دانلود تحقیق برقراری ارتباط در مدیریت

سازمان ها و ادارات یکی از ارکان اصلی در جامعه انسانی هستند و مدیریت و رهبری در سازمان از مهمترین شاخصهای ادامه حیات، پویایی ، بالندگی و یا نابودی آنها می باشد.پیشرفت های گوناگون و متنوع در علم فناوری ، مدیریت سازمان ها را از حالت سنتی خارج نموده و با تغییر و تحول سازمانی، مدیریت پویا جایگزین مدیریت سنتی شده است.امروزه سازمانها علاوه بر وظایف سنتی و ماهوی خود که همانا تحقق اهداف سازمانی و غایی سازمان می باشد میبایست پاسخگوی خواستها و انتقادات جامعه بیرونی و درونی سازمان خویش باشد.

همگام با پیشرفتهای روز و علم مدیریت پویا ،سازمانها می باید تحولاتی آگاهانه و نوآوری های مفید را به مرحله اجرا بگذارند.شدت و تاثیر کارایی تغییر و تحولات سازمانی به اندازه ایی است که نیاز به روش های جدید و تکامل یافته برای مقابله و هماهنگی و تطبیق با آنرا ایجاد می نماید.مدیران پویا و کارآمد امروزه میبایست علاوه بر وظایفی مانند برنامه ریزی ، سازماندهی و نظارت باید اثربخشی و بکارگیری علم تغییر و تحول سازمانی را نیز سرلوحه امور خود قرار دهند.امروزه در سطح گسترده و عمومی ، سازمانها با تغییر و تحول مواجه اند در حالی که برخی از آنان برای سازگاری و همسازی با اینگونه تغییر و تحولات آماده نمی باشند.بنابراین مدیریت سازمانها علاوه بر اینکه باید در برابر محیط متغیر، سازگار و انعطاف پذیر باشند بلکه باید توانایی تشخیص مشکلات و بکارگیری برنامه های تغییر و تحول سازمانی را دارا باشند.زیرا سازمانها ایستا نیستند و به طور مداوم و مستمر با عوامل خارجی و درونی در کشمکش می باشند.

تغییر بینش مخاطبین قوانین جدید و تغییرات فناوری عواملی برای انطباق و سازگار سازمان با تغییرات محیطی است.

تحول سازمانی یکی از مهمترین عوامل بهره وری در سازمان ها و جامعه منابع انسانی است.

شکوفایی و رشد هر جامعه ای منوط به ارتقای و پرورش منابع انسانیو توانمند سازی نیرو های آن جامعه است.

در این راستای مسئولان سازمان ها با یاری کارشناسان رفتاری و منابع انسانی میبایست توجه خاصی را به پرورش کارکنان مبذول دارند.توانمندسازی و تقویت منابع انسانی به معنی قدرت بخشیدن و ارتقای قدرت فکری و عملی کارکنان است بدین معنی که به افراد کمک کنیم تا احساس اعتماد به نفس خود را بخشند و نیز بر احساس و تفکر ناتوانی و درماندگی خود غالب شوند.

همچنین بدین معنی است که در افراد شور و شوق کار و فعالیت ایجاد کنیم.تقویت قدرت کاری کارکنان با یکدیگر متفاوت است ، قدرت مانند توانمند سازی به دلالت بر توانایی انجام کارها به وسیله دیگران دارد.

اما  قدرت و توانمندسازی یک چیز نیستند ، افراد ممکن است هم قدرت داشته باشند و هم توانمند شوند.

با توجه به این امراگرچه کسی میتواند به فرد دیگری قدرت ببخشد،اما فرد باید توانمند شدن را برای خودش بپذیرد.در سطح سازمانی عوامل بیرونی و درونی موجبات تغییر و تحول را در سازمانها فراهم می نماید عوامل بیرونی شامل هرگونه سیاست تحمیلی قانون و مقررات سازمانی و عوامل درونی شامل رفتار مردم ، نگرش ها و ارزش و فناوری علم روز می باشد.در این مرحله رهبری و مدیریت تحول می بایست در موقعیتهای مختلف نقش رهبری خود را بصورت کامل ایفا نماید.

رهبری بیشتر از مدیریت در جریان هرگونه تغییر و تحول مورد نیاز خواهد بود.

مدیریت فعالیتهای های سازمان را برنامه ریزی و سازماندهی و کنترل می نماید.

اما آن رهبری است که افراد را ترغیب می کند و موجب تغییرات ضروری در نگرش و رفتار درکار می شود.

سازمان

برای بررسی دقیق‌تر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات می‌پردازیم.

سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود.

مجموعه ای که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام دارای اهداف سازمانی می‌باشد.

این مجموعه برای انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است.

هیچ سازمانی نمی‌تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیطهای اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می‌گذارند و هم از آنها تاثیر می‌پذیرند احاطه شده اند.

برای هریک از افراد در یک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که یک المان منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است.

درحقیقت برای یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد.

درحقیقت برای یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد.

ارتباط برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود.

در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌‌شود.

ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است.

بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست.

ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه ها و عقاید و واقعیتها به گونه ای که گیرنده، آنها را دریافت و درک کند.

به عبارت دیگر ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن افراد در صدد بر‌می‌آیند تا در سایه مبادله پیامهای نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند.

همچنین می‌توان این تقسیم بندی را برای مفهوم ارتباطات ارائه داد: 1- ارتباطات عبارت است از فرایند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر.

2- ارتباطات عبارت است از فرآیند انتقال اطلاعات ، معانی و مفاهیم در بین افراد در سازمان با واسطه یا بدون واسطه .

3- ارتباطات عبارت است از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار سازمانی .

4- ارتباطات عبارت است از تبادل اطلاعات و انتقال معانی ، مفاهیم و احساسها بین افراد در سازمان.

ارکان اصلی فرایند ارتباطات جان کاتر(John kotter) ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است : یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد .

در این شکل ساده می توان الگویی به طریق گیرنده پیام.

الگوی مزبور نشان زیر ارائه کرد .

فرستنده پیام یک ارتباط سه رکن اصلی وجود پیام می‌دهد که در دارد.

بدیهی است که اگر یکی از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمی‌گردد.

در یک فرآیند ارتباط هفت بخش وجود دارد : - فرستنده پیام یا منبع پیام Sender) ) : آغازگر ارتباط است.

در یک سازمان، فرستنده پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد .

- به رمز درآوردن پیام (Encoding) : زمانی انجام می شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد.

به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود .

- پیام(Message): اطلاعاتی است که فرستنده پیام آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است.

پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگری آن را دریافت و درک کند.

- کانال یا مجرای ارتباطی(Channel): وسیله‌ای است برای ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام (مثل هوا برای انتقال صوت).

غالبا نمی توان کانال ارتباطی را از پیام جدا کرد.

- دریافت کننده یا گیرنده پیام(Receiver): شخصی است که اندام های حسی او احساس می کنند که پیام را دریافت کرده اند.

امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند.

- از رمز خارج کردن پیام(Decoding): فرایندی است که به وسیله آن گیرنده پیام، پیام را تفسیر می کند.

گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.

- بازخورد نمودن نتیجه(Feedback): مسیری دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می شود.

بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد.

- پارازیت: پارازیت را می توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می‌کند.

وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد .

انواع ارتباطات پیام عبارت است از شکل عینی شده مفهوم ذهنی موردنظر فرستنده پیام.

پیام ممکن است کلامی و یا غیر کلامی باشد.

پیام کلامی به صورت نوشتار و یا گفتار است و پیام غیر کلامی علائم، اشارات و تصاویر هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می‌روند و دربرگیرنده حرکت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم می‌شود، مثل تصویر پرستاری که انگشت خود را بربینی نهاده و شما را دعوت به سکوت می‌کند.

البته باید بدانیم در همه موارد حرکت یک عضو نمی‌تواند یک مفهوم جهانی به خود بگیرد.

پیام های کلامی به صورت سمعی، بصری، کتبی، سمعی_بصری، بصری_ کتبی، سمعی_ کتبی تقسیم بندی شده‌اند که فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یکی از فعالیتهای سخن گفتن، کاربرد وسیله مکانیکی برای ارسال پیام، عمل تحریر و نوشتن یا ترکیبی از این فعالیتها متناسب با پیامی که می‌خواهد بفرستد استفاده کند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت، گوش دادن، مشاهده، خواندن یا ترکیبی از این فعالیتها متناسب با پیام فرستاده شده، را استفاده کند.

در تقسیم بندی دیگر راه‌های شناخته شده در ایجاد ارتباط، کتبی و شفاهی هستند که در ادامه مزایا و معایب هرکدام را مورد بررسی قرار می‌دهیم: مزایای ارتباطات کتبی: 1- ارتباطات کتبی شواهدی از رویدادها، اقدامات و روند عملیات به دست می‌دهد.

2- سوابق مدون و مکتوبی برای مراجعات بعدی به وجود می‌آورد.

3- امکان سوء تفاهم و تفسیر و تعبیر غلط را کاهش می‌دهد.

4- فرستنده پیام دقت بیشتری می‌کند و بهتر فکر می‌کند.

معایب ارتباطات کتبی: 1- وقت زیادی صرف می‌شود.

2- برای اطمینان از این که گیرنده، پیام را درست دریافت کرده، بازخورد وجود ندارد.

3- مطالب مکتوب قبل از فرا‌رسیدن زمان مناسب برای ابرازشان ممکن است انشاء شوند، در نتیجه کارامدی خود را از دست می‌دهند.

4- به دلیل استفاده از ارتباط کتبی، روابط افراد بیشتر جنبه رسمی پیدا می‌کند.

مزایای ارتباطات شفاهی: 1- ارتباط شفاهی ساده است و وقت کمتری می گیرد و از نظر هزینه ارزان‌تر است.

2- از تاخیر و کاغذ بازی جلوگیری می‌شود.

3- رفاقت در سازمان ایجاد می شود و به دلیل تماس‌های شخصی موجب پدید آمدن احساس تعلق می‌شود.

4- هر گونه سوءتفاهم و تفسیر نادرست برطرف می‌شود.

معایب ارتباطات شفاهی: 1- از ارتباطات شفاهی هیچ گونه سابقه ای برجا نمی‌ماند.

2- ارتباطات شفاهی در جریان عبور از سلسله مراتب سازمان و عبور از افراد مختلف تحریف می‌شود و هر قدر تعداد افرادی که پیام از آنها عبور می‌کند بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است.

3- وقتی فاصله جغرافیایی گیرنده و فرستنده پیام زیاد باشد، ارتباط شفاهی نمی‌تواند به درستی انجام شود.

4- گیرنده پیام ممکن است پیام را بر مبنای برداشت خود تفسیر کند و نه بر اساس مقصود فرستنده پیام.

5- درباره پاسخ های فوری نمی‌توان به دقت اندیشید.

6- نحوه صحبت کردن، تون صدا و حرکات صورت ممکن است معنای متفاوتی به گیرنده پیام القا کند.

در تقسیم بندی دیگر برای ارتباط، ارتباطات به دو دسته یک جانبه و دو جانبه تقسیم می‌شوند: ارتباطات یک جانبه: هر گاه عکس العمل گیرنده پیام نسبت به پیام ابراز نشود، آن ارتباط را یک جانبه گویند.

یعنی در این نوع ارتباط، بازخورد پیام وجود ندارد.

ارتباطات دوجانبه: چنانچه محیط به گونه‌ای باشد که گیرنده عکس العمل ها و نظرات خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده پیام برساند و عملا چنین کند، به این ارتباط، ارتباط دوجانبه می‌گویند.

ممکن است ارتباط دوجانبه در محیطی تبدیل به ارتباط یک جانبه شود، به این صورت که هرگاه فرستنده پیام مطالب دشوار، کسل کننده یا بیش ازحد تخصصی ارائه دهد، تا زمانی که گیرندگان، قادر به دریافت و درک مفاهیم باشند، بازدهی مثبت است ولی هرگاه توان و انرژی گیرندگان برای دریافت و تحلیل ذهنی مفاهیم کاهش یابد در صورتی که فرستنده ادامه بحث را برای زمان دیگری بگذارد ارتباط دوجانبه باقی می‌ماند ولی در صورتی که به ادامه بحث بپردازد، ارتباط یک جانبه می‌شود .

به هر حال باید توجه داشت همانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات را می‌توان یک فرایند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعی وجود داشته باشد، باید فرایند دوطرفه باشد.

در حقیقت ارتباط یک جانبه نباید وجود داشته باشد.

از لحاظ اصولی، این فرایند نیاز به یک فرستنده دارد که پیام را از طریق یک کانال به گیرنده انتقال می‌دهد.

گیرنده، پیام را دریافت می‌کند و سپس بازخورد آن را برمی‌گرداند.

بنابراین هر دو طرف فرایند، هم فرستنده و هم گیرنده هستند.

ضرورت برقراری ارتباط در مدیریت هنری مینتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در ایفای نقش مدیران بیان می‌کند.

با استقرار کانال ارتباطی صحیح بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می‌یابد: 1- رهنمودهای مشخصی برای انجام موفقیت آمیز وظایف به کارکنان ارائه می شود.

2- کارکنان از عملیات و رویه های سازمان مطلع می شوند.

3- به کارکنان آموزش داده می شود که چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

4- کارکنان در مورد عملکرد و اینکه کارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پیشرفت حاصل کنند بازخود لازم را به دست می‌آورند.

5- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهای سازمانی در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد.

6- از آنچه گذشت چنین استنباط می شود که تمامی وظایفی که مدیر انجام می‌دهد به ارتباطات موثر بستگی دارد .

منابع 1.

Carter Mcnamara ,Mba, Phd, Basics In Internal Organizational Communications.

2.

Rev.

Don Burgess , Six "Laws" Of Organizational Communication And Some Of Their Implications For Christian Workers.

3.

Gary L.

Kreps , Northern Illinois University , Organizational Communication Research And Organizational Development 4.

.Dennis Tourish , Owen Hargie , The Crisis Of Management And The Role Of Organizational Communication .

5.

Eric Digest , Aiex, Nola Kortner , Organizational Communication: Research And Practice