مدیریت نوین هتلداری
سیستم های ویژه
تکنولوژی (فناوری) با سرعت زیادی در حال رشد است، به طوری که در دهه ی گذشته پیشرفت سیستم های مختلف ، به شکل قابل توجهی ،عملکرد هتل و خدمات مورد نیاز مهمانان را تغییر داده است. به کار گیری تقریبا جهانی ابزارهای کامپیوتری برای کنترل ورود و خروج، تماس های خودکار، سرویس های بیدار باش، فقل های الکترونیکی اتاق مهمان، سیستم های امنیتی پیچیده و کنفرانس از راه دور و .... پیشرفت هایی هستند که در پایان قرن بیستم شکل گرفته اند.
در یک تقسیم بندی عمومی این سیستم ها به 6 دسته ی بزرگ تقسیم می شوند:
1- پردازش اطلاعات
2- ارتباط از راه دور
3- کنترل انرژی
4- سیستم های حفاظتی
5- سیستم های امنیتی
6- سیستم های صوتی و تصویری
پردازش اطلاعات
سیستم های رزرو کامپیوتری ، برای اولین بار توسط شرایتون در سال 1956 سازماندهی شد و بعدها در اوایل 1960 توسط Holiday Inns توسعه یافت . هم اکنون اکثر هتل های بزرگ زنجیره ای دارای سیستم های رزرو بین المللی کامپیوتری مخصوص به خود می باشند. این سیستم ها مبتنی بر اینترنت و یا تلفن هستند.
یکی از اصلی ترین سیستم های عملیات کامپیوتری هتل ، سیستم مدیریت زمین (PMS ) است . این سیستم یکپارچه، بسیاری از مکان های کارکردی هتل را به یکدیگر مرتبط می سازد و امکانات دستیابی به شبکه ی رزرو هتل را فراهم می کند و کارت های اعتباری معتبر را قبول می کند. سیستم PMS، مجموعه ای از هزینه های بالقوه ی مهمانان مانند هزینه ی رستوران ، هزینه ی اتاق مهمان ، تلفن های راه دور و سیستم های عمومی ادارات را در بر می گیرد. یکی از مهمترین امکانات سیستم پذیرش الکترونیکی این است که به آسانی لیست اتاق های موجود را تشخیص می دهد و اطلاعات مهمانان شامل اولویت اتاق و همچنین عضویت در برنامه ها را به طور مداوم ردیابی می کند.
هرکدام از این سیستم ها دارای امکانات جدیدی هستند که در آینده با نوآوری های بسیاری همراه خواهد بود. برای مثال استفاده ی بیشتر از صقحات شنیداری و دیداری و ... یکی از توانایی های این گونه سیستم ها ست که در کنار امکانات و خدمات رایج در هتل مورد استفاده قرار می گیرد. برخی کاربردهای سیستم اوتوماسیون هتل، شامل موارد ذیل است:
رزرو مهمان
- پذیرش مهمان و فایل حسابداری (لیستی از هزینه های مهمان برای اتاق ، غذا و نوشیدنی و تلفن و ....)
- حسابداری شامل حسابرسی شبانه ، حساب های جاری ، حساب های قابل پرداخت و دفترچه حساب عمومی
- حسابداری آژانس های مسافرتی ( صورت کارمزدهایی که باید پرداخته شوند)
- گزارشات عملکرد ماهیانه و روزانه
- گزارشات پرداخت
- لیست موجودی
با سرمشق گرفتن از شرکت های هواپیمایی ، هتل ها و اقامتگا های بزرگ از تکنیک مدیریت بهره وری استفاده می کنند. گاهی اوقات این سیستم ها را مدیریت درآمد نیز می نامند، این سیستم ها باید با PMS ترکیب شوند و بین پیشینه ی قبلی با رزروهای موجود ارتباط برقرار کنند تا نیازهای آتی را پیش بینی کنند. هدف تعدیل قیمت اتاق ها به منطور بالا بردن درآمد کلی آن هاست . در گذشته اغلب اوقات مدیر هتل برای قیمت اتاق ها تخفیف می داد تا رزرو هتل را افزایش دهد. اما برنامه مدیریت بهره وری به الگوهای تاریخی توجه دارد برای مثال پذیرایی از مهمانان فقط در روزهای تعطیل است، از این رو میزان تخفیف را برای کسب درآمد بیشتر حذف می کند. سیستم ممکن است رزرو یک شب با قیمتی بالاتر را نپذیرد، زمانی که بداند مهمانان دیگری هستند که زمان طولانی تر در هتل می مانند.
یکی از سیستم های رایج ، سیستم مربوط به واحد فروش است که شامل رستوران ها و استراحتگاه های هتل می شود. سیستم برای سرور این امکان را فراهم می آورد که سفارش را در ترمینال واقع در اتاق نهارخوری قرار دهد. ، سیستم ، سفارش را در آشپزخانه پرینت می گیرد و در آنجا غذا را آماده می کند. علاوه بر صرفه جویی در زمان بخش رستوران ، خطای محاسبه در صورت حساب نهایی نیز کاهش می یابد و هزینه را فی الفور به حساب اتاق مهمان اضافه می کند و گزارشات روزانه ی حسابداری و صورت غذا را تحلیل می کند.
فروشندگانی که در پی رفع نیازهای خصوصی هتل یا اقامتگاه خاصی می باشند، نه تنها باید تجهیزات کامپیوتری و سخت افزاری را برای هتل خریداری کنند، بلکه بایستی آن ها را برای مطابقت با نیاز های هتل اصلاح کنند.
ارتباطات از راه دور
دومین منطقه ی تکنولوژی که تأثیر بسزایی بر صنعت هتل داری داشته است ارتباطات از راه دور است. یکی از مهم ترین سیستم های این حوضه که مهمان نیز از آن راضی است، سیستم نلفن است که بر اساس PBX یا سانترال داخلی قرار گرفته است. سیستم های الکترونیکی امروزی همان مزایایی را که مهمانان در داخل خانه یا محل کار از آن برخوردارند را ارائه می دهند. شماره گیری سریع، ارسال داده (چنانچه مهمان لپ تاپ داشته باشد)، صندوق صوتی، نمایش شماره مبداء، امکانات برای کنترل کردن شامل کنترل کردن از راه دوردرهای اتاق، باز یا بسته کردن پرده ها، فراهم آوردن اطلاعات ضد حریق از طریق بلندگوی اعلام پیام اضطرای و ...هشدار اتوماتیک به برجک هتل، زمانی که مهمانی از اتاق خود تماس اضطراری می گیرد، ارسال هشدارهای رد یاب دود یا حرکت به میز پذیرش از حسگر های امنیتی دیگر، اعلام وضعیت اتاق های پر برای تمیز کردن آن ها و آماده سازی اتاق های خالی و سیستم حساب گر تلفن این امکان را برای هتل فراهم می آورند تا به طور خودکار تماس راه دور را تشخیص دهند و با فراهم آوردن فهرستی دقیق از شماره های گرفته شده هزینه تماس را از مهمان اخذ کنند.