دانلود مقاله ارزشیابی مهارت شغلی

آشنایی با مفهوم سیستم و انواع آن (سیستم های باز و بسته و کارکردهای آنها)
نظریه نوین مدیریت : تئوری سیستم
چنانکه ملاحظه شد ، نظریه های سازمانی و شیوه های مختلف مدیریت در طول زمان مورد تحول و تکامل قرار گرفته است . در طی ده سال گذشته ، رویه خاصی زیر عنوان «تئوری سیستم» برای بررسی های سازمانی متداول گردیده است که ممکن است به عنوان پایه و مبنائی برای بهم پیوستن و ارتباط نظریه های مختلف سازمانی و شیوه های متعدد مدیریت بکار رود .
تعریف سیستم
اصلاح سیستم به « مجموعه از اجزاء وابسته » اطلاق می شود . به عبارت دیگر ، سیستم به معنای یک «کل» بکار می رود که از ترکیب اجزاء متعددی تشکیل یافته است . حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی همیشه تابع قواعد و ضوابط یعنی نیست به عنوان ، اگر بدن انسان را یک سیستم اصلی فرض کنیم ، هر یک از اجزاء آن (مانند دستگاه گوارش) سیستم فرعی بشمار می رود ، ولی چنانچه خود دستگاه گوارش را سیستم اصلی تلقی نمائیم ، اجزاء وابسته (مانند معده ، روده ، کبد و ...) سیستم های فرعی سیستم اصلی (دستگاه گوارش) را تشکیل می دهند . بهمین ترتیب در داخل یک سازمان (به عنوان سیستم اصلی) سازمان غیررسمی یک سیستم فرعی محسوب می شود ، ولی اگر سازمان غیررسمی خود سیستم اصلی تلقی شود ، در این صورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از شبکه روابط اجتماعی ، شبکه روابط تخصصی ، شبکه قدرت و غیره که قبلاً مورد بحث واقع شد . (اقتداری ، علی محمد (1310) ؛ ص 640)
سیستم (نظام) عبارت است از منظومه ای از عناصر و اجزایی که با هم ارتباط و کنش و واکنش متقابل داشته ، کل واحدی را به وجود می آوردند . هر سیستم درای حد و مرزی است که آن را از محیط یا پیرامونش متمایز و با آن مرتبط می سازد . حد و مرز بعضی سیستم ها ، نفوذ پذیر و بعضی دیگر نفوذ ناپذیر است بر مبنای این خاصیت آنها را به سیستم های باز و بسته تقسیم می کنند . (علاقه مند ، علی (1321) ص 176)
انواع سیستم
سیستم معمولاً به دو نوع تقسیم می شود : سیستم باز (open system) و سیستم بسته (dosed system)

سیستم بسته :
بیشتر به سیستم های مکانیکی در فیزیک و علوم اجتماعی اطلاق می شود . سیستم بسته صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد . در نظریه های کلاسیک ، سازمان به عنوان یک «سیستم بسته» تلقی می شود که فقط متکی بر عوامل و نیروهای داخلی است و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند . یکی از مشخصات سیستم بسته ، گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا و رکورد و توقف است . به عبارت دیگر در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاق منابع تا بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج پیدا می کند . (kast and Rosenzweiy, op.cit, p.119.)
سیستم باز :
برخلاف سیستم بسته ، در سیستم بازگشایی در جهت تعادل پویا و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود . در این حالت ، سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی و تغییر و تبدیل آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده ، بیش از آنچه نیرو می گیرد ، نیرو تولید می کند ، و بدین ترتیب خود را در مقابل سکون و نابودی حفظ می کند . در سیستم باز ، دستگاه نه تنها بایستی خود را با عوامل محیط خارج سازگار سازد ، بلکه دائماً خود را با عوامل متغیر داخلی نیز منطبق می سازد . (اقتداری ، علی محمد (1310) ص 65)

مفهوم سازمان و انواع آن و کارکردهای سازمان های رسمی و غیررسمی
سازمان
جامعه امروز ، جامعه سازمانی است . کودکان در سازمان هایی به نام زایشگاه بدنیا می آیند ، بیشتر سالهای رشد و پرورش خود را در سازمان هایی به نام مدرسه می گذرانند ، و پس از فراغت از مدرسه ، اغلب آنان به نحوی در سازمانهای دولتی ، صنعتی ، تجاری یا آموزشی مشغول کار می شوند . امروزه ، بخش عمده زندگی ما ، در سازمان ها یا در ارتباط با سازمان ها سپری می شود . در یکی کار می کنیم و از خدمات و تولیدات سازمانهای دیگر بهره مند می شویم . بعضی از آنها بزرگ و پیچیده اند نظیر سازمان های دولتی ، صنعتی ، دانشگاه ها و بعضی دیگر کوچک و ساده اند نظیر شرکت های خصوصی و انجمن های دانشجویی .
از این رو ، گردش امور زندگی ، وابسته به سازمان ها و پیشرفت و بقای جامعه ، تابع کار و عملکرد موثر آنهاست .
تعریف سازمان
«سازمان عبارت از یک رشته روابط منظم و عقلانی است که بین افرادی که وظائف پیچیده و متعددی را انجما می دهند و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند به منظور تامین هدفهای مشترک خاصی برقرار می گردد» برای روشن شدن این تعریف نخست به شرح اموری بپردازیم که انجام آن برای تشکیل هر نوع سازمان ضرورت دارد .
1- تقسیم کار : برای همکاری موثر دسته جمعی و لازمه تشکیل سازمان در درجه اول تقسیم کار و طبقه بندی وظایف است .
2- اخیار و مسئولیت : حدود اختیارات و مسئولیت های شاغل در هر شغل باید معلوم و مشخص شود .
3- روابط : همکاری افراد در یک گروه متشکل به منظور تامین مقاصد یعنی مستلزم این است که روابط آنها با یکدیگر معلوم باشد .
برحسب عناصر مذکور در بالا سازمان را می توان عمل طبقه بندی وظائف ، تفویض اختیار و تثبیت مسئولیت برای اجرای وظائف ، و تعیین روابط به منظور همکاری موثر در انجام هدفهای سازمان تعریف نمود . (اقتداری ، علی محمد (1310) ص 119)
در اینجا به کمک عناصر و ویژگی های مشترکی که سازمان ها دارند ، مفهوم سازمان را تعریف خواهیم کرد عناصر و ویژگی های مشترک سازمان ها به شرح زیرند :
1- سازمان ها هدف دارند ، یعنی برای دستیابی به هدفها و مقاصد یعنی به وجود می آیند .
2- سازمان ها از ترکیب اجتماعی افرادی که به طور گروهی کار می کنند ، تشکیل می شوند .
3- فعالیت سازمانها استمرار زمانی دارد .
4- سامزان ها ، فعالیت خود را از طریق تفکیک وظایف ، از روی برنامه ، و با استفاده از دانش و فن و ابزار انجام می دهند .
5- سازمان ها ، واحدهای یکپارچه و یگانه ای از فعالیت های منظم هستند و کار فعالیت خود را به طور عقلانی و منطقی ، هماهنگ و هدایت می کنند .
بنابراین سازمان عبارتند از : هماهنگی معقول تعدادی از افراد که از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی ، برای تحقق هدف یا منظور مشترکی ، به طور مستمر ، فعالیت می کنند .
انواع سازمان ها
1- سازمان رسمی : سازمان های رسمی به منزله تدابیر و وسایلی هستند که برای رفع نیازهای اساسی جامعه بوجود می آیند و با سیر تحولات اجتماعی روز به روز گسترده تر و پیچیده تر می شوند . آنها هدفهای گوناگون و متفاوتی دارند و برای رسیدن به هدفهای خود ، طبق برنامه فعالیت می کنند . فعالیت آنها مستلزم استفاده از منابع انسانی ، مادی و مالی است . سازمان های رسمی ، تحت نظم و ترتیب و قواعد و مقررات معینی فعالیت می کنند و رفتار و مناسبات افراد در آنها ، تحت الگو و موازین ویژه ای شکل می گیرد . چون ویژگی برجسته این سازمان ها آن است که رسماً و با قصد صریح نیل به هدفهای معین برپا می شوند ، اصطلاح سازمان رسمی بدانها اطلاق می شود . (علاقه مند ، علی (1321) ص 5)
2- سازمان غیررسمی : سازمان غیر رسمی الگوی روابطی پدید می آید که در هیچ نموداری منعکس نیست . در سازمان غیر رسمی بر روباط گروهی افراد سازمان استوار است و نیازهای فردی و گروهی آنها در شکل پذیری آن موثر است . روابط غیررسمی ، الگوی روابط رسمی سازمانی را تحت تاثیر قرار داده ، در نتیجه ، فراگرد تصمیم گیری و مدیریت را متاثر می سازد . سازماندهی ، نظام رسمی همکاری و اشتراک مساعی را پدید می آورد . با استخدام افراد و انتصاب افراد در پستها و مناصب سازمان رسمی ، میان آنها کنش های متقابلی شکل می گیرد و روابط متقابلی پدید می آید که غالباً در ساختار رسمی سازمان پیش بینی نشده اند . از این رو آنها ، برای ارضای نیازهای امنیت ، روابط اجتماعی ، احساس تعلق ، گروههای غیررسمی را بوجود می آورند . می توان گفت به محض تشکیل سازمان رسمی ، موجبات تشکیل گروههای غیررسمی ، و در نتیجه سازمان غیررسمی ، فراهم می شود . (علاقه مند ، علی (1321) ص 113)
3- سازمان ماتریس : امروزه به منظور تحقق موثر هدفها و پیشبرد و بهبود عملکردهای سازمانی ، جریان سازماندهی و طراحی ساختار سازمانی ، دستخوش تغییر شده است یکی از شیوه های جدیدی که در سازماندهی کار رایج شده ، طرح ماتریس است . از این طرح غالباً برای اجرای پروژه ها و طرحهای موقت استفاده می شود . با وجود این ، در طراحی ساختار دایمی نیز می توان آن را به کار برد . به زبان ساده ، سازمان ماتریس ترکیبی از گروه بندی واحدها برحسب وظایف تخصصی و خدماتی (تولید) است . (علاقه مند ، علی (1321) ص 111)
« سازمان های اداری معمولاً از سه سطح مدیریتی و یک سطح عملیات تشکیل می گردد » :
1- سطح مدیریت عالی : که در حقیقت طراحان خط مشی و روش های کلی سازمان هستند در این سطح مدیرعامل ، هیئت مدیر ، مشاورین مدیریت عالی و معاونین قرار دارند .
2- سطح مدیریت اجرایی : که مسئولیت اجرای خط مشی سازمان را بعهده دارند که این سطح از مدیریت اولین سطح اجرایی روش های طراحی شده برای تحقق اهداف سازمان می باشد.
3- سطح سرپرستان : سطوحی از مدیریت هستند که در سازمانهای دولتی با کارکنان مامور اجرای عملیات دائماً در تماس هستند و فعالیت های مورد نظر سازمان را به انجام می رسانند .
4- سطح اجرای عملیات : که وظیفه عملیاتی و انجام فعالیت های تعریف شده سازمانی توسط این گروه انجام می گیرد . این سطح از سازمان مسئولیت سرپرستی ندارند لکن نسبت به عملیات انجام شده و فعالیت های مدنظر پاسخگو هستند .
لازم به تذکر است که کلیه سطوح مدیریتی ، اجرایی ، سرپرستی و عملیاتی علاوه بر داشتن مسئولیت و پاسخگویی باید از تعهد کاری برخوردار باشند فعالیت ها و اجرای امور با دقت نظر و صحت و در نهایت سلامتی انجام پذیرد . تعهد کاری میزان اهمیتی است که افراد نسبت به انجام فعالیت از خود بروز می دهند و از ویژگی های درونی شخصیت می باشند