آیا انبار کالای شما تحت کنترل است ؟
متاسفانه ، کنترل موجودی کالا موضوع اساسی است که بیشتر تولیدکنندگان آمریکایی "بویژه بازار سطح میانی " برای چیره شدن بر آن تلاش می کنند.
از آنجایی که مشکلات یا به خاطر حجم کم موجودی کالا ویا به خاطر حجم زیاد موجودی کالابه وجود می آیند، لذا تولیدکنندگان باید آگاه باشند که کنترل موجودی کالا فقط مدیریت مواداولیه یا موضوع بخش انبار نیست .
همه بخشها از قبیل دایره خرید، دریافت ،مهندسی ، ساخت و حسابداری به صحت روشها و مدارک موجودی کالا کمک می کنند.
داده های نادرست موجودی کالا باعث تاخیر در حمل ونقل ، توقف خط تولید، خریداشتباهی قطعات و نگهداری بیش ازحد موجودی کالا می شود.
صرفنظر از شرکت تولیدی "گسسته ، فرایندی ، مهندسی براساس سفارش " به نظر می رسد که زمینه های کمبود مشابه یکدیگر هستند.
به این فهرست نگاهی بیاندازید و به عمق کنترلهای موجودی کالای شرکت خود توجه کنید.
صورتهای مواد
یکی از عوامل مهم هنگام بررسی سطوح موجودی انبار کالا صحت صورتهای مواداست .
به موارد زیر توجه کنید:
صورتهای مواد هرچند وقت یکبار بازبینی و به روز می شوند؟
آیا صورتهای مواد صحیح و دقیق هستند؟
آیا این صورتهای مواد دربرگیرنده مفهوم کلی مهندسی کالا مربوط به چندین سال قبل هستند یا اینکه قطعات و مونتاژهای فرعی را که عملا در کارخانه استفاده می شوند را منعکس می کند؟
آیا در صورتهای مواد، مقادیر هر مونتاژ و واحدهای اندازه گیری تعیین شده اند؟
آیا مدت زمان دریافت کالای خریداری شده ، ثبت گردیده است ؟
آیا ضایعات یا آب رفتگی محصولات موردتوجه قرار گرفته اند؟
صورتهای موادی که بادرنظر گرفتن محصول صددرصد ایجاد می شوند در اکثر مواقع اشتباه هستند و منتهی به کمبود یا ازدیاد مواد می شوند که علت آن هم استفاده نامناسب از قطعات است .
سیاستهای دریافت
سیاست دریافت باید مستند باشد و فعالانه اداره شود تا از دریافت به موقع کالا وپردازش منسجم تفاوتهای مقداری "محموله های زیاده ازحد، مرجوعی ها" اطمینان حاصل شود.
به این سوالات توجه کنید:
آیا از اسناد دریافت و اطلاعات سفارش خرید برای تایید صحت سفارش استفاده می شود؟
آیا قبل از اینکه مواد خیلی مهم به انبار یا سالن تولید وارد شوند بازرسی کیفیت صورت می گیرد؟
فرایند مواد برگشتی چیست ؟
چه کسی مسئول برگشتیها، بازرسی آنها و درصورت تایید مسئول ثبت برگشت مواد در مدارک دائمی است ؟
وضعیت ATP "مقدار موجودی دردسترس و قابل تعهد"
ATP دقیقا همان چیزی است که به نظر می رسد.
ATP آن مقدار از موجودی کالا است که قبلا به یک سفارش مشتری یا به عنوان یک مونتاژ فرعی در یک واحد دیگر تعهد داده نشده است .
زمانی که ATP شناخته شده نیست ، بسیاری از تولیدکنندگان یا موجودی کالارا تا سطحی انباشته می کنند که مطمئن شوند به اتمام نمی رسد و یا در سطوح خیلی کم موجودی عمل می کنند.
هر دو راه کار اشتباهی است .
موجودی کالایی که به اندازه کافی گردش نداشته باشد، دارائیهای شرکت را هدر می دهد و به طور خطرناکی ، سطوح پایین وموجودی کالا ریسک کسری کالا را افزایش می دهد، که ممکن است باعث توقف خطتولید شود.
بهترین راه برای چک کردن نحوه استفاده و صحت ATP "AVAILABLE TO PROMISE" این است که مراقب کارکنان بخش دریافت سفارش باشیم .
اگر آنها مشتریان را در نوبت می گذارند به منظور بازرسی فیزیکی وضعیت ذخیره ، به انبار بروید زیرا مشکلی وجود دارد.
اگر آنها مشتریان را در نوبت می گذارند به منظور بازرسی فیزیکی وضعیت ذخیره ، به انبار بروید زیرا مشکلی وجود دارد.
تغییرات مهندسی آیا تغییرات در اجزای کالای ساخته شده بازنگری می شوند و آیا تاریخهای موثر به همه بخشها بموقع ابلاغ می شوند؟
به این سوالات توجه کنید: آیا شرکت شما از یک کمیته تغییر مهندسی برای تجزیه وتحلیل اهمیت تغییرات پیشنهاد شده استفاده می کند؟
قبل از اینکه یک مهندس یک قطعه را از رده خارج بکند ببینید که تغییر موردنظر چه اثری بر سایر زمینه های کاری شرکت ممکن است داشته باشد.
آیا اطلاعیه های تغییر مهندسی تاریخهای موثری را که فعالانه اداره می شوند رادربرمی گیرید؟
"در غیر این صورت ، خریداران ممکن است قطعات را مبتنی بر مدارک تاریخیشان و طرحهای قبلیشان سفارش دهند." نتیجه چیزی جز سفارش قطعات به اشتباه "که باعث ایجاد موجودی کالای از رده خارج می شود" و یا سفارش ندادن قطعاتی که باید خریداری شوند، نیست .
یک هیات بازنگری مواد که متشکل از افرادی از حوزه های حسابداری ، مهندسی ، ساخت وبازاریابی است را به کار بگیرید.
گزارش ضایعات اگر قطعات درحین فرایند مونتاژ آسیب ببینند، آنگاه بررسی چگونگی صدور قطعات جایگزین شده ضروری خواهدبود.
بسیاری از شرکتها به کارکنان خط تولید اجازه می دهندکه به انبار کالا دسترسی باز داشته باشند و برای قطعات اضافی استفاده شده در یک فعالیت خاص به هیچ نوع ثبتی نیاز نیست .
دلائل متعددی وجود دارد که همه قطعات استفاده شده در فرایند تولید باید درقبال یک سفارش کاری مشخصی کنترل شوند.
اول اینکه ، استفاده از قطعات اضافی ، سودآوری هر کاری را تحت تاثیر قرار می دهد و لذاردیابی قطعاتی که واقعا استفاده شده اند مهم است .
دوم اینکه ثبت کردن استفاده واقعی قطعات شما را قادر خواهدساخت تا قطعات تعویض شده را از موجودی کالا، کم کنید وبه این وسیله توازنهای دقیقتری از موجودی کالای دردسترس را می توانید منعکس کنید.
زمان دریافت کالا صحت زمانهای دریافت کالا از فروشندگان را روزآمد کنید.
بهترین فرد برای تعیین زمانهای دریافت کالا، خریداران هستند و معمولا این زمانها را بعداز اجرای سیستم MRPمی توان مشخص کرد.
اما زمانهای دریافت کالا هرچند وقت یکبار بازنگری می شوند؟
وبطورکلی زمانهای دریافت کالا در اکثر صنایع روبه کاهش هستند.
زمانهای دریافت کالاباید بطور دوره ای ارزیابی و تغییر داده شوند تا بتوان عملکرد واقعی فروشندگان رامنعکس کرد.
زمانهای نادرست دریافت کالا باعث بروز سفارشهای ازدست داده شده می شوند و علت آن نیز کسری کالا و کمبودهاست .
نشانه های سفارش مجدد آیا نقاط ساکن سفارش مجدد و حداقل سطوح ذخیره سازی نشانه های استانداردی برای انجام سفارشات جدید هستند؟
اگر از نقاط سفارش مجدد استفاده می کنید از کجاخواهید دانست که چه موقع موادسفارش داده شده جدید مصرف خواهندشد؟
شایدمواد سفارش داده شده جدید برای چند روز، چندهفته و یا حتی ماهها قبل از اینکه مصرف شوند به شکل موجودی باقی بماند.
شما چگونه افراد بخش خرید را ارزیابی می کنید؟
اگر ارزیابی عملکرد سالانه آنها تنها مبتنی بر اجتناب از کمبودها باشد، احتمال خواهد داشت که گردش موجودی کالای شما کمتر از حد نرمال باشد.
درعین حال آنها رامسئول سطح حداقل گردش کالا بسازید.
هر مدیرعاملی باید از صورتهای حمل شبانه شرکت آگاه باشد.
شرکتهای بسیاری به منظور حذف کسری کالا و تاخیرها به سفارشهای شبانه به عنوان راه حلی موقتی روآورده اند.
مشکلات ریشه ای اغلب اوقات در مسائل سیستمی نهفته است .
سیستم مکان یاب انبار به همان اندازه که انبارداری ساده به نظر می رسد، به همان اندازه نیز شرکتها در ارتباطبا برقراری و نگهداری انبار قطعات ضعیف عمل می کنند.
با دریافت و یا جابجایی اقلام موجودی کالا دانستن اینکه موجودی کالا بطور فیزیکی کجا واقع شده است ، اگرغیرممکن نباشد، مشکل خواهدبود.
زمانی که بازیابی هر قطعه نیاز به جستجو داشته باشد آنگاه بهره وری انبار تاحد زیادی کاهش می یابد.
برای موفقیت یک شرکت تولیدی نگهداری داده های صحیح موجودی کالا و داشتن یک انبار فیزیکی با کارکرد عالی ،بسیارمهم است .
سیاستها و رویه ها باید بعداز اینکه جنبه های فیزیکی تحت کنترل قرارگرفتند ایجاد، اجرا، و نگهداری شوند.
این سیاستها را می توان توسط یک سیستم کامپیوتری کاملا یکپارچه پشتیبانی کرد تا دسترسی فوری به همه مبادلات مربوط به موجودی کالا را فراهم سازد.
دسترسی فوری به اطلاعات به کارکنان امکان بازبینی ومبارزه طلبی با رویدادها را به هنگام وقوع می دهد، برخلاف اینکه آنها بخواهند این بازبینی را مدتی بعداز وقوع انجام دهند.
با وجود این ، به خاطر داشته باشید که یک سیستم کامپیوتری یکپارچه راه حل مسئله نیست ، بلکه ابزاری است که به منظور یافتن مسائل و موضوعهای عمیقتر استفاده می شود.
موجودی کالا یک دارایی نیست فراتر از زمینه های مسئله ساز کنترل موجودی کالا، تولیدکننده ها خودشان با جابجایی و ایجاد موجودی کالای بیش از اندازه باعث بروز مشکلات موجودی کالایشان می شوندکه کار خود را نیز تحت عنوان خدمات کامل به مشتریان مطرح می کنند.
تولیدکننده هااعمال خودرا با چشم پوشی از هزینه های نگهداری "هزینه سرمایه ، هزینه دزدی ، هزینه اقلام خارج از رده ، هزینه خسارت ، هزینه مواد گم شده ، هزینه انبارداری ، هزینه نیروی کارصرف شده و زمان کار ماشین " مرتبط با مازاد موجودی کالا و تمرکز بر هزینه های کسری "هزینه فرصت فروش ازدست رفته ، خدمات نامناسب به مشتریان " موجودی کالا، توجیه می کنند.
با وجود اینکه ، تمایل کلی صنعت بیشتر به سمت سفارشهای مکرر، مبتنی برسلیقه مشتری و سفارشهایی با حجم کوچکتر است ، تولیدکنندگان گرایش دارند تا باساختن و پرکردن انبارهایی که امکان پاسخگویی به هر درخواستی را فراهم می سازد به تقاضای نامطمئن پاسخ بدهند.
در عین حال تولیدکنندگان مایلند که هزینه واقعی یک ماشین ، سلول کاری ، یا خط تولید اضافی که می تواند انعطاف پذیری و ظرفیت کافی رافراهم کند را بدانند و این درحالی است که امکان کاهش موجودی کالا و فضای انباربجای افزایش آن وجود دارد.
غالبا این تولیدکننده ها راه آسانتر را انتخاب می کنند و بجای اینکه به سراغ بهبود تواناییهای تولیدی خود بروند به ایجاد موجودی کالا روی می آورند.
گردش موجودی کالا یک راه پاسخ به این سوال که آیا یک سازمان موجودی کالای بیش ازحد دارد یا خیر،نسبت به گردش موجودی کالاست .
اغلب اوقات گزارشهای مالی کلی ، نسبت گردش موجودی کالای کلی را که همان نسبت هزینه کالای فروش رفته به متوسط موجودی کالای دردسترس است را ارائه می کند.
اما ابزار موثر این است که گردش موجودی کالا رابه اجزایش یعنی گردش موادخام ، گردش کار در جریان ساخت و گردش موجودی کالای ساخته شده تقسیم کنیم .
مثالی را درنظر بگیرید که در آن هزینه کالای فروش رفته برابر چهار میلیون دلار ومتوسط موجودی کالای دردسترس برابر یک میلیون دلار "شامل موادخام 200 هزاردلار، کار در جریان ساخت 200 هزار و موجودی کالای ساخته شده 600 هزار دلار"است .
با وجود اینکه نسبت کلی چهار محاسبه خواهد شد، اما نتایج مربوط به موادخام ،کار در جریان ساخت و کالای ساخته شده به ترتیب 20،20، و 6.7 محاسبه خواهدشد.بدین طریق اطلاعات کافی برای دستیابی به بزرگترین فرصت به منظور بهبود موجودی کالا وجود خواهد داشت .
درمیان این سه نوع موجودی کالا، گردش ضعیف موجودی کالای ساخته شده بدترین حالت است زیرا تولیدکننده ها قبلا هزینه های مربوط به نیروی کار، ماشین آلات و سربار را متحمل شده اند.
علاوه براین کالاهای ساخته شده بعداز اینکه ساخته شوند انگیزه قوی را برای ازهم گسستن یا دوباره سازی فراهم می کند.
ازطرف دیگر، گردش موادخام نشانه خوبی برای ارزیابی عملکرد شرکت و چگونگی کنترل زیربنای اساسی صورتهای مواد خرید و فروشندگان را نشان می دهد.
ازمجموعه روشهای ساده کمک بگیرید و ببینید که هرگونه بهبود فرایند کنترل موجودی کالا را از کجامی توانید شروع کنید: نوع خط تولیدی را تعیین کنید; برای عملکرد کنترل موجودی کالا معیاری را برگزینید; استراتژی را تدوین کنید "ساخت برای سفارش ، ساخت برای انبار کردن ، ساخت براساس پیش بینی "; علل زیربنایی را از طریق بازنگری عملیاتی تعیین کنید; فعالیتهای اصلاحی را به اجرا درآورید; الف - طراحی یا بهبود فرایند انبار و جریانهای کار در جریان ساخت را بازنگری و تجزیه وتحلیل کنید; فرایندهای هیئت بازنگری خرید / مواد را بررسی کنید; به بازنگری فرایند ترخیص قطعات و اسباب کار بپردازید; ابزار، اطلاعات و سیستمهای فیزیکی را فراهم سازید; سیاستها و رویه ها را تنظیم کنید; کارکنان را آموزش دهید; مسئولیت مداوم به کارکنان بدهید; ب - توازنهای اولیه ایجاد یا اعتباردهی کنید ج - توازنهای دائمی و ATP را حفظ کنید د - طبقه بندی ABC برای موجودی کالا انجام دهید ه' - برای اقلام گروه A شمارش دوره ای توسعه دهید و - روشی برای بازنگری مداوم فرایند "چه کسی ، چه چیزی ، چه زمانی ، چگونه " انتخاب کنید ز - علل ریشه مسئله را تصحیح کنید و به یاد داشته باشید از آنجایی که کنترل موجودی مستقیما بر خط عملیاتی تولیدکنندگان اثر می گذارد، هزینه چشم پوشی از آن بسیار زیاد است .
با تعهد مدیریت به نگهداری سطوح صحیح موجودی کالا، و حمایت سیاستها و رویه های جدیدی بوسیله سیستم های کامپیوتری کاملا یکپارچه آسانتر خواهدبود که بفهمیم کی کافی ، کافی است .
منبع: www.tadbir.ir