مقدمه:
انسان به عنوان رکن اساسی توسعه, در چارچوب فعالیتهای گروهی و سازمانی خود ایفاگر نقش مهم و پر اهمیتی است, امروزه رشد و توسعه سازمانها در گرو بکارگماری صحیح منابع انسانی است.
با توجه وضعیت نیروی انسانی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران و ضرورت توجه به آن در راستای افزایش توان نیروی کار در زمینه ایفای بهینه وظایف محوله نگاهی تازه به منابع و روشهای جذب داخل و خارج مرکز ضرورتی انکار ناپذیر است. البته لازم است نقطه نظرات سازمانی را نسبت به آن منابع مورد توجه قرار داد, این نقطه نظرها ممکن است شامل خط مشی ها و یا مطلوب ترین منبع برای استخدام باشند.
بعضی از سازمانها سعی می کنند که منابع جدیدی را در خارج از سازمان کشف کنند و دیگران کمتر توجهی به منبع نیروی کار داخل و یا خارج مبذول داشته و شغل و شخصیت متقاضی را مورد مداقه قرار داده و بعضی دیگر هر دو جنبه را با همبستگی خاصی دنبال میکنند.
در این بررسی هدف باز شماری روشهای جذب منابع انسانی بوده و انتظار میرود مدیران محترم پس از مطالعه آن بتوانند در جذب منابع انسانی مورد نیاز خود مشارکت نمایند.
تعاریف و مقاصد کارمندیابی
_تعاریف :
_ کارمندیابی عبارتست از پویشی بر استخدام افراد مورد نظر و آماده سازی آنها در جهت به کار گماشتن آنها در مشاغل سازمانی است.
_ کارمندیابی به طور کلی به معنی جستجو و یافتن شمار و بسنده ای از نامزدهای شغلی بالقوه با شایستگی چشمگیر است تا سازمان بتواند از میان آنان برازنده ترین افراد را برای پاسخگوئی به نیازهای شغلی خود برگزیند.
_کارمندیابی را عملیات کاوش و پژوهش در منابع انسانی و کشف افراد شایسته و بااستعداد و ترغیب و تشویق و دعوت آنها به قبول شغل در سازمان می نامند.
کارمند یابی صحیح از اساسی ترین مراحل در پیشبرد هدفهای هر سازمان است, زیرا هیچ برنامه ای نمی تواند به طور موفق به مرحله اجرا درآید مگر آنکه افرادی که مسئول اجرای آن برنامه هستند حائز تخصص و مهارت لازم و نیز دارای انگیزه کافی جهت ایفای وظایف مربوطه باشند و با یکدیگر بخوبی همکاری کنند. کارمندیابی مرحله مقدماتی استخدام است که در جهت شناسائی منابع انسانی و جذب افراد به سازمان برای استخدام و پرکردن مشاغل و پستهای خالی انجام می شود. میزان دشواری این مرحله به کمیت و کیفیت نیروی کار مورد نیاز و مساعد یا نامساعد بودن بازار کار, شرایط محیط و نیازهای سازمان بستگی دارد.
_مقاصد:
مقاصد فعالیت کارمند یابی را می توان به شرح زیر بیان داشت:
_کشف منابع موثر نیروی کار برای تامین احتیاجات نیروی انسانی حال و آینده سازمان
_ ایجاد خط مشی مطلوب و موثر در استخدام افراد به منظور انتقال و جابجائی نیروی کار بازار کار
_ فراهم نمودن انگیزه های لازم در امر ارتقاء و انتقال نیروی فعال موجود سازمانی به منظور بالا بردن کیفیت کار
_ تقویت روحیه متقاضیان جدید و شاغلین سازمانی در جهت امید بخشی بهبود وضع زندگی به آینده ای مرفه برای جذب, جلب و نگهداری آنها
_ شناخت واقعی طبیعت و ماهیت نیروی کار از یک طرف و مشاغل و پستهای سازمانی از طرفی دیگر و تطبیق دادن واقعی آنها با یکدیگر
_ پاسخگوئی به مسئولیت سازمان در قبال برنامه های تعهدآور و به جای آوردن دیگر تعهدات قانونی و اجتماعی در ترکیب نیروی کار خود
_ افزایش اثر بخشی فردی و سازمانی در کوتاه مدت و بلند مدت
منابع و روشهای تامین نیرو
_ منابع داخلی:
مطمئن ترین منبع نیروی کار برای عدم ورود افراد خارجی به سازمان استفاده از نیروی شایسته داخل سازمانی است, چنین منبعی در بسیاری از سازمانها به لحاظ استفاده مطلوبتر از نیروی شاغل سازمانی به کار گرفته می شود, استفاده از نیروی انسانی کارآمد داخل سازمانی برای احراز مشاغل بالاتر موجب تقویت روحیه و تشویق و ترغیب افراد در کارآمدی بیشتر سازمان می شود, کاربرد منابع داخلی سبب می شود که حس وفاداری را در افراد نسبت به سازمان ترویج داده و به هدفهای سازمانی بیشتر مومن و معتقد گرداند.
منابع داخلی تامین نیروی شامل کارکنان موجود , موجودی مهارتهای قابل استفاده, مراجعه مجدد کارکنان پیشین و انتقال و ارتقاء می باشد که به اختصار به شرح هریک میپردازیم:
· کارکنان موجود
به منظور استفاده حداکثر از توان کارکنان موجود سازمانها باید به طور کافی بین پستهای خالی ومهارتهای جامع و فراگیر هریک از کارکنان ارتباط برقرار نمود.
· موجودی مهارتهای قابل استفاده
این نوع تامین نیرو در ارتباط با استفاده از سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی در زمینه اطلاعات حفظ شده از مهارتهای کارکنان که در سازمان موجود میباشد میسور است و زمان و تلاش زیادی جهت دسترسی به این اطلاعات لازم نیست, هر یک از مهارتهایی را که افراد دارند می توان به صورت کمی کد گذاری نمود.
اطلاعات معمول شامل:
نام, تعداد کارکنان , طبقه بندی مشاغل , اولویت مشاغل, تجربه , میزان مهارت و دانش, آموزش و پرورش , گواهی شغلی و سطح حقوق می باشد, این فهرست باید مداوم و بهنگام باشد.
این اطلاعات نه فقط به داوطلبان شغلی جهت انتخاب شغل کمک خواهد کرد, بلکه این امکان نیز برای سازمان فراهم خواهد شد که کارکنان شناسائی گردند.
در حقیقت این بررسی امکان شناخت شایستگی کارکنان را به صورت معمول جهت قرارگرفتن در پستهای بلا تصدی برای مدیر منابع انسانی فراهم می سازد.
· مراجعه کارکنان
دعوت مجدد از کارکنان قبلی یا کسانی که به طور موقت از سازمان خارج شده اند, یکی از روشهای کارمندیابی از منابع داخلی است که هزینه چندانی برای سازمان ندارد. ضمن آنکه سازمان این افراد را به درستی می شناسد و از توان بالقوه و بالفعل آنها نیز آگاه است.
همچنین یک نظر منطقی و واقع گرا از سیاستها و رویه ها و آنچه که از کارکنان انتظار می رود در ذهن کارکنان بوجود می آید.
· انتقال و ارتقاء
یک روش معمول در سازمانها جهت پر کردن پست های خالی استفاده از روش انتقال یا ارتقاء است.
ارتقاء: عبارتست از تغییر پست یک شخص به پست بالاتر
انتقال: در واقع نوعی گردش شغلی برای کارمند است.
_ محاسن استفاده از نیروی انسانی داخلی :
_ ارتقاء کارکنان شاغل به مقامات بالاتر و یا انتقال یک کارمند از واحدی به واحد دیگر سبب خواهد شد که کلیه افراد سازمانی از حالت سکون به در آیند و حالت جهش در کسب مقامات بالاتر در خود احساس نمایند.
_ جلب رضایت کارکنان از طریق ایجاد موجبات ارتقاء و ترقی آنها
_ انتقال کارکنان ناراضی به واحدهای دیگر و مشاغل مختلف
_ تقویت روحیه حس همکاری کارکنان و افزایش کارائی
_ پائین بودن هزینه آن
_ معایب استفاده از نیروی انسانی داخلی :
_ استفاده از منابع داخلی موجب خواهد شد که سازمان از آخرین پدیده های علمی و تخصصی و فن آوری به دورماند و خود را همیشه با گذشته وفق دهد و آینده را فراموش کند.
_ استفاده از منابع داخلی کلیه احتیاجات پرسنلی سازمان را تامین نمی کند.
_ موجبات ناراحتی شدن گروهی از افراد را که ارتقاء پیدا نکرده اند فراهم می آورد.
_ تضعیف قدرت اجرائی و تصمیم گیری مدیریت .
_ منابع خارجی:
منظور از منابع خارجی نیروی کار افراد واجد شرایطی هستند که یا در سازمانهای دیگر مشغول به کار هستند و یا آنکه جدیدا" وارد بازار کار شده اند.
با توجه به سنوات خدمت و ارتقاء نیروی انسانی موجود مشاغل پایه و ورودی سازمان بلاتصدی می مانند از سوی دیگر فنون و مهارتهای تازه ای که بواسطه تحولات فن آوری ایجاد می شود, نیازمند شاغلینی است که از عهده اجرای آن برآیند. و ممکن است افراد موجود دارای این توانائیها نباشند. ضمن آنکه بازنشستگی, فوت و دیگر موارد ترک خدمت نیز ممکن است آینده سازمان را به خطر اندازد و همچنین نیاز به ورود افکار و عقاید تازه سبب می شود که اغلب مدیران به دنبال تامیین نیرو از منابع خارجی باشند.
در این قسمت به مهمترین روشهای جذب منابع خارجی به اختصار میپردازیم:
· مراجعه مستقیم داوطلبان استخدام
داوطلبان کار با مراجعه مستقیم, ارسال نامه, تلفن و یا فرستادن اشخاص دیگر درخواست کار می کنند.
اگر چه مراجعه مستقیم داوطلبان جهت درخواست کار به شرایط اقتصادی , تصور افراد از شهرت سازمان , پذیرش فرد بر این مبنا که هر شغلی را که در دسترس باشد انجام دهد و بیکاری بستگی دارد.
ولی در هر صورت با مراجعه افراد به سازمان حتی اگر پست خالی برای پر کردن نباشد می توان درخواست کار را حفظ کرد و در موقع لزوم از آن استفاده نمود.
· آگهی و خبر
استفاده از روش اطلاع رسانی جمعی و ارتباطی نیاز استخدامی سازمان را از میان مردم جامعه تامین خواهد کرد.
در این رابطه می توان از رسانه هایی مانند رادیو, تلویزیون, روزنامه یا انتشارات علمی و صنعتی استفاده کرد.
· دفاتر کاریابی
مراکزی هستند که به موسسات در استخدام افراد و به داوطلبان در جهت یافتن شغل مناسب کمک می نمایند.
این دفاتر بسیاری از امور کارمندیابی و انتخاب مانند تنظیم و جمع آوری پرسشنامه استخدامی, مصاحبه های اولیه , مشاوره و دیگر امور اجرائی انتخاب را برای کارفرما انجام میدهند.
در برخی از کشورها مانند کشور ما به طور رسمی با دفاتر کاریابی خصوصی روبرو نیستیم و این امور از طریق دفاتر کاریابی وزارت کار و امور اجتماعی دور هماهنگی با سازمانها انجام می شود.
· مدارس و دانشگاهها
بسیاری از سازمانها تلاش میکنند که رابطه محکمی را با دانشکده ها و مدیریت آنها برقرار کنند, سازمانها جهت جذب افراد شایسته تلاش می کنند دفاتری را در دانشگاهها داشته باشند مسئولان این دفاتر در واقع کلید تماس با دانشگاه و عامل جذب کارمند برای سازمان می باشند.
· کارمندیابی با توصیه مستخدمین موجود
بعضی از سازمانها نیازهای خود به نیروی انسانی را به اطلاع کارکنان میرسانند و آنان نیز نیازها و ویژگیهای اعلام شده را به اطلاع دوستان و آشنایان در جستجوی کار میرسانند.
برخی از سازمانها نیاز به کارکنان جدید را در نشریه های داخلی سازمان منتشر می سازند و اطلاعات لازم در زمینه شرایط احراز شغل را از این طریق به اطلاع کارکنان خود می رسانند و یا با برگزاری جلساتی این خبر را به کارکنان منتقل مینمایند.
· کارمند یابی از طریق اتحادیه ها
در مشاغل صنعتی , حرفه ای و کارگری, استخدام بیشتر از طریق سازمانهای صنعتی و اتحادیه ها انجام می شود.
این سازمانها در بکارگماری افراد بیکار اولویت را رعایت کرده و به این ترتیب مشاغل بلاتصدی سازمانها را پر میکنند.