دانلود تحقیق مدیریت زمان

چکیده :‌

استفاده ی مؤثر و اثر بخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه ی کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارت ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. این مقاله به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار ارائه می کند.

 مقدمه:

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آن ها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های نو محیطی فراهم آوردند که تقریباً در مدت زمان کم میتوان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریع تر و آسان تر انجام داد اما تمایل به سریع تر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روزبیشتر می شود. این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله ی قدیمی است، مسئله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری، در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما،‌چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن رو به رو شویم تا در زندگی موفق شویم. در ادامه یک تعریفی از مدیریت زمان ارائه می کنیم، و ابعاد مدیریت زمان را تشریح می نماییم. مراحل مدیریت زمان را بیان می کنیم. مزایا و فواید مدیریت زمان،‌چرخه ی فرآیند مدیریت زمان مؤثر و اصول عمومی مدیریت زمان را توضیح می دهیم. 

 اصول عمومی مدیریت زمان

     مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می دهیم . ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می دهیم.

   احتمالاً روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت(دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

   ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیتها را حذف کنید. هم چنین زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری ، مدت زمانی که واقعاً کار می کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش زمان کاهش استرس در زندگی. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی وجسمی می شود.

 2-1 -چگونه وقت خود را می گذرانید؟

     وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید

 بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی حال و...) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهد، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.

    پس از ثبت فعالیت ها برای چندین روز، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ،‌فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید. وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند،‌زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی،‌یعنی اولویت بندی فعالیتها، ‌به شما کمک خواهد کرد.

 2-2 -اولویت بندی فعالیت ها

    الویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را بدنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید.

    برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید . در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید.

    در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید . در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیر ضروری زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان  خود می دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.

 2-3 -برنامه ریزی

    برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند. در برنامه ریزی شخصی، برنامه ریزی ازطریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود. دربرنامه ریزی حرفه ای ،‌برنامه ریزی پروژه محور است. برنامه ریزی پروژه باید از طریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود.

   روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ریزی رسمی یا غیره یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورا قابلیت های خود دست یابید.

    دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حداکثر دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد.