دانلود مقاله نرم افزار بانک اطلاعاتی

 تاریخچه پایگاه داده
اولین کاربردهای اصطلاح پایگاه داده به June 1963 باز می‌گردد، یعنی زمانی که شرکت System Development Corporation مسئولیت اجرایی یک طرح به نام "توسعه و مدیریت محاسباتی یک پایگاه داده‌ای مرکزی" را بر عهده گرفت.

پایگاه داده به عنوان یک واژه واحد در اوایل دهه 70 در اروپا و در اواخر دهه 70 در خبر نامه‌های معتبر آمریکایی به کار رفت.(بانک داده‌ای یا Databank در اوایل سال 1966 در روزنامه واشنگتن کار رفت)
تصویر:اولین سیستم مدیریت پایگاه داده در دهه 60 گسترش یافت.

از پیشگامان این شاخه چارلز باخمن می‌‌باشد.

مقالات باخمن این را نشان داد که فرضیات او کاربرد بسیار موثرتری برای دسترسی به وسایل ذخیره سازی را محیا می‌‌کند.

در آن زمانها پردازش داده بر پایه کارت های منگنه و نوار های مغناطیسی بود که پردازش سری اطلاعات را مهیا می‌‌کند.

دو نوع مدل داده‌ای در آن زمانها ایجاد شد:CODASYL موجب توسعه مدل شبکه‌ای شدکه ریشه در نظریات باخمن داشت و مدل سلسله مراتبی که توسط North American Rockwell ایجاد شد و بعدا با اقباس از آن شرکت IBM محصولIMS را تولید نمود.
مدل رابطه‌ای توسط E.

F.

Codd در سال 1970 ارائه شد.او مدل های موجود را مورد انتقاد قرار می‌‌داد.

برای مدتی نسبتا طولانی این مدل در مجامع علمی مورد تایید بود.

اولین محصول موفق برای میکرو کامپیوتر ها dBASE بودکه برای سیستم عامل هایCP/M و PC-DOS/MS-DOS ساخته شد.

در جریان سال 1980 پژوهش بر روی مدل توزیع شده (distributed database) و ماشین های دادگانی (database machines) متمرکز شد، اما تاثیر کمی بر بازار گذاشت.

در سال 1990 توجهات به طرف مدل شی گرا(object-oriented databases) جلب شد.

این مدل جهت کنترل داده‌های مرکب لازم بود و به سادگی بر روی پایگاه داده‌های خاص، مهندسی داده(شامل مهندسی نرم افزار منابع) و داده‌های چند رسانه‌ای کار می‌‌کرد.
در سال 2000 نوآوری تازه‌ای رخ داد و دادگان اکس‌ام‌ال (XML) به وجود آمد.

هدف این مدل از بین بردن تفاوت بین مستندات و داده ها است و کمک می‌‌کند که منابع اطلاعاتی چه ساخت یافته باشند یا نه در کنار هم قرار گیرند.

 

انواع دادگان ها

دادِگان (پایگاه داده‌ها یا بانک اطلاعاتی) به مجموعه‌ای از اطلاعات با ساختار منظم و سامانمند گفته می‌شود.

این پایگاه‌های اطلاعاتی معمولاً در قالبی که برای دستگاه‌ها و رایانه‌ها قابل خواندن و قابل دسترسی باشند ذخیره می‌شوند.

البته چنین شیوه ذخیره‌سازی اطلاعات تنها روش موجود نیست و شیوه‌های دیگری مانند ذخیره‌سازی ساده در پرونده‌ها نیز استفاده می‌گردد.

مسئله‌ای که ذخیره‌سازی داده‌ها در دادگان را موثر می‌سازد وجود یک ساختار مفهومی است برای ذخیره‌سازی و روابط بین داده‌ها است.
پایگاه داده در اصل مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات است.این واژه از دانش رایانه سرچشمه می‌‌گیرد ،اما کاربر وسیع و عمومی نیز دارد، این وسعت به اندازه‌ای است که مرکز اروپایی پایگاه داده (که تعاریف خردمندانه‌ای برای پایگاه داده ایجاد می‌‌کند) شامل تعاریف غیر الکترونیکی برای پایگاه داده می‌‌باشد.

در این نوشتار به کاربرد های تکنیکی برای این اصطلاح محدود می‌‌شود.
یک تعریف ممکن این است که: پایگاه داده مجموعه‌ای از رکورد های ذخیره شده در رایانه با یک روش سیستماتیک (اصولی) مثل یک برنامه رایانه‌ای است که می‌‌تواند به سوالات کاربر پاسخ دهد.

برای ذخیره و بازیابی بهتر، هر رکورد معمولا به صورت مجموعه‌ای از اجزای داده‌ای یا رویداد ها سازماندهی می‌‌گردد.

بخش های بازیابی شده در هر پرسش به اطلاعاتی تبدیل می‌‌شود که برای اتخاذ یک تصمیم کاربرد دارد.

برنامه رایانه‌ای که برای مدیریت و پرسش و پاسخ بین پایگاه‌های داده‌ای استفاده می‌‌شود را مدیر سیستم پایگاه داده‌ای یا به اختصار (DBMS) می‌‌نامیم.

خصوصیات و طراحی سیستم های پایگاه داده‌ای در علم اطلاعات مطالعه می‌‌شود.
مفهوم اصلی پایگاه داده این است که پایگاه داده مجموعه‌ای از رکورد ها یا تکه هایی از یک شناخت است.نوعا در یک پایگاه داده توصیف ساخت یافته‌ای برای موجودیت های نگه داری شده در پایگاه داده وجود دارد: این توصیف با یک الگو یا مدل شناخته می‌‌شود.

مدل توصیفی، اشیا پایگاه‌های داده و ارتباط بین آنها را نشان می‌‌دهد.

روش های متفاوتی برای سازماندهی این مدل ها وجود دارد که به آنها مدل های پایگاه داده گوییم.

پرکاربرد‌ترین مدلی که امروزه بسیار استفاده می‌‌شود، مدل رابطه‌ای است که به طور عام به صورت زیر تعریف می‌‌شود: نمایش تمام اطلاعاتی که به فرم جداول مرتبط که هریک از سطر ها و ستونها تشکیل شده است(تعریف حقیقی آن در علم ریاضیات برسی می‌‌شود).

در این مدل وابستگی ها به کمک مقادیر مشترک در بیش از یک جدول نشان داده می‌‌شود.

مدل های دیگری مثل مدل سلسله مراتب و مدل شبکه‌ای به طور صریح تری ارتباط ها را نشان می‌‌دهند.
در مباحث تخصصی تر اصتلاح دادگان یا پایگاه داده به صورت مجموعه‌ای از رکورد های مرتبط با هم تعریف می‌‌شود.

بسیاری از حرفه‌ای ها مجموعه‌ای از داده هایی با خصوصیات یکسان به منظور ایجاد یک پایگاه داده‌ای یکتا استفاده می‌‌کنند.

معمولا DBMS ها بر اساس مدل هایی که استفاده می‌‌کنند تقسیم بندی می‌‌شوند: ارتباطی،شی گرا، شبکه‌ای و امثال آن.

مدل های داده‌ای به تعیین زبانهای دسترسی به پایگاه‌های داده علاقه مند هستند.

بخش قابل توجهی از مهندسی DBMS مستقل از مدل های می‌‌باشد و به فاکتور هایی همچون اجرا، همزمانی،جامعیت و بازیافت از خطاهای سخت افزاری وابسطه است.در این سطح تفاوت های بسیاری بین محصولات وجود دارد.
.   

فصل اول مقدمه مقدمه مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.

به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان Cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.

بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.

باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.

این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.

آشنایی با اکسس اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.

این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.

به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.

شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.

از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.

شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.

نکته : قالب پیش فرض برای پایگاه داده ها جدیدی که توسط اکسس 2002 ایجاد می شوند برای سازگاری بیشتر قالب موجود در اکسس 2000 می باشد .

ازمیان تمام این بخش جدول ها یا برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده می شود .

از بخشهای دیگر به منظور اداره تجزیه و تحلیل بازیابی نمایش و انتشار اطلاعات موجود در جدول وبه عبارتی دیگر قابل دسترسی و مفید نمودن این اطلاعات استفاده به عمل می آید .

گرچه اکسس یکی از قدرتمندترین برنامه های پایگاه داده است ولی استفاده ویادگیری آن بسیار بسیار ساده است .

این ویژگی اکسس در سایه سال ها کار شرکت مایکروسافت برروی این برنامه حاصل گردیده است .

ازآنجاکه اکسس یکی از برنامه های موجود در microsoft office است لذا امکان استفاده از تعداد زیادی از تکنیکهایی که در برنامه های دیگر office نظیر word,Excel از آنها استفاده می شود در این برنامه نیز وجود دارد .

برای مثال می توان در حین کاربا اکسس از فرمانها، کلیدها ، کلیدهای میانبر مشابه برنامه های دیگر office به منظور گشودن و ویرایش اطلاعات موجود در جدول استفاده نمایید از طرفی چون اکسس با برنامه های موجود در office همگن است بنابراین امکان استفاده مشترک از اطلاعات بین اکسس ، word ، Excelو دیگر برنامه ها نیز وجود خواهد داشت .

جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد فصل دوم تعریف کلی از اکسس تعریف کلی از Access اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.

بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره ‌سازی ،جستجو و بازیابی فراهم می‌کند.

اجزا بانک اطلاعاتی اکسس عبارتند از: DataBase: 1.

Table 2.

Query 3.

Form 4.

Report 5.

Macros 6.

Modules • ‏‏Table :(جدول ) هر جدول برای نگهداری داده‌های خام بانک اطلاعاتی است.داده‌ها را شما در جدول وارد می‌کنید.جداول سپس این داده‌ها را به شکل سطرها و ستونهایی سازماندهی میکند.

بررسی جدولها : جدولها ، اصلی ترین بخش هر پایگاه داده هستند که اطلاعات در آنها ذخیره می شود .

وظیفه بخش های دیگر به نحوه داشتن عمل متقابل بایک یا چند جدول می باشد .

پایگاه داده اکسس می تواند هزاران جدول را در خود جای دهد که تعداد رکوردهای هریک از این جدولها شاید بیشتر به حجم موجود هارد دیسک محدود باشد .

نکته :برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ویژگیهای دیگر اکسس ، نظربیشترین اندازه یک پایگاه داده یا حداکثر تعداد رکوردهای موجود در یک جدول برروی قسمت asxa question که در انتهای سمت راست نوار منو قراردارد کلیک کنید، عبارت access specification را تایپ نموده وسپس کلید Enter رافشار دهید .

هر یک از قسمت های Access دارای دو یا چند نما می باشد.

در قسمت جدولها دارای دئ نمای متداول می باشد نمای برک داده (Data Sheet View ) که مکان دیدن واصلاح اطلاعات را ارائه می کند .

نمای طراحی ( Design View ) که درآن می توان به مشاهده ونیز اصلاح ساختارجدول پرداخت .

با کلیک برروی View می توانید از نمائی به نمای دیگر بروید .

• Query :هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیردهر پرس و جو می‌تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاص دارا هستند انتخاب کند.پرس و جوها را می‌توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر اماده نمود.

با استفاده از پز بررسی استعلام ها یا Queries : یکی از راه های موقعیت یابی اطلاعات موجود در پایگاه داده اکسس ایجاد استعلام ها یا Queries می باشد .

با استفاده ازاستعلام ها یافتن اطلاعات ودر نتیجه مشاهده تغییر و تجزیه و تحلیل نمودن آنها به طریق مختلف ممکن می گردد .

هم چنین امکان استفاده از نتایج حاصله از این استعلام ها به عنوان اساس بخش های دیگر اکسس فراهم می باشد .

یک استعلام ، اساسا یک سئوال می باشد .

سئوالی نظیر : « کدام سطر در جدول مشتریان در ستون کد پستی حاوی عدد 98052 می با شد ؟

» درهنگام اجراء یک استعلام ( که معادل پرسیدن یک سئوال می باشد) اکسس تمام جدول یا جدول های تعیین شده را بررسی نموده ، سطرهای مطابق با معیارتعریف شده در استعلام را یافته و نتایج را در یک « Data sheet » به نمایش می گذارد .

استعلام ها می باید ساختار بسیار ویژه ای داشته باشند تا اکسس قادر به درک آنها ودر نتیجه یافتن پاسخ مناسب گردد .

هر نوع سئوال دارای یک نوع استعلام مربوط به خود می باشد .

انواع ابتدائی استعلام ها عبارتند از : « Parameter » « ucrasstab» « select» و ازانواع غیر معمول تر می توان «Action» «Auto Look Up» «SQL» «Struc Tured Query Longuage» را نام برد .

البته اکسس مجهزبه راهنماهائی است که شما را در طول فرآیند ایجاد انواع معمول استعلام ها یاری می نماید با انواع غیر معمول ترمی باید توسط خود شخص در نمای طراحی (Desigh Grid) ایجاد گردند .

در شکل زیر نمایی از یک استعلام به نمایش گذاشته شده است : در بخش بالائی پنجره استعلام ، دو پنجره کوچک قرار دارند که هریک فهرستی از ستون های جداولی که این استعلام برای کار با آن طراحی شده است را نشان می دهند .

در بخش پایین ، شبکه طراحی قرار دارد که استعلام در آن شکل می گیرد .

هر یک از ستون های این شبکه ممکن است به یکی از ستون های جداول بالا مربوط باشد .

نکته : درنمای «DataSheet» نیز امکان اجرای یک استعلام فراهم می باشد .

با این کار استعلام تغییر یافته وبه یافتن تمام سطرهائی که در ستون «Discontinued» دارای ارزش«yes» می باشند ، می پردازند وبه عبارت دیگر سطرهایی که متوقف شده اند راپیدا می کند .

پرس‌وجوها می‌توان رکوردهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد، تغییر داد و یا حذف نمود.

• Form :متداولترین روش استفاده از فرمها،برای ورود و نمایش داده‌ها است.

بررسی فرم ها : جدول های اکسس حاوی فهرست هایی از اطلاعات خام می باشند .

در صورتی که طراحی یک پایگاه داده تنها به منظور استفاده شخصی باشد .

کار کردن مستقیم با جدولها بسیار آسان خواهد بود .

اما اگرپایگاه داده به شکلی باشد که افراد متعدد و بعضا نا آگاه امکان دیدن و تغییر آن را داشته باشند ، آن گاه کار کردن با جداول موجود آن بسیارسخت وخسته کننده خواهد شد .

برای حل این مشکل میتوانید فرمهایی را طراحی نمائید که به راهنمائی افراد مراجعه کننده به پایگاه داده بپردازند .

بااین کارافراد مرا جعه کننده به راحتی و بدون هیچ مشکلی می توانند اطلاعاتی را وارد و بازیابی کرده آنها را به نمایش درآورده و یا از آنها پرینت تهیه نمایند .

اساسا یک فرم پنجره ای است که می توان کنترل کننده های را در آن قرار داد .

این کنترل کننده ها اطلاعات را در اختیارکاربران قرار داده وآنها را قادر می سازد که اطلاعات خودشان را وارد نمایند .

اکسس مجهز به جعبه ابزاری است که انواع مختلفی از کننده های استاندارد نظیر1- برچسبها 2- کادرهای متنی 3- دکمه های انتخاب 4- کادرهای انتخابی ، را ارائه می نماید .

با کلی نو آوری وبا استفاده از این کنترل کننده ها می توان فرمهایی مشابه پنجره های محاوره ای موجود در تمام برنامه های Microsoft windows را بوجود آورد .

از این فرمها می توان به منظور ویرایش رکوردهای جداول ویا وارد کردن رکوردهای جدید در آنها استفاده کرد .

مانند آنچه در مورد جدولها و استعلامها دیدید ، امکان مشاهده فرمها نیز در نماهای مختلف وجود دارد .

نماهای معمول مربوط به فرمها عبارتند : نمای فرم ؛ که اطلاعات را ازاین نما می توان وارد نمود ، «نمای QuerySheet» که اساسا به شکل یک جدول است و نمای طراحی ؛ که کاربر روی قسمت های مختلف فرم به منظوراصلاح شکل و عملکرد آن در این نما صورت می گیرد .

• Report :گزارش ها می‌توانند بر اساس جدول ،پرس‌وجوها باشند ،قابلیت گزارش چاپ داده‌ها می‌باشدگزارشها را می‌توان بر اساس چند جدول و پرس‌وجو تهیه نمود تا رابطه بین داده‌ها را نشان داد.

بررسی گزارشها : از گزارشها به منظور نمایش اطلاعات جداول استفاده می شود .

نحوه دسترسی به اطلاعات در این روش بسیار آسان بوده و اطلاعات در قالبی دقیق بر روی صفحه مانیتور به نمایش در آمده و یا بر روی کاغذ چاپ می گردند .

یک گزارش ممکن است شامل موارد زیر می باشد : اطلاعات انتخابی از جداول واستعلام های گوناگون .

مقادیرمحاسبه شده از اطلاعات موجود در پایگاه داده .

قسمت هائی نظیربا عنوان ها ، پاورقی ها ، سر صفحه ها .

گزارشها در سه نما ارائه می گردند ؛ «نمای طراحی» در این حالت امکان تغییر شکل یک گزارش موجود می باشد ؛ نمای پرینت «Print View» در این نما ، پیش نمایش یک گزارش بعد از این که بر روی کاغذ چاپ شود ارائه می گردد .

«نمای طرح کلی» «Layout» که یک نمای کلی از گزارش را بدون پرداختن به جزئیات آن ارائه می نماید .

در شکل ، یک گزارش در نمای طراحی به نمایش در آمده است .

نکته : اکسس با ارائه یک wizard (راهنما) شمارا در جهت ایجاد یک گزارش مربوط به تهیه برچسب پستی یاری می کند .

هم چنین برای تهیه چینی برچسب هایی می توانید از جداول Customer (مشتری) موجود در پایگاه داده نیز استفاده نمایید .

بررسی قسمت های دیگر اکسس : جدول ها ، استعلام ها ، فرمها و گزارش ها ، بخشهایی هستند که به شکل مکرر در اکسس از آنها استفاده به عمل می آید با استفاده از این بخشها می توان پایگاههای داده قدرتمند و مفیدی داخل نمود .

اما برای ایجاد یک پایگاه داده پیشرفته و پیچیده می باید از بخشها و قسمتهای دیگری نیز به منظور گسترش قابلیتهای اکسس استفاده به عمل آورد .

این قسمت به طور خلاصه به بررسی قسمت ها وامکانات دیگر اکسس خواهد پرداخت .

ماکروها : با استفاده از ماکروها ، امکان واکنش نشان دادن به یک رویداد مانند کلیک روی یک دکمه یا به روز درآمدن (Up Date) یک رکورد برای اکسس فراهم می آید .

ما کروها ، خصوصا هنگاهی که افراد ناوارد قراراست بر روی پایگاه داده کار کنند ، بسیار به کار می آیند .

برای مثال می توانید با استفاده از ما کروها ، دکمه های فرمان یا صفحه های گزینش ایجاد کنید که کارهای بی نظیربازدن و بستن فرمها یا پیرینت گرفتن از روی گزارشات را انجام می دهند .

و همچنین با گنجانیدن فرمان های مختلف در قالب ماکرو به نحوی که با کلیک کردن برروی یک دکمه این فرمانها به ترتیب اجراء گردند ، می توان از انجام کارها به شکل یکسان توسط افراد مختلف اطمینان حاصل نمود .

• Macro :ماکروها به خودکار کردن کارهای تکراری ،بدون نوشتن برنامه‌های پیچیده یا فراگیری یک زبان برنامه نویسی ، یاری می‌کند، در واقع ماکروها یکسری قابلیت‌هایی هستند که امکان سریع سازی را فراهم می‌سازند.

تکنیک‌های کار در اکسس الف ‌- تعریف دادهData : هرگونه اطلاعات لازم و کاربردی درباره یک موجودیت را یک داده می‌گویند.

ب‌- تعریف Fild : به هر ستون یک جدول که در بر گیرنده کلیه اطلاعات مربوط به آن ستون می‌باشد و بخشی از یک موجودیت را تشگیل میدهد فیلد گفته می‌شود.

ت‌- تعریف Rcord : به هر سطر یک جدول که اطلاعات مربوط به یک موجودیت را نشان می‌دهد ، رکورد گویند.

ث‌- تعریف پایگاه داده‌ای ارتباطی: پایگاه داده‌های ارتباطی، مجموعه‌ای از جدول‌های داده است که یک فیلد مشترک در هر یک از جدولهای موجود دارد و از طریق آن می‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به این مدل از پایگاه داده‌ها ، پایگاه داده‌های ارتباطی RelationShip می‌گویند.

به دو صورت زیر می‌توان یک پایگاه داده رابطه‌ای ایجاد نمود: Database : 1.

Blank database 2.

Database Wizard Blank Data Base در صورت انتخاب Blankکلیه اشیائ اکسس شاملTable ,……… قابل طراحی توسط کاربر می‌باشد.

برای ایجاد پایگاه داده ابتدا باید نام ومسیر Data Base را تعیین نمود.

گزینه‌های زیر در اجزا Table, Query , Form مشترک میباشد 1.

Open(نمای ورود داده) 2.

Design(نمای طراحی) 3.

New (ایجاد شئ جدید) Macros ,modules دارای گزینه‌های زیر می‌باشند: 1.

Run(اجرا) 2.

Design 3.

New Report شامل: 1.

Preview(پیش نمایش) 2.

Design طراحی جول Table با انتخاب گزینه New گزینه‌های زیر قابل استفاده برای طرحی جدول می‌باشد.

Table New: 1.

DataSheet View 2.

Design View 3.

Table Wizard 4.

Import Table 5.

Link Table DataSheet View : داده‌ها را به شکل یک صفحه گسترده یا با فرمت جدولی نمایش می‌دهد.ستونها نماینگر فیلدهای موجود در جدول هستند.

که از Field 1 تا Field 10 در آن موجود می‌باشد Open-DataSheet View : در این نما می‌توان مراحل زیر را انجام داد: 1.

وارد کردن داده 2.

ویرایش داده‌ها 3.

مشاهده داده‌ها 4.

چاپ کردن داده‌ها 5.

کنترل املای متن 6.

تغییر ساختار جدول 7.

مرتب کردن رکوردها 8.

فیلتر یا صافی روی جدول 9.

تغییر صفحه داده‌ها Design View : با استفاده از این نما می‌توانید ساختار جداول ، فیلدها و خصوصیات را تنظیم نمودو یا مشاهده نمود.

در این نمای طراحی با گزینه‌های زیر مواجه می‌شویم : در قسمت اول پنجره طراحی داریم: 1.

Field Name 2.

Data Type 3.

Description Field Properties : 1.

General 2.

Look Up Field Name: امکان نام گذاری برای فیلدها قواعد نامگذاری فیلدها 1.

نام فیلدها نباید از 64 کاراکتر بیشتر باشد 2.

حتما باید اول نام فیلدها با حروف الفبا شروع شود ولی در ادامه نام می‌توان از ارقام نیز استفاده کرد.

3.

در نام فیلد از علامتهایی همچون ] , [ , ?

,!

, ) ,( نباید استفاده کرد.

Data Type : اصل و اساس جدول را مشخص می‌کند و در واقع نوع داده و اطلاعاتی که در فیلد ذخیره می‌شود را مشخص می‌کند.

نوع داده شامل گزینه‌های زیر می‌باشد: Text:نوع داده متنی شامل حرف و عدد که از 1 تا 255 کارکتر را می‌پذیرد.

Memo : نوع داده متنی که 65000 کارکتر حرفی را می‌پذیرد.

Number : نوع داده عددی است و برای نگهداری عملیات محاسباتی به کار می‌رود.

Date/Time : نوع داده تاریخ و زمان که برای مشخص کردن تاریخ و زمان به کار می‌رود.

Currency : نوع داده که برای مقادیر پولی به‌کار می‌رود.

AutoNumber : نوع داده که به طور متوالی رقم می‌اندازد.

Yes/No : نوع داده به صورت گزینشی Ole Object :کلیه برنامه‌های کاربردی که ole را پشتیبانی می‌کند ، نگهداری می‌کند.

HyperLink :کلیه سندها و صفحات Web را نگهداری می‌کند.

LookUp Wizard : امکان انتخاب گزینه‌ها را به صورت انتخاب از لیست فراهم می‌کند.این گزینه روی دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت می‌توان آن را ایجاد نمود : 1.

از Table or Query 2.

ایجاد مقادیر توسط کاربر در هر دو مورد از طریق ویزارد با انتخاب گزینه‌های مورد نظر به آسانی Look Up ایجاد می‌گردد.

• Description : ایجاد توضیحات در مورد فیلدها در صورت لزوم • Field Properties : Table Wizard امکان استفاده از جداول از پیش طراحی شده برای جدول مورد طراحی.

در قسمت Table wizard گزینه‌های زیر موجود است: 1.

Sample Tabales :نمونه جدول توسط این گزینه انتخاب می‌شود.که بر اساس دو مورد A.

Business B.

Personal قابل انتخاب می‌باشد.

2.

Sample Fields :نمونه فیلد را تعیین می‌کند.

Fields In My Table : تعیین فیلد برای جدول مورد طراحی توسط دکمه‌های راهنما.

4.

NEXT 5.

در این مرحله انتخاب نام برای جدول و تعیین فیلد کلید اصلی ،در صورتی که پیش فرض را بپذیرید خود برنامه کلید اصلی ایجاد می‌کند در غیر این صورت خود باید تعیین نمایید.

6.

NEXT 7.

در این مرحله می‌توان نحوه اجرا جدول را تعیین نمود: أ‌.

اجرا در نمای ورود داده Data Enter ب‌.

اجرا در نمای طراحی Modify ت‌.

اجرا در نمای ورود داده همراه با ایجاد فرم از ان 8.

Finish Import Table :وارد کردن یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول Link Table :پیوند یک فایل از برنامه‌های تحت آفیس به عنوان جدول فصل سوم آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی آشنایی با خصوصیات فیلدها در محیط طراحی • Field Size : نوع داده Text,Number,AutoNumber دارای فیلد سایز می‌باشند.

Text Field size: 50 مقدار این نوع داده به صورت عددی بوده که بطور پیش فرض مقدار 50 را نشان میدهدبه عبارتی دیگر کنترل کننده تعداد کارکترهای ورود داده برای فیلد است.

• Format : نحوه نمایش و قالب بندی را کنترل می‌کند فرمت برای نوع داده‌های زیر کاربرد دارد: Text : Number,Autonumber,Currency : Date/Time Yes/No فرمت آن به صورت زیر می‌باشد • Input Mask : این خصوصیت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندی کنترل می‌کند.داده‌های از نوع Text , Number , Date/Time , Currency دارای این خصوصیت می‌باشند ، گزینه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زیر می‌باشد: 1.

0 : احتیاج به عدد است 2.

9 : عدد یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 3.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفی و فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 4.

L :احتیاج به حرف است 5.

?

:حرف می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 6.

A :احتیاج به حرف یا عدد است 7.

: a حرف یا عدد می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 8.

& :احتیاج به حرف یا فاصله خالی است 9.

C :هر کارکتر یا فاصله خالی می‌تواند وارد شود اما الزامی نیست 10.

: کارکترهایی که بعد از آن وارد می‌شود را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند 12.

!

:باعث می‌گردد کارکترها از راست به چپ وارد شوند 13.

\ :کارکترهای که به دنبال آن می‌آیند به جای اینکه به عنوان کد خوانده شود به صورت تحت الفظی نمایش می‌یابد.

• Caption : عنوان و برچسبی برای فیلد طراحی شده می‌باشد.در این قسمت قابلیت فارسی نویسی داریم.

• Default Value : ازقابلیت این خصوصیت برای فیلد طراحی شده تعیین یک مقدار به صورت پیش فرض می‌باشد.

• Validatin Rule : خصوصیتی است که امکان کنترل ورود داده ها را دارا می‌باشد، به عبارتی دیگر با تعیین مقدار در این خصوصیت کاربر را ملزم به وارد کردن مقادیر تعیین شده می‌نمایید.

انواع عملگرها عملگرهای مقایسه‌ای : 1.

> 2.

= 5.

عملگرهای منطقی: 1.

And 2.

Or 3.

Xor 4.

Not 5.

Between ….And….

• Validation Text : درصورتی که کاربر مقادیری خارج از مقادیر تعیین شده در خصوصیت قبل وارد نماید پیغام خطا صادر می‌نماید.(کاربر می‌تواند خود پیغام مناسبی درج نمایید) • Required : در صورت فعال کردن این خصوصیت ورود داده برای آن فیلد الزامی می‌باشددر صورت وارد نکردن داده پیغام اخطار می‌دهد.

Edit روی محیط Design • مراحل درج سطر Insert Rows • استفاده از منو Insert انتخاب Rows • استفاده از ابزار Insert Rows • مراحل حذف سطر Delete Rows • استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و یا Delete • استفاده از ابزار Delete Rows • انتخاب سطر و انتخاب Delete از روی صفحه کلید فصل چهارم آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود Data sheet view Data sheet View آشنایی با تنظیم خصوصیات محیط ورود داده 1- منو Format : Font :تغییر فونت ،سبک فونت ،سایز فونت و effect Cell یا Datasheet… : تغییر ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height : امکان تنظیم ارتفاع سطر ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود ارتفاع پیش فرض فعال میشود.

Column Width : امکان تنظیم طول ستون ، در صورتی که گزینه استاندارد فعال شود طول پیش فرض فعال میشود.انتخاب گزینه BestFit باعث میشود که طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظیم شود.

Rename Column: امکان تغییر نام فیلد را فراهم می‌اورد.

Hide Columns : امکان پنهان کردن فیلد را فراهم می‌اورد.

UnHide Columns : امکان آشکار شدن فیلدپنهان شده را فراهم می‌اورد.

Freeze Columns :فیلد فریز شده در ابتدا فیلدها قرار گرفته و ثابت می‌شود،و سایر فیلدها می‌توانند به صورت کشویی منطبق با آن فیلد قرار کیرند UnFreeze All Columns :عکس عمل فریز می‌باشد.

2- طریقه وارد کردن داده‌ها روی رکورد: 2-1- تایپ داده متناسب با نوع داده انتخابی و قالبندی انتخابی 2-2- استفاده از Ctrl+’ که اطلاعات رکورد قبلی را به رکورد جاری منتقل می‌سازد.

2-3- استفاده ازCtrl+: برای ورود تاریخ جاری سیستم 2-4- استفاده ازCtrl+Sift+; برای ورود زمان جاری سیستم 2-5- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste 2-6- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste 3- طریقه حذف رکوردها: 3-1- انتخاب گزینهDelete Rcord از منو Edit 3-2- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه Delete Record 3-3- استفاده از ابزار Delete از باکس ابزار 4- اضافه کردن رکورد به جدول: 4-1- انتخاب گزینهNew Rcord از منو Insert 4-2- انتخاب گزینه New Record از راهنمای رکورد 4-3- استفاده از ابزار New Record از باکس ابزار 4-4- R.C روی رکورد و انتخاب گزینه New Record ادامه تنظیم خصوصیات محیط ورود داده 5- نحوه انتخاب فیلد و رکورد: 6- حرکت در جدول باکلیدهای صفحه کلید: 7- Find : امکان جستجو روی دادهای یک جدول ، فرم وپرس و جو را امکان پذیر می‌سازد.انتخاب از منو Edit ویا Ctrl+Fو یا ابزار آن 7-1- Search : 7-1-1- All 7-1-2- Up 7-1-3- Down 7-2- Match : 7-2-1- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشی از داده درج شده) 7-2-2- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده) 7-2-3- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده) 7-2-4- Search Field As Formatted :اگر دنبال داده قالبندی شده‌ای می‌گردید باید از آن استفاده نمایید.بطور مثال اگر فیلد Date/Time به نوعی قالبندی شده باشد که تاریخ را بصورت 2003,11,January نمایش دهدو شما به دنبال تاریخ با فرمت 11/1/2003 بگردید،Access نتیجه جستجو را مثبت تلقی کرده اما اگر گزینه مزبور را فعال کنیدAccess فقط در صورتی نتیجه را مثبت می‌دهد که تاریخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندی زیر: 1.

:کارکتر هر.مثال Sm* یعنی دو حرف اول Sm بقیه هر تعداد و هر حرفی می‌تواند باشد.

:یک کارکتر.

مثال Sm?th یعنی دو حرف اول Sm حرف سوم یک کارکتر و هر حرفی می‌تواند باشدو سپس th.

# :تطبیق با یک عدد.لذا اگر به دنبال 166## بگردید access تمامی دادهای 5 رقمی را که با 166 شروع شود را انتخاب می‌کند 8- Replase :جایگزین کردن درصورتی که بخواهیم دادهایی را تغییر دهیم از روش جستجو پیدا سپس داده مورد نظر را جایگزین می‌کنیم.گزینه‌های آن مشابه Find می‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو Replace With :درج داده جایگزینی Replace : جایگزینی یکی یکی Replace All :جایگزینی همه موارد 9- Filter (صافی): توسط گزینه Filter از منوی Record می‌توان داده‌های مورد نظر را از بقیه داده‌ها جدا نمود.

انواع فیلترها 1.

Filter by form (فیلتر شرطی) این فیلتر دارای محیطی می‌باشد با گزینه‌های زیر: • Look For (امکان جستجوو جدا سازی) • Or (امکان شرکت گذاری) 2.

Filter by selection (فیلتر بر اساس انتخاب) 3.

Filter Excluding Selection (عکس عمل فیلتر قبل) 4.

Advanced Filter / Sort :فیلتر شرطی با ساختار پرس و جو 5.

Filter For:تنها فیلتری است که با R.C روی رکورد به صورت یک میانبر عمل می‌کند و می‌توان با تایپ کلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فیلتر را انجام داد.

نکته: به طور کلی فیلترها روی سلولی از فیلدها یا به عبارتی روی فیلدها اعمال می‌گردد.

• Apply Filter :برای اجرای فیلتر بکار می‌رود.

• Remove Filter :از حالت فیلتر به جدول بر‌می‌گردد.