روش تحلیل در میان روش های تحقیق به عنوان یک روش ارزشمند شناخته شده است. عینیت، انتظام، عمومیت و تا آنجا که ممکن است کمی بودن از ویژگی های بارز روش تحلیل محتوا می باشند. این روش در حوزه کتابداری به معنای عینیت بخشیدن، کمی کردن، سنجش پذیر کردن پیام ها از طریق نمادهای مشخص است. متن نقطه آغاز برای اجرای تجزیه و تحلیل سند است. مراحل انجام روش تحلیل محتوا عبارتست از: 1. تحدبد موضوع، 2. تعیین جامعه آماری 3. مشاهده آزاد 4. نهایی سازی فرضیه ها و تبدیل آنها به مضمون ها با مقوله ها 5. تمهید معرف ها 6. تهیه پرسشنامه معکوس
هنگامیکه تعداد مقوله ها بسیار زیاد باشند و یا به منظور ایجاد«فرهنگ واژگان» و نیز به منظور صرفه جویی در وقت و کاهش هزینه ها از رایانه می توان استفاده نمود.
قدرت و قابلیت انسان در جهان پرتحول کنونی موجب پیدایش حوزه های متعدد و گوناگونی شده است که تلاش در جهت حصول دانش و آگاهی بیشتر در این حوزه ها، عصر کنونی را به عصر«انفجار اطلاعات» تبدیل کرده است. حضور انسان در دنیای گسترده اطلاعات مستلزم وجود ابزارها، روش ها و تجهیزاتی است که دستیابی وی را به آنچه می خواهد ممکن می سازد. وضع استانداردهایی برای نشریات و نیز تحلیل محتوا و تحلیل استنادی راه هایی هستند که استفاده کنندگان و کتابداران را در جهت شناخت بهتر نشریات کمک می کنند.
روش تحلیل محتوا در بسیاری از زمینه های تحقیقاتی به عنوان روشی ارزشمند شناخته شده است. از سوی دیگر، این روش دارای قابلیت های زیادی برای جمع آوری و طبقه بندی داده های عینی است، گرچه از این روش نمی توان برای همه انواع مطالعه ها در حوزه های اجتماعی و انسانی سود برد. یا اینکه تحلیل محتوا در گام های اولیه خود صرفا برای توصیف پیام های ارتباطی به کار می رفت، ولی در فرایند تکاملی خود تا بدان جا رسید که با این روش، از طریق اندازه گیری همبستگی متغیرهای مستقر در متن، می توان به سوال های تحقیق پاسخ داد. «کارت رایت» تحلیل محتوا و رمزگذاری را به طور تبادل پذیری برای ارجاع به توصیف عینی، منتظم و کمی رفتارهای نمادی طرح می کند(1) برلسون نیز تعریف مشابهی دارد: «تحلیل محتوا نوعی تکنیک پژوهش است که برای توصیف عینی، منظم و تا آنجا که ممکن است کمی محتوای ارتباطات با هدف نهایی تفسیر داده ها به کار می رود(2) تعریف های مختلفی راجع به تحلیل محتوا داده شده است ولی علی رغم تنوعشان، همه تعریف ها در مورد عینیت، انتظام و عمومیت و تا آنجا که ممکن است کمی بودن مشترک هستند.
شرط عینیت می گوید که هر مرحله از فرایند پژوهش باید براساس قواعد، احکام و
روش های مشخص باشد. حتی ساده ترین نوع و عادی ترین اشکال تحلیل محتوا، به قضاوت شخصی پژوهشگر در مورد اطلاعاتش نیازمند است. مثلا چه مقوله ای باید به کار گرفته شود؟ مقوله«الف» را از مقوله«ب» چه گونه باید تمیز داد؟ پس از رمزگذاری و تلخیص یافته ها، باید دلایل مشخصی ما را به نتایج هدایت کنند.(1) در تحلیل محتوا نحوه رمزگذاری باید دقیقا تعریف و تشریح شود. رمز گذاری، داده های خام متن را با قواعدی مشخص تغییر می دهد. این دگرگونی ها شامل برش دادن یا تفکیک کردن متن، جمع آوری و شمارش می شود. در عمل رمزگذاری، سه نوع انتخاب انجام می شود که عبارتند از:
- انتخاب واحدها(شامل واحدهای ثبت و متن)
- انتخاب قواعد شمارش و
- انتخاب مقوله ها(2)
لازمه شرط عینیت این است که پژوهشگر بتواند روش ها و معیارهای انتخاب اطلاعات مناسب و تفسیر یافته ها را به دیگر پژوهشگران انتقال دهد. در انتخاب واحدها(واحد ثبت)(3) بخش خاصی از محتوا با قرار گرفتن در مقوله های معین مشخص می شود. واحد ثبت بخشی از محتواست که برای ساختن مقوله و شمارش بسامدی واحد پایه به کار
می رود. به طور مثال، کلمه یا نماد، شخصیت، جمله، پاراگراف، حادثه، عنوان و موضوع می توانند واحدهای ثبت باشند. «موضوع» یا مضمون، یکی از اشکال مهم واحد ثبت در تحلیل محتوا است. تحلیل محتوای موضوعی، شناسایی موضوع ها و میزان فراوانی آنها در یک متن است.