و نظایر آنها تشکیل میدهند که قسمت عمده سرمایه در گردش صرف تهیه اجناس و وسائل مذکور میگردد ، لذا نگهداری و حفاظت دقیق از آنها و برقراری یک سیستم صحیح اطلاعاتی برای موجودی بسیار ضروریست .

ارزش ریالی مجودیهای انبار در صنایع مختلف متفاوت است .

جهت در ک اهمیت این موجودیها در واحدهای صنعتی مختلف میتوان از نسبت موجودیهای انبار به کل دارائیها و ارزش ویژه آن صنعت استفاده کرد .

عوامل مختلفی در میزان موجودی انبار واحدهای صنعتی موثر هستند .

بطور مثال روش تولید ، دوره تولید ، میزان بکارگیری ماشین آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اولیه مورداحتیاج ، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و دنیا ، … و بالاخره سیستم های تدارکاتی و سفارش واحد تولیدی .

ایجاد یک نظام صحیح انبارداری در سازمانها ( به ویژه سازمانهای بازرگانی و صنعتی ) باعث سودآوری و متضمن مزایای زیادی است که در زیر به پاره ای از آنها اشاره می شود .

1- دریافت ، استقرار ، حفاطت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آسانی انجام می پذیرد و نیازهای واحدها بموقع تامین می شود 2- با نظارت دقیق بر موجودیهای انبار ، از افزایش بیش از اندازه و حد تعیین شده کالاها در انبار جلوگیری می شود و در نتیجه از ضرر و زیانهای ناشی از تغییر قیمتها یا خرابی و فساد کالاها در اثر گذشت زمان جلوگیری می شود .

3- از سفارشات مضاعف و تکراری که بر اثر بی توجهی به کالاهای سفارش شده قبلی و در بین راهی رخ می دهد ، جلوگیری می شود .

4- تعیین میزان موجودی کالاها در انبار و میزان مصرف و در نتیجه نوع و مقدار خرید آنها در زمانهای مختلف به نحو صحیح محاسبه و در نتیجه در بودجه خرید صرفه جویی می شود .

این امر عملیات حسابداری صنعتی را نیز تسهیل می کند .

5- اطلاعات مورد نیاز مدیران در زمینه میزان موجودیها و مصارف کالاها در هر زمان به نحو احسن تأمین می شود .

6- باعث تسهیل عملیات شمارش ، موجودی گیری و صورت برداری عملی از موجودیها ( انبار گردانی ) ، همچنین تعیین ارزش موجودی جنسی در پایان سال که کار پر زحمت و پر خرجی است می گردد .

7- با خرید به مقدار مقرون به صرفه ، از راکد شدن سرمایه در گردش به سبب نگهداری بیش از حد موجودی جلوگیری و در نتیجه باعث تسریع جریان نقدینگی سازمان می شود .

8- صدور بموقع قبض انبار سبب تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده و عملیات حسابداری می شود .

9- کالاها به میزان واقعی و صحیح بیمه می شوند و از پرداخت هزینه اضافی بیمه برای کالاها جلوگیری می شود .

10- چون میزان موجودیهای انبار معمولا به قیمت تمام شده ارزیابی می شود ، لذا در صورتی بروز خسارات ناشی از آتش سوزی و مواردی که باعث ایجاد خسارت می شود ، خسارات وارده با استناد به آمار موجودیها ، از طرف شرکتهای بیمه به سهولت تعیین می شود و احتیاج به ادعاهای واهی ، غیر حقیقی و تسویه حساب از طریق مصالحه نمی باشد 11 - اموال و دارائیهای سازمان به نحو صحیحی نگهداری و حفاظت می شود و در نتیجه اتلاف و ضایعات و سرقت به حداقل می رسد .

به علاوه بدیهی است که با بودن نظم و امکان رسیدگی دقیق بر موجودیها ، از سوء استفاده های احتمالی در انبار جلوگیری می شود .

انبار و انواع آن 1- تعریف به محل و فضایی که یک یا چند نوع کالای تجاری ، صنعتی ، مصرفی ، مواد اولیه یا فراورده های مختلف نگهداری می شود ، انبار اطلاق می کنند .

از ترکیب چند انبار یک مخزن (دپو) بوجود می آید .

تعداد انبارها و مخازن هر سازمان به نوع و کیفیت کالاها و نیازهای سازمان و نیز حدود تأثیر آنها در دستیابی به هدفهای مورد نظر سازمان بستگی دارد .

2- انواع انبارها انبارها را به طرق مختلف تقسیم بندی می کنند : از نظر نوع کالاهای نگهداری شده از نظر چگونگی و ماهیت عمل ، از نظر فیزیکی یا شکل ساختمانی .

1-2- از نظر نوع کالاهایی که درانبار نگهداری می شود کالاها در بدو امر به شکل جامد ، مایع و گاز هستند و انبارداری هر یک به شیوه خاصی انجام می گیرد .

علاوه بر شکل و حالت مواد ، شرایط و خصوصیات کالا در نوع انباری که برای نگهداری آن مورد نیاز است و تدابیری که به کار می رود ، در آن شیوه تأثیر دارد .

از این نظر، انبارها به صورت زیر تقسیم بندی می شوند : انبار کالاهای معمولی انبار مواد قابل اشتعال و انفجار انبار کالاهای فاسد شدنی 4- انبار مواد شیمیایی و سموم 5- انبار مواد فله ای .

2-2- انواع انبار از نظر چگونگی نقش و ماهیت عمل با توجه به محل و موقعیت انبار ، نحوه ساختن انبار ، تأسیسات مورد نیاز ، تنوع کالاهایی که وارد انبار می شود ، میزان حجم یا وزن موادی که در طی زمان معینی به انبار داخل یا از آن خارج می شود ، همچنین موقعیت انبار در ارتباط با فعالیتهای اقتصادی جامعه ، انبارها را به صورت زیر تقسیم بندی کرده اند : 1- انبارهای گمرکی و ترانزیت 2- انبارهای توزیع کلی و محلی ( سراها ) 3- انبارهای سازمانها و کارخانه ها .

3-2- انبار از نظر فیزیکی یا شکل ساختمانی انبار از نظر فیزیکی یا شکل ظاهری به سه صورت زیر است : 1-انبارهای پوشیده : چنین مکانی از چهار طرف بسته و دارای سقف ، دیوارها ، در و وسایل ایمنی و اطفای حریق کامل و ساختمان آن عمدتا به صورت سوله است.

2- انبارهای سر پوشیده : این انبار به صورت بارانداز است و فقط سقف و عمدتاً سکو دارد .

بدین ترتیب که اطراف آن باز و فاقد دیوار و حفاظ جانبی است و کالاها را فقط از بارندگی و تابش مستقیم نور خورشید محافظت می کند .

معمولاً کالاهایی که از کامیون یا قطار تخلیه می شوند در این انبارها به طور موقت نگهداری وسپس به محلهای دیگر حمل می کردند .

3- انبارهای باز یا انبار فضای باز : این انبار به شکل محوطه باز است و معمولاً برای نگاهداری ماشین آلات و لوازم سنگین و نیز مواد و مصالح ساختمانی ( زیر بارندگی و تابش آفتاب آسیب نمی بینند ) مورد استفاده قرار می گیرد .

3- نقش انبار نقش اصلی انبار حفاظت از کالاهاست .

در پاره ای موارد در انبار عملیات ساده بسته بندی و عدل بندی ، یا باز کردن کالاها و تقسیم و توزین آنها و آماده کردن برای توزیع بین واحدهای مختلف سازمانی ، نیز انجام می پذیرد .

در واقع انبار حالت بارانداز را دارد و محل استقرار موقت یا دریافت و پخش کالاهاست و عمدتاً هیچگونه ارزش افزوده ایجادنمی کند بلکه کانون ایجاد هزینه است .

نگهداری کالا خروج کالا از انبار انبار ورود کالا به انبار شکل 1/1 عملیات انبار گفتنی است که انبار ، حالت مسافرخانه یا هتل را برای کالا دارد .

برای مدتی در آن اقامت می کند و سپس برای استفاده و مصرف همیشگی به واحد اصلی و مصرف کننده تحویل داده می شود .

در انبار اعمال فیزیکی از قبیل تحویل گرفتن کالاها ، حمل و نقل ، جایگزینی ، توزیع و تحویل کالاها ، همچنین اعمال اداری و دفتری برای کنترلهای موجودی و مالی از قبیل ثبت در دفاتر و کارتها انجام می شود .

در واقع نگهداری و تحویل مواد و کالاها شامل کنترل اقلام (کنترل جنسی) و نیز کنترل مالی و تحویل و تحولات فیزیکی کالا در انبار می شود .

بیشتر سوءاستفاده ها و فساد اداری و مالی در انبارها رخ می دهد که با ایجاد سیستم صحیح انبارداری می توان از بروز آن پیشگیری کرد .

4- منابع ورود کالا به انبار کالاهای یک سازمان از مجاری ، منابع و ورودیهای مختلف به شرح زیر راهی انبارهای سازمان می شود و بر موجودی می افزاید : 1-کالاهای خریداری شده توسط مامورین خرید ( از فروشندگان ، تولید کنندگان ، دلالها یا مازاد مواد اولیه و مصرفی کارخانه ها ) ؛ 2-کالاهای تحویل شده توسط برندگان مناقصه ؛ 3- کالاهای خریداری شده از خارج از کشور ؛ 4- کالاهای برگشتی یا مرجوعی به انبار ( برگشتی از فروش با برگشتی از واحدهای سازمان ) ؛ 5- کالاهای انتقالی از سایر انبارهای سازمان ؛ 6- کالاهایی که به عنوان نمونه یه مستوره و معمولا مجانی و بلاعوض توسط تولیدکنندگان و فروشندگان داخلی یا خارجی یا مردم به سازمانی اهدا می شود که انبارهای هلال احمر و کمیته امداد و جهاد سازندگی بهترین نمونه در این باره است .

7- کالاهایی که در همان سازمان تولیدی ( کارخانه ) ساخته و رهسپار انبار محصولات ، یا انبارقطعات نیم ساخته و یا انبار مواد اولیه می شود ؛ 8- کالاهای امانی نظیر انبارهای گمرکی ، انبارهای عمومی و سردخانه ها ، انبارهای شرکتهای حمل و نقل ، انبارهای برخی چاپخانه ها و برنج کوبیها و ریخته گریها ، انبارهای برخی پارچه بافیها ، انبارهای پست و بانک کارگشایی ؛ 9- کالاهای مصادره ای و تملیکی برای بعضی سازمانهای دولتی یا کالاهایی که بر اثر تغییرات سازمانی به انباری تحویل داده می شوند .

انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی 1-انبارهای تولید معمولا در سازمانهای صنعتی _ بازرگانی ، هر انبار به رفع نیازهای یک بخش یا واحد سازمانی اختصاص دارد .

معمولاً انبار مواد اولیه و قطعات زیر نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد.

همچنین در بعضی کارخانه ها انبار مواد خام و قطعات ، لوازم یدکی ، قطعات نیم ساخته و ابزارآلات جملگی مستقیماً زیر نظر مدیر فنی کارخانه اداره می شود .

انبار محصولات ساخته شده زیر نظر بخش بازاریابی و فروش قرار دارد .

انبار ملزومات اداری و دفتری زیر نظر بخش امور اداری و کارگزینی فعالیت می کند .

مواد و قطعات مختلف مورد نیاز سازمان صنعتی حداقل در سه مکان جمع و انباشته می شود : 1- معمولاً در انبار مرکزی یا انبار مادر ، مواد خام و اولیه و اقلام در انتظار توزیع با شرایط زیر ذخیره و نگهداری می شود : الف- اقلام بزرگ و حجیم ، ب- اقلام به تعداد زیاد ، ج- قطعاتی که در بخشهای زیادی مورد استفاده است ، د- مواد اولیه و قطعات خریداری شده آماده ورود به فرایند تولید .

2-در انبارهای واقع دربخشهای مختلف کارخانه معمولاً چنین اقلامی ذخیره و نگهداری می شود : الف- در صورت امکان همه نوع اقلام ، ب- کالاها و قطعاتی که پیوسته مورد استفاده آن بخش قرار می گیرد ، ج- مواد در جریان تولید که به صورت موقت در کنار ماشینها انبار می شود ( کالاهای نیم ساخته در بین مراحل تولید یا در انتظار مونتاژ نهایی ) .

3-در نقطه انجام عملیات یا ایستگاه کار یا محل عملیات ( که به آن انبار پای کـار گفتـه می شود ) ، معمولاً چنین اقلامی ذخیره و نگهداری می شود : الف- اقلام مورد استفاده فوری ، ب- اقلام کوچک با مقادیر زیاد ، ج- مواد در جریان ساخت .

2- انبار محصول این انبار با نگهداری و توزیع کالاهای ساخته شده ( محصول ) ارتباط دارد و وظایف آن بدین شرح است : تحویل گرفتن کالاهای ساخته شده ( محصول ) ازبخش تولید انبار کردن منظم و حفاظت صحیح فرآورده ها تفکیک محصولات سفارشی از سایر محصولات موجود در انبار 4- توزین و بسته بندی صحیح محصولات برای ارسال به مراکز و بازارهای فروش .

3- انبار مرکزی و انبار پای کار تشکیلات و سازمان داخلی انبارها در همه سازمانهای صنعتی و بازرگانی یکنواخت نیست و با توجه به موقعیت ، اوضاع و احوال ، مصالح سازمان و مساله تمرکز و عدم تمرکز متفاوت است .

در برخی سازمانهای تولیدی ، یک انبار مرکزی ( مادر ) مواد اولیه و یک انبار مرکزی کالای ساخته شده وجود دارد .

در برخی دیگر از سازمانهای تولیدی علاوه بر این دو انبار ، برای مواد اولیه و کالاهای نیم ساخته نیز انبارهای فرعی یا به اصطلاح انبارهای دستی و پای کار در هر پست کار ( واحد تولید ) وجود دارد .

اهمیت ایجاد انبارهای پای کار بیشتر از لحاظ کنترل مصرف است .

در عین حال انبارداری و طراحی و ساختمان فیزیکی تأسیسات انبار ، لازمست مسایلی چون کسری و کمبود انبار بر اثر تبخیر ، نقایص و شکستگی و نشت و تراوش و امثالهم که برای کالاها پیش می آید ، در نظر گرفته شود .

موجودیهای انبار ( انواع انبار ) برای به کارگیری سیستم صحیح انبار داری کالاها ، در بدو امر لازمست شناسایی دقیقی از اقلام انبارها داشت .

هر قلم کالایی که در انبارها نگهداری می شود ، جزء یکی از موارد زیر است و هر سازمان بسته به نوع وظایف ، هدفهاو تولیدات خود یک یا چند نوع از انبارهای زیر را داراست : 1- مواد تولیدی ( مواد خام اولیه ) مواد خریداری شده برای تولید کالا را مواد تولیدی یا مواد اولیه می نامند .

این مواد در فرایند تولیدی ، برای ساخت محصولات و مصنوعات کارخانه مورد استفاده قرار می گیرد و روی آنها عملیات مختلف شیمیایی ، فیزیکی و مکانیکی انجام می شود ؛ پس از طی مراحل تولید به صورت کالای قابل مصرف و استفاده ، یعنی کالای قابل عرضه به بازار برای فروش به مشتریان و مصرف کنندگان ، درمی آید .

مواد تولیدی اشیایی هستند مانند مفتول آهن و ورقه آهن در یک کارخانه سازنده وسایل و لوازم خانه ( مثل بخاری ، کولر و … )، یا نظیر چرم و پارچه های خاص در کارخانه کفش سازی ، یا سنگ آهن برای کارخانه فولادسازی .

مواد اولیه تنها به صورت مواد خام و به حالت طبیعی نیست ، بلکه ممکن است محصول ساخته شده در یک کارخانه ، به عنوان مادهم اولیه در کارخانه دیگر مورد استفاده قرار گیرد .

مواد اولیه در یک کارخانه به آن دسته از مواد و مصالحی اطلاق می شود که در آن کارخانه ساخته نشده و محصول کارخانه های دیگر است و در آن کارخانه به عنوان عوامل تولید بشمار می آید و از آن پس در آن کارخانه روی آنها کار انجام می شود ، نظیر آرد ، چرم و پارچه .

2- کالای نیم ساخته ( کالای در جریان ساخت )مواد یا کالاهایی را که بخشی از عملیات تولیدی در آن کارخانه روی آنها انجام گرفته لکن هنوز به صورت کالای آماده برای فروش در نیامده و در محل کارخانه در مراحل مختلف تولیدی یا در دست ساخت است ، کالای نیم ساخته یا در جریان ساخت گویند ؛ مانند بدنه کولر یا اتاق اتومبیل ، بهای کالای نیم ساخته تنها قیمت مواد اولیه آن نیست .

بلکه هزینه هایی از قبیل کار مستقیم ، کار غیر مستقیم و دیگر هزینه های ساخت نیز شامل آن می شود .

نگهداری کالاهای نیم ساخته و قطعاتی که به سرعت مونتاژ می شود و به صورت محصول نهایی مورد نظر در می آید ، در پاره ای مواقع فضای کمتری نسبت به نگهداری محصولات اشغال می کنند و گاه به صلاح است کالاها بدین شکل در انبار نگهداری شود .