دانلود مقاله پیشنهاد روشی برای بودجه‌ ریزی عملیاتی

1-مقدمه بودجه‌ریزی عملیاتی عوامل "صرفه‌جویی" و "اثربخشی" را به ابعاد سنتی بودجه‌ریزی اضافه می‌کند.

نظام بودجه‌ریزی عملیاتی بین "کارآیی" و "اثربخشی" تمایر قائل می‌شود.

در"کارآیی" استفاده مفید از منابع مورد نظر است، در حالیکه "اثربخشی" با عملکرد مرتبط است.

در بودجه‌ریزی عملیاتی طبقه‌بندی عملیات به‌نحوی است که هدفها شفافتر بیان می‌شوند، ارزیابی بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزینه‌بندی آن ارتباط بین داده و ستانده مورد توجه قرار می‌گیرد.

مهمترین هدف بودجه‌ریزی عملیاتی اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج این بخش است.

ویژگی‌های اساسی این اصلاح عبارتند از: ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاههای اجرایی براساس معیار دستاوردهای فعالیتهای آنان، دامنه تاثیرگذاری‌ آنها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است.

ارزیابی پاسخگویی مدیران دستگاههای اجرایی به مسئولین ذیربط براساس محصولاتی که باید تولیدکنند و بودجه و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات بکار می‌گیرند.

تضمین و تحکیم پاسخگویی از طریق مبادله موافقتنامه بین مدیران و مسئولین دستگاههای اجرایی و بین مسئولین دستگاههای اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور (به نمایندگی از طرف دولت).

استقرار نظام بودجه‌ ریزی ستانده محور دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهاده‌های لازم برای تولید محصولات مورد نظر ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قراردادن نتایج عملکرد به عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات.

برای اجرای نظام فوق اقدامات اساسی زیر باید انجام گیرد: برنامه‌های عملیاتی دستگاههای اجرایی جهت تحقق اهداف بخش ذی‌ربط بازبینی، اصلاح و نهایی شود.

در چارچوب وظایف مصوب دستگاههای اجرایی، فعالیتهای کمیت‌پذیر ذیل هر یک از برنامه‌های نهایی شده تعیین گردد.

هزینه تمام شده هر یک از فعالیتها برای دستیابی به هدف تعیین شده محاسبه گردد.

یک نظام نظارتی و گزارشگیری مستمر تمامی مراحل کار استقرار یابد.

انجام اقدامات فوق مستلزم استقرار یک نظام هزینه‌یابی محصول در دستگاههای اجرایی با ویژگی‌های یاد شده می‌باشد.

اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول در این بخش اصول و مفاهیم هزینه‌یابی، هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول، هزینه‌یابی فعالیتها، اقسام هزینه‌یابی و سیاستهای حسابداری هزینه‌یابی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

2-1- هزینه‌ یابی محصول چیست؟

محصول، کالا یا خدمات نهایی است که منعکس کننده خواست دولت،‌ به عنوان خریدار، از دستگاههای اجرایی برای ارائه آن به متقاضیان است.

دراین‌ خصوص می‌توان به مثالهایی مانند ارایه خدمات ثبتی، آموزشی، بهداشتی و یا تولید برخی محصولات کشاورزی یا صنعتی اشاره کرد.

هزینه‌یابی محصول فرآیندی است که به وسیله آن هزینه نهاده‌ها (مانند حقوق و دستمزد) به محصولات تعلق می‌گیرد.

در این فرآیند هزینه‌های کل هر دستگاه اجرایی برای تولید محصولات آن به نحوی اختصاص می‌یابد که پاسخگوی هزینه واقعی ارایه یا تولید هر محصول باشد.

به طور مثال اگر یک دستگاه اجرایی خدمات متنوعی ارائه دهد یا کالاهای متنوعی تولید کند ممکن است بخواهد کل هزینه تولید هر واحد خدمات یا محصول را برآورد نماید.

این اطلاع به دستگاه اجرایی کمک می‌کند که اولاً بهای ارائه هر واحد از محصول را تعیین کند و همچنین نسبت به حدود پرداختهای پرسنلی یا اداری تصمیم مناسب را اتخاذ نماید.

هزینه‌یابی در دو مرحله انجام می‌گیرد: مرحله اول: جمع‌آوری اطلاعات هزینه‌ای مرحله دوم: استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده در هزینه‌یابی فعالیتهای مربوط به تولید محصولات 2-2- هدف و منافع حاصل از هزینه‌یابی محصول در فرآیند نظام پیشنهادی دستگاههای اجرایی در چارچوب قرارداد یا موافقتنامه‌ای با دولت خدماتی را ارایه یا کالایی را تولید می‌کنند.

در هزینه‌یابی محصولات موضوع قرارداد، دستگاه اجرایی باید هزینه هر یک از محصولات تولیدی مورد توافق را تعیین نماید.

برای تمامی محصولات مزبور اطلاعات زیر باید ارائه گردد: عنوان هر یک از فعالیتهایی که منجر به تولید کالا یا خدمات می‌گردد.

شرح عملیات هر یک از فعالیتها اهداف کمی فعالیتها و شاخص قابل اندازه‌گیری کمیت و کیفیت کالا یا خدمت هزینه تمام شده هر قلم از کالا یا خدمت محصول فعالیتها در فرآیند هزینه‌یابی محصول باید هزینه تولید هر قلم از محصول بطور آشکار مشخص شود، به‌طوریکه برای دولت و مسئولین ارزش افزوده کالا یا خدمت مزبور مشخص باشد.

بنابراین، یک نظام کارآمد هزینه‌‌یابی فقط شامل مجموعه‌ای از هزینه‌های بالاسری محصولات نیست.

نظام مطلوب فرآیند ایجاد ارزش افزوده را به نحوی سامان می‌دهد که : مسئولین دستگاه‌های اجرایی با سهولت بیشتری بتوانند فعالیتهای مورد نظر برای تحقق اهداف خود را انتخاب کنند.

روشهای بهبود عملکرد و کارآیی بهتر تشخیص داده شود.

عملیات پیش‌بینی شده هر یک از فعالیتها امکان شبیه‌سازی و پیش‌بینی برای آینده را در قالب الگوهای مشخص فراهم سازد.

در نظام پیشنهادی سقف بودجه هر یک از دستگاههای اجرایی مانند گذشته توسط دولت تعیین می‌گردد، در تعیین این سقف باید عواملی چون ارزیابی هزینه تولید کالا و خدمات، قیمتهای بازار و افزایش کیفیت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است سقف پیشنهادی دولت برای بودجه دستگاه اجرایی با محاسباتی که توسط دستگاه اجرایی در چارچوب هزینه‌یابی فعالیتها انجام می‌گیرد ممکن است مطابقت نداشته باشد.

بنابراین برای کمک به رسیدن به تفاهم، دستگاههای اجرایی باید ضمن هزینه‌یابی هر یک از فعالیتها، آنها را بر حسب اولویت طبقه‌بندی کنند به نحوی که در هر سطحی از بودجه فعالیتهای مشخصی قابل انجام باشد.

در این زمینه راهکارهای زیر می‌تواند مورد نظر قرار گیرد: تجدیدنظر در کمیت و کیفیت محصولات برای ایجاد تعادل بین هزینه تولید آنها با بودجه اختصاص یافته اتخاذ سیاستهایی برای کاهش هزینه تولید محصولات، مانند تغییر فرآیندها، مهندسی مجدد، حذف فعالیتهای دارای اولویت کمتر تجهیز منابع درآمدی جدید روش هزینه‌یابی فعالیت اساس تعیین بودجه دستگاههای اجرایی و تخصیص اعتبارات خواهد بود.

مشکل اساسی هزینه‌یابی فعالیتها در اولین سال اجرا خواهد بود، بدیهی است در سالهای بعد با استفاده از شاخص‌های تعدیل، هزینه تمام شده سال مبنا مورد اصلاح قرار خواهد گرفت.

روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت[1] فرهنگ فعلی تعیین بودجه دستگاهها که "بودجه‌ریزی افزایشی" (Incremental) است دگرگون خواهد ساخت.

در روش فعلی بودجه سال یا سالهای گذشته هر دستگاه اجرایی مبنای اصلی است که همه ساله براساس شاخصهای تعدیل نامشخص و یا افزایش فعالیتها یا پرسنل جدید و بدون توجه به محصول تولید شده دستگاه، انجام می‌گیرد.

در واقع قدرت چانه‌زنی دستگاه اجرایی اساس تعیین بودجه را تشکیل می‌دهد و در غالب مواقع که بودجه پیشنهادی دستگاه با سقف تعیین شده هماهنگی و مطابقت ندارد، با کاهش همه جانبه و با درصدی خاص، اجرای تمامی فعالیتهای دستگاه با مشکل مواجه می‌شود.

ضمن اینکه نظارت بر اجرای بودجه دستگاه نیز بر پایه اصول علمی میسر نخواهد بود.

در روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت تشخیص رفتارهای هزینه‌ای محصولات ارایه شده دستگاههای اجرایی همراه با آگاهی از شقوق دیگری که می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند، ابزار مدیریتی قدرتمندی در اختیار مدیران قرار می‌دهد که: تهیه بودجه توسط دستگاههای اجرایی را ضابطه‌مند می‌سازد.

کل هزینه هر فعالیت توسط دستگاه اجرایی مشخص می‌شود و امکان مقایسه هزینه مزبور با سایر شقوق فراهم می‌گردد.

هزینه‌یابی دقیق فعالیتها، معیار خوبی را در تعیین تعرفه کالاها و خدمات در اختیار مسئولان دستگاههای اجرایی قرار می‌دهد.

ناکارآیی‌های موجود در تولید کالا و خدمت با سهولت بیشتری مشخص می‌گردد و مسئولان می‌توانند اقدامات لازم را در افزایش ارزش یا کاهش هزینه محصولات خود بعمل آورند.

مسئولین دستگاه اجرایی درک بهتری از عوامل موثر در هزینه پیدا می‌کنند و شقوق موجود برای کاهش هزینه فعالیتها از طریق تغییر فرآیند و بکارگیری فناوری جدید را بهتر تشخیص می‌دهند.

اطلاعات بدست آمده در فرآیند پیشنهادی،‌ گزارشگیری و نظارت بر اجرای فعالیتهای دستگاه را تسهیل می‌کند.

در نمودارهای (1) و (2) چارچوب الگوی هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و روابط ساختاری و سازمانی آن نشان داده شده است.

نمودار شماره 1 چارچوب الگوی هزینه یابی بر مبنای فعالیت اطلاعات آماری کارکنان تجهیزات تسهیلات لوازم اداری مواد اولیه خدمات شاخص‌های اندازه گیری منابع شاخص‌های اندازه‌گیری فعالیت درصد زمان مصرف شده سطح زیربناء موضوع فعالیت تعداد و میزان تجهیزات نمودار شماره 2 ارتباطات بین وظایف و فعالیت‌ها 2-3- مبانی تعیین فعالیتها در قوانین مالی و محاسباتی ایران مبانی و پایه‌های لازم برای تعیین فعالیتها و در نتیجه اجرای بودجه عملیاتی پیش‌بینی شده است.

طبق مفاد بند (4) ماده (1) قانون برنامه و بودجه، "برنامه سالانه" عملیات اجرایی دولت است که سالانه تنظیم و همراه بودجه کل کشور تقدیم مجلس می‌گردد و ضمن آن در قالب هدفها و سیاستهای مندرج در برنامه پنجساله،‌ هدفهای مشخص و عملیات اجرایی سالانه هر دستگاه اجرایی با اعتبار مربوطه تعیین می‌شود.

در بند (8) ماده (1) قانون برنامه و بودجه نیز "عملیات اجرایی" به صورت مجموعه فعالیتهای جاری (هزینه‌ای) و طرحهای عمرانی (تملک دارایی‌های ثابت) دستگاههای اجرایی تعریف شده است.

در بند (9) همین قانون "فعالیتهای جاری" (هزینه‌ای) به سلسله عملیات و خدمات مشخص اتلاق شده است که برای تحقق هدفهای برنامه سالانه طی یک سال اجرا می‌شود و هزینه آن از محل اعتبارات جاری (هزینه‌ای) تأمین می‌گردد.

همچنین در ماده (19) قانون برنامه و بودجه دستگاههای اجرایی مکلف شده اند براساس شرح فعالیتها و طرح‌هایی که بین دستگاه اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور مورد توافق واقع شده است در حدود اعتبارات مصوب عمل کنند.

با توجه به احکام فوق، برنامه‌های عملیاتی ذیل دستگاههای اجرایی باید شامل فعالیتهای کمیت‌پذیر مشخص باشد که برای تحقق هدفهای برنامه مزبور اجرا می‌شوند.

به بیان دیگر هر یک از فعالیتهای دستگاهها باید دارای هدف و برنامه کار مشخص باشد.

برنامه کار مزبور برای دستگاه اجرایی،‌ سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور و سایر دستگاههای ذی‌نفع بهترین راهنما برای عملیاتی است که در سال مالی انجام می‌گیرد و این برنامه اساس کار گزارشگیری و نظارت می‌باشد.

بنابراین تعیین فعالیتهای ذیل برنامه‌ها باید به‌گونه‌ای انجام گیرد که گزارشگیری از آنها را ساده سازد.

در گزارشگیری اصل "مسئولیت" است و مسئولیت در قالب شرح وظایف دستگاه شکل می گیرد و واقعیت می‌یابد.

برای برقراری ارتباط متقابل میان طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی، باید سعی شود برنامه‌ها و فعالیتها به واحدهای اجرایی مشخص در درون هر دستگاه مرتبط شوند.

ایجاد ارتباط بین طبقه‌بندی عملیات و واحدهای اجرایی موجب می‌شود که کار تهیه و تنظیم و اجراء نظارت بر اجرای بودجه به نحو بهتری انجام شود و عامل مسئولیت در داخل هر دستگاه مشخص‌تر گردد.

بنابراین در تشخیص و تعیین فعالیتها باید گروههای عملیاتی در داخل هر یک از برنامه‌های هزینه‌ دستگاه در قالب فعالیت گنجانده شوند به نحوی‌‌که مسئولیت اجرای هر یک فعالیتها و واحد اجرایی آن از هر حیث مشخص و با وظایف و تشکیلات منطبق باشد.

2-4- طبقه‌بندی هزینه‌ها طبقه‌بندی هزینه‌ها به روشهای مختلفی امکانپذیر است.

تجزیه و تحلیل رفتار هزینه‌های مختلف نهاده‌های مورد استفاده در تولید کالا و خدمات اطلاعات مفیدی را برای برآورد هزینه‌ها فراهم می‌آورد.

چارچوبی که معمولاً در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

طبقه‌بندی هزینه‌ها به: "هزینه‌های متغیر" ، "هزینه‌های شبه متغیر" و "هزینه‌های ثابت" است.

در این طبقه‌بندی اساس تغییرات هزینه واحد (Unit Cost) تولید کالا و خدمت است که از تغییر حجم محصول نتیجه می‌گردد.

"هزینه‌های متغیر" ارتباط مستقیمی با تغییرات حجم محصول دارند.

برای مثال، هزینه کپی کردن مدارک دانش‌آموران در یک موسسه آموزشی با نسبت مستقیمی از ساعات مراجعه دانش‌آموزان تغییر می‌کند.

"هزینه‌های شبه متغیر" ارتباط با تغییرات حجم محصول پیچیده‌تر است.

افزایش هزینه با سطوح متعددی از حجم محصول مرتبط است.

در مثال فوق، افزایش ناچیز تعداد دانش‌آموزان، لزوماً نیاز به بکارگیری معلم بیشتری را ندارد.

از طرفی در سطحی از افزایش تعداد دانش‌آموزان استخدام معلم جدید الزام آور می‌گردد.

"هزینه‌های ثابت" در کوتاه مدت، علی‌رغم تغییر در حجم محصول، تغییری نمی‌کنند و در دامنه وسیعی از حجم محصول ثابت می‌مانند.

برای مثال، چنانچه تعداد ساعات مراجعه دانش‌آموزان افزایش شایان توجهی داشته باشد موسسه ممکن است مجبور به ساخت یا ایجاد کلاس درس جدیدی شود.

روش دیگر طبقه‌بندی هزینه‌ها تفکیک آن به: "هزینه‌های افزایشی"، "هزینه‌های تعهد شده" و "هزینه‌های فرصت" است.

آشنایی با هزینه‌های افزایشی برای تصمیم‌گیری درخصوص افزایش یا کاهش حجم محصولات ضروری است.

در تصمیم برای کاهش فعالیت فقط آن دسته از هزینه‌ها باید مورد توجه قرار گیرد که با تصمیم مزبور تغییر می‌کند.

به بیان دیگر هزینه‌ای است که با کاهش حجم محصولات حذف می‌گردد.

هزینه تعهد شده، مربوط به فعالیتهایی می‌شود که قبلاً تعهد شده و قابل حذف نبوده و تصمیمات آینده در آنها تأثیری ندارد.

"هزینه فرصت" منافع از دست رفته ناشی از عدم اتخاذ تصمیم در مورد انجام بعضی از فعالیتها را شامل می‌گردد.

به منظور ارزیابی عملکرد نیز، هزینه‌ها را می‌توان به "قابل کنترل" و "غیرقابل کنترل" طبقه‌بندی کرد.

نکته‌ای که هم از دیدگاه تهیه کننده و هم استفاده‌کنندگان از اطلاعات مهم است درک ماهیت هزینه و طبقه‌بندی آن برای اهداف مختلف و حسابداری هزینه است.

روش طبقه‌بندی هزینه بر انتخاب فرآیند هزینه‌یابی موثر است.

برای هزینه‌یابی محصول چگونگی مصرف هزینه‌ها توسط محصولات و فعالیتها طبقه‌بندی آن به هزینه‌های مستقیم یا غیرمستقیم را تعیین می‌کند.

هر چه اقلام هزینه‌های مستقیم تشخیص داده شده بیشتر باشد به دلیل کاهش تخصیص هزینه‌های بی‌مورد، دقت هزینه‌یابی بیشتر خواهد بود.

تفکیک هزینه‌ها به مستقیم و غیرمستقیم بستگی به اصل قابلیت ردیابی با تخصیص هزینه‌ها دارد.

توان تخصیص هزینه‌ها به فعالیتها به عواملی چون روش تعریف فعالیتها، اطلاعات موجود و درک مدیریت از ارتباط بین عملیات و هزینه‌ها دارد.

هزینه‌های مستقیم هزینه‌هایی است که به طور اقتصادی می‌توان به فعالیتها یا موضوع‌های هزینه منسوب کرد.

ارتباط بین هزینه و فعالیت مستقیم یا غیرمستقیم بودن آن را مشخص می‌کند.

محصول حاصل از فعالیت ممکن است، محصول نهایی،‌ محصول واسطه و یا مجموعه‌ای از محصولات باشد.

میزان تفکیک هزینه‌ها بستگی به اطلاعات مورد نیاز مدیریت دارد.

هزینه‌های غیرمستقیم برای بعضی از هزینه‌ها ردیابی و تخصیص مستقیم آنها به فعالیت خاصی امکانپذیر نیست.

اینگونه هزینه‌ها هزینه‌های غیرمستقیم هستند.

هزینه‌های مزبور به بیش از یک فعالیت مربوط می‌شوند.

البته منسوب کردن این هزینه‌ها به هر فعالیت از طریق تعیین سهم آنها در فعالیت امکانپذیر است.

برای مثال می‌توان به هزینه‌های آب و برق و سوخت مصرفی در یک واحد خدماتی اشاره کرد.

سایر هزینه‌ها برخی از هزینه‌های انجام شده در فعالیتها ممکن است ارتباطی با محصول آن فعالیت نداشته باشد.

مانند هزینه‌های بازسازی غیرمترقبه و کاهش غیرمترقبه دارایی‌ها.

با توجه به اینکه این قبیل هزینه‌ها قابل تخصیص به محصولات نیستند، باید در هزینه‌یابی فعالیتها حذف گردند.

هزینه کل و هزینه واحد تولید محصول برای محاسبه هزینه کل فعالیتها باید هزینه نهاده‌های مصرفی در فرآیند تولید محصولات و هزینه نهاده‌های مصرفی برای انجام فعالیتهای پشتیبانی تولید محصولات مزبور با هم جمع گردد.

برای مثال موسسه‌ای را در نظر بگیریم که یکی از محصولات تولید آن انتشار اطلاعیه‌های سلامتی برای جامعه است.

منابع مورد استفاده این موسسه برای انجام این فعالیت شامل پرسنلی است که برای طراحی و چاپ و توزیع این اطلاعیه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

هزینه‌های مزبور به عنوان "هزینه‌های مستقیم" تلقی می‌شود.

سایر هزینه‌هایی که ارتباط مستقی با اطلاعیه تولید شده ندارند "هزینه غیرمستقیم" تلقی می‌شود.

این هزینه‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های بالاسری مانند خدمات اداری و پشتیبانی برای تولید اطلاعیه‌ها و هزینه‌های برق و سوخت و مخابرات باشد.

از جمع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، هزینه کل فعالیت انتشار اطلاعیه بدست می‌آید.

برای محاسبه هزینه واحد با متوسط انجام فعالیت باید هزینه کل را بر تعداد محصول تولید شده تقسیم کرد.

هزینه واحد یا متوسط، شاخص مفیدی برای محصول تولید شده بشمار می‌رود.

از این شاخص میتوان به عنوان مبنایی برای ارتقای کارآیی یک واحد سازمانی و همچنین مقایسه بین واحدهای سازمانی مسئول تولید فعالیت مشابه استفاده نمود.

هزینه نهایی هزینه فعالیتها مبنای اصلی تعیین بودجه دستگاههای اجرایی است.

در دراز مدت، طبعاً واحدهای سازمانی در پی تأمین کل هزینه انجام فعالیتها هستند.

در بعضی موارد کالاها و خدمات تولید شده ممکن است با قیمتی معادل هزینه نهایی محصول عرضه شوند.

هزینه نهایی در واقع نشان دهنده هزینه تولید یک واحد اضافی از محصول است.

این شاخص در قیمت‌گذاری محصولات اهمیت زیادی دارد.

معمولاً هزینه‌ نهایی تولید یک واحد اضافی محصول با افزایش میزان محصول کاهش می‌یابد.

نرخ این کاهش نشان دهنده اهمیتی است که هزینه‌های ثابت در ساختار محصول دارند.

هزینه‌ نهایی محصول، همچنین معمولاً کمتر از هزینه واحد (Unit Cost) است، که دلیل آن تأثیر هزینه‌های ثابت در ساختار هزینه‌ای واحد اجرایی است.

برای مثال در این زمینه می‌توان به استفاده کوتاه مدت از ظرفیتهای عاطل اشاره کرد.

در مواقعی که قیمت محصول توسط دولت تعیین می‌شود، در تعیین قیمت باید عواملی چون ارزیابی هزینه تولید، قیمتهای بازار و کارآیی تولید در نظر گرفته شود.

2-5- اهداف روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت روش هزینه‌یابی فعالیت در بخش خصوصی و دولتی متفاوت است.

در بخش دولتی این روش دو هدف کلی را دنبال می‌نماید: اول: با فراهم کردن اطلاعات لازم درخصوص هزینه فعالیتهای واحد اجرایی ذی‌ربط، به اهداف نظارت خارجی کمک می‌کند.

هزینه فعالیتها مبنای بودجه دستگاه اجرایی را تشکیل می‌دهند که نهایتاً به تصویب مجلس می‌رسد.

اطلاعات هزینه‌یابی فعالیتها در صورتحساب مالی و سایر گزارشهای مالی دستگاههای اجرایی درج می‌گردد.

در این گزارش بهتر است به چگونگی تفکیک هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم و روش تخصیص هزینه‌ها به محصول و نرخ‌های بکار گرفته شده اشاره گردد.

دوم: روش هزینه‌یابی فعالیتها، اطلاعات مفیدی برای نظارتهای داخلی سازمانها فراهم می‌آورد.

نظارتهای داخلی که بر این اساس انجام می‌گیرد به برنامه‌ریزی و کنترل بودجه‌های سالانه سازمانها کمک می‌نماید.

از اطلاعات حاصله همچنین می‌توان در اتخاذ تصمیم‌های غیرمترقبه و در شرایط خاص استفاده کرد.

برای مثال تخصیص منابع را با تغییر سیاستها تغییر داد.

فرآیند روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در کاربرد روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت باید به دو نکته مهم توجه شود: نکته اول تمایز قائل شدن بین فعالیت، فرآیند و محصول است.

برای مثال اجرای قانون یک فرآیند است و فعالیت یا محصول محسوب نمی‌شود، از طرفی ارسال گزارش به مقامات بالاتر یک فعالیت محسوب می‌شود و محصول یا فرآیند نیست.

محصول چیزی است که توسط یک بخش یا واحد اجرایی تولید و بر محیط خارج تأثیر می‌گذارد.

نکته دوم اینکه هر یک از ستانده‌ها یا محصولات یک واحد اجرایی لزوماً از تنها یک فعالیت حاصل نمی‌گردند و ممکن است دو یا تعداد بیشتری فعالیت در تولید یک محصول دخالت داشته باشند و یا اینکه فعالیت منجر به تولید چند محصول گردد (نمودار شماره 1) نمودار 3- فرآیند تهیه بودجه دستگاه برمبنای فعالیت در مواردی که چند فعالیت در تولید یک محصول دخالت دارند، سهم هر فعالیت در محصول باید مشخص گردد.

پرسنل، مواد تجهیزات برخی از نهاده‌هایی است که در تولید محصول به کار برده می‌شود.

این نهاده‌ها یا منابع برای واحد اجرایی هزینه محسوب می‌شوند.

هزینه‌یابی روشی است که دستگاه اجرایی با استفاده آن منابع مصرف شده در تبدیل نهاده به محصول را اندازه‌گیری می‌کند.

نمودار 4 - فرآیند هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت : نهاده‌ها : ستانده‌ها متدولوژی هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت از 5 مرحله تشکیل شده است: مرحله 1 مشخص کردن فعالیت‌ها و هدف کمی آنها مشخص کردن هدف‌های کمی فعالیت‌هایی که توسط دستگاه اجرایی ارائه می‌گردد.

مرحله 2 تعیین هزینه‌های مستقیم مشخص کردن تمامی هزینه‌هایی که طی سال مالی فعالیت‌ها بر اساس آنها هزینه‌یابی می‌شود.

مرحله 3 تشخیص و ردیابی هزینه‌های مستقیم تشخیص تمامی هزینه‌های مستقیم اتخاذ تصمیم در مورد روش ردیابی هزینه‌های مستقیم محاسبه هزینه‌های مستقیم فعالیت مرحله 4 تشخیص و ردیابی هزینه‌های غیرمستقیم تشخیص تمامی هزینه‌های غیرمستقیم اتخاذ تصمیم در خصوص اقلام هزینه‌ که باید بکار گرفته شوند.

مرحله 5 جمع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم در این مرحله هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم فعالیت با یکدیگر جمع می‌شوند تا کل هزینه‌های تولید فعالیت بدست آید.

مرحله 1: مشخص کردن فعالیت‌ها و هدف کمی آنها: "فعالیت" در واقع فرآیند تبدیل و تغییر شکل داده‌ها به ستانده‌های مشخص با استفاده از سازوکارهای خاص و در چارچوب قوانین و مقررات موجود است.

هدف کمی فعالیت عبارت از میزان تولید کالا یا خدماتی است که به‌وسیله دستگاه اجرایی به مصرف کننده خارجی ارائه می‌شود.

تعداد کل واحدها (اندازه) هر محصول تولید شده باید در این مرحله تعیین گردد.

شاخص‌های اندازه‌گیری عملکرد برای کمیت و کیفیت محصول نیز باید مشخص شود.

فعالیت‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند: فعالیت‌های اولیه، (2) فعالیت‌های ثانویه، (3) فعالیت‌های تثبیت کننده "فعالیت‌های اولیه" فعالیت‌هایی هستند که به طور مستقیم با موضوع هزینه مربوط می‌شوند (مانند انعقاد قرارداد).

"فعالیت‌های ثانویه" فعالیت‌هایی هستند که از طریق فراهم آوردن منابعی فعالیتهای اولیه را پشتیبانی می‌کنند (مانند تأمین نیروی انسانی اضافی مورد نیاز).

"فعالیت‌های تثبیت کننده" فعالیت‌هایی هستند که وضعیت فعلی سازمان را تحکیم می‌کنند مانند تهیه برنامه راهبردی مرحله 2: جمع آوری و تعیین هزینه‌ها : در این مرحله هزینه تمامی منابع مصرف شده در تولید محصولات فعالیتها باید تعیین شوند.

بدون چنین شاخصی تصمیمات دستگاه اجرایی و ارزیابی عملکرد آن بر مبنای اطلاعات کامل نخواهد بود.

هزینه‌های بالاسری (مانند هزینه‌های امور مالی و اداری و پشتیبانی)، هزینه استفاده از دارایی‌ها و پرسنلی طی دوره تولید باید تخمین زده شده و در فرآیند هزینه‌یابی منظور گردد.

محاسبات مربوط به هزینه حتی‌الامکان باید با روش حسابداری تعهدی (Accrual) که در آن تمامی پرداخت‌ها در زمان ایجاد ثبت می‌گردند، انجام گیرد.

این روش حسابداری منجر به هزینه‌هایی می‌گردد که نیازی به پرداخت نقدی در فرآیند تولید ندارند (مانند استهلاک).

مرحله 3: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه‌های مستقیم و فعالیت‌ها: همان‌طور که در قسمتهای قبل اشاره شد، هزینه‌ها به دو گروه کلی هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم تقسیم می‌شود.

هزینه‌های مستقیم، هزینه‌هایی هستند که با یک محصول یا یک گروه (طبقه) از محصول ارتباط دارد.

فرآیند تشخیص یا ردیابی هزینه‌های مستقیم در زمان ایجاد آنها باید انجام گیرد.

با توجه به ماهیت محصول، هزینه‌های مستقیم می‌تواند شامل حقوق و دستمزد، هزینه‌های سفر، مواد، خدمات مشاوره‌ای، سوخت و مخابرات و غیره باشد.

نمونه‌هایی از هزینه‌های مستقیم در جدول شماره (1) نشان داده شده است.

روش‌های مختلفی برای تشخیص و ردیابی هزینه‌های مستقیم وجود دارد که به تعدادی از آنها و مزایا و معایت هر یک در جدول شماره (2) اشاره شده است.

در تمامی این روشها برای برآورد هزینه مستقیم از مقدار واقعی منابع مصرف شده و همچنین هزینه هر واحد از رابطه ساده زیر استفاده می‌شود: C=R * Q در رابطه فوق: C : نشان‌دهنده هزینه منابع مصرف شده R : نشان‌دهنده هزینه هر واحد منابع مصرف شده Q : نشان‌دهنده مقدار منابع مصرف شده می‌باشد.

بنابراین فرآیند هزینه‌ نهایی شامل برآورد هزینه تولید محصول براساس منابع مصرف شده می‌باشد.

بدین منظور هزینه هر واحد منابع مصرف شده و مقدار منابع مصرف شده برای هر قلم هزینه‌ای باید مشخص گردد.

جدول شماره 2- فرآیند ویژگی‌های روش‌های متداول تخصیص هزینه مستقیم مرحله 4: ردیابی و برقراری ارتباط بین هزینه‌های غیرمستقیم و فعالیت‌ها: هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌هایی که مستقیم نیستند و به بیان دیگر هزینه‌هایی که نتوان آنها را به یک محصول مشخص مربوط ساخت می‌باشد.

هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌هایی است که به طور سنتی به هزینه‌های بالاسری موسوم هستند و بیشتر جنبه پشتیبانی دارند، مانند خدمات مالی و اداری.

اساس ردیابی هزینه‌های غیرمستقیم، عوامل هزینه هستند مانند: سطح زیربنای دفتر و تعداد پرسنل.

این عوامل همبستگی زیادی با هزینه دارند.

با تشخیص عوامل هر هزینه، تخصیص آن به فعالیت یا محصول به راحتی انجام می‌شود.

مثال ساده در این زمینه تخصیص و توزیع هزینه اجاره، هزینه نظافت به محصولات مختلف است.

عامل هزینه مناسب در این زمینه سهم سطح زیربنای هر گروه کاری به کل سطح زیربنا است.

مرحله 5: جمع هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم: در این مرحله تمامی هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم هر محصول با هم جمع می‌شوند تا کل هزینه محصول بدست آید.

از تقسیم هزینه کل بر تعداد محصول نیز هر واحد محصول قابل محاسبه می‌باشد.

4-‌ چند مثال هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت مثال 1: بخش خرید و عرضه یک دستگاه اجرائی در کشور که در زمینه خرید و توزیع کالاها و خدمات خاص فعال می‌باشد وظایف زیر را بر عهده دارد: خرید، انبار و توزیع مواد مصرفی دستگاه‌های اجرائی دسته‌بندی محموله‌های پستی تمام دستگاه‌های اجرائی تنظیم مراحل خرید،‌ تحویل و خدمات بعد از فروش وسائط نقلیه مورد نیاز تمام دستگاه‌های اجرایی کل هزینه عملیاتی سالانه این دستگاه 600000 میلیون ریال می‌باشد که 90 درصد آن (540000 میلیون ریال) را هزینه‌های پرسنلی تشکیل می‌دهد.

پرسنل این دستگاه بعد از سه هفته ثبت اطلاعات فعالیتهای خود، نحوه توزیع وقت خود در انجام فعالیتها را به شرح زیر برآورد نموده‌اند: این دستگاه اجرائی دو محصول تولید می‌کند، در یک محصول 2000 و در محصول دیگر 1500 معادل اشتغال تمام وقت نیروی انسانی به کار گرفته می‌شود.

هزینه دستگاه اجرائی باید نسبت به هر یک از این دو محصول توزیع شود.

براساس روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت، هر یک از فعالیت‌های دستگاه باید به منظور برآورد شاخص هزینه اصلی مورد بررسی قرار گیرد: هزینه‌های پرسنلی (540000 میلیون ریال) هرمحصول از طریق اطلاعات مربوط به شاخص هزینه هر یک از دو محصول قابل برآورد است.

برای مثال،‌ با توجه به اینکه می‌دانیم میزان محموله‌های پستی انبار شده (و بنابراین هزینه فعالیت) با تعداد پرسنل ذی‌ربط در هر محصول تغییر می‌کند، مبلغ هزینه برآورد شده این فعالیت (96500 میلیون ریال) را به شرح زیر می‌توان بین دو محصول توزیع کرد: میلیون ریال 55150 =96500 * : محصول (1) میلیون ریال 41350 = 96500 * : محصول (2) با روش مشابهی در مورد هر یک از فعالیتها می‌توان توزیع هزینه را به دو محصول محاسبه کرد، به شرح زیر: خرید میلیون ریال 59000 = 123000* (سفارش) : محصول (1) میلیون ریال 64000 = 123000 * (سفارش) : محصول (2) - وسایط نقلیه میلیون ریال 42200 = 58000 * (وسایط نقلیه) : محصول (1) میلیون ریال 15800 = 58000 * (وسایط نقلیه) : محصول (2) - مدیریت انبار میلیون ریال 63750 = 127500 * (میلیون ریال) : محصول (1) میلیون ریال 63750 = 127500 * (میلیون ریال) : محصول (2) - توزیع میلیون ریال 59000 = 135000 * (اقلام توزیع شده) : محصول (1) میلیون ریال 76000 = 135000 * (اقلام توزیع شده) : محصول (2) بدین ترتیب 540000 هزینه پرسنلی دستگاه اجرایی به شرح زیر بین دو محصول توزیع می‌شود: میلیون ریال 279100 = محصول (1) میلیون ریال 260900 = محصول (2) مثال 2 : یک باشگاه وابسته به یکی از دستگاه‌های اجرایی دولتی خدماتی در زمینه پخت و پز غذا برای برگزاری مراسم بزرگداشت مذهبی، مراسم عروسی و سایر مراسم را ارایه می‌دهد.

مسئول این باشگاه می‌خواهد با استقرار یک الگوی هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت هزینه ارایه خدمات خود را برآورد کند.

هزینه‌های عملیاتی این باشگاه 1568000 هزار ریال است که شامل 1000000 هزار ریال هزینه‌های پرسنلی، 500000 هزار ریال هزینه تأسیسات و ساختمان، 18000 هزار ریال هزینه خدمات رایانه‌ای و 50000 هزار ریال مواد مصرفی در پخت و پز می‌شود.

تعداد کارکنان باشگاه 25 نفر، سطح زیربنایی تأسیسات باشگاه معادل 15000 مترمربع است.

همچنین باشگاه دارای 3 سایت کامپیوتری می‌باشد.

برگزاری مراسم مذهبی فقط روزهای جمعه با گنجایش 25 تا 50 نفر انجام می‌گیرد.

مراسم عروسی در هفت روز هفته با گنجایش 50 تا 1000 نفر و سایر مراسم در روزهای شنبه تا چهارشنبه با گنجایش 25 تا 50 نفر برگزار می‌شود.

واحد اندازه‌گیری نیز در هر سه مورد تعداد بشقاب یا ظرف غذا می‌باشد.

با توجه به تعاریف ارایه شده در قسمت قبل، باشگاه دارای 3 فعالیت اولیه: تهیه غذا، حمل غذا به سالن و سرو غذا بین میهمانان می‌باشد.

همچنین باشگاه دارای یک فعالیت ثانویه، فراهم کردن نیروی انسانی پشتیبانی و یک فعالیت غیرعملیاتی پشتیبانی کننده؛ تهیه و تنظیم بودجه است.

3 موضوع هزینه نیز عبارت از مراسم سوگواری، مراسم ازدواج و سایر مراسم می‌باشد.

مرحله اول: اولین اقدامی که باید صورت گیرد تعیین شاخصهای فعالیت و مرتبط کردن هر فعالیت به موضوع هزینه است: فعالیت‌ها موضوع‌های هزینه نوع فعالیت: اولیه شاخص فعالیت: تعداد بشقاب نوع فعالیت: اولیه شاخص فعالیت:تعدادبشقاب‌حمل شده نوع فعالیت: اولیه شاخص فعالیت: تعداد میهمانان نوع فعالیت: ثانویه شاخص فعالیت: تعداد کارکنان نوع فعالیت: تثبیت کننده شاخص فعالیت: __ مرحله دوم: تخصیص منابع و اعتبارات بین فعالیتها است که باید براساس شاخصهای فعالیت انجام گیرد: تخصیص شاخصهای منابع مرحله سوم: براساس تخصیص شاخصهای منابع اعتبارات بین فعالیتهای مختلف توزیع می‌شود: تخصیص اعتبارات بر مبنای شاخصهای منابع (میلیون ریال) مرحله چهارم: بدین ترتیب از کل اعتبارات 1568000هزارریال، (4/61 درصد) به فعالیتهای اولیه اختصاص می‌یابد.

از طرفی، برای برآورد قیمت تمام شده یا هزینه واحد هر فعالیت لازم است اعتبار فعالیت ثانویه نیز که در ارتباط با فعالیتهای اولیه می‌باشد، با استفاده از شاخصهای‌ مربوطه بین‌ فعالیتهای اولیه، توزیع گردد: تخصیص فعالیت ثانویه مرحله پنجم: در این مرحله فعالیت‌های اولیه باید به موضوع‌های هزینه اختصاص پیدا کند.

این امر با استفاده از شاخصهای فعالیت امکان پذیر خواهد بود به شرح زیر: تخصیص فعالیتهای اولیه به اقلام هزینه مرحله ششم: در این مرحله با استفاده از نتایج مرحله چهارم کل هزینه به اقلام هزینه توزیع شده و هزینه واحد برآورد می‌شود.

مثال 3: یک دستگاه اجرایی دو نوع محصول با مشخصات زیر تولید می‌کند: در ضمن طی هر سال به تعداد 10000 سفارش خرید برای تولید محصولات داده می‌شود و هزینه کل نیز 10000 هزار ریال می‌باشد.

در وهله اول چنین به نظر می‌رسد که محصول (الف) یک محصول رقابت‌پذیر است در حالیکه محصول (ب) هزینه زیادی برای دستگاه در بر دارد و در نتیجه تولید محصول (ب) باید متوقف و دستگاه تلاش خود را صرف تولید محصول (الف) نماید.

براساس روش سنتی حسابداری هزینه، هزینه بالاسری تولید دو محصول معادل 10 هزار ریال می‌باشد (10 = تعداد دو محصول1000 ÷ 10000) و لذا کل هزینه دو محصول به ترتیب زیر برآورد می‌شود: هزینه بالاسری هزینه مستقیم ریال 110000 = 10000 + 100000 = هزینه هر واحد تولید محصول (الف) ریال 20000 = 10000 + 10000 = هزینه هر واحد تولید محصول (ب) از طرف دیگر در روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت، هزینه بالاسری باید به نسبت سفارش خرید برای محصول تعیین گردد به شرح زیر: کل سفارش خرید هزینه فعالیت ریال 1000 = 10000 ÷ 10000000 = هزینه به ازای هر واحد فعالیت ریال 30000= 1000 * 30 = هزینه هر واحد فعالیت محصول (الف) ریال 5000 = 1000 * 5 = هزینه هر واحد فعالیت محصول (ب) و هزینه کل هر واحد محصول به شرح زیر خواهد بود: بالاسری هزینه مستقیم ریال 130000 = 30000 + 100000 : محصول (الف) ریال 15000 = 5000 + 10000 : محصول (ب) بنابراین ملاحظه می‌شود که با این روش در مقایسه با قیمت بازار، محصول (ب) اولویت بیشتری از محصول (الف) دارد.

مثال اخیر اهمیت استفاده از روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در اولویت‌گذاری فعالیتهای دستگاه‌های اجرایی را کاملا مشخص می‌سازد.

مثال 4 هزینه‌یابی یک واحد سازمانی برمبنای فعالیت واحد سازمان فرضی شامل یک واحد ستادی (واحد ریاست سازمان) و دو معاونت که هر یک شامل 3 واحد مدیریت هستند می‌باشد.

4 واحد پشتیبانی نیز به طور مستقیم وابسته با واحد ستادی هستند که شامل واحد حسابداری، واحد داده‌پردازی، واحد کارگزینی و واحد حراست و امنیت می‌شود.

هزینه‌های مستقیم هر واحد سازمانی شامل حقوق و دستمزد و ملزومات اداری مصرف شدنی می‌شود.

هیچ‌یک از واحدهای سازمانی هزینه مستقیم دیگری ندارد.

در جدول شماره (1) میزان هزینه‌های مستقیم برای هر واحد سازمانی و کل آنرا نشان می‌دهد.

وظایف این دستگاه را می‌توان به سه گروه: مدیریت (واحد ستادی و معاونت‌ها)، پشتیبانی (حسابداری، کارگزینی، داده‌پردازی و امنیت) و عملیات (مدیریت‌ها) تقسیم کرد.

خدمات حسابداری و داده‌پردازی را می‌توان براساس میزان متوسط استفاده هر یک از واحدها توزیع کرد.

خدمات کارگزینی را براساس معادل تعداد پرسنل تمام وقت واحدها می‌توان توزیع کرد.

خدمات حراست و امنیتی را نیز می‌توان براساس سطح زیربنای واحدها توزیع نمود.

اطلاعات مربوط به هر یک از این موارد در جدول شماره 4 نشان داده شده است.