دانلود گزارش کارآموزی تجزیه تحلیل سیستم کارگزینی و حسابداری شرکت روغن نباتی لادن

فصل اول : مقدمه 1-1-تقدیر و تشکر : ابتدا خدا را تشکر میکنم که توفیق سلامت وکسب آموزش را بدست آوردم و سپس از استاد محترم جناب آقای حسینی‌نیا که ضمن آموزش ما را در جهت آماده نمودن این مجموعه هدایت فرمود تشکر می نمایم .

1-2-مقدمه : تهیه مستندات برای هر اقدامی در همه زمینه ها همواره مفید بوده است .

در زمینه تهیه یک سیستم نیز نباید همه چیز در قلب و یاد تهیه کننده باقیمانده و در نهایت در آنجا به فراموشی سپرده شود .سیستمی که دارای مستندات صحیح و اصولی باشد همواره نفرات دیگر با مطالعه مختصر می توانند براحتی ادامه دهنده کار نفر قبل باشند .

و اما در ارتباط با این مستندات لازم است بیان نمایم که بر اساس اطلاع یکی از دوستان در شرکت «لادن» که کار حسابداری آنان بطور دستی انجام می شد و مشکلاتی در این زمینه نیز داشتند تصمیم گرفتیم که به اتفاق موضوع را بررسی و در صورت امکان نسبت به تهیه سیستم مورد نیاز آنان اقدام نمائیم .

لذا پس از چند تماس تلفنی و هماهنگی لازم مراجعات متعددی به شرکت مزبور داشته و در نهایت اقدام به تهیه سیستم بشکلی که در صفحات آتی نوشته و شرح داده شده است نمودیم .

فصل دوم : شناخت سیستم موجود 2-1-قبل از محاسبه ما در تاریخ 14/8/84 به کارخانه روغن نباتی لادن رفتیم.

البته با هماهنگی قبلی که توسط یک آشنا انجام شده بود ما به آنجا رفتیم.

البته قبل از مصاحبه ما با صحبت کردن با کارکنان شرکت سعی کردیم با خصوصیات اخلاقی مدیریت محترم آشنا شویم و همچنین سؤالاتی که مد نظر ما بود را طرح کردیم و سعی کردیم در طراحی سؤالات از سؤالاتی استفاده کنیم که ما را به هدف برساند تا جایی که توانستیم سعی کردیم از سؤالاتی که مربوط به ما نمی شود خودداری کنیم که مبادا مدیریت در هنگام مصاحبه از ما رنجوده خاطر شود.در هنگام مصاحبه ما با ظاهر آراسته و با خواندن سؤالات از قبل آماده شده به شرکت رفتیم و سؤالات را طبق اصول مصاحبه از سؤالات اسان شروع کردیم و سعی کردیم جناب آقای رئیس را خسته نکنیم.

ایشان تا جایی که سعی داشت یا به طور ناخداگاه مصاحبه را از آنچه را که هدف بود با سؤالات خود در مقابل سؤالات ما دور می ساخت و دیگر مشکلات شرکت را جهت مکانیزه کردن با ما طرح سعی کردیم طبق گفتار استاد تمام مراحل مصاحبه را یادداشت برداری و ضبط کنیم که مبادا بعداً دچار مشکل شویم.

2-2-بعد از مصاحبه بعد از انجام مصاحبه و بدست آوردن پاسخ سؤالات خود را با دوستان به گفتگو نشستیم و انتظارات شرکت را در مکانیزه کردن آن و توانایی خود مورد بررسی قرار دادیم.

که آیا می توانیم انتظارات شرکت را برطرف کنیم که ما موفق به انجام این کار شدیم و طبق اصول مکانیزیون شروع به کار کردیم و بعد از اخذ قرار داد و گرفتن قسمتی از مبلغ قرارداد شروع به کار کردیم.

2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود : سیستم موجود شرکت همانگونه که بیان شد یک سیستم دستی بود که با مشکلات زیادی مواجه بود .

تعداد نفرات نسبتاً زیاد و اشتباهات متعدد که بعضاً برای پیدا کردن و رفع یک مشکل روزها وقت صرف می شد این مشکلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط کارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .

2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود : بخش مالی شرکت سه اتاق داشت شامل یک نفر رئیس امور مالی یک نفر رئیس حسابداری و 6 نفر کارمند حسابداری بود که همواره کارهای آنان عقب افتاده بود و به روایت یکی از همان کارمندان روزهای آخر تیرماه که می بایست حسابهای سال قبل بسته شود چیزی شبیه روزها و شبهای خاصی است که مرخصی ها لغو و تا دیروقت کارمندان مشغول کار بودند و حتی فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .

2-5-مشکلات و نیازمندیهای سیستم موجود : فکر می کنم تنها قسمتی که راجع به آن هرچه گفته شود کم است این قسمت می باشد ولی اگر بخواهیم جمع بندی کنیم مشکلات شامل موارد زیر می باشند : الف-نامرتب بودن و عدم اطمینان از صحت محاسبات و اسناد و مدارک مالی .

ب-بکارگیری انرژی نیروی کار و هزینه زیاد برای پرسنل مالی ج-برخوردهای نامطلوب که بین مسئولین شرکت و کارکنان مالی غالباً پیش می آمد و همواره روحیه پرسنل بدلیل اشکالات متعدد و عقب بودن کارها و فعالیت بیش از حد آنان بد و نامطلوب بود .

د-عقب بودن کارهای جاری و ملزم نبودن کارمندان به رعایت برخی از اصول و قواعد کاری فصل سوم : امکان سنجی 3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی : پیشنهاد کننده تهیه نرم افزار رئیس امور مالی بود که به تایید مدیر عامل شرکت نیز رسیده بود و کار بررسیهای اولیه از آبان سال 84 آغاز گردید و پس از انجام مرحله شناخت سیستم موجود که حدود یک ماه طول کشید (و طی 8 جلسه مراجعه به شرکت) گزارش به مدیریت شرکت ارائه نمودیم و در آن راه حل و روش پیشنهادی ما طراحی و تهیه یک نرم افزار و تبعیت شرکت از گردش کار مورد نیاز سیستم بود .

در سیستم پیشنهادی ما که خیلی ساده نیز در نظر گرفته شده بود موظف بودند اسناد مالی را مرتب و پشت سرهم وارد سیستم نمائید و گزارشات تفصیلی ، معین و کل را خود سیستم چاپ می نمود .

اشکالات اسناد باید بموقع برطرف می گردید تا بتوانند سند بعدی را وارد کامپیوتر نمایند و همچنین دیگر نیاز به نوشتن دفاتر کل و معین نداشتند .

3-2-معایب و محاسن سیستم جدید : سیستم جدید محاسن متعددی داشت و یا به روایتی دیگر کلیه مشکلات مورد نظر آنان را پاسخگو بود ولی معایبی هم داشت که مثلاً کارکنان موظف می شدند آموزشهایی در زمینه کارکردن با سیستم جدید پیدا نمایند و از طرفی تعدادی نیز بیکار می شدند که در گفتگویی که با مدیریت شرکت بعمل آمد هماهنگ شد در پایان یک دوره آموزش کامپیوتر و نحوه کار با سیستم برای پرسنل گذاشته شوند و کسانی که تمایل ندارند در بخش دیگری از شرکت که شدیداً با کمبود پرسنل مواجه بودند بکار گرفته شوند .

همچنین ضرورت داشت که کارها قانونمند انجام گردد .

فصل چهارم : تجزیه و تحلیل و طراحی 4-1-شرح و مشخصات سیستم پیشنهادی سیستم پیشنهادی ما که شرح کامل و مفصل آن در صفحات بعدی آمده است یک سیستم مکانیزه خواهد بود که ضرورت دارد اسناد حسابداری توسط آن به کامپیوتر داده شود و در نهایت گردشی و تراز حسابها توسط سیستم گرفته شده و ارائه گردد و در صورت نیاز کاربر گردش و تراز بر روی چاپگر نیز چاپ گردد جزئیات و چگونگی این سیستم و همچنین روش پیاده سازی آن در صفحات بعدی به تفصیل بیان شده است .

4-2-توضیح نمودار CPM در نمودار CPM همان طور که مشاهده می کنید هیچ گونه مسیر بحرانی وجود ندارد و کار آسانی را در پیش گرفتیم که مسیر بحرانی نداشت این یکی از خوبی های این پروژه بود.

وگرنه ما باید یک مسیر طولانی را به دو مسیر کوتاه تقسیم می کردیم و یک نفر به عنوان تحلیلگر اضافی استخدام می کردیم که همه اینها خود مشکلاتی را نیز در بر داشت و هزینه را نیز بالا می برد در نمودار CPM همان طور که مشاهده می کنید هیچ گونه مسیر بحرانی وجود ندارد و کار آسانی را در پیش گرفتیم که مسیر بحرانی نداشت این یکی از خوبی های این پروژه بود.

وگرنه ما باید یک مسیر طولانی را به دو مسیر کوتاه تقسیم می کردیم و یک نفر به عنوان تحلیلگر اضافی استخدام می کردیم که همه اینها خود مشکلاتی را نیز در بر داشت و هزینه را نیز بالا می برد.

a - تجزیه و تحلیل و طراحی b - نوشتن برنامه ها c - تست برنامه ها با Data های متنوع d - مستندسازی e - آموزش کار با سیستم به پرسنل f - اجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن 4-3- نمودارهای DFD نمودارمفهومی: 4-4- نمودار سطح سیستم : 4-5-توضیح نمودار Gantt این نمودار به ما تمامی زمانی که هر یک فعالیت طی می کند تا سیستم تکمیل شود نشان می دهد و توسط این نمودار ما توانستیم بگوئیم که هر فعالیت ما در چه زمانی و در چه موقعیتی می تواند شروع شود تا ما بتوانیم فعالیت دیگرمان را نیز شروع کنیم که ببینیم این فعالیت پیشنیاز دارد یا خیر.

نمودار cantt نمودار خوبی بود که ما توانستیم توسط آن نمودار CPM این سیستم را نیز بکشیم و طراحی کنیم.

a - تجزیه و تحلیل و طراحی b - نوشتن برنامه ها c - تست برنامه ها با Data های متنوع d - مستندسازی e - آموزش کار با سیستم به پرسنل f - اجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن 4-6-توضیح نمودار Top down sidign ما پس از رسم این نمودار تمام برنامه ای که خروجی دارند را مشخص کردیم که بدانیم کدام برنامه خروجی دارد تا توسط آن بتواند نمودارها و فرم خروجی آن را بکشیم .

تعیین خروجی ها به ما خیلی کمک کرد ما بتوانیم به برنامه نویس خود خروجی ها را بدهیم و آن برنامه نویسی کند و فرم خروجی آن را برای ما بکشد .

4-7- شرح ورودیهای سیستم ورودیهای سیستم عمدتاً به دو بخش تقسیم می شوند .

اول تعریف کدهای کل ، معین و تفضیلی و دوم وارد کردن سندهای حسابداری است که تعریف کدهای کل و معین و تفضیلی بستگی به نظر قسمت مالی شرکت داشته و خودشان با توجه به موجودیت های مالی که با آن سروکار دارند آنها را تعریف می نمایند و پس از تعریف آنها در ابتدای سال مالی بعد از آن از آنها استفاده می کنند .

4-8- شرح خروجیهای سیستم در قسمت گزارشات سیستم سه گزینه به شرح زیر وجود دارد : الف-گردش حساب : در گردش حساب ابتدا گردش کل یا معین و یا تفضیلی را انتخاب می نمائیم و سپس با تعیین از یک کد تا یک کد دیگرو از یک تاریخ تا یک تاریخ دیگر از گردش حساب یک کد که یا تعدادی کد در یک محدوده زمانی دلخواه گزارش گرفت .

لازم به ذکر است که کلیه گزارشات ابتدا روی مانیتور مشاهده و در صورت تمایل می توان آنها را روی چاپگر فرستاده و از آنها پرینت گرفت .

ب- تراز : در این گزینه ابتدا باید تعیین نمود که کدامیک از ترازهای کل یا معین و یا تفضیلی را می خواهیم گزارش بگیریم و سپس بعد از این انتخاب از یک کد تا کد دیگر و از یک تاریخ تا تاریخ دیگری را تعیین می نمائیم و تراز مورد نظر را در آن فاصله مشاهده می کنیم .

ضمناً در صورت نیاز می توانیم گزارش را روی چاپگر نیز بفرستیم .

ج- صورت اسناد : با انتخاب این گزینه می توانیم صورت کلی (شامل شماره سند وتاریخ شرح سندها) را ببینیم و یا ریز اسناد موجود را انتخاب و اسناد را بطور کامل همراه با بندهای هر سند مشاهده نمائیم.

4-9-منوهای اصلی سیستم منوی اصلی سیستم شامل چهار قسمت ورودی اطلاعات ، گزارشات ، مدیریت سیستم و جدول کدها می باشد که در قسمت ورود اطلاعات امکان وارد کردن اسناد حسابداری و همچنین تغییر و تصحیح اسناد فراهم می باشد و در قسمت گزارشات نیز امکان اخذ گزارشهای مختلف وجود دارد .

در قسمت جدول کدها می توان کدهای کل ، معینی و تفضیلی را ایجاد و یا حذف نموده و یا تغییر داد و اما در قسمت مدیریت سیستم امکان تعریف پسوورد ورود به سیستم و امکان اخذ Backup از اطلاعات وارد شده فراهم می باشد.

لازم به تذکر است در منوی جداگانه ای که در سیستم پیش بینی شده ، امکان برگرداندن اطلاعات Backup گرفته شده و همچنین ایجاد سند اختتامیه و افتتاحیه توسط خود سیستم پیش بینی گردیده است .

4-10- نام برنامه ها و شرح هر کدام بطور کلی وظیفه انجام کار هر گزینه ای از منوی اصلی سیستم بعهده یک برنامه گذاشته شده است که بشرح زیر می باشد : 4-11- نام فایلها و شرح آنها و فایلهای ایندکس آن بجز فایلهای برنامه که در قسمت بالا نام آنها ذکر گردید تعداد فایل جهت نگهداری Data و اطلاعات وارد شده به سیستم پیش بینی شده است که بشرح زیر در خصوص آنها توضیح داده می شود : الف- فایل Jfile.DBF - بررسی نگهداری اطلاعات مربوط به کدهای کل، معین و تفضیلی با فیلدهای زیر : ب- فایل Jfile.Idx - که فایل ایندکس برای Jfile.DBF می باشد که براساس فیلد Jcodeko و در داخل آن Jcodemoin و سپس داخل آن بر اساس Jcodetafz ایندکس زده شده است .

ج- فایل Mfile.DBF که برای نگهداری تیترهای اسناد وارده می باشد و دارای فیلدهای زیر است : د- فایل Mfile.Idx که فایل ایندکس برای Mfile.DBF می باشد که بر اساس فیلد MNO (شماره سند) ایندکس زده شده است .

هـ - فایل Tfile.DBF که فایل نگهداری اطلاعات مفاد سند (آرتیکل های اسناد) می باشد و دارای فیلدهای زیر است : و- فایل Tfile.Idx - که فایل ایندکس برای Tfile.DBF می باشد که بر اساس فیلد TNO (شماره سند) ایندکس زده شده است .

4-12-مشخصات و سخت افزار مورد نیاز جهت اجرای سیستم حداقل سخت افزار مورد نیاز برای اجرای سیستم یک دستگاه کامپیوتر pentium3 با حداقل 128 مگابایت رم و 40 گیگابایت هارد دیسک می باشد که البته تجهیزات فوق امروزه بسیار پیش پا افتاده می باشد .

و در صورت درشتی اطلاعات حجیم برای درشتی سرعت مطلوب لازم است از سخت افزار قوی تری استفاده گردد .

بدیهی است جهت اخذ پرینت بر روی کاغذ لازم است از یک دستگاه چاپگر مناسب (که در اینجا چاپگر Epson-2170 توصیه می گردد ) استفاده شود .

فهرست مطالب عنوان صفحه فصل اول (مقدمه) 1 1-1-قدردانی و تشکر 1 1-2-مقدمه 2 فصل دوم (شناخت سیستم موجود) 3 2-1-قبل از مصاحبه 3 2-2-بعد از مصاحبه 4 2-3-شرح و وضعیت سیستم موجود 4 2-4-شرح فعالیت افراد و امکانات موجود 5 2-5-مشکلات و نیازمندی های سیستم موجود 5 فصل سوم (امکان سنجی) 7 3-1-راه حل و چگونگی روش پیشنهادی 7 3-2-معایب و محاسن سیستم جدید 8 فصل چهارم (طراحی) 9 4-1-شرح مشخصات سیستم پیشنهادی 9 4-2-توضیح نمودار CPM 9 عنوان صفحه 4-3-نمودار DFD 11 4-4-نمودار سطح سیستم 11 4-5-توضیح نمودار Gantt 12 4-6-توضیح نمودار Top Down Design 13 4-7-شرح ورودیهای سیستم 15 4-8-شرح خروجیهای سیستم 15 4-9-منوهای اصلی سیستم 16 4-10-نام برنامه ها و شرح هرکدام 18 4-11-نام فایلها و شرح آنها و فایل های ایندکس آنها 19 4-12-مشخصات و سخت افزار مورد نیاز جهت اجرای سیستم 21 زمان و نوع فعالیت123456789101112تجزیه تحلیل و طراحینوشتن برنامه هاTest با data های متنوعمستند سازیآموزش کار با سیستم به پرسنلاجرای برنامه با داده های واقعی و کنترل آن Aفعالیت a3Bفعالیت b5ACفعالیت c1BDفعالیت d1A,b,cEفعالیت e1Dfفعالیت F1E نام برنامهشرح مختصر وظیفه آنPHesبرنامه اصلی که منوی اصلی سیستم را فعال می نمایدPAddوظیفه اضافه کردن یک سند حسابداری به سیستم را بعهده دارد.PSee‌در‌اسناد‌ وارد ‌شده‌ قبلی تغییر و تبدیل‌ ‌ایجاد ‌می کند .PGard 1این برنامه گزارش گردش حسابهای کل را می دهد .PGard 2این برنامه گزارش گردش حسابهای معین را می دهد .PGard 3این برنامه گزارش گردش حسابهای تفضیلی را می دهد .PTaraz 1این برنامه گزارش تراز کل را می دهد .PTaraz 2این برنامه گزارش تراز معین را می دهد .PTaraz 3این برنامه گزارش تراز تفضیلی را می دهد .PAsnad 1این برنامه لیست کلی اسناد را می دهد .PAsnad 2این برنامه لیست اسناد را به ریز می دهد .PCode 1این برنامه کد کل را ایجاد و یا حذف و تغییرمی دهد .PCode 2این برنامه کد معینی را ایجاد می کند و یا حذف و تغییرمی دهد .PCode 3این برنامه کد تفضیلی را ایجاد می کند و یا حذف و تغییر می دهد.PBackبرنامه گرفتن Backup از اطلاعات سیستم.PPassبرنامه عهده دار تعریف و تعویض پسوردهای ورود به سیستم .

ردیفنامTypeطولشرح1 2 3 4Jcodekol Jcodemoin Jcodetafz JsharhNumeric Numeric Numeric Character4 بایت 2 بایت 2 بایت 30بایتکد محل کد معین کد تفضیلی شرح کد ردیفنامTypeطولشرح1 2 3 4MNO Mdate Msharh MpassNumeric Character Character Character6 8 60 8شماره سند تاریخ سند شرح سند پسورد کاربر وارد کننده سند ردیفنامTypeطولشرح1 2 3 4 5TNO TcodeKol TcodeMoin TecodeTafz TsharhNumeric Character Character Character Character6بایت 4 بایت 2 بایت 3 بایت 40 بایتشماره سند کد محل کد معین کد تفضیلی شرح مربوط به هزینه از سند 6 7 8 9 10 11TBedTafz TBesTafz TBedmoin TBesmoin TBedKol TbeskolNumeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric12 بایت 12 بایت 12 بایت 12 بایت 12 بایت 12 بایتمبلغ بدهکار تفضیلی مبلغ بستانکار تفضیلی مبلغ بدهکار معین مبلغ بستانکار معین مبلغ بدهکار کل مبلغ بستانکار کل