دانلود مقاله مدل های مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک

این مقاله به شرح مختصر برنامه ریزی استراتژیک (راهبردی) می پردازد.

برنامه ریزی تعریف می شود و تاثیر تغییر در شرایط بر برنامه ریزی روشن می گردد.

سپس نقش استراتژی (راهبرد) در برنامه ریزی مشخص می شود و برنامه ریزی استراتژیک تعریف می شود.

در پایان مدل برنامه ریزی استراتژیک در سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی (مدل برایسون) شرح داده می شود.

● تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات.

برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد.

برنامه ریزی، تصمیم گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می شود.

برنامه ریزی می تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.

بر طبق این تعریف، تصمیم گیری های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند.

برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است.

حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه گیری هستند.

دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می شوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می شود.

همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرایند تصمیم گیری نیست بلکه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه ای فرایند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم گیری می شود.

برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است.

برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد.

برنامه ها تهیه شده و اجرا می گردند.

● ویژگی های برنامه ریزی

برنامه ریزی یک فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:

1) تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه

2) جمع آوری اطلاعات

3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید

4) تعریف اهداف

5) تامین مقدمات

6) پیش بینی شرایط آینده

7) ساخت زنجیره های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی

8) رتبه بندی و انتخاب گزینه ها

9) تعریف سیاستها

10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه

● انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه ای و برنامه ریزی عمومی دسته بندی می شوند که در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است.

برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد.

برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می توان در قالب برنامه ریزی کوتاه مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه ریزی میان مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته بندی نمود.

● برنامه ریزی استراتژیک

بیشتر برنامه ریزیها براساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل «آرمانها و اهداف طرحها و اقدامات منابع مورد نیاز» می باشند.

در این مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می گردند.

تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاهها، ساختارها، نظامها و .

.

عواملی هستند که بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تاثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می گردند. 

عواملی هستند که بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تاثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می گردند.

برنامه ریزی در شکل عقلایی فوق، ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شکست می گردد.

این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت.

این نگرش زمینه ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد.

برخلاف برنامه ریزی سنتی که در آن آرمانها و اهداف تعیین می شوند هدف برنامه ریزی استراتژیک، تبیین و تدوین استراتژی است.

بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می توان ترکیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بکار برد.

تعاریف مختلف و متفاوتی از استراتژی ارائه شده است.

در اینجا تعریفی ارائه می شود که بتواند مفهوم آن را در برنامه ریزی استراتژیک مشخص نماید.

استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپکتیو، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاهها و جهت حرکت سازمان را نشان می دهد.

استراتژی می تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.

برنامه ریزی استراتژیک گونه ای از برنامه ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژیهاست.

از آنجایی که استراتژی می تواند دارای عمر کوتاه یا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک می تواند برنامه ریزی بلندمدت یا کوتاه مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.

واژه «استراتژیک» معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد در بردارد.

واژه «استراتژی» از کلمه یونانی «استراتگوس» گرفته شده است که به معنای رهبری است.

برنامه ریزی استراتژیک کوششی است ساخت یافته برای اتخاذ تصمیم های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیت ها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شکل داده و مسیر می بخشد.

همانطور که استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز طرق انجام ماموریتهای سازمان را دنبال می کند.

● مزایای برنامه ریزی استراتژیک برنامه ریزی استراتژیک دارای مزایای زیادی است که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود: قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می دهد.

به علاقمند شدن مدیران به سازمان کمک می کند.

تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس العمل در برابر تغییرات را فراهم می کند.

هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می کند.

برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می کند.

به مدیران کمک می کند که درک روشن تری از سازمان داشته باشند.

شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان تر می سازد.

دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می دهد.

قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ارائه می دهد.

به مدیران کمک می کند که تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند.

به نحو موثرتری زمان و منابع را به فرصت های تعیین شده تخصیص می دهد.

هماهنگی در اجرای تاکتیکهایی که برنامه را به سرانجام می رسانند بوجود می آورد.

زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می رساند.

قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می آورد.

ترتیب دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می آورد.

مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می دهد.

مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می شود.

تفکر آینده نگر را تشویق می کند.

برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگیزش ایجاد می کند.

● ویژگی های برنامه ریزی استراتژیک فرایند برنامه ریزی استراتژیک اساساً فرایندی هماهنگ کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می باشد.

هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیک» و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود می برد یا به آنها پاسخ می دهد.

بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یک فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود.

این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه گذاری یا عدم سرمایه گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می گیرند.

حوزه ای که در آن تصمیمات استراتژیک اتخاذ می گردند شامل: (1) محیط عملیاتی سازمان، (2) ماموریت سازمان، (3) اهداف جامع سازمان می باشد.

برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که این عناصر را با یکدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینه های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می سازد و سپس این گزینه ها را بکار گرفته و ارزیابی می کند.

باید توجه داشت که هر فرایند برنامه ریزی استراتژیک زمانی باارزش است که به تصمیم گیرندگان اصلی کمک کند که به صورت استراتژیک فکر کرده و عمل کنند.

برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست بلکه تنها مجموعه ای از مفاهیم است که برای کمک به مدیران در تصمیم گیری استفاده می شود.

می توان گفت که اگر استراتژیک فکر کردن و عمل کردن در فرایند برنامه ریزی استراتژیک به صورت عادت درآید، آنگاه فرایند می تواند کنار گذاشته شود.

● برنامه ریزی استراتژیک در بخش دولتی برنامه ریزی استراتژیک در بخش خصوصی توسعه یافته است.

تجارب اخیر مبین آن است که رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک که در بخش خصوصی تدوین شده اند می توانند به سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی و هم چنین جوامع و دیگر نهادها کمک نمایند تا با محیط های دستخوش تغییر، برخوردی مناسب داشته و به شیوه ای کارسازتر عمل کنند.

البته این به آن معنا نیست که همه رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصی در بخش های عمومی و غیرانتفاعی به یک اندازه کاربرد داشته باشند.

برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیک را بررسی کرده و شرایط بکارگیری آنها را در بخش های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار می دهد و در نهایت خود رویکردی ارائه می دهد که در بخش های عمومی و غیرانتفاعی قابل کاربرد باشد.

● مدل برایسون نمودار آمده در آخر این بخش مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در قالب مدل برایسون را نمایش می دهد.

همانطور که اشاره شد این مدل نتیجه بررسی خصوصیات مدلهای قبلی و رفع نقاط ضعف آنها برای کاربرد در سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی می باشد.

همانطور که ملاحظه می شود این مدل شامل یک فرایند پیوسته (مطابق با تعریف برنامه ریزی) و تکرارپذیر می باشد که پیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد.

در این جا این فرایند در قالب ده مرحله شرح داده می شود.

از خصوصیات این فرایند این است که نتایج حاصل از هر مرحله می تواند در بازنگری یا تکمیل مراحل پیش از آن مورد استفاده قرار گیرند.

مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برایسون به شرح زیر می باشد: ▪ توافق اولیه: در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل می شود.

سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی که باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می شوند.

مراحلی که در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می شوند.

روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین نامه های مورد نیاز برای جلسات و نحوه گزارش دهی مشخص می گردند.

منابع و امکانات لازم تعیین می گردند.

▪ تعیین وظایف: وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «باید هایی» است که سازمان با آنها روبروست.

در این مرحله هدف اینست که سازمان و افراد آن وظایفی را که از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و.

.) به آنها محول شده است شناسایی نمایند.

شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد که بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را که در آن مشغول بکارند نمی دانند و اساسنامه آن را حتی برای یکبار مطالعه نکرده اند.

از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً کلی بوده و تمام فضایی را که سازمان می تواند در آن فعالیت کند تعریف نمی کند.

بنابراین ضروری است که با مطالعه وظایف مکتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (که از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می گردند)، ثانیاً مواردی را که در حیطه اختیارات سازمان قرار می گیرند اما تا بحال کشف نشده اند، شناخت.

▪ تحلیل ذینفعان: ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است که می تواند بر نگرش، منابع یا خروجی های سازمان تاثیر گذارد و یا از خروجی های سازمان تاثیر پذیرد.

تحلیل ذینفعان پیش درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه ماموریت سازمان است.

تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا که رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان کلیدی سازمان است.

اگر سازمان نداند که ذینفعانش چه کسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به کار می برند، و وضعیت عملکردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت هایی را که باید برای ارضای ذینفعان کلیدی خود انجام دهد، شناسایی کند.

▪ تنظیم بیانیه ماموریت سازمان: ماموریت سازمان جملات و عباراتی است که اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزشهای حاکم بر سازمان و نحوه پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص می کند.

علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث ها و فعالیتهای سازنده و موثر را هموار می کند.

توافق بر ماموریت سازمان، تمام فعالیتهای آن را همسو می سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً کارکنان آن را افزایش می دهد.

▪ شناخت محیط سازمان: اساس استراتژیک عمل کردن شناخت شرایط است.

یک بازیکن موفق فوتبال علاوه بر اینکه از توانایی ها و وظایف هر یک از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی می کند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یک از افراد آن را دریابد و با داشتن این ماموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی، در هر لحظه بهترین حرکت را انجام دهد.

برای اینکه یک سازمان نیز در رسیدن به ماموریت خود موفق گردد باید شرایط حاکم بر خود را به خوبی شناسایی نماید.

در این مرحله، محیط خارجی سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می گردند.

در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی ها، خروجی ها، فرایند و عملکرد سازمان مورد مطالعه قرار می گیرند.

▪ تعیین موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان: این مرحله قلب فرایند برنامه ریزی استراتژیک است.

موضوعات استراتژیک تصمیمات سیاسی و اساسی هستند که بر اختیارات، ماموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده کنندگان، هزینه ها، تامین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تاثیر می گذارد.

هدف این مرحله تعیین انتخاب هایی است که سازمان با آنها مواجه است.

▪ تعیین استراتژیها: به منظور پرداختن به هر یک از موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد که در قالب برنامه ها، اهداف، طرحها و .

بیان می شوند.

این اقدامات استراتژی نامیده می شوند.

در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص های منابع که مشخص می کنند سازمان چیست، چه کاری انجام می دهد و چرا آن را انجام می دهد.

استراتژی ها می توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوتی تعریف شوند.

▪ شرح طرحها و اقدامات: این مرحله می تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی که کار برنامه ریزی استراتژیک با تعیین استراتژیها به پایان می رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام می شود این تفکیک صورت گرفته است.

به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیک می گردد.

در این مرحله به منظور اجرای هر یک از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف می گردد.

تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده: در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بکارگیری استراتژی های تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارائه می شود.

این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده می شود که در آن شرحی از ماموریت، استراتژی های اساسی، معیارهای عملکرد، بعضی از قواعد تصمیم گیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همه کارمندان ارائه می شود.

در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست که چه انتظاری از آنها می رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم کاهش می یابد.

▪ برنامه عملیاتی یکساله: در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت های تعیین شده توسط تصمیم گیران، یک برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و کنترل طرحها و اقدامات انجام می شود.

برنامه ریزی استراتژیک سیتم ها و فناوری اطلاعاتی (IT/IS) برنامه ریزی استراتژیک سیتم ها و فناوری اطلاعاتی (IT/IS) عبارت است از فرآیند تشخیص سیستم‌های کاربردی مبتنی برکامپیوتر که سازمان را در اجرای طرح‌های کاری وتحقق اهدافش یاری می‌کند .

برنامه‌ریزی استراتژیک مدت زیادی است که به عنوان یک ضرورت برای بهره‌برداری از منابع بالقوه سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شناخته شده است و بررسی یافته‌های پژوهشی در این خصوص نشان می‌دهد که موانع عمده‌ای بر سر راه چنین برنامه‌ریزی‌های استراتژیک وجود دارد.

این مقاله سعی دارد ضرورت برنامه‌ریزی توسعه‌ای سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی برای نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی ایران را مورد تاکید قرار دهد.

امروزه فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویژگی‌های مهم عصر اطلاعات به شمار می‌رود که امکان طراحی اشکال جدید سازمانی، سیستم های کنترلی جدید ،باز مهندسی فرآیندهای سازمانی و مانند اینها را فراهم ساخته است .

(IT/IS) به ما کمک می‌کند دیوارهایی را فروبریزیم که وظایف، محل‌های جغرافیایی و سطوح مدیریتی را از هم جدا می‌کنند و به ما اجازه می‌دهد شبکه جدیدی از روابط بین اعضای سازمان به وجود آوریم.

در حال حاضر کشورهای جهان از لحاظ به کارگیری سطح فناوری در مراحل مختلف قرار دارند و متناسب با آن از ساخت اجتماعی متفاوتی نیز برخوردار هستند بنابراین ضروری است با برنامه‌ریزی توسعه‌ای مناسب از قابلیت‌های سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی در نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی کشور خود بکوشیم.

استراتژی برنامه‌های توسعه در ایران از منظر برنامه ریزی IS/IT امروزه در اغلب کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه IS/IT یکی از ابزارهای مهم توسعه و پیشرفت محسوب می‌شود و در برنامه‌های توسعه اقتصادی ،اجتماعی و فرهنگی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است.

از یک طرف، برخی از کشورها مانند سنگاپور با اتخاذ استراتژی پیشگامی به موفقیت‌های قابل توجهی دست یافته‌اند.

همانطور که دروگ (1997) اشاره می‌کند، هر چند عمر به کارگیری سیستم‌ها و فناوری اطلاعات در سنگاپور زیاد نیست ،اما با اتکا به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک جزیره هوشمند است و از این رهگذر سطوح بالایی از کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی را تجربه کرده است.

از طرف دیگر در کشورهایی مانند ایران به دلیل شرایط خاص، کمتر به نقش کلیدی این ابزارها در حیات توسعه کشور توجه شده است.

نگاهی به برنامه اول و دوم توسعه کشور نشان می‌دهد که برنامه ریزی IS/IT چندان مورد توجه واقع نشده است و سیاست‌های مناسبی نیز در جهت هدایت سازمان‌ها برای طراحی و استقرار سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی اتخاذ نشده است.

در برنامه سوم توسعه در حوزه‌های فرابخشی سند برنامه، سر فصلی از موضوعات به فناوری اطلاعات به عنوان یکی از محورهای توسعه ملی تصریح و خطوط اصلی توسعه در این حوزه در بخش‌های مختلف نرم افزار، سخت افزار، نیروی انسانی، مخابرات، اطلاعات و مدیریت مورد لحاظ قرار گرفته است.

به رغم چنین تأکیداتی، مجموعه اقدامات عملی دستگاه‌های اجرایی کشور در مقایسه با دیگر کشورها، چندان رضایت بخش نیست اما نمی‌توان انتظار داشت سازمان‌ها در کاربرد سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی به طور جهشی عمل کنند.

اکنون تجربه انباشته سازمان‌ها این امکان را فراهم ساخته است تا با پرداختن به برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری اطلاعاتی، قدم اساسی در فرایند یادگیری سازمانی برداشته شود.

نگرشهای برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS برنامه‌ریزی استراتژیک مدت‌های زیادی است که به عنوان یکی از فعالیتهای بنیادین مدیریت ارشد تشخیص داده شده است.

برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS عبارت است از فرایند تشخیص بدره (Prtfolio) سیستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که به یک سازمان در اجرای برنامه‌های کاری و تحقق اهدافش یاری می‌رساند.

بنابراین نیاز به اجرای ماهرانه برنامه‌های استراتژیک IS/IT هم در مطالعات تجربی و هم تجویزی مورد تأکید قرار گرفته است.

اساساً این مطالعات نشان می‌دهد که کم توجهی به برنامه‌های استراتژیک میتواند به از دست رفتن فرصت‌های زیاد، تلاش‌های اضافی، شکل‌گیری سیستم‌های ناسازگار و ضایع شدن منابع منجر شود.

یکپارچه‌سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف تجربه به‌کارگیری سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران نشان می‌دهد که این سازمان‌ها از نظر بکارگیری IS/IT مراحل اولیه را پشت سر گذاشته و در آستانه ورود به مراحل ثانویه قرار دارند.

یعنی برای بهره گیری از مزایای IS\IT در بخش‌ دولتی و خصوصی نیازمند برنامه ریزی استراتژیک برای طراحی واستقرار سیستم ها و فناوری‌های اطلاعاتی هستند.

به همین دلیل لازم است با ابعاد مختلف چنین برنامه ریزی بیشتر آشنا باشند.

یکی از ویژگی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک IS\IT جامعیت است.

این مفهوم برای توصیف حدود یا قلمرو راهکارها در فرایند برنامه ریزی استراتژیک بکار گرفته می‌شود.

جامعیت یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک است که به وجود ساختار، متون، رویه‌های مکتوب و خط‌مشی‌هایی اشاره دارد که راهنمای فرآیند برنامه‌ریزی است.

تمرکز، به توازن بین خلاقیت و جهت‌گیری نظارتی در درون فرآیند برنامه ریزی استراتژیک اشاره دارد.

جریان نیز به نقش مدیران سازمانی و بخشی در شروع فرآیند برنامه ریزی اشاره دارد و به عنوان یکی از ویژگی‌های مهم برنامه‌ریزی استراتژیک محسوب می‌شود.

از دیگر ویژگی‌های برنامه‌ریزی اسراتژیک مشارکت است یعنی درحالی که جریان برنامه‌ریزی با جهت‌گیری عمودی سیستم برنامه ریزی مرتبط است، مشارکت بر حدود درگیری افراد در برنامه ریزی استراتژیک تأکید دارد.

همچنین یکی از مهم‌ترین ابعاد برنامه‌ریزی در مدیریت استراتژیک که به آزمون سرعت تصمیم‌گیری انطباق‌پذیری استراتژیک می‌پردازد، سازگاری است.

فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک IT\IS برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعات ،زمانی اثر بخش خواهد بود که استراتژی‌های تدوین شده در سطوح سازمانی از سازگاری لازم با خط مشی‌های دولتی برخوردار باشند.

به عبارت دیگر با توجه به ارتباط و تاثیر متقابل سطوح خط مشی گذاری و تدوین استراتژی، سازمان‌ها باید در چارچوب خط‌مشی‌های دولتی ناظر بر IT\IS برنامه ریزی استراتژیک خود را تهیه و تنظیم کنند .

بر اساس نظریات محققان فرایند برنامه ریزی استراتژیک IT\IS شامل مراحل زیر می‌شود: -شروع و آمادگی: در این مرحله مدیریت یک سیستم برنامه‌ریزی را ساماندهی می‌کند و وظایف پروژه و نقش‌ها را تعریف می‌کند.

یک مسئول پروژه انتظارات پروژه را برای تیم برنامه‌ریزی تشریح می‌کند به طوری که همه اعضاء از قلمرو و اهداف پروژه آگاهی پیدا ‌کنند.

- تحلیل استراتژی: سازمانی در این مرحله تیم برنامه ریزی با مدیران مصاحبه می‌کند تا سازمان کار، استراتژی‌های سازمانی، فرآیندهای عمده و نیازهای اطلاعاتی سازمان را مستند کنند.

این اطلاعات سپس در قالب مجموعه‌ای از استراتژی‌ها ترکیب می‌شوند که جهت استراتژیک سازمان را تعریف و پایه مدل سازمانی را شکل می‌دهد.

- ارزیابی IS\IT فعلی: طی مرحله سوم، تیم برنامه ریزی وضعیت سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی را مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا اصلاحات کوتاه مدت برای سیستم‌های موجود را پیشنهاد کند.

- تحلیل عملیات سازمان: در این مرحله مستند‌سازی و اقدامات کاری در سطوح عملیاتی صورت می‌گیرد.

تیم برنامه ریزی با مدیران عملیاتی مصاحبه می‌کند تا نیازهای اطلاعاتی، فرآیندها، استراتژی‌های سازمان را تشخیص ‌دهد.

این داده‌ها مدل حجمی سازمان را نشان می‌دهد.

تیم آن را با نیازهای استراتژیک مدیران ارشد مقایسه می‌کند تا شکاف موجود بین نیازهای ادراکی مدریت ارشد و عملیات نشان دهد.

تیم کاری برنامه‌های کلیدی را برای مستندسازی ساز وکارها و فرایندها به کار می‌گیرد.

- تکمیل مدل سازمانی: در این مرحله مدل سازمانی را نهایی می‌کنند و از طریق مدیریت ارشد، اصلاحات و موارد تکمیلی را مورد بررسی قرار می‌دهند.

سپس تیم مدل را مورد تحلیل قرار داده و زمینه‌های کاری را مشخص می‌کنند.

با استفاده از برنامه‌های کلیدی، مدل سازی به مدل های کاری در زمینهای مختلف تقسیم می‌شود.

استراتژی‌های فرعی، واحد سازمانی داده ها و فرایندهای کاری شکل می‌گیرد.

- تعریف معماری اطلاعات: در مرحله ششم، تیم کاری معماری اطلاعات سازمانی را تعریف می‌کند که شامل سیستم‌های کاربردی، فناوری‌ها، داده‌ها و مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان است.

در این مرحله گامهای اجرایی نیز فهرست می‌شوند.

-طراحی برنامه استراتژیک: IS\IT در این مرحله ، تیم برنامه ریزی پروژه کوتاه مدت و بلند مدت را تعریف می‌کند .

این مرحله شامل تعیین اولویت پروژه‌ها و برآورد هزینه های هر یک از پروژه‌هاست و بعد از تائید بالاترین مقام سازمانی طراحی پروژه‌های اولویت‌دار شروع می‌شود .

- بازبینی و ارزیابی :‌در مرحله هشتم، تیم برنامه ریزی کار خودش را طی برنامه‌ریزی مورد بازبینی و ارزیابی قرار می‌دهد .این ارزیابی فعالیت‌های برنامه ریزی آینده را تکمیل و یادگیری برنامه ریزی موثر را ارتقاء می‌دهد.

-چالش‌های برنامه ریزی استراتژیک IS\IT در ایران روندهایی چون پویایی رقابتی ،جهانی شدن و تغییرات سریع وفناوری اطلاعاتی چالش هایی را در عصر اطلاعات پیش رو دولتها و سازمانها قرار داده است که کشور ما نیز از آن مستثنی نیست .

مهمترین این چالش‌ها عبارتند از :ازتقای آگاهی های سیستم های اطلاعاتی در تمام سطوح سازمانی و ملی، اقدام برای استقاده از فرصتهای IS\IT و استفاده استراتژیک از آنها ،و برنامه ریزی استراتژیک IS\IT و چگونگی تاثیر فناوری اطلاعاتی بر ساختار صنعت یا توازن سیاسی بین ملت‌هاست.

از جمله عوامل بازدارنده استفاده از IS\IT میتوان به ابزار رقابتی سازمانها و کشورها،ارزیابی ارزش استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی و نقش سیستم‌ها و فناوری‌ اطلاعات در کسب مزیت رقابتی اشاره کرد.

بدون شک فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک IS\ITدر ایران به طور جدی توانایی سازمانهای بخش دولتی و خصوصی برای بهره برداری از مزایای فناوری‌ها و سیستم های اطلاعاتی را کاهش می‌دهد .

امروزه نقش استراتژیک IS\IT بر کسی پوشیده نیست همین سبب شده است تا سازمانها مسائل و مشکلات ناشی از طراحی و استقرار و نگهداری آنها را پذیرا باشند، هر چند برای استفاده از فناوری‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی در ایران تلاشهایی صورت گرقته است اما در مقایسه با دیگر کشورها از کمیت و کیفیت کافی برخوردار نیست.

همگام بودن با روند توسعه جهانی یکی از عوامل بازدارنده توسعه سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران محسوب می‌شود.

کم توجهی و بعضاً عدم آگاهی از تحولات اقتصادی مبتنی بر فناوری‌های اطلاعاتی سبب شده که نه تنها سیاست‌های اصولی لازم در این زمینه وضع نشود ، بلکه موضع گیری‌های منفی (با استناد به مسائل اخلاقی ) در مقابل فن‌آوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی نیز لزوم پرداختن به این مهم را به تاخیر انداخته است .

بر این اساس مهم‌ترین چالش‌های پیش‌رو سازمان‌های بخش دولتی در برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شامل: یکپارچه سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف، تغییر نگرش مدیران ارشد، دفع یا تقلیل موانع اجرایی، تغییر نقش بازدارندگی دولت و چگونگی مدیریت در محیط‌های پیچیده است.

بحث و نتیجه‌گیری این نگرش که برای اجتناب از پیامدهای منفی سیستمها و تکنولوژی‌های اطلاعاتی باید با آن مقابله کرد و یا با طراحی و استقرار محدود و گزینشی آن اقدام کرد ،خود از عواملی است که برنامه‌ریزی استراتژیک IS\IT را در ایران به تاخیر انداخته است .

فقدان برنامه ریزی استراتژیک نیز به نوبه خود مسائلی را در اداره امور عمومی و مدیریت اثر بخشی و کارآمد سازمان‌ها ایجاد کرده است که مهم‌ترین آنها عقب ماندگی سازمان‌ها و کشور برای حضور موثر و رقابت در عرصه‌های نوین جهانی است .

در گذشته برندگان اقتصادی کسانی بودند که محصولات و خدمات جدیدی را تولید می‌کردند ، اما در قرن حاضر مزیت رقابتی پایدار بیشتر حاصل فناوری‌های فرآیندی جدید و کمتر حاصل فناوری های تولیدی جدید است و آنچه قبلاً در اولویت قرار داشت اختراع محصولات جدید بود اما در حال حاضر اختراع و تکمیل فرایندهای جدید اهمیت اول را به خود اختصاص داده است .سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعاتی را می‌توان برای خلاقیت در تغییر ساختارهای سازمان و روش‌های عملکرد یک سازمان در رابطه با مشتریان و ارباب رجوع به کار گرفت و از این طریق به مزایای زیادی دست یافت.

به رغم مشکلات در طراحی و اجرای برنامه‌‌های IS\IT خیلی از سازمانها وقت وکوشش را در این راه صرف کرده‌اند.

پژوهشگران این حوزه از طریق بحث وگقتگو با مدیران سازمانهای بخش دولتی و خصوصی تعدادی از مسائلی که سازمانها به واسطه فقدان برنامه ریزی استراتژیک سیستمهای اطلاعاتی با آن مواجه هستند رابه این شرح فهرست کرده‌اند: سرمایه‌گذاری‌های سیستمهای اطلاعاتی از اهداف کاری حمایت نمی‌کنند، سیستم‌هایی که به صورت یکپارچه طراحی نشده‌اند باعث دوباره‌کاری، تاخیر و اتلاف منابع می‌شوند، فقدان ابزاری برای شناخت اولویت‌ها در رابطه با پروژه‌ها و منابع وجود دارد، روشی برای تصمیم گیری در خصوص سطوح منابع مطلوب یا چگونگی زمان به کارگیری منابع خارجی وجود ندارد، اطلاعات مدیریتی ضعیف (ناسازگاری، عدم دقت، کند بودن و در دسترس نبودن و حمایت نکردن فرایندهای تصمیم‌گیری کلیدی) از دیگر موارد است.

سوءتفاهم بین کارکنان متخصص فناوری اطلاعات (تضاد و عدم رضایت ) عدم سازگاری استراتژی‌های فناوری با اولویت کاری وعدم تخصیص سرمایه گذاری‌های زیر ساختی نیز از جمله مواردی است که میتوان به آن اشاره کرد.

همانطورکه اشاره شد فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک IS\IT باعث می‌شود.

سازمان‌ها نتوانند به طور موثر و کارآمد از منابع اطلاعاتی و تکنولوژی خود بهره گیرند .

بنابراین برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی مطابق با نظر محققان کشورهای دیگر یک ضرورت بنیادین در برنامه چهارم توسعه کشور محسوب می‌شود تا از این طریق بتوان به اهداف سه گانه، کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی نائل شد.

هر چند برنامه‌ریزی استراتژیک IS\IT چالش های زیادی را پیش روی مدیران سازمانها قرار می‌دهد، اما نقش هدایتی و تسهیل کنندگی دولت با اتخاذ خط مشی های مناسب در برنامه چهارم توسعه ،بسیار تعیین کننده است.